Kommunstyrelsen — 12 januari 2026

§ 1 Val av justerare och fastställande av föredragningslista 1. Bengt-O Petersson (K) utses till justerare. 2. Dagordningen fastställs enligt följande: 1 Val av justerare och fastställande av föredragningslista 2 Workshop - Säkerhet för förtroendevalda 3 Riktlinje för systematiskt arbetsmiljöarbete och hållbar arbetshälsa KS/2025:234 4 Riktlinje för rekrytering KS/2025:145 5 Löneöversyn 2026 KS/2025:231 5a Upphandling av nytt personalsystem KS/2025:253 6 Arkivbeskrivning KS/2025:230 7 OPF-KR 25 KS/2025:232 8 Dataskyddspolicy KS/2025:229 9 Policy för systematiskt brandskyddsarbete KS/2025:213 10 Policy för arbetsmiljö KS/2025:233 11 Anmälan av delegationsbeslut KS/2025:30 12 Återrapportering avseende uppdrag att utreda nytt vårdboende för Vadstena kommun KS/2025:159, KS/2022:107 13 Tilläggsuppdrag - utredning om nytt vårdboende KS/2025:159 14 Meddelanden och handlingar för kännedom KS/2025:1, KS/2025:106, KS/2025:2, KS/2025:22, KS/2025:3, KS/2025:49, KS/2025:78, KS/2025:179 15 Övriga frågor 16 Kommundirektören informerar Yttranden Ärende ”Upphandling av nytt personalsystem” läggs till på dagordningen som ärende 5a.

§ 2 Workshop - Säkerhet för förtroendevalda Säkerhetssamordnare Malin Ishou Svärm presenterar det pågående arbetet med att ta fram rutiner för förtroendevaldas trygghet och säkerhet. Kommunstyrelsen genomför en workshop där frågorna diskuteras. Kommunstyrelsen noterar informationen.

§ 3 Riktlinje för systematiskt arbetsmiljöarbete och hållbar arbetshälsa 1. Riktlinje för systematiskt arbetsmiljöarbetet och hållbar arbetshälsa antas. Sammanfattning Vadstena kommun har som övergripande mål att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. För att uppnå detta mål är en god arbetsmiljö en förutsättning. Riktlinjen ska säkerställa att kommunen tydliggör hur ansvaret är fördelat i arbetsmiljöarbetet. Samverkan är en viktig och avgörande del i det systematiska arbetsmiljöarbetet och riktlinjer tar därför upp hur vi genom samverkan kan uppnå delaktighet och därmed ta tillvara på allas olika kompetens, kreativitet och engagemang, viktiga delar i att uppnå en god och hållbar arbetshälsa. Riktlinjen beskriver också hur de olika delarna inom arbetsmiljön ska omhändertas och vilka rutiner som behövs som stöd för det dagliga arbetet. Utöver det så omfattar också riktlinjen information om medarbetarundersökningar och företagshälsovård. Riktlinje för systematiskt arbetsmiljöarbete och hållbar arbetshälsa Samtliga Förvaltningschefer HR-chef

§ 4 Riktlinje för rekrytering 1. Riktlinje för rekrytering antas. Sammanfattning Vadstena kommun har som målsättning att vara en attraktiv arbetsgivare, en viktig del att nå denna målsättning är rekryteringsprocessen. Rekryteringsprocessen ska genomsyras av kommunens styrmodell, verksamhetsfokuserad styrning och ledning, med de fem styrprinciperna, transparens, rättssäkerhet, effektivitet, kvalitet och tillit. Rekryteringsprocessen är gemensam för kommunens samtliga verksamheter och är en viktig del i kommunens kompetensförsörjning. Riktlinjen belyser hur rekryteringsarbetet ska fungera i praktiken och ge stöd till den som ansvarar för rekryteringen, oavsett om det handlar om rekrytering internt, externt eller om ett direktförordnande. Riktlinjen slår också fast att den metod som ska användas vid all form av rekrytering är Kompetensbaserad rekrytering. Utöver det ger riktlinjen bland annat också stöd i ansvar och mandat samt vilka kontroller och vilket förhållningssätt som ska styra under rekryteringsprocessen samt andra viktiga kontroller och förhållningssätt. Tjänsteskrivelse till kommunstyrelsen daterad den 25 november 2025. Riktlinje för rekrytering HR-chef

