Tekniska nämnden — 24 september 2026

§ 86 Diarienr: TN-2026/00011 Fastställande av dagordning och fråga om jäv september Beslut Tekniska nämnden beslutar att fastställa sammanträdets dagordning. att till protokollet notera att ingen person är jävig. Ärendebeskrivning Tekniska nämndens föredragningslista finns som bilaga och eventuella ändringar noteras. En jävig person får varken delta i handläggningen av ärendet eller vara närvarande vid nämndens behandling av ärendet. Beslutsunderlag Föredragningslista. Bilaga.

§ 87 Diarienr: TN-2026/00007 Verksamhetsuppföljning T2 september 2026 Beslut Tekniska nämnden beslutar att godkänna verksamhetsuppföljningen för januari – augusti (T2) 2026. att godkänna uppföljningen av nämndens internkontrollplan för januari – augusti (T2) 2026. att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. att godkänna Rapport fr Tekniska nämnden till KS för perioden jan – aug 2026. Ärendebeskrivning Verksamhetsuppföljning för januari – augusti har tagits fram för nämndens verksamheter och en uppföljning av internkontrollplanen för samma period är gjord. Beslutsunderlag Tekniska nämndens delårsrapport T2 2026. Bilaga. KS-2025-0187 Tekniska nämndens rapport till KS för perioden jan - aug 2026. Bilaga. Uppföljning Tekniska nämndens riskanalys och internkontrollplan T2 2026. Bilaga. Beredningsansvariga Marcus Bystedt Christina Ingmanson Karin Isaksson Verksamhetschefer Beslutet ska skickas till KSdiarium, KSrapportering, Marcus Bystedt, Karin Isaksson Märk med KS-2025/0187

§ 88 Diarienr: TN-2026/00693 Teknisk ramjustering gällande postdistribution och Väven Beslut Tekniska nämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen att bevilja en teknisk ramjustering om 251 tkr från kommunstyrelsen till tekniska nämnden avseende postdistribution samt att bevilja en teknisk ramjustering om -464 tkr från kommunstyrelsen till tekniska nämnden avseende Kulturväven. Ramjustering gäller från 1 jan 2027. Ärendebeskrivning I samband med avskaffandet av internfakturering var det den nämnd som bedrev verksamhet och stod för den externa kostnaden som erhöll den ekonomiska ramen för kostnaderna. Kommunstyrelsen har senare beslutat om principer som ska vara vägledande när enskilda frågor som kvarstår efter avskaffandet av interna affärer ska lösas ut (2021-2-09 §17). Bland principerna framgår att intäkter och kostnader bör följas åt så långt det är möjligt. Mot bakgrund av detta föreslås att medel för postdistribution samt hyresintäkter avseende Kulturväven förs till tekniska nämnden, som ombesörjer aktiviteterna. Justeringen är kostnadsneutral och tillser renodling av verksamheter, där kostnader och intäkter följs åt. Beslutsunderlag Checklista för handläggning av ärenden inför politiska beslut anses inte tillämpbar. Beredningsansvariga Anna Engman, controller Beslutet ska skickas till Marcus Bystedt Anette Sjödin, SLK ekonomi Anna Engman, SLK ekonomi KSdiarium

§ 89 Diarienr: TN-2026/00081 Beslut nr 2 av riskbedömning och fortsatt användning av Microsoft Beslut Tekniska nämnden beslutar att det finns tillräckligt beslutsunderlag för att kunna ta ställning till Microsoft som leverantör och strategisk partner. att Umeå kommun kan fortsätta nyttja Microsoft som leverantör och strategisk partner. att nämnden årligen i december följer upp riskbedömning och åtgärder som görs löpande under året för att reducera risker. att kontinuerligt omvärldsbevaka och utvärdera tjänster inom Sverige eller EU/EES som alternativ till Microsofts tjänster. att förvaltningen utöver omvärldsspaning kring alternativa digitala system även söker nationella eller europeiska projekt för att säkra vår egen digitala infrastruktur. Ärendebeskrivning Umeå kommun har sedan många år Microsofts molntjänst 365 för samtliga anställda och förtroendevalda. Sedan införandet har regelverk och lagar för amerikanska tjänster och leverantörer skärpts. Kommunen har inte haft någon uppdaterad helhetsbedömning av Microsoft och deras tjänster vilket hämmat utvecklingstakten och skapat en osäkerhet i kommunens verksamheter. I syfte att lyfta Umeå kommuns användning av Microsoft från ovisshet till ett aktivt vägval med en tydlig plan, har det genomförts en omfattande juridisk bedömning av Microsoft som leverantör. Bedömningen har gjorts utifrån granskning mot Dataskyddsförordningen (GDPR) och Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) där vi haft stöd av externt upphandlat expertis, se Bilaga A, tillsammans med kommunintern kompetens inom juridik, dataskydd, informationssäkerhet samt Digital omställning och IT. För specifika frågor har det också skett direkt dialog med Microsoft. En mer utförlig beskrivning av bakgrund, arbetsgång, juridiska förutsättningar och riskbedömning framgår i promemoria Bilaga B. Efter information om riskbedömningen i Tekniska nämnden beslutade nämnden att ärendets underlag inklusive framtaget förslag till beslut, skulle skickas till kommunstyrelsen för yttrande innan beslut i Tekniska nämnden, Bilaga C. Remissvar Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har beslutat att den inte, utifrån av Tekniska nämnden tillhandahållet underlag, kan yttra sig om den fortsatta användningen av Microsoft är laglig och säker. Styrelsen har bedömt att Tekniska nämnden behöver utreda och dokumentera frågan