Kultur- och fritidsnämnden — 4 mars 2026

§ 1. Val av justerare Beslut Kultur- och fritidsnämnden utser Tomas Bendiksen (S) att justera dagens protokoll.

§ 2. Fastställande av föredragningslista Beslut Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott fastställer föredragningslistan. c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 4 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2026-33

§ 3. Generella budgetförutsättningar 2027 Beslut Kultur- och fritidsnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Som en del i arbetet med kommunens budget för 2027 och planperiod 2028–2029 informeras Kultur- och fritidsnämnden om aktuella budgetförutsättningar. Inkluderat i underlagen är det senaste prognosunderlaget från SKR samt preliminära uppräkningar och politiska prioriteringar från den tidigare upprättade flerårsplanen i form av preliminär rambudget. Eventuella inspel från nämnden till kommunstyrelsen ska lämnas in senast den 9 mars för att kunna behandlas på kommunstyrelsens sammanträde 7 april 2026. Beslutsunderlag − Generella budgetförutsättningar. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Mattias Nilsson, ekonomichef, informerar om generella budgetförutsättningar 2027. Beslutet skickas för kännedom till Ekonomichef, Mattias Nilsson Kultur- och fritidschef, Oskar Molarin c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 5 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2024-114

§ 4. Helårsuppföljning av 2025 års interna kontrollplan för kultur- och fritidsnämnden Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna uppföljningsrapporten (bilaga). Ärendebeskrivning Intern kontroll är ett stöd i nämndens arbete att förebygga, upptäcka och åtgärda fel och brister som hindrar att nämnden kan nå sina mål på ett säkert och effektivt sätt. Enligt Kommunallagen ansvarar nämnderna för att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnden har beslutat om en Internkontrollplan bestående av en risk- och väsentlighetsbedömning som visar de mest väsentliga riskerna samt aktiviteter, preventiva såväl som upptäckande, som ska möta dessa risker. Denna uppföljningsrapport redogör hur förvaltningen arbetat med dessa aktiviteter under året. Beslutsunderlag − Uppföljningsrapport helår intern kontroll 2025. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Fredrik Hübinette, kvalitétsutvecklare, redovisar helårsuppföljningen av 2025 års interna kontrollplan för kultur- och fritidsnämnden. Beslutet skickas för kännedom till Kultur- och fritidschef, Oskar Molarin c Kvalitetsutvecklare, Fredrik Hübinette 3 a d b Revisionen d 9 c Kommunstyrelsen 5 3 7 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 6 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2025-5

§ 5. Komplettering ansökan LOK våren 2025 Beslut Kultur- och fritidsnämnden beviljar föreningen Olands FF 45 286 kr samt föreningen Dannemora JUF 1 129 kr i aktivitetsstöd för våren 2025. Ärendebeskrivning Föreningen Olands FF fanns inte med i underlaget från RF-SISU vilket vi beräknar vårat utbetalningsunderlag på. När en ny redogörelse från RF begärdes in var föreningen med och i samverkan ska RF-SISU och kommunen se över rutinen för detta. Tillsvidare föreslår förvaltningen att Olands FF erhåller stöd för våren 2025. Dannemora JUF ansökan kom in i tid men handläggare underrättades inte av ärendesystemet/registratur varför ansökan inte heller då kom med för beslut vid senaste nämnd. Beslutsunderlag − Beräkningsunderlag för utbetalning av LOK-stöd våren 2025. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Daniel Andersson, föreningsutvecklare, informerar om en ansökan avseende lokalt aktivitetsstöd våren 2025. Beslutet skickas för åtgärd till Ekonomikontoret, Inga-Lill Jonsson för utbetalning Beslutet skickas för kännedom till c Olands FF 3 a b Dannemora JUF d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 7 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2025-6

§ 6. Komplettering ansökan Samlingslokalbidrag 2026 Beslut Kultur- och fritidsnämnden beviljar 37 475 kr i samlingslokalbidrag till Folketshus- och parkföreningen i Österbybruk. Beslutsmotivering Systemet är nytt för både förvaltningen och civilsamhället varför avvikelser dykt upp inom tidsramarna för bidragsansökningar. Ärendebeskrivning Föreningen har insänt ansökan via det nya boknings- och bidragssystemet och då stött på vissa tekniska utmaningar varför förvaltningen föreslår att avvikelse från nämndens regelverk är relevant. Beslutsunderlag − Ansökan från föreningen. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Daniel Andersson, föreningsutvecklare, informerar om en ansökan avseende allmänna samlingslokaler. Beslutet skickas för åtgärd till Ekonomikontoret, Inga-Lill Jonsson för utbetalning c Beslutet skickas för kännedom till 3 a d b Folketshus- och parkföreningen i Österbybruk d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 8 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2025-174

§ 7. Verksamhetsbidrag Mötesplats Lärkbacken RSMH Vallonerna Beslut Kultur- och fritidsnämnden beviljar föreningens ansökan om 60 000 kr för att under år 2026 fortsatt arrangera Mötesplats Lärkbacken. Beslutsmotivering Förvaltningen bedömer bidragsansökan som motiverad ur flera perspektiv och beloppen är realistiska utifrån den ideella insats som föreningen ämnar svara för under 2026. Föreningen bedöms ha den kompetens kring psykisk ohälsa som krävs för att administrera dessa träffar. Ett bidrag till förebyggande och sociala hälsoinsatser kan ge stor effekt i form av ökad livskvalitet och minskat utanförskap. Ärendebeskrivning Föreningen RSMH Vallonerna har inkommit med en spontanansökan avseende ett bidrag till något som benämns för ”mötesplats Lärkbacken” vilken föreningen under ett antal år arrangerat. Tidigare har detta delvis finansierats utav verksamheter under Omsorgsnämnden, men då dessa dragit tillbaka de ekonomiska förutsättningarna för detta och till det även samarbetet med föreningen/civilsamhället vill föreningen bepröva Kultur- och fritidsnämndens intresse i detta. Mötesplats Lärkbacken har från föreningens sida som intention och syfte att dels sätta guldkant på tillvaron för de äldre på äldreboendet men också för allmänheten och till de boende anhöriga att komma dit. Förväntad effekt kan vara att den ofrivilliga ensamheten - i viss mån, för några utav gästerna - stävjas långsiktigt. Ekonomiska konsekvenser och finansiering 60 000 kr belastar Enheten för fritid och hälsas driftsbudget 2026. Beslutsunderlag c 3 a − Föreningens ansökan. b d d c 9 5 7 3 0 8- c a Dagens sammanträde a 2- c 5 Muntlig föredragning 4 d- 4 3 Daniel Andersson, föreningsutvecklare, informerar om en ansökan avseende Mötesplats 4 8- Lärkbacken från RSMH Vallonerna. 3 5 c 1 b a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 9 (18) Kultur- och fritidsnämnden Beslutet skickas för åtgärd till Ekonomikontoret, Inga-Lill Jonsson för utbetalning Beslutet skickas för kännedom till Enhetschef Lärkbacken Verksamhetschef SÄBÖ Föreningen RSMH Vallonerna c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 10 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2026-22

