Overförmyndarnämnden — 17 mars 2026

§ 17 Upprop och godkännande av dagordning.......sssssssossssessssrsssersssrrrrsrrrrnsrrsnsrrrrnnrnrnnrrrnnnrrnnnnn 4

§ 18 Val av justerare och tid för JUSteriNg........ssssssssssssssesssserersssrssssrrrrsssrerrrssnrrsrsrrrsrsrnrnrn sr rrnn sr rr n nn 5

§ 19 Månadsrapport 2026...........sseosssseessserossrersrsreresserorsrrrrrssrrrrssrernssrrns renas eres ns rer nn senere rr rann rn nn nn 6

§ 20 Statistik 2026 § 21 Revidering av informationshanteringsplan....

§ 22 Gallringsframställan av inskannad analog handling. 823 Återrapport - Kartläggning av överförmyndarnämndens informationshanterilg.........essssessssssrsosssrsssrrsrssrrrnssrrrrnsnrrrnsnrrrnsnrrrn nere rna sr rr narr rn nns e rr nn sr rr rn rr rr nn nr 10

§ 24 Information och rapporter till ÖFN 2026 .....ssmwmsmsmemmmsmmmmmmmmmsmssmsssssssssss 1

§ 25 Information från Överförmyndarenheten............ssssssssssssssssssssssssssrernrersrrrrrrrrrnrnrnnrnrnn 12 Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Sammanträdesprotokoll 4(12) Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum 2026-03-17 SÖDERHAMNS KOMMUN 817 Upprop och godkännande av dagordning Dnr OFN-2026-00002 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna dagordningen. Sammanfattning av ärendet Överförmyndarnämnden föreslås godkänna upprättad ärendelista. Underlag Ärendelista daterad 2026-03-17 Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Sammanträdesprotokoll 5 (12) Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum 2026-03-17 SÖDERHAMNS KOMMUN 818 Val av justerare och tid för justering Dnr OFN-2026-00003 Beslut Lisbeth Hirsimäki (S) utses att tillsammans med ordförande Kenth Burvall (C) justera protokollet. Justeringen sker digitalt den 2026-03-17 kl. 10.30 Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Sammanträdesprotokoll 6 (12) Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum > 2026-03-17 SÖDERHAMNS KOMMUN 819 Månadsrapport 2026 Dnr OFN-2026-00005 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna månadsrapport för februari. Sammanfattning av ärendet Utfallet för januari och februari är ett överskott mot budget med 402 tkr. Överskottet beror på lägre kostnader än budgeterat för verksamheterna. Årsräkningar från Gode män kommer att granskas under våren och utbetalning av arvoden sker löpande efter granskningen. Prognosen för helåret är utfall enligt budget. Underlag Tjänsteutlåtande, den 10 mars 2026 Månadsrapport, den 10 mars 2026 Protokollsutdraget skickas till Kommunstyrelsen Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Sammanträdesprotokoll 7 (12) Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum > 2026-03-17 SÖDERHAMNS KOMMUN 8 20 Statistik 2026 Dnr OFN-2026-00006 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna statistiken över ärendemängden för februari samt lägga redovisningen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Varje månad redovisas statistik över aktiva och avslutade ärenden gällande godmanskap, förvaltarskap och förmyndarskap. Underlag Ärendemängd 2026-02 Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Sammanträdesprotokoll 8 (12) Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum > 2026-03-17 SÖDERHAMNS KOMMUN 821 Revidering av informationshanteringsplan Dnr OFN-2022-00039 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att: - — Anta den reviderade informationshanteringsplanen - Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för nämndens verksamhet kan gallras så fort de inte längre är aktuella. Sammanfattning av ärendet Informationshanteringsplanen syftar till att underlätta upprätthållandet av 4—6 88 arkivlagen (1990:782) och 4 kap. 18 i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) om krav på vård av allmänna handlingar samt ordning och sökbarhet i myndigheters arkiv. Informationshanteringsplanen fastställer hur allmänna handlingar ska hanteras, hur de förvaras och om de ska gallras eller bevaras. Underlag Överförmyndarenhetens tjänsteutlåtande, den 18 februari 2026 Informationshanteringsplan, den 26 februari 2026 Protokollsutdraget skickas till Kommunstyrelsen Överförmyndarenheten Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Sammanträdesprotokoll 9 (12) Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum > 2026-03-17 SÖDERHAMNS KOMMUN 822 Gallringsframställan av inskannad analog handling Dnr OFN-2021-00022 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att: 1. attinkommen digital handling inte skrivs ut för arkivering, samt att detta ska gälla retroaktivt från och med den 3 november 2025, 2. attinkommen analoga handlingar gallras efter inskanning i Peribon, under förutsättningarna att: - Den analoga handlingen inte måste bevaras enligt lag, författning eller om andra omständigheter talar emot gallringen. - Inkommande analog handling förvaras på anvisad plats kronologiskt och gallras efter en månad. - Den digitala kopian ska bli visuellt kontrollerad mot den analoga kopian för att försäkra sig om att informationen överensstämmer innan den analoga kopian gallras. Sammanfattning av ärendet Den kommunala förvaltningen blir alltmer digitaliserad, vilket medför att myndigheter handlägger ärenden med hjälp av elektroniska handlingar. Effektiviteten och flexibiliteten ökar då handläggaren snabbt får åtkomst till handlingar oberoende av var denne befinner sig. Myndigheter upprättar i stor utsträckning handlingar i elektroniskt skick redan från början och erbjuder ofta sätt för enskilda att lämna in