§ 5 Löneöversyn 2026 1. Löneökningar på generell nivå för årets löneöversyn sätts till som högst 3,5 procent för nivån i punkt 1, besluta om eventuella prioriterade grupper eller individer som fastställts i lönekartläggningen för 2025 för nivån i punkt 1, besluta om eventuella justeringar mellan kommunens olika yrkesgrupper med stöd av arbetsvärderingen. för nivån i punkt 1, besluta om eventuella marknadsanpassningar efter analys av omvärldsläget. eller som ett resultat av marknadsanalys med utgångspunkt av resultat i lönekartläggning 2025 samt marknadsläge. 5. Samtliga sjukskrivna och föräldralediga ska av arbetsgivaren kompenseras för den retroaktivitet som tappas när man uppbär sjukpenning eller föräldrapenning. Retroaktivitetens ska utgå från respektive avtalsområdes tecknandedatum. Sammanfattning Nivåerna i 2026 års löneöversyn är sedan tidigare fastställda i de centrala löneavtalen. SacoAlliansen är det enda avtal som är sifferlöst, det vill säga inte innehåller några garanterade nivåer. Kommunals avtal innehåller löneökningar i krontal med en individgaranti som alla medlemmar förutom där det finns en handlingsplan i utvecklingssyfte har rätt till. Garantibeloppet är 600 kronor, utöver det så generar varje medlem 315 kronor att fördelas individuellt och differentierat. Det sammanlagde krontalet på 915 kronor motsvarar 3 procent beräknat på ett genomsnitt av lönerna för Kommunals medlemmar i riket. Alla andra avtal har en garanterad nivå om 3 procent fördelat individuellt och differentierat på alla medlemmar. Besluten om att tillföra medel, utöver nivån om 3 procent, ska bygga på noggranna analyser. Analyserna ska bygga på kommunens arbetsvärdering, lönekartläggning och omvärldsanalyser. I och med att Sveriges lärares löneökningar för 2025 inte blev klara förrän under oktober har analyserna inte kunnat göras färdigt ännu, då dessa förutsätter att hela lönebilden är klar. Så snart analyserna är klara kommer förslag lämnas till kommunledningsgruppen för dialog och beslut. Tjänsteskrivelse till kommunstyrelsens arbetsutskott för beslut i kommunstyrelsen daterad den 24 november 2025 HR-chef Kommundirektör Förvaltningschefer

§ 6 Upphandling av nytt personalsystem 1. Upprättat avtal avseende nya personal- och schemasystem mellan Vadstena kommun och Visma Publitech godkänns. 2. Kommunstyrelsens ordförande Peter Karlsson och kommundirektör Madeleine Andersson undertecknar avtalet. Sammanfattning Under 2025 har upphandling av nya system för personalhantering för Mjölby och Vadstena kommuner, genomförts i syfte att, var kommun för sig, teckna avtal så att båda kommunerna har samma system. Detta är en förutsättning för att kunna samverka med lönehanteringen. Upphandlingen har genomförts av en projektgrupp bestående av representanter både Vadstena kommun och Mjölby kommun. Gruppen har letts av upphandlad konsult från HerbertNathan & Co. Två intressenter anmälde sitt intresse för att delta i upphandlingsförfarandet, som båda uppfyllde den omfattande kravspecifikationen om ca 500 krav. Under hösten genomfördes en utvärderingsfas där de båda intressenterna genomförde systemvisningar och redovisade de användarfall som tagits fram baserat på utvalda processer. Efter utvärderingsfasen konstaterades att endast Visma Publitech uppnådde den kravnivå på tre poäng som var satt för att kunna komma vidare i processen. Upphandlingsförhandlingar med Visma Publitech genomfördes vid tre olika tillfällen. Därefter har Visma Publitech presenterat ett slutanbud som nu finns i form av ett avtalsförslag som godkänts av projektgruppen. I avtalsförslaget ingår ett huvudsystem, Personec P, system för schemaplanering, Medvind och ett antal andra system för bland annat personalanteckningar, arbetsskador och tillbud samt för uppföljning av anställningstid mm. Avtalstiden är sammanlagt 14 år med en bindningstid om åtta år. Implementeringen av system måste ske under 2026 för att komma i skarp drift senast 2027, då nuvarande avtal löper ut. Därav kort framförhållning i beslutsprocessen. Tjänsteskrivelse KS/2025:253 – 022 Tjänster, instruktioner, befattningsbeskrivningar Avtal mellan Visma Publitech och Vadstena kommun HR-chef HR-chef