ytterligare, Bilaga D. Utifrån KS remissvar inklusive dess bilagda beslutsunderlag anlitades åter en extern jurist som stöd för bedömning och hantering för att ge Tekniska nämnden förutsättningar att förstå och beakta KS synpunkter. Likt tidigare är det ATEA som anlitats men vid detta tillfälle är det en annan jurist än den som först var med i processen. Juristen första svar kom i form av en rapport, Bilaga E. Det visade sig dock att juristen inte fått ta del av materialet som tidigare tagits fram vilket medförde att rapportens synpunkter blev missvisande. Efter inläsning av tidigare utredningar samt förtydliganden i mejl, Bilaga F, och mindre korrigerar i tjänsteskrivelsen har alla synpunkter besvarats. Dataskyddsombudet har fått ta del av underlagen med möjlighet att lämna eventuella synpunkter, Bilaga G. Samråd med Tekniska nämndens dataskyddsombud Samråd har skett med nämndens dataskyddsombud, fullständiga rekommendationer med kommentarer finns i Bilaga H. Dataskyddsombudet rekommenderar att verksamhetens utredning kompletteras med i vart fall, sekretessprövning gällande utlämnande av personuppgifter till Microsoft (en annan prövning än den som den verksamheten tar upp i tjänsteskrivelsen), dokumentation gällande effektiviteten av ”EU Data Bounary”, utredning och bedömning av Microsofts egen behandling av nämndens personuppgifter, identifiering och bedömning av risker med överföring enligt CLOUD Act till Australien och Storbritannien. Utan dessa kompletteringar går det inte att göra en fullständig bedömning av möjligheten att anlita Microsoft som personuppgiftsbiträde. På befintligt underlag rekommenderas nämnden att komplettera avtalet med Microsoft så att det som utgångspunkt förbjuder Microsoft att bryta mot GDPR och annan svensk lag, istället för att som i dag instruerar Microsoft att bryta mot lag. De av verksamheten föreslagna skyddsåtgärderna i tjänsteskrivelsen har ingen effekt på denna brist. Om avtalet inte ändras rekommenderas nämnden att vidta åtgärder som skyddar uppgifterna från Microsoft t.ex. kryptering där Microsoft inte har tillgång till nyckeln, eller annan effektiv skyddsåtgärd. Om inga kompletterande åtgärder vidtas bedöms i nuläget anlitandet av Microsoft som personuppgiftsbiträde inte vara förenligt med GDPR och det rekommenderas att nämnden avbryter personuppgiftsbehandlingen i Microsofts tjänster tills det gått att säkerställa att behandlingen följer reglerna i GDPR och annan svensk lag. Uppdaterad tjänsteskrivelse efter samråd med dataskyddsombud För att möta dataskyddsombudets synpunkter har tjänsteskrivelsen i hög grad kompletterats med förtydliganden och beskrivningar som saknats för att tydliggöra bedömningsgrunder och vidtagna åtgärder. Den uppdaterade tjänsteskrivelsen har bollats med dataskyddsombudet innan slutgiltig version sammanställts. Dataskyddsombudet har efter samrådet inte sett skäl att ändra sin rekommendation till nämnden, se bilaga H. Teknik- och fastighetsförvaltningens bedömning Tillräcklig utredning Förvaltningen bedömer att den utredning som är gjord är tillräcklig för att kunna ta ställning till Microsoft som leverantör. Utredningen har redovisat behov, redogjort för de rättsliga förutsättningarna och möjliga riskreducerande åtgärder i tillräcklig grad för att kunna identifiera, reducera och ansvarsfullt acceptera risker i proportion till nytta och uppdrag. Förvaltningen har genomfört en omfattande juridisk och riskbaserad genomlysning med: • Extern juridisk expertbedömning (ATEA) • Kommunintern kompetens inom juridik, dataskydd, informationssäkerhet och DoIT i samverkan • Dialog med Microsoft • Identifierade och beslutade riskreducerande åtgärder Samtidigt är det viktigt att förstå att kvarstående risker relaterade till tredjelandslagstiftning och ändrat rättsläge inte kan elimineras fullt ut. Därför är det ett viktigt arbete att kontinuerligt följa den politiska och juridiska utvecklingen samt utvärdera och testa tjänster som kan bli tillräckligt bra alternativ till Microsofts produkter. GDPR (särskilt artikel 28 – personuppgiftsbiträde) Syfte till personuppgiftsbehandling Kommunen har behov av att kunna kommunicera och samarbeta både internt och externt för att genomföra sitt uppdrag. För att stödja verksamhetens arbetssätt, hantera informationsutbyte och möta krav som följer av lagstiftning och andra åtaganden används digitala verktyg och plattformar. Microsoft 365 utgör en av de plattformar som används för att möjliggöra kommunikation, samarbete och informationshantering inom organisationen. Behandling För varje enskild behandling dokumenteras den tillämpliga rättsliga grunden i organisationens register över personuppgiftsbehandlingar. Valet av rättslig grund görs utifrån behandlingens specifika ändamål och följer principen att en behandling ska stödjas på en rättslig grund. Kommunen beaktar de krav som följer av dataskyddsförordningen (GDPR) vid utformningen av insamlings- och behandlingsprocesserna, i syfte att stödja en laglig, korrekt och transparent behandling av personuppgifter. Uppgifterna kan komma från flera olika källor, inklusive lokala system såsom Active Directory (AD), och hanteringen varierar mellan tjänsterna utifrån deras specifika användningsområden. Varje insamling dokumenteras separat för behandlingen och omfattar: • Vilka personuppgifter