Servicenämnden — 13 maj 2026

§ 27 Dnr 3 Justering av protokoll Servicenämndens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet utser Kaj-Mikael Petersson (KD) till att justera dagens protokoll. Bakgrund Arbetsutskottet ska besluta vem som utöver ordförande ska justera nämndens protokoll. 4 (13)

§ 28 Dnr 13 Information från förvaltningen och frågor till förvaltningen Servicenämndens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet noterar informationen i protokollet. Bakgrund Anneli Ekstedt, förvaltningschef, informerar om rekryteringen som skett på IT- och digitaliseringsavdelningen, samt en enhetschef till kontaktcenter. Under gårdagen genomfördes krisledningsövningar för staber för olika verksamheter inom kommunen, som samordnades av säkerhetsenheten. Kontaktcenters arbete med samtalsanalys med hjälp av AI för inkommande samtal har uppmärksammats i en tidningsartikel. 5 (13)

§ 29 Dnr 1209 Information om arbete med intern kontroll 2026 Servicenämndens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet noterar informationen i protokollet. Bakgrund Anna Johansson, chef för service och bemötande, och Anna Lorentzson, verksamhetschef för måltidsorganisationen, informerar om det planerade arbetet med intern kontroll för 2026. I den intern kontrollen för 2026 ingår granskningar av tjänstekort, borgerlig vigsel och livsmedelshantering. För tjänstekorten planeras en workshop för kortadministratörer, stickprov i administrationen och kontroll samt uppföljning av kunskap och rutiner. För borgerlig vigsel planeras en workshop för handläggare för borgerlig vigsel, stickprov i administrationen och kontroll av rutiner samt styrande dokument. För livsmedelshanteringen planeras granskningen göras genom analys av kontrollrapporter som miljö- och hälsoskyddsinspektörerna gör vid inspektionsbesök under 2026. 6 (13)

§ 30 Dnr 2026-00018 Information om ekonomisk uppföljning efter april 2026 med helårsprognos Servicenämndens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet noterar informationen i protokollet. Bakgrund Servicenämndens uppföljning per april 2026 med helårsprognos. Uppföljningen innefattar både ekonomi och status på uppdrag. Beslutsunderlag Petra Grankvist, controller, och Linn Bornliden, verksamhetsutvecklare, informerar om uppföljning efter april med helårsprognos. För perioden januari till april ligger förvaltningen på ett överskott på 8 miljoner kronor. Helårsprognosen beräknas till ett överskott på 1,2 miljoner kronor. Verksamhetsredovisningen visar att 11 uppdrag pågår enligt plan, medan ett uppdrag inte är påbörjat enligt plan. 7 (13)

§ 31 Dnr 2026-00021 Beslut om lokalrevision för serviceförvaltningen 2026 Servicenämndens arbetsutskotts förslag Servicenämnden godkänner förvaltningens lokalrevision 2026. Bakgrund Som ett led i arbetet med en långsiktigt hållbar lokalförsörjning har förvaltningen genomfört en lokalrevision enligt ny modell för lokalförsörjningsprocessen. Nämnden fick information om den nya processen vid sitt sammanträde i april. Lokalrevisionen redovisar nuläge samt identifierar behov av förändringar utifrån verksamhetsutveckling, demografiska förändringar, arbetsmiljökrav och ändrade lagkrav. Beslutsunderlag Patric Svensson, verksamhetscontroller, informerar om ärendet vid dagens sammanträde. I en skrivelse, den 29 april 2026, redogör förvaltningschefen för ärendet. Av skrivelsen framgår bland annat att lokalrevisionen inte är ett beslut om enskilda investeringar eller lokalförändringar utan ett övergripande underlag för fortsatt prioritering och planering. Förvaltningen bedömer att den genomförda lokalrevisionen ger en tillräckligt heltäckande och aktuell bild av förvaltningens behov av verksamhetslokaler. Genom lokalrevisionen skapas en gemensam utgångspunkt för det fortsatta arbetet med lokalförsörjning och eventuella framtida beslut. - Tjänsteskrivelse - Lokalrevision för serviceförvaltningen 2026 - Lokalrevision för serviceförvaltningen behovsprognos 2026 8 (13)

