Servicenämnden — 4 december 2018

§ 80 Mötets öppnande, upprop, val av justerare och tid för justering samt förändringar i dagordningen Ärendebeskrivning Olof Blennhede (L) och Bo Andersson (C) ska tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. Protokollet finns tillgängligt för justering på Serviceförvaltningen, Henry Dunkers gata 1, torsdagen den 6 december, klockan 13.30. Ärendet ”Uppsägning av hyresavtal med anledning av beslutade lokalprojekt Hälsohuset och Familjens hus ” läggs till dagordningen. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 81 Redovisning av delegationsbeslut Dnr SEN 2018/116 Ärendebeskrivning Upphandling 1.1 Tilldelningsbeslut i varor och tjänster Serviceförvaltningen

§ 60 Storköksmaskiner, EMP Storkök AB, förvaltningschef Erik Lidberg. Personal 2.8 Vikarier

§ 61 Visstidsanställning av IT-tekniker Tobias Olofsson vid IT-avdelningens Servicedesk, IT-chef Stefan Andersson. 2.9 Anställning av arbetstagare under nivån avdelningschef

§ 62 Tillsvidareanställning under perioden 2018-09-20 -- 2019-09-19 av IT- tekniker Jens Jensen vid IT-avdelningens Servicedesk, IT-chef Stefan Andersson. Ekonomi 4.1 Beslut om investeringsprojekt upp till 1 mnkr inom servicenämndens investeringsram

§ 63 Återkallande av delegationsbeslut § 28 redovisat till servicenämnden 2018-06- 04 § 53, inköp av diskamaskin till Flaningens förskolas kök 43 tkr, bitr. förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg.

§ 64 Återkallande av delegationsbeslut § 142 redovisat till servicenämnden 2018- 02-13 § 4, inköp av nytt kokeri då det gamla är förbrukat och ej reparerbart 50 tkr, bitr. förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg.

§ 65 Återkallande av delegationsbeslut § 140 redovisat till servicenämnden 2018- 02-13 § 4, inköp av storköksutrustning samt utensilier i samband med att Klämmans förskolas nya kök tas i bruk 200 tkr, bitr. förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg.

§ 66 Utbyte av filteranläggning till bubbelpool jämte montage och VS arbeten, totalkostnad för projektet beräknas till 350 tkr, tf förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 67 Utbyte och ombyggnad av brandlarmsanläggningar 2018, Gislövs resursskola, Trelleborgs museum m fl, totalkostnad för projektet uppskattas till 250 tkr, tf förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg.

§ 68 Utbyte av huvdiskmaskin till verksamheten eftersom det inte längre går att reparera den befintliga, totalkostnad för projektet 67 tkr, tf förvaltningschef Eva- Lena Sanderberg.

§ 69 Inköp av ny server till kommunens centrala serverplattform, till en kostnad av 113,5 tkr, tf förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg.

§ 70 Utbyte av möbler i samband med renovering av kök och matsal, Förvaltningsadministration Sjövik, totalkostnad för projektet beräknas till 120 tkr, tf förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg. Övrigt 6.3 Yttrande i planfrågor av ej principiell karaktär till samhällsbyggnadsförvaltningen/samhällsbyggnadsnämnden

§ 71 Remissyttrande samrådshandling Bollen 2, fastighetschef Henrik Alkevall.

§ 72 Remissyttrande samrådshandling Profilen 11, fastighetschef Henrik Alkevall. Beredning Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att lägga redovisade delegationsbeslut till handlingarna. Tillkomna delegationsbeslut efter arbetsutskottets sammanträde: Upphandling 1.1 Tilldelningsbeslut i varor och tjänster Fritidsförvaltningen

§ 73 Arrendator till Dalabadets Camping, Fritid Österlen Holding AB, tf förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg. Tekniska förvaltningen

§ 74 Trygghetens hus, infrastruktur, Jonab Anläggnings AB, tf förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg.

§ 75 Ramavtal trafikutredningar, Ramböll Sverige AB, tf förvaltningschef Eva- Lena Sanderberg. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan Serviceförvaltningen

§ 76 Utskrift som tjänst, Canon Sverige AB, tf förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg. Ekonomi 4.1 Beslut om investeringsprojekt upp till 1 mnkr inom servicenämndens investeringsram

§ 77 Inköp av diskamaskin till Fågelsångens förskolas kök totalkostnad 60 tkr, bitr. förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg.