som samlas in. • Källan till personuppgifterna (lokala system, registrerade individer eller andra system). • Syftet med insamlingen och den efterföljande behandlingen. Miljön är konfigurerad för så att endast nödvändiga data för funktionerna i Microsoft 365 behandlas. Dataöverföringarna är krypterade och kräver autentisering. Systematisk övervakning Microsoft 365 omfattar behandlingar som i vissa delar kan anses utgöra systematisk övervakning enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Detta beror främst på att plattformen kontinuerligt registrerar och analyserar användarrelaterade aktiviteter genom loggning, diagnostik och säkerhetsfunktioner. Plattformen genererar automatiskt tekniska loggar och metadata kopplade till användningen av tjänster såsom Exchange Online, SharePoint Online, Microsoft Teams och Entra ID. Dessa uppgifter kan bland annat avse inloggningar, åtkomst till information, filhantering och användning av olika funktioner inom tjänsterna. Microsoft 365 innehåller även säkerhetsfunktioner som löpande övervakar användnings- och åtkomstmönster för att upptäcka, förebygga och hantera säkerhetsincidenter, obehörig åtkomst och andra avvikelser. Exempel på detta är analys av inloggningsförsök, riskbaserad åtkomstkontroll och automatiserade säkerhetsvarningar. Den kontinuerliga insamlingen och analysen av användarrelaterade uppgifter innebär att användares aktiviteter kan registreras och följas över tid inom ramen för plattformens drift- och säkerhetsfunktioner. Behandlingen sker huvudsakligen i syfte att upprätthålla informationssäkerhet, funktionalitet, spårbarhet och efterlevnad av kommunens och lagstiftningens krav. Kommunen arbetar löpande med tekniska och organisatoriska åtgärder som begränsar datainsamling till det som är absolut nödvändigt för säker drift och efterlevnad. Lagring och behandling i EU/EES Umeå kommuns Microsoftmiljö är konfigurerad enligt Microsoft EU Data Boundary vilket begränsar lagring och behandling av personuppgifter till EU/EES. Vissa definierade undantag kan dock förekomma, exempelvis för säkerhetsrelaterade åtgärder eller felsökning. För dessa situationer används särskilda skyddsåtgärder, såsom pseudonymisering, tokenisering och minimering av loggdata. Microsoft beskriver i sin dokumentation vilka typer av uppgifter som kan omfattas av sådana undantag samt de skyddsmekanismer som tillämpas. Juridisk bedömning av Microsofts roll Microsoft Ireland behandlar personuppgifter inom ramen för sitt uppdrag att tillhandahålla organisationens Microsoft 365-tjänster. Detta regleras genom ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) som säkerställer att behandlingen sker enligt dokumenterade instruktioner från den personuppgiftsansvarige. Personuppgifterna får inte användas av Microsoft för egna ändamål, såsom marknadsföring eller profilering. Vid användning av Microsoft 365 som plattform kan överföring av personuppgifter till tredjeland förekomma, men detta sker endast i mycket begränsad omfattning och under särskilda förutsättningar. I vissa specifika tekniska processer, såsom supportåtgärder, felsökning eller säkerhetsåtgärder, innebära tillfällig och begränsad åtkomst till data från tredjeland, framför allt från USA. Sådana överföringar sker inte som huvudregel, utan endast per specifik behandling och under tydligt kontrollerade former. För att uppfylla kraven enligt Schrems II-domen har Microsoft även infört ett antal åtgärder: • Kryptering av data i vila och under överföring • Pseudonymisering av loggar och systemdata • Strikta åtkomstkontroller • Policyramverk för att bestrida myndighetsförfrågningar som strider mot EU-rätt Adekvansbeslutets giltighet Högsta domstolen i USA har nyligen tagit ett beslut (Trump v. Slaughter) som sätter fokus på om USA:s tillsynsorgan kan anses vara oberoende och om detta kommer att påverka adekvansbeslutets giltighet framöver. IMY följer utvecklingen och kommer, inom ramen för EDPB att analysera domens eventuella konsekvenser för överföringar till USA. IMY uttalar på sin hemsida att det finns fortfarande ett gällande adekvansbeslut för USA. Myndigheten påtalar att det är viktigt för organisationer att hålla sig informerade och ha beredskap för hur man gör om adekvansbeslutet skulle upphävas i framtiden. Sammantagen analys och bedömning GDPR Baserat på extern juridisk utredning, EU-kommissionens gällande adekvansbeslut, Integritetsskyddsmyndighetens och Europeiska dataskyddsstyrelsens (EDPB) uttolkningar samt identifierade risker och åtgärder bedömer förvaltningen att Microsoft, i nuläget, kan anlitas som personuppgiftsbiträde enligt GDPR. OSL (10 kap. 2 a §) Eftersom Microsoft 365-tjänsterna har olika syften och användningsområden kan omfattningen och karaktären på personuppgiftsbehandlingen skilja sig mellan tjänsterna. Varje tjänst genomgår därför en individuell bedömning och dokumentation. Bedömningen omfattar bland annat vilka personuppgifter som behandlas, vilka tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som tillämpas, samt om personuppgifter överförs till tredjeland och vilka mekanismer som används för att säkerställa en adekvat skyddsnivå vid sådana överföringar. Förvaltningen bedömer att de verktyg/tjänster som Microsoft hanterar för Umeå kommuns räkning är konfigurerade på ett sådant sätt att de är