Servicenämnd — 18 mars 2026

§ 1 Dnr Förändring av dagordningen Sammanfattning av ärendet Ingen övrig fråga anmälds vid dagens sammanträde. Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18

§ 2 Dnr Information från IT-chef Sammanfattning av ärendet Susanne Ljungqvist, IT – och digitaliseringschef informerar servicenämnden om följande: • Det råder brist på IT-komponenter, både inom kommunerna och globalt. Kostnaderna för enheter beräknas uppgå till 60%. • Uppdatering om SAMKOM: Anbudsöppningen för förstudien sker imorgon. • Kort information om ekonomimodell • Samverkansavtal mellan kommunerna gällande drift/utveckling och telefoni och växel Informationen läggs till handlingarna! Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18

§ 3 Dnr ITVT-2025-00022 Ansvarsprövning 2025 för servicenämnden IT, växel och telefoni Servicenämnd IT Växel Telefonis beslut 1. Servicenämnden tar del av revisorernas granskning av ansvarsutövandet för servicenämnden IT, växel och telefoni 2025. 2. Förvaltningen ges i uppdrag att stärka uppföljning kring resursfördelning, NIS2 arbetet samt användarupplevelsen i det fortsatta utvecklingsarbetet inom IT. Sammanfattning av ärendet Revisionen har granskat nämndens arbete inom IT-området med fokus på drift, resursfördelning, uppföljning samt informationssäkerhet. Granskningen visar att nämnden under året har genomfört relevanta investeringar i IT-infrastrukturen, vilket har bidragit till förbättrad stabilitet, stärkt säkerhet och ökad robusthet i verksamheten. Samtidigt identifieras utvecklingsområden kopplade till styrning och uppföljning. Det saknas en fördjupad analys av resursfördelningsmodellen, särskilt avseende hur kostnader och nyttjande av IT-tjänster fördelas mellan kommunerna. Vidare framgår att uppföljningen av resultat och användarupplevelse inte är tillräckligt systematisk eller dokumenterad, vilket försvårar en samlad bedömning av verksamhetens effektivitet och kvalitet. När det gäller pågående arbetet med NIS2 har nämnden initierat relevanta åtgärder, nulägesanalys och en risk- och sårbarhetsanalys. Det saknas dock en sammanhållen och beslutad handlingsplan med tydliga prioriteringar, ansvar och tidsramar. Förslag till beslut Förvaltningens förslag till beslut: 1. Servicenämnden tar del av revisorernas granskning av ansvarsutövandet för servicenämnden IT, växel och telefoni 2025. 2. Förvaltningen ges i uppdrag att stärka uppföljning kring resursfördelning, NIS2 arbetet samt användarupplevelsen i det fortsatta utvecklingsarbetet inom IT. Beslutsgång Ordföranden frågar om förvaltningens förslag till beslut antas och finner att så sker. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse i ärendet Revisorernas återkoppling i ärendet ansvarsprövning IT, växel och telefoni 2025 Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18 Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen Kommundirektör Herrljunga IT- och digitaliseringschef Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18

§ 4 Dnr ITVT-2026-00002 Förvaltningsberättelse och bokslut 2025 för servicenämnden IT, växel och telefoni Servicenämnd IT Växel Telefonis beslut Förvaltningsberättelse och bokslut 2025 för servicenämnden IT, växel och telefoni för 2025 godkänns. Sammanfattning av ärendet IT enheten redovisar ett negativt resultat på - 191 tkr för budgetåret 2025. Underskottet beror främst på att vissa uppdrag hos andra verksamheter avslutats, i förtid och utan framförhållning och att ett större hårdvarufel gjorde att enheten under november ökade konsultkostnaderna mer än beräknat. Investeringsbudgeten redovisar en negativ avvikelse om – 2 707 tkr. Vid en uppgradering av IT-infrastruktur krävs att flera tekniska komponenter byts ut och införskaffas som en sammanhängande helhet för att säkerställa funktionalitet och kompatibilitet. Detta innebär att kostnaderna uppstår samlat vid inköp. Förslag till beslut Förvaltningens förslag till beslut: Servicenämnden IT, Växel och Telefoni godkänner 2025 års förvaltningsberättelse. Beslutsgång Ordföranden frågar om förvaltningens förslag till beslut antas och finner att så sker. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse i ärendet Förvaltningsberättelse ITVT 2025-12-31 Beslutet ska skickas till IT- och digitaliseringschef Kommundirektör Herrljunga Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18