§ 8. Informationsärende – nyttjandegrad och målgrupper i sporthallar och gymnastiksalar Beslut Kultur- och fritidsnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Verksamheten mäts mot målet Öka antalet nyttjade timmar i sport- och ishallar (2026). Målet uppnås om antalet nyttjade timmar i sport- och ishallar ökar jämfört med 2025. Uppföljning och analys av 2025 års bokningar i sporthallar visar att i våra stora sporthallar finns det få eller lite tid att boka under oktober till april. I följande lokaler finns det bokningsbar tid: Hargshamns gymnastiksal, Sven Persson-hallen i Öregrund, gamla hallen i Österbybruk, lilla sporthallen vid Frösåkershallen samt gymnastiksalen vid Kristinelundsskolan i Östhammar. Ökad nyttjandegrad medför dock ökade kostnader för lokalvård, då detta är en kostnad som belastar kontorets budget och inte de utövande verksamheterna. Nyttjandegraden påverkas av ett flertal faktorer, där skoltider och matchtider har stor påverkan. Den primära målgruppen utgörs av barn och unga i åldern 7–20 år, vilka står för den största andelen bokad tid. Grupperna barn 0–6 år och äldre 70+ nyttjar hallarna i minst utsträckning. En målsättning för kommande års verksamhet bör vara att säkerställa jämställt nyttjande mellan pojkar och flickor, samt att aktivt främja och underlätta för målgruppen äldre 70+ år att nyttja hallarna i högre grad. Översyn av budgetposten för lokalvård bör genomföras, så att tillräckliga medel avsätts om fler tider bokas upp i hallarna, eftersom underhållsbehoven ökar med nyttjandegraden. Beslutsunderlag − Muntlig information. Dagens sammanträde 3 c Muntlig föredragning a b d d Caroline Henning, hälsoutvecklare, informerar om nyttjandegrad och målgrupper i sporthallar c 5 9 och gymnastiksalar. 7 0 3 8- c a a Beslutet skickas för åtgärd till 2- c 5 Enhetschef Fritid och hälsa, Monica Eriksson 4 3 d- Strateg Fritid och hälsa, Caroline Henning 4 8- 4 3 5 c b Beslutet skickas för kännedom till 1 a e Kultur- och fritidskontoret e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 11 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2026-21

§ 9. Östhammars kommuns kulturvecka Beslut Kultur- och fritidsnämnden tar del av redovisningen av Östhammars kulturvecka 2025 och beslutar att Östhammars kulturvecka genomförs med liknande upplägg 2026. Ärendebeskrivning Östhammars kulturvecka 2025 sammanföll, som tidigare, med höstlovet 24 oktober - 2 november. Kulturveckan 2025 innehöll totalt 29 programpunkter och hade ca 1820 besök. 14 program där målgruppen i huvudsak var vuxna med sammanlagt cirka 1000 besök och 15 aktiviteter för barn och unga med ca 820 besök. Östhammars kommuns kulturvecka 2025 utvärderas och förslag till beslut presenteras. Beslutsunderlag − Utvärdering och förslag till beslut Östhammars kulturvecka 2025. − Kulturveckan och höstlov – program. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Marianne Pauhlson, enhetschef kultur- och bibliotek, informerar om Östhammars kommuns kulturvecka. Beslutet skickas till Evenemangssamordnare, Lena Öberg Enhetschef Kultur och bibliotek, Marianne Pauhlson 3 c a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 12 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2026-12

§ 10. Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Beslut Kultur- och fritidsnämnden antar dokumenthanteringsplanen (bilaga). Kultur- och fritidsnämnden beslutar att diarieförda handlingar i ärendehanteringssystemet upprättade från och med 2025 E-arkiveras. Ärendebeskrivning Enligt Östhammars kommuns arkivreglemente (KS § 271/2015) ska varje myndighet ansvara för upprättandet av en egen dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar, hur de hanteras och uppgifter om bevarande och gallring. Varje nämnd i en kommun utgör en myndighet och handlingar som upprättas, inkommer eller expedieras samt förvaras utgörs av allmänna handlingar. Arkivreglementet kompletterar de bestämmelser som finns i arkivlagen och arkivförordningen. Dokumenthanteringsplanen är en sammanställning över de handlingar som förekommer inom barn- och utbildningsnämndens verksamheter. I planen framgår var en handling finns, hur den förvaras, samt om den kan gallras efter en viss tid eller om den måste bevaras. Denna plan ersätter de tidigare dokumenthanteringsplanerna. Beslutsunderlag − Förslag till dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Per-Åke Berg, nämndsekreterare, informerar om förslaget till dokumenthanteringsplan. c Beslutet skickas för åtgärd till 3 a d b Webbredaktör för publicering på webben. d c 9 5 7 3 0 c 8- Beslutet skickas för kännedom till a a 2- Kommunarkivarie, Håkan Åhlenius c 5 Teamledare för registraturen, Hanna Horneij 4 d- 3 Kultur- och fritidschef, Oskar Molarin 4 4 8- 3 5 c 1 b a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 13 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2024-23

§ 11. Årsredovisning 2025 för kultur- och fritidsnämnden Beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna årsredovisningen för kultur- och fritidsnämnden 2025 (bilaga). Ärendebeskrivning I kultur- och fritidsnämndens årsredovisning beskrivs den verksamhet som bedrivits under året, samt måluppfyllelsen för de av fullmäktige beslutade målen avseende verksamhet och ekonomi samt de uppdrag som givits nämnden. Vidare redogörs för verksamheternas ekonomiska resultat per 2025-12-31, samt en investeringsredovisning. De ekonomiska utfallet är preliminärt och kan komma att justeras. Det slutgiltiga utfallet redovisas i Östhammars kommuns officiella årsredovisning. Beslutsunderlag − Årsredovisning 2025 för kultur- och fritidsnämnden. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Oskar Molarin, kultur- och fritidschef, informerar om Årsredovisning 2025 för kultur- och fritidsnämnden. Beslutet skickas för kännedom till Kultur- och fritidschef, Oskar Molarin Ekonomichef, Mattias Nilsson Kommunstyrelsen c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 14 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2026-20

§ 12. Redovisning av inkomna synpunkter Beslut Kultur- och fritidsnämnden tar del av synpunkterna. Ärendebeskrivning Vid varje nämndssammanträde redovisas de synpunkter som kommit in gällande kultur- och fritidsnämndens verksamhet. Beslutsunderlag − Muntlig information. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Oskar Molarin, kultur- och fritidschef, informerar om följande synpunkter: − Öppettiderna i Gimo simhall. − Knutmassomuseét i Gimo. − Sänkt ålder till tre år då avgift tas ut för bad, vilket blir kostsamt för familjedaghem. − Dyrt att träna med yngre, då även vuxen måste betala. − Bra bemötande av personal. c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 15 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2026-1