begränsade till teknisk bearbetning och lagring av uppgifter. I nästa steg kommer respektive verktyg/tjänst att bedömas för att se över vilken typ av information utifrån bland annat skyddsrekvisit i OSL som kan hanteras i de olika tjänsterna och på vilket sätt samt bedöma lämpliga säkerhetsåtgärder i tjänsten. Exempel på hur en bedömning skulle kunna se ut En bedömning av tjänsten Teams skulle efter genomförd analys, inklusive riskbedömning och identifierade åtgärder, bedömas kunna användas för bearbetning och lagring av information upp till och med skyddsklass 2 (begränsad). Analysen visar vidare att en specifik deltjänst – krypterade Teams-samtal mellan två parter, där information endast bearbetas och inte lagras (ingen transkribering, inspelning eller chatt) – kan tillåtas för information upp till och med skyddsklass 4 (hög), under förutsättning att kompletterande åtgärder regleras i rutiner. Respektive verksamhet behöver därefter genomföra en konsekvensbedömning utifrån sina behov, i relation till tjänstens riskbedömning, som underlag för beslut om och hur Teams kan användas i den egna verksamheten. Vid ett eventuellt scenario där Microsoft åläggs att lämna ut uppgifter enligt Cloud Act till amerikanska myndigheter visar exemplet med Teamssamtal att den information som Microsoft får del av som leverantör och som kan lämnas ut är knapphändig. Det förutsätter i så fall att Microsoft skulle vidta annan behandling än vad som framgår i avtalet och det är inget som på något sätt finns anledning att utgå ifrån. Mot bakgrund av vad som beskrivs ovan om konfiguration och analys som kommer att genomföras för varje tjänst bedömer förvaltningen att ett utlämnande av uppgifter till Microsoft som leverantör är förenligt med 10 kap. 2 a § OSL. Känsliga och/eller extra skyddsvärda personuppgifter Enligt kommunens Informationssäkerhetsriktlinje (bilaga) är det inte tillåtet att hantera sekretess (skyddade personuppgifter hör hit), extra skyddsvärda eller känsliga personuppgifter (gul information) samt data med hög sekretess (Röd) i Microsofts molntjänster, men det finns ingen teknisk begräsning som hindrar en användare att lägga in den typen av data vilket medför en riskhantering som vilar på individers regelefterlevnad. I vissa tjänster, exempelvis Fabric, kan data anonymiseras för att minska känsligheten. Det är känt att vissa förvaltningar idag lagrar data som är känslig och extra skyddsvärd utifrån att den omfattar hälsa. Det pågår införande av en kompletterande säker lagringstjänst för att kunna lyfta ut den här typen av behov från Microsoftmiljö. Sammantagen analys och bedömning OSL Sammanfattningsvis bedömer förvaltningen att en fortsatt användning av Microsoft som leverantör i nuläget är förenligt med offentlighets- och sekretesslagen. Ställningstagande om kvarstående risker Förvaltningen konstaterar att kvarstående risker kopplade till tredjelandslagstiftning och leverantörens jurisdiktion inte helt kan elimineras. Vi bedömer att dessa risker är strukturella, inte leverantörsspecifika, och att riskreducerande åtgärder har vidtagits. Mot denna bakgrund tar vi ställning till att dessa kvarstående risker kan accepteras under förutsättning att kontinuerlig uppföljning och möjlighet till omprövning sker. Därmed är slutsatsen att rekommendera Tekniska nämnden att besluta att fortsätta nyttja Microsoft som strategisk partner, under förutsättning att riskreducerande åtgärder genomförs, bland annat: • Informationsklassning: Rätt data på rätt plats med skarpare sortering av skyddsvärd data, exempelvis med känslighetsetiketter för att förenkla administration av klassningen. Utifrån bedömning av respektive tjänst i Microsoft 365 avgörs vilken informationsklass som kan lagras och behandlas. • Skydd: Fortsätta införa kryptering och tekniska spärrar där det är funktionellt och ekonomiskt möjligt • Kontroll: Ökad övervakning och spårbarhet i systemen • Utvärdering: Kontinuerlig utvärdering av rättsläget, teknisk utveckling samt omvärldsläge För att minska risken för leverantörsinlåsning och stärka kommunens rådighet över vår data ska det löpande genomföras omvärldsbevakning för alternativa leverantörer och tjänster inom Sverige och EU/EES. Det ska också göras löpande riskbedömning av Microsoft för att identifiera eventuellt behov att ompröva beslutet att använda deras tjänster. Med utgångspunkt i de riskbedömningar av Microsoft och deras tjänster som DoIT samordnar ska också respektive verksamhet bedöma vilka tjänster som är acceptabla för deras användning och eventuellt komplettera med användaranvisningar där det behövs. Förslag på sammanträdet Maria Edblom Tauson (KD) yrkar på att sista beslutspunkten ändras till: att kommunen ska utvärdera alternativa lösningar och leverantörer för att minska risken för leverantörsinlåsning och stärka den digitala suveräniteten. Detta ska redovisas varje halvår till Tekniska Nämnden. Johan Stål (V) yrkar på tillägg av följande att-sats: att förvaltningen utöver omvärldsspaning kring alternativa digitala system även söker nationella eller europeiska projekt för att säkra vår egen digitala infrastruktur. Thomas Liljedahl (L) ställer sig bakom Maria Edblom Tausons (KD) yrkande. Christina Bernhardsson (S) yrkar avslag på Maria Edblom Tausons (KD) ändringsyrkande. Rebecka Dejby (MP) ställer sig