Planeringsutskottet — 24 augusti 2022

Dnr: KS 2022/00655 Planeringsutskottets beslut  Elever, folkbokförda i Östra Göinge kommun, som går på högstadiet eller gymnasiet and som inte faller inom åldersspannet 13 – 18 år ska erhålla Ungdomsbiljett i stället för Skolkort. Beslutsnivå Planeringsutskottet Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslöt i § 23/2022 att elever i åldersspannet 13 - 18 år ska från och med den 1/8 2022 erhålla en Ungdomsbiljett för resor i kollektivtrafiken. För elever som är inskrivna på högstadiet eller gymnasiet och som faller utanför åldersspannet 13 – 18 år är kommunen skyldig att erbjuda skolskjuts respektive kostnadsersättning för resor till och från skolan. Detta kan ske genom att använda Skånetrafikens skolkort för dessa elever. Men för att skapa en likvärdig resesituation inom kollektivtrafiken för alla elever på högstadiet respektive gymnasiet vore det mera likvärdigt och ändamålsenligt att i stället erbjuda även dessa elever en Ungdomsbiljett. I dagsläget rör det sig omkring 30 elever. Kostnaden för Ungdomsbiljett är den samma som för Skolkort. Skånetrafiken har tillstyrkt denna hantering. Beslutsunderlag  Tjänsteskrivelse Stab, daterad den 6 juli 2022 Cecilia Flood, verksamhetsområdeschef Karin Salomonsson, arbetsledare Jenny Wennberg, administratör

Dnr: KS 2022/01526 Planeringsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen  Östra Göinge kommun kommer att medverka till Leader Östra Skåne 2023–2027 och kommer för perioden att avsätta sin andel på 1 440 277 kronor enligt betalplan. Beslutsnivå Kommunstyrelsen Sammanfattning av ärendet Den 3 juni 2022 meddelade Jordbruksverket att Leader Östra Skåne prioriterats som ett av 40 leaderområden i Sverige för åren 2023–2027. I samband med prioriteringen tilldelades varje område en budget, där Leader Östra Skåne tilldelades den största på 67 055 177 kronor, medel som kommer att möjliggöra arbetet med att ta emot och bevilja projektansökningar som gynnar den lokala utvecklingen i området. Den tilldelade budgeten finansieras till 67% av Jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och svenska staten. För att kunna erhålla startbesked krävs en övrig offentlig medfinansiering, s.k. LAG-pott, på 33% av den tilldelade budgeten, vilket innebär 22 128 208 för Leader Östra Skåne. Efter Östra Göinge kommuns avsiktsförklaring inför framtagandet av en ny lokal utvecklingsstrategi, har interimsstyrelsen efter Jordbruksverkets prioritering av Leader Östra Skåne föreslagit att medfinansieringen bör fördelas mellan ingående kommunerna med utgångspunkt i antalet landsbygdsinvånare i kommunen. De ingående kommunernas respektive andel kommer därefter att fördelas i en betalplan och faktureras årligen för programperioden 2023–2027. Förslag till betalplan för Östra Göinge kommun: 2023-01-31: 144 029 kronor 2024-01-31: 288 055 kronor 2025-01-31: 288 055 kronor 2026-01-31: 288 055 kronor 2027-01-31: 288 055 kronor 2028-01-31: 144 028 kronor TOTALT: 1 440 277 kronor Beslutsunderlag  Tjänsteskrivelse förvaltningsledning, daterad den 19 augusti 2022  Skrivelse till Östra Göinge kommun angående medfinansiering  Avsiktsförklaring, Östra Göinge kommun  Leader Östra Skåne, Utvecklingsstrategi 2023–2027 Kerstin Hallenberg (kerstin@skanesess.se)