handlingar elektroniskt. Parallellt med detta brukar myndigheter ta emot och upprätta handlingar på papper. De handlingar som kommer in eller upprättas på papper kan skannas in, vilket möjliggör fortsatt elektronisk ärendehandläggning. För att inte behöva hantera och förvara både pappersoriginal och elektroniska kopior kan myndigheten välja att gallra pappershandlingarna. Underlag Överförmyndarenhetens tjänsteutlåtande, den 3 december 2025 Protokollsutdraget skickas till Kommunstyrelsen Överförmyndarenheten Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Sammanträdesprotokoll 10 (12) Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum > 2026-03-17 SÖDERHAMNS KOMMUN 823 Återrapport- Kartläggning av överförmyndarnämndens informationshantering Dnr OFN-2025-00027 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna rapporten. Sammanfattning av ärendet Överförmyndarnämnden i Söderhamns kommun beslutar den 24 juni 2025 att säga ja till att genomföra en kartläggning i syfte att se över informationshanteringen och digitaliseringen på överförmyndarenheten. Denna rapport syftar till att sammanfatta arbetet med kartläggningen som genomförts på överförmyndarenheten för att få ett underlag som kan användas för att utveckla och förbättra verksamheten, samt säkerställa att lagar och riktlinjer följs på ett korrekt sätt. Målet har varit att identifiera och genomföra åtgärder för att stärka enhetens rutiner, systemfunktionalitet, effektivitet samt stärka informationssäkerheten i det dagliga arbetet. Rapportens slutsats är att fortsätta arbetet med kartläggningen inom överförmyndarenheten. Det är av avgörande betydelse för att säkerställa att arbetet fortsätter effektiviseras, digitaliseras samt skapar bättre arbetsmiljöer för medarbetarna inom enheten. Det finns inte rätt förutsättningar inom överförmyndarenheten för att prioritera utvecklingsarbeten med befintliga medarbetare. Det finns ett fortsatt behov av att någon extern person driver utvecklingsarbetet framåt. Trots att kartläggningen har resulterat i många framsteg så finns det fortfarande många åtgärder att vidtas. Genom att fortsätta med kartläggningen kan det kontinuerligt analysera och förbättra verksamheten så att enheten både möta dagens krav på digital service och förbereda sig för framtida förändringar. I slutändan kan kartläggningen fortsätta att bidra till ökad kvalitet i digitala verktyg, säkrare informationshantering samt minskad risk för fel och missförstånd. Underlag Återrapport, den 9 mars 2026 Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Sammanträdesprotokoll 11 (12) Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum > 2026-03-17 SÖDERHAMNS KOMMUN 824 Information och rapporter till ÖFN 2026 Dnr OFN-2026-00007 Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. Överförmyndarnämnden beslutar att nämnden och tjänstemän ska anmälas till SKRs utbildning gällande den nya lagstiftningen. Sammanfattning av ärendet Följande beslut från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige har inkommit till överförmyndarnämnden sedan föregående sammanträde: e Utbildning om ny lagstiftning inom överförmyndarområdet e Aktuellt från RFS — Frivilliga Samhällsarbete Underlag Överförmyndarenhetens tjänsteutlåtande, den 10 mars 2026 Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Sammanträdesprotokoll 12 (12) Överförmyndarnämnden Sammanträdesdatum > 2026-03-17 SÖDERHAMNS KOMMUN 825 Information från Överförmyndarenheten Dnr OFN-2026-00004 Beslut Informationen läggs till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Arbetsläge och personal Enheten står inför ytterligare en stor förändring. Rekrytering till den tjänst som Emma hade är precis klar och den handläggare som haft ett vikariat på enheten tackade jag till erbjudandet. Samtidigt har en annan handläggare valt att gå vidare till en annan arbetsgivare och rekryteringsarbetet har återupptagits. Tre personer är inbjudna till intervju som genomförs denna vecka. Den höga arbetsbelastningen fortsätter med fortsatt behov av utökade resurser. Rekryteringsläget Rekryteringsläget är fortfarande besvärligt, enheten har haft en extra resurs som fokuserat på att rekrytera och några ärenden har löst sig. Men antalet utredningar har under tiden ökat från att i januari vara 35 personer som väntade på ställföreträdare till att det nu i mars är 38 personer. Förvaltarenheten Gällande förvaltarenheten så är det inte klart med någon lösning av extern aktör för ärenden där det förekommer hot och våld. Nästa möte är inplanerat den 20/3 för uppdatering av såväl extern aktör som förvaltarnas planering av ärenden som blir kvar i förvaltarenheten och ärenden som eventuellt kan bytas till lekmannauppdrag. Årsräkningar 2026 Julia redogör för statusen på inkomna årsräkningar och eventuella påminnelser och vitesförelägganden. Länsstyrelsen Nästa tillsyn av länsstyrelsen genomförs 22 april på Kungsgatan 8. Detta protokoll är signerat digitalt och saknar därför underskrifter. Undertecknat av följande personer Kenth Roland Burvall E-Legitimation: Datum: Transaktionsidentitet: Lisbeth Birgitta Hirsimäki E-Legitimation: Datum: Transaktionsidentitet: Åsa Karina Nilsson E-Legitimation: Datum: Transaktionsidentitet: Underskriftstjänst: BankID Mobile 2026-03-17 10:45:39 54E1B57E946598E44715A0D2E706021CCBOD624EE6 BankID Mobile 2026-03-17 10:43:52 90545094010AB59E166EB3BD92CA4623954E258FDA BankID Mobile 2026-03-17 10:47:40 D72C7027622130C071A1F51EBE7A65F5202646C5C5 twoday Underskriftstjänst O twoday