Västerviks Bostads AB bolagsstyrelse — 26 mars 2026

Ordförande Roger Axmon hälsar alla välkomna till dagens styrelsemöte och förklarar mötet öppnat.

Upprop görs och närvarande är: Roger Axmon, ordförande Ruth Piatek – Wallin, vice ordförande Tomas Sundell Krister Örnfjäder Kenneth Lind Thorbjörn Bäckrud Stefan Ågren Marcus Sundell Jonas Ålstam Andreas Horste Mattias Pettersson Pelle Svensson Fredrik Andersson Fredrik Borg Dunge Pia Jurell Linnéa Nilsson

Styrelsen beslutar Att välja Stefan Ågren som justerare till dagens styrelsemöte.

Styrelsen beslutar Att ärendepunkt 17 "Rapporter" behandlas efter ärendepunkt 10 "Affärs- och handlingsplan för Västerviks Bostads AB 2026", samt Att godkänna dagordningen.

Diarienummer: 2026/8 Styrelsen beslutar Att godkänna föregående protokoll och lägga detta till handlingarna.

Sammanfattning av ärendet Styrelsen har uttryckt önskemål om att få en bättre inblick i bolagets verksamhet genomatt få presentationer från bolagets chefer. Syftet är att ge styrelsen en tydligare förståelse för den dagliga verksamheten och en helhetsbild av bolaget. Till dagens styrelsemöte är bolagets fastighetschefer Mattias, Pelle och Fredrik inbjudna för att informera om deras nya och utvecklade roller som fastighetschefer. Rollen som fastighetschef har breddats i jämförelse med den tidigarare förvaltningsrollen och innebär idag ett större helhetsansvar för både fastighetsbeståndet och verksamhetens utveckling. Den nya rollen ger ökad möjlighet att arbeta strategiskt, med större mandat i beslutsfattande samt ett tydligare ansvar för långsiktig planering och samordning inom respektive område. Fastighetscheferna redogör för hur deras organisationer är uppbyggda samt hur ansvar och arbetsuppgifter är fördelade inom respektive avdelning. De presenterar även sina avdelningar, driftlag och de fastighetsskötare som ingår i de olika teamen. Fastighetsskötarna har bred kompetens och kompletterande kunskapsområden, vilket är en förutsättning för välfungerande driftlag. Genom sin förmåga att självständigt hantera många olika arbetsmoment bidrar de till en effektiv och flexibel verksamhet. Den samlade erfarenheten och djupa kunskapen hos fastighetsskötarna utgör en central resurs i det dagliga arbetet. Deras kompetens är avgörande för att säkerställa en stabil, kvalitativ och professionell drift, samt för att skapa kontinuitet i verksamheten. Vidare lyfter fastighetscheferna att bolaget har ett nära och väl fungerande samarbete inom hela kommunkoncernen, såväl med övriga bolag som med kommunens förvaltningar. Samarbetet präglas av en god dialog, tydlig samordning och ett gemensamt ansvarstagande i frågor som rör fastighetsförvaltning och utveckling. Genom detta samarbete skapas förutsättningar för effektiva arbetssätt, bättre resursutnyttjande och en helhetssyn i planering och genomförande av olika insatser. Det bidrar även till ökad kvalitet i leveranserna samt en stabil och långsiktigt hållbar verksamhet. Styrelsen får möjlighet att ställa frågor under styrelsemötet. Styrelsen tackar för en givande och intressant presentation. Styrelsen beslutar Att godkänna informationen.