§ 13. Information från kommunförvaltningen Beslut Kultur- och fritidsnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Redovisning av information från förvaltningen. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Oskar Molarin, kultur- och fritidschef, informerar om: − Verksamhetsplanering har påbörjats. − Ortsdialoger kommer att börja i april. − Budget 2027. − Nytt samverkansavtal Monica Eriksson, enhetschef fritid och hälsa informerar om: − Extra lovöppet på simhallarna (jul och sportlov). − Gratis prova på för ungdomar på gym under februari. − Från och med januari Rbok (nya bokningssystemet). − Äventyrstimmen fortsätter i Gimo under våren. − Skridskodisco i Gimo ishall. − Nuläge med simhallsutredningen. Marianne Pauhlson, enhetschef kultur och bibliotek informerar om: − Nya skyltar på Kulturhuset Storbrunn. − Läsprojekt Shared Reading med läshund – samarbete bibliotek och ungdomsgårdar. c Bidrag från Kulturrådet. Alunda först ut. 3 a d b − Knutmassofirande öppet på Kvarnen i Gimo – samarbete med näringsliv och d c 9 föreningsliv: 300 vuxna och 150 barn. 5 7 3 − Sportlov med många aktiviteter för barn och unga. Bl.a. Hela huset är ditt på 0 c 8- Kulturhuset Storbrunn med tema språk. a a 2- − Ny ansökan för Skapande skola 2026/2027 inlämnad. c 5 4 − Uppleva och göra kom i mitten av januari. d- 4 3 − Samtal med revisorerna kring konsten. 4 8- − Samordnare för finskt förvaltningsområde avslutar sin anställning 31 mars. 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 16 (18) Kultur- och fritidsnämnden Joel Lind, kulturskolchef informerar om: − Det var tre dagars cirkusläger i Österbybruk på jullovet. − Kulturtisdag på kvarnen: konst och form, film, teater. − Open stage 27 mars på Storbrunn. − Uppdaterat StudyAlong. Mer lättarbetat och pedagogiskt. − Förbättrad fysisk arbetsmiljö i Alunda med ljudabsobenter, gardiner för bättre ljudnivå. − Öppet hus: 16 april i Östhammar och 13 april i Alunda. Man får prova instrument, lära känna verksamheten och lokalerna. c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 17 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2026-2

§ 14. Redovisning av delegationsbeslut Beslut Kultur- och fritidsnämnden tar del av redovisningen. Ärendebeskrivning När kultur- och fritidsnämnden delegerat sin beslutanderätt träder delegaten helt in i nämndens ställe. Beslut som fattas enligt delegationsordning är juridiskt sett kultur- och fritidsnämndens beslut och kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut. Alla beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till kultur- och fritidsnämnden. Följande delegationsbeslut i verksamhetsfrågor redovisas: Beslut Beslutsfattare Beslutsdatum Diarienummer Delegationsbeslut evenemangsstöd, Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-174 Konstvarning (Konstsafari 2026) Delegationsbeslut verksamhetsstöd, Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-178 Östhammars Riksteaterförening Delegationsbeslut evenemangsstöd, Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-185 Konstvarning (Järnboden 2026) Delegationsbeslut verksamhetsstöd, Vänföreningen Österbybruks herrgård Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-190 Delegationsbeslut verksamhetsstöd, Stensunda Musik & kultur Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-191 Delegationsbeslut verksamhetsstöd, Hargshamns Folketshusförening Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-192 Delegationsbeslut evenemangsstöd, Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-195 Konstkraft (Konstpåsk 2026) Delegationsbeslut evenemangsstöd, Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-198 Föreningen Öregrunds Musikfestival c 3 a b Delegationsbeslut produktionsstöd, Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-199 d d c Teater Oland 9 5 7 3 Delegationsbeslut produktionsstöd, Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-200 0 c 8- Opera på Österbybruk a a 2- Delegationsbeslut produktionsstöd, Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-201 c 5 4 Beenhouse ljud och rörelser d- 3 4 4 Delegationsbeslut evenemangsstöd, Kultur- och fritidschef 2025-12-08 KFN-2025-209 8- 3 Dannemora Hembygdsförening 5 c b a 1 e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-03-04 18 (18) Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN-2026-1