§ 7 Arkivbeskrivning 1. Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen i Vadstena kommun antas. 2. Framtida revideringar av arkivbeskrivningen ska ses som verkställighet och får beslutas om inom verksamheten. 3. Kommunstyrelsen ska en gång per år få information om ändringar i arkivbeskrivningen. Sammanfattning För att det ska vara möjligt att hitta i arkivet i framtiden är det viktigt att veta hur organisationen där informationen uppkom har sett ut. Vad den hade för ansvar och uppdrag samt vilken information som kan finnas i de olika arkiven. Därför ska varje myndighet enligt både offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och arkivlagen upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick av de allmänna handlingarnas hantering och hur myndigheten är organiserad. Myndigheten ska redovisa uppgifter så att den som söker information kan förstå vilka handlingstyper som uppstår i verksamheten i en informationshanteringsplan. Arkivbeskrivningen ska ge förklarande information till informationshanteringsplanen. Kommunstyrelsen antog nu gällande arkivbeskrivning 2024-12-09, § 203. Sedan antagandet har det skett ett antal organisationsförändringar inom kommunstyrelsens förvaltning som nu föranleder att en ny arkivbeskrivning behöver antas. Vidare har det efter senaste antagandet framkommit att revidering av arkivbeskrivningen är att betrakta som verkställighet, varför kommunstyrelsens förvaltning föreslår att framtida revideringar får ske inom verksamheten, men att kommunstyrelsen årligen ska få information om vilka ändringar som har skett. Förslag till arkivbeskrivning för kommunstyrelsen i Vadstena kommun Sydarkivera -

§ 8 OPF-KR 25 1. Anta bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF_KR25) med tillhörande bilaga. 2. Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) utgör Vadstena kommuns pensionsmyndighet i enlighet med §1 OPF-KR25. 3. Upphäva beslut i Kommunfullmäktige KF §240 2018-12-19, Politikerpensioner och omställningsstöd. Sammanfattning För att underlätta förtroendevalda politikers möjlighet att förena arbetsliv med uppdrag har det gamla avtalet OPF-KL18 reviderats och antagit det nya namnet OPF- KR25. Syfte med revideringen är att bättre anpassa villkoren som gäller för anställda inom kommunerna. För att äga giltighet förutsätts att kommunfullmäktige fattar beslut om att anta reglerna i avtalet samt upprättar kommunens arbetsutskott som pensionsmyndighet. SKRs formulär 24:63 Förslag till bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KR25 HR-chef

§ 9 Dataskyddspolicy 1. Dataskyddspolicy för Vadstena kommun antas. Sammanfattning Denna dataskyddspolicy tydliggör hur Vadstena kommun ska hantera personuppgifter i enlighet med GDPR och kompletterande svensk lagstiftning. Policyn säkerställer att kommunens myndigheter behandlar personuppgifter lagligt, säkert och med respekt för individers integritet, samtidigt som offentlighetsprincipen värnas. Den fastställer ansvar, organisation, säkerhetskrav och nödvändiga styrdokument för att säkerställa en enhetlig och rättssäker hantering av personuppgifter i hela kommunen. Tjänsteskrivelse till kommunstyrelsens arbetsutskott daterad den 25 november 2025. Förslag till Dataskyddspolicy för Vadstena kommun. Samhällsbyggnadsnämnden Kultur- och bildningsnämnden Socialnämnden Sydarkivera, dataskydd@sydarkivera.se

§ 10 Policy för systematiskt brandskyddsarbete 1. Policy för brandskyddsarbete Vadstena kommunkoncern antas. 2. Policyn gäller från och med 2026-02-01. Sammanfattning Enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor (LSO) är det ägare och nyttjanderättshavare av byggnader eller andra anläggningar som är ansvarig för brandskyddet. I Statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) står, mot bakgrund i LSO, att det är skäligt att det för varje verksamhet bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete och att detta dokumenteras. Policy för brandskyddsarbete utgör grunden för det systematiska brandskyddsarbete som ska bedrivas inom Vadstena kommunkoncern. Policyn fastställer kommunenskoncernens viljeinriktning och övergripande mål för brandskyddet i samtliga kommunala förvaltningar, verksamheter och bolag. Det systematiska brandskyddsarbete som policyn anger, ska konkretiseras och regleras ytterligare i riktlinje för systematiskt brandskyddsarbete där ansvarsfördelning, rutiner och arbetssätt beskrivs mer detaljerat. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår därför att kommunfullmäktige antar förslag till policy för brandskyddsarbete Vadstena kommunkoncern. Tjänsteskrivelse till kommunstyrelsens arbetsutskott daterat den 26 november 2025 Förslag till policy för brandskyddsarbete Vadstena kommunkoncern. Samtliga nämnder för vidare expediering till verksamheter Vadstena Fastighets AB Räddningstjänsten Motala-Vadstena -

