Valnämnden — 19 augusti 2026

1 § ambulerande röstmottagare valsamordnare 1.6 VL 3 kap. Beslut om förordnande av Kanslichef eller Röstmottagare ska 4–5 §§ röstmottagare i valsamordnare ha genomgått röstningslokal utbildning enligt 3 kap. 5 § VL 1.7 VL 3 kap. Beslut om förordnande av Kanslichef eller Röstmottagare ska 4–5 §§ röstmottagare i vallokal valsamordnare ha genomgått utbildning enligt 3 kap. 5 § VL 1.8 Beslut om förordnande av Kanslichef eller Reserv för reserver för röstmottagare i valsamordnare röstmottagare ska vallokal ha genomgått utbildning enligt 3 kap. 5 § VL 1.9 VL 3 kap. Beslut om förordnande av Kanslichef eller Samråd ska ske 4–5 §§ ordförande och vice valsamordnare med valnämndens ordförande i valdistrikt Besluts- Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning nummer presidium innan beslut fattas 1.10 Beslut om förordnande av Kanslichef eller rösträknare valsamordnare 2. Ekonomi Besluts- Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning nummer 2.1 LOU Inköp av material, varor och K anslichef Direktupphandling tjänster ska genomföras Beslut om inköp av material, enligt policy för varor och tjänster inom upphandling och valnämndens riktlinje för inköp verksamhetsområde efter och upphandling. genomförd direktupphandling och utanför redan gällande avtal Inköp av till ett belopp mellan 25 000 material, varor kronor och det maximala belopp och tjänster inom för direktupphandling som anges ramen för angiven i LOU. budget och till ett belopp om högst 25 000 kronor betraktas som verkställighet. Inköp av material, varor och tjänster inom ramen för angiven budget och i enlighet med redan giltigt avtal betraktas som verkställighet. 2.2 Försäljning av material och Kanslichef Försäljning av inventarier material och Beslut om försäljning av material inventarier till ett för ett belopp uppgående till belopp uppgående mellan 25 000 kronor och till maximalt 25 maximalt 200 000 kronor. 000 kronor betraktas som verkställighet. Försäljning av material och Besluts- Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning nummer inventarier ska ske i samråd med ekonomi- avdelningen 3. Allmänt Besluts- Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning nummer 3.1 KL Brådskande ärenden Ordförande 6 kap. Besluta på nämndens vägnar i

2 § Skyndsamt rapportera kommunjurist eller och rutiner som incidenter till valmyndigheten. kommunsekreterare valadministrationen ska följa vid val. 3.13 Beslut att ingå Den som ingått Se rutin tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal huvudavtalet personuppgiftsbiträdesavtal Förkortningslista lagar och förordningar FL Förvaltningslagen (2017:900) KL Kommunallagen (2017:725) LOU Lagen om offentlig upphandling (2016:1145) OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) RB Rättegångsbalken (1942:740) VL Vallagen (2005:837) Tjänsteskrivelse Ärendenummer: VN 2026/7 2026-05-11 Valnämnden Handläggare: Marie Anebreid, registrator Tjänsteskrivelse - Revidering dokument- och informationshanteringsplan Förslag till beslut - Nämnden beslutar att revidera dokument- och informationshanteringsplanen i enlighet med upprättat förslag. Ärendet Det framgår av kommunens arkivreglemente att varje myndighet kan redovisa sina gallringsbeslut i en antagen dokument- och informationshanteringsplan. Dokument- och informationshanteringsplanen reviderades senast 2026-05-05. Dokument- och informationshanteringsplanen är förvaltningens verktyg för att hantera allmänna handlingar på ett korrekt och rättssäkert sätt. Planen ska gås igenom löpande och revideras vid behov. Under kapitel 1.1, 1.2, 1.4, 1.5, 2.1, 2.5, 3.4, 4.2, 4.3 och 6 har ett antal mindre förändringar och förtydligande gjorts. Förändringarna är markerade i dokumentet. Text som ska tas bort är markerad med rött och text som ska läggas till är markerad med grönt. Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Beslutsunderlag  Utkast: Dokument- och informationshanteringsplan för valnämnden. Sändlista Kommunstyrelsen tidaholm.se tidaholms.kommun@tidaholm.se 0502-60 60 00 Valnämnden Ärendenummer: VN 2026/7 Antagen: 2024-09-18 Senast reviderad: 2026-05-05 Författningssamling Dokument- och informationshanteringsplan för valnämnden 1Flicka blåser såpbubblor Inledning ......................................................................................................................................................................................................................................................................5 Beslut om gallring .................................................................................................................................................................................................................................................5 Begreppsdefinitioner ............................................................................................................................................................................................................................................5 Handling/information ......................................................................................................................................................................................................................................5 Bevaras ...............................................................................................................................................................................................................................................................5 Gallras .................................................................................................................................................................................................................................................................6 Vid inaktualitet ..................................................................................................................................................................................................................................................6 Anmärkning .......................................................................................................................................................................................................................................................6 Skanning, mikrofilmning och utskrift ................................................................................................................................................................................................................6 Rensning .................................................................................................................................................................................................................................................................6 Gallring av pappershandlingar efter ersättningsskanning .............................................................................................................................................................................6 Arkivläggning av handlingar som ska bevaras .................................................................................................................................................................................................7 1. Lednings- och förvaltningsövergripande administration .........................................................................................................................................................................8 1.1 Allmän administration ...................................................................................................................................................................................................................................8 1.2 Nämndadministration ........................................................................................................................................................................................................................12 1.3 Klagomål och synpunkter ..................................................................................................................................................................................................................14 