Valnämnden — 14 april 2026

§ 7 Information från förvaltningen Joel Christoffersson, valhandläggare, informerar om att rekryteringen av röstmottagare är klar. Utbildningstillfällena för röstmottagare kommer att vara i augusti. Joel Christoffersson informerar också om gränsdragning för propaganda. Under informationspunkten yttrar sig Eva Pavoni (M), Jens Manell (KD), Ingrid Landwall (SD), Jan Bojling (M) och Rajinder Ahluwahlia (MP). Joel Christoffersson och Ulrika Gunnarsson besvarar en fråga angående valnämndens verksamhetsberättelse år 2025 som uppkom vid föregående sammanträde.

§ 8 Dnr: VN-0020/2026 Centraliserad insamling och distribution av valsedlar Valnämndens beslut 1. Partier som har anmält att partiet deltar i valet till riksdag, region- och kommunfullmäktige 2026 erbjuds möjligheten att få namnvalsedlar distribuerade av staden. 2. Endast valsedlar som uppfyller kraven för central inlämning distribueras av staden. 3. Staden ansvarar inte för att meddela partierna om valsedlarna tar slut. Sammanfattning Enligt vallagen 8 kap 2 § måste blanka valsedlar samt partivalsedlar från de riksdagspartier som fått minst 1 procent av rösterna i de två senaste valen finnas i alla röstmottagningsställen. För region- och kommunfullmäktige måste partivalsedlar från de partier som är representerade i respektive fullmäktige finnas med. Vill partierna att namnvalsedlar finns tillgängliga är det upp till partierna att beställa och bekosta dessa. Vid tidigare val har partierna själva varit ansvariga för att dela ut namnvalsedlar till röstmottagningsställen i Sundbyberg. En möjlighet för partierna att lämna in namnvalsedlar till staden för central distribution skulle förbättra partiernas deltagande på lika villkor i staden. För att göra en central valsedelinsamling administrativt möjlig behöver vissa förutsättningar uppfyllas från partiernas sida. Uppfyller ett parti inte kraven för central valsedelsinlämning kommer staden inte ta emot valsedlar för central distribution. Kraven består i att valsedlarna ska buntas om högst 500 stycken och vara i 33 lika stora buntar för distribution på valdagen och sex lika stora buntar för distribution till förtidsröstningslokalerna. Valsedlar lämnas in i stadshusets godsmottagning, Östra Madenvägen 4, vid tider som meddelas på www.sundbyberg.se senast den 30 april. Beslutet hindrar inte att partier själva distribuerar valsedlar till röstmottagningsställena. Partier som själva distribuerar valsedlar behöver beakta kravet på neutrala röstmottagningsställen. Således får inga partisymboler bäras av den partirepresentant som lämnar in valsedlar, kassar som valsedlar förvaras i ska vara neutrala utan partisymboler. Röstmottagarna ansvarar inte för att meddela partierna om valsedlarna tar slut. Beslutsunderlag • Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande den 31 mars 2026

