Kultur-och fritidsnämnden — 14 april 2026

§ 19 Upphandling av bibliotekssystem till folkbiblioteket (KFN/2025:59) Kultur- och fritidsnämndens beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner upprättat upphandlingsdokument. 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att delegera till kultur- och fritidschefen att anta anbud och teckna avtal med den leverantör som lämnat det mest fördelaktiga anbudet enligt genomförd upphandling. 3. Om inga anbud inkommer enligt ursprunglig utvärderingsmodell med fast pris delegerar Kultur- och fritidsnämnden till kultur- och fritidschefen att ändra utvärderingsmodell i upphandlingen till fri prissättning samt att anta anbud och teckna avtal med vinnande leverantör. 4. Paragrafen justeras omedelbart. _____ Beskrivning av ärendet Kommunens avtal om bibliotekssystem för folkbiblioteket löper ut 31 december 2026 och kan inte förlängas. Biblioteket har använt bibliotekssystemet Book-it sedan december 2013. Detta system har nu kommit fram till slutet av sin livscykel och någon systemutveckling har inte skett sedan juni 2021. Biblioteket avser därför att genomföra en upphandling av ett nytt bibliotekssystem som uppfyller dagens verksamhetskrav. Ekonomiska konsekvenser Ett nytt bibliotekssystem påverkar bibliotekets ekonomi tvådelat. Dels en engångskostnad i samband med implementering av systemet, dels en månadskostnad. Implementeringskostnaden beräknas bli ca 300 000 kronor som tas inom kontorets ram och den kommande månadskostnaden för drift tas inom ram. Månadskostnaden beräknas bli ungefär i samma nivå som för nuvarande system. Barnrättsperspektivet Barnrättsperspektivet är viktigt i biblioteksverksamheten men har av upphandlingens karaktär inte beaktats särskilt. Barnperspektivet kommer däremot i nästa steg när bibliotekssystemet används för utlån av medier till barn, ungdomar och vuxna. Biblioteket har, precis som de flesta andra bibliotek, inga avgifter för försenade, skadade eller bortkomna barnböcker. Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner upprättat upphandlingsdokument. 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att delegera till kultur- och fritidschefen att anta anbud och teckna avtal med den leverantör som lämnat det mest fördelaktiga anbudet enligt genomförd upphandling. 3. Om inga anbud inkommer enligt ursprunglig utvärderingsmodell med fast pris delegerar Kultur- och fritidsnämnden till kultur- och fritidschefen att ändra utvärderingsmodell i upphandlingen till fri prissättning samt att anta anbud och teckna avtal med vinnande leverantör. 4. Paragrafen justeras omedelbart. Ordförandes förslag till beslut Enligt kontorets förslag. _____ Beslutet skickas till: Chefen för inköpsenheten Beslutsunderlag Upphandlingsdokument