1.4 Korrespondens ....................................................................................................................................................................................................................................15 1.5 Personuppgiftsadministration - GDPR ...........................................................................................................................................................................................16 1.6 Utbildningar/kurser anordnade av kommunen .....................................................................................................................................................................................17 1.7 Ledning och styrning ...................................................................................................................................................................................................................................18 1.8 Kommunikation och information ............................................................................................................................................................................................................20 1.9 Sociala medier ..............................................................................................................................................................................................................................................22 1.10 Projekt skapade av kommunen ..............................................................................................................................................................................................................23 1.11 Statistik ........................................................................................................................................................................................................................................................24 1.12 Stats- och EU-bidrag .................................................................................................................................................................................................................................25 1.13 Revision .......................................................................................................................................................................................................................................................25 1.14 Stiftelser ......................................................................................................................................................................................................................................................26 1.15 Stipendier och premier ............................................................................................................................................................................................................................27 2. Personal ...........................................................................................................................................................................................................................................................28 2.1 Anställning och rekrytering .......................................................................................................................................................................................................................28 2.2 Avslut av anställning ....................................................................................................................................................................................................................................29 2.3 Lönebidrag ....................................................................................................................................................................................................................................................30 2.4 Sjukfrånvaro ..................................................................................................................................................................................................................................................30 2.5 Övriga personalhandlingar .........................................................................................................................................................................................................................31 2.6 Lön ..................................................................................................................................................................................................................................................................32 2.7 Arbetsmiljö ...................................................................................................................................................................................................................................................35 3. Ekonomi ...........................................................................................................................................................................................................................................................36 3.1 Bokföring .......................................................................................................................................................................................................................................................36 3.2 Övriga ekonomiska handlingar .................................................................................................................................................................................................................38 3.3 Kundreskontra .............................................................................................................................................................................................................................................39 3.4 Leverantörsreskontra .................................................................................................................................................................................................................................40 3.5 Fordon ...........................................................................................................................................................................................................................................................41 4. Upphandling och avtal ..................................................................................................................................................................................................................................43 4.1 Formaliserad upphandling ..........................................................................................................................................................................................................................43 4.2 Direktupphandling under 100 000 kronor ............................................................................................................................................................................................44 4.3 Direktupphandling över 100 000 kronor ..............................................................................................................................................................................................45 4.4 Övriga avtal (ej upphandling) ....................................................................................................................................................................................................................46 5. IT, system och loggar ....................................................................................................................................................................................................................................47 