Sammanfattning av ärendet Styrelsen har uttryckt önskemål om att få en översikt av hur en upphandling går till. Till dagens styrelsemöte har Adam Gustafsson och Cecilia Åsberg, upphandlare på bolaget, bjudits in för att presentera processen. Cecilia och Adam redogör för Lagen om offentlig upphandling (LoU) och dess grundläggande principer, samt andra föreskrifter och standarder som tillämpas vid upphandlingar. Adam och Cecilia presenterar den checklista som används för att säkerställa att alla moment i upphandlingen följs, samt de upphandlingsföreskrifter som ligger till grund för de underlag som används, inklusive de krav som ställs på leverantörer. De administrativa uppgifterna kompletteras med projektledarens ansvar för att säkerställa korrekt samordning och att processen genomförs på ett korrekt sätt. Vidare redogörs för det kvalificeringskrav och kriterier som tillämpas, såsom prövning och kontroll av registrering, skatter, kreditvärdighet och eventuell brottslighet. Det betonas att det är avgörande att inga felaktiga uppgifter accepteras och att alla uppgifter i upphandlingen ska vara riktiga och korrekta för att upphandlingsunderlaget ska vara giltigt. Styrelsen får under dagens styrelsemöte möjlighet att ställa frågor, samt tackar för givande och intressant information. Styrelsen beslutar Att godkänna informationen.

På styrelsemötet 2025-03-27 gav styrelsen förslag om att lägga till ärendepunkt "Uppföljning av aktivitetsplan" på ärendelistan, detta för att kunna följa upp ärenden som ligger utanför årshjulet. Vid dagens styrelsemöte informerar VD Andreas Horste om aktivitetsplanen är oförändrad sedan föregående styrelsemöte. Styrelsen får under dagens styrelsemöte möjlighet att ställa frågor. Styrelsen beslutar Att godkänna aktivitetsplanen.

Diarienummer: 2026/77 Sammanfattning av ärendet Under 1,5 dag har styrelsen, tillsammans med tjänstepersoner, arbetat intensivt med att analysera och vidareutveckla handlingsplanen för bolagets fastigheter. Fokus har legat på både pågående och kommande projekt samt de utmaningar och möjligheter som bolaget står inför, på kort och lång sikt. Arbetet har präglats av dialog, strategiska överväganden och ett gemensamt ansvarstagande för bolagets fortsatta utveckling. Under den andra dagen deltog även representanter från ägaren under delar av förmiddagen, vilket bidrog till värdefulla perspektiv och en fördjupad samverkan kring bolagets inriktning och prioriteringar framåt. Följande ärenden har initierats på styrelsekonferensen: Framtidsplan för fastigheterna Ekhagen Stuverum, Berggrunden, Motorn 9 och Templet 4. Styrelsen har tillsammans med tjänstepersoner fokuserat på fastigheterna Ekhagen Stuverum, Berggrunden, Motorn 9 och Templet 4, med särskilt fokus på deras framtida inriktning och strategiska betydelse för bolaget. Arbetet har omfattat en genomgång av respektive fastighets nuvarande status, ekonomiska förutsättningar och utvecklingspotential, liksom vilka alternativ som kan vara mest fördelaktiga på både kort och lång sikt. Styrelsen beslutar Att ge ledningen i uppdrag att ta fram och redovisa en framtidsplan för fastigheterna Ekhagen Stuverum, Berggrunden, Motorn 9 och Templet 4.

Diarienummer: 2026/76 Sammanfattning av ärendet Styrelsen har under styrelsekonferensen getts möjlighet att tillsammans med VD och tjänstepersoner diskutera och lämna synpunkter på förslag till Affärsplan 2026 för Västerviks Bostads AB. Diskussionerna har varit konstruktiva och bidragit till att belysa såväl strategiska prioriteringar som operativa förutsättningar inför kommande verksamhetsår. Styrelsen har särskilt framhållit vikten av långsiktig hållbarhet, ekonomisk stabilitet samt fortsatt utveckling av bolagets fastighetsbestånd och kundrelationer. Förslag till beslut VD föreslår styrelsen Att anta redovisad Affärsplan 2026 för Västerviks Bostads AB med justering av uppdragsplan i enlighet med diskussioner samt komplettering med bilaga 2, Handlingsplan Fastighet 2026. Styrelsen beslutar Att anta redovisad Affärsplan 2026 för Västerviks Bostads AB med justering av uppdragsplan i enlighet med diskussioner samt komplettering med bilaga 2, Handlingsplan Fastighet 2026. Beslutet är elektroniskt justerat. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Handlingar i ärendet Affärsplan 2026 inklusive bilagor