§ 15. Anmälningsärenden Beslut Kultur- och fritidsnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Redovisning av beslut som tagits av andra myndigheter samt annan viktig information som berör kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. 1) Dnr Ks-2025-446 Utdrag ur protokoll fört vid kommunstyrelsen sammanträde 2025-12-02 avseende Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning. 2) Dnr Ks-2026-4 Utdrag ur protokoll fört vid kommunstyrelsens tekniska utskotts sammanträde 2026-01-27 avseende Förstudie om utbudet av badanläggning i kommunen. 3) Dnr KFN-2025-77 Dom från Förvaltningsrätten i Uppsala meddelad 2026-01-29 avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen. 4) Dnr KFN-2026-1-1 Kommunrapport 2025, Östhammar. c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si Kultur- och fritidsnämnden - Uppföljningsrapport Intern kontroll Helår 2025 c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c Postadress Besöksadress/Reg.office Telefon Telefax Organisationsnummer Bankgiro n e Box 66 Stångörsgatan 10 Nat 0173-860 00 Nat 0173-175 37 212000-0290 233-1361 ef er S-742 21 Östhammar Östhammar Int +46 173 860 00 Int +46 173 175 37 V.A.T. No PlusGiro e r www.osthammar.se kommunen@osthammar.se SE212000029001 1 31 70-6 ur K:\Kommunledningsförvaltningen\Staben\Nämndsekreterare\Kultur- och fritidsnämnd\Protokoll och kallelser\2026\Protokoll\Protokoll KFN 2026-03-04 § 4 Uppfoljningsrapport IKP.docx at n g Si 1 Intern kontroll Kontrollområde Riskbeskrivning Kontrollmoment Utfall Tillförlitlig 4. Om 4. Upprätthållande av Arbete pågår med att sätta en information nämnden/förvaltningen inte och information om välfungerande process. tillräckligt väl arbetar med kommunikationsrutin Aktiviteten fortsätter under fungerande kommunikation, 2026. såväl internt som externt, såväl uppåt som nedåt som i sidled så riskerar det att leda till missnöje hos lokalbefolkningen, ineffektiv och svårstyrd verksamhet, frustration och dålig arbetsmiljö, dubbelarbete eller uteblivet arbete. Styr- och 8. Om nämnden / 8. Samtal om Under våren hade kontrollmiljö förvaltningen inte tillräckligt befogenheter och ledningsgruppen för kultur- väl arbetar med att klargöra, mandat och fritidskontoret tilldela och begränsa ansvar i genomgångar av organisation så kan det leda delegationsordningen och till att beslut fattas på fel samtal kring befogenheter. nivå, av obehöriga, vilket kan Detta ledde till att leda till negativa enhetscheferna genomförde verksamhets- och eller samtal på enheternas APT ekonomiska konsekvenser. kring befogenheter och Arbetsuppgifter kan bli mandat. ogjorda eller dubbelgjorda. 8. Efterlevnad De beslut som diarieförts delegationsordning som delegationsbeslut i ärendehanteringssystemet har rapporterats till nämnden. Ett arbete kommer att göras under 2026 där det i delegationsordningen kommer att tydliggöras vilka beslut som ska rapporteras till nämnd och vilka beslut som inte ska betraktas som rapporteringsskyldiga c delegationsbeslut. 3 a b d d Kontroller av system 11. Om nämnden / 11. Kontinuitetsplan Kontinuitetsplan för c 5 9 och rutiner förvaltningen inte tillräckligt för systembortfall systembortfall R-card skall 7 3 väl arbetar med hantering av tas fram övergripande för 0 c 8- verksamhetssystem och i de hela systemet. En egen plan a 2- a innehållande information så för de delar som berör kultur- c 5 kan det bland annat leda till och fritidskontoret skall 4 d- intrång, läckta förtydligas med hjälp från 3 4 4 personaluppgifter. Har beredskapssamordnare. 8- 5 3 förvaltningen för många, ej i c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si Kontrollområde Riskbeskrivning Kontrollmoment Utfall bruk, system så leder det till 11. Tidigare Riskerna som identifierades ekonomisk förlust. Händelser identifierade risker 2024 är omhändertagna. leder till att data är Kontinuitetsplan följs upp i otillgänglig. aktiviteten kring detta. Dubbelregistrering till följd av många verksamhetssystem. (Snarare än till ett mastersystem för kunduppgifter) Kontroller av system 12. Om 12. Vidareutvecklade Arbetet med att och rutiner nämnden/förvaltningen inte kontinuitetsplaner vidareutveckla tillräckligt väl arbetar med kontinuitetsplanerna har beredskap för hantering av gjorts och framöver är detta olika samhällsstörningar så ett arbete som ingår i kan det leda till, vid sedvanlig krisberedskap. händelse, att samhällsviktig 12. Information till Säkerhetsskydd och verksamhet ej kan fortsätta. nämnd om beredskap besökte nämnden (Förtroendeskada) verksamhetens den 26 februari för beredskap att möta information om hur samhällsstörningar kommunens beredskapsarbete fungerar. c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden c a 3 b d d c 9 Antaget av Kultur- och fritidsnämnden 5 7 3 Antaget 2026-03-04, § 10 0 c 8- Ersätter tidigare version Tidigare dokumenthanteringsplaner a 2- a Gäller för Kultur- och fritidsnämnden c 5 Dokumentansvarig Arkivarie 4 3 d- 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n er e 1 e r ef ur at n g Si Innehåll Inledning .................................................................................................................................................. 3 Hantering och arkivering av allmänna handlingar .............................................................................. 3 Gallring och rensning .......................................................................................................................... 3 Dokumenthanteringsplan ......................................................................................................................... 5 1. Administration ..................................................................................................................................... 5 1.1 Allmän administration ................................................................................................................... 5 1.2 Synpunkter och klagomål .............................................................................................................. 7 1.3 Personuppgiftsbehandling (GDPR) .................................................................................................. 8 1.4 Kvalitetsarbete ............................................................................................................................... 9 1.5 Ekonomi ........................................................................................................................................ 9 1.6 Upphandling ................................................................................................................................ 10 1.7 Nämnd ......................................................................................................................................... 11 1.8 Personaladministration ................................................................................................................ 13 1.9 Systemförvaltning ....................................................................................................................... 13 2. Kultur- och fritidsverksamhet ............................................................................................................ 14 2.1 Fritidsverksamhet ........................................................................................................................ 