§ 78 Utbyte av brandlarm på Myrans äldreboende, totalkostnad för projektet beräknas till 200 tkr, tf förvaltningschef Eva-Lena Sanderberg. Beslut Servicenämnden beslutar att lägga redovisade delegationsbeslut till handlingarna. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 82 Budget i balans 2018 - Måltidsservice Dnr SEN 2018/15 Ärendebeskrivning Bildningsnämnden beslutade 2018-09-19 § 109 att begära av servicenämnden att delge bildningsnämnden tydligare information om vad de extra kostnaderna innefattar, samt att skicka kopia av begäran till kommunstyrelsen för kännedom. Beredning Måltidsservice har sedan bildandet 2010 varit underfinansierad. Under perioden 2011-2016 har underskottet årligen uppgått till 3,6-7,6 mnkr. 2017 redovisade verksamheten underskott med 6,7 mnkr. Underskottet är hänförligt till verksamheten inom bildningsnämndens ansvarsområde. Servicenämnden beslutade 2018-02-13 §3 att hos bildningsnämnden begära kostnadstäckning för måltidsservice verksamhet 2018 inom bildningsnämndens ansvarsområde med 5,2 mnkr samt för tillkommande volymförändringar under 2018 med svar senast till delårsbokslutet 2018-03-31. Måltidsservice budget som är grundad på den budget som bildningsnämnden avsatt för måltider har för 2018 genererat underskott i förhållande till budget i storleksordningen 5,2 mnkr fördelat på i huvudsak; livsmedel 1,9 mnkr, mattransporter 1,9 mnkr förbrukningsmaterial & maskiner 1,4 mnkr. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att överlämna efterfrågad information till bildningsnämnden enligt ovan. Beslut Servicenämnden beslutar att överlämna efterfrågad information till bildningsnämnden enligt ovan. Skickas till Bildningsnämnden Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 83 Remiss - Trafikplan Dnr SEN 2018/336 Ärendebeskrivning Tekniska nämnden beslutade 2018-09-19 § 116 att låta samråda om föreliggande förslag till trafikplan för Trelleborgs kommun under perioden 180926 – 181109. Beredning Trafikplanen tillsammans med Trelleborgs kommuns trafikstrategi från 2018 ersätter dokumentet Trafikstrategi för Trelleborg 2010-2015. Trafikplanen bygger på strategin från 2018 och har sitt fokus på HUR kommunen ska arbeta med utveckling av den övergripande trafikstrukturen och lyfter fram konkreta åtgärdsförslag för tätorten och för byarna. Yttrande Serviceförvaltningen har med intresse tagit del av framtagen remisshandling. Trafikplanen tar fäste i så väl trafiksäkerhet som hållbarhet, trygghet och stadsutveckling samt pekar ut ett antal konkreta åtgärdsförslag vilket ses som positivt för kommande implementering av planen. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att yttra sig i enlighet med förvaltningens yttrande. Beslut Servicenämnden beslutar att yttra sig i enlighet med förvaltningens yttrande. Skickas till Tekniska nämnden Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 84 Rapport - Representation, kurser och konferenser Dnr SEN 2016/26 Ärendebeskrivning I samband med att fullmäktige i december beslutade att anta ny representationspolicy beslutade fullmäktige också att samtliga nämnder och styrelser månadsvis eller så snart det är möjligt utifrån praktiska förhållanden till berörd nämnd/styrelse skriftligen och till protokollet redovisa representation som överstiger 2000 kr inklusive moms samt kurser och konferenser som överstiger 5 000 kr inklusive moms. Detta gäller från och med 2017-01-01. Det ska i redovisningen framgå total kostnad, medverkande och ändamål med sammankomsten. Beredning Förvaltningen lämnar rapport över Representation, kurser och konferenser. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. Beslut Servicenämnden beslutar att notera informationen. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 85 Slutredovisning - Granlunda Förskola 2017 Dnr SEN 2018/102 Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade 2018-04-04 § 125 ”att när det gäller projektet Granlunda förskola återremittera åt servicenämnden att återkomma med en preciserad redovisning av budgetavvikelsen mot totalbudgeten på 32 mnkr, samt att när det gäller projektet ny förskola Östra kusten föreslå kommunfullmäktige att godkänna slutrapporteringen ifrån servicenämnden.” Beredning Servicenämnden redovisade i §7/2018 bland annat att: Projektet huvudsakligen innebar tillbyggnad av Granlunda förskola med 2 avdelningar samt nödvändiga ombyggnader av befintliga byggnader till följd av ökat personal och barnantal samt myndighetskrav vid ombyggnad. De två nya avdelningarna på Granlunda förskola har möjliggjort avveckling av de paviljonger som funnits på förskolan. Komplettering Under byggtiden hösten 2014 indikerades höga fukthalter och inbyggda fuktproblem i byggnad C i samband med ombyggnadsarbeten för kök och matsal. Undersökningar av byggnaden resulterade i att byggnad C inte gick att anpassa som tänkt med föreliggande fuktproblem varför rivning och återuppbyggnad av lokalerna var tvunget. Således har rivning av befintliga byggnader och nyproduktion av av ca. 260 m2 utförts utöver tidigare projekterade åtgärder vilket medfört tidigare redovisade merkostnader mot projektbudget. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att redovisa kompletterande slutredovisning till Kommunstyrelsen. Beslut Servicenämnden beslutar att redovisa kompletterande slutredovisning till Kommunstyrelsen. Skickas till Kommunstyrelsen Bildningsnämnden Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 86 Avvikelserapport - Gertrudsgården Dnr SEN 2016/337 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade i §186/2017 att som en totalram för projeket anslå 53 mnkr för projektet. Byggentreprenaden har därefter handlats upp och produktion pågår. I samband med projektering utfördes markundersökningar avseende geologiska förutsättningar och markföroreningar, dessa indikerade fläckvis förorenade jordmassor och saneringskostnader uppskattades till ca. 1,5 mnkr. Våren 2018 beslutade Samhällsbyggnadsnämnden att förelägga Servicenämnden att avhjälpande åtgärder(marksanering) ska genomföras till en kvalitetsnivå som motsvarar naturvårdsverkets allmänna bedömningsgrunder för känslig markanvändning. (KM-nivå). Sanering av samtliga massor inom fastigheten har härav utförts. Beredning Avvikelserapport Utökad sanering har utöver merkostnader för utbyte av jordmassor även inneburit merkostnader för utbyte av lekutrustning, om och nyanläggning av markytor etc. Total merkostnad för tillkommande åtgärder bedöms till 9 mnkr. Slutprognos för projektet bedöms med hänsyn till avvikelse till totalt 62 mnkr. Avvikelse avseende investeringsutgift om 9 mnkr medför preliminära utökade driftskostnader om 435 tkr årligen. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att föreslå kommunfullmäktige att notera avvikelserapport samt att anslå investeringsmedel om 9 mnkr för projektets genomförande. Beslut Servicenämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att notera avvikelserapport samt att anslå investeringsmedel om 9 mnkr för projektets genomförande. Skickas till Kommunstyrelsen Bildningsnämnden Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 87 Sammanträdesdagar 2019 Dnr SEN 2018/341 Ärendebeskrivning Förvaltningen har tagit fram förslag till första sammanträdesdag 2019: Servicenämnd tisdagen den 15 januari klockan 15.00. Beredning Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska fastställa sammanträdesdag 15 januari 2019. Beslut Servicenämnden beslutar att fastställa sammanträdesdag 15 januari 2019. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 88 Revisionsrapport - Servicenämndens avtalshantering och avtalstrohet Dnr SEN 2014/191 Ärendebeskrivning KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trelleborgs kommun genomfört en granskning av servicenämndens styrning, uppföljning och kontroll avseende avtalshantering och avtalstrohet. Revisorerna i Trelleborgs kommun har 2018-10-10 översänt granskningen för yttrande från servicenämnden. Revisorerna i Trelleborgs kommun konstaterar att det inom förvaltningen pågår ett utvecklingsarbete som syftar till att framöver kunna säkerställa en ändamålsenlig avtalshantering och skapa förutsättningar för att på ett mer effektivt sätt kunna säkerställa avtalstrohet. Deras sammanfattande bedömning utifrån granskningens syfte är dock att servicenämnden inte fullt ut har en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll beträffande avtalshantering och avtalstrohet. Revisorernas iakttagelser och bedömningar framgår i bifogad rapport. Revisorerna önskar svar från servicenämnden kring vilka åtgärder servicenämnden avser att vidta med anledning av resultatet i granskningen. Yttrandet ska vara revisionen tillhanda snarast möjligt men senast under januari månad 2019. Beredning Bakgrund & Syfte Serviceförvaltningen har beretts tillfälle att yttra sig över granskning som KPMG gjort på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trelleborgs kommun. KPMG´s rapport grundar sig på ett antal frågor, revisionsfrågorna, som rapporten utgår från. Frågorna utmynnar i fem rekommendationer. Serviceförvaltningen har valt att yttra sig först över revisionsfrågornas slutsatser och därefter rekommendationerna. Om Revisionsfrågorna: Finns ändamålsenliga rutiner och riktlinjer för inköp och avtalshantering? Serviceförvaltningen instämmer i att det kommer krävas översyn av aktuella policys och riktlinjer med anledning av det pågående införandet av e-handel. Översyn kommer att initieras vid årsskiftet 18/19. Fastighetsavdelningen har tillsammans med Lokalvårdsavdelningen upphandlat ett fastighetssystem som framöver kommer att hantera alla hyresavtal samt tillhörande handlingar. Arbetet med implementering pågår. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan Original dokument förvaras idag i förvaltningens lokaler. Kommunens centralarkiv kan dessvärre inte ta emot ytterligare handlingar för arkivering. Upphandlingsavdelningen ser över möjligheterna att övergå till elektroniska avtal under 2019. Finns en tydlig ansvarsfördelning mellan servicenämnden, upphandlingsfunktionen och berörda nämnder vid initiering, beslut, avtalstecknande och efterlevnad? Det är riktigt att det saknas beloppsgränser när det gäller såväl tilldelningsbeslut som ingående av avtal. Förvaltningens tolkning är att när respektive förvaltning lämnar uppdrag att genomföra upphandling är detta att likställa med anskaffningsbeslut som även omfattar storleken på beloppet. En översyn och justering av delegationsordningen kommer att genomföras. Serviceförvaltningen instämmer i att det i nuläget saknas systemstöd för att på ett rimligt enkelt sätt kunna säkerställa avtalsföljsamhet. När det gäller systematiskt upphandlingsarbetet pågår sådant arbete. För närvarande koncentrerar sig upphandlingsavdelningen på att utveckla systematiskt förberedelsearbete. Systematiskt uppföljningsarbete har ännu inte införts. Följs de ramavtal som kommunen slutit? Servicenämnden delar revisorernas bedömning att det kan ske inköp utanför gällande avtal. Samtidigt vill nämnden framhålla att det ligger på respektive köpande nämnd att säkerställa att deras anskaffning sker inom det regelverk som gäller och de avtal som kommunen är bunden av. Finns rutiner/system för att bevaka att tecknande avtal sägs upp i god tid för att kunna genomföra förnyad upphandling? När det gäller de upphandlingar som Upphandlingsavdelningen ansvarar för förekommer inte tillsvidareavtal, samtliga avtal har sluttid. Upphandlingsavdelningen har systemstöd som efter inställning varnar viss tid innan ny upphandling behöver vara genomförd. Fastighetsavdelningen har tillsammans med Lokalvårdsavdelningen upphandlat ett fastighetssystem som framöver kommer att hantera alla hyresavtal samt tillhörande handlingar. Arbetet med implementering pågår. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan Hur säkerställer nämnden att entreprenören genomför det som avtalet föreskriver? För upphandlingar som Upphandlingsavdelningen genomför delas hanteringen upp i två delar. 1) där uppdrag finns med en förvaltning som är beställare. I dessa fall ligger det på beställande verksamhet att säkerställa att upphandlat och avtalat uppdrag genomförs. Om så inte sker kopplar de in Upphandlingsavdelningen för fortsatt hantering. 2) när upphandlingen avser en kommungemensam tjänst. I dessa fall ligger uppföljningsansvaret och avtalsförvaltningen på Upphandlingsavdelningen. För hyresavtal gäller beställning från förvaltning eller avrop via lokalförsörjningsplanen för att avtal ska tecknas. Avtalet föranleder ofta ett projekt, verksamhetsanpassning eller externt lokalsök. Är avtalen giltiga och aktuella? Upphandlade avtal – svar ja. När det gäller hyresavtal är dessa regelmässigt inte tidsbegränsade utan löper till dess att dessa sägs upp. Om de är tidsbegränsade är de konstruerade så att de löper på såvida det inte sägs upp. Detta är standard när det gäller hyresavtal. Vilken återrapportering sker till nämnden? Samtliga delegationsbeslut återrapporteras. Om revisionens rekommendationer; Tillse att delegationsordningen förtydligas avseende ärendekategorin upphandling. Serviceförvaltningen kommer säkerställa kraven och genomföra nödvändiga justeringar. Tillse att initierat utvecklingsarbete avseende avtalshanteringen inom fastighetsförvaltningen fortlöper samt att systemstöd implementeras fullt ut i syfte att säkerställa en god intern kontroll avseende avtalshantering. Fastighetsavdelningen har tillsammans med Lokalvårdsavdelningen upphandlat ett fastighetssystem som framöver kommer att hantera alla hyresavtal samt tillhörande handlingar. Tillse att upphandlingspolicy och tillhörande tillämpningsanvisningar anpassas till det nya arbetssättet som införandet av e-handel innebär. Detta arbete kommer att initieras när förändringarna i arbetssättet är klara. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan Tillse att det för interna hyresavtal och hyressättning, utarbetas en ändamålsenlig och tydlig mall för beräkning av självkostnad. Detta arbete pågår och kommer att genomföras i samarbete med ekonomiavdelningen. Tillse att brandsäkra skåp finns tillgängliga för sådana avtal som förvaras på serviceförvaltningen. En översyn av arkivering av handlingar inom serviceförvaltningen kommer att genomföras. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att överlämna yttrandet till kommunstyrelsen. Beslut Servicenämnden beslutar att överlämna yttrandet till kommunstyrelsen samt revisionen. Skickas till Kommunstyrelsen Revisionen Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 89 Återrapport - Samordnad varudistribution Dnr SEN 2016/195 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade 2017-11-27 § 252 ”att uppdra till servicenämnden att genomföra/införa ”Samordnad Varudistribution”. att uppdra till servicenämnden att finansiera projektet, vad gäller investeringar, inom egen investeringsram. att uppdra till servicenämnden att aktivt söka extern finansiering för projektets genomförande, att uppdra till servicenämnden att återkomma med äskande för den del av projektet som inte kan finansieras enligt ovan. att avslå servicenämndens begäran om anslag om totalt 1 600 tkr för genomförande/införande av ”Samordnad Varudistribution” med ansvar/placering inom Serviceförvaltningen, Trelleborgs kommun, samt att uppdra till servicenämnden att återrapportera projektet till kommunstyrelsen i samband med delårsrapport 1 och 2 under projektperioden.” Serviceförvaltningen informerade om nuläget på servicenämndens sammanträde 2018-09-18 och servicenämnden beslutade i § 74 ”att notera informationen att tillägga att försening av e-handel även påverkar projektet att tillägga att klimatklivet förutsätter att projektet inte är påbörjat att översända informationen med tillägg till Kommunstyrelsen.” Därefter har kommunledningen efterfrågat ytterligare information. Beredning Samordnad varudistribution är ett sätt att få kontroll på kommunens upphandlings- & logistikflöden som minskar miljöbelastningen, underlättar för små och lokala företag att konkurrera och effektiviserar godshanteringen, inom framförallt de tunga varuområdena. För att åstadkomma en förändring behöver transporttjänsten upphandlas separat samtidigt som krav ställs på en samordning av transporterna internt genom en distributionscentral (DC). Ansvaret för terminalhantering och transporter överförs Justerares signaturer Utdragsbestyrkan från varuleverantörer till ett transportföretag som upphandlas. Leveranser inom Trelleborgs kommun sker därefter i samlastade fordon i körslingor från DC till beställande enheter. Detta kallas med ett samlat begrepp för inköp med ”Samordnad Varudistribution”, vilket visas i figur 1-2, se bilaga. Lägesrapport hösten 2018 Under våren 2018 inventerade Serviceförvaltningen tillsammans med Länsstyrelsen Skåne varifrån stöd med extern finansiering med störst framgång kunde sökas. Ansökan om stöd med extern finansiering sändes i maj in till Naturvårdsverket / Klimatklivet. Naturvårdsverkets ställning-stagande utlovades till aug/sept 2018. 