Kommunfullmäktige — 27 april 2026

§ 4 Årsredovisning för verksamhetsåret 2025 SARK/2023:288 Beslut Förbundsfullmäktige beslutar att fastställa årsredovisningen för verksamhetsåret 2025. Sammanfattning Förvaltningen har upprättat förslag till årsredovisning avseende verksamhetsåret 2025. Förvaltningen redovisar även resultatet från 2025 års kundnöjdhetsundersökning, som en del av årsredovisningen. Tjänsteskrivelse Årsredovisning 2025 Målbilaga Rapport om kundnöjdhet 2025 Beslut ska skickas till Förbundsmedlemmarna Förbundets revisorer22 Årsredovisning 2025 Verksamhetsplan med budget, ekonomiska rapporter och bokslut 2024 Fastställd av förbundsfullmäktige 2026-03-20, § 4 SARK/2023:28823 SYDARKIVERA.SE SIDA | 1 Innehåll SYDARKIVERA.SE SIDA | 2 1 Årsredovisning 2025 1.1 Förvaltningsberättelse Styrelsen avlämnar härmed årsrapport för verksamheten i kommunalförbundet Sydarkivera 2025. Förvaltningsberättelsen ska undantaget avsnittet om investeringar, förstås som en driftsredovisning i enlighet med lag om kommunal bokföring och redovisning då i stort sett all verksamhet ligger under arkivlagen. Siffror inom parentes avser motsvarande tidigare år. Sydarkivera bildades den 1 januari 2015 med en målsättning att skapa förutsättningar för en rationell och långsiktigt hållbar lösning för förbundsmedlemmarnas informationsförvaltning. I de anslagsfinansierade bastjänsterna ingår tillsyn, råd och stöd samt digitala arkivleveranser och digitalt slutarkiv. Utifrån förbundsmedlemmarnas behov och önskemål har förbundets verksamhet sedan dess utökats med anslutande tjänster för analoga arkiv (pappersarkiv) och dataskydd. Dessa tjänster avtalas särskilt med berörda förbundsmedlemmar och finansieras separat. 2025 samlade förbundet 40 medlemmar. Hultsfreds kommun anslöt vid årets ingång. Uppvidinge kommun och Älvkarleby kommun har tecknat anslutningsöverenskommelse och avser att ansluta till Sydarkivera 2026. 2025 startade fyra av medlemskommunerna ett nytt förbund – Kommunalförbundet Swearkivera med målsättningen att bygga och förvalta ett gemensamt arkivcentrum för pappersarkiv. 1.1.1 Översikt över verksamhetens utveckling Verksamheten har bedrivits i enlighet med förbundsordningen och med stöd av de av mål som fastslagits i den budget som antagits i förbundsfullmäktige mars 2024. Målen har arbetats fram av en politiskt tillsatt målkommitté och fördelar sig mellan åtta olika kategorier där digitala arkivleveranser, tillsyn, kundnöjdhet och ekonomi är några, samtliga delområden har därefter brutits ner av förbundsstyrelsen och redovisas i sin helhet i ”Målbilaga årsredovisning 2025”. Sydarkivera är gemensam arkivmyndighet för sina förbundsmedlemmar och ansvarar för långtidsbevarande av den digitala information som arkivmyndigheten övertagit. Under perioden har det varit i genomsnitt två överföringar i veckan av testleveranser eller digitala arkivleveranser. Det innebär en konstant verksamhet mot föregående år. Överföring har skett vid bokningsbara tillfällen två tillfällen i veckan vilket har varit tillräckligt under perioden. Mot slutet av året började det synas ett behov av att eventuellt utöka antalet överföringstillfällen.25 SYDARKIVERA.SE SIDA | 3 Redovisningen av digitala arkivleveranser under året visade att det är större spridning än tidigare när det gäller antalet förbundsmedlemmar som genomfört digitala arkivleveranser. Bromölla, Hultsfred och Valdemarsvik gjort sina första leveranser under året. Det har återigen varit fler testleveranser och exempelfiler med fingerad information (lila staplar i illustrationen). De årliga planerade arkivleveranserna har minskat något jämfört med föregående år (gröna staplar). Det beror delvis på att en del systemleverantörer uppdaterar system och tjänster för att uttagsformaten ska stämma med sina valideringsregler. Delvis beror det på förbundsmedlemmarnas prioriteringar. En förutsättning för att kunna slutarkivera digitalt på ett planerat sätt är att förvaltningarna är i fas med att avsluta akter och genomföra gallring. Det är fortsatt en hög an del engångsuttag (röda staplar) från äldre system utan inbyggt stöd för arkiveringsuttag. Dessa system fasas ut successivt och ersätts av nya webbaserade lösningar. Årliga rutinleveranser av journaler och personakter har varit på en stabil nivå sett till hela perioden. Det har inte skett den ökning som tidigare var förväntad. Detta beror framför allt på förvaltningarnas prioriteringar och det är vanligt att det dröjer några år mellan en första stor leverans till att rutiner för årliga leveranser kommer igång. Ett stort antal förbundsmedlemmar har slutarkiverat sina äldre elevadministrativa databaser. De första testleveranserna har kommit från verksamheter inom kultur och fritid. Öppna programvaror26 SYDARKIVERA.SE SIDA | 4 för att titta på vanligt förekommande filformat för ritningar i 3D-format och GIS (geografisk information) har utvärderats och införts i Sydarkiveras mottagningsmiljö. Detta möjliggör även att exportera information i standardformat för utlämnande. Sydarkiveras bevarandefunktion har löst problemet med stora inläsningar till bevarandesystemet som identifierades 2024. Lösningen var en ny teknisk miljö som är kompatibel med de bakomliggande systemen som bevarandesystemet behöver för att kunna fungera fullt ut. Inläsning av arkivleveranser har efter uppdateringen skett utan hinder. Hälften av arkivleveranserna mottagna 2024–2025 har lästs in i bevarandesystemet under året. Samtidigt har nästan en tredjedel av arkivpaketen från perioden 2015–2023 har arkivvårdats och lästs in i bevarandesystemet. Sydarkivera har under året fördjupat ett samarbete med den norska organisationen Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA (KDRS) som tillhandahåller olika resurser till kommunala arkivorganisationer i Norge. KDRS är en samverkan som täcker 61 % av de norska kommunerna. Samarbetet mellan KDRS och Sydarkivera centreras kring en programvara som KDRS har utvecklat för att stödja arbetet med att ta fram användarvänliga visningsmallar för information som slutarkiveras i databasformat för långtidsbevarande. Det kommer fortsatt in relativt få förfrågningar om utlämnande från Sydarkiveras digitala slutarkiv. Det har under året varit i genomsnitt en förfrågan i veckan som handläggs för utlämnande. Förfrågningarna har framför allt varit sökningar i diarier, därefter elevhälsans journaler och akter och slutligen uppgifter om betyg. Arkivtillsyn är en etablerad bastjänst som genomförs med stöd av digitala verktyg. 2025 var det tillsyn inom verksamhetsområdena miljö och hälsoskydd samt samhällsbyggnad. Området tillsynades tidigare 2017 vilket innebär att det finns förbättrade möjligheter att dra slutsatser av resultat över tiden. Återkoppling sker både till ansvarig nämnd eller styrelse samt till berörda förvaltningar. Sydarkiveras förtroendevalda bjuds även in till tillsynstillfällena via webben med möjlighet till både information och insyn i hur det fungerar med arkiv- och informationsförvaltningen inom det aktuella området. Utbildningar, som är en annan del av bastjänsterna består främst av förinspelade utbildningar som förbundsmedlemmar kan boka och genomföra när det passar samt handbok på webben (Sydarkiveras Wiki). Rådgivningsverksamheten med bokningsbara tillfällen används i hög utsträckning av förbundsmedlemmarna och antalet tillfällen behöver utökas för att möta behovet. Från och med 2017 har Sydarkivera genom anslutande tjänsten analoga arkiv erbjudit möjlighet att överta arkiv på papper och ansvaret som hel arkivmyndighet. Ärendet med mål att etablera gemensamt arkivcentrum har under 2025 återupptagits i ett eget förbund, Kommunalförbundet Swearkivera som samlar 4 medlemmar. Tjänsten analogt arkiv i27 SYDARKIVERA.SE SIDA | 5 Sydarkiveras regi minskar samtidigt i omfattning i och med att några kommuner avslutat samarbetet med Sydarkivera gällande pappersarkiven. Sydarkivera fortsätter att leverera ett mervärde vad gäller tjänsten Gemensamt dataskyddsombud och tjänsten växer. 2025 har Uppvidinge kommun samt Karlshamns hamnar AB har anslutit sig och per bokslutsdagen samlar tjänsten 43 organisationer. 1.1.2 Organisation Underliggande förbundsstyrelsen delas Sydarkiveras förvaltning in i en stab och tre enheter. Staben leds av förbundschefen medan respektive enhet har en enhetschef. Funktionen som bedriver verksamheten inom digitalt slutarkiv inryms under staben. Verksamheten utgår från arkivlagen samt dataskyddsförordningen i fråga om den anslutande tjänsten dataskyddsombud. 1.1.3 Viktiga förhållanden för resultat och ekonomisk ställning Det ekonomiska utfallet för perioden är 4 820 tkr vilket är en större än prognosen från delåret (4 354 tkr) samt är avsevärt högre än de budgeterade årsresultatet på 638 tkr. Anledningen beror i huvudsak på följande: - Karlskrona, Vadstena samt Vimmerby kommuners återtagande av drift för pappersarkiv Vid årsskiftet övergick driften av Karlskrona kommuns pappersarkiv i kommunens egen regi och sedermera även Vadstenas och Vimmerbys pappersarkiv vilket har påverkat intäkterna för den anslutande tjänsten med -2 712 tkr. LEDNINGSGRUPP Mats Porsklev TILLSYN OCH INFORMATIONS- FÖRVALTNING CENTRALARKIV OCH DIGITISERING UTVECKLING OCH IT Mårten Lindstrand STAB Mats Porsklev28 SYDARKIVERA.SE SIDA | 6 I samband med detta försvann ett antal tjänster. Personalrotation redan under hösten 2024 förde även med sig att Sydarkivera från och med då övergick från tre till två enhetschefer något som har medfört en betydande minskning av personalkostnaderna 2025. Främst noteras detta på kostnaderna för premiepensioner som minskat med 1,6 mkr jämfört med tidigare år. Tjänsten analoga arkiv (Pappersarkiv) lämnar emellertid ett fortsatt negativt avtryck i verksamheten jämfört med tidigare år. - Besparingar vad gäller övergripande förbundsadministration Under 2024 minskades staben med två tjänster och den löpande ekonomiredovisningen lades ut externt. 