14 2.2 Föreningsbidrag ........................................................................................................................... 15 2.3 Kulturverksamhet ........................................................................................................................ 16 2.4 Bibliotek ...................................................................................................................................... 17 3. Kulturskolan ...................................................................................................................................... 19 3.1 Övergripande planering ............................................................................................................... 19 3.2 Elevregistrering ........................................................................................................................... 19 3.3 Undervisningsplanering ............................................................................................................... 20 c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n er e 2 e r ef ur at n g Si Inledning Enligt Östhammars kommuns arkivreglemente (KS § 271/2015) ska varje myndighet ansvara för upprättandet av en egen dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar, hur de hanteras och uppgifter om bevarande och gallring. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och utövar tillsyn över att nämnderna fullgör sina skyldigheter. Bestämmelser om detta finns i arkivlagen och arkivförordningen. Varje nämnd i en kommun utgör en myndighet och handlingar som upprättas, inkommer eller expedieras samt förvaras utgörs av allmänna handlingar. Arkivreglementet kompletterar de bestämmelser som finns i arkivlagen och arkivförordningen. Denna dokumenthanteringsplan är anpassad till en digital dokumenthantering med e-arkivering. Tanken är att information i första hand ska vara digital och bevaras digitalt gällande diarieförda handlingar i ärendehanteringssystemet upprättade från och med 2025. Dokumenthanteringsplanen är en sammanställning över de handlingar som förekommer inom kultur- och fritidsnämndens verksamheter. I planen framgår var en handling finns, hur den förvaras, samt om den kan gallras efter en viss tid eller om den måste bevaras. Hantering och arkivering av allmänna handlingar Med en handling avses en framställning eller upptagning i skrift eller bild som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas eller lagras endast med tekniska hjälpmedel. En handling blir allmän när den inkommer eller upprättas och förvaras hos en myndighet enligt Tryckfrihetsförordningen (TF). En allmän handling kan omfattas av sekretess och ska därför inte blandas ihop med en offentlig handling som inte är sekretessbelagd enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Handlingar som ska bevaras i pappersformat ska lämnas över till kommunarkivet i förslutet skick för arkivering vid varje årsslut. Att en handling bevaras innebär att den sparas för all framtid. För sådana handlingar ska arkivbeständigt skrivmaterial användas. Med skrivmaterial menas här skrivunderlag (papper, mikrofilm, etc.) och skrivverktyg (pennor, skrivare, kopiatorer, etc.). Handlingar som sänds till kommunarkivet för arkivering ska rensas på gem, plastmappar och hängmappar. Handlingarna i varje ärende ska läggas in i aktomslag. På alla aktomslag skrivs fullständiga uppgifter ut om diarienummer, diarieplatsbeteckning, myndighet/diarium och ärende/handlingsslag. För personakter ska dessutom fullständiga uppgifter som årtal och personnummer skrivas in i aktomslagen. Till protokoll med mera används Svenskt arkiv som är ett arkivbeständigt och slitstarkt papper. Till övriga handlingar kan ett åldringsbeständigt papper användas. Det kopieringspapper som upphandlas centralt i kommunen är åldringsbeständigt. Protokoll från arbetsutskottet och nämnden e-signeras och bevaras i e-arkivet. Arkivskåp är placerat i kommunhuset. Gallring och rensning Gallring av en allmän handling innebär att den förstörs. Radering av digitala handlingar i datorn, c 3 a exempelvis e-post är också en form av gallring. b d d c 9 5 Gallring kräver ett beslut av kultur- och fritidsnämnden, vilket sker genom att de föreslagna 7 3 0 gallringsfristerna i dokumenthanteringsplanen antas av kultur- och fritidsnämnden. Enligt 10 § 8- c Arkivlagen ska det vid gallring av allmänna handlingar alltid tas hänsyn till att arkiven utgör en del av a a 2- kulturarvet och att arkivmaterial som återstår ska tillgodose ändamål gällande rätten att ta del av c 5 allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och verksamheten samt forskningens 4 3 d- behov. 4 8- 4 5 3 Gallringsfrist är den tid för gallring som anges i planen och räknas från utgången av det år handlingen c 1 b kommit till. a e e: c n er e 3 e r ef ur at n g Si Gallring vid inaktualitet innebär att man gallrar handlingen när den inte längre behövs för verksamheten. Om det inte finns en fastställd gallringsfrist för en handlingstyp och det i dokumenthanteringsplanen står att en handlingstyp ska gallras vid inaktualitet ska en behovs- och gallringsanalys genomföras. Rensning sker av handlingar som inte är allmänna handlingar enligt Tryckfrihetsförordningen (1949:105 2 kap §§ 3-7), exempelvis arbetsmaterial, utkast och andra typer av handlingar. De behöver därför inget gallringsbeslut. Rensning ska utföras av den som är insatt i ärendet. c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n er e 4 e r ef ur at n g Si Dokumenthanteringsplan 1. Administration 1.1 Allmän administration Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 1 Avtal och kontrakt a) Ärendehanteringssystem a) Diarieplan a) Bevaras Pappersoriginal bevaras. Avtal och kontrakt som är b) Kopior finns i b) Alfabetisk b) Vid inaktualitet e-signerade bevaras digitalt. Avtalskatalogen 2 Bildupptagning i form av Server Årsvis Se anmärkning Bevaras i urval som dokumentation och fotografier och film berättelse om verksamheten. Fotografier av ringa betydelse kan gallras. 3 Brandskyddshandlingar Server Vid inaktualitet Ingår i brandpärmen. 4 Diarieförda handlingar Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras om inte annat Diarieförd handlingar upprättade från 2025 ska anges för handlingen i bevaras digital och E-arkiveras. denna plan. c a 3 5 Pappersorignial till inskannad Vid inaktuallitet Pappershandlingarna gallras efter inskanning och b d d handling i läsbarhetskontroll. De elektroniska handlingarna 9 c ärendehanteringssystem bevaras om det framgår av dokumenthanteringsplan. 5 7 0 3 6 Dokumenthanteringsplan Ärendehanteringssystem Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. De elektroniska 8- handlingarna e-arkiveras. c a a 2- 7 Egenproducerade blanketter, Server Namn Vid inaktualitet c 4 5 checklistor, handböcker, 3 d- lathundar m.m. 4 4 8- 8 E-post, SMS, röstbrevlåda som Outlook, telefon Får gallras när E-post, sms eller röstmeddelande som hänför sig till 3 5 initierar eller tillhör befintligt informationen förts över ett ärende ska dokumenteras i aktuellt system. Den c 1 b ärende till aktuellt system kvarblivna kopian får sedan gallras vid inaktualitet. a e e: c n e er 5 ef e r ur at n g Si Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 9 E-post, SMS, röstbrevlåda av Outlook, telefon Vid inaktualitet tillfällig betydelse 10 Fullmakter postöppning Registrator, pärm Alfabetisk Vid inaktualitet 11 Kopior Alla Vid inaktualitet Här avses kopior där originalet finns tillgängligt inom kommunens verksamhet. 