5.1 E-post .............................................................................................................................................................................................................................................................47 5.2 Lokalt på datorerna ....................................................................................................................................................................................................................................48 5.3 Centralt på server .......................................................................................................................................................................................................................................49 5.4 Hantering av användare (åtkomst till datorer, intranät, kataloger, e-post mm.) ..........................................................................................................................50 5.5 Granskningsloggar .......................................................................................................................................................................................................................................51 6. Valadministration ...........................................................................................................................................................................................................................................52 Inledning Gäller från och med 2025-01-01. Beslut om gallring Arkivbildning och gallring inom kommuner styrs av arkivlagen (1990:782). Enligt arkivlagen ska det i varje kommun finnas en arkivmyndighet. Lagen anger att allmänna handlingar får gallras (förstöras) om kommunen har fattat beslut om det. Hur beslut om gallring ska fattas inom kommunen framgår av arkivreglemente för Tidaholms kommun. Enligt reglementet ska kommunens myndigheter bevara och gallra sina handlingar i enlighet med vad som anges i den myndighetsspecifika dokument- och informationshanteringsplanen. Dokument- och informationshanteringsplanen ska, enligt arkivreglementet, antas av myndigheten. Planen ska redovisa de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras hos myndigheten samt hur de ska hanteras. Planen ska ses över fortlöpande, minst en gång om året, och revideras vid behov. Inför varje aktualisering av dokument- och informationshanteringsplanen ska myndigheten samråda med arkivmyndigheten. Gallringsråden i den här dokument- och informationshanteringsplanen bygger till stor del på Sveriges Kommun och Regioners (SKR) serie Bevara eller Gallra, framtagen av SKR i samarbete med Riksarkivet. Vägledning kring ersättningsskanning finns i Riksarkivets skrift Gallring av pappershandlingar efter skanning. Begreppsdefinitioner Handling/information Med handling/information avses alla typer av informationsbärare, det vill säga inte bara skrivna pappersdokument utan också kartor, fotografier, ljudupptagningar, mikrofilmer, e-post, sms eller annan upptagning som kommit till myndigheten. Med en upptagning menas en sådan handling/information som inte kan uppfattas utan tekniskt hjälpmedel. En handling/information är allmän om den förvaras hos en myndighet och har inkommit till myndigheten eller upprättats där. Bevaras Bevaras innebär att handlingen ska arkiveras för all framtid i det ursprung den kommit in till myndigheten. Fysiska handlingar som ska bevaras levereras till kommunens centralarkiv. Digitala handlingar som ska bevaras levereras till kommunens e-arkiv. Gallras Att en handling gallras betyder i arkivsammanhang att handlingen förstörs. Om gallringsfristen exempelvis är fem år betyder det att handlingen får förstöras fem kalenderår efter det att handlingen avslutades. Vid inaktualitet Vid inaktualitet innebär att en handling kan gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Anmärkning Anmärkning innehåller kompletterande uppgifter såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar, lagringsmedia och specifika gallringsbestämmelser. Skanning, mikrofilmning och utskrift Byte av databärare eller medium innebär gallring, om det leder till informationsförlust, det vill säga förlust av möjliga informationssammanställningar och/eller förlust av sökmöjligheter. Elektroniska handlingar, information i IT-system eller liknande skrivs ibland ut på papper eller mikrofilm/mikrofiche. Om information eller möjlighet till sökningar och sammanställningar därmed förloras är detta likvärdigt med gallring och förutsätter ett gallringsbeslut. Rensning När ett ärende är avslutat ska akten rensas. Rensning innebär att material som inte ska bevaras enligt dokument- och informationshanteringsplanen tas bort. Om arbetsmaterial däremot arkivläggs blir detta allmän handling och omfattas av bestämmelserna om gallring. Respektive handläggare ansvarar för att rensning görs. Gallring av pappershandlingar efter ersättningsskanning Ersättningsskanning innebär att en handling som är i pappersformat i original skannas in och därefter ersätts av den digitala versionen. Efter skanningen kan pappershandlingen gallras och det är den digitala versionen av handlingen som bevaras. Följande handlingar kan behöva bevaras i pappersformat av juridiska skäl och får i så fall inte ersättningsskannas: - Avtal och kontrakt som upprättats på papper och som är verksamhetskritiska eller av stort ekonomiskt värde. - Äganderättshandlingar. - Värdehandlingar. - Handlingar som i sitt originalformat har ett stort kulturhistoriskt värde. - Protokoll som signerats på papper. - Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande. - Handlingar som behövs för bevisvärde. - Handlingar som på grund av format, gråskala, färg eller andra egenskaper inte tillfredsställande kan bevaras enbart som bild. Det är inte möjligt att sammanställa en uttömmande lista på exakt vilka handlingar som behöver bevaras i pappersformat av juridiska skäl. Läs vad som står om respektive handling i planen nedan. På handlingar som med säkerhet inte får ersättningsskannas finns det en anmärkning om detta. Om det inte finns någon anmärkning ska en enskild bedömning göras för den aktuella handlingen. Vid osäkerhet kontaktas kanslienheten för konsultation. Vid osäkerhet kontakta din nämndsekreterare/registrator. Pappershandlingar som inte behöver bevaras i pappersformat av juridiska skäl får ersättningsskannas under förutsättning att följande är uppfyllt: - Det har gjorts en kontroll av att den inskannade handlingen ser likadan ut som pappershandlingen. All information som finns på pappershandlingen ska finnas på den inskannade handlingen och det ska gå att utläsa informationen tydligt. - Det filformat som har använts vid skanningen följer de tekniska krav som ställs på digital långtidsförvaring. Arkivläggning av handlingar som ska bevaras Material som ska bevaras för framtiden ska arkivläggas, det vill säga förpackas för förvaring, på ett sådant sätt att det utsätts för minsta möjliga slitage. Det innebär att: • Handlingar ska vara rensade från arbetsmaterial. • Plastfickor ska vara borttagna. Aktomslag avsedda för arkivering ska användas. • Gem ska vara borttagna. • Handlingar ska vara packade i godkända arkivboxar, på boxens kortsida ska det stå skrivet med blyerts vad boxen innehåller. • En arkivföljesedel ska medfölja leveransen till kommunarkivet, på följesedeln ska det stå upptaget vad som har överlämnats till kommunarkivet. • Innan överlämning av arkivmaterial till centralarkivet ska kontakt tas med arkivansvarig på kommunledningsförvaltningen. 