bakom Johan Ståls (V) yrkande. Thomas Liljedahl (L) ställer sig bakom Johan Ståls (V) yrkande. Christina Bernhardsson (S) ställer sig bakom Johan Ståls (V) yrkande. Rebecka Dejby (MP) ställer sig bakom tjänsteskrivelsen. Christina Bernhardsson (S) ställer sig bakom tjänsteskrivelsen. Johan Stål (V) ställer sig bakom tjänsteskrivelsen. Tekniska nämndens beslutsordning Ordföranden frågar om nämnden kan besluta i enlighet med tjänsteskrivelsen med beaktande av redaktionella ändringar i enlighet med diskussioner kring motiv kring motverkande av inlåsningseffekter och konstaterar att så är fallet. Ordföranden frågar om nämnden beslutar att avslå Maria Edblom Tausons (KD) yrkande och konstaterar att så är fallet. Ordföranden frågar om nämnden kan besluta i enlighet med Johan Ståls (V) tilläggsyrkande och konstaterar att så är fallet. Reservation Maria Edblom Tauson (KD) reserverar sig till förmån för eget förslag. Thomas Liljedahl (L) reserverar sig till förmån för Maria Edblom Tausons ändringsyrkande. Stefan Nordström (M) reserverar sig till förmån för Maria Edblom Tausons ändringsyrkande. Beslutsunderlag Bilaga A - Juridisk bedömning av Microsoft som leverantör (ATEA). Bilaga. Bilaga B - PM om arbetsgång och juridiska överväganden inför rekommendation om fortsatt användning av Microsoft. Bilaga. Bilaga C - TN-2026_00081-2 Protokollsutdrag 2461290_1_1. Bilaga. Bilaga D - Beslut av riskbedömning och fortsatt användning av Microsoft, sammanfogat remissvar. Bilaga. Bilaga E - Juridisk bedömning av molntjänster i förhållande till TN 2026_00081 (feedback efter granskning). Bilaga. Bilaga F - E-post_återkoppling efter feedback på granskning av KS remissvar. Bilaga. Bilaga G - E-post_För kännedom och eventuella synpunkter senast 16 augusti. Bilaga. Bilaga H - DSO samrådsyttrande augusti 2026 TN 2026_0081. Bilaga. Riktlinjer för informationssäkerhet, Umeå kommun. Bilaga. Checklista för handläggning av ärenden inför politiska beslut bedöms inte tillämpbar. Beredningsansvariga Mattias Wallmark, DoIT Hannes Fries, DoIT Beslutet ska skickas till KSdiarium Dataskyddsombud Eric Lindström SLK-juridik – chefsjurist Maria Törnblom Informationssäkerhetssamordnare Hanna Öberg (SLK) Verksamhetschef Mattias Wallmark (DoIT) Verksamhetsutvecklare Hannes Fries (DoIT) Stabschefsnätverket Malin Ärlebrant

§ 90 Diarienr: TN-2026/00691 Remiss AI-styrning: Policy för AI och Riktlinje för AI- användning Beslut Tekniska nämnden beslutar att skicka förslag till Policy för AI och Riktlinje för AI-användning på remiss till kommunens nämnder och bolag enligt remisslista. Ärendebeskrivning Artificiell intelligens (AI) skapar nya möjligheter att utveckla verksamheter, stärka kvaliteten och frigöra tid för mänskliga möten. Samtidigt ställer användningen krav på ansvar, transparens, informationssäkerhet och rättssäkerhet. För att skapa ett gemensamt förhållningssätt har Umeå kommun tagit fram förslag till en policy för AI och en riktlinje för AI-användning. Policyn beskriver de övergripande principerna för AI-användning i kommunens nämnder och bolag medan riktlinjen konkretiserar hur principerna ska tillämpas i nämnder och verksamheter. Förslagen innebär bland annat att AI ska sätta människan i centrum, användas lagligt och etiskt samt stödja mänskliga beslut utan att ersätta mänskligt ansvar. Riktlinjen ställer krav på ett proportionerligt och riskmedvetet arbetssätt, där AI inte får tas i bruk innan lagligheten har fastställts och relevanta risker har bedömts och hanterats. Krav på riskbedömning, dokumentation, kontroll, uppföljning och mänsklig tillsyn anpassas efter användningens påverkan. Transparens och ansvar hanteras genom krav på att det ska vara möjligt att förstå när och hur AI används, hur ett AI-system har påverkat ett resultat eller beslut samt vem som ansvarar för användningen. Nämnderna ska ha överblick över de AI-system som används, säkerställa dokumentation och registrering samt följa upp användningen löpande. Vid upphandling och utveckling tillämpas kommunens ordinarie styrning för bland annat upphandling, IT, informationssäkerhet och dataskydd. Styrdokumenten utgör grunden i kommunens styrning av AI. Nästa steg är att komplettera styrningen med verksamhetsnära stöd och rutiner som vägleder medarbetare i frågor kring tillämpningen av AI. Arbetet sker inom kommunens ordinarie styrning för digital omställning och informationssäkerhet, där DoIT samordnar arbetet tillsammans med samverkansobjektet AI- och datadriven kommun. Bilagan Tillämpning av styrning för AI och styrkedja beskriver hur styrkedjan hänger ihop. Tekniska nämnden föreslås besluta att skicka förslagen på remiss till kommunens nämnder och bolag. Inkomna remissvar utgör underlag för den fortsatta beredningen inför slutligt antagande av styrdokumenten. Beslutsunderlag Policy för AI - för remiss. Bilaga. Riktlinje för AI-användning - för remiss. Bilaga. Tillämpning av styrning för AI och styrkedja. Bilaga. Instanser för remiss. Bilaga. Checklista för handläggning av ärenden inför politiska beslut anses inte tillämpbar. Beredningsansvariga Hannes Fries, verksamhetsutvecklare, Digital omställning och IT Stefan Boström, controller, Ekonomi och styrning Beslutet ska skickas till Kommunens nämnder och bolag enligt lista. Svaren ska vara TNdiarium till handa senast 2026-12-18.