Dnr: KS 2022/01332 Planeringsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen  Godkänna ny förbundsordning för Samordningsförbundet Skåne Nordost. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet Utifrån förändrade riktlinjer från Nationella Rådet har Samordningsförbundet Skåne Nordosts förbundsordning skrivits om och samtidigt har en generell översyn gjorts. Förslag till ny förbundsordning presenterades av förbundschefen under förbundets styrelsemöte den 13 juni och styrelsen gav förbundschefen i uppdrag att skicka ut omarbetad förbundsordning till medlemsorganisationerna med förslag om godkännande. Ny förbundsordning avses tillämpas från den 1 januari 2023. Beslutsunderlag  Tjänsteskrivelse Stab, daterad den 30 juni 2022  Missiv, beslut om ny förbundsordning för Samordningsförbundet Skåne Nordost  Ny förbundsordning, avses tillämpas från den 1 januari 2023 Samordningsförbundet Skåne Nordost

Dnr: KS 2022/01417 Planeringsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen  Att godkänna att ägarkommunerna gemensamt uppdrar åt Kommunassurans att, för ägarkommuner som beslutat att delta, tillhandahålla självförsäkring inom Kommunassurans ram (Egenandelsprogrammet) och  Att uppdra åt utsett ägarombud Daniel Lyckestam Jönsson eller dennes ersättare att vid extra bolagsstämma i Kommunassurans den 16 november 2022 rösta för förslaget.  Att godkänna nytt ägardirektiv till Kommunassurans och  Att uppdra åt utsett ägarombud Daniel Lyckestam Jönsson eller dennes ersättare att vid extra bolagsstämma i Kommunassurans den 16 november 2022 rösta för förslaget.  Att godkänna nytt aktieägaravtal gällande Kommunassurans och  Att uppdra åt kommunens firmatecknare Ekonomichef Mattias Larsson att den 16 november 2022 ingå aktieägaravtalet för Östra Göinge kommuns räkning. Beslutsnivå Kommunfullmäktige Sammanfattning av ärendet Kommunassurans är ett kommunägt försäkringsbolag. Östra Göinge kommun är en av de 72 delägarkommunerna. Försäkringsbolaget försäkrar enbart riskexponeringar inom ägarkommunernas sfär. Kommunassurans styrelse har föreslagit att ägarkommunerna gemensamt ska fördjupa samverkan om risk- och försäkringsfrågor, genom att möjliggöra nyttjande av Kommunassurans mer aktivt även utanför bolagets renodlade roll som försäkringsbolag. Kommunala egenandelar innebär kortfattat att självförsäkring av kommunens mindre skador\nsker inom Kommunassurans ram samt att administration av självförsäkringen sker i samverkan med övriga delägarkommuner. Självförsäkringsmomentet medför långsiktig kostnadsminskning och administrationssamverkan medför effektivitetsvinster.\nEgenandelsprogrammet medför även andra fördelar för ägarkommunerna, exempelvis möjlighet att avropa även ytterligare tjänster och att internförsäkra även försäkringsformer som tidigare inte har kunnat hanteras internt i kommunsektorn. För en sammanfattning av vilka behov hos kommunerna som förslaget till\Egenandelsprogram i Kommunassurans hanterar och vad Egenandelsprogrammet mer konkret innebär hänvisas till sidorna 3-4 i bifogad skrivelse Riskhantering i Östra Göinge kommun genom Egenandelsprogram i Kommunassurans från den 13 juli 2022 samt för den som önskar djupare förståelse hela skrivelsen. Kommunassurans styrelse föreslår att beslut om erforderliga ändringar i ägardirektiv till\Kommunassurans fattas vid en extra bolagsstämma en 16 november 2022 samt att ett nytt ägaravtal mellan kommunerna ingås samma dag. Kommunen kommer att den 6 oktober 2022 motta kallelse till den extra bolagsstämman.\nKommunens firmatecknare kommer efter den extra bolagsstämman den 16 november 2022 att motta länk för digital signering av nytt aktieägaravtal, under förutsättning att den extra bolagsstämman dessförinnan har beslutat att tillstyrka det nya aktieägaravtalet.\nFörslaget att uppdra till Kommunassurans att tillhandahålla möjlighet till\Egenandelsprogrammet innebär för Östra Göinge kommun nya möjligheter till effektivisering av riskhanteringen i kommunen och långsiktigt även kostnadsminskning.\nJusteringarna i aktieägaravtalet och ägardirektivet är i förhållande till nu gällande avtal respektive direktiv av begränsad omfattning. Beslutsunderlag  Skrivelsen Riskhantering i Östra Göinge kommun genom Egenandelsprogram i Kommunassurans från den 13 juli 2022  Styrelsens i Kommunassurans förslag till nytt ägardirektiv för Kommunassurans  Styrelsens i Kommunassurans förslag till nytt ägardirektiv för Kommunassurans i version med markering av ändringar samt med kommentarer  Styrelsens i Kommunassurans förslag till nytt aktieägaravtal gällande Kommunassurans  Styrelsens i Kommunassurans förslag till nytt aktieägaravtal gällande Kommunassurans i version med markering av ändringar samt med kommentarer Ägarombudet Daniel Lyckestam Jönsson Kommunens firmatecknare Mattias Larsson Kommunassurans Syd Försäkrings AB, info@ksfab.se

