Kommunstyrelsen — 27 maj 2026

§ 78 Diarienummer Ks 2026/166 Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun Kommunstyrelsens beslut Fastställa ”Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun” enligt framtaget förslag, att gälla från och med 1 juni 2026. I och med fastställandet av denna informationshanteringsplan samt ”Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen” upphör alla tidigare dokumenthanteringsplaner för kommunstyrelsen att gälla från och med 31 maj 2026. Sammanfattning av ärendet Enligt arkivlagen och kommunens arkivreglemente är det viktigt att kommunen har uppdaterade informationshanteringsplaner/dokumenthanteringsplaner som redovisar vilka handlingar som varje myndighet har och för att fastställa hur deras handlingar ska förvaras och hanteras. Kommunarkivet har under en längre tid kartlagt och funnit ett stort behov av att de olika myndigheterna, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, övriga nämnder och Essunga Bostäder AB, arbetar fram nya processbaserade informationshanteringsplaner för att ersätta tidigare dokumenthanteringsplaner. Planerna kommer heta informationshanteringsplan istället för dokumenthaneringsplan för att det i en informationshanteringsplan finns möjlighet att ta med mer information om handlingstyperna till exempel om det finns personuppgifter eller inte. Informationshanteringsplanerna är processbaserad, vilket innebär att handlingarna redovisas i den process där de hör hemma. Essunga kommun använder Klassa 3.0 som är en V6 gemensam variant av Klassa 2.0 som Sveriges kommuner och regioner (SKR) har tagit fram. Klassificeringsstrukturen är uppdelad i följande processområden: 1. Styrande processer 2. Stödjande processer 3. Fysisk planering 4. Miljö och samhällsskydd 5. Infrastruktur 6. Näringsliv, arbete och integration 7. Utbildning Elektronisk justering Utdragsbestyrkande 2026-05-27 8. Kultur och fritid 9. Vård och omsorg 10.Särskilda samhällsinsatser Följande kolumner/information finns i informationshanteringsplanerna: - Klassificering: nr i klassificeringsstrukturen - Process/handlingstyp: exempel kommunfullmäktiges protokoll - Bevaras/Gallras: Ska handlingstypen bevaras för alltid eller förstöras efter viss tid? - Gallringsfrist: Efter vilken tid ska handlingen förstöras? - Format: Vilket format finns handlingen i? Digitalt, Papper? - Förvaras: Vart finns handlingen? - Överlämnas till kommunarkivet: När ska handlingen levereras till kommunarkivet? - GDPR: Finns det personuppgifter i handlingen, Ja eller Nej? - Kommentar: Hjälper läsaren att förstå hur handlingen ska hanteras. Vid framtagandet av planerna har de som deltagit utgått från riktlinje för ersättningsskanning som kommunstyrelsen (arkivmyndigheten) fastställde 2025-12-03 § 206. I kolumnen format har de arbetat utifrån att om det står endast ”Digitalt” så får handlingstypen ersättningsskannas. Står det istället ”Papper” eller ”Digitalt/Papper” får handlingen inte ersättningsskannas. Med ersättningsskanning menas att om handlingen kommer in som pappershandling kan man skanna in den, kontrollera att den ser ut som pappersoriginalet och sedan gallra bort/slänga pappret. Följande nya processbaserade informationshanteringsplaner kommer tas upp för beslut i maj månad i respektive styrelse/nämnd och föreslås börja gälla från och med 1 juni 2026. - Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun. - Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen - Informationshanteringsplan: Utbildningsnämnden - Informationshanteringsplan: Socialnämnden - Informationshanteringsplan: Byggnadsnämnden - Informationshanteringsplan: Essunga Bostäder AB Beslutsunderlag - Protokollsutdrag § 100 Kommunstyrelsens arbetsutskott, 2026-05-11 - Tjänsteskrivelse, 2026-04-08 - Förslag Informationshanteringsplan: Övergripande styrande och stödjande processer för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga nämnder i Essunga kommun, 2026-04-08 - Antagen Revidering av arkivreglemente för Essunga kommun, § 82, Kf 2025-11-24 - Antagen - Riktlinje för ersättningsskanning Essunga kommun, § 206 Ks 2025-12-03 Elektronisk justering Utdragsbestyrkande 2026-05-27 Beslutet ska skickas till - Alla nämnder i kommunen - Alla chefer i Essunga kommun - Ansvarig tjänsteperson för kommunarkivet Elektronisk justering Utdragsbestyrkande 2026-05-27