Diarienummer: 2026/55 Sammanfattning av ärendet Sandra Mårdh tillträder som bosocial samordnare. Med anledning av dessa förändringar behöver teckningsrätten för lagsökningshandlingar revideras från och med den 1 april 2026. Förslag till beslut VD föreslår Att Sandra Mårdh, Marina Jakobsson, Pelle Svensson, Mattias Pettersson eller Fredrik Andersson har rätt att säga upp hyreskontrakt för bostäder med komplement, samt Att lagsökningshandlingar tecknas av Sandra Mårdh, Marina Jakobsson, Pelle Svensson, Mattias Pettersson eller Fredrik Andersson. Styrelsen beslutar Att Sandra Mårdh, Marina Jakobsson, Pelle Svensson, Mattias Pettersson eller Fredrik Andersson har rätt att säga upp hyreskontrakt för bostäder med komplement, samt Att lagsökningshandlingar tecknas av Sandra Mårdh, Marina Jakobsson, Pelle Svensson, Mattias Pettersson eller Fredrik Andersson. Beslutet är elektroniskt justerat. Beslutet skickas till Ekonomi- och administrationsavdelningen Handlingar i ärendet Rätt att teckna lagsökningshandlingar - Förslag till beslut

Diarienummer: 2026/84 Sammanfattning av ärendet Internkontroll är ett av styrelsens viktigaste verktyg för att säkerställa att bolaget styrs, följs upp och utvecklas på ett ansvarsfullt sätt. Den knyter samman styrelsens ansvar enligt både kommunallagen och aktiebolagslagen. Styrelsen i Västerviks Bostads AB har tagit del av EY:s granskningsrapport av bolagets arbete med internkontroll samt Lekmannarevisorernas skrivelse. Styrelsen noterar att den samlade bedömningen är att bolagsstyrelsens arbete med intern kontroll till stor del är ändamålsenligt och tillräckligt samt att bolaget genomför riskanalyser kopplade till internkontroll där styrelsen är involverad. Styrelsen delar revisionens uppfattning att internkontroll är en central del av bolagets styrning och att arbetet behöver utvecklas kontinuerligt. Styrelsen finner det samtidigt anmärkningsvärt att revisionen inte haft kontakt med någon styrelserepresentant inom ramen för granskningen. Bolaget arbetar systematiskt med riskanalyser och internkontrollplaner utifrån kommunens reglemente för intern kontroll. Riskportföljen genomgås årligen i sin helhet där varje identifierad risk prövas på nytt. Att många risker återkommer mellan åren beror i flera fall på att de är långsiktiga och strukturella risker i verksamheten. Under 2025 har bolaget vidareutvecklat arbetssättet genom att inkludera fler risker i internkontrollplanen för att möjliggöra en mer fördjupad analys av prioriterade riskområden. Styrelsen noterar revisionens synpunkter avseende dokumentation och uppföljning. Bolaget kommer i det fortsatta utvecklingsarbetet att tydliggöra kontrollmetod, frekvens och ansvar i internkontrollplanerna där det är ändamålsenligt, samt i uppföljningen ange ansvarig funktion och tidsram för eventuella åtgärder. Styrelsen kommer även att se över om internkontrollplan och uppföljning ytterligare kan anpassas till de kommungemensamma mallarna. Styrelsen bedömer sammantaget att bolaget har ett fungerande system för intern kontroll som kontinuerligt utvecklas i takt med verksamhetens behov och förändrade omvärldsförutsättningar. Förslag till beslut VD föreslår Att styrelsen i Västerviks Bostads AB beslutar att godkänna redovisningen avseende granskning av internkontroll samt Att ge bolagets ledning i uppgift att beakta revisionens synpunkter i det fortsatta utvecklingsarbetet. Styrelsen beslutar Att godkänna redovisningen avseende granskning av internkontroll, samt Att ge bolagets ledning i uppgift att beakta revisionens synpunkter i det fortsatta utvecklingsarbetet. Beslutet är elektroniskt justerat. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Handlingar i ärendet Granskning av internkontroll i bolagen – Yttrande - Förslag till beslut