12 Krishanteringshandlingar Respektive enhet Vid inaktualitet Ingår i krispärmen. 13 Minnesanteckningar Alla Årsvis Vid inaktualitet Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten eller tillför något i ett ärende. 14 Olycksfallsrapporter/ System för att rapportera Elever 10 år Elever avser kulturskolan. tillbud tillbud och olyckor Personal 2 år 15 Postlista Ärendehanteringssystem Kronologiskt Bevaras 16 Protokoll, ledningsgrupp kultur- Ledningssystem Kronologisk Bevaras Digitala kopior gallras efter 2 år. och fritidskontoret Server c 17 Protokoll eller mötesanteckningar Server Kronologisk Gallras efter 2 år Om de inte innehåller beslut eller unik information 3 a b från interna verksamhetsmöten av direkt betydelse för verksamheten eller tillför d c d (avdelningsmöten, enhetsmöten, något i ett ärende. 9 5 personalmöten, 7 3 0 informationsmöten) 8- a c 18 Kallelser, föredragningslista och Ledningssystem Kronologisk Gallras efter 2 år De som används som register eller a 2- kopior på bilagor. innehållsförteckningar till protokollen ska bevaras. c 4 5 samverkansgrupp Digitala kopior gallras efter 2 år d- 3 4 19 Protokoll, arbetsplatsträffar Respektive enhet Kronologisk Gallras efter 2 år På server under respektive enhet. 4 8- 3 5 b c 20 Protokoll, MBL (facklig Ärendehanteringssystem Kronologisk Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras. 1 a förhandling) e e: c n e er 6 ef e r ur at n g Si Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 21 Protokoll, skyddsrond System för att rapportera Bevaras tillbud och olyckor 22 Remisshandlingar från Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Yttrande bevaras. De elektroniska handlingarna e- myndigheter utanför kommunen arkiveras. 23 Remisshandlingar från nämnd/ Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Yttrande bevaras. Remisshandlingen bevaras hos styrelse inom kommunen den nämnd/styrelse som har remitterat ärendet. 24 Riktlinjer, beslutade av kultur- a) Ärendehanteringssystem Diarieplan a) Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras och fritidsnämnden. b) Digital kopia på Ines/ b) Vid inaktualitet Wordversion finns på server. server 25 Rutiner Server Vid inaktualitet När rutinen ej gäller eller har ersatts. 26 Riskbedömning inför ändringar i Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Kan även ingå i det ärende där riskbedömningen verksamheten System för riskbedömningar görs. Diarieförs då i detta ärende. 27 Statistik till andra myndigheter Respektive enhet Årsvis 2 år Statistik som ingår i verksamhetsberättelse eller liknande bevaras. 1.2 Synpunkter och klagomål c 1 Inkommen synpunkt/klagomål av Server Kronologisk 2 år 3 b a rutinartad allmän karaktär Kund- och Diarieplan 2 år d c d ärendehanteringssystem 9 5 7 2 Svar på synpunkt/klagomål av Server Kronologisk 2 år 3 8- 0 rutinartad allmän karaktär Kund- och Diarieplan 2 år c a a ärendehanteringssystem 2- c 3 Inkommen synpunkt/klagomål Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras. 5 4 d- som ej är av rutinartad allmän 3 4 karaktär 4 3 8- 4 Svar på synpunkt/klagomål Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras. 5 c som ej är av rutinartad allmän b 1 a karaktär e e: c n e er 7 ef e r ur at n g Si Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 5 Årssammanställning av Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras synpunkter och klagomål 1.3 Personuppgiftsbehandling (GDPR) 1 Registerförteckningar enligt System för Vid inaktualitet Förteckning upprättas av den enskilda handläggaren Dataskyddsförordningen informationssäkerhet, till behandlingen av personuppgifterna och skickas (GDPR) dataskydd och till registeransvarig för registrering. systemdokumentation 2 Begäran om registerutdrag med Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Kopior på ev. handlingar som ingår i svaret behöver svar inte bevaras. De elektroniska handlingarna e- arkiveras. 3 Dokumentation av mindre Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Kopia till förvaltningens GDPR- allvarlig samordnare. personuppgiftsincident 4 Personuppgiftsbiträde, Se avtal, p.1.1.1 avtal 5 Anmälan om E-tjänst/ärendehanterings- Bevaras/gallras Anmälan inkommer via e-tjänst. Vid allvarliga b a 3 c personuppgiftsincident system p in e t r e s g o r n it u e p ts p s g k i y ft d s d in s c m id y e n n d t i e g r h s e å t e i n n f o o c r h m h er a a n s d lingen d d diarieförs i ärendehanteringssystemet och bevaras. c 9 5 Handlingarna ska e-arkiveras. 7 3 0 Anmälda personuppgiftsincidenter gallras 8- c automatiskt ur e-tjänsteplattformen 2år efter a a 2- att ärendet har avslutats. c 4 5 6 Anmälan om E-tjänst/ärendehanterings- Bevaras/gallras Anmälan inkommer via e-tjänst. Vid allvarliga d- informationssäkerhetsincidenter så informeras MSB 4 4 3 informationssäkerhetsincident system CERT-SE och handlingen diarieförs i 3 8- ärendehanteringssystemet och bevaras. Handlingarna 5 c ska e-arkiveras. Anmälda b 1 a informationssäkerhetsincidenter gallras automatiskt ur e e: e-tjänsteplattformen 2år efter att ärendet har avslutats. c n e er 8 ef e r ur at n g Si 1.4 Kvalitetsarbete Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 1 Enkäter, Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras. sammanställningar/rapporter 2 Svar på enkäter från Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras. myndigheter och likställda 3 Enkäter, svar och andra underlag Ärendehanteringssystem Diarieplan Se anmärkning När sammanställning genomförts så kan underlag av ringa betydelse och svar gallras. 4 Internkontroll Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner. Ingår i diarieförda handlingar. 5 Kvalitetsarbete Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Dokumentation av valt verktyg samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner. De elektroniska handlingarna e-arkiveras. 6 Kvalitetsdokument, Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras. processbeskrivningar c 7 Målarbete Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Dokumentation av mål, strategier samt 3 a utvärderingar av arbetet. De b d d elektroniska handlingarna e-arkiveras. c 9 5 7 3 1.5 Ekonomi 0 c 8- 1 Attest- och utanordningsbevis Ekonomikontoret Bevaras a a 2- c 5 d- 4 2 Statsbidrag, ansökan, bekräftelse Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras. 4 3 på rekvirering, underrättelse om 4 8- utbetalning samt återrapportering 3 c 5 3 Budgetunderlag Ärendehanteringssystem Vid inaktualitet b 1 a Ekonom, dator e e: c n e er 9 ef e r ur at n g Si Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 4 Debiteringsunderlag Ekonomikontoret, pärm, Namn 7 år server Månadsvis Digitala underlag i Ekonomisystem 5 Internfakturering Ekonomikontoret, pärm, Verifikationsnummer 7 år server Digitala underlag i Ekonomisystem 6 Rapporter ur Ansvarig chef, server År/månadsvis 2 år redovisningssystemet, transaktionsrapport mm. 7 Resursfördelning Ansvarig chef, server Årsvis Vid inaktualitet 8 Verifikationer, Ekonomikontoret Årsvis, verifikations- 7 år leverantörsfakturor, Inskannade fysiska fakturor nummer internfakturor, omföringar, in och förvaras av CGI utbetalningar Digitalt underlag i Ekonomisystem c 3 a d b 1.6 Upphandling d c 9 1 Anbud, antagna Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras någon dag efter utskick av 5 3 7 tilldelningsbesked (eller att anbudsgivare 0 8- underrättats i direktupphandling), pga.sekretess. De c a elektroniska handlingarna e-arkiveras efter att a 2- ärendet avslutats. c 5 4 d- 2 Anbud, inte antagna Upphandlingssystem Årsvis 2 år Förvaras separat. 