Styrelsen — 20 oktober 2026

§ 100 Val av justerare Styrelsens beslut Styrelsen väljer Hampus Härling till justerare av dagens protokoll. 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 101 Godkännande av dagordning Styrelsens beslut Styrelsen godkänner föreslagen dagordning. Styrelsen lyfter in ärendet Ritaren 20 till dagordningen och lägger den som punkt nummer 12. 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 102 Ärende VBAB 2025/83 Utredning angående Lärkträdet 2 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att • Godkänna föreslagna förstärkningsåtgärder för grundläggningen i hus 1 och hus 2. • Ge VD i uppdrag att upphandla och genomföra åtgärderna. • Investeringsbudget om 2 300 000 kr exklusive projektering, byggherrekostnader och oförutsett avsätts för åtgärderna. • Ge VD i uppdrag att återkomma med en tidplan för de planerade åtgärderna. Sammanfattning av ärendet Tidigare utredningar har identifierat deformationer och konstruktiva brister i grundläggningen för hus 1 och hus 2. En kompletterande dimensioneringsutredning har tagits fram för att säkerställa byggnadernas långsiktiga bärförmåga och funktion. Utredningen visar att hus 1 och hus 2 har brister i delar av grundkonstruktionen. Föreslagna åtgärder omfattar kolfiberförstärkning av bottenplattor och grundbalkar samt installation av stålpelare vid källarytterväggar. Hus 3 bedöms inte vara i behov av förstärkningsåtgärder. Sammanfattning av ärendet Elias Fritzson från COWI deltar via teams och informerar styrelsen kring deras utredning. Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse Utredning angående Lärkträdet 2, dokumentid 183619 - Lärkträdet 2 Föreslagna förstärkningsåtgärder samt kostnadsberäkning COWI, handlingsid 2026.475 - Lärkträdet 2 Utredning COWI, handlingsid 2026.474 5 Beslutet ska skickas till 8 4 b 7 6 - VD 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 103 Ärende VBAB 2026/10 Budget 2027, plan 2028-2030 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att: • Fastställa Detaljbudget 2027 och plan 2028–2030 för Vara Bostäder AB enligt upprättat förslag. • Överlämna budgeten till kommunstyrelsen i Vara kommun för kännedom. Sammanfattning av ärendet Detaljbudget 2027 med plan för 2028–2030 har upprättats i enlighet med bolagets uppdrag och kommunens styrmodell. Budgeten omfattar drift, underhåll, investeringar och planerade nyproduktioner samt en flerårsplan för ekonomisk utveckling. Under 2027 budgeteras investeringar om 78,7 mnkr, medan planperioden 2028–2030 uppgår till totalt 344,6 mnkr. Nyproduktionen omfattar bland annat Etapp 1a i Lassagården (17 lägenheter inklusive LSS- boende) och Kvänum (2 lägenheter). Därutöver planeras åtgärder på Lärkträdet 2, upprustning av lekplats på Smedjegatan samt att Etapp 1b i Lassagården (17 lägenheter inklusive LSS-boende) påbörjas. Rörelseintäkterna beräknas uppgå till 64,9 mnkr 2027. Resultatet efter finansiella poster beräknas uppgå till 0,8 mnkr. Budgeten utgår från bolagets mål inom områdena: • Attraktivt Vara med livskvalitet för alla • Verksamhet med god kvalitet • Välmående arbetsplats • Hållbar ekonomi 5 8 Beslutsunderlag 4 b 7 6 3 - Tjänsteskrivelse VBAB - Detaljbudget 2027 plan 2028-2030, dokumentid 183665 a 3 0 - Vara Bostäder Budget 2027 plan 2028-2030 - detaljbudget Vara Bostäder AB, 7 d 8- dokumentid 183664 7 af 3- 7 a Beslutet ska skickas till 4 8- 9 6f - Kommunstyrelsen, för kännedom c- df - Vara kommuns ekonomiavdelning, för kännedom 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 104 Ärende VBAB 2026/61 Låneramar 2027 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att: - ställa sig bakom bifogad låneram. - föreslå ägarna en utökad låneram för 2027 om 80 mkr. Sammanfattning av ärendet För 2027 har en låneram tagits fram. Då bolaget inte har fått någon betalplan för Etapp 1a finns det en osäkerhet i fördelningen mellan åren. Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse Låneramar 2027 Vara Bostäder AB, dokumentid 183656 - Låneramar 2027-2030 Vara Bostäder AB, dokumentid 183655 Beslutet ska skickas till - Ekonomiavdelningen Vara kommun - Kommunfullmäktige 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 105 Ärende VBAB 2026/62 Genomgång riskanalys inför antagande av internkontrollplan 2027 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att riskanalysen för 2027 har genomförts enligt bolagets ordinarie process och att risköversikten ska utgöra grund för internkontrollplanen 2027. Sammanfattning av ärendet Inför att bolaget ska anta en ny riskanalys för 2027 har en riskanalys genomförts. 16 risker har identifierats och bedömts utifrån sannolikhet och konsekvens. För varje risk har ett kontrollmoment samt en beskrivning av granskning (vad och hur) tagits fram. Beslutsunderlag - Riskanalys inför internkontrollplan 2027 VBAB, dokumentid. 183874 Beslutet ska skickas till - VD 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 106 Ärende VBAB 2026/63 Bolagsprocess och sammanträdesplan 2027 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att godkänna bolagsprocessen för 2027. Styrelsen beslutar att fastställa följande sammanträdestider för 2027: • Tisdag 12 januari kl. 13.00 • Tisdag 9 februari kl. 13.00 • Tisdag 9 mars kl. 13.00 • Tisdag 13 april kl. 13.00 • Torsdag 13 maj kl. 13.00 • Tisdag 8 juni kl. 13.00 • Torsdag 19 augusti kl. 12.00 – fredag 20 augusti kl. 13.00 • Torsdag 9 september kl. 13.00 • Tisdag 12 oktober kl. 13.00 • Tisdag 9 november kl. 13.00 • Fredag 17 december kl. 13.00 Ytterligare sammanträden kan planeras vid behov. Sammanfattning av ärendet Styrelsens sammanträdesplan för 2027 utgår från den gemensamma bolagsprocessen för de 5 kommunala bolagen i Vara kommun och är anpassad till kommunens budget- och 8 4 b planeringscykel. 7 6 3 a 0 3 På grund av pågående investeringsprojekt, bland annat nyproduktioner i Lassagården och 7 d 8- Kvänum samt större underhålls- och renoveringsåtgärder, föreslås att styrelsen sammanträder 7 3- af varje månad, med undantag för juli. Detta för att möjliggöra löpande uppföljning och beslut 7 4 a kopplade till projekten. 8- 9 6f c- Sammanträdena planeras att behandla följande ärenden under året: df 1 0 2 9 • Januari: Genomgång av pågående projekt e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20 • Februari: Uppföljning av verksamhetsplan 2026, årsredovisning med förvaltningsberättelse 2026, resultatdisposition, kallelse till årsstämma, uppföljning intern kontrollplan 2026, utvärdering av styrelsens arbete, utvärdering av VD:s arbete (utan VD). • Mars: Inledande budgetdiskussion. • April: budget 2028 och genomgång av kommande investeringar. • Maj: delårsrapport per 30 april 2027 samt fastställande av styrande dokument (firmateckning, sammanträdesdagar 2027, arbetsordning, VD-instruktion). • Juni: projektuppföljning och rapportering om sommarstatus. • Augusti: uppstart höstens projekt, budgetuppföljning och arbete med att ta fram ny verksamhetsplan 2028-2031. • September: delårsrapport per 31 augusti 2027, uppföljning av intern kontroll per 31 augusti 2027, riskanalys inför antagande av intern kontrollplan 2028, fortsatt arbete med att ta fram ny verksamhetsplan 2028-2031. • Oktober: antagande av ny verksamhetsplan 2028–2031, fastställande av internkontrollplan 2028, detaljbudget 2028, bolagsprocess och sammanträdesdagar 2028. • November: uppföljning av större investeringar och beredning av beslut inför årsskiftet • December: avslutande möte med årsplanering inför 2028 och julavslutning. Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse Sammanträdesplan och bolagsprocess 2027, dokumentid 183660 - Bolagsprocess 2027, dokumentid 183778 Beslutet ska skickas till - Kommunstyrelsen - Ekonomiavdelningen Vara kommun 5 4 8 - Kansliet Vara kommun b 7 6 - Outlookbokningar samtliga styrelsemedlemmar 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 107 Ärende VBAB 2024/28 Verksamhetsplan 2024-2027 Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att lämna verksamhetsplan 2024-2027 oförändrad. Sammanfattning av ärendet Verksamhetsplanen (tidigare benämnd Affärsplan) utgår från Vara kommuns styrmodell och de övergripande målen beslutade av kommunfullmäktige. Planen omfattar fyraårsperioden 2024– 2027 och föreslås gälla oförändrad. Ansvarsområde och organisation Vara Bostäder AB ska erbjuda bostäder för olika hushållstyper och aktivt bidra till kommunens utveckling. Bolaget har ett särskilt ansvar för att motverka segregation och tillgodose behov hos äldre och socialt utsatta. Verksamheten bedrivs med öppenhet och med fokus på hyresgästinflytande. Målområden Planen är strukturerad utifrån fyra övergripande mål: Attraktivt Vara med livskvalitet för alla Vara Bostäder ska utveckla bostäder i takt med samhällets behov, bidra till ökad gymnasiebehörighet genom insatser som läxhjälp, samt arbeta för minskad klimatpåverkan genom energieffektiva lösningar och en god inomhusmiljö. Verksamhet med god kvalitet Bolaget ska kännetecknas av hög service och tillgänglighet. Genom integrering i kommunens kontaktcenter ökar servicegraden och frigör resurser till direkt arbete med hyresgästerna. Serviceindex används för att följa upp kvaliteten. Välmående arbetsplats 5 8 b 4 Fokus ligger på medarbetarnas delaktighet och trivsel, en god arbetsmiljö och ett hållbart 7 6 3 engagemang. Från 2023 deltar bolaget i kommunens medarbetarundersökningar som ligger till a 3 0 grund för gemensamma handlingsplaner. 7 d 8- af 7 Hållbar ekonomi 3- 7 a Bolaget strävar efter långsiktig ekonomisk stabilitet genom budgetföljsamhet, delegerat 4 8- 9 budgetansvar och medvetenhet om hur det egna arbetet påverkar resultatet. Ett centralt mål är att 6f c- minska energiförbrukningen från nuvarande nivå till 80 kWh/kvm. df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20 Agenda 2030 Affärsplanen tar sin utgångspunkt i Agenda 2030 och integrerar hållbarhet i de sociala, ekonomiska och miljömässiga dimensionerna. Indikatorer Måluppfyllelsen följs upp genom kommunövergripande indikatorer (t.ex. självskattad hälsa, gymnasiebehörighet, utsläpp av växthusgaser, sjukfrånvaro och budgetföljsamhet) samt bolagets egna indikatorer (bl.a. serviceindex och energiförbrukning). Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse VBAB – Översyn av affärsplan/verksamhetsplan 2024-2027, dokumentid. 182000 - Affärsplan / Verksamhetsplan 2025-2028 Vara Bostader AB, handlingsid. VBAB 2024.438 Beslutet ska skickas till - VD 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 108 Ärende VBAB 2026/64 Nybyggnation Etapp 1A Styrelsens beslut Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning av ärendet VD informerar om nuläget kring projektet. Startmöte är genomfört. Beslutsunderlag - Powerpoint 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 109 Ärende VBAB 2026/66 Aspen 9 Varmvattencirkulation Styrelsens beslut Styrelsen beslutar att ge VD i uppdrag att vidta åtgärder för att säkerställa att temperaturen för varmvattencirkulationen håller godkänd temperatur, till en kostnad på upptill 1 000 tkr. Sammanfattning av ärendet Det har uppdagats att temperaturen på VVC-kretsen inte kommer upp i tillräckligt hög temperatur i hela fastigheten, det finns en obalans mellan huskropparna. Risken är att det bildas legionellabakterier vid för låga temperaturer Projektet är delvist åtgärdat enligt beslutsunderlag som meddelades styrelsen via e-post 2029-09-10. Åtgärderna påvisar att temperaturerna har höjts men det är förtidigt att säga om det är tillräckligt. Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse VBAB Varmvattencirkulation (VVC) Aspen 9, - Information om injustering varmvattencirkulation Aspen 9, 15 och 21-40 Smedjegatan från teknisk förvaltare, dokumentid 183735 Beslutet ska skickas till - VD 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 110 Ärende VBAB 2026/65 Bedömning av om Vara Bostäder omfattas av Nis2 Styrelsens beslut Styrelsen för Vara Bostäder AB tar del av redovisningen av bolagets verksamhet i förhållande till cybersäkerhetslagen. Sammanfattning av ärendet Cybersäkerhetslagen (2025:1506) trädde i kraft den 15 januari 2026 och genomför Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2022/2555 (NIS 2-direktivet) i svensk rätt. Mot bakgrund av den nya lagstiftningen har en genomgång gjorts av Vara Bostäder AB:s verksamhet för att bedöma om bolaget omfattas av lagens tillämpningsområde. Genomgången visar att bolagets huvudsakliga verksamhet består av förvaltning och uthyrning av bostäder, lokaler och parkeringar. Sådan verksamhet omfattas som utgångspunkt inte av de sektorer som regleras genom cybersäkerhetslagen. Vid bedömningen har även beaktats om bolaget bedriver verksamhet inom områden som energi eller annan verksamhet som kan aktualisera lagens tillämpning för fastighetsbolag. Den samlade bedömningen är att bolaget för närvarande inte bedöms omfattas av cybersäkerhetslagens tillämpningsområde. Styrelsen föreslås ta del av redovisningen. Beslutsunderlag Utredning av Vara Bostäders AB:s verksamhet i förhållande till cybersäkerhetslagen, dokumentid 183847 Beslutet ska skickas till - VD 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 111 Ärende VBAB 2026/67 Investeringsstöd Ritaren 20 Styrelsens beslut Styrelsen för Vara Bostäder AB föreslås besluta 1. att notera informationen om Länsstyrelsens pågående tillsyn av investeringsstödet för fastigheten Ritaren 20, 2. att uppdra åt VD att skicka in begärda kompletteringar till Länsstyrelsen, 3. att uppdra åt VD att utreda och redovisa byggnadens energianvändning samt orsakerna till avvikelsen mellan beräknad och uppmätt energiprestanda, 4. att uppdra åt VD att säkerställa att efterfrågade handlingar avseende hyresnivåer och hyresutveckling översänds till Länsstyrelsen, 5. att återrapportera ärendet till styrelsen när Länsstyrelsens tillsyn har avslutats. Sammanfattning av ärendet Länsstyrelsen i Västra Götalands län genomför under 2026 tillsyn av det statliga investeringsstöd som lämnats för fastigheten Ritaren 20 i Vara. Tillsynen omfattar dels villkoren för energibonus, dels kontroll av att hyresutvecklingen följer förordningens krav. Vid utbetalningen av investeringsstödet låg en energideklaration med beräknad energianvändning om 31 kWh/m² och år till grund för bedömningen. Länsstyrelsen har nu uppmärksammat att energideklarationer upprättade 2020 visar en uppmätt energianvändning om 46 kWh/m² och år. Myndigheten begär därför en redovisning av orsaken till avvikelsen samt underlag som visar vilken energianvändning som ska ligga till grund för bedömningen. Länsstyrelsen har även begärt in handlingar som styrker att hyreshöjningarna för bostäderna under 2025 följer de villkor som gäller för investeringsstödet. Om villkoren för stödet inte bedöms vara uppfyllda kan återkrav aktualiseras. Ett eventuellt återkrav beräknas proportionellt i förhållande till den återstående villkorstiden om 15 år. 8 5 Beslutsunderlag 4 b 7 6 - Tjänsteskrivelse Investeringsstöd Ritaren 20 VBAB 2026/67, dokumtid 183903 3 a 3 0 7 d Beslutet ska skickas till 8- 7 af 3- - VD Vara Bostäder AB 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si 2026-10-20

§ 112 Ärende VBAB 2026/2 VD informerar Styrelsens beslut Styrelsen noterar informationen. Sammanfattning av ärendet VD informerar om bland annat personalläge, antal vakanser minskar, ärendebalanser angående inkomna ärenden i fastigheterna, ett inkassoärende och diskuterar med styrelsen kring att köpa in två skåpsläp som ska vara folierade med Vara Bostäder och Vara Industrifastigheter. 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef ur e r Elektronisk justering Utdragsbestyrkande at n Si Detta dokument är elektroniskt signerat och juridiskt bindande. Ordförande: Tommy Åkerstedt Justerare: Hampus Härling Sekreterare: Alexandra Palm 5 8 4 b 7 6 3 a 3 0 7 d 8- 7 af 3- 7 a 4 8- 9 6f c- df 1 0 9 2 e e: c n e er ef e r ur at n g Si