2025 har detta fått genomslag ekonomiskt och de administrativa kostnaderna minskar. Förändringen har emellertid till del drabbat bastjänsterna som fått minskat stöd inom framförallt extern kommunikation och chefer och ekonom har fått en högre arbetsbelastning. Resultateffekt på de avslutade tjänsterna helåret 2025 är ca 1 200 tkr. - Fortsatta vakanser Till följd av personalrotation på arkivariesidan samt svårigheten att rekrytera kvalificerad personal finns det fortfarande en vakant arkivarietjänst. En anställning för att möta behovet av ämnesansvarig arkivarie inom samhällsbyggnad har avbrutits på grund av för få kvalificerade sökande. Resultateffekt under året ca + 725 tkr med hänsyn till detta. Succesivt kommer förbundet behöva återanställa för att kunna fullgöra sitt uppdrag gentemot medlemmarna för att inte tappa i kvalitet när medlemskretsen vidgas. Ett nytt försök till rekrytering kommer ske under 2026. På grund av personalomsättningar har arbetet med att ta fram en ny uppdaterad version av VerkSAM plan (mall för informationshanteringsplan) försenats ungefär 1,5 år. Ny version av VerkSAM plan fastställdes under kvartal 4 2025. Flera verksamhetsområden, som tillexempel Bygg, miljö och teknik, samt administrativa system (så som personal och ekonomi) saknar utpekad ämnesansvarig arkivarie vilket påverkar både rådgivning och digitala arkivleveranser. Även DSO- tjänsten har en vakans och lämnar i och med detta ett positivt resultat till verksamheten på nästan 1 mkr. lll Samtliga av förbundets resterande egna medel är placerade i svensk bank på räntebärande konton i enlighet med av fullmäktige fastställda riktlinjer. Medelsförvaltningen är i och med detta bedömd som behäftad med låg risk. Alvesta Utvecklingsbolag AB som 2024 gjorde ett anspråk i storleksordningen 9 miljoner kronor kopplad till avsiktsförklaringen för ett arkivcentrum har inte riktat några nya krav29 SYDARKIVERA.SE SIDA | 7 gentemot Sydarkivera. Kommunalförbundet har tidigare bestridit alla fordringar kopplade till det förvärv av fastighet som Alvesta Utvecklingsbolag gjorde. Summan ligger kvar som en evantualförpliktelse i den ekonomiska redovisningen. 1.1.4 Händelser av väsentlig betydelse 2025 fyllde kommunalförbundet Sydarkivera 10 år och för att uppmärksamma detta har representanter för verksamheten deltagit i prioriterade konferenser för att synliggöra verksamheten. Det har även genomförts en mindre jubileumsdag för Sydarkiveras förtroendevalda och tjänstepersoner för att uppmärksamma jubiléet. En sammanfattning av jubileumsåret publicerades i samband med nyåret. En översyn av avgiftsmodellen, Differentierad medlemsavgift, har genomförts av en arbetsgrupp som har utsetts av förbundsstyrelsen. Ett resultat att presentera för förbundsstyrelsen har under början av 2026 tagits fram av arbetsgruppen. EU kommissionen har beslutat att det inte blir något fjärde år med finansiering av initiativet eArchiving. Den sista utbetalningen ägde rum i september 2025. EU stödjer fortfarande satsningen och avser att finansiera den igen när det finns medel att avsätta. Befintliga organisationer som Sydarkivera redan är medlemmar i DLM-forum, Open Preservation Foundation OPF och DILCIS-board har återigen tagit över förvaltningen av specifikationer och kod. Användningen av öppna standarder, specifikationer och programvaror innebär att det inte blir kostnader för licenser utan i stället för medlemskap i de olika initiativ som förvaltar och utvecklar de öppna resurserna och tid för att bidra till utvecklingen. Det finns fortsatt en stabil grund framför allt för de europeiska samarbetsinitiativen och resurserna för E-arkiv förvaltas och utvecklas fortlöpande. Samtidigt finns tendenser till att internationella grupper påverkas i högre grad av händelser i omvärlden framför allt vad det gäller att kunna publicera deras arbete. I början av verksamhetsåret 2026 är Sydarkivera i allt väsentligt i fas när det gäller att läsa in planerade rutinleveranser av journaler och akter i bevarandesystemet. Inläsning sker fortlöpande efter leveransgodkännande. Det är viktigt för att kunna garantera att informationen bevaras är äkta och oförändrad. Sydarkivera har startat upp dialogen med KDRS om processerna kring att överlämna de visningsmallar som Sydarkivera har vidareutvecklat eller nyutvecklat för att göra dessa tillgängliga för andra användare av KDRS Search and View i enlighet med avtalet från 2025.30 SYDARKIVERA.SE SIDA | 8 Sydarkiveras externa tjänst för att logga in och titta på slutarkiverade webbplatser har uppdaterats och det finns uppdaterade rutiner och mallar. Nya leveransöverenskommelser tecknas med förbundsmedlemmarna för att klargöra förändringarna. En systeminventering riktad till de kommunala bolagen genomfördes 2025 mot bakgrund av att Sydarkivera har fått indikationer som tyder på att även de stora affärssystemen börjar fasas ut och ersättas av modernare tjänster. Arbetet fortsätter under 2026 med att samla in underlag och sammanställa rapport. Det har också genomförts en systeminventering riktad till kultur och fritidsområdet. Även här ser vi att ett generationsskifte är på gång. Mer analys och rapportskrivning kommer under 2026. Förvaltningen har bokat upp tider för arbetsmöten riktade mot system inom området. 1.1.5 Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten Verksamheten har under 2025 fortlöpt utifrån den av fullmäktige fastställda verksamhetsplanen med mål samt budget. Verksamhetsplanen fastställs i mars/april året innan den träder i kraft och grundar sig på ett mer omfattande handlingsprogram som fastställts tidigare. Styrelsen har därefter brutit ner de av fullmäktige flerårigt fastställda verksamhetsmålen i konkreta årliga mål som följs upp i utifrån ett antal fastställda indikatorer (mätmetoder). Bedömning av måluppfyllelsen görs årligen vid delår (8 månader) samt vid årsslut baserat på utfallet av verksamheten som sammanfattas och vägs samman med de finansiella målen och hur de uppfylls. I syfte att säkerställa en tillfredsställande intern kontroll inom Sydarkivera fastställer förbundsstyrelsen årligen en intern kontrollplan, vanligen under juni, som återrapporteras under hösten. För de kontrollerade områdena 2025 har förbättringsområden identifierats gällande ekonomiska redovisningen som till del lades ut på extern drift vid ingången av året. Ett kontrollområde, informationssäkerhet kommer redovisas först under vinter/vår 2026.31 SYDARKIVERA.SE SIDA | 9 1.1.6 God ekonomisk hushållning och ekonomisk ställning Sydarkivera har arbetat utifrån de av förbundsfullmäktige fastställda målen i verksamhetsplan 2025 med budget och flerårsöversikt. Kundnöjdhet hos förbundsmedlemmarna som håller sig på nivå fyra i en femgradig skala. • Kundnöjdheten avseende utbildningar och nätverksträffar är 4.2 för bastjänsterna och 4.1 för anslutande tjänster. Medlemsundersökning har genomförts och gav en nöjdhet på 4,1 på en 5-gradig skala. Årligen utveckla verksamheten genom att nya leveranstyper införs successivt för mer • Förbundsstyrelsen har beslutat om inriktning för leveranstypen internwebbar och sociala medier. • För elevhälsan har 25 % av kommunerna genomfört testleverans eller skarp arkivleverans under verksamhetsåret. Motsvarande siffror för individ- och familjeomsorg och kommunal vård och omsorg är 42 %. Detta är en stabil nivå jämfört med föregående år. Under året har 28 % av förbundsmedlemmarna slutarkiverat äldre elevadministrativa register, vilket är en kraftig ökning. Sydarkiveras arkivsystem ska senast vid utgången av 2027 uppfylla minst 75 % av kraven i internationella standarder inom området för e-arkivering. • Totalt är 67 % av kontrollpunkterna uppfyllda vid den årliga uppföljningen som genomfördes i januari 2026. Det är en viss sänkning i förhållande till uppföljningen i januari 2025 då 70 % av kraven bedömdes vara uppfyllda. Bedömningen är att det övergripande målet med 75 % kan vara uppfyllt förutsatt att planerade åtgärder genomförs 2026. Genomföra årlig tillsyn per medlemsorganisation enligt beslutad tillsynsplan i syfte att öka medlemmarnas förståelse samt förbättrad hantering av allmänna uppgifter. • Under 2025 har alla förbundsmedlemmar tillsynats. Inom kommunerna är det miljö- och hälsoskydd samt samhällsbyggnads som är i fokus. Hos Region Blekinge ligger fokus istället på diarieföring och hantering av allmänna handlingar.32 SYDARKIVERA.SE SIDA | 10 • Det är högt tryck på förbundets bokningsbara rådgivningstillfällen för att försöka fånga upp det behov som finns inom medlemskretsen. Måluppfyllelsen är god vid upprättande av årsrapporten. Förbundet beräknas på helårsbasis nå upp till överskottsmålet på 2 % av medlemsintäkter och statsbidrag. Sydarkivera kommer därför nå en god ekonomisk hushållning i verksamheten för helåret 2025. Sammanställning av måluppfyllelse, helåret 2025*: Område Notering måluppfyllelse Kundnöjdhet Målet uppfylls baserat på att 4 v 4 indikatorer visar så Digitala arkivleveranser Målet uppfylls baserat på att 4 av 4 indikatorer visar så Arkiv värt att lita på Målet uppfylls delvis baserat å att 4 mål uppfylls delvis och ett av dem uppfylls ej Tillsyn Målet uppfylls till övervägande del baserat på att 3 av 4 mål har uppfyllts (3 har uppfyllts helt och 1 har delvis uppfyllts) Utbildningar Målet uppfylls delvis baserat på att 2 av 3 mål har uppfyllts Anslutande tjänster Målet uppfylls delvis. 1 av tre indikatorer visar på uppfyllnad. 1 ytterligare visa delvis uppfyllande. Administrativa overheadkostnader Målet uppfylls. *Närmare redovisning av uppmätta mål och använda indikatorer återfinns i målbilaga. Målavstämning ekonomiska mål Utfall Mål Notering Balanserad budget utan höjning av avgifterna, minst 2% överskott 2% Positiv budgetavvikelse. Av verksamheten* 4 820 tkr* 658 tkr Målet uppfylls Nettoinvesteringarnas andel av medlemsavgifter och bidrag bör understiga 10 % 2 % <10% Ca 1 %, Målet uppfylls Likviditet motsvarande 2 månaders löpande utgifter 12 666 tkr 4 277 tkr** Målet uppfylls Soliditeten*** ska inte understiga 30 % 54 % 30 % Målet uppfylls *efter balanskravsjustering. **genomsnittliga kostnader för 2 månader aktuell period33 SYDARKIVERA.SE SIDA | 11 ***bokslutsdagen. Ej inräknat eventualförpliktelse. I händelse av att eventualförpliktelsen infaller uppfylls ej soliditetsmålet. 