1. Lednings- och förvaltningsövergripande administration 1.1 Allmän administration Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Aktförvaring Vid inaktualitet Arkivbeskrivning Bevaras Ett exemplar diarieförs och Ärendehanteringssystem arkiveras vid förändring Arkivförteckning Bevaras Ett exemplar diarieförs och Ärendehanteringssystem arkiveras vid förändring Arkivföljesedel Bevaras Ärendehanteringssystem Protokoll Anmälan av delegationsbeslut 2 år Ärendehanteringssystem Anmälan av delegationsbeslut Anmälningslista Vid inaktualitet Arrangörslista Vid inaktualitet Beslut från domstol/myndighet Bevaras Ärendehanteringssystem Beslut Betygsförfrågan Vid inaktualitet Dokument- och Bevaras Ärendehanteringssystem Styrdokument informationshanteringsplan Enkät frågeformulär Bevaras Enkät som bedöms ha Ärendehanteringssystem Rapport långsiktig betydelse för verksamheten Enkätsammanställning/rapport Bevaras Enkät som bedöms ha Ärendehanteringssystem Rapport långsiktig betydelse för verksamheten Enkät frågeformulär Vid inaktualitet Enkät som döms ha kortsiktig betydelse för verksamheten Enkätsammanställning/rapport Vid inaktualitet Enkät som döms ha kortsiktig betydelse för verksamheten Föreläggande från Bevaras Ärendehanteringssystem Beslut domstol/myndighet Förteckning över gåva till Bevaras Gåvor till kommunen ska Ärendehanteringssystem Tjänsteskrivelse kommunen registreras i en arkivförteckning Gåva till kommunen Bevaras Centralarkiv Handbok Vid inaktualitet Interna och externa Intresseanmälan Vid inaktualitet Ex. e-tjänst anmälan om språkkunskaper Kopia och dubblett där Vid inaktualitet Ex. kopia på protokoll, arkivexemplar finns hos annan exemplar av budgetdokument myndighet eller verksamhetsberättelse Lathund Vid inaktualitet Interna och externa Larmlista Vid inaktualitet Kontaktuppgifter till personal som används vid extraordinär händelse Lokalbokning Vid inaktualitet Material och handling som rör Bevaras Ärendehanteringssystem Skrivelse vänort Medgivande om personadresserad Vid inaktualitet post Mötesanteckning från ledningsgrupp Bevaras Ärendehanteringssystem Anteckning (förvaltningsledning) Mötesanteckning från presidie, Bevaras Ärendehanteringssystem Anteckning beredning eller politisk arbetsgrupp Polisanmälan Bevaras Ärendehanteringssystem Anmälan Polisanmälan – beslut Bevaras Ärendehanteringssystem Beslut Presentationsmaterial Vid inaktualitet Ex. presentation av tillfällig karaktär. Jämför 1.6 som avser utbildningsmaterial Processkartläggning Bevaras Process som bedöms ha Ärendehanteringssystem Processkartläggning långsiktig betydelse för verksamheten Processkartläggning Vid inaktualitet Process som bedöms ha Processhanteringssystem kortsiktig betydelse för verksamheten Protokoll eller mötesanteckning Vid inaktualitet Om handlingen inte från innehåller beslut eller information av direkt och - Avdelningsmöte - Personalmöte varaktig betydelse för verksamheten - Informationsmöte - Internt verksamhetsmöte Protokoll eller mötesanteckning Bevaras Om handlingen innehåller Ärendehanteringssystem Anteckning från beslut eller information av direkt och varaktig betydelse - Avdelningsmöte - Personalmöte för verksamheten - Informationsmöte - Internt verksamhetsmöte Remiss Bevaras Intern och extern remiss – Ärendehanteringssystem Remiss förfrågningsunderlag Skrivelse Bevaras Ärendehanteringssystem Skrivelse Tjänsteanteckning/minnesanteckning Bevaras Anteckning som medför Ärendehanteringssystem Anteckning sakuppgift Tjänsteanteckning/minnesanteckning Vid inaktualitet Anteckning som inte tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse Tjänsteskrivelse Bevaras Ärendehanteringssystem Tjänsteskrivelse Utredning och studie Bevaras Ärendehanteringssystem Skrivelse Yttrande/remissvar Bevaras Interna och externa Ärendehanteringssystem Remiss Överklagan Bevaras Ärendehanteringssystem Överklagan 1.2 Nämndadministration Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anslagsbevis Bevaras Ärendehanteringssystem Anslagsbevis Avtal för lån av läsplatta Vid inaktualitet När förtroendevald har återlämnat läsplattan Beslut fattat av: Bevaras Ärendehanteringssystem Beslut - Kommunfullmäktige - Kommunstyrelse - Nämnd - Utskott - Kommunalt råd E-förslag Tidaholmsförslag som nått Bevars Gallras i system för Ärendehanteringssystem E-förslag röstmål hantering av e-förslag efter 2 år E-förslag Tidaholmsförslag som inte 2 år Gallras i system för System för hantering av nått röstmål hantering av e-förslag efter 2 e-förslag år E-förslag Tidaholmsförslag som inte 2 år Gallras i system för System för hantering av publiceras hantering av e-förslag efter 2 e-förslag år Kallelse och föredragningslista 2 år Ärendehanteringssystem Kallelse Kungörelse och annons inför Vid inaktualitet fullmäktigesammanträde Motion Bevaras Ärendehanteringssystem Motion Interpellation/fråga Bevaras Ärendehanteringssystem Interpellation Protokoll efter sammanträde med: Bevaras Får ej ersättningsskannas Ärendehanteringssystem Protokoll - Kommunfullmäktige - Kommunstyrelse - Nämnd - Utskott - Kommunalt råd Reservation Vid inaktualitet Reservation som har lämnats in skriftligt gallras när beslutet som den har förts in i har justerats Protokollsanteckning Vid inaktualitet Protokollsanteckning som har lämnats in skriftligt gallras när beslutet som den har förts in i har justerats 1.3 Klagomål och synpunkter Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Felanmälan 2 år System för felanmälan Personuppgift i synpunkt 2 år Personuppgift gallras 2 år efter System för att synpunkt har kommit in synpunktshantering Sammanställning, statistik och Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport rapport över synpunkt och felanmälan Synpunkt inkommen via 5 år Synpunkt gallras 5 år efter att System för synpunktshanteringssystem den registrerats synpunktshantering Synpunkt inkommen på annat sätt 5 år Synpunkt gallras 5 år efter att System för än via synpunktshanteringssystem den kommit in. Underlag för synpunktshantering synpunkt gallras efter att synpunkten har registrerats 1.4 Korrespondens Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Korrespondens av betydelse, ex: Bevaras Korrespondens som tillhör ett Ärendehanteringssystem Korrespondens ärende och som tillför - Brev information av betydelse - Chattkonversation - E-post - Meddelande från röstbrevlåda - Mms - Sms Korrespondens av rutinmässig Vid inaktualitet Ex. reklam, kursinbjudningar karaktär och/eller tillfällig betydelse, ex: - Brev - Chattkonversation - E-post - Meddelande från röstbrevlåda - Mms - Sms 1.5 Personuppgiftsadministration - GDPR Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Begäran om rättelse, radering eller Vid inaktualitet begränsning av behandling av personuppgifter Begäran om registerutdrag Vid inaktualitet Modellavtal Vid inaktualitet Ärendehanteringssystem Personuppgiftsbiträdesavtal Bevaras PUB-avtal Registerutdrag Vid inaktualitet Registerförteckning Vid inaktualitet Styr- och ledningssystem Samtyckesblankett för behandling 2 år Gallringstiden börjar löpa när av personuppgifter personuppgiftsbehandling hos förvaltningen har upphört Samtyckesblankett om publicering 2 år Gallringstiden börjar löpa när av bild och film personuppgiftsbehandling hos förvaltningen har upphört 1.6 Utbildningar/kurser anordnade av kommunen Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Deltagarlista Vid inaktualitet Kursanmälan Vid inaktualitet Kursinbjudan Vid inaktualitet Planeringsunderlag Vid inaktualitet Program Vid inaktualitet Utbildningsmaterial Bevaras Avser utbildningsmaterial av Ärendehanteringssystem egenproducerat historiskt värde Utbildningsmaterial Vid inaktualitet Avser utbildningsmaterial utan historiskt värde 1.7 Ledning och styrning Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Arbetsordning för Bevaras Intern arbetsordning Ärendehanteringssystem Reglemente kommunfullmäktige Bolagsordning Bevaras Ärendehanteringssystem Styrdokument Delegationsordning Bevaras Ärendehanteringssystem Styrdokument Föreskrift Bevaras Ärendehanteringssystem Styrdokument Kvalitetsdokument och Bevaras Gäller kvalitetsredovisningar Ärendehanteringssystem/Styr- Rapport kvalitetsredovisning som görs inom ex. skola, och ledningssystem barnomsorg och omvårdnad Plan för intern kontroll Bevaras Ärendehanteringssystem Intern kontroll Reglemente Bevaras Interna reglementen Ärendehanteringssystem Reglemente Rutin Vid inaktualitet Rutin av ringa betydelse Strategisk plan och budget Bevaras Kommunfullmäktige Ärendehanteringssystem Budget Styrdokument Bevaras Interna styrdokument Ärendehanteringssystem Styrdokument - Policy - Strategi - Riktlinje - Handlingsplan - Rutin - Regel Taxa Bevaras Ärendehanteringssystem Styrdokument Uppföljningsrapport – intern Bevaras Ärendehanteringssystem Intern kontroll kontroll Verksamhetsplan och Bevaras Nämnder och