Diarienummer: 2026/86 Sammanfattning av ärendet Aktieböckerna för bolaget har återskapats i digital form. Detta har gjorts i syfte att säkerställa att bolaget uppfyller gällande lagkrav samt kan tillhandahålla korrekt och uppdaterad information om ägarförhållanden. Genom digitaliseringen har aktieböckerna strukturerats på ett enhetligt och tillförlitligt sätt, vilket underlättar både intern administration och extern rapportering. Återskapandet har även bidragit till att stärka spårbarheten och säkerheten i hanteringen av aktieägaruppgifter. Denna återskapning har genomförts i enlighet med aktiebolagslagens krav på dokumentation av aktieägare och aktiernas fördelning. Enligt aktiebolagslagen är det styrelsens ansvar att en korrekt och uppdaterad aktiebok finns tillgänglig, vilket innebär att styrelsen måste säkerställa att alla uppgifter är fullständiga, aktuella och kan uppvisas vid behov. Förslag till beslut VD föreslår Att styrelsen godkänner den återskapade aktieboken för Västerviks Bostads AB och att denna är bolagets officiella aktiebok. Styrelsen beslutar Att godkänna den återskapade aktieboken för Västerviks Bostads AB och att denna är bolagets officiella aktiebok. Beslutet är elektroniskt justerat. Beslutet skickas till Ekonomi- och administrationsavdelningen Handlingar i ärendet Aktiebok för Västerviks Bostads AB

Diarienummer: 2025/356 Sammanfattning av ärendet Fastigheten Syrenen 4 förvärvades av Bostadsbolaget 2016. Den ursprungliga tanken med förvärvet var att riva de befintliga byggnaderna och ersätta dem med centralt belägna hyresrätter. Ambitionen var att skapa attraktiva bostäder i ett mycket bra läge i Västervik – något som skulle bidra positivt både till bostadsutbudet och till Västerviks utveckling som helhet. På fastigheten finns totalt fem byggnader, varav framför allt Sonderburgska villan och den gula byggnaden mot Allén har bedömts som kulturhistoriskt värdefulla. Dessa har därför klassats som skyddsvärda och får inte rivas, vilket begränsar möjligheten att genomföra den planerade nybyggnationen. Vid styrelsemötet den 27 mars 2025, § 40, beslutade styrelsen att initiera en försäljningsprocess för Syrenen 4. Under sommaren lades fastigheten ut till försäljning via mäklare, med förhoppningen att en annan aktör – med annan inriktning och andra förutsättningar – skulle kunna utveckla området vidare. Vid styrelsemötet den 16 december 2025, § 153 beslutade styrelsen att delegera till VD och styrelsens ordförande att hantera försäljningsprocessen av fastigheten. Det slutgiltiga beslutet om eventuell försäljning skulle dock fattas av styrelsen. Styrelsen betonade vikten av att identifiera en seriös köpare med tillräckligt ekonomiska resurser samt en tydlig ambition om att långsiktigt utveckla och förvalta fastigheten och det omgivande området. Vid dagens styrelsemöte presenterar VD Andreas Horste en nulägesbild kring fastigheten. Styrelsen får under dagens styrelsemöte möjlighet att ställa frågor. Förslag till beslut VD föreslår Att Västerviks Bostads AB, org.nr 556050–3095, beslutar att gå vidare med försäljning av fastigheten Syrenen 4 till ett nybildat bolag som kommer att ägas till 50 % av Hagen Gruppen AB och till 50 % av Vatten & Värme i Västervik AB, i enlight med redovisat underlag och till en köpeskilling om 2 200 000 kronor, samt att beslutet sker med omedelbar justering. Styrelsen beslutar Att Västerviks Bostads AB, org.nr 556050–3095, beslutar att gå vidare med försäljning av fastigheten Syrenen 4 till ett nybildat bolag som kommer att ägas till 50 % av Hagen Gruppen AB och till 50 % av Vatten & Värme i Västervik AB, i enlight med redovisat underlag och till en köpeskilling om 2 200 000 kronor, samt att beslutet sker med omedelbar justering. Beslutet är elektroniskt justerat. Handlingar i ärendet Förvärvsstruktur – Hagen Gruppen AB Information om köpare – Hagen Gruppen AB Försäljning av Syrenen 4 - Förslag till beslut