Dnr: KS 2022/00986 Planeringsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen  Kommunstyrelsen lämnar ett positivt planbesked  Kommundirektören får i uppdrag att upprätta ett förslag till detaljplan för genom ett standardförfarande.  Kommundirektören får i uppdrag att samråda planförslaget med berörda samt att skicka ut det för granskning innan beslut tas om antagande.  Planavtal ska tecknas. Beslutsnivå Kommunstyrelsen Sammanfattning av ärendet har inkommit med en begäran om planbesked för fastigheten . Fastighetsägare är och . Anledningen är att man vill möjliggöra för bostad/handel i byggnaden som idag är planlagd för handel.\nSamhällsbyggnadsavdelningen bedömer att ett positivt planbesked kan ges. Det innebär dock ingen garanti för att planen kommer vinna laga kraft utan enbart att planprocessen kommer att påbörjas. Detaljplanen bedöms kunna handläggas med ett standardförfarande. Beslutsunderlag  Tjänsteskrivelse Samhällsbyggnad, daterad den 27 juni 2022  PlanPM Östanå  Begäran om planbesked Linda Frodig, planarkitekt

Dnr: KS 2022/01426 Planeringsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen  Kommunstyrelsen ställer sig positiv till Göingehems avyttring av fastigheterna\Klockaren 4, 5, 6 och 11 i Knislinge. Beslutsnivå Kommunstyrelsen Sammanfattning av ärendet Göingehem AB har den 20 juli inkommit till Östra Göinge kommun med en begäran om yttrande. Enligt punkt 6 i det gemensamma ägardirektivet till de helägda kommunala bolagen (KF 2016-03-23 § 26) ska kommunstyrelsens yttrande inhämtas innan fast egendoms säljs eller köps om värdet överstiger två miljoner kronor. Kommunfullmäktige skall ges möjlighet att ta ställning innan bolagen fattar sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars är av större vikt, detta inkluderar större strategiska investeringar, andra investeringar eller åtgärder som innebär en ny inriktning eller större förvärv och störreörsäljning av fast egendom. Göingehem bereder därmed kommunstyrelsen att ta ställning till en möjlig försäljning av fastigheterna Östra Göinge Klockaren 4, 5, 6 och 11, med adresserna Föreningsgatan 2, 4, 6 och Åstringavägen 3, 5, 7 i Knislinge till bolaget Skorphults fastigheter AB org.nr. 556217- 8052, Nyvångsvägen 76-24, 298 93 Huaröd, genom fastighetsöverlåtelse där fastigheten överlåts för en köpeskilling om 12 460 000 kr, med reservation för ev. justeringar efter besiktning av fastigheten, med preliminärt tillträde den 30 september 2022 eller den tidigare dag som parterna skriftligen kommer överens om efter slutförd besiktning, förhandling och undertecknad överenskommelse samt till fullo erlagd köpeskilling. Beslutsunderlag  Tjänsteskrivelse Stab, daterad den 21 juli 2022  Skrivelse från Göingehem AB ”Inhämtade av kommunens yttrande avseende avyttring av fastigheter”, daterad den 18 juli 2022.  Köpekontrakt mellan Göingehem AB och Skorphults fastigheter AB Göingehem AB