3 4 4 3 Avtal Se avtal, punkt 1.1.1 8- 3 5 c b 1 4 Förfrågningsunderlag/ Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Se rutin: det får inte framgå hur många eller vilka a e e: anbudsinfordran underlaget skickats till. De elektroniska n c handlingarna e-arkiveras efter att ärendet avslutats. e er 10 ef e r ur at n g Si Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 5 Direktupphandlingsblankett för Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras efter att anbudsgivare underrättats. direkt- upphandlingar över 10 000 En kopia av direktupphandlingsblanketten kr. biläggs fakturan. De elektroniska handlingarna e-arkiveras. 6 Direktupphandling under 10 000 Upphandlande handläggare Datum 2 år En kopia av dokumentationen biläggs fakturan. kr, dokumentation 7 Tilldelningsbesked till Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras någon dag efter utskick. anbudsgivare 8 Tilldelningsbeslut (ibland Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras någon dag efter utskick, pga. tillsammans med sekretess. De elektroniska handlingarna anbudsprotokoll) e-arkiveras. 9 Öppningsprotokoll Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras någon dag efter ut- skick av tilldelningsbesked, pga. sekretess. De elektroniska handlingarna e-arkiveras. 10 Övrig korrespondens och Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras. dokumentation inom upphandlingen c a 3 1.7 Nämndsadministration b d d 1 Arvodesunderlag från Troman Kronologisk Pappershandlingen c 5 9 sammanträden för gallras efter överföring 7 3 förtroendevalda av uppgifter i Troman. 0 8- c Gallras efter 10 år i a 2- a Troman. c 4 5 2 Kallelser/föredragningslistor till a) Server Årsvis a) Vid inaktualitet 3 d- arbetsutskottet b) Politikerportal b) Vid inaktualitet 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er 11 ef e r ur at n g Si Nr Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 3 Kallelser/föredragningslistor till a) Server Årsvis a) Vid inaktualitet kultur- och fritidsnämnden b) Politikerportal b) Vid inaktualitet 4 Listor över delegationsbeslut Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras De elektroniska handlingarna e-arkiveras. 5 Minnesanteckningar från Server Årsvis Bevaras Skrivs ut och lämnas till slutarkiv efter politiska arbetsgrupper mandatperiod. 6 Närvarolista Ingår i protokollet. 7 Protokoll, arbetsutskottet a) Ärendehanteringssystem Årsvis a) Bevaras Protokoll e-signeras med mobilt Bank-ID i b) Politikerportal b) Vid inaktualitet politikerportalen. Diarieförs årsvis i ett samlingsärende i ärendehanteringssystemet. c) Server c) Vid inaktualitet Överförs till kommunens e-arkiv årsvis. 8 Protokoll, kultur- och a) Ärendehanteringssystem Årsvis a) Bevaras Protokoll e-signeras med mobilt Bank-ID i fritidsnämnden b) Politikerportal b) Vid inaktualitet politikerportalen. Diarieförs årsvis i ett samlingsärende i ärendehanteringssystemet. c) Server c) Vid inaktualitet Överförs till kommunens e-arkiv årsvis. 3 c 9 Protokollsbilagor, Ärendehanteringssystem Bevaras Ingår oftast i diarieförda handlingar. De a b tjänsteutlåtanden m.m. som ligger elektroniska handlingarna e-arkiveras. d d c till grund för beslut 9 5 7 3 10 Sekretessbevis för Nämndsekreterare, pärm Alfabetisk Bevaras Flyttas till slutarkiv efter mandatperiod. 0 8- förtroendevalda c a a 2- 11 Voteringslistor Ingår i protokollet. c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er 12 ef e r ur at n g Si 1.8 Personaladministration Handlingar tillhörande området personaladministration, se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. 1.9 Systemförvaltning Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 1 Licenser (avtal), kopior System för Alfabetisk Se avtal, p.1.1.1 De licenser som inte handhas av IT. informationssäkerhet, dataskydd och systemdokumentation 2 Systemdokumentation Server Bevaras Beskrivning av program, kodtabell m.m. 3 Användardokumentation a) Server a) Bevaras b) Ines b) Vid inaktualitet 4 Supportärenden Kund- och Kronologisk Vid inaktualitet ärendehanteringssystem c 5 Kvittenser av utrustning Systemförvaltare, pärm Vid inaktualitet Ex mobiler, datorer. 3 a b d d 9 c 6 Dokumentation kontroll av appar System för Bevaras 5 7 informationssäkerhet, 3 8- 0 dataskydd och a c systemdokumentation. Ej a 2- godkända på server c 4 5 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er 13 ef e r ur at n g Si 2. Kultur- och fritidsverksamhet 2.1 Fritidsverksamhet Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 1 Underlag för statistik, Server Vid inaktualitet besöksrapporter och liknande 2 Arrangörskontrakt Vid inaktualitet Gallras 2 år efter upphörd giltighet. 3 Nyttjandeavtal av lokaler Se avtal, punkt 1.1.1 4 Bokning av lokal Bokningssystem Vid inaktualitet Gallras 2 år efter upphörd giltighet. 5 Nyckelkvittenser/ Server Vid inaktualitet Gallras 2 år efter upphörd giltighet. Taggkvitenser 6 Inventarielista på Server Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt. respektive anläggning c 3 a b d 7 Vattenprover Server, pärm Vid inaktualitet Gallras efter 1 år. d c 9 5 7 3 0 8- 8 Skötselavtal Ärendehanteringssystem Bevaras Se avtal, punkt 1.1.1 c a a vandringsleder 2- c 5 d- 4 9 Ansökan och beslut om E-tjänst Gallras Ansökan inkommer via e-tjänst gallras 4 3 skötselbidrag för Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras automatiskt ur e-tjänsteplattform efter 30 dagar 4 8- vandringsled efter att ärendet har avslutats och lagakraft 3 5 verkställts. Ansökan och beslut diarieförs i c 1 b ärendehanteringssystemet och bevaras. a e e: Handlingarna ska e-arkiveras. n c e er 14 ef e r ur at n g Si 2.2 Föreningsbidrag Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 1 Riktlinjer och beslut om Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Bidragsformer och kriterier bidrag 2 Sammanställningar över Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras nominerade till stipendier (årets ungdomsledare och årets idrottsprestation) 3 Årets ungdomsledare, Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras beslut 4 Årets ungdomsledare, Ärendehanteringssystem Diarieplan Gallras 5 år nomineringar 5 Årets idrottsprestation, Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras beslut 6 Årets idrottsprestation, Ärendehanteringssystem Diarieplan Gallras 5 år c 3 nomineringar a b d d 9 c 7 Års- och Ärendehanteringssystem Årsvis Se anm. Gallras efter 5 år. Pappersoriginal gallras efter 5 7 verksamhetsberättelser digitalisering. 3 8- 0 för studieförbund och a c föreningar a c 2- 8 Föreningsregister Bokningssystem Alfabetisk Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt 5 4 d- 3 9 Ansökan och beslut om E-tjänst Gallras Ansökan inkommer via e-tjänst gallras 4 4 8- föreningsbidrag, lokstöd Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras automatiskt ur e-tjänsteplattform efter 30 dagar 3 5 m.m. efter att ärendet har avslutats och lagakraft c 1 b verkställts. Ansökan och beslut diarieförs i a e ärendehanteringssystemet och bevaras. e: c Handlingarna ska e-arkiveras. n e er 15 ef e r ur at n g Si Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 10 Ansökan och beslut om E-tjänst Gallras Ansökan inkommer via e-tjänst gallras bidrag Föreningslyftet Ärendehanteringssystem Bevaras automatiskt ur e-tjänsteplattform efter 30 dagar och Lyftet Storbrunn efter att ärendet har avslutats. Ansökan och beslut diarieförs i ärendehanteringssystemet och bevaras. Handlingarna ska e-arkiveras. 