3:e september erhöll Serviceförvaltningen begäran om komplettering avseende lönsamhetskalkylen från Naturvårdsverket. Serviceförvaltningens svar levererade inom uppsatt tidsram. Det är en förutsättning för att få sökt bidrag från Naturvårdsverket att projektet inte är påbörjats. Serviceförvaltningen har därför avvaktat ställningstagandet och inte påbörjat rekrytering av resurser för införande av Samordnad Varudistribution. Naturvårdsverket beviljade 2018-09-20 Trelleborgs kommun klimatinvesteringsstöd med 1 125 000 SEK. Detta stöd är maximerat till 50% av åtgärdens stödberättigade kostnader. Villkor för stödet är bl a att kommunens åtgärder skall vara slutförda 2020-09-01. 75% av stödet betalas ut till Trelleborgs kommun under hösten medan resterande delar utbetalas först efter slutredovisning. Den ursprungliga planen för införande med start våren / sommaren 2019 är fördröjd. Dock pågår arbetet med att förberedelser inför start. Följande åtgärder är vidtagna: * Pågående Livsmedelsupphandling med start 1:e april 2019 var tänkt att vara piloten. Detta är nu inte möjligt. Upphandlingen genomförs nu med 1 års avtalstid med möjlighet till förlängning 1 år i taget för att så snart det är möjligt omfattas av Samordnad varudistribution. * Rekrytering avseende Logistiker och Upphandlare är påbörjad. Intervjuer inleds vecka 46. * Framtagning och insamling av förfrågningsmaterial avseende logistiksystem och samordnad varudistribution är i huvudsak klart. * Upphandling avseende konsultstöd för stöd vid uppstart av ruttoptimering påbörjas och kommer vara klart samtidigt som logistiker påbörjar sin anställning. * Arbete med ruttoptimering påbörjas när logistiker är på plats. Detta innebär att kommunens samtliga leveransadresser skall besökas för att bl a identifiera absoluta och möjliga tidsfönster för framtida leverans. Därefter skapas de optimala Justerares signaturer Utdragsbestyrkan körrutterna som utgör väsentlig del av förfrågningsunderlag avseende distributionslösning. * Upphandling avseende distributör annonseras innan sommaren 2019. * Avtal klart sensommaren 2019. Uppstart för distributör beräknas ta 2-3 månader. * Successiv uppstart av Samordnad Varudistribution torde vara möjligt från årsskiftet 2019/20 med start av varuområdena Städ.kem, Maskindiskmedel, Salt för avhärdning, Papper, Kontorsmaterial. Livsmedelsupphandlingen börjar gälla 200401 och börjar då distribueras via Samordnad distribution. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att översända informationen till kommunstyrelsen. Beslut Servicenämnden beslutar att översända informationen till kommunstyrelsen. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 90 Begäran om projekteringsmedel - Badhuset Dnr SEN 2018/360 Ärendebeskrivning Trelleborgs badhus består av en ursprungsbyggnad från slutet av 1930-talet samt en tillbyggnad från slutet på 1990-talet. Under årens lopp har ett antal renoveringar och ombyggnader genomförts - senast hösten 2018 genom utbyte o renovering av undervisningsbassäng. Serviceförvaltningen ser behov av att ta ett samlat grepp för badhuset för att framtidssäkra badhuset som byggnad och funktion i staden. En specifik underhållsplan för badhuset behöver tas fram med analys av samtliga specifika behov. Badhuset är en komplex byggnad och förarbeten i form av projektering och utredning för att sammanställa underlag kommer kräva expertis från sakkunniga branschspecialister. Utöver underhållsbehov ses också vikten av att göra energibesparande åtgärder. Serviceförvaltningen bedömer projekteringskostnad till totalt 1,5 mnkr. Beredning Förvaltningen föreslår att projektering påbörjas i enlighet med ärendebeskrivning och att projekteringsmedel om 1,5 mnkr anslås för projektet. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att ge förvaltningen i uppdrag att påbörja projektering avseende upprustning av Trelleborgs badhus med projekteringsmedel om 1,5 mnkr. Beslut Servicenämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att påbörja projektering avseende upprustning av Trelleborgs badhus med projekteringsmedel om 1,5 mnkr. Skickas till Fritidsnämnden Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 91 Hyresavtal - Åldermannen Dnr SEN 2018/361 Ärendebeskrivning Anpassning avseende Åldermannen – särskilt boende Åldermannens boende ligger i östra delen av Trelleborg och är ett boende med två våningar med plats för 38 hyresgäster. Av de fyra avdelningarna är tre för personer med demenssjukdom. Byggnaden är uppförd i början på 1970 talet i tidstypiskt utförande. Byggnaden ägs av AB Trelleborgshem. Lokalhyresavtal mellan AB Trelleborgshem och Servicenämnden föreligger jämte internhyresavtal mellan Servicenämnd och Socialnämnd – lokaler hyrs för Socialnämndens behov. Vid räddningstjänstens tillsyn enligt lag 2003:778 om skydd mot olyckor har brister avseende skäligt brandskydd uppmärksammats vilket föranlett