styrelse Ärendehanteringssystem Budget detaljbudget Ägardirektiv Bevaras Ärendehanteringssystem Styrdokument 1.8 Kommunikation och information Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Broschyr Bevaras Material från egen verksamhet Ärendehanteringssystem Kommunikation Avser broschyr av historiskt värde Broschyr Vid inaktualitet Material från egen verksamhet Avser broschyr utan historiskt värde - Fotografi Bevaras Information som har ett Digital information – Kommunikation - Film historiskt och/eller ett ärendehanteringssystem - Video kulturellt värde - Ljudband Analog information - - CD-skiva centralarkiv - Fotografi Vid inaktualitet Information som saknar ett - Film historiskt och/eller ett - Video kulturellt värde - Ljudband - CD-skiva Informationsskrift Bevaras Material från egen verksamhet Ärendehanteringssystem Kommunikation Avser informationsskrift av historiskt värde Informationsskrift Vid inaktualitet Material från egen verksamhet Avser informationsskrift utan historiskt värde Marknadsföringsmaterial Bevaras Historiskt värde Marknadsföringsmaterial Vid inaktualitet Av tillfällig karaktär ex affischer Tillfällig information på kommunens Vid inaktualitet webbplatser, intern och extern Skärmdump på kommunens interna Bevaras En gång om året samt vid Ärendehanteringssystem Kommunikation och externa webbplatser större förändringar. Startsida och struktur Pressmeddelande Vid inaktualitet 1.9 Sociala medier Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Inlägg av tillfällig karaktär eller av Vid inaktualitet ringa betydelse Inlägg som strider mot syftet med Omedelbart Ex. marknadsföring från kommunens närvaro på det sociala externa företag mediet Skärmdump på inlägg av betydelse Bevaras Inlägg som tillhör ett ärende Ärendehanteringssystem Kommunikation och som tillför information som är betydelse för kommunens verksamhet. Ex. bloggar, facebook, instagram, twitter och youtube Skärmdump på inlägg av Bevaras Inlägget ska sparas som en Ärendehanteringssystem Kommunikation kränkande/brottslig karaktär eller skärmdump och sedan med sekretessbelagd uppgift omedelbart tas bort från det sociala mediet. Skärmdumpen ska bevaras Skärmdump på startsida samt sidas Bevaras Eftersom det är av värde att Ärendehanteringssystem struktur på sociala medier se hur förvaltningen presenterar sin verksamhet för besökare på sociala medier över tid ska startsidan samt sidans karta/struktur bevaras som en skärmdump en gång i om året 1.10 Projekt skapade av kommunen Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Beslut om förstudie Bevaras Ärendehanteringssystem Beslut Förstudiedirektiv Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Förstudierapport Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Idéskiss Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Kommunikationsplan Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Projektdirektiv Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Projektgruppsanteckningar Bevaras Ärendehanteringssystem Anteckning Projektplan Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Tidsplan Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Riskanalys Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Kostnadskalkyl Bevaras Ärendehanteringssystem Budget Slutrapport Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Statusrapportering projekt Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Styrgruppsprotokoll Bevaras Ärendehanteringssystem Protokoll 1.11 Statistik Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Arbetsmarknadsstatistik – AMPAK 10 år Befolkningsförändringar – Avipak 10 år Bostadsbyggnadsstatistik 10 år Material från Statistiska centralbyrån (SCB) Nyckelkodregister Vid inaktualitet Statistiska centralbyrån (SCB) Räkenskapssammandrag 5 år Statistiskt underlag för Vid inaktualitet befolkningsprognos Statistik som har betydelse för Bevaras verksamheten Statistik som har ringa betydelse Vid inaktualitet för verksamheten Rapport/redovisning från 2 år arbetsgivare Övriga handlingar som tjänat som 2 år underlag för registrering och redovisning av den uppföljande verksamheten 1.12 Stats- och EU-bidrag Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem EU-bidragsansökningar 10 år Statsbidragsansökningar 10 år 1.13 Revision Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Revisionsberättelse Bevaras Ärendehanteringssystem Revision Revisionsplan Bevaras Ärendehanteringssystem Revision Revisionsrapport Bevaras Ärendehanteringssystem Revision 1.14 Stiftelser Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anmälningar till stiftelseregistret Bevaras Ärendehanteringssystem Anmälan Beslut om utbetalning av bidrag Bevaras Ärendehanteringssystem Beslut Bidragsansökan till stiftelse Bevaras Ärendehanteringssystem Ansökan Bokföring och kontoutdrag: 10 år - Samfonden vid Tidaholms grundskola - Sociala samfonden i Tidaholm Permutationsansökan Bevaras Ansökningar till Ärendehanteringssystem Ansökan Kammarkollegiet om tillstånd att ändra, upphäva eller åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet Stiftelseförordnande eller Bevaras Donationsurkunder, gåvobrev, Ärendehanteringssystem Urkund motsvarande testamenten Får ej ersättningsscannas 1.15 Stipendier och premier Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Protokoll/förteckning rörande Bevaras Ärendehanteringssystem Protokoll fördelning och redovisning av stipendier och premier Villkor för premier och stipendier Bevaras Ärendehanteringssystem Urkund 2. Personal 2.1 Anställning och rekrytering Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Adress- och telefonlista anställda Vid inaktualitet Ny handling – Kontaktuppgift till anställda Annonsunderlag rekrytering Vid inaktualitet Anställningsavtal Bevaras Personalakt Ansökningshandlingar erhållen Bevaras Personalakt tjänst Ansökningshandling ej erhållen 2 år Rekryteringssystem tjänst Beslut om särskilt högriskskydd Vid inaktualitet Personalenheten Förteckning över samtliga sökande 2 år Rekryteringssystem till tjänst Kontaktuppgift till anhörig Vid inaktualitet Kontaktuppgift till anställda Vid inaktualitet Sekretess/tystnadspliktsförbindelse Bevaras Anställningsavtalet Personalakt Spontanansökan Vid inaktualitet 2.2 Avslut av anställning Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anmälan om avgång Bevaras Personalakt Ansökan om pension Bevaras Personalakt Arbetsgivarintyg Vid inaktualitet Arbetsgivarintyg som är Personalsystem inkomna före 2025-11-05 måste sparas i 2 år. Avgångsvederlag, beslut om Bevaras Personalakt Besked till anställd om att Bevaras Personalakt tidsbegränsad anställning inte kommer att fortsätta enligt 15 § lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS) Beslut om uppsägning på Bevaras Personalakt arbetsgivarens initiativ Blankett Varsel till berört Bevaras Original till berört Personalakt fackförbund enligt 30 a § lag fackförbund (1982:80) om anställningsskydd Kopia till personalakt (LAS) Dödsfall Bevaras Handlingar angående Personalakt exempelvis efterlevandeförsäkring Pensionsbrev Bevaras Inklusive besked om livränta. Personalakt 2.3 Lönebidrag Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Beslut om lönebidrag Bevaras Personalakt Handlingsplan för Bevaras Personalakt lönebidragsanställd 2.4 Sjukfrånvaro Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Beslut om sjukersättning Bevaras Personalakt Läkarintyg Vid inaktualitet Personalsystem Sjukanmälan 2 år Personalsystem 2.5 Övriga personalhandlingar Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anmälan om arbetsskada Bevaras Personalakt Anmälan om tillbud Vid inaktualitet Anmälningar gjorda före 2025- Personalsystem 11-05 gallras efter 10 år Blankett anmälan och beslut av Vid inaktualitet Anmälningar och beslut gjorda Personalakt bisyssla före 2025-11-05 ska bevaras. Personalsystem Blankett byte av Vid inaktualitet Personalenheten semesterdagstillägg mot ökad ledighet Omplaceringsutredning Bevaras 7 § andra stycket LAS Personalakt Plan för återgång i arbete Bevaras Rehabsystem Underlag från lönesamtal Vid inaktualitet När anställningen upphör Personalsystem Underlag från medarbetarsamtal Vid inaktualitet När anställningen upphör Personalsystem Underrättelse om varning