Kommunstyrelsen har beslutat om ny dokumenthanteringsplan

Överkalix kommun inför en ny plan för hur dokument och handlingar ska hanteras och arkiveras. Genom att gå över till digital arkivering kan kommunen spara dokument säkert över lång tid, underlätta sökningar och göra information mer tillgänglig för allmänheten.

De nya reglerna innebär att:

• Allmänna handlingar som inkommer i pappersformat gallras efter skanning.
• Pappersdokument där underskrift krävs på grund av lagstiftningen undantas från gallring efter skanning, och handlingar som behövs för bevisvärde bevaras fortsatt i pappersform.
• Avtal och kontrakt som inte signeras digitalt samt justerade protokoll som inte signeras digitalt bevaras fortsatt i pappersform.
• Handlingar som behövs för att styrka ett legat förhållande samt handlingar som på grund av format, färg eller andra egenskaper inte kan tillfredsställande bevaras endast som skannad fil bevaras fortsatt i pappersform.