Överförmyndarnämnden — 21 april 2026

Öfn § 39 Val av justerare, godkännande av dagordning och fråga om jäv Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att utse Joline Göttfert (M) att, jämte ordföranden, justera dagens protokoll. att godkänna sammanträdets dagordning. att till protokollet notera att ingen person är jävig. Ärendebeskrivning Eventuella ändringar i nämndens föredragningslista noteras. En jävig person får varken delta i handläggningen av ärendet eller närvara vid nämndens behandling av ärendet. Beredningsansvarig Ulrika Persson, nämndsekreterare Nr.34 enligt kallelse/ föredragningslista

Öfn § 72 Användning av E-signering, Signport och säker e-post SEFOS Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna användning av elektronisk signering. att godkänna användning av säker e-post, SEFOS. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen har i ett pilotförsök använt digitaljustering sedan årsskiftet 2020/2021. Kommunstyrelsen permanentade detta 2022 men Överförmyndarnämnden har inte fattat nödvändiga beslut i frågan förrän nu. Överförmyndarnämnden kommer därmed att kunna använda elektronisk signering av protokoll men även andra handlingar kommer att kunna signeras elektroniskt. Det finns inom verksamheten även ett behov av att kunna skicka säker e-post. För att kunna arbeta rationellt och effektivt är det önskvärt att kunna skicka exempelvis vissa personuppgifter med e-post. Detta kräver att det finns en lösning för att kunna skicka säker e-post. Många verksamheter i kommunen har redan en sådan lösning på plats efter att ha gjort en konsekvensbedömning. Överförmyndarnämnden har gjort sin bedömning med utgångspunkt från individ- och familjenämndens arbete. Då även de har liknande behov av sekretesskydd torde även Överförmyndarnämndens behov vara uppfyllda i den upprättade konsekvensbedömningen. Beslutsunderlag Överförmyndarnämndens konsekvensbedömning Elektronisk signering och säker kommunikation avseende dataskydd enligt artikel 35 dataskyddsförordningen Beredningsansvariga Sandra Andersson, överförmyndarchef Marie Sandström, biträdande enhetschef Nr.35 enligt kallelse/ föredragningslista