Bevaras Personalakt Utbildningsintyg/diplom Bevaras Av betydelse för anställningen Personalakt 2.6 Lön Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anmälan om vård av barn (VAB) 2 år Personalsystem Ansökan om förlorad 2 år Gäller förtroendevalda System för hantering av arbetsförtjänst arvode och ersättningar för förtroendevalda Ansökan om bilersättning 2 år Gäller förtroendevalda System för hantering av arvode och ersättningar för förtroendevalda Ansökan om bilersättning 2 år Gäller uppdragstagare Personalenheten Arbetsgivaravgift 10 år Automatkostnadsfördelning Dokument före 2018-01-01 förvaras hos ekonomienheten, därefter hos personalenheten Beslut om löneväxling Bevaras Personalakt Beslut om skattejämkning 10 år T ex feriearbete Personalenheten Beslut om utmätning av 10 år Beslut från Kronofogden Personalenheten lön/ersättning Blankett ersättning uppdragstagare Vid inaktualitet Blanketter skapade före 2025- Personalenheten 11-05 gallras efter 2 år. Blankett ”Intyg om förlorad 2 år Personalenheten arbetsförtjänst” Lönetillägg 10 år Blanketter skapade före System för e-tjänst 2025-11-05 ska bevaras. Blankett om arvode och ersättning 2 år För förtroendevalda Personalenheten till förtroendevald Blankett om arvode och ersättning Bevaras Personalenheten till ställföreträdare (god man) Ersättning för utlägg via lön 10 år Personalenheten Facklig tid, rapport och Vid inaktualitet sammanställning Fördelning facklig tid Vid inaktualitet Inkommer från fackförbunden Förlorad arbetsförtjänst 2 år För förtroendevalda System för hantering av arvode och ersättningar till förtroendevalda Information om utbetalt 2 år System för hantering av sammanträdesarvode arvode och ersättningar till förtroendevalda Ledighetsansökan – kortare än 6 2 år Personalsystem månader Ledighetsansökan – längre än 6 Bevaras Personalakt månader Ledighetsansökan – ledighet med 2 år Personalsystem lön för fackligt uppdrag Lönelista Bevaras Microdata Elektroniskt mellanarkiv Månadsrapport 2 år Personalsystem Protokoll löneöversyn Bevaras Centralarkiv Reseräkning 2 år Personalsystem Tjänstgöringsschema 2 år Personalsystem 2.7 Arbetsmiljö Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anmälan om skyddsombud Vid inaktualitet Gallras när uppdraget är System för e-tjänst avslutat Blankett för fördelning av Vid inaktualitet Gallras när anställd avslutar sin Personalsystem arbetsmiljöuppgifter tjänst Checklista skyddsrond Bevaras Årsärende Ärendehanteringssystem Protokoll Förhandling enligt lag (1976:580) Bevaras Personalakt Protokoll om medbestämmande i arbetslivet (MBL) MBL-förhandling Protokoll central samverkansmöte Bevaras Årsärende Ärendehanteringssystem Protokoll Protokoll Bevaras Årsärende Ärendehanteringssystem Protokoll förvaltningssamverkansmöte Protokoll lokalt samverkansmöte Bevaras Årsärende Ärendehanteringssystem Protokoll Rapport årlig uppföljning Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport systematiskt arbetsmiljöarbete 3. Ekonomi 3.1 Bokföring Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anläggningsredovisning 10 år Ekonomisystem Anläggningsregister/tillgångar 10 år Ekonomienheten Attestlista Bevaras Ärendehanteringssystem Styrdokument Avstämning av balanskonto Vid inaktualitet Bokföring (verifikation) 10 år Ordinarie bokningar, Ekonomisystem (digitala kontantredovisningar, handlingar) reverseringar mm. Ekonomienheten (fysiska handlingar) Bokslut Bevaras Ärendehanteringssystem Årsredovisning Delårsrapport Bevaras Ärendehanteringssystem Årsredovisning Bokslutsbilaga årsbokslut Bevaras Ärendehanteringssystem Årsredovisning Bokslutsspecifikation inklusive Bevaras Avser specifikationer för Ärendehanteringssystem Årsredovisning bilaga delårsbokslut balanskonto Bokslutsunderlag 2 år Ekonomienhet Engagemangsbesked Vid inaktualitet Interndebitering – underlag 2 år Internfördelning 10 år Interna fördelningar av Ekonomienhet kostnader och intäkter Kontoplan och kodplan med Bevaras Hämtas årsvis från Ärendehanteringssystem Budget kodförteckning ekonomisystem Kontoutdrag 10 år Bokföringsunderlag från följande Vid inaktualitet Ekonomienheten och system VA/Avfall - Lifecare - EDP Future VA/avfall Companion Låneliggare Bevaras Centralarkiv Kvittens efter inlämning av Vid inaktualitet Efter bokföring. Kvittenser kontanter fram till och med år 2020 sparas i 10 år Namnprov för attestliggare Bevaras Centralarkiv Slutamorterat lån Bevaras Centralarkiv Specifikation kundreskontra, Bevaras Bokslutsbilaga specifikation till Ärendehanteringssystem Årsredovisning leverantörsreskontra konton Verksamhetsberättelse Bevaras Ärendehanteringssystem Årsredovisning Årsredovisning Bevaras Ärendehanteringssystem Årsredovisning Verksamhetsberättelse Bevaras Ärendehanteringssystem Årsredovisning 3.2 Övriga ekonomiska handlingar Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Borgensförbindelse Kommuninvest Vid inaktualitet Undertecknad av Kommuninvest firmatecknare Borgensförteckning Vid inaktualitet Med tillhörande skuldebrev Ekonomienheten Deklaration Bevaras Centralarkiv Fastighetsförsäkring 2 år Efter upphörande Försäkring 10 år Lånehandling 2 år Finns hos Kommuninvest Ärendehanteringssystem Avtal – gallring 2 år Efter inakutalitet Momsredovisning 10 år Ekonomienheten Rekvisition Vid inaktualitet 3.3 Kundreskontra Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Autogiromedgivande Vid inaktualitet Avskrivning av kundfaktura 10 år Avskrivningar av kundfakturor med beslut/specifikation Kundinbetalning 10 år Inbetalning till OCR-plusgiro förs direkt över till kommunens huvud-plusgiro Kundfakturaunderlag 10 år Kundfordring 10 år Fakturering i ekonomisystem: - Intern fakturering - Extern fakturering - EDP Future Obetald kundfordring Vid inaktualitet Påminnelse om obetalda kundfordringar, inkassoärenden, fordringar hos inkassobolag, kronofogden mm. 3.4 Leverantörsreskontra Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Fil inläst till ekonomisystem 10 år Följesedel Vid inaktualitet När avstämning har gjorts mot köpt vara Inkassokrav 2 år Komprimerad betalningsbekräftelse 10 år Tidaholms kommun, VA- verket, renhållningsverket Leverantörsfaktura, digital 10 år Digitala leverantörsfakturor före 2022-05-11 får inte gallras Leverantörsfaktura, papper 10 år Makulerad leverantörsfaktura 2 år Utbetalningsorder 10 år 3.5 Fordon Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Besiktningsprotokoll Vid inaktualitet Beslut om körförbud Vid inaktualitet Följesedel för beställning av Vid inaktualitet reservdel och övrig utrustning till fordon Däckbytesschema Vid inaktualitet Kallelse till besiktning Vid inaktualitet Körjournal 2 år System för elektronisk körjournal Leasingavtal 2 år Efter avtalets utgång Ärendehanteringssystem Avtal – gallring 2 år Register över kommunens fordon Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt Registreringsbevis fordon Vid inaktualitet När ägarbyte sker/avveckling av fordon Serviceprotokoll Vid inaktualitet Skadeanmälan Bevaras Ärendehanteringssystem Anmälan Tvättschema Vid inaktualitet Översikt över kommunens innehav Bevaras Tas ut årsvis Ärendehanteringssystem Rapport av fordon Övrigt beslut om avgift Vid inaktualitet Trängselskatt, hastighetsöverträdelse, parkeringsböter 4. Upphandling och avtal Upphandlingar som överstiger direktupphandlingsgränsen genomförs av upphandlingsenheten i Skövde kommun efter ett beställningsförfarande. När upphandlingen är klar översänds alla handlingar från upphandlingsenheten till beställaren för registrering och arkivering. 