§ 91 Diarienr: TN-2026/00549 Yttrande Motion 11/2026: Umeå kommun behöver styra sin AI innan implementering Beslut Tekniska nämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att anse motion 11/2026, Umeå kommun behöver styra sin AI innan implementering, besvarad med hänvisning till att motionens intentioner i huvudsak omhändertas genom förslagen till policy för AI och riktlinje för AI-användning. Ärendebeskrivning Motion 11/2026 väcker frågor om hur Umeå kommun ska styra användningen av artificiell intelligens. Motionärerna yrkar bland annat på krav på mänsklig bedömning, tydliga gränser för användningen, överblick över kommunens AI-system, konsekvensanalyser före införande, fackligt inflytande, efterlevnad av EU:s AI-förordning, löpande tillsyn, invånardelaktighet samt begränsningar för hur data får användas. Kommunen har tagit fram förslag till en kommungemensam policy för AI och en tillhörande riktlinje för AI-användning. Avsikten är att styrdokumenten ska beslutas gå på nämndsremiss i september 2026. Policyn anger övergripande principer och ansvar, medan riktlinjen konkretiserar hur AI ska prövas, införas, användas och följas upp. Förslagen innebär bland annat att AI ska sätta människan i centrum, användas lagligt och etiskt samt stödja mänskliga beslut utan att ersätta mänskligt ansvar. Beslut som får konsekvenser för enskilda får inte fattas enbart genom automatiserade system utan mänsklig kontroll, om inte lagstöd finns. Riktlinjen ställer även krav på ett proportionerligt och riskmedvetet arbetssätt. AI får inte tas i bruk innan lagligheten har fastställts och relevanta risker har bedömts och hanterats. Kraven på riskbedömning, dokumentation, kontroll, uppföljning och mänsklig tillsyn ska anpassas efter användningens påverkan. Risker kopplade till bland annat rättssäkerhet, diskriminering, sekretess, informationssäkerhet och dataskydd ska hanteras inom kommunens ordinarie processer. Transparens och ansvar behandlas genom krav på att det ska vara möjligt att förstå när och hur AI används, hur ett AI-system har påverkat ett resultat eller beslut samt vem som ansvarar för användningen. Nämnderna ska ha överblick över de AI-system som används, säkerställa dokumentation och registrering samt följa upp användningen löpande. Vid upphandling och utveckling ska kommunens ordinarie styrning för bland annat upphandling, IT, informationssäkerhet och dataskydd tillämpas. Tekniska nämnden vill samtidigt framhålla att artificiell intelligens inte är en isolerad teknikfråga utan en integrerad del av kommunens samlade digitala omställning. I takt med att digitala tjänster, informationsflöden och systemstöd blir alltmer sammanlänkade ökar behovet av gemensam styrning, överblick och samordning. En långsiktigt hållbar användning av AI förutsätter därför att utveckling, införande och förvaltning sker inom ramen för kommunens gemensamma styrning för digitalisering och i enlighet med Plan för digital omställning. Detta är också anledningen till att samverkansobjekten och Digital omställning och IT (DoIT) har en viktig roll i att stödja samordning, prioritering och uppföljning över verksamhetsgränserna. Denna kommunövergripande styrning är särskilt viktig eftersom såväl tekniken som lagstiftningen på området utvecklas snabbt och kräver ett sammanhållet och kontinuerligt arbete Tekniska nämnden bedömer att motionens huvudsakliga intentioner om mänsklig kontroll, riskhantering, transparens, ansvar och regelefterlevnad omhändertas genom den föreslagna AI-policyn och riktlinjen för AI- användning. Samtidigt skapar den föreslagna styrningen förutsättningar för en långsiktigt hållbar, kommunövergripande och samordnad utveckling av AI i takt med att teknik, verksamhetsbehov och regelverk förändras. Det bedöms därför inte vara ändamålsenligt att införa ytterligare separata styrprinciper enligt motionens yrkanden. Motionen bör därför anses besvarad. Beslutsunderlag Motion 11/2026: Umeå kommun behöver styra sin AI innan implementering. Bilaga. Checklista för handläggning av ärenden inför politiska beslut anses inte tillämpbar. Beredningsansvariga Mattias Wallmark, verksamhetschef, Digital omställning och IT Beslutet ska skickas till KSdiarium

§ 92 Diarienr: TN-2026/00753 Begäran om omfördelning inom beslutad investeringsram Beslut Tekniska nämnden beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att besluta om omfördelning av budget inom ramen från tidigare beslutad summa. att i dialog med verksamhetschef för DoIT fastställa belopp som ska omfördelas. att återkoppla till Tekniska nämnden på decembermötet. Ärendebeskrivning På grund av ökade hårdvarukostnader gällande infrastruktur för IT- kapacitetsnämndens uppdrag behöver en omfördelning inom ramen för beslutad summa ske. Den exakta summan kan inte avgöras förrän avrop av köp sker eftersom priset är dagsaktuellt. Den totala ramen kommer dock inte att påverkas. Bedömningen är att detta inte kommer att påverka behovet av datorinköp för kvarvarande del av året. Beslutsunderlag Checklista för handläggning av ärenden inför politiska beslut anses inte tillämpbar. Beredningsansvariga Mattias Wallmark Beslutet ska skickas till Mattias Wallmark Lena Höök Marcus Bystedt Magnus Håkansson