§ 32 Dnr 2025-00017 Beslut om byggnation i lokalprojekt - Nya lokaler för IT- och digitaliseringsavdelningen Servicenämndens arbetsutskotts förslag Servicenämnden beslutar att ge förvaltningschefen i uppdrag, i samarbete med Växjö Fastighetsförvaltning AB (Vöfab), genomföra ombyggnationer av lokaler till IT- och digitaliseringsavdelningens verksamhet. Bakgrund Servicenämnden beslutade i § 78/2025 uppdra åt förvaltningschef att, tillsammans med Vöfab och lokalförsörjningsavdelningen, genomföra projektering av lokalprojekt för lokaler till IT- och digitaliseringsavdelningens verksamhet. Servicenämnden beslutade i § 35 /2025 uppdra åt förvaltningschef att, tillsammans med Växjö Fastighetsförvaltning AB (Vöfab) och lokalförsörjningsavdelningen, starta lokalprojekt för lokaler till IT- och digitaliseringsavdelningens verksamhet. Beslutsunderlag I en skrivelse, den 5 maj 2026, redoför förvaltningschefen för ärendet. Av skrivelsen framgår bland annat att IT- och digitaliseringsavdelningen idag har sina kontorslokaler på Industrigatan 9 i en fastighet som ägs och förvaltas av Castellum men där Vöfab via inhyrning tillhandahåller lokalerna till avdelningen. Avtalet förnyades 2024 och löper till 2026-12- 31, men har förlängts till april 2027. Lokalerna är anpassade för upp till 70 medarbetare. Nuvarande lokaler bedöms inte långsiktigt uppfylla verksamhetens behov. Vöfab har inom sitt lokalbestånd ledig kapacitet i lokalerna på Framtidsvägen. Ombyggnation krävs för att anpassa lokalerna så de motsvarar IT och digitaliseringsavdelningens lokalbehov. Kostnader för ombyggnationen baseras på framtagna kalkyler och inkomna anbud. Enligt nuvarande bedömning bedöms den totala investeringen till 13,9 miljoner kronor. Den preliminära hyran för år 1 bedöms till 2,3 miljoner kronor. Detta är en fördyrning sedan kostnadsbedömningen som gjordes innan upphandling, då bedömdes kostnaden till 12 Mkr. 9 (13) Totalt innebär de nya lokalerna en preliminär hyresökning motsvarande 0,7 Mkr per år jämfört med nuvarande lokal på Industrigatan. - Tjänsteskrivelse - Beslut om byggnation i Lokalprojekt nya lokaler för IT- och digitalisering Yrkanden Kaj-Mikael Petersson (KD) med instämmande från Kjell Olsson (S): Bifall till liggande förslag. Beslutsordning Ordförande Arijeta Reci (S) frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att arbetsutskottet beslutar enligt liggande förslag. 10 (13)