4.1 Formaliserad upphandling Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anbud, antaget Bevaras Ärendehanteringssystem Anbud Anbud, ej antaget eller för sent 4 år Ärendehanteringssystem Anbud – gallring 4 år inkommet Anbudsutvärdering Bevaras Protokoll/sammanställning Ärendehanteringssystem Anbud över kvalificering av anbudsansökningar/intresse- anmälningar Anbudsöppningsprotokoll Bevaras Ärendehanteringssystem Anbud Annonsering 4 år Räknat från den dag då avtal om upphandling slöts Avtal/ramavtal Bevaras Ärendehanteringssystem Avtal Beslut om avbruten upphandling Bevaras Ärendehanteringssystem Beslut Efterannonsering Bevaras Annons efter avslutad Ärendehanteringssystem Kommunikation upphandling till EUT/TED Fråga, svar och komplettering Bevaras Ärendehanteringssystem Korrespondens under annonsering Förfrågningsunderlag Bevaras Offertförfrågan Ärendehanteringssystem Tjänsteskrivelse Prisjustering/prisuppräkning Bevaras Information om pris- Ärendehanteringssystem Beslut förändringar enligt överenskommelse i avtal. Tilldelningsbeslut Bevaras Ärendehanteringssystem Beslut Underrättelse om överprövning Bevaras Ärendehanteringssystem Beslut enligt lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) Uppdragsbeställning Bevaras Ärendehanteringssystem Tjänsteskrivelse Uppsägning av avtal Bevaras Ärendehanteringssystem Tjänsteskrivelse 4.2 Direktupphandling under 100 000 kronor Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anbud/offert 2 år Efter avtalstiden utgång Ärendehanteringssystem Anbud – gallring 2 år Avtal 2 år Efter avtalstiden utgång Ärendehanteringssystem Avtal – gallring 2 år Direktupphandling – ej antagen Vid inaktualitet offert Dokumentationsformulär 4 år Dokumentationsformulär Ärendehanteringssystem Dokumentationsformulär direktupphandling Direktupphandling – gallring 4 år Förfrågningsunderlag 2 år Efter avtalstidens utgång Ärendehanteringssystem Anbud – gallring 2 år Tilldelningsbeslut 2 år Efter avtalstiden utgång. Ärendehanteringssystem Beslut – gallring 2 år Blankett för dokumentation av direktupphandling 4.3 Direktupphandling över 100 000 kronor Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anbud/offert Bevaras Ärendehanteringssystem Anbud Avtal Bevaras Ärendehanteringssystem Avtal Direktupphandling – ej antagen Vid inaktualitet offert Dokumentationsformulär Bevaras Dokumentationsformulär Dokumentationsformulär direktupphandling Direktupphandling Fråga, svar och komplettering Bevaras Ärendehanteringssystem Korrespondens under annonsering Förfrågningsunderlag Bevaras Ärendehanteringssystem Anbud Tilldelningsbeslut Bevaras Blankett för dokumentation av Ärendehanteringssystem Beslut direktupphandling Uppsägning av avtal Bevaras Ärendehanteringssystem Tjänsteskrivelse 4.4 Övriga avtal (ej upphandling) Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Hyres-, arrende- och Bevaras Ärendehanteringssystem Avtal nyttjanderättsavtal samt övriga markavtal Leasingavtal/kontrakt 2 år Efter avtalstidens utgång Ärendehanteringssystem Avtal – gallring 2 år Övriga avtal Bevaras Av betydelse inklusive Ärendehanteringssystem Avtal förvaltningsinterna Övriga avtal 2 år efter Av tillfällig betydelse Avtal – gallring 2 år avtalstidens utgång 5. IT, system och loggar 5.1 E-post Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem E-postlista Vid inaktualitet Databaslista över de mejl som E-postserver finns i användarens e-postlåda Lista över avsända och mottagna 3 månader Loggtabell i e-postsystemet E-postserver e-postmeddelanden över skickade och mottagna e- postmeddelanden Misstänkt spam-meddelande i Vid inaktualitet E-postserver e-post 5.2 Lokalt på datorerna Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Elektroniskt spår som visar vilka Vid inaktualitet Webbhistorik: tidigare Datorn webbsidor som har besökts besökte webbplatser. Vanlig inställning är att filerna gallras med automatik efter 20 dagar Fil som webbplats sparar lokalt på Vid inaktualitet Gallras av användaren vid Datorn datorn för att spara personliga behov inställningar (cookie, formulärdata, lösenord) Intrångsförsök (lokal brandvägg) Vid inaktualitet Loggtabell på server Server i datorhall Kopia av webbsida som lagras i Vid inaktualitet Ex. på inställningar: 50 MB Datorn syfte att åstadkomma snabbare lagras lokalt på datorn. Rensas åtkomst (temporary internet files) med automatik. Rensas även vid ominstallation/byte av dator eller vid behov Operativsystems händelselogg som Vid inaktualitet Windowslogg: säkerhetslogg Datorn sparas lokalt på datorn (in- och utloggning), program, installation. 20 MB per loggfil lagras lokalt på datorn, rekommenderad inställning. Används för felsökning mm. Inställningarna ska dokumenteras i systemdokumentationen. Tillfälligt elektroniskt spår som Vid inaktualitet När applikationen, webbsidan Datorn sparas för att underlätta eller webbläsaren stängs ner internetanvändning eller kommunikation (session cookie) 5.3 Centralt på server Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Elektroniskt spår som visar 6 månader Loggtabell på datorn Server i datorhall ingångsförsök eller liknande Elektroniskt spår som visar vilka 3 månader Loggtabell registrerar ex. IP- Server i datorhall webbsidor som har besökts adress, datornamn, vilken (brandväggslogg) adress uppkopplad mot, tidpunkt (eventuellt användarkonto). Inställningar ska dokumenteras i systemdokumentationen Operativsystems händelselogg som 3 månader Windowslogg: säkerhetslogg Server i datorhall sparas lokalt på dator (in- och utloggning), program, installation. Används för felsökning mm. Inställningar ska dokumenteras i systemdokumentation Spår efter virusangrepp mm. 3 månader Loggtabell Server i datorhall 5.4 Hantering av användare (åtkomst till datorer, intranät, kataloger, e-post mm.) Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Användarkonto i användardatabas 3 månader Databastabell, efter avslutad Server i datorhall (AD – Activite Directory) och anställning. Förutsatt att identitetshanteringskatalog uppgifterna inte har betydelse för tolkning av händelseloggar i anslutna system som ska bevaras under en längre tid Behörighetskort Vid inaktualitet Gallras när anställning upphör Loggning av händelse (ex. in- och 3 månader Loggtabell, inställningar ska Server i datorhall utloggning, spärrning av konto i dokumenteras i anknytning till användardatabas) systemdokumentationen VPN-konto (inlogg utifrån) 3 månader Server i datorhall Supportärende Vid inaktualitet Ärendehanteringssystem Systemdokumentation Bevaras Systemdokumentation Ärendehanteringssystem tillhörande system som är anslutna eller ska anslutas till e-arkiv Systemdokumentation Vid inaktualitet 5.5 Granskningsloggar Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Logg för chatt 3 månader Loggtabell Server i datorhall Logg för åtkomst av administrativa 5 år Loggtabell Server i datorhall uppgifter (personal, ekonomi, ärendehantering, diarium mm.) Logg över genomförd 1 år Loggtabell Server i datorhall transaktionshantering i applikation (sk. transaktionslogg) Logg över internetaccess 3 månader Loggtabell Server i datorhall Logg över systemfel och 3 månader Loggtabell Server i datorhall felmeddelande/larm i IT- infrastruktur (sk. systemlogg) Utdragen/granskad logg för 2 år Varierar beroende på Server i datorhall verksamhetssystem systemets innehåll och säkerhetsklass Övervakningslogg (intrångsförsök, 3 månader Loggtabell Server i datorhall virusangrepp mm.) 6. Valadministration Handling/information Gallring Anmärkning Förvaring Dokumenttyp i ärendehanteringssystem Anvisningar och Vid inaktualitet När valet vunnit laga kraft utbildningsmaterial, särskilt för röstmottagare från Valmyndigheten och länsstyrelsen som enbart gäller ett val Beslut från länsstyrelsen och Vid inaktualitet När valet vunnit laga kraft Valmyndigheten om rättelse av röstlängd Brevröster, för sent inkomna Vid inaktualitet När valet vunnit laga kraft Dagrapport röstningslokal Vid inaktualitet Med valperiod avses perioden till nästa val vunnit laga kraft Fönsterkuvert Vid inaktualitet När valet vunnit laga kraft Förtidsröster, för sent inkomna Vid inaktualitet När valet vunnit laga kraft Förtidsröster, underkända Vid inakutalitet Med valperiod avses perioden till nästa val vunnit laga kraft Informationsmaterial, Bevaras För allmänheten, speciellt om Ärendehanteringssystem Kommunikation kommunspecifikt förtidsröstning och om dubblettröstkort Inloggningsbilaga - ifyllda Sparas under Med valperiod avses perioden valperioden till nästa val vunnit laga kraft Vid inaktualitet När valet vunnit laga kraft Inloggningsbilaga - tomma Vid inaktualitet Inventeringslista valmaterial Vid inaktualitet Utbildningsmaterial och lokala Bevaras Särskilt för röstmottagare och Ärendehanteringssystem Kommunikation instruktioner, kommunspecifikt ambulerande röstmottagare Kartor och kodförteckningar över Bevaras Ärendehanteringssystem Karta/ritning valdistrikt