1.1.7 Balanskravsresultat Sydarkivera har inga oåterställda underskott från tidigare år och uppfyller därmed balanskravet. (tkr) Avstämning mot balanskravet Innevarande år Fg år Periodens resultat enligt resultaträkning 4 820 3 687 Avgår balanskravsjusteringar 0 0 Balanskravsresultat 4 820 3 687 *helår 1.1.8 Väsentliga personalförhållanden Under året som börjat med en hög personalomsättning har personalsituationen successivt stabiliserat sig. Sydarkivera hade vid periodslut 29 (34) anställda fördelat på 24,4 heltidstjänster (28,4). Vid årsskiftet 2025/2026 minskade antalet anställda till följd av att Karlskrona återtog driften av sitt pappersarkiv samt att delar av ekonomistöd lades ut på extern drift. Vid halvårsskiftet minskade personalen ytterligare på grund av pensionsavgång och att Vadstena och Vimmerby kommun återtog hanteringen av sina analoga arkiv. Under året har det gjorts en satsning på ledarskapsutbildning för enhetscheferna som ett led i att bli en attraktivare arbetsgivare och där med få personal att trivas och stanna kvar, samt underlätta rekrytering. Sjukfrånvaro totalt Innevarande år* Fg år Totalt 4,88 % 5,17 % -varav långtidssjukfrånvaro (>60 dgr) 62,10 % 44,38 % Kvinnor i % av total 6,06 % 6,27 % Män i % av total 2,72% 3,25 % Förbundet lämnar pga. det begränsade antalet anställda inte detaljerad redovisning (per ålderskategori) eftersom uppgifterna kan härledas till enskilda anställda.34 SYDARKIVERA.SE SIDA | 12 1.1.9 Förväntad utveckling Förbundsmedlemmarna använder Sydarkiveras tjänster för utbildning, rådgivning och erfarenhetsutbyte i allt större och kundnöjdheten är fortsatt god. Särskilt noteras att den anslutande tjänsten dataskyddsombud fortsätter att öka över tiden. Många verksamheter behöver ha sin information direkt tillgänglig under mycket lång tid, vilket innebär att dessa verksamheter behöver fokusera på de verksamhetsnära arkiven med råd och stöd från Sydarkivera. Det är förväntat att efterfrågan på kvalificerad rådgivning kommer att fortsätta att öka över tid. Det finns indikationer på att antalet digitala arkivleveranser kommer att öka under de kommande åren. Flera systemleverantörer inför stöd för arkiveringsuttag i de nya webbaserade tjänsterna. Det är flera verksamhetsområden där det kommer att dröja innan det blir aktuella att överlämna information till arkivmyndighet eftersom informationen behöver finnas direkt åtkomlig i verksamheten under mycket lång tid. Insamling av äldre elevadministrativa register har intensifierats och kommer att i hög grad prägla det kommande verksamhetsåret. Rutiner för att ta emot och slutarkivera inspelningar från exempel kommunfullmäktige och regionfullmäktige har kommit på plats och det finns möjlighet för förbundsmedlemmarna att börja med årliga uttag för slutarkivering. Det finns inriktningsbeslut som täcker in en stor del av de centrala stora systemen hos förbundsmedlemmarna. Kommande inriktningsbeslut kommer därför att omfatta mer specialiserade områden. Olika aktiviteter med utgångspunkt från inriktningsbeslut för digitala kartor, ritningar och teknisk dokumentation planeras och startar hösten 2026 med temadagar för digitala kartor samt dokumentering i stora projekt inom samhällsbyggnad. Rekrytering av ingenjör inom samhällsbyggnad pågår och förväntas stärka upp verksamheten inom rådgivning, vägledning och digitala arkivleveranser. Förväntad utveckling är att förfrågningarna om utlämnande av handlingar kommer att öka över tid och i takt med att mer information slutarkiveras. På längre sikt kommer Sydarkivera att behöva införa utlämnandesystem för att systematisera den hanteringen. Det som planeras närmast i tid är utlämnandesystem för register och databaser tillgängligt för Sydarkiveras personal på plats i Alvesta. Målsättningen i ett första skede är att arkivarie ansvarig för att hantera utlämnande självständigt ska kunna söka och ta fram handlingar. Utlämnandesystemet baseras på programvaran KDRS Search and View som Sydarkivera får tillgång till i utbyte mot samarbete när det gäller vidareutveckling av visningsmallar men också programvaran. Många verksamhetssystem finns både i Sverige och Norge vilket35 SYDARKIVERA.SE SIDA | 13 innebär att det finns ett ömsesidigt intresse för samarbete. Samverkansavtalet mellan KDRS och Sydarkivera öppnar upp för att förbundsmedlemmar att vända sig till KDRS och köpa licens för att använda programvaran som mellanarkiv för databaser lagrade i ett databasformat för långtidsbevaring med direktåtkomst. För att uppnå målet att Sydarkiveras inom 5 år (från antagandet av målen – läs vid utvärdering i januari 2027) ska uppfylla minst 75 % av kraven i internationella standarder inom området för e-arkivering behöver insatser ske vad avser både organisering och styrning samt teknik och säkerhet. Sydarkiveras bevarandeplattform baseras på internationella öppna standarder, kod och hårdvara. Det innebär att samtliga komponenter är utbytbara över tiden och Sydarkivera blir inte bunden till någon specifik leverantör. Det sker ett utbyte med både nationella och internationella användargrupper utöver medlemskapen i olika samarbetsorganisationer kring öppna standarder, specifikationer och programvaror. Långsiktigt digitalt bevarande är ett omfattande åtagande som kräver fullständig kunskap om system, verktyg och arbetsmetoder. Samverkan med andra aktörer och deltagande i projekt och satsningar är en fortsatt viktig möjliggörare och förutsättning för den fortsatta utvecklingen inom digitalt bevarande för både Sydarkivera och omvärlden. Det återstår en hel del arbete som inte kunde ske tidigare på grund av begräsningar när det gäller stora inläsningar, men arbetet löper på bra. Tillväxten av mängden lagrade data fortsätter öka kraftigt i och med arkiveringsuttag från förbundsmedlemmarnas verksamhetssystem. Sydarkivera behöver därför ta fortsatt höjd för kraftig tillväxt för att kunna fortsätta ta emot digitala arkivleveranser och även öka takten i överföringarna. Den nuvarande miljön beräknas att fylla behoven för de kommande 2–3 åren och därefter behöver de tekniska miljöerna både skalas upp och moderniseras. Allt fler produkter och tjänster på marknaden stödjer digitalt bevarande, arkiveringsuttag och öppna specifikationer. Sydarkiveras arbete med rådgivning i samband med kravställning samt utbildning och information om öppna standarder och specifikationer fortsätter ge resultat. För de nya verksamhetssystem som förbundsmedlemmarna upphandlar kan testleverans genomföras redan i samband med införandet. Detta kommer långsiktigt att göra att de digitala arkivleveranserna blir mer förutsägbara och effektiva. Sydarkivera följer utvecklingen när det gäller användning av olika typer av artificiell intelligens AI, som till exempel stora språkmodeller och automatiserade processer. Utmaningen när det gäller arkiv och digitalt bevarande är bland annat att säkerställa36 SYDARKIVERA.SE SIDA | 14 informationssäkerhet och att kunna köra jobb i isolerade miljöer. Utmaningen är också att arkiv och digitalt bevarande är ett smalt område, vilket innebär att det kommer att dröja innan AI-baserade verktyg byggs in i de olika plattformar och öppna programvaror som används inom sektorn. Det är ännu inte klarlagt om och hur AI-verktyg kan användas för att effektivisera processer inom digitalt bevarande men området bevakas noga och ett internt AI-lab har under året satts upp för ändamålet. Det finns en stabil personalgrupp specialiserad på digitalt bevarande vilket ger goda förutsättningar för att vidareutveckla tjänsterna för att möta förbundsmedlemmarnas behov av slutarkivering, tillsyn och rådgivning. 1.1.10 Anslutande tjänster De anslutande tjänsterna fortsätter att utvecklas i samma trend som tidigare år, tjänsten dataskyddsombud (DSO) fortsätter att öka medan de analoga arkiven minskar. Under 2024 har vi arbetat med att avveckla Karlskrona analoga kommunarkiv, som vid årsskiftet 2024/2025 återgick i Karlskrona kommuns regi. Vid halvårsskiftet återtog Vimmerby och Vadstena hanteringen av sina analoga kommunarkiv. Ekonomiskt ser den översiktliga utvecklingen ut enligt nedan. Anslutande tjänster, resultatutveckling över tiden Analogt slutarkiv* DSO 2019 63 187 2020 580 -43 2021 -34 289 2022 -7 687 2023 -754 358 2024 -237 615 2025 -1 018 1 384 Tot. ack -1 407 3 47737 SYDARKIVERA.SE SIDA | 15 1.2 Resultaträkning TKR Noter Utfall Utfall Hålårsprognos* Budget 2025 2024 2025 Helår 2025 Medlemsintäkter 2 22 183 21 874 21 987 21 985 Övriga intäkter 2 8 643 11 301 8 286 10 189 Kostnader 3,13 -25 662 -29 729 -25 536 -31 081 Avskrivningar 4 -503 -520 -534 -675 VERKSAMHETENS NETTOKOSTNAD 4 661 2 926 4 203 418 Finansiella intäkter 178 788 186 260 Finansiella kostnader 5 -19 -27 -35 -40 PERIODENS/ÅRETS RESULTAT 4 820 3 687 4 354 638 *från fastställd delårsrapport jan-aug 2025 1.3 Balansräkning TKR Noter 2025-12-31 2024-12-31 TILLGÅNGAR Tillgångar Immateriella anläggningstillgångar Dataprogramvaror 6 0 0 Materiella anläggningstillgångar Möbler och inventarier 7 267 383 Data- och kommunikationsutrustning 8 657 284 Bilar- och transportmedel 9 172 293 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar 10 9 878 2 401 Bank 12 666 8 409 SUMMA TILLGÅNGAR 23 640 11 770 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital 12 690 7 870 -varav periodens/årets resultat 4 820 3 68738 SYDARKIVERA.SE SIDA | 16 Avsättningar Pensioner 11 126 140 Skulder Långfristiga skulder 0 0 Kortfristiga skulder 12 10 824 3 760 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 23 640 11 770 1.4 Kassaflödesanalys Noter innevarande år fg år Den löpande verksamheten Rörelseresultat efter avskrivningar 4 820 3 687 Justering för avskrivningar 503 520 Förändring av rörelsefordringar 10 -7 477 8 980 Förändring av avsättningar 11 -14 -40 Förändring av rörelseskulder 12 7 064 -9 650 Justeringspost 6 KASSAFLÖDE FRÅN DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN 4 896 3 503 Investeringsverksamheten Försäljning av anläggningstillgångar 6, 7, 8, 9 0 263 Förvärvande av anläggningstillgångar 6, 7, 8, 9 -639 -406 KASSAFLÖDE FRÅN INVESTERINGSVERKSAMHETEN -639 -143 Finansieringsverksamheten 0 -12 548* KASSAFLÖDE FRÅN FINANSIERINGSVERKSAMHETEN 0 -12 548 ÅRETS KASSAFLÖDE 4 257 -9 188 Likvida medel vid årets början (ingående kassa) 8 409 17 597 LIKVIDA MEDEL VID PERIODENS SLUT 12 666 8 409 *återföring av eget kapital till medlemmar39 SYDARKIVERA.SE SIDA | 17 1.5 Noter till resultat- och balansräkning samt till kassaflödesanalysen Not 1. Redovisningsprinciper Kommunalförbundets redovisning utgår från Lagen om kommunal redovisning och bokföring samt rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning (RKR) vilket bland annat innebär att: • Intäkter redovisas i den omfattning det är sannolikt att de ekonomiska tillgångarna kommer att tillgodogöras kommunalförbundet och kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Eftersom medlemsavgifterna är till för att finansiera kommunalförbundets ordinarie bastjänster redovisas medlemsavgifterna som intäkter från och med delårsbokslutet 2017. • Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. • Semesterlöneskuld och upplupen pensionsavgift har beräknats. • Tillgångar och skulder har upptagits till anskaffningsvärde. • Periodiseringar av inkomster och utgifter har skett enligt god redovisningssed. • Tillgångar avsedda för stadigvarande bruk eller innehav med en nyttjandeperiod om minst 3 år klassificeras som anläggningstillgång om beloppet överstiger gränsen för mindre värde. Gränsen för mindre värde har satts till ett prisbasbelopp och gäller som gemensam gräns för materiella- och immateriella tillgångar. Kommunalförbundet har inga finansiella leasingavtal. Utöver vad som anges ovan om medlemsintäkterna har kommunalförbundet inte ändrat några redovisningsprinciper sedan årsredovisningen 2017. Not 2 Verksamhetens intäkter 2025 2024 Medlemsintäkter* 