§ 5 Dnr ITVT-2026-00003 Månadsuppföljning per 2025-02-28 för servicenämnden IT, växel och telefoni Servicenämnd IT Växel Telefonis beslut Månadsrapport per 2026-02-28 godkänns. Sammanfattning av ärendet Enligt gällande verksamhets- och ekonomistyrningsprinciper ska förvaltningen upprätta en månadsuppföljning till nämnd. Uppföljningen ska redovisa budget och helårsprognos för både drift och investeringar. Servicenämnden IT, växel och telefoni prognostiserar en budget i balans. Prognosen för investeringar beräknas följa budget. Förslag till beslut Förvaltningens förslag till beslut: Servicenämnden IT, Växel och telefoni godkänner månadsrapport per 2026-02-28. Beslutsgång Ordföranden frågar om förvaltningens förslag till beslut antas och finner att så sker. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse i ärendet Förvaltningsberättelse ITVT 2025-12-31 Beslutet ska skickas till IT- och digitaliseringschef Kommundirektör Herrljunga Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18

§ 6 Dnr ITVT-2026-00008 Information om budgetförutsättnignar för servicenämnden servicenämnden IT, växel och telefoni Sammanfattning av ärendet Malin Näsström, controller, presenterar de budgetmässiga förutsättningarna för servicenämnderna som gäller för år 2027. Informationen läggs till handlingarna! Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18

§ 7 Dnr ITVT-2026-00007 Över- underskottshantering 2025 för servicenämnden IT, växel och telefoni Servicenämnd IT Växel Telefonis beslut Underskottet för båda kommunerna för 2025 avskrivs. Sammanfattning av ärendet Enligt Överenskommelse om gemensam servicenämnd om verksamhetsstödjande funktioner ekonomi/personal samt IT/växel/telefoni, daterad 2014-05-06, ska över- och underskott för servicenämnderna hanteras genom att i sin helhet överföras till följande verksamhetsår. För verksamhetsåret 2025 redovisar servicenämnden IT/växel/telefoni ett underskott på 191 tkr. Underskottet bedöms till största del bero på kostnader, intäkter och förutsättningar som verksamheten inte kunnat påverka. Ett krav på återställning skulle riskera såväl kvalitet som leveranssäkerhet i de gemensamma tjänsterna. Där till kommer en ny ekonomimodell att träda i kraft från den 1 januari 2027. Mot denna bakgrund föreslås att underskottet skrivs av i båda kommunerna. Detta bedöms vara förenligt med principen om god ekonomisk hushållning. Det är respektive kommun som beslutar om över- och underskottshanteringen Förslag till beslut Förvaltningens förslag till beslut: Att underskottet för båda kommunerna för 2025 avskrivs. Beslutsgång Ordföranden frågar om förvaltningens förslag till beslut antas och finner att så sker. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse i ärendet Beslutet ska skickas till Ekonomiavdelningen Vårgårda kommun Ekonomiavdelningen Herrljunga kommun Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18

§ 8 Dnr ITVT-2026-00005 Ombudgetering av investeringar 2025 för servicenämnden IT, växel och telefoni Servicenämnd IT Växel Telefonis beslut Ombudgetering av investeringar 2025 för servicenämnden IT, växel och telefoni godkänns. Sammanfattning av ärendet I bokslutet för 2025 framgår att det ekonomiska utfallet för reinvesteringar core dst Routr visar ett underskott om 3 063 tkr. Vid en uppgradering av IT-infrastruktur krävs att flera tekniska komponenter byts ut och införskaffas som en sammanhängande helhet för att säkerställa funktionalitet och kompatibilitet. Detta innebär att kostnaderna uppstår samlat vid inköp. De investeringsutgifter som genererar till underskottet ombudgeteras därför till 2026. På så sätt följer utgiften med till 2026 där medel för projektet finns budgeterade. Total uppgår budgeten för reinvestering IT till 5 500 tkr i 2026 års budget. Kommunfullmäktige beslutar slutligen årligen om ombudgetering av investeringsmedel. Ursprungs Tillägg/ Summa Investeringsredovisning per projekt (tkr) budget ombudg. budget Utfall Ombudg. Politiskt 2025 2025 2025 2025 till 2026 beslut år 2306 Reinvesteringar 2 700 0 2 700 5 763 -3 063 2 025 core dst Routr Förslag till beslut Förvaltningens förslag till beslut: Servicenämnd IT, växel och telefoni godkänner ombudgeteringarna. Beslutsgång Ordföranden frågar om förvaltningens förslag till beslut antas och finner att så sker. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse i ärendet Beslutet ska skickas till Kommunfullmäktige Herrljunga kommun Kommundirektör Herrljunga kommun Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18

