Socialnämnden — 27 april 2026

§ 53 Svar på ordförandeinitiativ – utredning av styrning, rutiner och användning av konsulter samt nyttjandet av ITC Network (KS/2025:572) Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner utredningen 2. Kommunledningskontoret ges i uppdrag att hantera föreslagna rekommendationer Deltar inte i beslut Vuksan Rovcanin (C) deltar inte i beslutet. Särskilt yttrande Vuksan Rovcanin (C) lämnar ett särskilt yttrande till protokollet. Yttrandet finns sist i den här paragrafen. _____ Beskrivning av ärendet Ett ordförandeinitiativ lades fram i kommunstyrelsen 8 december 2025 där kommunstyrelsen beslutade att en oberoende granskning ska ske. Bakgrund till detta är att säkerställa en rättssäker, transparent och ekonomiskt hållbar hantering av kommunens användning av konsulter och för det krävs tydliga processer, gemensamma rutiner och en korrekt dokumentation av beslut. Med anledning av SvT:s granskning av konsultköp och modellen med konsultmäklare är det angeläget att säkerställa att Upplands Väsby kommuns anlitande av konsulter – liksom kostnader, syfte och omfattning – sker och har skett på ett korrekt, 2026-04-27 2 kontrollerat och transparent sätt. Ett sådant arbete stärker den demokratiska kontrollen, minskar risken för oegentligheter och säkerställer att skattemedel används ansvarsfullt. Kommunen använder i dag konsultmäklaren ITC Network som en del av hanteringen av konsultuppdrag. Det är därför viktigt att kommunen har en tydlig bild av hur ITC Network har nyttjats, till vad och i vilken omfattning – och att detta sker i enlighet med upphandlingslagstiftning, avtal och kommunens interna rutiner. Utifrån ovan bad kommunen EY att genomföra en extern utredning av rutiner, riktlinjer och styrande dokument samt att titta på användningen av konsulter och hur detta dokumenteras EY har tagit del av underlag och även genomfört intervjuer som sedan analyserats. EY konstaterar att kommunens användning av konsulter konsultmäklare har minskat över tid, både sett till fakturerade belopp och antal transaktioner. Utifrån denna granskning som EY gjort har det inte upptäckt några oegentligheter hällande användandet av eller kostnader kring konsulter. EY har lämnar nedanstående rekommendationer till kommunen: • Säkerställ systematisk diarieföring och spårbarhet av beslut: Kommunen bör säkerställa att samtliga beslut kopplade till konsultanvändning, inklusive beslut från konsultrådet samt beslut om utökning och förlängning av uppdrag, dokumenteras och diarieförs i enlighet med Kommunens hanteringsanvisningar, så att besluten kan följas upp i efterhand. • Inför en enhetlig och strukturerad hantering av konsultrelaterade handlingar: Kommunen bör införa ett gemensamt och standardiserat arbetssätt för hantering och lagring av konsultrelaterade handlingar, såsom offerter, beslut och avtal, för att säkerställa spårbarhet, efterlevnad av arkivregler och koppling mellan beslut, uppdrag och fakturering. • Tydliggör krav på dokumenterade beslutsvägar vid förändringar av uppdrag: Kommunen bör förtydliga i rutinerna att alla förändringar av konsultuppdrag, inklusive utökningar och förlängningar, ska föregås av dokumenterade beslut och, där så krävs, uppdaterade avtal i enlighet med gällande styrdokument och avtalsvillkor. • Förtydliga ansvarsfördelning för dokumentation och diarieföring: Kommunen bör tydliggöra ansvarsfördelningen för dokumentation och diarieföring i konsultprocessen, särskilt i projekt där flera funktioner är involverade, för att minska risken för att handlingar inte dokumenteras eller diarieförs korrekt. 2026-04-27 3 • Inför enhetlig och systematisk avtalsuppföljning: Kommunen bör införa ett gemensamt och standardiserat arbetssätt för avtalsuppföljning kopplat till konsultanvändning, inklusive vem som är ansvarig för uppföljningen hur och när det bör ske. • Dokumenterade månadsvisa avstämningar: Kommunen bör införa dokumenterade månadsvisa avstämningar där fakturerade timmar och kostnader jämförs mot avtalade nivåer samt godkända ändringar. Detta ger bättre överblick över kostnadsutvecklingen och gör det lättare att snabbt identifiera avvikelser mot budget. • Inför projektreferens i Raindance: Inför en projektreferens i Raindance och säkerställ att samtliga fakturor märks upp med denna projektreferens vid registrering. På så sätt möjliggörs spårbarhet mellan fakturor och projekt och underlättar uppföljning Ekonomiska konsekvenser Inga ekonomiska konsekvenser uppstår av revisionsrapporten. Barnrättsperspektivet Barnrättsperspektivet har inte använts i detta ärende. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner utredningen 2. Kommunledningskontoret ges i uppdrag att hantera föreslagna rekommendationer Ordförandens förslag till beslut Enligt kontorets förslag. _____ 2026-04-27 4 Särskilt yttrande Vuksan Rovcanin (C) lämnar följande särskilda yttrande till protokollet: ”Jag välkomnar att kommunen genomfört en extern granskning av konsultanvändningen. Det är viktigt och ligger i invånarnas intresse att säkerställa att skattemedel används korrekt, transparent och enligt gällande regler. Samtidigt är det viktigt att tydliggöra att granskningen bygger på ett begränsat urval (stickprov) och inte omfattar samtliga fakturor eller ärenden. Slutsatsen att inga oegentligheter har identifierats måste därför förstås i ljuset av att allt inte har kontrollerats. Granskningen visar vidare tydliga brister i styrning, dokumentation, uppföljning och intern kontroll. Det handlar bland annat om otydliga rutiner, bristande spårbarhet i beslut och svårigheter att i efterhand kontrollera fakturor och kostnader. Detta är allvarligt. Även om inga fel har påvisats i det som granskats innebär bristerna att kommunen i dag inte fullt ut kan säkerställa eller visa att kostnaderna alltid är korrekta. Jag anser därför att kommunen bör: • säkerställa att de rekommendationer som nu lämnats genomförs fullt ut, • stärka kontroll, uppföljning och dokumentation av samtliga externa kostnader, • samt genomföra en bredare och mer heltäckande granskning av konsultkostnader som inte enbart bygger på stickprov. Detta är nödvändigt för att skapa ordning och reda, stärka den interna kontrollen och säkerställa att skattemedel används på ett ansvarsfullt sätt.” _____ Beslutet skickas till: Alla nämnder 2026-04-27 5 Beslutsunderlag Utredning av styrning, rutiner och användning av konsulter 260331 Rapport_Upplands Väsby Kommun_20260327