Kulturnämnden — 7 september 2016

§63 Skrivelser och rapporter till kulturnämnden 2016 MötesdatumTRELLEBORGS KOMMUN Plats och tid Söderslättshallen, Stora konferensrummet kl. 15.00 - 16.10 Beslutande Gunilla Thysell (-) Lars Edward Fränngård (M) Rolf Persson (SÖS) Solveig Lundgren (S) Linda Hägg (M) Anna Holst (SD) Rolf Stridsberg (C) Margaretha Blennhede (L) Anders Söderberg (S) Ola Pärson (M) Ersättare Aino Vastagh (M) Bertil Knutsson (S) Kerstin Gahne (C) Olof Blennhede (L) Eva Höckert (S) Övriga Annika Eriksdotter Nämndssekr, Kultur- och fritidsförvaltningen Elisabeth Gunnarsson Nämndsekonom, Kommunledningsförvaltningen Justeringens plats och tid Söderslättshallen 2016-09-14 Paragrafer §§ 49 - 63 Sekreterare Annika Eriksdotter Ordförande Gunilla Thysell () Justerare Solveig Lundgren (S) Linda Hägg (M) MötesdatumTRELLEBORGS KOMMUN Anslag/Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kulturnämnden den 2016-09- 07 Datum för anslags uppsättande 2016-09-22 Datum för anslags nedtagande 2016-10-12 Förvaringsplats Söderslättshallen Underskrift Annika Eriksdotter Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§49 Mötets öppnande, upprop, val av justerare och fastställande av dagordning Ärendebeskrivning Upprop företas och närvaro noteras samt ersättare inträder som ledamöter enligt lista. Till justerare föreslås Solveig Lundgren (S) och Linda Hägg (M) Tid och plats för justering är Söderslättshallen senast den 20 september 2016. Föreligger förslag på dagordning för nämndens möte. Beslut att godkänna dagordning och val av justerare Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§50 Ekonomisk rapport till kulturnämnden Dnr KN 2016/57 Ärendebeskrivning Föreligger ekonomisk rapport för juli 2016. Beslut att med godkännande lägga rapporten till handlingarna. Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§51 Mål för likvärdighet/Insatser för att hantera flyktingsituationen Dnr KN 2016/88 Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade 2016-06-01, §158 att utifrån den flyktingsituation som råder återkomma med mål för likvärdighet i arbetet med nya medborgare enligt vad som diskuteras i kommunledningsgruppen. Kulturnämnden beslutade 2016-06-15 § 44 att hos kommunstyrelsen äska 800 tkr i bidrag till den idéburna sektorn med syftet att i ”Trelleborgs Tillsammans-anda” arbeta med integrationsfrågor för att uppnå de i ärendet nämnda målen, mål för likvärdighet och förslag på insatser för att hantera flyktingsituationen: - Kulturnämnden ska bidra till en ökad kunskapsnivå om det svenska samhället. - Kulturnämnden ska vara en bidragande resurs i aktiviteter och arrangemang som sker i samverkan med civila sektorn. - Kulturnämnden ska aktivt medverka till att mötesplatser skapas där människor med både svensk och annan etnicitet kan mötas. Kulturnämnden ser behov därför behov av följande: - En heltidstjänst på Kulturskolan 600 tkr/årsbasis. - En heltidstjänst på Biblioteken 600 tkr/årsbasis. - En heltidstjänst som integrationskoordinator på förvaltningskansliet 600 tkr/årsbasis. - Ökade bidrag till föreningslivet/civila sektorn med 800 tkr. Beslut Att anta följande mål för likvärdighet i arbetet med nya medborgare: - Kulturnämnden ska bidra till en ökad kunskapsnivå om det svenska samhället. - Kulturnämnden ska vara en bidragande resurs i aktiviteter och arrangemang som sker i samverkan med civila sektorn. - Kulturnämnden ska aktivt medverka till att mötesplatser skapas där människor med både svensk och annan etnicitet kan mötas. För att uppnå ovan nämnda resultat krävs att kulturnämnden erhåller ramförstärkningar för - En heltidstjänst på Kulturskolan 600 tkr/årsbasis - En heltidstjänst på Biblioteken 600 tkr/årsbasis - En heltidstjänst som integrationskoordinator på förvaltningskansliet 600 tkr/årsbasis - Ökade bidrag till föreningslivet/civila sektorn med 800 tkr Justerares signatur Utdragsbestyrkan Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§52 Kulturgaranti för äldre Dnr KN 2016/61 Ärendebeskrivning Kulturnämnden vill samverka med Socialnämnden för att