22 183 21 874 Anslutande tjänster 7 239 9 364 Lönebidrag 641 1 202 Övriga intäkter 763 735 *Fördelning av medlemsavgifter mellan medlemmarna Alvesta 2,4 % Katrineholm 4,2 % Boxholm 0,7 % Högsby 0,7 % Karlshamn 3,9 % Flen 1,9 % Karlskrona 8,1 % Kinda 1,2 % Ljungby 3,5 % Torsås 0,9 % Lessebo 1,0 % Ödeshög 0,6 % Lomma 3,0 % Trosa 1,8 %40 SYDARKIVERA.SE SIDA | 18 Markaryds 1,2 % Borgholm 1,3 % Mörbylånga 2,0 % Vadstena 0,9 % Ronneby 3,5 % Åtvidaberg 1,4 % Nybro 2,5 % Östra Göinge 1,7 % Tingsryd 1,5 % Oskarshamn 3,3 % Region Blekinge 11,3 % Höör 2,1 % Olofströms 1,6 % Vellinge 4,7 % Hässleholm 6,4 % Osby 1,6 % Eslöv 4,3 % Bromölla 1,5 % Mönsterås 1,6 % Ydre 0,4 % Vimmerby 1,9 % Staffanstorp 3,3 % Vingåker 1,1 % Sölvesborg 2,1 % Valdemarsvik 0,9 % Hultsfred 1,7 % Not 3 Verksamhetens kostnader 2025 2024 Huvudverksamhet -114 -444 Löner, arvoden och personalomkostnader -18 498 -20 094 Pensionskostnader inkl. löneskatt- -1 254 -3 400 Lokalkostnader -1 719 -1 680 Konsultkostnader (inkl. kostnader för revision) -1 420 -756 Övriga kostnader* -2 657 -3 355 (Varav förbrukningsinventarier samt IT-utrustning) (-883) (-479) (Varav leasingkostnader) (0) (-18) SUMMA KOSTNADER 25 662 29 729 Not 4 Avskrivningar 2025 2024 Avskrivningstider Möbler och inredning* (linjär avskrivning) 5–10 år 5–10 år Programvara och IT-utrustning (linjär avskrivning) 3–5 år 3–5 år *förbundet tillämpade vid uppstarten en längre avskrivningstid för möbler och inredning än vad som är brukligt. Tillämpningen har därefter principiellt fortsatt. Not 5 Finansiella kostnader 2025 2024 Bankkostnader 0 -9 Räntekostnader -19 -18 SUMMA FINANSIELLA KOSTNADER -19 -2741 SYDARKIVERA.SE SIDA | 19 Not 6 Dataprogramvaror 2025 2024 Ingående anskaffningsvärde 124 603 Summa anskaffningsvärde 124 124 Årets avskrivningar 0 0 Återläggning utrangeringar 0 479 Not 7 Möbler och inventarier 2025-12-31 2024-12-31 Ingående anskaffningsvärde 1 157 1 183 Summa anskaffningsvärde 1 157 1 157 Återläggning utrangeringar 0 26 Not 8 Data- och kommunikationsutrustning 2025-12-31 2024-12-31 Ingående anskaffningsvärde 1 713 2 385 Summa anskaffningsvärde 2 352 1 713 Ingående ackumulerade avskrivningar -1 429 -1 829 Återläggning pga. försäljningar och utrangeringar 0 672 Summa avskrivningar -1 695 -1 429 Not 9 Bilar och transportmedel 2025-12-31 2024-12-3142 SYDARKIVERA.SE SIDA | 20 Ingående anskaffningsvärde 395 333 Utrangering 0 0 Försäljning 0 -263 Summa anskaffningsvärde 395 395 Återläggning pga. försäljningar och utrangeringar 0 156 Avrundningspost 1 -1 Not 10 Kortfristiga fordringar 2025-12-31 2024-12-31 Kundfordringar 7 470 95 Överskottsfond pensioner 1 253 866 Förutbetalda kostnader/upplupna intäkter 563 864 Momsfordran 539 407 Övriga kortfristiga fordringar 53 169 SUMMA FORDRINGAR 9 878 2 401 Not 11 Avsättningar 2025-12-31 2024-12-31 Avsatt till pensioner förtroendevalda enl OPF/KL 101 113 Särskild löneskatt 25 27 SUMMA AVSÄTTNINGAR 126 140 Not 12 Kortfristiga skulder 2025-12-31 2024-12-31 Leverantörsskulder 1 201 157 Förutbetalda intäkter/upplupna kostnader 6 828 280 Semesterlöneskuld inkl soc. avgifter 677 760 Arbetsgivaravgift 346 390 Personalens skatter 306 320 Pensioner, avgiftsbestämd del inkl löneskatt 751 643 Övriga upplupna kostnader 715 1 210 SUMMA KORTFRISTIGA SKULDER 10 824 3 76043 SYDARKIVERA.SE SIDA | 21 Not 13 Revision 2025 2024 Kostnader för räkenskapsrevision 165 130 Not 14 Eventualförpliktelser Alvesta Utvecklings Aktiebolag (AUAB) gör per årsredovisningens upprättande gällande att det finns en orealiserad fordran på cirka 9 miljoner kronor kopplad till avsiktsförklaring "Projekt för att ordna lokaler till ett arkivcentrum samt långsiktig uthyrning av lokalerna till Sydarkivera". Avsiktsförklaringen mellan Sydarkivera och AUAB är daterad den 2022-01-26.44 SYDARKIVERA.SE SIDA | 22 1.6 Investeringssammanställning Utfall Budget Prognos från delåret Lagring digitalt bevarande 177 300 163 Servermiljö 81 150 481 Kontors-IT - 300 - AI labb & produktion 381 - - SUMMA INVESTERINGAR 639 750 644 1.7 Resultaträkningar anslutande tjänster Resultatrapport anslutande tjänst ANALOGA ARKIV 2025 2024 Intäkter anslutande tjänst 2 522 5 264 Lönebidrag/anställningsstöd 253 963 Övriga intäkter 2 152 Direkta verksamhetskostnader Kostnader avseende huvudverksamhet 0 -53 Kostnader för personal -2 737 -4 927 Övriga verksamhetskostnader -39 -293 Avskrivningar på maskiner och andra tekniska anläggningar -11 -21 Summa direkta verksamhetskostnader -2 787 -5 294 Indirekta verksamhetskostnader (OH) Kostnader för Kontors-IT (datorarbetsplats) -112 -230 Kostnader för lokaler, inkl. lokaltillbehör och städ -15 -59 Övriga indirekta verksamhetskostnader -881 -1 033 Summa indirekta verksamhetskostnader -1 008 -1 322 SUMMA KOSTNADER -3 795 -6 616 PERIODENS RESULTAT -1 018 -23745 SYDARKIVERA.SE SIDA | 23 Resultatrapport anslutande tjänst DATASKYDDSOMBUD 2025 2024 Intäkter anslutande tjänst 4 688 4 082 Direkta verksamhetskostnader Kostnader avseende huvudverksamhet 0 -46 Kostnader för personal -2 102 -2 607 Övriga verksamhetskostnader -170 -108 Summa direkta verksamhetskostnader -2 272 -2 761 Indirekta verksamhetskostnader (OH) Kostnader för Kontors-IT (datorarbetsplats) -91 -96 Kostnader för lokaler, inkl. lokaltillbehör och städ -227 -177 Övriga indirekta verksamhetskostnader -714 -433 Summa indirekta verksamhetskostnader -1 032 -706 SUMMA KOSTNADER -3 304 -3 467 PERIODENS RESULTAT 1 384 61546 Målbilaga till Årsredovisning 2025 Budget, ekonomiska rapporter och bokslut 2025 Fastställd av förbundsfullmäktige, § 4, 2026-03-20 SARK/2023:28847 SYDARKIVERA.SE SIDA | 1 1 Inledning Detta dokument innehåller redovisning av de mål som fastställts av fullmäktige i verksamhetsplan 2025 med översikt för 2026-2027 såsom de uttolkats av förbundsstyrelsen i beslut daterat 2025-05-23. Mätning sker i form av indikatorer där så är tillämpligt. 1.1 Kundnöjdhet Fullmäktigemål: Kundnöjdhet hos förbundsmedlemmarna som håller sig på nivå fyra i en femgradig skala. Indikator: Mätning görs nästa gång 2025. Generell medlemsundersökning samt statistik ur bokningssystem. Kundnöjdhet minst 4/5 - Målet uppfylls Uppmättes till 4,1 Styrelsemål: Område Resultat delår Måluppfyllelse Generell medlemsundersökning 4,1 Utbildningar och nätverksträffar bastjänster 4.2 Målet uppfylls 4,2 Utbildningar och nätverksträffar anslutande tjänster 4.3 Målet uppfylls 4,148 SYDARKIVERA.SE SIDA | 2 1.2 Digitala arkivleveranser Årligen utveckla verksamheten genom att nya leveranstyper införs successivt för mer kostnadseffektiva digitala arkivleveranser från förbundsmedlemmarnas verksamhetssystem till Sydarkiveras bevarandesystem som förvaltas fortlöpande. Indikator: Status avseende identifierade leveranstyper och inrapporterade inaktiva system redovisas årligen. Avstämning i samband med förbundets årsredovisning ska visa på successivt införande av nya leveranstyper. Nytt inriktningsbeslut för leveranstypen sociala medier Ny leveranstyp för interna webbar och sociala medier beslutades av FS §44, 2025- 12-05 Medverka till att fler kommer i gång med leveranstypen digitala patientjournaler och personakter inom vård och omsorg samt individ och familjeomsorg (IFO). Målet uppfylls 9 har genomfört sina årliga leveranser 8 har genomfört testleveranser Sydarkivera har medverkat till att det finns godkända fingerade exempelfiler eller testfiler för Treserva och Viva. Sydarkivera deltar även i dialogen kring ny gallringsprocess för Lifecare. Lösningsförslag för Combine är under utredning.49 SYDARKIVERA.SE SIDA | 3 Medverka till att allt fler kommer i gång med leveranstypen digitala patientjournaler och personakter inom elevhälsan och elevhälsovården Det är hittills i år fyra nya kommuner. Målet uppfylls Det är 10 förbunds- medlemmar som genomfört 12 testleveranser eller skarpa arkivleveranser. 8 har genomfört sina årliga leveranser 2 har genomfört testleveranser Flera har upphandlat nytt systemstöd för elevhälsan med funktion för arkivuttag. Medverkar till att fler förbundsmedlemmar som har inaktiva instanser av äldre elevadministrativa system påbörjar processen med slutarkivering. Engångsuttag för 5 Målet uppfylls Engångsuttag för 11 3 överföringar bokade första kvartalet 2026 1.3 Arkiv värt att lita på • Sydarkiveras arkivsystem ska vid uppföljning 2027 uppfylla minst 75% av kraven i internationella standarder inom området för e-arkivering. Indikator: Högre uppfyllnadsgrad i samband med årlig självvärdering med hjälp av framtagen checklista baserad på internationell standard. En självvärdering genomförs årligen enligt checklista som Sydarkivera tagit fram med stöd av den internationella standarden ISO 16363:2012 Audit and certification of trustworthy digital repositories (TDR). I utvärderingsstandarden är det tre olika områden som granskas: • De organisatoriska förutsättningarna för arkivet • Hantering av digitala objekt som ska bevaras av arkivet • Teknisk infrastruktur och hantering av risker50 SYDARKIVERA.SE SIDA | 4 På en grundläggande nivå så tar definitionen av ett e-arkiv värt att lita (trustworthy digital repository) på sin utgångspunkt från ett uppdrag att tillhanda pålitlig, långsiktig åtkomst till digitala resurser för sina användare, nu och i framtiden. Vid självvärdering februari grundkraven för 9 av totalt 15 kontrollpunkter (60 %). på ytterligare 1 av de kontrollpunkter som avser organisering och styrning. Nivån har bibehållits men ingen ytterligare kontrollpunkt har uppfyllts Vid självvärdering januari grundkraven för 23 av totalt 29 kontrollpunkter (79 %). på ytterligare 1 av de kontrollpunkter som avser hantering av digitala objekt. En ny kontrollpunkt som tillkommit uppfylls. Samtidigt uppfyller Sydarkivera inte längre kraven angående en kontrollpunkt. Vid självvärdering februari grundkraven för 3 de totalt 6 kontrollpunkterna (50 %). på minst 1–2 kontrollpunkter som avser teknik och säkerhet - Målet uppfylls ej Arbetet som planerades 2025 har inte slutförts utan flyttas fram till 2026.51 SYDARKIVERA.SE SIDA | 5 Hantera utlämnande av överlämnad allmän handling (digitalt) inom 48 timmar/genomsnitt. I utlämnande ingår menprövning, handläggning och kommunikation med de som begär utlämnande. De flesta har kunnat besvaras samma dag eller följande arbetsdag. Vid ett par tillfällen har inläsning av en databas tagit längre än två arbetsdagar och då har inte begäran kunnat besvaras inom 48 timmar. Målet uppfylls delvis De flesta har kunnat besvaras samma dag eller följande arbetsdag. Vid ett par tillfällen har inläsning av en databas tagit längre än två arbetsdagar och då har inte begäran kunnat besvaras inom 48 timmar. Hantera utlämnande av överlämnad allmän handling (analogt) inom 48 timmar/genomsnitt. I utlämnande ingår menprövning, handläggning och kommunikation med de som begär utlämnande. *Sydarkiveras förfrågningsenkät 1.4 Tillsyn handlingar. Indikator: Uppföljning i samband med årlig sammanställd tillsynsrapport, samlat resultat av tillsynsenkäter och rapporter från tillsynstillfällen. Genomföra årlig tillsyn per medlemsorganisation enligt beslutad tillsynsplan i syfte att öka medlemmarnas förståelse samt förbättrad Alla medlemsorganisationer som omfattas av tillsynsområdet som fastställts genom tillsynsplanen har tillsynats.52 SYDARKIVERA.SE SIDA | 6 hantering av allmänna handlingar. Genomföra minst 85 % av de planerade tillsynstillfällena under året. 100 % av de planerade tillsynerna genomfördes. Fyra temainriktade träffar genomförs och nätverksträffarna inom resterande områden genomförs i form av arbetsmöten. Vi har genomfört 3 riktade träffar varav en temadag. Rådgivningstillfällen erbjuds via bokningskalender för förbundsmedlemmarna. Erbjudna tider ska svara upp mot förbundsmedlemmarnas behov av rådgivning. Minst 80 % av erbjudna rådgivningstillfällen/korta webbmöten bokas - Målet uppfylls, 94 % har bokats. 