Öfn § 73 Svar på nämndinitiativ 2024-10-30, § 144 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna återrapporteringen av nämndinitiativet. Ärendebeskrivning Rekryteringsprojektet Yrkande: Nämnden behöver regelbundna avstämningar kvartalsvis för att följa arbetet noga samt se om nämnden behöver vidta ytterligare åtgärder. Redovisning till nämnden sker vid varje tertialredovisning samt vid årsbokslut. Granskning av årsräkningar 100% av årsräkningarna ska vara granskade till sista september och vi är inte ens i närheten. Att vi inte granskar årsräkningar i tid får även till konsekvens att det blir än svårare att rekrytera ställföreträdare. Nämnden har i ansvar att ta fram en åtgärdsplan över hur vi ska komma tillrätta med denna problematik. Yrkande: Att nämnden tar fram en åtgärdsplan för hur vi ska kunna granska årsräkningar i tid. Nämnden informeras månatligen om hur arbetet med att granska årsräkningar fortlöper. Åtgärdsplan tas fram och presenteras på sammanträdet i juni. Arbetsmiljö och gemensam organisation Nämnden fick under hösten 2023 och våren 2024 information om hur medarbetarna i förvaltningen mår via medarbetarenkäten. En åtgärd harvidtagits, en rekrytering av en medarbetare som ska ha fokus på rekrytering under 2024. I övrigt saknar vi åtgärder för att förbättra arbetsmiljön för våra anställda. En gemensam organisation har det pratats om under lång tid och vi hör att det genomförs workshops mm men vi ser ingen tidsplan, inga åtgärdsförslag och nu får vi även skrivelser från personalen, som visar på att det som vi under året har lyft inte har hanterats i tillräcklig utsträckning. Oavsett om personalen är specialiserade eller kan jobba med allt behöver vi en organisation som håller över tid och som inte faller ihop vid pensionsavgångar eller sjukskrivningar. Yrkande: Nämnden behöver ta ansvar för arbetsmiljön genom att skapa en gemensam organisation. Nämnden uppdrar till förvaltningen att redovisa vilka åtgärder som behöver vidtas för att skapa en god arbetsmiljö samt ta fram en kostnadskalkyl och tidsplan för verkställande. Gemensam arbetsmiljögrupp en bildad med medarbetare från respektive kontor. Scanningsprojektet är genomfört och bidrar till att medarbetarna kan jobba från båda kontoren oavsett vilken kommun som ärendet tillhör. Gemensamma fysiska arbetsplatsträffar genomförs. En del av arbetsplatsträffen kommer att fokusera på verksamhetsfrågor där man kan gemensam diskutera olika utmaningar och möjligheter i ärendehandläggning. Förstärkning har skett och i budgetyttrandet för 2027 önskas mer medel för att anställa fler handläggare bland annat. Ekonomi Det är inte rimligt att ekonomin enbart styrs ifrån Umeå. När eventuella tillskott behövs måste detta kommuniceras med övriga kommuner och inte enbart beslutas på nämnd. Nämnden erhåller förslag till budget i ett Planeringsdirektiv i början på december. Verksamhetschef/controller presenterar förslaget i december för nämnden samt har informationsmöte om ev yttrande på budgetramen och framtida behov. Förslag till yttrande beslutas av nämnd vid månadsskiftet januari/februari. Yttrandet presenteras som planeringsförutsättningar och skickas ut till ekonomichefer hos de regiongemensamma kommunerna, presenteras på Kommunchefs-möte för kommuncheferna och presenteras på Umeåregionråden för förtroendevalda politiker i februari. Umeås politiker för planeringsdialoger under våren och tar ställning till eventuella yttranden. I juni tas beslut av budgetramarna i Umeå Kommunfullmäktige. I maj och september presenterar controller/ekonomichef från Umeå Kommun ekonomiuppföljning på det hittills pågående verksamhetsåret till ekonomichefer hos de regiongemensamma kommunerna. I januari/februari efterföljande år skickas resultat ut för det gångna året till ekonomichefer hos de regiongemensamma kommunerna. Ökat behov av ställföreträdare Som nämnd är vi ansvarig att vidta åtgärder när vi ser att vi inte uppnår våra mål och att medborgare som har rätt till stöd inte får det. I dagsläget är det 119 personer som står i kö och det ökar månad för månad. Det arbete som görs idag är inte tillräckligt och det får till konsekvens att individer hamnar mellan stolarna, kostnaderna hamnar någon annanstans och vi använder inte våra resurser på ett bra sätt. När det inte finns lekmän i tillräcklig omfattning och vi inte lyckas rekrytera i den omfattning som behövs kan inte nämnden avsäga sig ansvaret. Vi måste således säkerställa att den som har behov av hjälp får det. KÖ till professionella förvaltare Allt fler har behov av professionella förvaltare och den utvecklingen ser inte ut att minska. Vi ser med stor oro på att de med stora behov av stöd inte får det och kan konstatera att det innebär att individer hamnar mellan stolarna och att man inte får rätt förutsättningar att leva ett gott liv. Det är inte rimligt att en ska behöva vänta så länge som man behöver göra idag eller bli avskriven. Vi behöver se över de avtal vi har med Umeå kommun och Örnsköldsviks kommun och teckna nya avtal. När avtalen skrevs motsvarade det kanske behovet - men det gör det inte idag. Dessutom behöver vi se över om mer komplexa ärenden (hat/hot) kan flyttas mellan kommunerna så att en inte blir beroende av exempelvis Optio. Yrkande: Att nämnden uppdrar till förvaltningen att skriva avtal med Umeå kommun och Örnsköldsviks kommun för att säkerställa att individer som har behov av ställföreträdare får det. Förvaltarenheten i Umeå kommun har anställt två nya förvaltare som startade sin anställning den 1 februari 2026, rekrytering av en enhetschef till enheten pågår. Förvaltarenheten tar uppdrag både som förvaltare och gode man enligt samverkansavtalet. I nuläget finns det ingen kö till förvaltarenheten i Umeå kommun. Dialog om nytt avtal pågår. Dialog har skett med förvaltarenheten i Örnsköldsviks kommun gällande utmaningarna för Överförmyndarnämndens behov av ställföreträdare. Information till kommunerna Det är rimligt att respektive kommun får samma information som Umeå kommun får gällande Medarbetarenkät, Verksamhetsrapportering och/eller granskningsrapporter Att ledamöter själva ska ta med sig den information som ges på nämnden till sin organisation och informera är inte hållbart - några ledamöter/ersättare i nämnden har bara detta uppdrag och saknar således vägen in i den kommunala organisationen. Yrkande: Att nämnden tar fram en rutin för hur återrapportering till respektive Kommunfullmäktige ska ske. Det är även viktigt att våra utmaningar redovisas för regionrådet och kommunchefsgruppen så att tillräckliga resurser avsätts för att vi ska kunna förvalta det förtroende som har givits till nämnden. Kontinuerliga avstämningar måste planeras in med kommunerna redan i böljan på året så att de som ska delta kan prioritera dessa avstämningar. Nämndens föredragningslista, mötesbok och protokoll publiceras på värdkommunens webbplats. Nämndens protokoll tillsammans med handlingar som till exempel tertialuppföljningar, årsbokslut, uppföljning av internkontrollplaner och budgetyttranden expedieras till samverkande kommuner. Protokollet med tillhörande handlingar expedieras även till Kommunchefsgruppen samt till Umeåregionråden. Enhetschefen och den biträdande enhetschefen har kvartalsvisa möten med kommunchefsgruppen och är även kallade till Umeåregionråd för att informera om nämndens arbete. Från och med april 2026 kommer nämndens kansli enligt samverkansavtalet kontrollera hos samverkanskommuner att protokollen anslås. Beslutsunderlag Nämndiniativ 2024-10-30 Presentation Planerings- och budgetprocess gemensamma nämnder Beredningsansvarig Sandra Andersson Marie Sandström Nr.36 enligt kallelse/ föredragningslista

