Kommunstyrelsen — 9 mars 2026

Ekonomichef Angela Birnstein föredrar ärendet om Torsby kommuns bilhantering. Idag brukar kommunen ca 180 person- och lätta transportbilar, varav drygt 70 används inom socialnämnden, 30 inom barn- och utbildningsnämnden och resten av kommunstyrelsen. Då avtalen och styrdokumenten inte begränsats, har över 25 olika bilmodeller införskaffats. Bilarna är därför inte utbytbara och hantering av bilar sker på olika sätt. Risken är stor att kostnader uppstår genom över- och undermil, att bilen inte vårdas och att skador inte anmäls. Dessutom finns idag inga tydliga regler som avgör om ett fordon ska leasas eller köpas, vilket gör att mycket gamla fordon ingår i vår bilpark. Ekonomiavdelningen har tagit fram förslag för den nya bilorganisationen enligt bifogat dokument. Torsby kommun planerar att samarbeta med Samhall för en gemensam hantering av kommunens bilar. Samhall kommer att etablera en bilvårdanläggning i Ambjörby. Målet är att komma igång med den nya organisationen den 1 januari 2015. mitialt kommer alla personbilar utom bilar som används inom äldreomsorgen att ingå i en gemensam bilpool. Så småningom kommer även andra fordon att läggas i en pool där alla får tillgång att boka dessa. Två bilmodeller föreslås utgöra Torsby kommuns bilpark: Skoda Octavia (Lecab i Karlstad) och Renult Megan (Helmia i Torsby). Arbetsutskottet har tidigare diskuterat kommunloggan på bilarna och anser att det räcker med att ha loggan på sidodörrarna. Alla bilar kommer att märkas på samma sätt, inga undantag ska förekomma. För första året beräknar ekonomiavdelningen att man behöver avsätta 2 miljoner kr för att täcka kostander för uppstart av verksamheten. Gustav Olsson (M) föreslår att ekonomiavdelningen gör en uppföljning när projektet varit i gång i ett år, för att se hur projektet går.

1. Avtal med Samhall tecknas enligt redovisat förslag. 2. All bilhantering sker enligt förslag i bilaga till paragrafen. 3. Finansiering om 2 mkr sker år ett genom omfördelning från budgeterade bredbandsmedel. Från och med år 2016 kommer 1 mkr att tillföras i budget och 1 mkr förväntas att finansieras genom avgifter och ökad effektivitet i bilhanteringen. 4. Ekonomiavdelningen får i uppdrag att göra en redovisning av hur projektet fortlöper efter ett år.

Uppgift: Kommunens bilar, hantering och användning är en fråga som berör många. Bilen är ett viktigt arbetsredskap och oumbärlig med tanke på vår demografi och geografi men den generar också stora kostnader. Genom att vi har en långtgående decentralisering av ansvar och befogenheter har även bilanskaffandet, användning och hantering lämnats till många ansvariga i kommunen. Detta riskerar att försämra samordningen avseende säkerhet, effektivitet, ekonomi och miljö. Därför har kommunstyrelsen gett ett uppdrag till ekonomiavdelningen att ta ett helhetsgrepp över kommunens bilfrågor och föreslå en ny organisation för att hantera kommunens bilar. Dagsläge: Idag använder kommunen ca 180 person- och lätta transportbilar, varav drygt 70 används inom socialnämnden, 30 inom barn- och utbildningsnämnden och resterande av kommunstyrelsen. Då avtalen och styrdokumenten inte är begränsade, har över tiden 25 olika bilmodeller införskaffats. Bilarna är därför inte utbytbara och hantering av bilar sker olika och utifrån möjlighet och förmåga. Således är risken stor att kostnader uppstår genom över- och undermil, genom att bilen inte vårdas och genom att skador inte anmäls. Dessutom finns idag inga tydliga regler som avgör om ett fordon skall leasas eller köpas, vilket gör att mycket gamla fordon ingår i vår bilpark. Förslag: Inledningsvis kommer föreslagna åtgärder enbart att avse personbilar (benämnd ”bilar” i detta dokument). En förändring av Torsby kommuns rutiner gällande bilanvändning berör flera områden: « Den praktiska bilhanteringen (inköp, tvätt, service, däckbyte, m.m.) e Den teoretiska hanteringen (bilmärken, poolen, bokningen, kostnader, m.m.) I allt nedan kan undantag förekomma. Beslut om undantag fattas av kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU). Den praktiska hanteringen Torsby kommun planerar att samarbeta med Samhall kring en gemensam hantering av våra bilar; Samhall kommer att etablera en bilvårdsanläggning i Ambjörby (se särskilt avtal), där Torsby kommuns bilar kommer att vårdas. Dessutom kommer en stor del av bildadministrationen läggas ut på Samhall. Alla detaljer är inte klara och kommer att provas och tillämpas löpande. Enligt den plan som vi upprättat tillsanumans med Samhall kommer våra bilar