1.5 Utbildningar Erbjuda grundläggande utbildning och specialistutbildningar om arkiv och informationsförvaltning till förbundsmedlemmarna i syfte att öka medlemmarnas förståelse samt förbättrad hantering av allmänna handlingar. Indikator: Statistik bokningssystem Sydarkivera erbjuder e- lärendeutbildningar inom ett antal utvalda områden utifrån behov. En utbildning har dragits in pga att den behöver göras om. Förväntas bli klar under 2025- 2026.53 SYDARKIVERA.SE SIDA | 7 Sydarkivera erbjuder fördjupningsutbildningar via webben paketerade för olika målgrupper. - Målet uppfylls ej På grund av att personal behövt prioritera annat pga personalomsättning (inom DSO- teamet) Kostnadstäckning till 100 % för specialistutbildningar 1.6 Anslutande tjänster Fullmäktigemål: Anslutningsgraden ska öka över tiden avseende anslutande tjänster Indikator: Genomgång upprättade avtal Antalet medlemmar som överlämnar helt arkiv till Sydarkivera ska öka över tid Ingen ökning under perioden. Målet uppfylls ej. Ingen ökning 2025. Två kommuner har lämnat tjänsten 2025. Antalet organisationer som utser Sydarkivera till dataskyddsombud ska öka över tid Fler ansluter. Målet uppfylls. Antalet övriga tjänster som medlemsorganisationerna köper över tid ska öka Ett antal expertutbildningar har genomförts under perioden med gott resultat. En ny tjänst, backupfixering, har körts på prov men prioriteras inte just nu. Målet uppfylls delvis. 1.7 Administrativa overheadkostnader Fullmäktigemål: Administrativa overheadkostnader per medlem minskar i takt med att nya medlemmar ansluts eller att flera utnyttjar våra anslutande tjänster.54 SYDARKIVERA.SE SIDA | 8 Indikator: Mätning över den förbundsgemensamma administrationens kostnader i förhållande till de totala medlemsintäkterna. Administrativa overheadkostnader per medlem minskar i takt med att nya medlemmar ansluts eller att fler utnyttjar våra anslutande tjänster. Målet uppfylldes Basvärde 4,2 mkr i totala OH kostnader för gemensam förbundsadministration helåret 2021 (20% av anslag) OH-kostnader uppgår till 4,2 mkr 2025 vilket är 19,1 % av medlemsintäkterna. 1.8 Ekonomiska mål De ekonomiska målen redovisas i delårsrapporten direkt.55 PROTOKOLLSUTDRAG 1 (1) Förbundsfullmäktige 2026-03-20 Justerare Utdragsbestyrkande

§ 5 Prövning av ansvarsfrihet för förbundsstyrelsen SARK/2023:288 Beslut Förbundsfullmäktige beslutar att bevilja förbundsstyrelsens ledamöter ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2025. Sammanfattning Förbundsfullmäktiges andre vice ordförande Marcus Dackling (M) tjänstgör som ordförande under denna paragraf. De sakkunniga biträdena har inkommit med en rapport och ett yttrande över årsredovisningen för verksamhetsåret 2025. Jäv Ledamot och ersättare i förbundsstyrelsen deltar inte i överläggning eller beslut avseende frågan om ansvarsfrihet för styrelsen där berörd ledamot eller ersättare har tjänstgjort. I beslut om ansvarsfrihet för förbundsstyrelsen 2025 deltar inte Joel Schäfer (S), Henrik Nilsson Bokor (S), Gustav Schyllert (M), Johan Svahnberg (M), Catharina Malmborg (M), Börje Dovstad (L), Ronnie Nilsson (SD), Per Ribacke (S), Martin Edgélius (M), Nina Vissing (C), Göran Ulvan (S), Håkan Thudén (M), Claes Dufmats (M), Stefan Pettersson (M), Lars Johansson (V), Eva Bendz Johansson (C), Erling Emsfors (M), Christer Caesar (KD), Kith Mårtensson (M), Magnus Arvidsson (M), Rut Björkström (KD) och Ann Larson (M). Yttrande från de sakkunniga biträdena Revisionsrapport 2025 Beslut ska skickas till Förbundsmedlemmarna Förbundets revisorer56 Till revisorerna i Kommunalförbundet Sydarkivera (Org.nr 222000-3103) Vi har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kommunalförbundet Sydarkivera utfört revision och granskning av årsredovisningen enligt Standard för kommunal räkenskapsrevision för år 2025-01-01–2025-12-31. Våra uttalanden i detta yttrande är förenliga med innehållet i den revisionsrapport som har överlämnats till förbundets förtroendevalda revisorer 2026-03-04. Yttrande om årsredovisningens resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys, drift- och investeringsredovisning samt noter Uttalande Vi har utfört en revision av årsredovisningen enligt Standard för kommunal räkenskapsrevision för Kommunalförbundet Sydarkivera för år 2025-01-01–2025-12-31 angiven av förbundsstyrelsen 2026-02-27. Vi har granskat förvaltningsberättelsen samt drift- och investeringsredovisningen enligt särskilda instruktioner i Standard för kommunal räkenskapsrevision. Enligt vår bedömning har årsredovisningens resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys, drift- och investeringsredovisning samt noter upprättats i enlighet med lagen om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) och ger en i alla väsentliga avseenden rättvisande bild av kommunalförbundets finansiella ställning per den 31 december 2025 och av dess finansiella resultat och kassaflöde för året. Förvaltningsberättelsens lagstadgade delar [1] är förenliga med årsredovisningens övriga delar. Grund för uttalanden Vi har utfört uppdraget enligt Standard för kommunal räkenskapsrevision. Vårt ansvar enligt denna standard beskrivs närmare i avsnittet Det sakkunniga biträdets ansvar. Uppdraget är utfört utifrån opartiskhet och självständighet i förhållande till kommunalförbundet. Vi anser att de revisionsbevis vi har inhämtat är tillräckliga och ändamålsenliga som grund för våra uttalanden. Annan information Årsredovisningen innehåller också annan information än resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys, drift- och investeringsredovisning samt noter och denna andra information återfinns på sidorna 22-23. Det är förbundsstyrelsen som har ansvaret för denna andra information. Vårt uttalande avseende årsredovisningen omfattar inte denna andra information och i vårt uppdrag ingår inte att genomföra en revision av denna information, men det är vårt ansvarOneflow ID 13861018 Sida 1 / 4 Signerat 2026-03-12 09:14:07 UTC57 att läsa den och överväga om den i väsentlig utsträckning är oförenlig med årsredovisningens resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys, drift- och investeringsredovisning samt noter. Vid denna genomgång beaktar vi även den kunskap vi i övrigt inhämtat under revisionen och bedömer om den andra informationen verkar innehålla väsentliga felaktigheter. Om vi drar slutsatsen att den andra informationen innehåller en väsentlig felaktighet, är vi skyldig att rapportera detta. Vi har inget att rapportera i det avseendet. Styrelsens ansvar Det är förbundsstyrelsen som har ansvaret för att årsredovisningen upprättas och att den ger en rättvisande bild enligt LKBR. Förbundsstyrelsen ansvarar även för den interna kontroll som den bedömer är nödvändig för att upprätta en årsredovisning som inte innehåller några väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller misstag. Det sakkunniga biträdets ansvar Vårt mål är att uppnå en rimlig grad av säkerhet om huruvida årsredovisningens resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys, drift- och investeringsredovisning samt noter inte innehåller några väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller misstag, och att lämna ett yttrande som en del av en revisionsrapport till de förtroendevalda revisorerna. Rimlig säkerhet är en hög grad av säkerhet, men är ingen garanti för att en revision som utförs enligt Standard för kommunal räkenskapsrevision alltid kommer att upptäcka en väsentlig felaktighet om en sådan finns. Felaktigheter kan uppstå på grund av oegentligheter eller misstag och anses vara väsentliga om de enskilt eller tillsammans rimligen kan förväntas påverka de ekonomiska beslut som användare fattar med grund i ovan nämnda delar. Som del av en revision enligt Standard för kommunal räkenskapsrevision använder vi professionellt omdöme och har en professionellt skeptisk inställning under hela revisionen. Dessutom: 1. Identifierar och bedömer vi riskerna för väsentliga felaktigheter i årsredovisningens resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys, drift- och investeringsredovisning samt noter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller misstag, utformar och utför granskningsåtgärder bland annat utifrån dessa risker och inhämtar revisionsbevis som är tillräckliga och ändamålsenliga för att utgöra en grund för våra uttalanden. Risken för att inte upptäcka en väsentlig felaktighet till följd av oegentligheter är högre än för en väsentlig felaktighet som beror på misstag, 2. Skaffar vi oss en förståelse av den del av kommunalförbundets interna kontroll som har betydelse för vår revision för att utforma granskningsåtgärder som är lämpliga med hänsyn till omständigheterna, men inte för att uttala oss om effektiviteten i den interna kontrollen. 3. Utvärderar vi lämpligheten i de redovisningsprinciper som används och rimligheten i förbundsstyrelsens uppskattningar i redovisningen och tillhörande upplysningar. 