Dnr: KS 2022/01473 Planeringsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen  Östra Göinge kommun ska övergå till digital arkivering inom hela förvaltningen.\nKommunens närarkiv ska utgöras av det centrala dokument- och ärendehanteringssystemet samt verksamhetssystem som uppfyller kraven för arkivering.  Handlingar som upprättats av eller inkommit till kommunen i pappersform får gallras när en verifierad kopia finns sparat i avsett system. Undantag är de handlingar som enligt lag ska finnas i pappersform.  Handlingar som upprättades av eller inkommit till kommunen i digital form behöver inte skrivas ut i pappersform för arkivering. Undantaget är de handlingar som enligt lag ska finnas i pappersform.  Gallringsreglerna gäller för handlingar i ärenden som är registrerade från och med år 2022. Beslutsnivå Planeringsutskottet Kommunstyrelsen Sammanfattning av ärendet En stor del av den information som idag hanteras inom kommunen är digital. Merparten av de allmänna handlingar som inkommer till, upprättas av eller förvaras hos kommunen utgörs av digitala handlingar. Dock förekommer det fortfarande handlingar som inkommer och upprättas i pappersform. I dagsläget sparar kommunen både en digital kopia och en fysisk kopia av alla handlingar, oavsett om de inkommit i digital form eller på papper. Detta innebär således att alla handlingar som upprättas eller inkommit digitalt, läggs i ärende och sedan skrivs ut för fysisk arkivering. En övergång till ett helt digitalt arbetssätt innebär en mer effektiv informationshantering. Den digitala arkiveringen kommer införas succesivt inom hela förvaltningen. De verksamheter som har system som uppfyller kraven för digital gallring och arkivering ska övergå till ett helt digitalt arbetssätt. De verksamheter som inte har system som uppfyller kraven, ska istället utreda vad som krävs för att nå dit. Skanning Vid inskanning av pappershandlingar måste det säkerställas att all information förts över till den inskannade handlingen innan pappershandlingen får gallras. Den skannade bilden ska motsvara en fullständig, d.v.s. en exakt likadan, digital kopia av pappershandlingen. I de fall handlingen är i färg och färgen har betydelse för att förstå handlingen, ska den digitala bilden också vara i färg, för att anses vara en fullständig kopia. Kvalitetskontroll ska ske genom stickprov efter skanning. Skannade handlingar ska lagras i ett sådant format att de kan konverteras till format godkändaör långtidslagring. Gallring Huvudregeln är att pappershandlingar som skannas in och förvaras digitalt betraktas som original och papperskopian kan således gallras när kvalitetskontroll är gjord. Det finns dock undantag från gallring och vissa handlingstyper får aldrig ersättas av ett inskannat dokument.\nDet finns speciallagstiftning som hindrar digital hantering och bevarande. I dessa fall gäller lagstiftningens lydelser framför kommunstyrelsens beslut. Kommunalförbundet Sydarkivera har genomfört en juridisk utredning om vilka handlingar som måste bevaras i originalform, det vill säga i pappersform med underskrifter. För kommunens räkning är det följande: 1. Folkinitiativ – ärende om att hålla folkomröstning 2. Avtal om köp av fast egendom 3. Ansökan om att lagfart ska förklaras vilande vid köp, byte eller gåva 4. Vigselprotokoll 5. Skriftlig fullmakt till ombud i domstol 6. Testamenten (till exempel i samband med stiftelsebildning) Även nämndprotokoll som justerats analogt ska bevaras i pappersform.\nÖvriga handlingar har samma rättsverkan i digital form som i pappersform.\nBeslutsunderlag  Tjänsteskrivelse Stab, daterad den 9 augusti 2022 Förvaltningsledningen Utvecklingssekreterare