§ 11 Policy för arbetsmiljö 1. Policy för arbetsmiljö antas. Sammanfattning Arbetsmiljölagen kräver att en arbetsgivare har en policy för sitt arbetsmiljöarbete om man har fler än tio medarbetare. Det är därför ett krav för kommunen att ha en arbetsmiljöpolicy. Inom kommunen har fram till nu en form av arbetsmiljöpolicy inrymts i kommunens Personalpolitiska policy antagen av Kommunfullmäktige 2016- 12-14 § 153. Den Personalpolitiska policyn är ett dokument som i sin helhet nu håller på att omarbetas till en HR-strategi. Avsnittet Arbetsmiljö och hälsa i den Personalpolitiska policyn, motsvarar inte dagens krav på arbetsmiljöpolicy därför har en ny Policy för arbetsmiljö tagits fram och kan ses som ett komplement till avsnittet Arbetsmiljö och hälsa till dess att den Personalpolitiska policyn kan upphävas i sin helhet när beslut om HR-strategi ska fattas. Vadstena kommun har som målsättning att vara en attraktiv arbetsgivare, en viktig del för att nå denna målsättning är att ha en god arbetsmiljö. Det är därför extra viktigt att ha ett arbetsmiljöarbete som bidrar till att medarbetarna upplever en god hälsa och ett gott arbetsklimat. Policyn syftar till att tydliggöra kommunens mål och viljeinriktning för arbetsmiljöområdet i alla nivåer och verksamheter. Policyn tydliggör också ansvarsfördelningen och vikten av det lagstadgade systematiska arbetsmiljöarbetet. Policyn kommer kompletteras med andra styrande dokument. Policy för arbetsmiljö Samtliga förvaltningschefer HR- chef

§ 12 Anmälan av delegationsbeslut 1. Anmälda delegationsbeslut godkänns. Rapport – delegationsbeslut till kommunstyrelsen 2026-01-12 Delegationsbeslut räddningstjänsten november 2025

§ 13 Återrapportering avseende uppdrag att utreda nytt vårdboende för Vadstena kommun Vår beteckning: KS/2025:159, KS/2022:107- 012, 739 1. Kommunstyrelsen tackar för utredningen av nytt vårdboende i Vadstena kommun och förklarar därmed punkterna 1,2, 4 och 5 av utredningsuppdraget för färdigställda. 2. Utredningens material ska utgöra en del av underlaget även i den fortsatta utredningen. Sammanfattning Kommunstyrelsens förvaltning, socialförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har på uppdrag av kommunstyrelsen gemensamt utrett frågan om ett nytt vårdboende i Vadstena kommun. Utredningen har överlämnats till den politiska organisationen för vidare hantering och beslut. Kommunstyrelsen ämnar nu besluta om tilläggsdirektiv till utredningen, varpå de redan överlämnade delarna av utredningen föreslås förklaras som färdigställda. Utöver nya tilläggsdirektiv till utredningen kvarstår även punkt tre ur det ursprungliga utredningsuppdraget, som innebär ett uppdrag till samhällsbyggnadsförvaltningen att ta fram planförutsättningar för ett nytt vårdboende. Detta kommer att rapporteras samtidigt som tilläggsdirektiven och de redan överlämnade delarna av utredningen presenteras som en helhet. Tjänsteskrivelse till kommunstyrelsen, daterad 2025-12-18. Protokollsutdrag KS 2024-03-11 §44. - Socialnämnden

