Kommunstyrelsen — 1 juni 2026

Noteringar från föregående möte 18/3, inga frågor eller kommentarer.

Enheten ▪ Lars går igenom årsrapportens information kopplat till enheten. ▪ Kortfattad information om nyligen slutförda rekryteringar. ▪ Uppdragen fortsätter strömma in trots tidigare signaler om svag ekonomi och återhållsamhet. o Årsrapport 2025 ▪ Valda delar ur årsrapporten med tonvikt på information från Upphandlingsmyndigheten och hur det även känns igen för vår samverkan. ▪ Speciellt delar kopplat till delar som har nära koppling till upphandling men som ej idag är inkluderat i uppdraget till Upphandlingsenheten ▪ Togs upp som viktig information inför diskussion om eventuellt utökat uppdrag och mandat för Upphandlingsenheten. o Inköpsfunktion – Västervik ▪ Kort uppdatering om arbetet i Västervik utifrån ett budgetuppdrag som gavs 2024. Ett av uppdragen är att implementera inköpsfunktion. Bland annat att skapa tydliga roller inklusive ansvar, etablera interna samverkansgrupper, stödmaterial med mera. ▪ Nytta för hela vår samverkan. Alla våra samverkans kommuner har samma behov. Dra nytta av Västerviks åtgärder i takt med att de kommer på plats.

o Bestyrka samverkansavtalet ▪ Bestyrkandet godkändes vid förra mötet. Lucas begärde vid mötet förtydligande av kopplingen mellan bestyrkande och avtalstid. Bestyrkandet är samverkans ingående delar och fördelning av ansvar och roller. Avtalstiden är separat villkorad i samverkansavtalet. Lucas var nöjd med svaret. Digital signering pågår. o Uppdatera riktlinjerna utifrån ny nationell upphandlingsstrategi. ▪ Lars presenterade förslag till uppdateringar. Gruppen diskuterade punkterna och gjorde ett par mindre justeringar. ▪ Lars får i uppdrag att ta förslaget vidare till Taktisk grupp som i sin tur får ta det till respektive kommuns ledningsgrupp på remiss. Därefter återkoppla till Lars för framtagning av underlag för beslut. o Social hållbarhet – ”Från ingenting till någonting”. ▪ Samverkansgrupp med hållbarhetsansvarig och kontakt på ”arbete & kompetens” under uppbyggnad. Upphandlare Lisa samordnar. ▪ Framtagning av en förenklad variant av ”samhällsekonomisk kalkyl” för en person som går från långtidsarbetslöshet tillbaka till arbetslivet pågår. ▪ Grundförutsättningar • Insatser ska inte påverka antalet förväntade anbud negativt. Ska inte heller belasta beställaren. Merarbete för ”arbete & kompetens” samt upphandlare (Lisa – spets). Samtidigt en ny möjlighet för ”arbete & kompetens” att nå sina mål. • Samordning av mål och uppföljning. Varje kommun sätter förstås sina egna mål. Jämförelser och lärande kommer göras gemensamt. ▪ Återrapportering till Strategisk grupp. o Ekonomisk hållbarhet. ▪ Testperiod av systemstöd i form av en tjänst ”Roaring” pågår. Förhoppningen är att bättre fånga upp varningssignaler kopplat till välfärdsbrottslighet. Piloten genomförs via Taktisk grupp och med ett begränsat antal testpersoner. o Spendverktyg. ▪ Avtal tecknad med Xpendio. Implementering pågår för Västerviks kommun. Övriga kommuner kommer erbjudas att successivt ansluta. Lars mål är förstås att samtliga kommuner ansluter sig då vi får en mängd skalfördelar: • Gemensam inköps- och upphandlingsdata. • Gemensamt upphandlat, option för samtliga kommuner. • Gemensam administration. • Gemensamma standardrapporter för jämförelser och lärande mellan kommuner och verksamheter. • Jämförelser inte bara mellan kommuner utan även verksamheter i olika kommuner. • Gemensam leverantörsmarknad. o Lokal kraft in i offentliga affärer. ▪ Upphandlingsenheten har tillsammans med kommunernas näringslivsutvecklare arbetat fram en projektbeskrivning som nu är ”provtryckt” för eventuell finansiering av Regionen. ▪ Första responsen från Regionen är ett avslag med hänvisning att det redan pågår ett projekt ”Smart upphandling för mindre klimatavtryck”. ▪ Gruppen med Lars och näringslivsutvecklare vidhåller att dessa projekt är helt olika med olika utgångspunkt och olika Projekten har olika fokus och mål: ▪ Smart upphandling: Adresserar beställarsidan och hur offentlig sektor kan bli en mer strategisk, kravställande och uppföljande aktör för att driva klimatomställningen. ▪ Lokal kraft: Adresserar leverantörssidan och hur leverantörer, framför allt små-, medelstora och nyetablerade företag, faktiskt kan delta i och dra nytta av offentliga affärer via upphandlingar. ▪ Strategisk grupp anser det är viktigt att driva frågan vidare utifrån fokus och mål. Dessutom stor betydelse för våra kommuner att få ta del av Regionens finansiering då genomförande står och faller med det.\n▪ Strategisk grupp vill att Lars och näringslivsutvecklarna tar frågan vidare till kommundirektörer för att inte driva frågan i olika spår utan att i stället kraftsamla. Kommundirektörer i Oskarshamn och Hultsfred kontaktas i första hand.