§ 9 Dnr: VN-0010/2026 Valsedlars ordning i valsedelsställ Valnämndens beslut 1. Partivalsedlar för de partier som beställt sådana partivalsedlar placeras i bokstavsordning i det första valsedelsstället. Blanka valsedlar placeras längst ner i det första valsedelstället. 2. Namnvalsedlar för de partier som beställt partivalsedlar placeras i bokstavsordning i det andra valsedelsstället. 3. Övriga partiers namnvalsedlar placeras i bokstavsordning i det tredje valsedelstället. Reservation Ingrid Landwall (SD) och Tomas Hirsch (C) reserverar sig mot beslutet i de delar som gick dem emot. Sammanfattning Valnämnden ansvarar för ordningen i valsedelställen i röstmottagningslokalerna. Alla partier som senast 30 dagar före valdagen har anmält sitt deltagande till Valmyndigheten har rätt att få sina valsedlar placerade i röstmottagningsställen. Det är röstmottagarna som ansvarar för att under förtidsröstningen och valdagen lägga ut och fylla på valsedlar, oavsett vilken typ av valsedel det är. Vissa valsedlar måste enligt lag finnas i alla röstmottagningsställen. De partier som i något av de två senaste riksdagsvalen har fått mer än en procent av rösterna får sina partivalsedlar utlagda om partiet begär det. För val till region- och kommunfullmäktige gäller detta dessutom de partier som inte uppfyller de kraven, men är representerade i respektive fullmäktige. För att undvika köer till valsedelställen kommer antalet valsedelsplatser i anslutning till röstnings- och vallokalerna utökas jämfört med valet 2022. Valsedlarna ska placeras enligt samma princip i samtliga valsedelsplatser. Varje valsedelsplats består av tre valsedelsställ bredvid varandra. Valsedlarna placeras i bokstavsordning uppifrån och ned för respektive val. Valsedlar för riksdagsvalet placeras till vänster, val till kommunfullmäktige i mitten och val till regionfullmäktige placeras till höger. Blanka valsedlar placeras längst ner i det första valsedelstället. I det första valsedelstället placeras partivalsedlar för de partier som får sina partivalsedlar distribuerade i enlighet med vallagen 8 kap 2 §, samt de partier som beställt partivalsedlar för distribution. I det andra valsedelstället placeras namnvalsedlar för dessa partier. I det tredje valsedelstället placeras namnvalsedlar för övriga partier. Valnämndens överläggning Under överläggningen yttrar sig Ingrid Landwall (SD) och Harald Matz (SD). Yrkanden Ingrid Landwall (SD) yrkar, med instämmande av Tomas Hirsch (C), att beslutet ska återremitteras med anledning av att föreslaget på hur valsedlarna till respektive val ordnas behöver motiveras tydligare. Jan Bojling (M) yrkar att ärendet ska behandlas vid dagens sammanträde. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på om ärendet ska avgöras vid dagens sammanträde eller om det ska återremitteras med den motivering som Ingrid Landwall (SD) framställer. Ordföranden finner att valnämnden beslutar att behandla ärendet vid dagens sammanträde. Därefter ställer ordföranden proposition på det utsända förslaget och finner att valnämnden bifaller detta. Beslutsunderlag • Valmyndighetens vägledande ställningstagande om valsedlarnas ordning i valsedelställen daterat den 23 december 2023 • Förslag till valsedlars ordning i valsedelställ • Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande den 31 mars 2026

§ 10 Dnr: VN-0009/2026 Fastställande av ordning vid köer i samband med röstmottagning Valnämndens beslut 1. I samband med röstmottagning under valet 2026 tillåts inga köer att brytas, med undantag för ambulerande röstmottagare. Sammanfattning Vid valet den 11 september 2022 förekom långa köer vid flertalet röstnings- och vallokaler runt om i landet. Den huvudsakliga orsaken bedömdes vara de då nya reglerna för ökad sekretess runt valsedelsställen. Valnämnden kommer därför att vidta åtgärder i samband med valet 2026. För att upprätthålla ordning i förtidsröstningslokaler och vallokaler rekommenderas att inga köer ska tillåtas att brytas. Undantag bör göras för röstmottagare som arbetar med ambulerande röstmottagning. Valnämndens överläggning Under överläggningen yttrar sig Ingrid Landwall (SD), Harald Matz (SD) och Jan Bojling (M). Beslutsunderlag • Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande den 7 april 2026 Samtliga röstmottagningsställen i Sundbyberg

§ 11 Dnr: VN-0023/2026 PUB-avtal med Valmyndigheten Valnämndens beslut 1. Avdelningschef för stadskansli Ulrika Gunnarsson ges delegation att underteckna PUB-avtal med Valmyndigheten avseende hantering av personuppgifter i samband med valet till riksdag, region- och kommunfullmäktige 2026 samt eventuellt omval. Sammanfattning Valnämnden är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som antecknas i väljarförteckningen vid förtidsröstningen och röstlängden på valdagen. Valmyndigheten ansvarar för den personuppgiftsbehandling som sker i syfte att tillhandahålla och driva systemet för hantering av personuppgifter i samband med den moderniserade förtidsröstningen. Valmyndigheten har ingått ett avtal med Postnord för distribution av förtidsröster. Det innebär att Postnord kommer att hantera kommunexterna förtidsröster maskinellt. Valnämnden har tidigare valt att utöver detta teckna avtal med Postnord för sortering och distribution av kommuninterna förtidsröster. För att Postnord ska kunna hantera förtidsröster behöver Valmyndigheten lämna uppgifter till Postnord. Valmyndigheten lämnar även, på uppdrag av avsändande valnämnd, information till mottagande valnämnd om vilka förtidsröster som skickats till mottagande kommun. Valnämnden behöver därför teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med Valmyndigheten som gäller för valet till riksdag, region- och kommunfullmäktige 2026 samt ett eventuellt omval. Valnämndens överläggning Under överläggningen yttrar sig Ingrid Landwall (SD). Beslutsunderlag • Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Valmyndigheten och Sundbybergs stad daterad den 23 mars 2026 • Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande den 27 mars 2026