§ 93 Diarienr: TN-2026/00632 Yttrande Remiss informationssäkerhetspolicy och riktlinje informationssäkerhet Beslut Tekniska nämnden beslutar att lämna yttranden enligt nedan. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens näringslivs- och arbetsutskott beslutade den 5 maj att överlämna remiss av reviderad informationssäkerhetspolicy och reviderad riktlinje för informationssäkerhet till kommunens nämnder för yttrande. Teknik- och fastighetsförvaltningens personuppgiftskoordinatorer har arbetat fram ett yttrande. Yttrande informationssäkerhetspolicy Inledningsvis saknas upplysning om att Informationssäkerhetspolicyn är ett övergripande styrdokumentet för kommunens informationssäkerhetsarbete och omfattar all information som hanteras inom Umeå kommun. Man kan även tillägga att Informationssäkerhetspolicyn ersätter gamla Informationssäkerhetspolicy för Umeå kommun fastställda av KF 2009-04-27, version 2. Det saknas ett avsnitt ”Syfte med informationssäkerhetsarbetet” (se Umeå kommuns mall för Policy). Övriga synpunkter: - Det behövs ett förtydligande gällande avgränsning om att Informationssäkerhetspolicyn gäller hela Umeå kommuns organisation inklusive eller exklusive de kommunala bolagen. - Utgå ifrån att verksamhetsinformation ägs organisatoriskt av respektive myndighet där den ansvarige inte bara är nämnden utan även styrelse. - Det borde finnas ett avsnitt om Ansvar och roller där det tydligt framgår vem som ansvarar för vad, utifrån t.ex. KF, KS, nämnder (bolagsstyrelserna i fall Informationssäkerhetspolicyn ska gälla dem), informationssäkerhetssamordnare, chefer, anställda förtroendevalda. - Det är bra om det framkommer hur denna policy ska följas upp och revideras. Yttrande riktlinje informationssäkerhet Under avsnittet ”Lagar och standarder”: Allmänna råd och föreskrifter bör flyttas ner medan lagar flyttas upp för att följa svenska regelhierarkin/rangordning: lagar först sen förordning därefter föreskrifter. Fråga: AI-förordningen ska inte den vara med? Beslutsunderlag KS Protokollsutdrag. Bilaga. Remissversion_Informationssäkerhetspolicy. Bilaga. Remissversion_Riktlinje informationssäkerhet. Bilaga. Checklista för handläggning av ärenden inför politiska beslut anses inte tillämpbar. Beredningsansvariga Teknik- och fastighetsförvaltningens personuppgiftskoordinatorer. Beslutet ska skickas till ksdiarium@umea.se senast den 5 oktober 2026. Ange ärendenummer KS- 2026/00356 i ämnesraden.

§ 94 Diarienr: TN-2026/00689 Yttrande Remiss om ändrade villkor gällande BK4 i Trafikverkets föreskrifter om bärighetsklasser TRV 2026/92928 Beslut Tekniska nämnden beslutar att lämna yttrande enligt nedan. Ärendebeskrivning Trafikverket har för avsikt att ändra villkoren i bärighetsföreskrifterna gällande BK4. Kommunstyrelsen har överlämnat remissen till Tekniska nämnden för yttrande. Yttrande Villkorsändringen i Trafikverkets föreskrifter om bärighetsklass 4 med villkor berör inte kommunen direkt. Utifrån konsekvensutredningen kan ändringen medföra positiva konsekvenser för transportörer. Umeå kommun har inget att erinra i ärendet. Beslutsunderlag Konsekvensutredning till förslag om ändrade villkor gällande BK4 i Trafikverkets föreskrifter om bärighetsklasser. Bilaga. Checklista för handläggning av ärenden inför politiska beslut anses inte tillämpbar. Beredningsansvariga Jonas Sörlén, trafikingenjör Beslutet ska skickas till Sista dag för att besvara remissen är 30 september 2026. Till trafikverket@trafikverket.se, var vänlig ange Trafikverkets diarienummer TRV 2026/92928 i yttrandet. Kopia på nämndens protokollsutdrag inkl. yttrande skickas till ksdiarium@umea.se, märk ämnesraden med diarienummer: KS- 2026/00834.

§ 95 Diarienr: TN-2026/00690 Yttrande Remiss av förslag till ändring i bestämmelserna om texthöjd och bård för varningsskyltar Beslut Tekniska nämnden beslutar att lämna yttrande enligt nedan. Ärendebeskrivning Den 1 september 2023 trädde Transportstyrelsens föreskrifter (TSFS 2023:36 och 2023:37) om färd med bred och lång odelbar last i kraft. Före- skrifterna innehöll bland annat nya bestämmelser för varningsskyltars di- mensioner och textstorlek, samt en övergångsbestämmelse som tillät äldre skyltar fram till den 31 juli 2025. Samma bestämmelser för skylt- och text- storlek infördes även i de allmänna råden i TSFS 2024:16 och 2024:17, vilka kunde tillämpas från den 19 april 2024. När övergångsbestämmelsen upphörde att gälla uppmärksammades en otyd-lighet i hur bestämmelserna om textstorlek ska tolkas. Det kan dels tolkas som att det är den första versalens höjd som ska vara 0,17 meter, dels som att det är typsnittets totala höjd som ska vara 0,17 meter. Avsaknaden av rättspraxis skapar osäkerhet för tillverkare, transportföretag och förare. Det försvårar även polisens och bilinspektörers arbete vid vägkantskontroller, vilket riskerar att leda till en oenhetlig rättstillämpning. Otydligheten med-för dessutom ekonomiska konsekvenser för aktörer som investerat i produkter som nu är svåra att sälja. Det finns därför skäl att se över bestäm-melserna. Kommunstyrelsen har överlämnat remissen till Tekniska nämnden för yttrande. Yttrande Umeå kommun har inget att erinra i ärendet. Beslutsunderlag remissmissiv-tsf-2025-113. Bilaga. konsekvensutredning-tsf-2025-113. Bilaga. foreskriftsforslag-bred-odelbar-last. Bilaga. foreskriftsforslag-lang-odelbar-last. Bilaga. forfattningsforslag-allmanna-rad-bredd. Bilaga. forfattningsforslag-allmanna-rad-langd. Bilaga. Checklista för handläggning av ärenden inför politiska beslut anses inte tillämpbar. Beredningsansvariga Jonas Sörlén, trafikingenjör Beslutet ska skickas till Sista dag för att besvara remissen är 9 oktober 2026. Till TRV, vag@transportstyrelsen.se ange diarienummer TSF 2025-113 i svaret. Kopia på nämndens protokollsutdrag inkl. yttrande skickas till ksdiarium@umea.se, märk ämnesraden med diarienummer: KS- 2026/00835.

