PA-nämnden — 13 maj 2026

§ 7 Diarienr: URPN-2026/00008 Inriktning och budget 2027 Beslut PA-nämnden beslutar att godkänna inriktning och budget för 2027, om 9 097 tkr att fördela enligt överenskommen fördelningsnyckel. Ärendebeskrivning Inriktning för 2027 är att fortsätta förvalta Umeåregionens personaladministrativa system driftsäkert och med god kvalitet. Utifrån planeringsdirektiv 1 från Umeå Kommunfullmäktige tilldelas PA-nämnden en budget för 2027 om totalt 9 097 tkr. Budgeten förväntas kunna nås med vissa justeringar. Viss osäkerhet finns avseende åtgärder och anpassningar relaterade till Cybersäkerhetslagen och ifall dessa medföljs av kostnader. Arbete med bevakning, analys och bedömning är påbörjat. Beslutsunderlag Budget är beräknad utifrån Planeringsdirektiv 1 2027, och bedöms täcka PA-nämndens kostnader, med vissa anpassningar. Årlig driftskostnad är högre 2027 dels då kostnaderna ökar med inköpta funktionaliteter som tas i bruk, dels då posten beräknats något lågt för 2026. Tilläggsbeställningar förväntas öka som en följd av övertagande av kostnader från DoIT Umeå kommun rörande hämtning och integration av folkbokföringsuppgifter till PA-systemet. Gällande DoIT Umeå kommun bedöms kostnaderna vara oförändrade från 2026 till 2027. Utvecklingskostnaderna bedöms sjunka något till 2027 och kostnaderna för utbildning, arbetstid och övriga kostnader lämnas oförändrade från 2026 till 2027. Osäkerhet finns avseende vilka anpassningar och åtgärder som behöver göras till följd av Cybersäkerhetslagen, och om dessa medföljs av kostnader. Fortsatt analys och bevakning av tillämpningsanvisningar görs löpande. Nedan framgår budgetförslag för 2027, se tabell 1, samt fördelning av budget enligt fördelningsnyckel, se tabell 2. Tabell 1. Budget 2027 (tkr) Tabell 2. Fördelning budgetförslag 2027 utifrån fastställd fördelningsnyckel (tkr) Beredningsansvariga Ida Berginström objektägare Simon Dahlgren ekonomicontroller Styrgrupp för Umeåregionens PA-system Beslutet ska skickas till Ekonomiansvariga i respektive kommun, KS diarium, Styrgrupp för Umeåregionens PA-system, Kommunchefsgruppen, Umeåregionråd.

§ 8 Diarienr: URPN-2026/00009 Tertialrapportering och uppföljning intern kontroll, jan-apr 2026 Beslut PA-nämnden beslutar att godkänna PA-nämndens rapport till KS för perioden januari- april 2026 att godkänna PA-nämndens regiongemensamma rapport för perioden januari-april 2026. att godkänna uppföljning av internkontrollplan för perioden januari- april 2026, samt bedömer att den interna kontrollen är tillräcklig och ändamålsenlig. Ärendebeskrivning Rapporter har upprättats enligt Umeå kommunstyrelses direktiv, samt kompletterats med en regiongemensam rapport för perioden. Se bilagda rapporter för utförligare beskrivningar. Beslutsunderlag 1. PA-nämndens rapport till KS för perioden januari-april 2026 2. PA-nämndens regionsgemensamma rapport för perioden januari- april 2026 3. PA-nämndens uppföljning av internkontrollplan för perioden januari-april 2026 Beredningsansvariga Ida Berginström, objektägare Simon Dahlgren, controller Styrgrupp för Umeåregionens PA-system Beslutet ska skickas till PA-nämnden, Styrgrupp för Umeåregionens PA-system, KS diarium, Kommunchefsgruppen, Umeå regionråd och ekonomiansvarig i respektive kommun.

§ 9 Diarienr: URPN-2026/00010 Informationsärenden 2026-05-13 Beslut PA-nämnden beslutar att till protokollet notera att nämnden tagit del av följande informationer 1. Återrapportering rapport schema, bemanning och AI Under 2025 beslutades att ett arbete skulle göras för att beskriva nuläget, de behov av systemstöd som finns i verksamhet och möjliga vägar framåt inom området schema och bemanning, vilket utmynnat i en skriftlig rapport till styrgrupp. Styrgrupp konstaterar att det finns flera möjliga vägar framåt, som även kommer vara öppna framgent. Viktiga områden att arbeta vidare med i nuläget bedöms dock vara att likställa processer, arbetssätt och roller för att underlätta för automationer och AI framåt samt att arbeta vidare med befintliga system för att nyttja mer av dess fulla potential. Systemförvaltningen ska fortsätta arbeta för att få ut mer effekt av nuvarande systemflora och löpande se över möjligheterna att nyttja befintliga systemstöd, avtal och andra externa sätt för att förenkla stödet till verksamheterna. 2. Löneadministration för Vindeln 2027 Avgift för att Umeå hanterar löneadministration för Vindeln bedöms bli 1 342 tkr för 2027. Ingen justering i årsarbetare görs för 2027. Dock noteras att det under senare år går åt mer tid till support, samarbeten och administration vartefter nya funktioner och avtal tas i bruk, vilket planeras ses över mer ordentligt inför 2028. Posten (löne)kostnad räknas upp med 3,9% i linje med planeringsdirektivets uppräkningstal för lönekostnader och 1,9% för overheadkostnader (exempelvis lokaler, material mm) i enlighet med KPIF. Beslut om avgift tar vid PA-nämndens sammanträde 2025- 09-19. 3. Revisorernas granskning för 2025 Kommunrevisorernas granskning av PA-nämnden 2025 omfattar granskning av styrning och uppföljning av 1) verksamhet, 2) ekonomi och 3) intern kontroll. Revisorerna anger i sitt utkast att de bedömer att nämnden i allt väsentligt har säkerställt en tillräcklig styrning och uppföljning av verksamhet, ekonomi och intern kontroll. Inga förslag på åtgärder lämnas. Verksamhet har inte lämnat in några ändringsförslag på utkastet utöver borttag av en mening om personalpolitiska mål, som smugit sig in av misstag. Verksamhet inväntar den fastställda rapporten. Utkast till revisionsrapport biläggs nämndshandlingarna. Beredningsansvariga Ida Berginström, objektägare Anna Engman, controller Styrgrupp för Umeåregionens PA-system