4. Utvärderar vi den övergripande presentationen, strukturen och innehållet i årsredovisningens resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys, drift- och investeringsredovisning samt noter, däribland upplysningarna, och omOneflow ID 13861018 Sida 2 / 4 Signerat 2026-03-12 09:14:07 UTC58 årsredovisningen återger de underliggande transaktionerna och händelserna på ett sätt som ger en rättvisande bild. 5. Måste vi informera de förtroendevalda revisorerna om bland annat revisionens planerade omfattning och inriktning samt tidpunkten för den. Vi måste också informera om betydelsefulla iakttagelser under revisionen, däribland de eventuella betydande brister i den interna kontrollen som vi identifierat. Det sakkunniga biträdets granskning av förvaltningsberättelsen Det är förbundsstyrelsen som har ansvaret för förvaltningsberättelsen och att denna upprättas i enlighet med LKBR. Vår granskning har skett enligt ”Instruktion för granskning av förvaltningsberättelse” i Standard för kommunal räkenskapsrevision. Detta innebär att vår granskning av förvaltningsberättelsen har en annan inriktning och mindre omfattning jämfört med den inriktning och omfattning som en revision enligt Standard för kommunal räkenskapsrevision har. Vi anser att denna granskning ger oss tillräcklig grund för våra uttalanden. Förvaltningsberättelse har upprättats i enlighet med LKBR. Datum den dag som framgår av vår elektroniska signatur Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB Mattias Johansson Auktoriserad revisor /Ansvarigt sakkunnigt biträdeOneflow ID 13861018 Sida 3 / 4 Signerat 2026-03-12 09:14:07 UTC59 Deltagare ÖHRLINGS PRICEWATERHOUSECOOPERS AB 556029-6740 Sverige ÖHRLINGS PRICEWATERHOUSECOOPERS AB 556029-6740 Sverige Signerat med Svenskt BankID Undertecknare Namn returnerat från Svenskt BankID: MATTIAS SIMON JOHNNY JOHANSSON Mattias Johansson Auktoriserad revisor 2026-03-12 09:14:07 UTC Datum Leveranskanal: E-postOneflow ID 13861018 Sida 4 / 4 Signerat 2026-03-12 09:14:07 UTC60 Grundläggande granskning 2025 Mars 202661 Inledning Bakgrund Av lagstiftning och god revisionssed följer att kommunens revisorer årligen ska granska alla verkställande organ som bedriver kommunal verksamhet. Förbundsstyrelsen ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med tilldelade uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste styrelsen bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt. En bristfällig styrning och kontroll kan riskera att verksamheten inte bedrivs och utvecklas på avsett sätt. Revisionsobjekt i granskningen är förbundsstyrelsen Kommunalförbundet Sydarkivera. Syfte och revisionsfrågor Syftet med den översiktliga granskningen är att ge förbundets revisorer ett underlag till uttalande i revisionsberättelsen. I revisionens uppdrag ingår att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Följande övergripande revisionsfrågor ska besvaras: 1. Utövar och vidtar styrelsen tillräcklig styrning, kontroll och åtgärder inom sina ansvarsområden? 2. Är redovisat resultat för verksamheten förenligt med beslutade mål? 3. Är redovisat resultat för ekonomin förenligt med beslutade mål? I bilaga redovisas underliggande revisionsfrågor. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. Följande revisionskriterier används i granskningen: - Kommunallagen 6:6, 9:5 - Följsamhet till mål och budget för år 2025 - I övrigt se avsnitt ”syfte och revisionsfrågor”. Avgränsning I tid avgränsas granskningen i huvudsak till år 2025. I övrigt se avsnitt ”syfte och revisionsfrågor”.62 Metod Analys för granskningen relevant dokumentation, främst mötesprotokoll, delårsrapport samt årsredovisning. Revisionell bedömning av respektive revisionsfråga sker utifrån en tregradig skala: ja/uppfyllt (grön); delvis uppfyllt (gul); nej/ej uppfyllt (röd). Rapportens innehåll har faktakontrollerats av företrädare för granskade organ. Rapporten har faktakontrollerats av ekonom. Rapporten har kvalitetssäkrats i enlighet med PwC:s interna rutiner och checklistor för kvalitetssäkring.63 Granskningsresultat Iakttagelser Styrelsen beslutade om verksamhetsplan med budget vid sammanträdet den 1 mars 2024. Fullmäktige fastställde verksamhetsplanen den 15 mars 2024. Styrelsen beslutade om mål för sin verksamhet den 23 maj 2025 (§ 26). Det noteras att styrelsen fattar beslut om sina mål relativt långt in på verksamhetsåret. Styrelsen har beslutat om mål för förbundets ekonomi och till varje mål kopplat indikatorer som följs upp i samband med årsredovisningen. Vissa indikatorer ska mätas två gånger per år. Av förbundspolicyn, daterad den 15 mars 2024, framgår att efterlevnad och uppföljning av policyn med tillhörande riktlinjer ska följas upp årligen av förvaltningen i samband med årsredovisningen. Policyn innehåller även ett avsnitt om god ekonomisk hushållning. Rapporteringen fokuserar på måluppfyllelse i delårsrapport och årsredovisning. Styrelsen får redovisning av måluppfyllelse avseende ekonomi i samband med både delårsrapport och årsredovisning. Därutöver får styrelsen vid samtliga sammanträden löpande ekonomisk uppföljning redovisad till sig. Av delårsrapporten, beslutad den 26 september 2025 (§ 34), framgår att av 22 mål prognostiserades 14 mål bli uppfyllda, 5 mål delvis uppfyllda och 3 mål inte uppfyllda. Prognosen för helåret visade att samtliga finansiella mål kommer uppfyllas. Vid bedömningen av måluppfyllelsen i årsredovisningen konstateras att av 22 mål bedöms 13 vara uppfyllda, 6 delvis uppfyllda och 3 inte uppfyllda. Måluppfyllelsen har därmed försämrats i årsredovisningen jämfört med prognos vid delåret. Styrelsen vidtar inte tillräckliga åtgärder med anledning av att måluppfyllelsen inte är förbättrad vid årsredovisning. Samtliga fyra finansiella mål bedöms som uppfyllda. Det ekonomiska utfallet för perioden uppgår till 4 820 tkr, vilket är högre än prognosen i delårsrapporten (4 354 tkr) och högre än det budgeterade årsresultatet om 638 tkr. I bilaga redovisas underliggande revisionsfrågor.64 Bedömning Revisionsfråga: 1. Utövar och vidtar styrelsen tillräcklig styrning, kontroll och åtgärder inom sina ansvarsområden? Styrning, kontroll och åtgärder Ja. Revisionsfråga: 2. Är redovisat resultat för verksamheten förenligt med beslutade mål? Måluppfyllelse verksamhet Delvis. Revisionsfråga: 3. Är redovisat resultat för ekonomin förenligt med beslutade mål? Måluppfyllelse ekonomi Ja. Rekommendationer För framtiden lämnas följande rekommendationer: • Vidta tillräckliga åtgärder för att uppnå verksamhetsmålen • Att fastställa styrelsens mål i ett tidigare skede 2026-03-04 Rebecca Lindström Isabelle Panasco __________________________ _________________________________ Uppdragsledare Projektledare Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av Kommunalförbundet Sydarkivera enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.65 Bilagor Delfrågor 1 Har styrelsen antagit en plan för verksamheten? Grön 2 Har styrelsen antagit en budget för verksamheten? Grön 3 Finns mål formulerade för förbundets verksamhet? Grön 4 Finns mål formulerade för förbundets ekonomi? Grön 5 Är målen uppföljningsbara (mätbara)? Grön 6 Har styrelsen upprättat instruktion för rapportering till styrelsen? Grön 7 Fokuserar rapportering på måluppfyllelse för verksamhet? Grön 8 Fokuserar rapportering på måluppfyllelse för ekonomi? Grön 9 Vidtar styrelsen tydliga åtgärder för att nå mål för verksamheten? Gul66 10 Vidtar styrelsen tydliga åtgärder för att nå mål för ekonomin? Grön 11 Når förbundet uppsatta mål för verksamheten? Gul 12 Når förbundet uppsatta mål för ekonomin? Grön67 God ekonomisk hushållning 2025 12-31 Sydarkivera kommunalförbund Mars 202668 2 Inledning Bakgrund Enligt kommunallagen ska kommunal verksamhet kännetecknas av god ekonomisk hushållning. En del i den ekonomiska förvaltningen är att fullmäktige ska besluta om verksamhetsmässiga och finansiella mål för god ekonomisk hushållning. Dessa mål ska sedan följas upp i årsredovisning. Årsredovisning ska lämna information om följsamhet till det lagstadgade balanskravet. Revisorerna ska enligt kommunallagen 12 kap. 2 § bedöma om resultaten i årsredovisning är förenligt med beslutade mål inom området. Uppdraget ingår som en obligatorisk del i årets revisionsplan. Förbundsstyrelsen är ansvarig för upprättandet av årsredovisning. Revisionsobjekt i granskningen är förbundsstyrelsen. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att ge förbundets revisorer ett underlag för sin skriftliga bedömning, vilken skall biläggas årsredovisning i samband med fullmäktiges behandling av rapporten. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: 1. Är resultat i årsredovisning förenligt med beslutade mål för god ekonomisk hushållning? 2. Är redovisat balanskravsresultat förenligt med balanskravet? Det sker även en översiktlig granskning av årsredovisning som primärt fokuserar på följande delar: a) Tidpunkt för överlämning av årsredovisning till revisorer, b) Följsamhet till driftbudget, c) Följsamhet till investeringsbudget, d) Finansiell ställning samt e) Sjukfrånvaro Revisionskriterier Revisionskriterier i granskningen utgörs av: • Lag om kommunal bokföring och redovisning (LKBR), kap 11:8, 11:10, 13:2 • Kommunallag (KL), kap 11:1, 11:20 • Rådet för kommunal redovisnings rekommendation 15, Förvaltningsberättelse • Fullmäktiges beslut avseende god ekonomisk hushållning69 3 Avgränsning Granskningen avser årsredovisning som upprättats per 2025-12-31 och som behandlats av förbundsstyrelsen 2026-02-27. Övrig avgränsning, se avsnitt “Syfte och revisionsfrågor”. Metod Granskningen har skett genom analys av för granskningen relevant dokumentation. Granskningsresultatet har bedömts med hjälp av signalsystem: grön (uppfyllt), gult (delvis) och röd (ej uppfyllt). Rapportens innehåll har faktakontrollerats av ekonom.70 4 Granskningsresultat God ekonomisk hushållning Iakttagelser Förbundsfullmäktige har 2024-03-15 fastställt riktlinjer för god ekonomisk hushållning. Riktlinjerna omfattar mål av finansiell och verksamhetsmässig karaktär. I mål och budget 2025 med plan för 2026–2027, fastställt av förbundsfullmäktige 2024-03-15, finns 4 finansiella mål och 7 verksamhetsmål. • Finansiella mål: • Balanserad budget utan höjning av avgifterna som innebär ett 2 % överskottsmål samt bibehållen medlemsavgift. • Förbundet ska ha en likviditet som inte understiger utbetalningar av 2 månaders löpande utgifter. • Soliditeten ska inte understiga 30 %. • Nettoinvesteringarnas andel av medlemsavgifter och bidrag bör understiga 10 %. • Verksamhetsmål: • Kundnöjdhet hos förbundsmedlemmarna som håller sig på nivå fyra i en femgradig skala. Med årliga medlemsundersökningar i samband med årsredovisning. • Årligen utveckla verksamheten genom att nya leveranstyper successivt för mer • Sydarkiveras arkivsystem ska uppfylla minst 75 % av kraven i internationella standarder inom området för e-arkivering senast 2027. handlingar.71 5 förståelse samt förbättrad hantering av allmänna handlingar. • Anslutningsgraden ska öka över tid avseende anslutande tjänster. • Administrativa overheadkostnader per medlem minskar i takt med att nya medlemmar ansluts eller att flera utnyttjar våra anslutande tjänster. I årsredovisningen återfinns samtliga av dessa mål under ett särskilt avsnitt i förvaltningsberättelsen om god ekonomisk hushållning. I årsredovisningen bedöms 4 av 4 finansiella mål att uppnås per helår. I årsredovisningen görs utvärdering av fullmäktigemålen. 