Öfn § 74 Länsstyrelsens granskning av överförmyndarnämnden i Umeåregionen Beslut Överförmyndarnämnden beslutar Att godkänna informationen. Ärendebeskrivning Av Föräldrabalken, FB, och Förmynderskapsförordningen (1995:379) framgår att Länsstyrelsen ska inspektera överförmyndarnämnden varje år samt att tillsynen syftar till att granska om överförmyndarnämndens handläggning följer reglerna i föräldrabalken, förmynderskapsförordningen samt även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Länsstyrelsen ska enligt förordningen alltid kontrollera det av överförmyndarnämnden förda registret samt stickprovsvis utvalda akter, vilka utgör pågående och inte avslutade ärenden. Granskningen avser generellt två år tillbaka i tiden. Länsstyrelsen har granskat överförmyndarnämnden den 25-26 februari 2026 i verksamhetens lokaler. Länsstyrelsen i Norrbottens län (länsstyrelsen) anser, vid en samlad bedömning, att Överförmyndarnämnden i Umeåregionen (överförmyndarnämnden) generellt arbetar i enlighet med gällande lagstiftning. Goda rutiner finns och ärendena handläggs över lag på ett lämpligt och rättssäkert sätt. Inspektionen föranleder ingen kritik. Beslutsunderlag Länsstyrelsens protokoll 2026-04-01 (Allmänna informationsärenden) Nr.37 enligt kallelse/ föredragningslista

