IT-nämnden — 10 november 2025

§ 5 Fastställande av dagordning Beslut Nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster fastställer sammanträdets dagordning. Eventuella ändringar i nämndens föredragningslista noteras.

§ 6 Information - november 2025 Beslut Nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster har tagit del av informationen. Mattias Wallmark, verksamhetschef Digital omställning och IT, informerar om nuläget och samverkan gällande IT-driften.

§ 7 Verksamhetsplan och budget 2026 Beslut Nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster beslutar att fastställa verksamhetsplan och budget för 2026 inkl. ändring (alternativ 2). I och med föreslagna förändringar gällande styrning och uppföljning av nämndens arbete behöver nämnden ta fram en årlig budget och verksamhetsplan. Nämnden har därför tagit fram verksamhetsplan inkl. mål och budget för 2026. På sammanträdet förtydligas att det i underlaget för verksamhetsplan och budget har lämnats två olika alternativa budgetförslag. Alternativ 1 innebär ingen strukturell förändring gentemot tidigare år medan alternativ 2 innebär en utökad budget för att kunna möta behovet av lagring och back- upp för Microsoft 365. Nämndens beslutsordning Ordförande frågar om nämnden ställer sig bakom tjänsteskrivelsen med budgetalternativ 2 och konstaterar att så är fallet. Nämnden har därmed beslutat att fastställa verksamhetsplan och budget för 2026 inkl. ändring (alternativ 2). Det förtydligas också i underlaget vad som är drift och investeringar. Beslutsunderlag Verksamhetsplan och budget 2026 Bilaga 1 – Utmaningar och möjligheter 3-5 år Umeå kommun – KS diarium och SLK Ekonomi Vännäs kommun

§ 8 Riskanalys och internkontrollplan 2026 Beslut Nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster beslutar att fastställa riskanalys och internkontrollplan för 2026. Umeå kommun har som värdkommun tagit fram en riskanalys och internkontrollplan för 2026. Uppföljning av internkontrollplan sker i samband med nämndens årsrapport. Beslutsunderlag Riskanalys och internkontrollplan 2026 Umeå kommun – KS diarium och SLK Ekonomi Vännäs kommun

§ 9 Revisorernas dialog med nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster 2025 Beslut Nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster lägger ärendet till handlingarna. Kommunrevisorerna granskar årligen nämndernas verksamhet. Den grundläggande granskningen syftar till att bedöma om nämnden har en tillräcklig struktur för styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten för att kunna säkerställa att de lever upp till mål, beslut och föreskrifter. Revisorerna för en dialog med nämndsledamöterna utifrån ett antal frågeställningar.

§ 10 Val av ordförande och vice ordförande 2026 Beslut Nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster beslutar att föreslå Umeå kommunfullmäktige att välja representant från Vännäs kommun till ordförande i nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster för 2026. att föreslå Umeå kommunfullmäktige att välja representant från Umeå kommun till vice ordförande i nämnden för grundläggande IT- kapacitetstjänster för 2026. I nämndens reglemente framgår att Umeå kommunfullmäktige som värdkommun väljer ordförande som årligen ska nomineras av en av de deltagande kommunerna så att ordförandeposten innehas av alla kommuner i tur och ordning. Följande princip har använts: År Ordförande Vice ordförande 2021 Umeå Skellefteå 2022 Skellefteå Vännäs 2024 Umeå Skellefteå 2025 Skellefteå Vännäs Umeå kommun - KS diarium Vännäs kommun

§ 11 Sammanträdesdatum 2026 Beslut Nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster beslutar om följande sammanträdesdatum för 2026: - Måndag 9 februari kl. 13.15 - Måndag 9 november kl. 13.15 Nämnden ska besluta om sammanträdesdatum för det kommande året. Förslag på nämndens mötestider för 2026 är framtagna med hänsyn till övrig sammanträdesplanering för Umeå, Skellefteå och Vännäs kommuner. Umeå kommun - KS diarium och Kommunikationsavdelningen Vännäs kommun Nämndens ledamöter och ersättare

§ 12 Anmälningsärenden - november 2025 Beslut Nämnden för grundläggande IT-kapacitetstjänster beslutar att godkänna redovisningen av anmälningsärenden. Anmälningsärenden Verksamhetsrapportering jan-apr 2025 inkl. delegationsbeslut, dnr: ITKN- 2025/00001 Verksamhetsrapportering jan-aug 2025 inkl. delegationsbeslut, dnr: ITKN- 2025/00001 Vännäs kommun

§ 13 Övriga frågor Inga övriga frågor anmäls.