hämtas, förslagsvis fyra gånger per år, för en utvändig och invändig tvätt. Bilarna skall även hämtas för att föras till verkstäder och service liksom när det är dags för däckbyten på våren och på hösten. Samhall åtar sig också att hämta bilar för avveckling och att avropa nya bilar, om bilar behöver ersättas. Under dagtid alla veckodagar kommer Samhall att vara första kontakt att ta, när problem med bilen uppstår. Också i övriga bilfrågor är Samhall första samtalspartner. Olika lösningar kommer att provas och utvecklas i praktiken och efter hand. För att komma igång som planerat den 1 januari 2015 kommer bilarna inledningsvis att delas in i två grupper: äldreomsorg och övriga. Inom vård- och omsorg kommer det att finnas två typer av bilar, med eller utan fyrhjulsdrift. Kostnaderna för bilarna ska samlas under till exempel under chefen för vård- och omsorg för att möjliggöra att bilarna roterar löpande. Hela vård- och omsorg skall ses som ett område när det gäller bilanvändning. Därmed kan antalet körda mil fördelas mer jämnt över alla bilar. De faktiska kostnaderna för bilarna kommer att debiteras ett gemensamt konto. Vi anser inte att det finns behov att fördela kostnaderna på de olika områdena. Inom vård- och omsorg är bilen en förutsättning för arbetet och vi kan inte se någon risk för missbruk, även om kostnaderna ligger centralt. Flanteringen ska vara kostnadsneutral för vård- och omsorg men hanteringen skapar ett mervärde för personalen genom att frigöra tid att ägna sig åt det primära uppdraget. Näzr det gäller övriga personbilar kommer det i princip bli på samma sätt. Skillnaden blir att dessa bilar kommer att anslutas till en gemensam pool och kostnaderna att redovisas under en gemensam verksamhet. Här finns det dock ingen budget som kan finansiera kostnaderna utan de får finansieras delvis med skattemedel (lokalpolitisk insats) och genom avgifter enligt användandet. Målet med denna grupp bilar är att uppnå en mer kostnadseffektivt användning av bilarna samt att på sikt även kunna minska antalet bilar. Den teoretiska hanteringen För att effektivisera användandet av bilar samt för att begränsa det totala antalet kommer bilarna att vara avpersonifierade och därmed helt utbytbara. Det betyder att när ett fordon hämtas för tvätt och service eller för återlämnande, levereras ett nytt vårdat fordon, så avbrottet för föraren i princip blir obefintligt. Detta gäller även om det uppstår fel på fordonet. Hela bilfrågan kommer att centraliseras vilket innebär att det inte längre kommer att vara möjligt för den enskilda budgetansvariga eller andra i organisationen att införskaffa, köpa eller sälja bilar utan medgivande från central instans. För att effektivisera kommer enbart ett fåtal bilmodeller förutom några undantag att tillåtas inom våra verksamheter. Beräkningarna visar att antalet bilar på så sätt kan minskas på sikt. Poolen Alla personbilar utom bilar som används inom vård- och omsorg kommer att ingå i en gemensam pool. Syftet är att på så vis ”alltid” kunna få tillgång till en bil och att alla bilar i princip kommer att gå lika lång körsträcka. Bilarna kommar att vara placerade på flera ställen i kommunen för att alla ska få ett rimligt avstånd till dem från flera ställen i kommunen (förslagsvis parkeringar i Torsby och Sysslebäck). Bilar får bokas efter behov. Utdebitering sker enligt bokad tid till ett fast timpris. Alla i kommunen har tillgång till bilbokning och poolen. Vid behov kan bilar hyras hos avtalspartner. Eftersom alla behåller sina budgetar men inte längre äger några bilar, bör kostnaderna för varje avdelning/förvaltning understiga dagens kostnader. När antal bilar efterhand har anpassats till verkligt behov, kommer alla bilkostnader att finansieras genom avgifter. Bilmodeller (personbilar) Efter samtal med flera användare, chefer och politiker föreslår vi att begränsa kommunens bilpark gällande personbilar begränsas till följande bilmodeller: Renault Mégane, Kombi (framhjulsdrift) och Skoda Octavia Kombi (fyrhjulsdrift) : Bilarna kommer att vara utrustade att följa lagar och förordningar samt att täcka så många behov som möjligt. I teorin kommer inom tre år alla övriga bilar ersättas. Dock kommer vi att göra en ny upphandling, då dagens avtal bara gäller till 2015. Det kan betyda förändring i bilparken efter 2015. För att minska på kostnaderna godkänner KS avvikelser från kommunens grafiska profil i frågan om märkning av våra leasingbilar. Alla våra bilar kommer att förses med kommunens vapen enbart på framdörrarna. All annan ”påklistring” sker