föreläggande från myndigheten – räddningstjänsten. Brister avser främst brandcellsindelning och brandskyddsavskiljning av luftbehandlingsutrustning. AB Trelleborgshem har i egenskap av fastighetsägare utrett möjligheter till åtgärd och kostnader förknippade med detta vilket föranlett förslag till nytt hyresavtal med justerad hyresnivå. Beredning Handlingsalternativ Åldermannen ses mot bakgrund av antalet platser som ett rationellt boende med god lokaleffektivitet härav ses det motiverat att genomföra åtgärder för skäligt brandskydd. Ett s.k. nollalternativ är att inga åtgärder genomförs – detta skulle dock sannolikt innebära att lokalerna inte kan brukas för ändamålet. Organisation och tidplan för genomförandet Beställande nämnd är Socialnämnden och utförande nämnd är servicenämnden genom dess fastighetsavdelning. Uppföljning och slutredovisning kommer göras av servicenämnden genom dess fastighetsavdelning. Enligt preliminär tidplanering beräknas åtgärder kunna vara genomförda till årsskiftet 2019-2020. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan Ekonomi Driftkostnader Kostnader baseras på nytecknande av lokalhyresavtal med 20 års löptid mellan AB Trelleborgshem och Servicenämnden samt därpå följande interhyresavtal mellan Servicenämnd och Socialnämnd. Socialnämnd Preliminär årlig driftskostnadsökning fr.o.m. 2020 Preliminär hyra nya lokaler 7 395 374 kr/år Avgående hyra -4 456 880 kr/år Netto hyresökning 3 478 494 kr/år Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att förslå Kommunfullmäktige att godkänna förslag till hyresavtal och ingå hyresförhållande med AB Trelleborgshem enligt ärendebeskrivning. Beslut Servicenämnden beslutar att förslå Kommunfullmäktige att godkänna förslag till hyresavtal och ingå hyresförhållande med AB Trelleborgshem enligt ärendebeskrivning. Skickas till Kommunstyrelsen Socialnämnden Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 92 Intern kontrollplan 2019 Dnr SEN 2018/284 Ärendebeskrivning Enligt kommunens reglemente för intern kontroll ska nämnderna varje år, senast vid årets sista sammanträde, anta en intern kontrollplan med kontrollmål för kommande år. Beredning Förvaltningen har tagit fram kontrollmål för 2019. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att fastställa Intern kontrollplan 2019. Beslut Servicenämnden beslutar att fastställa Intern kontrollplan 2019. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 93 Begäran om investeringsmedel - Nybyggnad av LSS boende Bösarp Dnr SEN 2015/307 Ärendebeskrivning Det finns kö till gruppbostad vuxna idag, och utifrån befintliga ärende inom verksamheten samt LSS handläggares kunskap kan verksamheten se att behovet fortskrider de närmsta åren. Det finns därför behov av såväl nybyggnation som ersättningsboende inom insatsen LSS gruppbostad vuxna. Detta för att kunna möta och bemöta de komplexa och multipla funktionsvariationer som verksamheten möter hos både befintliga brukare och i framtiden. Boendet avser en nybyggnation av ett nytt gruppboende för vuxna inom LSS, ett extra förstärkt boende. Detta innebär dels förstärkningar i form av byggmaterial och inventarier vilket medför förhöjda kostnader på exempelvis byggnadsmaterial i form av extra starkt material men också utifrån att det är en personalkrävande verksamhet. Man arbetar utifrån en till en perspektiv och med extra resurs i huset för att kunna arbeta på ett metodiskt och lågaffektivt sätt med brukarna. Beredning Handlingsalternativ Lokalbehovet är baserat på verksamhetstyp styrt till aktuell plats och fastigheten är inköpt för ändamålet härav ses inte handlingsalternativ. Organisation och tidplan för genomförandet Beställande nämnd är socialnämnden och utförande nämnd är servicenämnden genom dess fastighetsavdelning, uppföljning och slutredovisning kommer göras av servicenämnden genom dess fastighetsavdelning. Projektering och bygglovsbehandling pågår tänkt byggstart är våren 2019 och preliminärt färdigställande beräknas till 1/9 2020. Slutredovisning ska utföras i samband med årsbokslut vilket innebär att detta beräknas göras till bokslut 2020. Ekonomi Observera att samtliga nedan angivna värden är preliminära och justeringar kan behövas under projekttid. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan INVESTERINGAR: Investeringskostnad byggprojekt 37 mnkr exkl. moms. Investering omfattar samtliga kostnader förknippande med uppförande samt rivning av befintliga byggnader. Preliminär årsvis fördelning av investering: 2019: 17 mnkr 2020: 20 mnkr Driftskostnader socialnämnd Inledande hyra nya lokaler 2 132 262 kr/år Personal och övriga driftskostnader xxx kr/år Totala driftskostnader xxx kr/år Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta föreslå Kommunfullmäktige att anslå servicenämndens investeringsbudget totalt 37 mnkr för projektet. Beslut Servicenämnden beslutar föreslå Kommunfullmäktige att anslå servicenämndens investeringsbudget totalt 37 mnkr för projektet. Skickas till Kommunstyrelsen Socialnämnden Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 94 Begäran om investeringsmedel - Axel Ebbes konsthall Dnr SEN 2018/367 Ärendebeskrivning Kulturnämndens arbetsutskott gav förvaltningschefen i uppdrag § 5 2015-09-02 att genomföra en utredning för att se om det finns möjlighet att flytta Axel Ebbes konst till en nybyggd konsthalldel vid museet. Kulturnämnden beslutade 2016-02- 17 §7 istället att enhälligt att förorda alternativet ”Tillgänglighetsanpassning/upprustning av