PA-nämnden — 13 februari 2026

§ 1 Diarienr: Val av justerare Beslut Umeåregionens nämnd för PA-system beslutar att välja Tomas Wennström (S) till justerare av sammanträdets protokoll.

§ 2 Diarienr: URPN-2026/00002 Årsrapporter för januari - december 2025 Beslut Umeåregionens nämnd för PA-system beslutar att godkänna årsrapport till kommunstyrelsen för perioden januari till december 2025. att godkänna regiongemensam rapport för perioden januari till december 2025. Ärendebeskrivning Årsrapport till kommunstyrelsen har upprättats enligt kommunstyrelsens direktiv. För att förse PA-nämnden med ytterligare fördjupande information om året som gått har också en regiongemensam rapport framarbetats. Beslutsunderlag Se bilaga PA-nämndens rapport till kommunstyrelsen jan-dec 2025 samt PA-nämndens regiongemensamma rapport jan-dec 2025. Beredningsansvariga Ida Berginström, objektägare Simon Dahlgren, controller Styrgrupp för Umeåregionens PA-system Beslutet ska skickas till KS-diarium Umeå, PA-nämnden, Umeåregionråd, Kommunchefsgruppen, Styrgrupp för Umeåregionens PA-system, ekonomiansvariga i respektive kommun.

§ 3 Diarienr: URPN-2026/00003 Årsrapport internkontrollplan januari - december 2025 Beslut Umeåregionens nämnd för PA-system beslutar att intern kontroll under föregående år (2025) har varit ändamålsenlig och tillräcklig samt att godkänna uppföljning av internkontrollplan för 2025. Ärendebeskrivning Årsrapport för interkontroll har upprättats enligt kommunstyrelsens direktiv. Återrapportering av 2025 års internkontrollplan genomförs vid nämndens sammanträde 2026-02-13. Beslutsunderlag Se bilaga Uppföljning av PA-nämndens internkontrollplan januari till december 2025. Beredningsansvariga Ida Berginström, objektägare Styrgrupp för Umeåregionens PA-system Beslutet ska skickas till KS-diarium Umeå, PA-nämnden, Umeåregionråd, Kommunchefsgruppen, styrgrupp för Umeåregionens PA-system, ekonomiansvariga i respektive kommun.

§ 4 Diarienr: URPN-2026/00004 Återrapportering rapport schema, bemanning och AI Beslut Umeåregionens nämnd för PA-system beslutar att till protokollet notera att nämnden tagit del av följande information Ärendebeskrivning Under 2025 beslutades att ett arbete skulle göras för att beskriva de behov av systemstöd som finns i verksamhet gällande schema och bemanning, se på befintlig och andra leverantörer inom fältet samt ge förslag på väg framåt för Umeåregionens vidare arbete i frågan. Efter utmaningar i att finna rätt kompetens landade uppdraget hösten 2025 hos Objektägare att, i något mer begränsad omfattning, beskriva nuläget inom fältet, behov i verksamhet och vilka steg som kan tas framöver. Utkast till rapport är överlämnad till styrgrupp för genomläsning, analys och dialog. Sammanfattningsvis konstateras ett antal områden som behöver beaktas i klivet mot mer automation och framförallt AI då det kommer till schema- och bemanningssystem. Däribland krävs en noggrann juridisk och organisatorisk hantering, välfungerande integration och hög användarvänlighet. Förändningsledning och samverkan är även de kritiska komponenter, då tekniken måste införas tillsammans med samtliga inblandade parter för att skapa nytta och acceptans. Vidare krävs likartat arbete och processer för att skapa förutsättningar för automation och AI. Styrgruppen avser beskriva närmare vilka steg man önskar ta till nämndens sammanträde i maj 2026.

§ 5 Diarienr: URPN-2026/00005 Hantering av överskott 2025 Beslut Umeåregionens nämnd för PA-system beslutar att till protokollet notera att nämnden tagit del av informationen. Ärendebeskrivning PA-nämndens controller har gjort bokslut för nämnden och kommunicerat med ekonomienheterna i respektive kommun om hur mycket pengar de kommer få tillbaka för 2025, så att de kan boka upp dessa i bokslutet för året. På så sätt får alla rätt kostnad och därmed ett korrekt resultat för året. Totalt fördelas 677 tkr åter till berörda parter för 2025. I den regiongemensamma rapporten framgår fördelningen per part. Beredningsansvariga Ida Berginström, objektägare

§ 6 Diarienr: URPN-2026/00006 Budgetförslag enligt Planeringsdirektiv 2027 Beslut Umeåregionens nämnd för PA-system beslutar Att till protokollet notera att nämnden tagit del av informationen Ärendebeskrivning Planen för 2027 är att fortsätta förvalta Umeåregionens personaladministrativa system driftsäkert och med god kvalitet. Utifrån planeringsdirektiv 1 från Kommunfullmäktige i Umeå tilldelas i dagsläget PA-nämnden en preliminär budget för 2027 om totalt 9 097 tkr. Budgeten ökar med knappt 350 tkr till 2027 i jämförelse med 2026. Budget enligt planeringsdirektiv förväntas kunna nås, om än med vissa justeringar i ambition och reducering av satsningar på nya funktionaliteter. Osäkerhet finns dock avseende vilka åtgärder som behöver göras till följd av Cybersäkerhetslagen, och om det medföljs av kostnader. Analys, bedömning och åtgärder förväntas pågå löpande, med start i början av 2026. Beslutsunderlag Preliminärt budgetförslag 2027 i bilagd rapport PA-nämnden, preliminärt budgetförslag 2027. Beredningsansvariga Ida Berginström, objektägare Simon Dahlgren, controller Styrgrupp för Umeåregionens PA-system