bara efter särskilt godkännande av KSAU. Inom kommunen ska alla bilar leasas enligt våra avtal på tre år med en körsträcka på 6- alternativt 8 000 mil. Kommunen ska inte äga sina bilar utan alla bilar ska leasas. | Detta för att alltid ha en bilpark som är i gott skick, som är ekonomisk optimal och som håller en god nivå gällande säkerhet och miljö. i Befintlig bilpark ska genast ses över och bilar som ägs av kommunen ska avyttras. Det åligger varje avdelning att se över vilka fordon som kan avvecklas. Rapporten ges till KSAU som också beslutar om undantag. | Bilpolicy En policy/instruktioner kommer att arbetas fram parallellt med införandet av de nya rutinerna. Arbetsmiljö För att tillmötesgå så många behov som möjligt har vi kartlagt olika synpunkter och behov. Vårt förslag är att vi i huvudsak rättar oss efter det som behövs inom hemtjänsten, för där behövs bilen mest använd i tjänsten.\n När det gäller alkolås, elektroniska körjournaler mm har vi provat olika förslag men vill föreslå att avvakta med dessa, då de inte löser problem utan bara kartlägger dem. På begäran av verksamheterna håller vi på att undersöka möjligheten att ha alkolås på nyckelskåp. Finansiering Totala kostnaderna och besparingarna går inte att ta fram på ett tillförlitligt sätt. Beräkningarna innehåller många parametrar och antaganden och resultatet blir därför inte tillförlitligt. Dock är vi säkra på att vi efter införandet av de nya rutinerna kan minska våra totala bilkostnader bland annat till följd av: e Färre bilar på grund av större bilpool e Jämnare antal mil för alla bilar som resulterar i färre över- och undermil + — Bättre kontroll på försäkringsskador som ger lägre verkstadskostnader » Regelbunden bilvård ger ett bättre restvärde + Färre dekaler bevarar värdet på bilarna Finansiering av kostnaderna föreslås enligt följande: 1 mkr finansieras med skattemedel och täcker de fasta kostnaderna enligt avtal med Samhall. Antal bilar inom äldreomsorgen är enligt våra beräkningar rätt dimensionerat. Det betyder att vi här inte kommer att tjäna ekonomiskt på den nya organisationen (utom möjligt på slutfakturan, när bilen skall återlämnas). Inom vård och omsorg kommer vinsten genom att personaltid frigörs tid till förmån för det primära uppdraget vård och omsorg har.\n För användandet av bilar i poolen däremot betalas en avgift som kommer att debiteras efter antal bokade timmar. Denna kostnad ska täcka hela bilens kostnader, leasing, försäkringar, drivmedel och skatt m.m. Även kostnader som Samhall debiterar för olika arbeten de utför kommer att läggas in i denna avgift.\n Eftersom det sannolikt kommer att visa sig att vi har för många bilar i bruk, kan vi räkna med att vara underfinansierade under första året. Vi kommer dock löpande bevaka det antal bilar vi har och minska det succesivt. För avdelningar och förvaltningar bör dock kostnaderna inte vara större än tidigare. Genom att avdelningarna och förvaltningarna enbart kommer att betala för den tid bilen använd kommer kostnaderna för dessa att minska.\n Även genom avveckling av fordon som varje avdelning/förvaltning eventuellt har köpt in, kommer resurser att frigöras. Dessa tillfaller dock varje avdelning/förvaltning och ses som ett incitament att arbeta aktivt med fordonsfrågan.\n Miljö Vi har belyst och diskuterat med olika leverantörer vilket bilval som är det bästa för oss ur ett miljöperspektiv. Vi har valt ut en miljöklassad bil som är tvåhjulsdriven.\n Dock finns idag inga alternativ till en fyrhjulsdriven bil som är miljöklassad. Vi bedömer att fyrhjulsdrift är viktigt i stora delar av vår kommun, Användande av elbilar är idag inte att föreslå, då bilarna inte är lämpliga vare sig för vårt klimat eller för vår geografi. Vi kommer löpande bevaka utvecklingen och är beredda att byta bilar om godtagbara alternativ finns.\n Övrigt Efterhand kommer även andra fordon i kommunen att ingå i projektet. Centraliseringen av frågor gällande att äga eller leasa, utökning av bilpark eller val av märke m.m. gäller även för dessa fordon från och med omgående. Statistik Lastbil 15 Lätt lastbil 52 Personbil 128 Släp 43 Traktor 8 Övriga fordon (terräng, snöskoter mm) 7 Total 253 Förslag till beslut 1. Avtal med Samhall tecknas enligt bifogat förslag 2. All bilhanteringen sker enligt de förslag som lämnats i detta dokument 3. Finansiering 2 mkr sker år ett från avsatta medel för bredbandsutbyggnad. Från och med 2016 kommer 1 mkr att tillföras i budget och 1 mkr kommer att finansieras genom avgifter och ökad effektivitet i bilhanteringen.