§ 14 Tilläggsuppdrag - utredning om nytt vårdboende 1. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att i den fortsatta utredningen belysa tre olika alternativ: 1) Ett samordnat vårdboende med 120 platser inklusive verksamhetslokaler för hemtjänst och hemsjukvård 2) Ett samordnat vårdboende med verksamhetslokaler för hemtjänst och hemsjukvård samt äldreomsorg, där Vätterngården behålls men det totala antalet platser uppgår till 120 3) Ett samordnat vårdboende med verksamhetslokaler för hemtjänst och hemsjukvård samt äldreomsorg, där Wasagården behålls men det totala antalet platser uppgår till 120. 2. Utredningen ska för samtliga alternativ i punkt 1 innehålla kostnadsbedömningar och finansieringsalternativ samt tydliga visualiseringar på samtliga möjliga lokaliseringar. 3. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att tillsammans med socialförvaltningen och HSB utreda förutsättningar och kostnader för Vadstena kommun att fortsatt bedriva vård- och omsorgsverksamhet i lokalerna i ett medellångt (10 år) och ett långsiktigt perspektiv (40 år). 4. Kommunstyrelsens förvaltning ges i uppdrag att tillsammans med socialförvaltningen utreda förutsättningar och kostnader för Vadstena kommun att fortsatt bedriva vård- och omsorgsverksamhet i Wasagården i ett medellångt (10 år) perspektiv. 5. I samband med projekteringen av ett nytt vårdboende ska en behovsanalys utifrån brukarperspektiv utgöra underlag för att säkerställa att ett framtida boende blir hemlikt och tryggt för de boende samt att det utformas för att understödja en personcentrerad vård och omsorg. 6. Svar på utredningens tilläggsdirektiv ska presenteras för kommunstyrelsen i maj 2026. Sammanfattning Gruppledarna har inkommit med följande skrivelse: Under hösten 2025 har förvaltningsorganisationen överlämnat en utredning av nytt vårdboende för Vadstena kommun till den politiska organisationen. Ärendet är av stor betydelse för kommunen som helhet och kräver därför ett betydande mått av politisk förankring och diskussion. Gruppledarna för samtliga i kommunfullmäktige representerade partier har därför gemensamt diskuterat utredningen och enats om flertalet punkter som behöver utredas vidare. På grund utav frågans dignitet behöver utredningen presenteras som en färdig helhet där alla aspekter finns utredda och redovisade. Endast genom att presentera underlaget på detta sätt blir det möjligt att hantera frågan korrekt politiskt. Gruppledarna har enats om följande tilläggsdirektiv till befintlig utredning: - Vi vill att den pågående dialogen med HSB om framtiden för Vätterngården fortsätter. Vi önskar en tydlig bild av möjligheter och hinder att fortsätta med fastigheten som vårdboende (SÄBO). Vad krävs för investeringar och utveckling för att det ska vara möjligt att bedriva vård- och omsorgsverksamhet i Vätterngården? - Vi vill få en helhetsbild av ekonomin, nu och framöver. Vad kostar vård- och omsorgsfastigheterna kommunen idag (nettokostnader)? - Vad blir skillnaden ekonomiskt och verksamhetsmässigt att behålla Vätterngården och bygga ett ersättningsboende för Wasagården som samordnas med verksamhetslokaler för hemtjänst och hemsjukvård, gentemot ett samordnat vårdboende med 120 platser? Här vill vi få redovisat årlig totalkostnad samt nettokostnader. - Vi vill utreda hur både ett större (120 platser) och ett mindre (utan Vätterngården) samordnat vårdboende som samlokaliseras med ny vårdcentral fungerar på samtliga möjliga lokaliseringar som identifierats av samhällsbyggnadsförvaltningen. Vad får plats på respektive lokalisering? Vilka fördelar och nackdelar finns med de olika alternativen på respektive lokalisering? Här vill vi se tydliga visualiseringar av de båda alternativen på samtliga möjliga lokaliseringar. Gruppledarna är eniga om att målet är att ärendet om nytt vårdboenden för Vadstena kommun ska kunna hanteras av kommunfullmäktige senast i juni 2026. Gruppledarnas skrivelse – Tilläggsdirektiv till utredning av nytt vårdboende i Vadstena kommun

§ 15 Meddelanden och handlingar för kännedom Vår beteckning: KS/2025:1, KS/2025:106, KS/2025:2, KS/2025:22, KS/2025:3, KS/2025:49, KS/2025:78, KS/2025:179- 107, 107, 107, 106, 107, 106, 106, 449 Informationen noteras och läggs till handlingarna.

§ 16 Övriga frågor Peter Karlsson (M) lyfter frågan kring underskott i budget kopplat till befolkningsmängden. Ärendet kommer lyftas på kommunstyrelsen i mars. Madeleine Andersson informerar om ändringar i marknätet gällande tv-kanaler på äldreboendena. Karolina Hoff (S) ställer en fråga om VFAB. Peter Karlsson (M) svarar på frågan.

§ 17 Kommundirektören informerar Kommundirektören har inget att informera. Frida Edholm (K) berättar om pågående rekrytering av ny kommundirektör.