3 av 7 fullmäktigemål bedöms att uppnås och 4 uppfylls delvis. Av fullmäktiges sju målområden görs nedan bedömning: • Kundnöjdhet hos förbundsmedlemmarna som håller sig på nivå fyra i en femgradig skala. Med årliga medlemsundersökningar i samband med årsredovisning. Målet uppfylls. • Årligen utveckla verksamheten genom att nya leveranstyper successivt för mer Målet uppfylls. • Sydarkiveras arkivsystem ska uppfylla minst 75 % av kraven i internationella standarder inom området för e-arkivering senast 2027. Målet uppfylls delvis. handlingar. Målet uppfylls till övervägande del. förståelse samt förbättrad hantering av allmänna handlingar. Målet uppfylls delvis.72 6 • Anslutningsgraden ska öka över tid avseende anslutande tjänster. Målet uppfylls delvis. • Administrativa overheadkostnader per medlem minskar i takt med att nya medlemmar ansluts eller att flera utnyttjar våra anslutande tjänster. Målet uppfylls. Förbundsstyrelsen bedömer att måluppfyllelsen är god vid upprättande av årsrapporten. Förbundet beräknas på helårsbasis nå upp till överskottsmålet på 2% av medlemsintäkter och statsbidrag. Sydarkivera kommunalförbund kommer nå en god ekonomisk hushållning i verksamheten för helåret 2025. Vi noterar i årsredovisningen att det inte är tydligt vilka kriterier som ska användas för att bedöma om förbundsfullmäktiges mål uppfylls baserat på indikatorerna. Vi noterar att för vissa av fullmäktiges mål redovisas endast styrelsens indikatorer medan för vissa av fullmäktiges mål redovisas både fullmäktiges och styrelsens indikatorer. Balanskravsresultatet Iakttagelser Det finns ett särskilt avsnitt i förvaltningsberättelsen om balanskravsresultatet. I årsredovisningen prognostiseras balanskravsresultatet per helår uppgå till 4 820 tkr. Förbundet har inga tidigare underskott att reglera. Övrigt Iakttagelser Granskningen avser årsredovisning som upprättats för år 2025 och som behandlats av styrelsen 2026- 02-27. Styrelsen har därmed överlämnat årsredovisningen till revisorer inom föreskriven tid enligt kommunallagen (senast 15 april). Årsredovisningen ska innehålla upplysningar om förhållande som är viktiga för styrelsens verksamhet, resultat och ekonomiska ställning. Granskning av årsredovisning 2025 visar följande: - Den innehåller en investeringsredovisning. Investeringarna för år 2025 har uppgått till 639 tkr. - Den innehåller redovisning av ett antal finansiella nyckeltal, däribland soliditet. Soliditet ger en indikation om styrelsens finansiella stabilitet. Det framgår att soliditeten har ökat jämfört med föregående år. Soliditet (inklusive pensionsåtagande) per 2025-12-31 uppgår till 54 procent.73 7 - Den innehåller upplysningar avseende väsentliga personalförhållanden. Av redovisningen framgår att den totala sjukfrånvaron bland anställda uppgått till 4,88 procent under året. Här lämnas även information hur sjukfrånvaron förändrats jämfört med föregående år. Samlad bedömning Revisionsfråga 1: Är resultat i årsredovisning förenligt med beslutade mål för god ekonomisk hushållning? Finansiella mål: Ja Verksamhetsmål: Delvis Revisionsfråga 2: Är redovisat balanskravresultat förenligt med balanskravet? Följsamhet till balanskravsresultatet: Ja Rekommendationer För att utveckla granskningsområdet lämnas följande rekommendationer: • Tydliggöra vilka kriterier som ska användas för att bedöma om förbundsfullmäktiges mål uppfylls, baserat på indikatorerna. Beskrivningen av grunden till bedömning av förbundsfullmäktiges mål behöver utvecklas.74 8 2026-03-04 Rebecca Lindström Isabelle Panasco _________________________ _________________________ Uppdragsledare Projektledare Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sydarkivera kommunalförbund enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.75 Verksamhetsplan 2027 med budget Verksamhetsplan med budget, ekonomiska rapporter och bokslut 2027 Fastställd av förbundsfullmäktige 2026-03-20, § 6 SARK/2026:7276 Innehåll 1 Verksamhetsplan 2027 med budget Detta dokument innehåller övergripande verksamhetsmål för Kommunalförbundet Sydarkivera 2027 med ekonomisk budget och översikt för 2028 och 2029. I Sydarkiveras bastjänster ingår tillsyn, råd och stöd samt digitala arkivleveranser och digitalt slutarkiv. Anslutande tjänster erbjuds därutöver i fråga om gemensamt dataskyddsombud (DSO) samt analoga arkiv (pappersarkiv). Det finns en plan att avveckla det sistnämnda över tiden till förmån för hantering av pappersarkiven i ett annat förbund. Förbundet erbjuder en gemensam arkivorganisation som förvaltar digitalt slutarkiv och hanterar digitala arkivleveranser. De digitala arkivleveranserna hanteras i samarbete med förbundsmedlemmarnas systemförvaltningsorganisationer. För att säkerställa en hållbar informationsförvaltning är det förebyggande arbetet med förbättrade rutiner i den löpande verksamheten hos förbundsmedlemmarna en avgörande förutsättning. Sydarkivera erbjuder därför utbildning, råd och stöd när det gäller informationshantering och arkiv vilket på sikt kommer att göra arbetet med digitala arkivleveranser och digitalt bevarande enklare och mer kostnadseffektivt. Arkivtillsynen är det verktyg som Sydarkivera som arkivmyndighet använder för att kontrollera och följa upp förbundsmedlemmarnas arkiv- och informationsförvaltning. Syftet är att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av arkiv som är hållbar på lång sikt. Sydarkiveras utökade bevarandeplattform baseras på internationella öppna standarder, kod och hårdvara. Det innebär att samtliga komponenter är utbytbara över tiden och Sydarkivera blir inte bunden till någon specifik leverantör. Samverkan med andra aktörer och deltagande i projekt och satsningar är en viktig möjliggörare och förutsättning för den fortsatta utvecklingen inom digitalt bevarande för både Sydarkivera och omvärlden. 1.1 Vision Sydarkivera ‐ ett arkiv värt att lita på. Sydarkivera tror på en effektiv digital informationsförvaltning som säkerställer rätten att ta del av allmänna handlingar nu och för all framtid till nytta för demokratin, rättssäkerheten, forskningen och för miljön. 1.2 God ekonomisk hushållning Enligt Kommunallagen ska kommunalförbundet Sydarkivera ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. En god ekonomisk hushållning innebär inte enbart att räkenskaperna går ihop, utan innefattar även ett krav på att pengarna används till rätt saker och att de utnyttjas på ett effektivt sätt.78 Digital arkivering av information är ett område inom offentlig förvaltning som kräver långsiktig planering. För att på lång sikt kunna uppnå en god ekonomisk hushållning är det därför av stor vikt att arbetet sker långsiktigt och bygger på vedertagna och internationellt fastställda standarder. Sydarkivera har med anledning av detta arbetat med handlingsprogram, det senaste fastställt av förbundsfullmäktige 2022-11-11, § 9 för åren 2023-2026 (dnr SARK/2022:108). 2027 upprättas budget för första gången utanför det arbetet som tidigare gjorts inom ramen för arbete utifrån handlingsprogram men med fortsatt mål att utveckla en kostnadseffektiv, långsiktigt uthållig och samtidigt fortsatt teknikoberoende e-arkivfunktion. Medlemsavgiften på 27 kr per invånare och medlem (exkl. Region Blekinge som har särskilt avtal) ligger kvar som en utgångspunkt men med anledning av att 27-kronan inte tar hänsyn till den generella prisutvecklingen i samhället innebär den de facto en kontinuerlig minskning av anslagen för arkivverksamheten. Det arbete som pågår med översyn av medlemsavgifterna bedöms inte vara aktuellt förrän tidigast 2028 men har inte beaktats i flerårsöversikten. För 2027 gäller följande övergripande av fullmäktige fastställda verksamhetsmål: • Kundnöjdhet hos förbundsmedlemmarna som håller sig på nivå fyra i en femgradig skala. Med årliga medlemsundersökningar i samband med årsredovisning. • Årligen utveckla verksamheten genom att nya leveranstyper införs successivt för mer • Sydarkiveras arkivsystem ska uppfylla minst 75% av kraven i internationella standarder inom området för e-arkivering senast 2027. • Genomföra årlig tillsyn per medlemsorganisation enligt beslutad tillsynsplan i syfte att öka medlemmarnas förståelse samt förbättrad hantering av allmänna handlingar. förståelse samt förbättrad hantering av allmänna handlingar. • Anslutningsgraden ska öka över tid avseende anslutande tjänster. • Administrativa overheadkostnader per medlem minskar i takt med att nya medlemmar ansluts eller att flera utnyttjar våra anslutande tjänster. • Balanserad budget utan höjning av avgifterna som innebär ett 2% överskottsmål samt bibehållen medlemsavgift. • Förbundet ska ha en likviditet som inte understiger utbetalningar av 2 månaders löpande utgifter.79 • Soliditeten ska inte understiga 30 %. • Nettoinvesteringarnas andel av medlemsavgifter och bidrag bör understiga 10 %. 1.3 Personalmål Sydarkivera har målsättningen om låga sjukskrivningstal och en god personalpolitik. Sydarkivera strävar efter att vara en attraktiv arbetsgivare för att kunna trygga personalförsörjningen inom Sydarkiveras verksamhetsområden långsiktigt. 1.4 Ekonomisk budget RESULTATBUDGET, TKR 2027 2028 2029 Intäkter Avgifter från medlemskommuner 22 876 *22 221 **21 779 Inträdesavgifter nya medlemmar 443 0 0 Anslutande tjänst Dataskyddsombud 4 992 5 167 5 322 Anslutande tjänst Analoga arkiv 2 296 2 376 2 447 Övriga intäkter 335 347 359 SUMMA INTÄKTER 30 942 30 111 29 907 Kostnader Kostnader för huvudverksamhet -980 -1 005 -1 035 Kostnader för personal -24 237 -25 085 -25 962 Varav kostnader för förtroendevalda exkl. revisorer (-720) (-745) (-771) Övriga verksamhetskostnader (varav ofördelade medel) Besparings-/effektiviseringskrav - 4 701 (-300) -5 323*** (308) 2 300 -5 461 (317) 3 550 SUMMA KOSTNADER 29 918 29 113 28 908 RESULTAT FÖRE AVSKRIVNINGAR 1 024 998 99980 Avskrivningar -556 -556 -556 RESULTAT EFTER AVSKRIVNINGAR 468 442 443 Finansiella kostnader -31 -31 -31 Finansiella intäkter 188 188 188 PERIODENS/ÅRETS RESULTAT 625 599 600 *Hässleholm utträde 2028, Tibro, Karlsborg och Hjo ansluter **Mörbylånga utträde 2029 Intäkterna är beräknade på den över tiden oförändrade medlemsavgiften på 27 kr/kommuninvånare för de befintliga medlemmarna samt att Finspångs kommun ansluter. Några generella uppräkningar eller förändringar i anslaget för att möta generella kostnadsökningar, inflation etcetera har sedan starten 2015 inte varit aktuella vad medlemsavgiften beträffar. 2024 beslutade styrelsen om ett uppdrag att se över medlemsavgifterna med avseende på möjligheten till differentiering, ett uppdrag som pågår. Intäkterna för översiktsåren 2028-2029 förändras i och med att Hässleholm utträder 2028 samt Mörbylånga utträdet 2029. 