§ 96 Diarienr: TN-2026/00692 Yttrande Remittering av promemoria: Vägval för framtiden: Justeringar av vägmärken i vägmärkesförordningen (2007:90) Beslut Tekniska nämnden beslutar att lämna yttrande enligt nedan. Ärendebeskrivning Umeå kommun har beretts tillfälle att yttra sig över Landsbygds- och infrastrukturdepartementets remiss av promemorian Vägval för framtiden: Justeringar av vägmärken i vägmärkesförordningen (2007:90). Förslaget innebär ändringar av varningsmärken, anvisningsmärken och bommar vid järnvägskorsningar för att öka trafiksäkerheten och harmonisera reglerna internationellt. Det innehåller även en mindre, redaktionell rättelse av en felaktig paragrafhänvisning för vägmarkeringen M8 Heldragen linje. Yttrande Umeå kommun ställer sig positiv till de föreslagna ändringarna och har inga invändningar mot promemorians förslag. Kommunen välkomnar att vägmärkena anpassas till internationell standard samt att trafiksäkerheten vid järnvägskorsningar stärks genom det nya anvisningsmärket E35 (”Kör genom bommen”). Att användningen av det nya märket är frivillig gör det möjligt för kommunen att prioritera resurserna där de gör mest nytta. Eftersom äldre vägmärken får användas ända till utgången av 2041 kan utbytet ske löpande inom ramen för kommunens ordinarie drift och underhåll. Förslaget medför därför inga nya eller ökade kostnader för Umeå kommun. Kommunen har inte heller några invändningar mot den föreslagna redaktionella rättelsen för vägmarkeringen M8. Beslutsunderlag Remissmissiv av promemorian Vägval för framtiden Justeringar av vägmärken. Bilaga. Promemoria Vägval för framtiden - justeringar av vägmärken i vägmärkesförordningen. Bilaga. Checklista för handläggning av ärenden inför politiska beslut anses inte tillämpbar. Beredningsansvariga Fredrik Öhrner Beslutet ska skickas till Till Landsbygds- och infrastrukturdepartementet senast den 16 oktober 2026. Svaren bör lämnas per e post till li.remissvar@regeringskansliet.se och med kopia till li.transport.remissvar@regeringskansliet.se. Ange diarienummer LI2026/01197 och remissinstansens namn i ämnesraden på e-postmeddelandet. Kopia på nämndens protokollsutdrag inkl. yttrande skickas till ksdiarium@umea.se, märk ämnesraden med diarienummer: KS- 2026/00635

§ 97 Diarienr: TN-2026/00008 Aktuellt från förvaltningen september Beslut Tekniska nämnden beslutar att konstatera att inga tilläggsuppdrag läggs med utgångspunkt i föredragningen. Ärendebeskrivning Förvaltningschefen föredrar aktuellt arbete vid förvaltningen. Beslutet ska skickas till

§ 98 Diarienr: TN-2026/00009 Kurser och konferenser september Beslut Tekniska nämnden beslutar att till protokollet notera att ledamöter och ersättare tagit del av information om kurser och konferenser. Ärendebeskrivning Kurser och konferenser inom tekniska nämndens verksamhetsområden presenteras. Beslutsunderlag Inga kurser har inkommit.

§ 99 Diarienr: TN-2026/00005 Delegationsbeslut och anmälningsärenden september Beslut Tekniska nämnden beslutar att godkänna redovisning av delegationsbeslut och anmälningsärenden. Ärendebeskrivning Redovisning av ärenden beslutade med stöd av tekniska nämndens fastställda delegationsordning samt anmälningsärenden. Beslutsunderlag Delegationsbeslut gatu- och parkärenden, augusti 2026 - Upplåtelse offentlig plats – tillstånd, lokala trafikföreskrifter, tillstånd/dispenser, övrigt, avgivna remissvar samt yttranden. Bilaga. Delegationsbeslut fordonsvrak - Lagen om flyttning av vissa fordon, augusti 2026. Bilaga. Delegationsbeslut särskild kollektivtrafik/färdtjänst 1. Kommunal färdtjänst, augusti 2026. Bilaga 2. Riksfärdtjänst, augusti 2026. Bilaga 3. Parkeringstillstånd, augusti 2026. Bilaga. Delegationsbeslut skador - Anmälda skadeärenden samt beslut. Bilaga. Delegationsbeslut fastighetsärenden - Extern förhyrning av lokaler, beslut om antagande av konsulter, entreprenörer och leverantörer för underhålls- och investeringsobjekt inom Fastighetstekniks verksamhetsområde och igångsättningstillstånd, rivning av bebyggda fastigheter, augusti 2026. Bilaga. Anmälningsärenden KN Protokollsutdrag ram. Bilaga. Beredningsansvariga Ulla Nilsson, Tommy Johansson, Martin Nylander, Anna Bugaeva, Frida Herbeck, Åsa Larsson och Annika Kjellsson Lind