Öfn § 75 Information från verksamhetsledning gällande aktualiteter inom nämndens ansvarsområde 21 april 2026 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna informationen. Ärendebeskrivning Biträdande enhetschef Marie Sandström informerar om följande: - Lägesrapport granskning - Lägesrapport rekryteringsläget - Redovisning av enkätsvaren från ställföreträdarna - Lägesrapport arbetsmiljö - Lägesrapport rekrytering av ny handläggare till kontoret i Umeå - Lägesrapport kontoret i Umeå - Lägesrapport kontoret i Örnsköldsvik Underlag Presentation Beredningsansvarig Sandra Andersson, överförmyndarchef Marie Sandström, biträdande enhetschef Nr.38 enligt kallelse/ föredragningslista

Öfn § 76 Informationsärenden 21 april 2026 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna informationen. Ärendebeskrivning -Riktlinje för Umeå kommuns visselblåsarfunktion -Förläggning av nämnders och bolags mandatperiod -Privata utförare inom överförmyndarverksamhet Beslutsunderlag -Protokollsutdrag KS 2026-03-17 -Riktlinje Umeå kommuns visselblåsarfunktion -Protokollsutdrag KS 2026-03-30 -Protokollsutdrag KS 2026-03-30 Beredningsansvarig Sandra Andersson, överförmyndarchef Marie Sandström, biträdande enhetschef Ulrika Persson, nämndsekreterare Nr.39 enligt kallelse/ föredragningslista

Öfn § 77 Ärenden under handläggning- information 21 april 2026 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna informationen. Ärendebeskrivning Vid Nämndsammanträde maj 2025 ombedes förvaltningschef att upprätta dokument för att möjliggöra att följa upp de ärenden som Nämnden lyfter. Punkten kallas ”Ärenden under handläggning”. Dessa ärenden ses nedan: Datum Beskrivning Information 21 april 2025-06-18 Intern granskning UG och Länsstyrelsens beslut Utredning är påbörjad. Återrapport till nämnden i maj 2026. Även frågan om debitering av annan kommun läggs med i utredningen. 2025 samt 2026 Statistikrapportering avseende • Vitesärenden • Hur många ställföreträdare har fler än 10 uppdrag • Avskrivning av ärenden • Hur många ställföreträdare har entledigats I samband med årsbokslut 2025-11-20 Förvaltningen ges i uppdrag att i dialog med Miljö- och Hälsoskyddsnämnden se över förutsättningarna för en ramjustering mellan nämnderna, utifrån att budget och personalansvar bör ligga i ansvarig nämnd samt för likvärdiga villkor i hela Umeåregionen Delas upp i två frågeställningar; -Ramjustering mellan nämnderna - Likvärdiga villkor i hela Umeåregionen. Arvodesriktlinjer Återrapportering kommer att ske under 2026, beslut i nämnden november 2026. Frågan om löpande debitering inkluderas i ärendet. Se över avtal mellan överförmyndarnämnden och miljö-och hälsoskyddsnämnden Förslag på ekonomi mellan nämnderna är klar. Avtalsgenomgång behöver göras. Vi behöver även titta över kostnader, privata kontra anställda ställföreträdare. Se över alla samverkansavtal med respektive samarbetspart så att de går i takt med nämndens reglemente samt sinsemellan. Avser avtal med Örnsköldsviks kommun, kranskommunerna samt med Umeå kommuns ställföreträdarenhet – tas samlat. Lokalfrågan Fortsätta dialogen med fastighetsförvaltningen. En förteckning över våra skäl till utökning av lokaler ska göras före sommaren. 2026-01-22 Innovation/AI, omvärldsbevakning Kontakt med bland annat SKR. Återrapport till nämnden i september. 2026-01-22 Jämställdhetsanalys, bjuda in för presentation Kommer till presidiet därefter återrapport till nämnden. 2026-04-13 Upphandlingsunderlag privata utförare. En punkt till kommande presidiemöten.