§ 9 Dnr ITVT-2025-00004 Uppföljning av intern kontrollplan 2025 för servicenämnden ITVT Servicenämnd IT Växel Telefonis beslut Uppföljning av intern kontrollplan 2025 för servicenämnden IT, Växel och Telefoni godkänns. Sammanfattning av ärendet En uppföljning av planen för 2025 har genomförts och en rapport har tagits fram som redovisar resultat, analyser och föreslagna åtgärder. Uppföljningen av visar att grundläggande säkerhetsåtgärder finns på plats och servrar/backuper hanteras enligt rutiner på IT-enheten. Dock saknas systematisk uppföljning och bättre dokumentation av rutiner kring backup-skydd och tillträde. Sammantaget är säkerhetsnivån tillfredsställande men förbättring behövs inom dokumentation och verifiering. För att hantera de aktuella utmaningarna planeras flera åtgärder, inklusive förstärkning av dokumentationen för backup-skydd och åtkomstbehörigheter samt införande av regelbundna granskningar och verifieringar. Förslag till beslut Förvaltningens förslag till beslut: Uppföljning av intern kontrollplan 2025 för servicenämnden IT, Växel och Telefoni godkänns. Beslutsgång Ordföranden frågar om förvaltningens förslag till beslut antas och finner att så sker. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse i ärendet Uppföljning av intern kontrollplan 2025 Bilaga 1, Beslutad intern kontrollplan 2025 för servicenämnden IT, växel och telefoni Beslutet ska skickas till Kommundirektör Herrljunga kommun IT- och digitaliseringschef Telefoni Sammanträdesdatum 2026-03-18

§ 10 Dnr ITVT-2026-00004 Beslut om att utse nytt dataskyddsombud för servicenämnden IT, växel och telefoni Servicenämnd IT Växel Telefonis beslut Servicenämnden IT, växel och telefoni utser Elin Forsgren vid Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund till dataskyddsombud. Sammanfattning av ärendet Dataskyddsförordningen (GDPR) trädde i kraft den 25 maj 2018 och ersatte därmed personuppgiftslag (PuL). I jämförelse med PuL ställer dataskyddsförordningen högre krav på hur personuppgiftsbehandlingar hanteras och dokumenteras. Enligt artikel 37.1 i den allmänna dataskyddsförordningen ska ett dataskyddsombud utnämnas om personuppgiftsbehandlingen genomförs av en myndighet eller ett offentligt organ. Varje självständig styrelse/nämnd i kommunen är en myndighet som enligt dataskyddsförordningen måste utse ett dataskyddsombud. Det är varje styrelse/nämnd som är personuppgiftsansvarig för behandlingar inom sitt verksamhetsområde. Herrljunga kommun anställer inget eget dataskyddsombud utan köper tjänsten från Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund. Då det tidigare dataskyddsombudet avslutat sin anställning behöver servicenämnden IT, Växel och Telefoni utse efterträdaren som nytt dataskyddsombud. Förslag till beslut Förvaltningens förslag till beslut: Servicenämnden IT, växel och telefoni utser Elin Forsgren vid Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund till dataskyddsombud. Beslutsgång Ordföranden frågar om förvaltningens förslag till beslut antas och finner att så sker. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse i ärendet Information från Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund Beslutet ska skickas till Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund, info@borasregionen.se ’skrivs ut’ till ett nytt PDF