Kommunen behåller digital signering av protokoll

Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att anse motionen om analog signering av protokoll som besvarad genom tidigare beslut.

Motionen föreslog att protokoll skulle kunna signeras fysiskt på plats i kommunhuset vid strömavbrott eller bortfall av internet. Kommunstyrelsen menar att tidigare beslut redan reglerar användningen av digitala underskrifter och att dessa är föredragna för att säkerställa snabbare handläggning, högre rättssäkerhet och bättre spårbarhet. Digital signering ger snabbare handläggning då protokoll kan justeras oberoende av tid och plats. Digital signering ger också en högre rättssäkerhet eftersom signeringen kopplas direkt till säker elektronisk identifiering och är juridiskt bindande samt ger en bättre spårbarhet då det framgår vem som signerat och när det har skett. Digital signering minskar också på administration av hantering av papper, scanning, utskrifter och fysisk handpåläggning. En hybrid lösning med dubbla processer är inte att föredra där kommunen behöver hantera både digitala och analoga rutiner då olika arbetssätt kan skapa osäkerhet kring rutiner och en otydlig spårbarhet vid arkivering.