§ 79 Diarienummer Ks 2026/165 Informationshanteringsplan: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens beslut Fastställa ” Informationshanteringsplan: Öommvnstdrelsen” enligt framtaget fyrslagc att gälla frön ojh mek u,uEå,Eå,12 I ojh mek fastställanket a0 kenna informationshanteringsplan samt ”Informationshanteringsplan: 60ergripanke stdranke ojh styk.anke projesser fyr KommvnfvllmäKtigec Kommvnstdrelsen ojh y0riga nämnker i 3ssvnga Kommvn” vpphyr alla tikigare koKvmenthanteringsplaner fyr Kommvnstdrelsen att gälla u,uEå,/åb12 Sammanfattning av ärendet 3nligt arKi0lagen ojh Kommvnens arKi0reglemente är ket 0iKtigt att Kommvnen har vppkaterake informationshanteringsplanerBkoKvmenthanteringsplaner som reko0isar 0ilKa hanklingar som 0ar.e mdnkighet har ojh fyr att fastställa hvr keras hanklingar sKa fyr0aras ojh hanteras2 ÖommvnarKi0et har vnker en längre tik Kartlagt ojh fvnnit ett stort Peho0 a0 att ke oliKa mdnkigheternac Kommvnstdrelsenc KommvnfvllmäKtigec y0riga nämnker ojh 3ssvnga xostäker Axc arPetar fram nda projessPaserake informationshanteringsplaner fyr att ersätta tikigare koKvmenthanteringsplaner2 Vlanerna Kommer heta informationshanteringsplan istället fyr koKvmenthaneringsplan fyr att ket i en informationshanteringsplan finns my.lighet att ta mek mer information om hanklingstdperna till eSempel om ket finns personvppgifter eller inte2 Informationshanteringsplanerna är projessPaserakc 0ilKet innePär att hanklingarna reko0isas i ken projess kär ke hyr hemma2 3ssvnga Kommvn an0änker Ölassa b2, som är en ( E gemensam 0ariant a0 Ölassa u2, som R0eriges Kommvner ojh regioner )RÖ4M har tagit fram2 ÖlassifijeringsstrvKtvren är vppkelak i fyl.anke projessomröken: 12 Rtdranke projesser u2 Rtyk.anke projesser b2 FdsisK planering 52 Nil.y ojh samhällssKdkk /2 InfrastrvKtvr E2 7äringsli0c arPete ojh integration U2 8tPilkning 92 Övltvr ojh fritik ?2 ( örk ojh omsorg 1,2RärsKilka samhällsinsatser Elektronisk justering Utdragsbestyrkande 2026-05-27 Fyl.anke KolvmnerBinformation finns i informationshanteringsplanerna: - Klassificering: nr i KlassifijeringsstrvKtvren - Process/handlingstyp: eSempel KommvnfvllmäKtiges protoKoll - Bevaras/Gallras: RKa hanklingstdpen Pe0aras fyr alltik eller fyrstyras efter 0iss tikD - Gallringsfrist: 3fter 0ilKen tik sKa hanklingen fyrstyrasD - Format: ( ilKet format finns hanklingen iD J igitaltc VapperD - Förvaras: ( art finns hanklingenD - Överlämnas till kommunarkivet: 7är sKa hanklingen le0ereras till KommvnarKi0etD - GDPR: Finns ket personvppgifter i hanklingenc Ha eller 7e.D - Kommentar: - .älper läsaren att fyrstö hvr hanklingen sKa hanteras2 ( ik framtaganket a0 planerna har ke som keltagit vtgött frön riKtlin.e fyr ersättningssKanning som Kommvnstdrelsen )arKi0mdnkighetenM fastställke u,u/å1uå,b § u,E2 I Kolvmnen format har ke arPetat vtifrön att om ket stör enkast ”J igitalt” sö för hanklingstdpen ersättningssKannas2 Rtör ket istället ”Vapper” eller ”J igitaltBVapper” för hanklingen inte ersättningssKannas2 Nek ersättningssKanning menas att om hanklingen Kommer in som pappershankling Kan man sKanna in kenc Kontrollera att ken ser vt som pappersoriginalet ojh sekan gallra PortBslänga pappret2 Fyl.anke nda projessPaserake informationshanteringsplaner Kommer tas vpp fyr Peslvt i ma. mönak i respeKti0e stdrelseBnämnk ojh fyreslös Pyr.a gälla frön ojh mek 1 .vni u,uE2 å Informationshanteringsplan: 60ergripanke stdranke ojh styk.anke projesser fyr KommvnfvllmäKtigec Kommvnstdrelsen ojh y0riga nämnker i 3ssvnga Kommvn2 å Informationshanteringsplan: Öommvnstdrelsen å Informationshanteringsplan: 8tPilkningsnämnken å Informationshanteringsplan: Rojialnämnken å Informationshanteringsplan: xdggnaksnämnken å Informationshanteringsplan: 3ssvnga xostäker Ax Beslutsunderlag å VrotoKollsvtkrag § 1,1 Öommvnstdrelsens arPetsvtsKottc u,uEå,/å11 å T.änstesKri0elsec u,uEå,5å,9 å Fyrslag Informationshanteringsplan: Öommvnstdrelsenc u,uEå,5å,9 å Antagen 4e0ikering a0 arKi0reglemente fyr 3ssvnga Kommvnc § 9uc Öf u,u/å11åu5 å Antagen å 4iKtlin.e fyr ersättningssKanning 3ssvnga Kommvnc § u,E Ös u,u/å1uå,b Beslutet ska skickas till å Öanslijhef å Ans0arig t.änsteperson fyr KommvnarKi0et Elektronisk justering Utdragsbestyrkande (cid:1) Detta dokument är elektroniskt signerat och juridiskt bindande.(cid:1) Joakim Svensson Daniel Andersson Signed by: JOAKIM GUNNAR SVENSSON Signed by: DANIEL ANDERSSON Date: 2026-05-27 15:07:21 Date: 2026-05-27 15:07:30 BankID refno: 019e698b-cd69-7a75-aba3-50d47d3609bc BankID refno: 019e698b-ee87-78a4-8d7d-470cf167935f Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument.