Samverkansprotokoll — 2 december 2025

§ 1 Mötet öppnas Ärenden. 1. Godkännande av dagordning och val av sekreterare. Eventuella övriga frågor noteras i §9. Anteckning: Moa väljs till sekreterare Övriga frågor: Övriga frågor noteras i §9. Dagordningen godkänns.

§ 2 Föregående protokoll 1. Genomgång av föregående protokoll. ( I ) Anteckning: Föregående protokoll finns att läsa i Teamsgruppen. Inga ytterligare synpunkter tillförs föregående protokoll. Protokollet lades till handlingarna.

§ 3 Information från kommunledningsgruppen 1. Information från Kommunledningsgruppen ( I ) Katarina Anteckning: Ledningsgruppen reflekterar gemensamt kring kommundagarna. Arbetsgruppen ges beröm för arbetet som gjordes och gruppen ger sin bild av dagarna som sådana, och diskuterar hur vi vill göra med kommundagarna framåt. Gruppens egen bild av dagarna är överlag positiva upplevelser och värdefulla dagar. Förbättringar; tydligare information med tydligt syfte med dagarna. Sociala sektorn Revisionsbyrån Azets genomför en granskning av målstyrning och uppföljning kopplat till LSS- granskningen. De har kommit fram till att KS ska fastställa tillämpning av ledningssystem för kvalitetsstyrning. Sociala sektorn kommer gå in i SKRs stora satsning Lärprocess i och med nya SoL, påverkar både ekonomi och verksamhet. Kommer att samarbeta inom kranskommunerna. Arbetas på en färdplan för nya Socialtjänstlagen för att förankra i alla verksamheter, behöver fundera på hur detta kan samordnas inom kommunen. Barn- och utbildningssektorn Rekrytering pågår till rektorstjänst i nuläget. Tre skolinspektioner pågår: - Älvbrinken är inskickad och personalen verkar nöjd, bra att få en objektiv bedömning. - Renforsskolan är också inskickad (gällande undervisningstid, legitimationskrav på lärare, åtgärdsprogram etc) - Även den kommunala vuxenutbildningen ska inspekteras eftersom hela landets uppsökande verksamhet granskas av Skolinspektionen. Kommunal utveckling Nuläget; Moa Hammar är på plats som ledarstöd. Det arbetas just nu med att ta fram ett system för felanmälan för gata och park. Rekrytering pågår av sektorchef. Ansträngt läge för sektorn men alla hjälps åt. Moa och Jamal haft möte med konsulter från städutredningen. Miljö- och byggförvaltningen Fokus på att planera tillsyn och verksamhetsplanera för 2026. Vore bra för MoB och tekniska att ha en SMS-tjänst för återkoppling, det är på gång. Staben Kansli /IT Risk- och konsekvensanalys för Exchange online (Ola) I nuläget har vi Exchange on prem, Microsoft slutar att serva den plattformen varav vi behöver byta lösning. Snabbare med Teams och Office 365 eftersom allt hamnar inom samma struktur. Varje sektor och verksamhet kan boka möten med Ola för att gå igenom eller flagga för specifika risker/konsekvenser i deras respektive verksamheter. Detta ska helst vara färdigt under senare halvan av januari, målsättningen är att det ska vara färdigt så snart som möjligt. Nationell plan för digitalisering (ME via Teams) Mattias har haft möte med Region Västerbotten om ett nationellt samarbete/initiativ, det finns många statliga sådana kopplade till digitalisering. Ska göras en analys över var Vindelns kommun står just nu i vår digitala utveckling för att tydligare kunna se vad vi behöver göra och hur vi kan hjälpas åt med andra kommuner. Fastställande av indikatorer Årshjul för kommunikation HR HME resultat 2025 Klimakteriesatsning 2026 Löneprioriteringar 2026 Återkoppling från CSG kring styrande dokument Kommundagarna utvärdering Samtala med medarbetare om våld - SKR har tagit fram material man kan använda, Adda kommer upphandla tre samtal som vi kan nyttja direkt om det uppkommer att en medarbetare är utsatt för våld. Känns bra att Vindelns kommun systematiskt har ställt frågan i flera år redan. Finns tillgängligt i chefsteamet. Ekonomi Remiss kostnadsutjämningssystem Vindelns kommun är remissinstans och förslaget föreslås träda i kraft 2027. Externa Hyresavtal/Finansiell leasing: Det pågår en genomgång av samtliga externa hyresavtal för att avgöra om de är operationell eller finansiell leasing. Besparingsarbete 2025: Ekonomichef visar läget för köpstoppet och uppmuntrar samtliga att göra egen analys genom att nyttja filen ovan med våra medarbetare. Årsredovisning 2025: Viktigt att säkerhetsställa att chefer och berörda medarbetare jobbar på väsentliga dagar under första tiden efter årsskiftet och att de är medvetna om att hantera uppgifter löpande, dagligen fram till ca 7/1 för mottagare och till ca 27/1 för chefer. Informationen är delgiven.

§ 4 Ekonomi Redovisning av ex. Tertialrapport, Verksamhetsplan och budget. Ärenden: 1. Information om Ekonomisk uppföljning gällande KS 2025-10. Anteckning: Genomgång av ekonomisk uppföljning 2025-10. Facken efterfrågar information om vad besparingsåtgärderna har gett för utfall. Lenitha Hansson låter meddela att inga siffror kommer att presenteras förrän efter årsskiftet. Informationen är delgiven.

§ 5 Övergripande ledning och styrning, organisationsutveckling mm Kommunens övergripande lednings- och effektivitetsfrågor samt verksamhets- och organisationsutveckling. Ärenden: 1. Rekrytering Sektorchef Kommunal utveckling (I) Katarina Anteckning: Tre kandidater har kallats till intervju. Sista intervjun sker under denna vecka med förhoppning att en slutkandidat kan utses därefter. Information är delgiven. 2. Lönekartläggning, (S) Moa, bilaga Anteckning: Moa redovisar lönekartläggningen, resultatet visar på en fortsatt positiv riktning. Årets justerade lönegap är 1,0%, jämfört med 1,2% 2024. Presentation av åtgärdsplan där tre individer finns med för 2026. Åtgärderna sträcker sig under ett år. Bilagorna till slutrapporten laddas upp i Teamsgruppen. Lönekartläggningen 2025 är i och med detta samverkad. 3. Återkoppling HME Resultat (I) Moa, bilaga Anteckning: Resultatet från 2025 års HME-enkät presenterades. Vi ser en ökning av HME-resultaten på totalen jämfört med 2024. Den största ökningen återfinns i de största sektorerna. Inom Kommunal utveckling och Miljö- och byggförvaltningen har resultatet istället försämrats något. En ökning av antalet kritiker och en minskning av antalet ambassadörer är en fortsatt trend. Det finns även en stor skillnad mellan sektorerna vad gäller benägenheten att rekommendera arbetsgivaren till en bekant. Kommentar från facken: Svarsfrekvensen måste öka. Det är för få som svarar på enkäten. Det är oroande att kritikerna blir fler. Facken vill ta del av den kommunövergripande handlingsplanen kopplad till HME enkäten. Information är delgiven. 4. Klimakteriesatsning 2026 (I,D) Bodil, bilaga Anteckning: Bodil presenterade bakgrund och syfte med klimakteriesatsningen 2026. Information om arbetsgruppens sammansättning och planerna för 2026 års program visades upp. I januari startar satsningen igång med löpande aktiviteter under hela 2026. Bland annat planeras en fysisk föreläsning i mars för alla medarbetare och ett samarbete med biblioteket. Utomhusaktiviteter, tipspromenad, utegymmet mm under sommarhalvåret. Under våren sker en föreläsning i ämnet och under hösten planeras bland annat en digital föreläsning. Kommentar från facken: Fantastiskt bra att arbetsgivaren arbetar med frågan. Det är viktiga frågor. Information är delgiven.

§ 6 Arbetsmiljö och hälsa Policy, riktlinjer, rutiner och rekommendationer för kommunens hälso- och arbetsmiljöarbete. Uppföljning och analys av nyckeltal för arbetsmiljön. Uppföljning av arbete med friskfaktorer. Frågor kring företagshälsovård. Ärenden: 1. Redovisning av periodens sjuktal (I, D) Bodil. Bilaga. Anteckning: Bodil redovisar periodens sjuktal. Sjuktalet för perioden 2025-10 är totalt 7,5%. Sociala sektor ligger högst på 8,2%, därefter barn och utbildnings sektor på 7,9%. Vi har ganska stor andel långtidssjukskrivna och en låg andel korttidsfrånvaro. Inom sociala sektorn finns de flesta ärenden av långtidsfrånvaro. Vi har totalt 223 pågående ärenden i Adato. Totalt 147 avslutade ärenden och totalt 226 är åter i arbete. Information är delgiven.

§ 7 Skyddskommitté Årlig och kontinuerlig uppföljning och analys av SAM. Uppföljning av tillbudsregistrering, risk- och konsekvensanalyser samt skyddsronder. Fastställande av skyddsområden mm. Ärenden: 2. Redovisning av arbetsmiljöhändelser (KIA). ( I,D ) Bodil. Bilaga. Anteckning: Periodens arbetsmiljöhändelser redovisades. 351 händelser fram till november. 59 anmälda till Försäkringskassan. En viss ökning kunde vi se efter chefsforum, då vi tog upp ämnet. Upplevelsen är att cheferna blivit bättre på att skicka in anmälningar. Vi blir bättre på att göra klart händelserna. Några av de vanligaste orsakerna är hot och våld samt kränkningar. Information är delgiven. 3. HLR rutin (I,D) Bodil, bilaga Anteckning: Bodil presenterade den preliminära rutinen för HLR. Dokumentet är under uppbyggnad och redigeringar kommer att ske. Respektive chef ansvarar för att HLR-utbildning genomförs enligt rutin. Det framkom inte några inspel eller förslag till justering av dokumentet från facken. Information är delgiven. 4. SAMBA (I) Bodil Anteckning: Bodil berättade om arbetet i SAMBA-projektet. Ett tre- årigt ESF - projekt inom Umeregionen. Grupperna arbetar med tjänstedesignsprocessen och framtagande av prototyper. Arbetet fokuserar på omplacering i olika former. Grupperna inom projektet har landat i relativt lika lösningar, men ur olika perspektiv. Helheten av arbetet känns positivt. Viktigt att jobba mer tillsammans med Försäkringskassan och Omställningsfonden. Projektet fortsätter och under våren kommer fokus istället att ligga på tidiga insatser. Kommentar från facken: Åsa Forssell, Kommunal lyfter fram vikten av att arbetsgivaren behöver bättre rutiner för hur vi kan använda lediga, interna tjänsteutrymmen i rehabsituationer. Kommunal upplever att chefer utannonserar tjänster utan att stämma av med HR om vi har personer i rehabilitering, som skulle vara lämpliga för omplacering. Information är delgiven.

§ 8 Personalfrågor Personalpolitiska program och riktlinjer, övergripande kompetensförsörjning, kompetensutveckling mm.

§ 9 Övriga frågor Ärenden: 1. Tider CSG 2026 Anteckning: Förslag tider CSG 2026: 09-feb 17-mar 14-apr 18-maj 16-jun 01-sep 05-okt 03-nov 30-nov Anteckning: Den 16 juni kan passa dåligt då det är första semesterveckan. Mötet tidigareläggs. 2. Försäkringar för ex glasögon som blir förstörda i arbetet. Anteckning: Sveriges lärare lyfter frågan om det finns försäkringarna som täcker om exempelvis en elev sliter tag i en medarbetares glasögon som går sönder? Facken menar att det ska finnas en skrivning om förstörda persedlar. Arbetsgivaren tar med sig frågan och undersöker detta vidare. 3. Nya antagna, reviderade styrdokument Anteckning: Facken vill ha tydlighet kring var de reviderade styrdokumenten som antogs under november finns att läsa. Katarina förklarar att olika dokument har olika beslutsinstanser och att det är lång beredningstid för dokumenten då en del beslutas i KLG och andra politiskt i KS eller i KF. Dokumenten publiceras först när de är antagna och klara. 4. Uppföljning Kommundagarna Anteckning: Kommunal reflekterar över att det finns medarbetare som kommer från Afghanistan och som fick lämna lokalen pga att det var ett starkt innehåll i föreläsningen. Ingen förvarning om vad föreläsningen handlade om. Katarina går igenom och presenterar utvärderingen av kommundagarna som genomförts genom en enkät till deltagarna, samt genom dialog i arbetsgruppen. Frågan har hanterats och man mötte upp medarbetare som reagerade under föreläsningen. Det finns flera bra medskick gällande förbättringar som kommer att tas med inför 2027 års Kommundagar. Informationen är delgiven.

§ 10 Mötet avslutas Mötet avslutas och protokoll skrivs ut för justering. Information om nästa möte. Bilaga 1. I början av året ska ansvarig chef planera innehållet under samverkansgruppens möten utifrån de ärenden som ska hanteras under året (se årshjul för SAM samt samverkansavtalets förslag till innehåll). Viktiga perspektiv Vid diskussioner och inför beslut finns det några perspektiv som alltid ska beaktas: • Går detta i linje med Vindelns kommuns vision ”Tillsammans är vi Vindeln”? • Går detta i linje med Vindelns kommuns värdegrund VI KAN? • Går detta i linje med de friskfaktorer vi arbetar med (rättvis och transparent organisation, ett närvarande, engagerat och tillitsfullt ledarskap, delaktig och inflytande samt en välutvecklad kommunikation och återkoppling) • Vilka konsekvenser får detta för arbetsmiljön? • Vilka konsekvenser får detta för kvinnor respektive män samt för grupper av olika etnicitet? Viktigt är att beakta perspektiven jämställdhet och mångfald. Arbetsmiljö Dagordningen ska regelbundet kompletteras med arbetsmiljöfrågor utifrån upprättat årshjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), exempelvis: • Arbetsmiljöplan – upprättas • Skyddsrond/fastighetsbesiktning – upprätta rutiner, sammanställa protokoll, prioritera insatser • Arbetsskador/tillbud – ta del av sammanställning, samverka om eventuella åtgärder • Medarbetarsamtal (den del som är kopplad till arbetsmiljön) – ta del av sammanställning, samverka om eventuella åtgärder • Rutiner/policys/riktlinjer • Riskbedömningar • HME -enkäten– genomgång av resultatet, tidigare handlingsplaner, upprättande av nya handlingsplaner utifrån risk- och friskfaktorer på arbetsplatsen. Handlingsplanen blir en del av arbetsmiljöplanen. • Ombyggnationer/reparationer – Information och återkoppling Aktivitetslista 2025 CSG Bilaga 2 Ärenden Innehåll Datum & Ansvarig Finns i CSG protokoll Skyddsområde Revidera skyddsområden Februari 2025 HR-chef Samverkansavtal Uppföljning av samverkansavtalet. Februari 2025 HR chef HME Redovisning av HME enkät för 2024 Februari 2025 HR-chef CSG Dec Kontorsflytten Återkoppling av kontorsflytten. Skyddsrond och enkät Februari 2025 Csg dec Årsbokslut Information/Samverkan Årsbokslut Mars 2025 Kommundirektör Budget 25-28 /prognos Information/Samverkan Kommundirektör Företagshälsovård Återkoppling utfall 2024 gällande företagshälsovård Mars 2025 Feelgood- Fredrik Johansson Tertial 1 Samverkan Tertial 1 Maj 2024 Kommundirektör Årlig uppföljning av SAM Presentera årlig uppföljning av SAM för CSG Maj 2025 Kommundirektör Lönekartläggning Genomgång av arbetsvärderingsverktyget och JARK för CSG. HR-chef, HR -strateg Tertial 2 Information /samverkan Oktober 2024 Tertial 2 Kommundirektör Redovisa lönekartläggning Redovisning lönekartläggning 2025 och ev. åtgärdsplan December 2025 HR-chef Löneöversyn Löneöversyn 2025, tidsplan , information mm December 2025 HR-chef SIGNATURES ALLEKIRJOITUKSET UNDERSKRIFTER SIGNATURER UNDERSKRIFTER This documents contains 11 pages before this page Tämä asiakirja sisältää 11 sivua ennen tätä sivua Detta dokument innehåller 11 sidor före denna sida Dokumentet inneholder 11 sider før denne siden Dette dokument indeholder 11 sider før denne side authority to sign asemavaltuutus ställningsfullmakt autoritet til å signere myndighed til at underskrive representative nimenkirjoitusoikeus firmateckningsrätt representant repræsentant custodial huoltaja/edunvalvoja förvaltare foresatte/verge frihedsberøvende