eller motsvarande Kontaktuppgifter röstmottagare Vid inaktualitet och rösträknare Kvitton avseende från posten Sparas under Med valperiod avses perioden mottagna röster valperioden till nästa val vunnit laga kraft Kvitton från Länsstyrelsen Bevaras Ärendehanteringssystem Protokoll avseende mottagna valkassar från kommunen Kvitton från Valmyndigheten Sparas under Med valperiod avses perioden avseende utlandsröster valperioden till nästa val vunnit laga kraft Kvitton mottagna förtidsröster från Sparas under Med valperiod avses perioden valnämnden valperioden till nästa val vunnit laga kraft Signeras av ordförande i valdistriktet på valdagen Omslag med budröster som Sparas under Med valperiod avses perioden underkänts och tagits omhand valperioden till nästa val vunnit laga kraft Omslag med ytterkuvert från Sparas under Med valperiod avses perioden godkända budröster valperioden till nästa val vunnit laga kraft Protokoll uppsamlingsräkningen Bevaras Original överlämnas till Ärendehanteringssystem Protokoll (kopia) Länsstyrelsen Protokoll vallokal (kopior) Bevaras Original överlämnas till Ärendehanteringssystem Protokoll Länsstyrelsen Resultatbilaga valnämndens Bevaras Original överlämnas till Ärendehanteringssystem Protokoll preliminära rösträkning (kopia) Länsstyrelsen Resultatbilagor valdag (kopior) Bevaras Original överlämnas till Ärendehanteringssystem Protokoll Länsstyrelsen Röstkort som samlats upp i Vid inaktualitet När valet vunnit laga kraft vallokaler och röstningslokaler Ska förstöras på ett säkert sätt Röstlängder Bevaras Centralarkiv Utbildningsmaterial och lokala Bevaras Särskilt för röstmottagare Ärendehanteringssystem Kommunikation instruktioner, kommunspecifikt Utvärdering av genomfört val Bevaras Ärendehanteringssystem Rapport Värdeförteckning Sparas under Med valperiod avses perioden hämtning/utkörning valperioden till nästa val vunnit laga kraft Tjänsteskrivelse Ärendenummer: VN 2026/21 2026-08-13 Valnämnden Handläggare: Sofie Thorsell, kommunsekreterare Tjänsteskrivelse – Information om fattade delegationsbeslut Förslag till beslut - Nämnden beslutar att lägga redovisningen av anmälda delegationsbeslut till handlingarna. Ärendet Förvaltningen anmäler delegationsbeslut som har fattats sedan nämndens senaste sammanträde. Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Beslutsunderlag  Delegationsbeslut fattat av valsamordnare, 2026-05-27.  Delegationsbeslut fattat av valnämndens ordförande, 2026-05-15.  Delegationsbeslut fattat av kanslichef, 2026-05-12. tidaholm.se tidaholms.kommun@tidaholm.se 0502-60 60 00 Anmälan av delegationsbeslut Ärendenummer: VN 2026/21 2026-05-27 Valnämnden Handläggare: Marie Anebreid Delegationsbeslut fattade av valsamordnare Ärendenummer/ Beslutsdatum Beslutsnummer Ärende/beslut löpnummer Beslut om förordnande av ambulerande 2026-07-15 1.5 VN 2026/12 röstmottagare Beslut om förordnande av röstmottagare i 2026-07-15 1.6 VN 2026/34 röstningslokal Beslut om förordnande av röstmottagare i 2026-07-15 1.7 VN 2026/35 vallokal Beslut om förordnande av reserver för 2026-07-15 1.8 VN 2026/35 röstmottagare i vallokal Beslut om förordnande av ordförande och 2026-07-15 1.9 VN 2026/35 vice ordförande i valdistrikt Beslut om förordnande av rösträknare i 2026-07-15 1.10 VN 2026/37 vallokal Beslut om förordnande av rösträknare 2026-07-22 1.10 VN 2026/42 preliminära rösträkningen tidaholm.se tidaholms.kommun@tidaholm.se 0502-60 60 00 Anmälan av delegationsbeslut Ärendenummer: VN 2026/21 2026-05-15 Valnämnden Handläggare: Marie Anebreid Delegationsbeslut fattade av valnämndens ordförande Ärendenummer/ Beslutsdatum Beslutsnummer Ärende/beslut löpnummer 2026-05-19 3.1 Brådskande ärende 2025/45 tidaholm.se tidaholms.kommun@tidaholm.se 0502-60 60 00 Anmälan av delegationsbeslut Ärendenummer: VN 2026/21 2026-05-12 Valnämnden Handläggare: Jenny Beckman Delegationsbeslut fattade av kanslichef Ärendenummer/ Beslutsdatum Beslutsnummer Ärende/beslut löpnummer Beslut om att ingå 2026-05-12 3.13 2026/30 personuppgiftsbiträdesavtal 2026-06-02 2.1 Inköp av material, varor och tjänster 2025/41 2026-07-20 1.3 Beslut om att tilldela roller i valdatasystem 2025/45 tidaholm.se tidaholms.kommun@tidaholm.se 0502-60 60 00 Tjänsteskrivelse Ärendenummer: VN 2026/1 2026-05-12 Valnämnden Handläggare: Marie Anebreid, registrator Tjänsteskrivelse - Rapportlista valnämnden 2026-08- 19 Förslag till beslut - Nämnden beslutar att lägga inkomna rapporter till handlingarna. Ärendet Rapporter och inkomna skrivelser som inte föranleder särskilda beslut, inkomna under tiden 2026-04-07–2026-08-11. Ärendenummer: Inkommen handling: VN 2026/31 Beslut KF 2026-04-27 Beslut om ansvarsfrihet för kommunstyrelsen, nämnder och beredningar avseende verksamhetsåret 2025 VN 2026/32 Beslut KF 2026-04-27 Beslut om årsredovisning för Tidaholms kommun avseende år 2025 VN 2026/39 Beslut KF 2026-05-25 Beslut om antagande av policy för att ta emot sponsring VN 2026/38 Beslut KF 2026-05-25 Beslut om rapport över systematiskt arbetsmiljöarbete avseende Tidaholms kommun VN 2026/41 Beslut KF 2026-06-22 Beslut om strategisk plan och budget för år 2027–2029 Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. tidaholm.se tidaholms.kommun@tidaholm.se 0502-60 60 00 Tjänsteskrivelse Ärendenummer: VN 2025/56 2026-08-13 Valnämnden Handläggare: Sofie Thorsell, kommunsekreterare Tjänsteskrivelse - Information från förvaltningen Förslag till beslut - Nämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendet Förvaltningen delger nämnden aktuell information om bland annat: - SVT:s valundersökning på valdagen - Valnämndens roll under valdagen - Valnämndens roll under den preliminära rösträkningen - Valnämndens preliminära rösträkning och kommunstyrelsens sammanträde i september infaller samtidigt Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. tidaholm.se tidaholms.kommun@tidaholm.se 0502-60 60 00

7 § Införa rättelse eller ändring i röstlängden på uppdrag av den centrala Valmyndigheten. 1.2 VL 4 kap. Upprätta och underteckna Kanslichef eller 20, avtal om vallokaler och v alsamordnare 22–23 §§ röstningslokaler Varje kommun ska se till att det finns lämpliga vallokaler och röstningslokaler. 1.3 Beslut om att tilldela roller i Kanslichef valdatasystem 1.4 Beslut om korrigering av Ordförande i Ska tillämpas i röstlängd samt nekande av valdistrikt, vid enlighet med röstning vid felaktig dennes frånvaro instruktioner från avprickning vice ordförande Valmyndigheten 1.5 VL 7 kap. Beslut om förordnande av Kanslichef eller

31 § ställda till valnämnden (t.ex. stämningsansökan, vitesföreläggande) 3.11 Gallring Arkivansvarig Beslut om gallring av handlingar, som inte är överlämnade till kommunens centralarkiv, utöver vad som angivits i dokument- och informationshanteringsplanen. 3.12 VL Incidentrapportering till Kanslichef, En incident är en händelse 16 kap. Valmyndigheten valsamordnare, som avviker från de regler

39 § ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. 3.2 OSL, Utlämnande av allmänna Kommunjurist 6 kap. handlingar och uppgifter 3–6 §§ Beslut att inte lämna ut handling som förvaras hos valnämnden eller att lämna ut handlingen med förbehåll. 3.3 FL 24 § Överklagande Kommunjurist Besluta om avvisande av för sent inkomna överklaganden. 3.4 Postförsändelser Valsamordnare. Besluta om rätt att för Kanslichef, valnämndens räkning kvittera Kommunjurist och ta emot postförsändelser Eller och andra försändelser ställda Kommunsekreterare till valnämnden. Kanslichef eller v alsamordnare 3.5 Deltagande i Ordförande kurser/konferenser Besluta om deltagande i kurser och konferenser för valnämndens ledamöter 3.6 Deltagande i Ordförande kurser/konferenser Besluta om deltagande i kurser och konferenser för valnämndens röstmottagare Besluts- Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning nummer 3.7 Deltagande i Vice ordförande kurser/konferenser Besluta om deltagande i kurser och konferenser för valnämndens ordförande 3.8 Rättegångsfullmakt Kommundirektör Rätt att utfärda fullmakt att föra valnämndens talan inför domstol och andra myndigheter 3.9 Kalla in ersättare vid V alsamordnare röstmottagares frånvaro 3.10 KL Delgivningar Kanslichef 6 kap. Rätt att motta delgivningar