Protokoll — 19 mars 2024

Utskickad dagordning fastställs. Inga övriga punkter önskas tas upp vid mötet.

Tommy Karlsson utses att justera dagens protokoll.

Ordförande Katarina Berg redogjorde för stämmoprotokoll då kommunens ägarombud överlämnade avkastningsplan samt ägardirektiv till de kommunala bolagen. Enligt ny rutin ska Förab vidarebefordra dessa till dotterbolagen vid deras årsstämmor. Inga kommentarer kring protokollet i övrigt som därmed fastställs och läggs till handlingarna.

Vd Lars Larenius resumerar innehåll i årsredovisningar från dotterbolagen samt redogör för iakttagelser och bedömningar i revisionsrapport från EY där det inte finns några väsentliga anmärkningar. Styrelsen tackar för redogörelsen från dotterbolagen.

Årsredovisningen 2023 har varit bifogad i kallelsen. Vd Patric Landin redogör för framtagning av och skillnader i innehåll i de olika rapporterna från bolagen till Kommunfullmäktige och Bolagsverket. Därefter följer en övergripande genomgång av centrala delar i förvaltningsberättelsen för Förab som bland annat slår fast att resultaten i bolagen har påverkats av högre räntekostnader, planerade underhållskostnader och pensionskostnader. Under året genomfördes av redovisningstekniska skäl även en nedskrivning med 50 mkr av den pågående nyproduktionen Prisman 6 i Kustbostäder. Årsresultatet redovisas till 605 339 kr. Genom ett förslag på utdelningsnivå till 1 mkr som kommer att betalas ut i juni anses utdelningskravet uppfyllt. Styrelsen tackar för redogörelsen och fastställer årsredovisningen som efter underskrift av styrelsen vidarebefordras till revisor och Bolagsverket.

Ett utkast på bolagsstyrningsrapport 2023 har varit bifogad i kallelsen. Rapporten som omfattar både moderbolag och dotterbolag ska redogöra för bolagens verksamhet, hur de bedrivs och utvecklats samt hur styrningen fungerar. I samband med årsredovisning utgör bolagsstyrningsrapporten ett komplement till lekmannarevisorernas granskning och kommunstyrelsens prövning av de kommunala bolagen. Vd Patric Landin inleder presentationen med information om reviderad text under rubriken ”Det kommunala uppdraget”, sidan 8. Därefter följer en kort genomgång av dokumentet där det bland annat framgår att uppföllelsegrad för kommunmål i dotterbolagens ägardirektiv är mycket god. Med anledning av dialog med revisor kring ”Grundläggande granskning av Förab 2023” föreslås smärre kompletteringar i slutrapport som styrelsen ställer sig bakom. Som en konsekvens av synpunkter från revisor beslutar styrelsen att ordförande Katarina Berg och revisor ska få åtkomst till dotterbolagen styrelseprotokoll och verksamhetsplaner för kommunmål i Team Engine. Styrelsen godkänner bolagsstyrningsrapporten 2023 som efter gjorda justeringar delges revisor och lekmannarevisorer.

a. Förab Ordförande Katarina Berg redogör för ägarombudets överlämnande av avkastningsplan och ägardirektiv till de kommunala bolagen vid bolagsstämman i februari. Utdelningskrav och ägardirektiv till Förab innehåller inte några förändringar jämfört med pågående ordning. b. Överlämnande till dotterbolagen Styrelsen beslutar att ordförande Katarina Berg vidarebefordrar avkastningsplan och ägardirektiv till dotterbolagen vid deras bolagsstämmor den 16:e (OEAB) och 18:e april (KBAB).

Styrelsen godkänner föreslagen utskickad arbetsordning som inte innehåller några förändringar jämfört med tidigare ordning.

Styrelsen fastställer utskickat attestreglementet.

Efter en borttagning av följande mening i ”§ 3 Offentlighetsprincipen” enligt Förabbeslut 2021, godkänner styrelsen föreslagen utskickad VD-instruktion; ”Styrelsen ska utse en ersättare att fatta beslut vid VD:s frånvaro”.

VD Patric Landin redogör för det ekonomiska utfallet för moderbolaget per februari månad som inte påvisar några väsentliga avvikelser från budget. Prognosen för 2024 ligger fast. Styrelsen tackar för rapporten som godkännes.

VD Lars Larenius redogör i sin rapportering om följande punkter; a. Prognos helår Helårsprognoser för dotterbolagen ligger fast. b. kostnader och intäkter på verksamhetsnivå Avvikelser i kostnader och intäkter är av positiv karaktär inom Oxelö Energi AB. Kustbostäder AB redovisar ökade kostnader för underhåll på grund av ändrade redovisningsprinciper. c. Uppföljning av ägardirektiv med koppling till kommunmål Verksamhetsplaner för ägardirektiv görs i Stratsys som är dotterbolagens IT-system för verksamhetsplanering och uppföljning av kommunmål. Som ett kommungemensamt system för verksamhetsplanering har såväl kommunen som Förab insyn och tillgång till dotterbolagens digitala verksamhetsplaner för arbetet med kommunmålen. Under året tänker dotterbolagen utvidga sin användning av Stratsys för lednings- och beslutsstöd. d. Status, utmaningar, aktiviteter, verksamhetsutveckling Färdigställandet av Prisman 6 går planenligt med inflyttning i augusti. 30 av 48 lägenheter är tecknade och prognosen för att hyra ut resterande lägenheter är goda. Vakansgraden i allmännyttan är låg, ca 10 lägenheter. Beläggningsgrad i kommersiella fastigheter är god men i samband med öppnande av affärslokaler i Prisman 6 råden en osäkerhet kring uthyrning av lediga lokaler i Gallerian. Planerade stambyten i allmännyttan påbörjas vid årsskiftet vilket kommer att kräva en kraftsamling. Tillståndsprocessen och avslutande projektering av fjärrvärmeprojektet går planenligt. Inför byggstart (Q2 2025) som beräknas ta 16 månader presenteras en ny budget i maj. Utredning kring bolagsbildning i samband med ny ellag pågår. Övriga aktuella verksamhetsfrågor berör samordning och gemensamma beslut med Nyköpings kommun kring fastighetsnära avfallsinsamling samt en kommande av NIS-direktivet för att höja EU-medlemsstaternas skyddsnivå när det gäller samhällskritisk infrastruktur. Mellan dotterbolagen pågår ett gemensamt arbete för sammanslagning av kundcenter och införande av Chat-robot, rekrytering samt utveckling av nya befattningar för affärsutveckling och hållbarhetsarbete.

a. Mål- och budgetberedningsprocessen 2025 - 2027 Vd Patric Landin informerar om att bolagens avkastningsplan och kommunmål i ägardirektiv för 2024 ligger fast för den kommande budgetperioden 2025 – 2027. Om något bolag önskar dialog kring revidering av avkastningskrav och/eller kommunmål ska detta föras med Kommunstyrelsens Mål- och budgetberedning under perioden mars – april. I den reviderade budgetprocessen beslutar Kommunfullmäktige om avkastningsplan och ägardirektiv för 2025 i juni.

Ordförande tackar för dagens sammanträde och avslutar mötet. Nästa möte som äger rum den 2 maj och omfattar både bolagstämma och styrelsemöte.