Statistik över sjukfrånvaron under en tioårsperiod. På styrelsemötet den 26 februari 2026 gav styrelsen VD i uppdrag att ta fram en sammanställning av sjukfrånvaron över en tioårsperiod. Syftet var att få en tydligare bild av utvecklingen, identifiera eventuella trender samt skapa ett bättre underlag för framtida beslut kring arbetsmiljö och personalhälsa. Vid dagens styrelsemöte presenterar VD Andreas Horste den efterfrågade statistiken och redogör för hur sjukfrånvaron har förändrats över tid. Han informerar även om vilka åtgärder bolaget arbetar med för att förebygga ohälsa, stärka det systematiska arbetsmiljöarbetet och stödja medarbetare i behov av rehabilitering. Hagnäsgården VD Andreas Horste ger styrelsen en aktuell nulägesbild av fastigheten och redogör för var bolaget befinner sig i processen. Krigs- och krisberedskap. Strategisk koordinator Pia Jurell presenterar hur bolaget arbetar med krigs- och krisberedskap. Pia Jurell informerar för de åtgärder som hittills har genomförts, blandt annat genomlysning av interna rutiner, identifiering av kritiska funktioner faraocha uppdatering av bolagets beredskapsplaner. Pia Jurell beskriver även hur samverkan med externa aktörer och myndigheter har stärkts för att säkerställa att verksamheten kan upprätthållas vid olika typer av störningar. VD Andreas Horste kompletterar genom att informera styrelsen om bolagets krigsorganisation och krisledning samt hur dessa strukturer är uppbyggda. Andreas Horste redogör för centrala roller, ansvarsfördelning och de rutiner som säkerställer att bolaget kan agera effektivt vid allvarliga händelser och störningar. Säkerhetsskyddsklassad information VD Andreas Horste informerar styrelsen om hur bolaget arbetar i frågor som rör säkerhet- och informationshantering. Han förtydligar att bolaget inte hanterar information som är av betydelse för Sveriges säkerhet eller klassas som samhällsviktig i den bemärkelsen. De krav som finns på bolaget utgår i stället från kunderna och deras respektive säkerhets- och integritetskrav. Videre informerar VD Andreas Horste hur bolaget hanterar informationssäkerhetsklassad information inom ramen för sin verksamhet. Detta innebär att rutiner, skyddsåtgärder och interna processer är utformade för att säkerställa korrekt hantering, lagring och åtkomst av sådan information. Vid dagens styrelsemöte får styrelsen möjlighet att ställa frågor. Styrelsen tackar får givande och intressant information. Styrelsen beslutar Att godkänna informationen.

Tillförordnad ekonomichef Fredrik Borg Dunge redogör för ekonomirapporten 2026-02-28. Styrelsen beslutar Att godkänna rapporten.

Inga övriga frågor fanns att rapportera.

Sammanfattning av ärendet Styrelsen ska årligen genomföra en styrelseutvärdering för att kunna bedöma styrelsearbetet, identifiera styrkor och förbättringsområden samt utveckla styrelsens arbetssätt. Syftet är att säkerställa effektivitet, tydlighet i beslutsprocesser och en fortsatt hög kvalitet i styrelsens arbete. Samtliga ledamöter har deltagit i utvärderingen och resultatet har sammanställts inför styrelsemötet. Vid dagens styrelsemöte går ordförande Roger Axmon igenom resultatet av den genomförda styrelseutvärderingen. Utvärderingen visar över lag mycket goda resultat och bekräftar att styrelsen arbetar effektivt och ändamålsenligt. Under styrelsemötet presenteras de viktigaste slutsatserna, och styrelsen ges möjlighet att diskutera resultatet, ställa frågor och framföra synpunkter. Styrelsen beslutar Att godkänna resultatet av styrelseutvärderingen.

Nästa styrelsemöte äger rum tisdag den 19 maj klockan 13:00.

Ordförande Roger Axmon tackar för två trevliga och effektiva konferensdagar och förklarar dagens styrelsemöte avslutat.