§ 33 Dnr 2026-00020 Yttrande över kommunens revisorers grundläggande granskning 2025 Servicenämndens arbetsutskotts förslag Servicenämnden översänder yttrande till kommunens revisorer angående grundläggande granskning 2025, enligt förvaltningschefens skrivelse den 28 april 2026. Bakgrund Kommunens revisorer har låtit genomföra grundläggande granskning 2025. Mot bakgrund av granskningen har revisorerna lämnat en rekommendation till servicenämnden att säkerställa att rapporteringen i de ekonomiska månadsrapporterna avser föregående månads resultat. Under 2025 sammanställdes nio stycken ekonomi- och uppföljningsrapporter till nämnden. Ekonomiska månadsrapporter sammanställdes för februari, mars, maj, september, november. De koncerngemensamma rapporterna lämnades för april, augusti, oktober, december. Detta i enlighet med fastställt minikrav på ekonomisk rapportering. Revisionens bedömning av verksamhetsstyrningen är att nämnden genom sin styrning har säkerställt att verksamheten bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål och uppdrag. Nämnden följer löpande upp verksamhetens måluppfyllelse och uppdragens status. Revisionens bedömning av ekonomistyrningen är att nämnden säkerställt att verksamheten bedrivs på ett ekonomiskt tillfredställande sätt. Nämnden bedriver sin verksamhet inom de ekonomiska budgetramarna. Vidare bedömer vi att nämnden i allt väsentligt följer verksamhetens ekonomiska resultat under året. Nämnden upprättar budget på avsett sätt och följer upp den med den frekvens som föreskrivs av kommunens regelverk. Då nämnden inte hade möte under perioden juni-augusti och i oktober, försköts rapporteringen för månaderna maj och september. Revisionens bedömning av intern kontroll är att nämnden följer upp den interna kontrollen inom nämndens verksamheter. Detta genom att anta och följa upp en internkontrollplan. 11 (13) Beslutsunderlag I en skrivelse, den 28 april 2026, redogör förvaltningschefen för ärendet. Av skrivelsen lämnas förslag på yttrande. Yttrande Revisorerna gör bedömningen att nämnden upprättar budget på avsett sätt och följer upp den med den frekvens som föreskrivs av kommunens regelverk. Då nämnden inte hade möte under perioden juni-augusti och i oktober, försköts rapporteringen för månaderna maj och september. Revisorerna rekommenderar att säkerställa att rapporteringen i de ekonomiska månadsrapporterna avser föregående månads resultat. Servicenämnden delar revisorernas bedömning. Nämnden sammanträder sju gånger per år. Bedömningen är att ärendemängden inte motiverar fler sammanträden, samtidigt som sammanträdena behöver spridas över året, med fyra under våren och tre under hösten. Idag är rutin att de ekonomiska rapporterna förankras vid presidieberedning och arbetsutskott innan beslut fattas i nämnden. Den ekonomiska rapporten behandlas vid det nämndsammanträde som ligger närmast i tid. Det är därmed inte alltid möjligt att behandla en ekonomisk rapport redan månaden efter, eftersom sammanträdesplaneringen inte alltid ger utrymme för detta. Sammanträdena fördelas över året för att även tillgodose verksamhetens behov av politiska beslut i nämnden, även om ekonomiska aspekter beaktas vid planeringen av kommande års sammanträden. - Servicenämndens yttrande om kommunens revisorers granskning 2025 - Missiv - Grundläggande granskning 2025 - Revisionsrapport - Grundläggande granskning 2025 12 (13)

§ 34 Dnr 2025-00007 Revidering av servicenämndens delegationsordning Servicenämndens arbetsutskotts förslag Servicenämnden antar bilagt förslag till reviderad delegationsordning. Bakgrund En översyn av nämndernas delegationsordningar har gjorts av kansliet utifrån HR-området för att samtliga delegationsordningar ska vara mer enhetliga och spegla varandra. Beslutsunderlag I en skrivelse, den 5 februari 2026, redogör förvaltningschefen för ärendet. Av skrivelsen framgår bland annat att mindre ändringar har gjorts i förslaget till delegationsordningen för att samtliga nämnders delegationsordningar ska vara mer enhetliga när det gäller HR-området, vilket underlättar arbetet för HR-konsulter som jobbar mot en eller flera nämnder. - Tjänsteskrivelse Revidering av servicenämndens delegationsordning HR-området 2026 - Förslag till revidering av servicenämndens delegationsordning med anledning av ändringar HR-området 13 (13)

§ 35 Dnr 9 Övrigt Ordförande Arijeta Reci (S) påminner om lunchen efter servicenämndens sammanträde den 26 maj. Undertecknat av följande personer Arijeta Reci E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2026-05-13 16:24:36 KAJ-MIKAEL PETERSSON E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2026-05-19 17:58:06 Underskriftstjänst: twoday Underskriftstjänst © twoday Dokumentet är signerat av Ciceron DoÄ Organisation Organisation: Servicenämnden Organisationsnr: 212000-0662 E-post: servicenamnden@vaxjo.se Hemsida: www.vaxjo.se © twoday