o Ökat mandat? ▪ Stora utmaningar framåt för alla landets kommuner i form av resurs, kompetens och ekonomi. Beroendet av externa leverantörer kommer öka och därmed behovet att öka kommunernas affärsmässighet i relationerna till näringslivet övergripande. Bland annat via stärkt beställarkompetens, marknadsförståelse, leverans-, leverantörs- och avtalsuppföljning samt inkludera leverantörsperspektivet mer i allmänhet. ▪ Det blir allt viktigare att hantera målkonflikter i frågor som rör konkurrenskraft, välfärd, hållbarhet samt beredskap och försörjningstrygghet”. ▪ En lösning för våra kommuner kan vara utökat uppdrag till Upphandlingsenheten i kombination med utökade resurser. Det för att dela resurser och kompetenser även inom delar som idag ligger utanför Upphandlingsenhetens uppdrag men som potentiellt bidrar till ovan punkter som i sin tur driver och styr mot ökad inköpsmognad och därmed högre måluppfyllelse. ▪ Strategisk grupp ser frågan som viktig för att samverkan ska utvecklas löpande. Vill dock, av praktiska skäl, avvakta och senarelägga frågan till efter valet. ▪ Ett steg som vi dock tar är att koppla ihop Strategisk grupp med Taktisk grupp vid två av gruppens fyra möten. Första gemensamma mötet blir 2026-11-19 då mötet hålls på plats i Vimmerby. Lars informerar Taktisk grupp.

o DIS för LSS-boende ▪ Gemensam upphandling. Västervik, Vimmerby, Mönsterås och Hultsfred klara. Diskussion med Oskarshamn och Högsby pågår. Värde exklusive Hultsfred cirka 220Msek. o Nya ”Fokusområden” 2026 ▪ Förbrukningsmaterial ▪ Möbler • Snabbsortiment, upphandla, vassare miljökrav, återbruk. • Begäran likt den för social hållbarhet kommer att komma från Lars. • Info via Operativ grupp är att flera kommuner planerar för återbruk av kontorsmöbler så det borde ligga rätt i tiden. o Entreprenader eller Fastighetsnära varor. ▪ Kommer börja med en underkategori (oklart vilken) då dessa områden är väldigt omfattande. o ”Gasa” projekt – Cirka 40Tsek ▪ 3 - 4 Spetsar inom direktupphandling. Först utbilda dessa via Tomas Näslund, Ecenea. ▪ Därefter i ett kortare projekt / uppdrag ta fram utbildningsmaterial för både utbildare och de som går utbildningen.\no Upphandlingssummering – Försenat men ej bortglömt. ▪ Hur gick upphandlingen? +/-. ▪ Vad sker framåt? Avtalsansvarig, prisjusteringar, leverans- / leverantörs- och avtalsuppföljning o Pilot ”Hållbar upphandling” ▪ Förbrukningsmaterial ▪ Utvärdera ”Rivningsprojekt”

o Framdrift pågående och planerade initiativ o Uppdatering ”Inköpsfunktion” Västervik o Uppdatera Road-map inför 2027

o Bokat: 2026-09-17. 15–16,30. Teams. o Bokat: 2026-11-19. 10–12 + lunch. Vimmerby.