Nya regler för hur kommunen hanterar och arkiverar handlingar

Kommunstyrelsen har fastställt nya informationshanteringsplaner som ska reglera hur kommunens handlingar förvaras, gallras och hanteras.

De nya planerna ersätter tidigare dokumenthanteringsplaner och omfattar kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Planerna innehåller detaljerad information om bland annat klassificering (nr i Klassificeringsstrukturen), bevarandetid (hur handlingstypen bevaras för alltid eller förstyras efter viss tid), gallringsfrist (efter vilken tid handlingen förstyras), format (vilket format handlingen finns i: digitalt, papper, digitalt/papper) och om handlingar innehåller personuppgifter enligt GDPR.

I de nya planerna preciseras även att om en handling kommer in som pappershandling kan man skanna in den, kontrollera att den ser ut som pappersoriginalet och sedan gallra/slänga pappret. I kolumnen format har det avtalats att om det står enklast ”Digitalt” för handlingstypen ersättningsskannas. Om det istället står ”Papper” eller ”Digitalt/Papper” för handlingen inte ersättningsskannas.