Ebbe-hallen”. Utredningen i sin helhet samt sex bilagor: Bilaga 1: Ullas utredning ”Behöver konsten ett nytt hus” Bilaga 2 a, b: Gåvobrevet och kommunens tackbrev Bilaga 3 a, b: Beslut Stadsfullmäktige 24/10 1933 och 23/1 1934 Bilaga 4 a, b: Barup och Edström Arkitektkontor, ritningar och offert Bilaga 5 a, b: Tillgänglighet AEK 2012, Rapport från EAH 2015 Bilaga 6: Protestbrev från Föreningen Gamla Trelleborg I utredningens betänkanden framgår i korthet följande angående de tre utredda alternativen: Flytta konsten och bygg till museet Att flytta konsten är förvisso utredningens huvuduppdrag men under utredningsarbetet har det framkommit mycket starka åsikter om att det inte är en bra idé. Flytt av själva konstverken är riskabelt och nybyggnation vid museet är ett tidskrävande arbete om det ens blir godkänt. Detta sammantaget gör att det känns tveksamt att driva detta alternativ vidare. Bygg till Ebbehallen Detta är givetvis en mycket tilltalande lösning men också väldigt kostsamt och frågan är om det är värt det. Kommunens ekonomi är i skrivande stund inte den bästa och många andra investeringar är nödvändiga. Att genomföra en så här stor satsning på en liten kulturinstitution känns i nuläget inte relevant och försvarbart. Tillgänglighetsanpassning/upprustning av Ebbehallen Att efter relevant tillgänglighetsanpassning och underhåll utveckla befintlig hall med lite nytänkande idéer skulle säkert kunna ge verksamheten en rejäl skjuts framåt och dessutom till en rimlig kostnad. Utöka med mer verksamhet i samarbete med föreningslivet skulle skapa större engagemang och nå ut till en bredare målgrupp. Detta är den absolut mest relevanta och lättast framkomliga väg för att ta hand om Axel Ebbes konst och den för hans konst uppförda konsthall. Kulturnämnden beslutar enhälligt att förorda alternativet ”Tillgänglighetsanpassning/upprustning av Ebbe-hallen” att uppdra åt förvaltningen att i samarbete med Serviceförvaltningen återkomma Justerares signaturer Utdragsbestyrkan med fördjupat förslag med uppskattad kostnadsberäkning att återkomma med färdigställt material i god tid innan höstberedning 2016. Axel Ebbes konsthall tillgänglighetsanpassning är upptagna i Investeringsplan 2016 tom 2021, Kommunfullmäktiges beslut april 2016, i Budget 2017 med flerårsplan 2018-2019 beslutad i KF april 2017 samt senast i reviderad Budget 2018 beslutad i KF 2018-03-19, med 5 mnkr för tillgänglighetsanpassning och allmän upprustning. Frågan om byggnadsminnesförklaring av Axel Ebbes konsthall väcktes av Kulturnämnden 19 oktober 2016 men avslogs av länsstyrelsen i februari 2017. Beredning Handlingsalternativ Projektet avser åtgärder för att fortsatt kunna nyttja konsthallen som verksamhetslokal. Alternativ i övrigt redovisas i ärendebeskrivningen ovan. Organisation och tidplan för genomförandet Beställande nämnd är Kulturnämnden och utförande nämnd är Servicenämnden genom dess fastighetsavdelning, uppföljning och slutredovisning kommer göras av Servicenämnden genom dess fastighetsavdelning. Åtgärder beräknas färdigställda i sin helhet våren 2020. Slutredovisning ska utföras i samband med årsbokslut vilket innebär att detta beräknas göras till bokslut 2020. Ekonomi Projektet innebär en investeringsutgift om 5 mnkr exkl. moms för om och tillbyggnad av lokaler. Avskrivning föreslås till 33 år då investering huvudsakligen avser tillbyggnad. Investering beräknas preliminärt fördela sig om 4 mnkr år 2019 och 1 mnkr år 2020. Inledande tillkommande årshyra för Kulturnämnden beräknas till 272 415 kr/år. Möjligheter till bidrag kan hanteras först när projektering genomförts och erforderliga handlingar föreligger. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att hos kommunfullmäktige ansöka om investeringsmedel om totalt 5 mnkr för projektet. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan Beslut Servicenämnden beslutar att hos kommunfullmäktige ansöka om investeringsmedel om totalt 5 mnkr för projektet. Skickas till Kommunstyrelsen Kulturnämnden Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 95 Medborgarförslag - Att Serresjöskolan serverar lunch till äldre i Gislövs Läge Dnr SEN 2018/369 Ärendebeskrivning Det har 2018-02-26 inkommit ett medborgarförslag gällande att Serresjöskolan serverar mat till äldre i Gislövs läge. Förslagsställaren menar att Serresjöskolan skulle kunna servera lunch till de äldre ute i Gislövs Läge, efter barnen ätit. Vidare menar hen att kostnaden skulle vara mycket liten och därför borde det vara ett attraktivt pris för de äldre, samtidigt skulle man få in de äldre i skolan även biblioteket kunde mer användas mer av de äldre, ute i Gislövs Läge finns inget äldrecentrum så skolan skulle kunna bli en naturlig träffpunkt. Kommunfullmäktige beslutade 2017-10-22 § 200 att överlåta besvarande av medborgarförslaget till servicenämnden. Beredning För att en kommun ska få ha hand om en angelägenhet krävs det i första hand enligt kommunallagen att det är av allmänt intresse att så sker(den allmänna kompetensen). Allmänintresset ska bedömas med utgångspunkt i om det är lämpligt, ändamålsenligt, skäligt och så vidare att kommunen befattar sig med angelägenheten. Att servera mat till boende på äldre- och omsorgsboenden faller inom kommunens kompetens enligt speciallagstiftning. Att däremot generellt servera mat till äldre i kommunen, det vill säga till allmänheten, tillhör inte den sociala omsorgen och ligger på så sätt inte inom den kommunala kompetensen. Kommunens kompetens begränsas enligt kommunallagen också av att kommunen inte utan tungt vägande skäl får gå i på verksamhetsområden som traditionellt hör till det privata näringslivet. Mot denna bakgrund är det mycket tveksamt om förslaget att möjliggöra för äldre att inta måltider i skolans måltidslokaler ligger inom den kommunala kompetensen. Detta ligger med andra ord inte inom ramen för den verksamhet som kommunen ska ägna sig åt enligt kommunallagen. Den nya s.k. konfliktlösningsregeln i 3 kap. 27 § konkurrenslagen innebär att kommunen därmed kan komma att förbjudas vid vite att upphöra med verksamheten då den inte är förenlig med kommunallagen. Det är följaktligen enligt serviceförvaltningens uppfattning inte lagligen möjligt att erbjuda måltider till äldre i kommunal regi i skolmatsalar. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att besvara medborgarförslaget med att det inte är lagligen möjligt att erbjuda måltider till äldre i kommunal regi i skolmatsalar. Beslut Servicenämnden beslutar att besvara medborgarförslaget med att det inte är lagligen möjligt att erbjuda måltider till äldre i kommunal regi i skolmatsalar. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 96 Rapport - Periodbokslut Dnr SEN 2018/102 Ärendebeskrivning Det ekonomiska resultatet redovisas. Beredning Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. Beslut Servicenämnden beslutar att notera informationen. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 97 Rapport - pågående investeringsprojekt Dnr SEN 2018/376 Ärendebeskrivning Förvaltningen lämnar rapport över pågående investeringsprojekt. Beredning Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. Beslut Servicenämnden beslutar att notera informationen. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 98 Försäljning - Fru Alstad kulturhus Dnr SEN 2018/391 Ärendebeskrivning Fru Alstad 27:1, Fru Alstad kulturhus, upplåts av Trelleborgs kommun genom nyttjanderättsavtal till Föreningen Fru Alstad kulturhus. Föreningen har framfört intresse av att köpa fastigheten enligt villkor i nyttjanderättsavtal. Försäljningsvillkor framgår av §6 i nyttjanderättsavtal och lyder enligt nedan: ”Om kommunen i framtiden avser att sälja fastigheten ska föreningen i första hand erbjudas att köpa fastigheten till ett pris av 350 000 kronor uppräknat med KPI med index för oktober månad 275,4 år 2002. Kommunen ska då återföra köpeskillingen till Olof Christofferssons donationsfond.” Beredning Serviceförvaltningen ser positivt på försäljning av fastigheten. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att föreslå Kommunstyrelsen att sälja fastigheten Fru Alstad 27:1. Beslut Servicenämnden beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att sälja fastigheten Fru Alstad 27:1. Skickas till Kommunstyrelsen Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 99 Skrivelser och rapporter Dnr SEN 2018/319 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige 2018-08-27 § 163 Motion (M) idrottsanläggningar Kommunfullmäktige 2018-08-27 § 165 Rivning bussterminal Övre Arbetsmarknadsnämnden 2018-09-17 § 95 Rapport bosättning utifrån aktuella siffror 2018-08-31 Arbetsmarknadsnämnden 2018-09-17 § 97 Arbetsmarknadsnämndens synpunkter avseende samråd, DP 234 Signalen 19 m fl ”Gasverket” i Trelleborgs kommun Bildningsnämndens arbetsutskott 2018-09-26 § 95 Delegationsbeslut: Samråd kring detaljplan för Signalen 19 m.fl. ”Gasverket” Bildningsnämndens arbetsutskott 2018-09-26 § 96 Delegationsbeslut: Samråd kring detaljplan för Innerstaden 3:77 m.fl., ”Övre och Stadsparken” Samhällsbyggnadsförvaltningen 2018-10-09 Meddelande om laga kraft, detaljplan för Malörten 1 Bildningsnämnden 2018-10-10 § 131 Nybyggnad av förskola inom ”Södra Gränstorp” Bildningsnämnden 2018-10-10 § 132 Tillbyggnad av Solrosens förskola - inom fastigheten Sadeln 2 Arbetsmarknadsnämnden 2018-10-15 § 109 Rapport bosättning utifrån aktuella siffror 2018-09-30 Serviceförvaltningen 2018-11-02 Lämnat yttrande i samråd Bollen 2 m.fl Serviceförvaltningen 2018-11-02 Lämnat yttrande i samråd Profilen 11 m.fl Serviceförvaltningen 2018-11-13 Lämnat yttrande i samråd Kyrkoköpinge 20:46 m.fl Kommunstyrelsen 2018-11-07 § 312 Förfrågan om förvärv av lokaler - TrelleborgsHem Arbetsmarknadsnämnden 2018-11-12 § 117 Rapport bosättning utifrån aktuella siffror 2018-10-31 Serviceförvaltningen 2018-10-31 Anmälan av personuppgiftsincident Serviceförvaltningen 2018-11-16 Anmälan av personuppgiftsincident Samhällsbyggnadsförvaltningen 2018-11-21 Underrättelse om ansökan om förhandsbesked, Östra Torp 31:206 Justerares signaturer Utdragsbestyrkan Samhällsbyggnadsförvaltningen 2018-11-26 Samrådshandlingar Tågarp 6:9 och Västervång 2:25 Beslut Servicenämnden beslutar att lägga skrivelser och rapporter till handlingarna. Justerares signaturer Utdragsbestyrkan

§ 100 Uppsägning av hyresavtal med anledning av beslutade lokalprojekt Hälsohuset och Familjens hus Dnr SEN 2018/399 Ärendebeskrivning Ett antal verksamheter kommer flyttas till Hälsohuset och Familjens hus när dessa färdigställts. Socialförvaltningen har sagt upp gällande internhyresavtal. Med anledning av detta behöver Servicenämnden säga upp de externa hyresavtal som berörs. Uppsägning ska ske enligt avtalsvillkor i respektive avtal. Berörda avtal framgår av bifogad lista. Beslut Servicenämnden beslutar att säga upp berörda externa hyresavtal med anledning av omflyttning av verksamheter till Hälsohuset respektive Familjens hus. Skickas till Kommunstyrelsen