§ 12 Dnr: VN-0011/2026 Valnämndens internkontrollrapport år 2026 Valnämndens beslut 1. Internkontrollrapport för valnämnden 2026, daterad den 19 mars 2026 godkänns. Sammanfattning Intern kontroll handlar om kommunkoncernens förmåga att förutse och hantera risker som kan utgöra hinder inom nämndens eller bolagets ansvarsområden. Kommunallagen ställer krav på att alla nämnder och bolagsstyrelser ska ha en tillräcklig intern kontroll som förebygger fel och oegentligheter i verksamheten. Arbetet med intern kontroll ska säkerställa att kommunkoncernens verksamheter når kommunfullmäktiges mål och bedrivs ändamålsenligt och kostnadseffektivt, att lagar, regler och styrdokument efterlevs samt att fel och oegentligheter förebyggs. Starten för internkontrollarbetet utgörs av en risklista, en bruttolista över verksamhetens risker och befintliga kontrollaktiviteter inom olika processer. Risklistan ger en samlad bild av det ordinarie internkontrollarbetet. I risklistan görs bedömning av vilka risker som är så pass väsentliga att de behöver lyftas till risk- och väsentlighetsanalys. Det vill säga risker med högt riskvärde där kontrollen behöver förbättras eftersom kontrollaktiviteter saknas eller inte fungerar tillräckligt väl. Risklistan föredras för presidiet inför fastställande av slutlig internkontrollplan. De riskkategorier som identifierats kopplat till valet rör rekrytering av röstmottagare, vallokaler, valmaterial, tjänsteorganisationen samt extern påverkan av valet. De risker med störst identifierade konsekvenser rör rekryteringen av röstmottagare och de risker med högst risknivå rör avsiktligt störande av val eller oavsiktliga händelser som exempelvis vattenläcka i förråd där valmaterial förvaras. Sannolikheten för spridning av desinformation bedöms som hög, då AI-verktyg gör det enkelt för enskilda aktörer att exempelvis skapa sociala medier-profiler. AI-verktyg riskerar dessutom att sprida felaktig information till väljare som letar information om exempelvis röstmottagningslokalers öppettider eller adresser. Alla identifierade risker hanteras genom befintliga rutiner och kontrollaktiviteter utom i ett fall. Hanteringen av risker i samband med den moderniserade förtidsröstningen kräver särskilda åtgärder i form av djupare analys och framtagande av rutiner och kontinuitetsplan. Dessa tas fram i samråd med interna och externa aktörer. I övrigt hanteras riskerna för hot, sabotage och störningar genom befintliga rutiner och analyser. Valnämndens överläggning Under överläggningen yttrar sig Harald Matz (SD) och Jan Bojling (M). Beslutsunderlag • Internkontrollrapport för valnämnden 2026, daterad den 23 mars 2026 • Bilaga 1, uppföljning internkontrollplan 2025 daterad den 23 mars 2026 • Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande den 7 april 2026 Kommunstyrelsen

§ 13 Dnr: VN-0022/2026 Månadsrapport mars 2026 för valnämnden Valnämndens beslut 1. Förslag till månadsrapport per mars 2026 för valnämnden godkänns. Sammanfattning Valnämnden redovisar ett positivt resultat för perioden som uppgår till 312 tkr. Överskottet för innevarande period är relaterat till lägre verksamhetskostnader än budget. Den positiva avvikelsen uppgår till ca. 700 tkr och kan förklaras av lägre personalkostnader relaterat till utbetalning av arvoden. Utbetalning av arvoden tillkommer vid ett senare skede under räkenskapsåret och prognosticeras att ligga i linje med budget på helår. Valnämnden redovisar även en negativ avvikelse mot budget avseende verksamhetens intäkter. Underskottet för perioden uppgår till 400 tkr och kan förklaras av att utbetalningen av statsbidrag inkommer vid ett senare skede på året. Valnämnden prognosticerar för ett nollresultat för 2026. Beslutsunderlag • Månadsrapport per mars 2026 för valnämnden, den 13 april 2026 • Kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande den 13 april 2026 Kommunstyrelsen