tydliggöra och öka användandet av kulturyttringar i äldreomsorgen. De positiva effekterna av detta är väl kända och tydliga. Bifogat finns en sammanställning av aktiviteter som görs idag genom socialförvaltningens försorg. Kulturnämnden beslutade 2016-05-18 att ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med socialförvaltningen ta fram ett förslag på kulturgaranti för äldreomsorgen. Förvaltningarnas förslag till kulturgaranti för äldre bygger på en ramförstärkning om 500 tkr för planering och genomförande av kulturaktiviteter inom äldreomsorgen. Beslut att äska om 500 tkr i ramförstärkning från och med budget 2017 Skickas till Kommunstyrelsen Socialnämnden fk Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§53 Budgetskrivelse för Budget 2017 och investeringsplan med budget för 2017- 2022 Dnr KN 2016/24 Ärendebeskrivning Föreligger budgetskrivelse och investeringsplan med budget för 2017-2022. Yrkande Samtliga närvarande ledamöter från Socialdemokraterna, Miljöpartiet, Centerpartiet och Söderslättspartiet samt ordförande i Kulturnämnden yrkar mot bakgrund av Kommunstyrelsens uppdrag till Kulturförvaltningen, att senast den 31 oktober 2016, hos Länsstyrelsen i Skåne ansöka om byggnadsminnesförklaring av Axel Ebbes Konsthall, på följande tillägg i beslutet: -Att projektering och planering kring ombyggnaden av Axel Ebbe Konsthall sammanlänkas med Länsstyrelsens utredning om konsthallens eventuella byggnadsminnesförklaring. (KN Dnr. 2015/127) -Att projektet KUL05 i Kulturnämndens förslag till investeringsplan om 5 Mkr, med hänsyn till tidsåtgång i Länsstyrelsens utredningsarbete, utan invändningar kan föras från 2017 till 2018. Beslut Samtliga närvarande ledamöter från (M), (L) och (SD) deltar ej i beslutet. att godkänna budgetskrivelsen att föreslå investeringsplan med budget för 2017-2022 att projektet KUL05 i Kulturnämndens förslag till investeringsplan om 5 Mkr, med hänsyn till tidsåtgång i Länsstyrelsens utredningsarbete, utan invändningar kan föras från 2017 till 2018. att föreslå uppräkning av taxor och avgifter enligt kulturnämndens tidigare beslut att översända budgetförslaget till kommunstyrelsen Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§54 Verksamhetsplan 2017 Dnr KN 2016/24 Ärendebeskrivning Föreligger Verksamhetsplan 2017 med effektmål och aktiviteter, ekonomiska ramar och personalresurser. Beslut Samtliga närvarande ledamöter från (M) och (L) deltar ej i beslutet. att anta verksamhetsplan 2017 Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§55 Intern kontroll 2015 - uppföljning Dnr KN 2014/136 Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade 2016-04-06 Dnr KS 2016/174

§81 Uppföljning av intern kontroll att ge berörda nämnder i uppdrag att åtgärda de påtalade bristerna i uppföljningen av intern kontroll 2015; att nämnderna skall återrapportera åtgärderna till kommunstyrelsen senast i september 2016 samt att genomföra de förslag till gemensamma åtgärder vad avser de kommungemensamma målen som redovisas i bilagan.När det gäller de kommungemensamma målen konstateras att avseende policy och riktlinjer så har kulturnämnden inga sådana på Slättnet. Dessa kommer under 2016 att laddas upp när dessa identifierats. En ansvarig tjänsteperson skall utses på förvaltningen som årligen, förslagsvis under sommaren, skall säkerställa att policy och riktlinjer är uppladdade, aktuella och uppdaterade. Samtliga policy och riktlinjer ska innehålla datum samt instruktioner för revidering. Granskningen av kontrollmålet korruption, mutor o bestickning har utförts enligt kontrollplanen men resultatet är underkänt då det inte finns nämndsbeslutade riktlinjer eller ett systematiskt arbetssätt inom förvaltningen. Arbetet med riktlinjer färdigställdes under 2015 och har beslutats i förvaltningens ledningsgrupp. Ett nämndsbeslut skall tas under 2016 för att kontrollmålet skall uppfyllas. Förvaltningen efterlyser en kommunövergripande policy för att säkerställa ett systematiskt arbetssätt inom hela kommunen. Vid uppföljningen av kontrollmålet arkivering har granskningen skett enligt kontrollplanen men resultatet är underkänt då det saknas en uppdaterad dokumenthanteringsplan. Arbetet med detta är påbörjat, en grupp tjänstepersoner är tillsatt för att ta fram dokumenthanteringsplan, beslut skall tas av kulturnämnden under 2016. För de egna kontrollmålen visar granskningen enligt rapporten ett godkänt resultat. Beslut att godkänna uppföljningen. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§56 Revisorernas granskning av föreningsbidrag Dnr KN 2016/67 Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har granskat kulturnämndens interna kontroll avseende föreningsbidrag. De önskar yttrande från nämnden över de bedömningar som görs i rapporten, senast i september 2016. Att reglerna och rutinerna för kontroll av utbetalda föreningsbidrag är tydliga, väl förankrade och efterlevs anser revisionen endast delvis uppfyllda beroende på att skriftliga rutinbeskrivningar saknas. Att nämnderna bör ha dokumenterade handläggningsrutiner lyftes fram som en rekommendation i revisionens granskning från år 2014. För att öka transparensen samt minska sårbarheten vid personalförändringar rekommenderar revisionen att dokumenterade handläggningsrutiner utarbetas för bidragshanteringen inom kulturnämnden. Kulturnämnden bör även säkerställa att bidragskriterierna är tillräckligt tydliga när det gäller kontroll och uppföljning. Beredning Verksamhetsrapporter vid varje nämnd redogör för aktiviteter som utförs av föreningar, detta tillsammans med övrig återrapportering i media och framförallt administrationen i samband med ansökningarna anser nämnden tillräckliga. Hanteringen, utfallet och funktionen av utbetalda bidrag analyseras härigenom löpande och revideras; i december 2015 reviderades bidragen till de sociala föreningarna. Förvaltningen arbetar med att ta fram gemensamma dokumenthanteringsplaner och arbetsbeskrivningar där även bidragsadministrationen kommer att beröras, dessa beräknas färdigställda inom år 2016. Ansökningsförfarandet via webben för föreningarna synliggör också hanteringen av administrationen kring densamma. Beslut att överlämna beredningen som sitt svar till revisionen. Skickas till Revisionen Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§57 Handlingsprogram för Trygghet, säkerhet och brottsförebyggande - Trelleborgs kommun Dnr KN 2016/92 Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen har skickat Handlingsprogram för trygghet, säkerhet och brottsförebyggande på remiss till berörda aktörer och samtliga nämnder för yttrande senast 1 oktober. Se bilagor. Beredning Under punkten Meningsfull fritid bör föreningslivet i kommunen vara listade som Medverkande. Generellt anser kulturnämnden att kommunens rika föreningsliv bör nämnas och tas i beaktning i högre grad i dokumenten. Det finns en stor vikt i att involvera och engagera föreningslivet i olika frågor, detta kan ge större genomslagskraft bland medborgare. Räddningstjänsten erbjuder vid olika tillfällen utbildningar i Hjärt- och lungräddning till föreningslivet, vilket är en positiv och mycket bra insats som kan nå en stor del av föreningsaktiva i kommunen. Detta anser Kultur- och fritidsförvaltningen vara viktg förebyggande insats. Dessutom är det önskvärt att arbeta med information om de hjärtstartare som satts upp/sätts upp på olika platser i kommunen. Förvaltningen anser också att det är viktigt att kommunicera säkerhetsföreskrifter och förebyggande insatser på olika språk. I dagens Trelleborg finns medborgare från flera kulturer och flera språk, för att inkludera alla och för att skapa ett tryggare samhälle kan detta vara av stor vikt. Kultur- och fritidsförvaltningen benäms felaktigt som Kulturförvaltningen respektive Fritidsförvaltningen i dokumentet på ett antal ställen. Beslut att överlämna beredningen ovan som sitt yttrande på remissen. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§58 Stöd 2016. Sociala föreningar Dnr KN 2016/7 Ärendebeskrivning Kulturnämnden har i sin budget att fördela stöd till sociala föreningar inom öppna insatser-sektorn verksamma i Trelleborgs kommun. Budgeterade medel för år 2016 är 610 tkr och samtliga medel är fördelade till föreningarna. Ansökan har inkommit från UVM som 2016-02-17 § 8 av kulturnämnden beviljades ett bidrag om 4 tkr. Föreningen har gått samman med IGOT NTO och söker för innevarande års verksamhet ännu ett bidrag. Beslut att avslå ansökan eftersom alla medel för år 2016 är fördelade och anmodar föreningen att ansöka igen till nästa verksamhetsår. Skickas till De sökande Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§59 Kulturstöd 2016 Dnr KN 2016/6 Ärendebeskrivning Kulturnämndens budgeterade medel för kulturstöd år 2016 är 540 tkr varav 14 tkr återstår att fördela till föreningarna för resten av året. Föreligger följande ansökningar om kulturstöd 2016: 1. Ansökan om stöd för stor jubileumsshow, fem föreställningar, från föreningen Scenfolket. Ansöker om 7 000 kr. Se bilaga. Beslut att bevilja ansökan från Scenfolket. Skickas till De sökande Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§60 Kulturstipendium 2016 Dnr KN 2016/94 Ärendebeskrivning Kulturnämnden delar årligen ut ett kulturstipendium om 10 000 kr. Syftet med stipendiet är att uppmuntra yngre kulturutövare att fortsätta sitt arbete inom kulturens område. Kriterier för den/de som ansöker eller föreslås är Stipendiaten skall vara mellan 15-30 år. Stipendiaten skall bo i, vara verksam i eller ha eller ha haft en stark anknytning till kommunen. Stipendiaten skall ha ambitionen att fortsätta och förbättra sin kulturutveckling. Stipendiaten skall på ett tydligt sätt ha uppvisat goda färdigheter inom sitt kulturområde. Kulturstipendiet kan undantagsvis tilldelas mer än en person. Med kultur avses i detta sammanhang Dans av olika slag Film t.ex. bioverksamhet Konst i alla former Kulturarv t.ex. gamla byggnader, museal verksamhet Litteratur, poesi etc. Musik i alla former Teater, revyer, drama samt andra former av sceniska aktiviteter Kulturnämndens kulturstipendium ska även i år delas ut på Trelleborgsgalan, i år den 17 november. Arbetsutskottet har delegation från nämnden att nominera tre kandidater till kulturstipendiat 2016. Ansökningstiden för de som önskar söka stipendiet går ut 2015-08-30, ansökningarna föreligger dagens sammanträde. På kulturnämndens sammanträde i oktober företas en sluten omröstning om kulturstipendiat 2016 och sedan offentliggörs vinnaren på Trelleborgsgalan. Beslut att dela ut kulturstipendium på årets Trelleborgsgala att närvara vid utdelningen att kulturnämndens arbetsutskott senast den 5 oktober nominerar tre kandidater till kulturstipendium 2016. att kulturnämnden på sitt sammanträde den 19 oktober beslutar om kulturstipendiat 2016 och att beslutet offentliggörs på Trelleborgsgalan. Justerares signatur Utdragsbestyrkan Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§61 Verksamhetsrapporter till kulturnämnden 2016 Dnr KN 2016/3 Ärendebeskrivning Föreligger rapporter från enheterna inom kulturnämndens verksamheter. Beslut att med godkännande lägga rapporterna till handlingarna. Justerares signatur Utdragsbestyrkan

§62 Delegationsbeslut att rapportera till kulturnämnden 2016 Dnr KN 2016/4 Ärendebeskrivning Föreligger delegationsbeslut att rapporterat till nämnden från följande enheter inom kulturnämndens verksamheter: Kulturskolan; anställningar, 2 st. Beslut att godkänna rapporterna Justerares signatur Utdragsbestyrkan §63 Skrivelser och rapporter till kulturnämnden 2016 Dnr KN 2016/2 Ärendebeskrivning Föreligger följande skrivelser och rapporter till kulturnämnden: Inbjudan från ABF till deras 100 årsjubileum Samråd kring detaljplan för del av STÅSTORP 3:1 ”Coop” Trelleborgs kommun Avfallsplan Tekniska nämnden 2016-06-15 (2016-06-15 TN §63) Delårsrapport 1, 2016 160430 Meddelande om antagande av detaljplan för Skegrie 42:2 m. fl. ”Skegrie skola”, Trelleborgs kommun - DP 212 Pågående planärenden finns på kommunens hemsida: http://www.trelleborg.se/sv/bygga-bo-miljo/kommunens- planarbete/detaljplan/detaljplaner-pa-gang/ Beslut att lägga skrivelser och rapporter till handlingarna.