2028 tillkommer i stället kommunerna Hjo, Karlsborg och Tibro vars medlemsavgifter uppgår till ungefär hälften av den minskning som inträffar till följd av Hässleholms utträde. Kostnader för revision ingår i budgeten 2027 i form av ofördelade medel med totalt 300 tkr. Omfattningen på anslutande tjänster har beräknats utifrån de avtal som gäller idag med kända avtalade förändringar och har liksom övriga intäkter räknats upp i med 3,5 % i enlighet med SKR Cirkulär 25:59 som prognosticerar motsvarande utveckling av arbetskraftskostnader (tabell 16, Prisindex för kommunal verksamhet). Motsvarande index har använts för uppräkning av tjänsterna för översiktåren 2028 och 2029. På kostnadssidan är omfattar budgeten 29,8 tjänster. Kostnaderna avseende huvudverksamhet har att göra med fullgörande av uppdraget i enlighet med förbundsordningen och avser den del av verksamheten där förbundet använder sig av konsulter eller liknande för till exempel inleveranser av arkivmaterial eller vid anordnandet av utbildningar. Denna del har under de senaste åren minskat till förmån för övergång till digitala utbildningar och möten. Uppräkning av dessa kostnader har gjorts för översikten 2028-2029 i enlighet med priskostnad för kommunal verksamhet (SKR Cirkulär 25:59) liksom kostnaderna för personal samt övriga verksamhetskostnader. En tillkommande kostnad på 500 tkr ligger med 2028 för byte av huvudkontor. Kostnader för avskrivningar liksom finansiella intäkter och kostnader visas i översikten som konstanta. Följden av att kostnaderna generellt ökar i högre grad än intäkterna visar sig 2028 samt 2029 i form av ett sparbeting för att klara ett positivt nettoresultat med ett fortsatt 2 % överskott.81 1.5 Investeringar Förbundet fortsätter kontinuerligt att bygga ut med lagringsmedia för det digitala bevarandet. Miljön behöver även stärkas för att bättre tåla oförutsedd strömförlust. INVESTERINGSBUDGET (tkr) 2027 2028 2029 Lagring dig. bevarande 300 700 1 000 Servermiljö dig. bevarande 2 000 Kontors-IT 300 300 300 Avbrottsfri kraft 500 Summa investeringar 1 100 3 000 1 300 2 Förvaltningsorganisation Sydarkiveras förvaltning är sedan 2020 indelad i stab och enheter. Staben leds av förbundschefen och respektive enhet har en enhetschef. Det strategiska arbetet leds från ledningsgruppen.82 Sydarkiveras tjänster är indelade i bastjänster och anslutande tjänster. Bastjänster ingår i medlemsavgiften. Anslutande tjänster avtalas och finansieras separat. Enheterna är tjänsteägare och enhetschefen tjänsteansvarig för de olika tjänstepaketen. 2.1 Bastjänster Bastjänsterna ingår i medlemsavgiften som förbundsmedlemmarna betalar. De övergripande ramarna för bastjänsterna finns i förbundsordningen samt Sydarkiveras handlingsprogram som pekar ut de strategiska utvecklingslinjerna för perioden 2023-2026. Handlingsprogrammet har fastställts av förbundsfullmäktige efter remiss hos samtliga medlemmar och har definierat ett antal övergripande utvecklingslinjer vilka också utgör grund för det fortsatta arbetet efter planperioden: • Förstärka och förbättra • Möta medlemmarna • Kommunicera och förankra • Samarbeta digitalt och på plats • Stödja digitalisering • Leda utveckling i öppna forum • Bygga arkivcentrum • Växa för att bli starkare När det gäller hel eller delad arkivmyndighet fattar varje förbundsmedlem eget beslut genom sitt arkivreglemente. 2.1.1 Gemensam arkivmyndighet Som gemensam arkivmyndighet har Sydarkivera två centrala uppdrag, nämligen att ansvara för överlämnade digitala arkiv och att utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas informationshantering och arkiv. Sydarkiveras tillsyn omfattar både den digitala och analoga informationshanteringen. Tillsyn är ett uppdrag som arkivmyndigheten har genom LEDNINGSGRUPP Mats Porsklev TILLSYN OCH INFORMATIONS- FÖRVALTNING CENTRALARKIV OCH DIGITISERING UTVECKLING OCH IT Mårten Lindstrand STAB Mats Porsklev83 bestämmelser i arkivlagen. Förbundets tillsynsverksamhet bedrivs i enlighet med tillsynsplan antagen av Sydarkiveras förbundsstyrelse. 2.1.2 Digitala arkiv Sydarkivera tillhandahåller gemensamt slutarkiv och långsiktigt digitalt bevarande avseende de elektroniska handlingar som överlämnas till Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet. Sydarkivera stödjer förbundsmedlemmarna i arbetet med digitala arkivleveranser. Detta sker genom samordning, utredning, metodutveckling och praktisk handledning. 2.1.3 Råd och stöd Varje myndighet, nämnd eller styrelse, ansvarar fullt ut för sin information fram till informationen överlämnas till Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet. Informationen hanteras av förvaltningar och bolag i verksamheten med hjälp av de verksamhetssystem eller mellanarkiv (verksamhetsnära arkiv) som förbundsmedlemmarna har valt att använda. För att stödja förbundsmedlemmarna med expertkunskap om arkiv och digitalt bevarande erbjuder Sydarkivera rådgivning och forum för erfarenhetsutbyte. 2.1.4 Utbildning Sydarkivera erbjuder utbildningar för olika målgrupper, inriktningar och kunskapsnivåer. Utbildningarna anpassas löpande efter förbundsmedlemmars identifierade behov. Utbildningarna är en grundläggande förutsättning för förbundsmedlemmarna att på ett fungerande sätt delta i arbetet med digitala arkivleveranser, tillsyn, rådgivning och erfarenhetsutbyte. 2.2 Anslutande tjänster Anslutande tjänster faller utanför ramen för medlemsavgiften. Målsättningen är att samtliga anslutande tjänster ska kännetecknas av hög kvalitet och bedrivs med full kostnadstäckning där särskilda avtal tecknas med respektive intressent. 2.2.1 Analoga arkiv Sydarkivera erbjuder möjligheten att åta sig rollen som arkivmyndighet för överlämnade arkiv på papper eller andra analoga medier (hel arkivmyndighet). I den anslutande tjänsten ingår84 förvaltning av kommunarkiv/centralarkiv och långsiktigt bevarande av de handlingar på papper och andra analoga medier som överlämnats till arkivmyndighet. 2.2.2 Gemensamt dataskyddsombud (DSO) Sydarkivera erbjuder sina medlemskommuner att som anslutande tjänst ta del av verksamheten gemensamt dataskyddsombud vilken utförs av ett team med kompetens inom juridik, IT och informationssäkerhet samt arkiv. Dataskyddsombudets primära uppgift är rådgivning i dataskyddslagstiftning och övervakning av efterlevnaden av dataskyddsförordningen. 2.2.3 Nya anslutande tjänster För att utveckla Sydarkivera och de tjänster som tillhandahålls inom Sydarkivera har förbundsfullmäktige i tidigare beslut fastställt att 1 % av budget bör reserveras för att utreda nya anslutande tjänster. Aktiviteter för 2027 i syfte att utreda nya anslutande tjänster har inte kvantifierats.85 86 87 88 89 90 Remiss Sida 1 (1) 2026/86 Presidium Id 2026.630 Remittering av motion om behandling av medborgarförslag Beslut om remittering 1. Motionen får ställas. 2. Motionen remitteras till demokratiberedningen för beredning. Synpunkter ska inhämtas från kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Sammanfattning av ärendet Jens af Ekenstam Stenman (V) föreslår i sin motion följande. 1. Förslagsställaren ska bli mer involverad i processen, genom att få tala med utredaren av ärendet och förklara hur man har tänkt. 2. Förslagsställaren ska få vara med vid nämndssammanträdet som fattar sitt beslut eller sammanställer sin rekommendation till fullmäktige - Regeringen föreslår just detta i förslag av den 251105. 3. Förslagsställaren ska bjudas in till fullmäktige om och när beslut fattats där och ges tillfälle att om så önskas berätta om sitt förslag med sina egna ord. Jens af Ekenstam Stenman (V) önskar att fler ska lämna in medborgarförslag. Han skriver att hans motion syftar till att öka förståelsen för beslutet och för hur kommunen tänker och fungerar bland medborgarna, den syftar också till en tätare dialog och ökad förståelse från kommunens sida. På så vis skulle demokratin stärkas, menar han. Jens af Ekenstam Stenman (V) resonerar vidare att syftet med medborgarförslag är att öka medborgarnas politiska deltagande mellan val och låta fler vara med och påverka. Motion om behandling av medborgarförslag, KS 2026.245 Kommunfullmäktiges ordförandeSignature reference: d6e7f292-a0ec-41ca-bd2b-acd379524e9691 Ordförande: Leif LarssonSignature reference: d6e7f292-a0ec-41ca-bd2b-acd379524e9692 93 Remiss Sida 1 (1) 2026/121 Presidium Id 2026.860 Remittering av medborgarförslag om gångfartsområde vid Humlestigen Beslut om remittering Ärendet Siv Girdland föreslår i sitt medborgarförslag att kommunen sätter upp en tavla för gångfartsområde vid infarten till Humlestigen från Olle Pers-gatan. Siv Girdland mener att Humlestigen är smal och har begränsad sikt och att trafiken på området har ökat på senare tid. Hon skriver att många äldre bor i området men även barn och husdjur och att det finns behov att hålla ner farten och lämna företräde för gående. Medborgarförslag om gångfartsområde vid Humlestigen, bostadsrättsföreningen Aspen, KS 2026.679 KommunfullmäktigeSignature reference: 8a5fc55d-e51c-4808-a163-681e71fd2f6b94 Ordförande: Leif LarssonSignature reference: 8a5fc55d-e51c-4808-a163-681e71fd2f6b95 96 Beslut Sida 1 (1) 2026/151 Presidium Id 2026.941 Överlämnande av medborgarförslag om belysning på parkering vid Vimmerby gymnasium Beslut Ärendet Avelina Sandberg föreslår i sitt medborgarförslag att kommunen anordnar belysning på gångvägen vid parkeringen vid Västra entrén till Vimmerby gymnasium. Avelina Sandberg resonerar att det är väldigt mörkt på parkeringen, där många personer vardagligen passerar. Hon menar att mörkret innebär är en säkerhetsrisk när det gäller både olyckor och kriminalitet. Medborgarförslag om belysning på parkering vid Vimmerby gymnasium, KS 2026.901 Kommunfullmäktiges ordförandeSignature reference: 90f95d36-0c06-49f4-9e3f-f83547439f6c97 Ordförande: Leif LarssonSignature reference: 90f95d36-0c06-49f4-9e3f-f83547439f6c98 99 Beslut Sida 1 (1) 2026/236 Presidium Id 2026.1672 Överlämning av medborgarförslag om övergångställe Beslut Ärendet Linnéa Nestor föreslår i sitt medborgarförslag att kommunen anordnar ett övergångsställe vid korsningen Lantmannagatan/ Kungsgatan. Linnéa Nestor skriver att många, även yngre, skolelever passerar Kungsgatan till och från skolan. De går ofta in till skolan via Lantmannagatan och sedan vidare på gångvägen mot Vimarparken. Eleverna väljer inte övergångsstället vid ishallen, då det blir en lång omväg, resonerar hon. Linnéa Nestor menar att ett övergångsställe på den föreslagna platsen bidrar till att undvika olyckor. Medborgarförslag om övergångställe i korsningen Lantmannagatan/ Kungsgatan, KS 2026.1560 Kommunfullmäktiges ordförande100