Personalnämnden — 12 maj 2026

§ 11 Diarienr: Upprop och godkännande av dagordning Beslut Personalnämnden beslutar att godkänna föreslagen dagordning

§ 12 Diarienr: PN-2026/00005 Nämndinitiativ (V) – Ändrade rutiner för EXIT-enkät Beslut Personalnämnden beslutar att bifalla nämndinitiativet att ändra rutinerna för exitenkäten. Ärendebeskrivning Lennart Arvidsson (V) har anmält nämndinitiativet Ändrade rutiner för EXIT- enkät till personalnämnden och föreslår; • att stadsledningskontoret ser över rutinerna för den befintliga EXIT- enkäten så att ifyllandet av enkäten sker innan anställningen har upphört och under betald arbetstid. Förvaltningens yttrande och förslag till beslut SLK HR har yttrat sig och föreslår att nämndinitiativet avslås. I Umeå kommun skickas sedan 2023 en exitenkät ut till alla tillsvidare-anställda som lämnar sin anställning. Syftet med enkäten är att undersöka vad som fungerat bra respektive mindre bra under anställningen samt hur kommunen kan bli en bättre arbetsgivare. För enkäten används platt- formen esMaker och den tekniska lösningen för utskicken är framtagen av DoIT. Enkäten skickas ut två veckor efter sista anställningsdag. Den skickas till digital brevlåda, exempelvis Kivra, alternativt per post om personen inte har en digital brevlåda. Respondenten når enkäten via QR-kod eller webblänk. Exitenkäten är ett komplement till det avgångssamtal som varje chef ska genomföra med sina medarbetare som slutar. Enkäten består av såväl flervalsfrågor och skalfrågor som frågor med möjlighet att lämna fritext- svar. Då exitenkäten besvaras anonymt finns möjlighet för medarbetaren att lämna feedback avseende områden som hen kanske inte vill ta upp under avgångssamtalet med sin chef. Det kan exempelvis handla om ledarskapet eller arbetsmiljön. Svarsfrekvensen för exitenkäten har sedan starten varierat, vilket delvis kan förklaras av tekniska problem som funnits kopplade till utskicken. Dessa problem är åtgärdade sedan en tid tillbaka och svarsfrekvens var högre 2025 jämfört med 2024. För att öka svarsfrekvensen har ytterligare en åtgärd vidtagits under början av 2026 som innebär att det numera skickas ut en påminnelse till alla svarande. Eftersom enkäten besvaras anonymt är det inte möjligt att se vilka som svarat respektive inte svarat. Därav skickas påminnelse till samtliga svarande där man uppmanas att besvara enkäten om man inte redan gjort det. Upphandling av nytt rekryteringssystem Under 2026 pågår upphandling av ett nytt rekryteringssystem eftersom nuvarande avtal löper ut vid årsskiftet 2026/2027. Inom ramen för det arbetet har en gedigen behovsanalys genomförts och en omfattande kravspecifikation tagits fram. I den finns en rad olika optioner för att möjlig-göra en bred användning av systemet under hela medarbetarresan. I kravspecifikationen ingår option för en modul för offboarding, i vilken det kommer finnas möjlighet till utskick av en exitenkät. Inget inriktningsbeslut har ännu tagits när det gäller vilka optioner och moduler som kommer nyttjas, men det kommer finnas möjlighet att arbeta på ett annat sätt med exitenkäten på sikt. Upphandlingen beräknas vara klar innan sommaren 2026. Sammantaget pågår redan ett utvecklingsarbete, både vad gäller nuvarande rutiner och framtida systemstöd. Mot denna bakgrund bedöms det inte ändamålsenligt att i nuläget besluta om ändrade rutiner för exit- enkäten. Frågan bör i stället hanteras inom ramen för pågående upphandling och efterföljande inriktningsbeslut. Beslutsunderlag Protokollsutdrag PN 2026 § 4 Beredningsansvariga Karin Ahnqvist, SLK HR Carina Nyström, SLK HR Personalnämndens beslutsordning Yrkanden Ellen Ström (V) – bifall till nämndinitiativet. Mikael Thyni (M) för Moderaterna – bifall till nämndinitiativet Thomas Wennström (S) för Socialdemokraterna – bifall till tjänsteskrivelsens förslag. Propositionsordning som godkänns Tjänsteskrivelsens förslag (avslag) mot bifall till nämndinitiativet. Ordförande finner att personalnämnden beslutar enligt tjänsteskrivelsens förslag. Omröstning begärs. Ja-röst för tjänsteskrivelsens förslag (avslag) Nej-röst för bifall till nämndinitiativet. Omröstningsresultat Ledamot/tj. ersättare Ja Nej Avstår Thomas Wennström (S) x Mikael Thyni (M) x Peter Vigren (S) x Moa Brydsten (S) x Gabriel Farrysson (M) x Ellen Ström (V) x Åke Gustafsson (C) x Summa 3 4 0 Med 3 ja-röster mot 4 nej-röster beslutar personalnämnden att bifalla nämndinitiativet. Beslutet ska skickas till Lennart Arvidsson (V)

§ 13 Diarienr: PN-2026/00009 Personalnämndens rapport till kommunstyrelsen, januari-april 2026 Beslut Personalnämnden beslutar att anta personalnämndens rapport till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning SLK HR har upprättat en rapport enligt kommunstyrelsens anvisning. Av den framgår att nämnderna, i sin personaluppföljning för januari-april, i första hand ska fokusera på kompetensförsörjning och sjukfrånvaro. Nämnden har tagit del av information och beslutat i en mängd ärenden inom ramen för sitt uppdrag som samordnande nämnd för personal- strategiska frågor. Vid granskning av sjukfrånvaron kan konstateras att den minskat från 7,7 till 7,2 procent i jämförelse med motsvarande period 2025. Kvinnors sjuk- frånvaro har gått ner från 8,7 till 8,2 procent, medan männens reducerats från 5,4 till 5,0 procent. Följande risk ur personalnämndens internkontrollplan har hanterats under perioden: • Risk för att skyddsombud inte ges tillräckligt goda förutsättningar för att fullt ut klara sina uppdrag. Beslutsunderlag 1. Personalnämndens rapport till kommunstyrelsen, januari-april 2. Uppföljning av personalnämndens internkontrollplan, januari-april Beredningsansvariga Karin Ahnqvist, HR-direktör Fredrik Åberg, ledningskoordinator Beslutet ska skickas till ksdiarium@umea.se

§ 14 Diarienr: PN-2026/00004 Informationsärenden 2026-05-12 Beslut Personalnämnden beslutar att nämnden har tagit del av följande informationer Ärendebeskrivning • Sporrens årsrapport 2025 Information om genomförda aktiviteter 2025, ekonomiskt utfall samt på gång 2026. Ärendet föredras av Thordleif Hansson och Maria Lindgren. • HR-direktören informerar; o Stärkt konkurrens i privat och offentlig verksamhet, ny lagstiftning. o Överenskommelse Införande av aktivitetskrav o Nytt kollektivavtal om SAO-jobb o Ledningsråd för den kommunala AI-satsningen, SKR. o Heltidsresan 3.0 lokala arbetet börjar nu o Förslag: utökat straffrättsligt ansvar för tjänstepersoner (Proposition 2025/26:217 ); Nytt brott: missbruk av offentlig ställning (20 kap. 2 § BrB) o LOS - Lag om offentlig säljverksamhet Information om individuella överenskommelser ges på nämndens sammanträde 2026-06-02. Beredningsansvariga Karin Ahnqvist