2.3 Kulturverksamhet 1 Arrangörskontrakt/avtal Ärendehanteringssystem Bevaras Se avtal, punkt 1.1.1 /avtalsdatabas 2 Programtidning, Server Bevaras Arbetsmaterial rensas exempelvis Uppleva och göra 3 Ersättning till artister, Ekonomisystem Gallras efter 10 år Fakturaunderlag. föredragshållare, musiker, dansare och grupper med F-skattsedel 4 Ersättning till enskilda Lönesystem Gallras efter 2 år Lön/arvode. uppdragstagare utan F- c 3 skattsedel a b d d 9 c 5 Foto- och filmarkiv med Kommunarkiv Bevaras Fotografier som lämnats in av utomstående och 5 7 tillhörande register samt som är av betydelse. 3 8- 0 depositions- och a c gåvohandlingar a c 2- 6 Kulturpris, beslut Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras 5 4 d- 3 4 4 8- 5 3 7 Kulturpris, nomineringar Ärendehanteringssystem Diarieplan Gallras efter 5 år c b 1 a e e: c n e er 16 ef e r ur at n g Si Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 8 Ansökningshandlingar om Äendehanteringssystem Diarieplan Gallras efter 5 år Bilaga till ansökan kan gallras efter 1 år. kulturstöd (projektstöd, evenemangsstöd) 9 Beslut avseende kulturstöd Äendehanteringssystem Diarieplan Bevaras (projektstöd, evenemangsstöd) Konstregister 10 Konstregister Objekt-ID Bevaras Uppdateras vid förändringar. 11 Offentlig utsmyckning Konstregister Objekt-ID Bevaras Uppdateras vid förändringar. 2.4 Bibliotek 1 Styrdokument och planer Ärendehateringssystem Bevaras Exempelvis biblioteksplan. c 3 a b d d 2 Mediaregister/ Bibliotekssystem Vid inaktualitet Exempelvis böcker, tidsskrifter och annan c 5 9 beståndskatalog media 7 3 0 8- c a a 3 Förteckning över Server Vid inaktualitet Uppdateras vid förändringar 2- 5 c prenumerationer av d- 4 databaser 4 3 4 Verksamhetsstatistik Server Gallras efter 5 år Exempelvis utlån, studiebesök och antal 4 8- aktiviteter. Skickas till KB-årsstatistik en gång 3 5 c per år. Finns på SCB. b a 1 e e: c n e er 17 ef e r ur at n g Si Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 5 Register över låntagare Bibliotekssystem Låntagare 3 år efter inaktualitet 6 Avtal/förbindelse med Bibliotekssystem Vid inaktualitet Särskild hantering för minderåriga låntagare. låntagare (lånekort) 7 Leverantörsavtal Ärendehanteringssystem Bevaras Se avtal, punkt 1.1.1 /avtalsdatabas 8 Evenemang/program, Ärendehanteringssystem/ Datum Bevaras i urval Se även punkt1.1.2. Samtycke vid bilder. dokumentation server 9 Lokala samlingar/ Bibliotekssystem Bevaras specialsamlingar 10 Sekretessbevis Pärm Bevaras c 3 a b d d c 5 9 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er 18 ef e r ur at n g Si 3. Kulturskolan 3.1 Övergripande planering Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 1 Kataloger eller annat Elevbokningssystem Bevaras informationsmaterial kring kursutbud 2 Kursprogram och Elevbokningssystem Per läsår Bevaras informationsmaterial 3 Program eller motsvarande som Elevbokningssystem Per läsår Bevaras visa regna konserter, föreställningar eller andra aktiviteter 4 Organisationsplaner Server Bevaras 5 Inventarieförteckning Elevbokningssystem Bevaras Gäller instrument c 6 Verksamhetsberättelser eller Ledningssystem Bevaras 3 a verksamhetsplaner som ger en b d d bild av undervisningens innehåll c 9 5 7 Uppgifter om lokalbokningar Elevbokningssystem Vid inaktualitet 7 3 0 8- c a a 2- 3.2 Elevregistrering c 4 5 1 Statistik över deltagare Elevbokningssystem Bevaras d- 3 4 4 8- 2 Elevregister Elevbokningssystem Vid inaktualitet Uppdateras löpande 3 5 c b a 1 3 Deltagaranmälningar Elevbokningssystem Vid inaktualitet Ny- och ändringsanmälningar e e: c n e er 19 ef e r ur at n g Si Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar 4 Närvarolistor Elevbokningssystem Vid inaktualitet 5 Hyresavtal, instrument Elevbokningssystem Vid inaktualitet 3.3 Undervisningsplanering 1 Protokoll eller mötesanteckningar Teams Bevaras Gäller möten där undervisningens uppläggning och från ämneskonferenser m.m. innehåll dokumenteras 2 Schema, vecko- och termin Elevbokningssystem Bevaras Ett urval med uppgift om lärare, tider och instrument bör bevaras om sådana upprättas 3 Schema, lärar-, kurs-, Teams 3 år Ett urval bör dock bevaras, se ovan årsplanering 4 Handlingar rörande resor och Teams Vid inaktualitet T.ex. medgivande från vårdnadshavare kring utflykter deltagande c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er 20 ef e r ur at n g Si Årsredovisning 2025 - Kultur- och fritidsnämnden c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c Postadress Besöksadress/Reg.office Telefon Telefax Organisationsnummer Bankgiro n e Box 66 Stångörsgatan 10 Nat 0173-860 00 Nat 0173-175 37 212000-0290 233-1361 ef er S-742 21 Östhammar Östhammar Int +46 173 860 00 Int +46 173 175 37 V.A.T. No PlusGiro e r www.osthammar.se kommunen@osthammar.se SE212000029001 1 31 70-6 ur C:\Users\OfficeServiceUser\AppData\Local\Temp\4qd5funr.xiy.docx at n g Si Innehållsförteckning 1 Nämndens sammanfattning .......................................................................................... 3 2 Väsentliga personalförhållanden .................................................................................. 3 3 Nämndens mål och uppdrag ......................................................................................... 6 3.1 Nämndmål ..................................................................................................................... 6 3.2 Nämndens uppdrag ...................................................................................................... 10 3.3 Nämndens mål från aktiverande styrdokument ........................................................... 11 4 Ekonomiskt utfall per 2025-12-31 (tkr) ..................................................................... 11 5 Investeringsutfall (tkr) ................................................................................................ 12 6 Fördjupad information från enheter och/eller verksamheter (tkr) .............................. 12 c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si 1 Nämndens sammanfattning Personalförhållanden Sjukfrånvaron inom nämndens verksamhetsområde är 10%. Det höga sjuktalet beror till största del av att kontoret under början av året har haft ett flertal långtidssjukskrivningar. Till det är kontoret litet med ca 55 medarbetare vilket gör att dessa har stor påverkan på sjuktalet. Nämndens mål Nämndmålet uppnås avseende God ekonomisk hushållning - budget ska följas. Kontoret hade 2025 ett överskott. Trivas och må bra på jobbet. Kontoret visar på bra resultat i medarbetarundersökningen, kontorsdagar där medarbetarna arbetar för att trivseln skall öka ger bra resultat. Målet uppnått. Arbetet med trygghet har skapat en bättre arbetsmiljö på kontoret. Upplevelsen av trygghet ökar för nämndens områden. Nöjda kommuninnevånare. Våra medarbetare är den enskilt störst bidragande orsaken till de bra resultaten i invånarundersökningen. Ett bra bemötande och stort engagemang till kunder lägger en bra grund till resultatet. Kultur- och fritidsnämndens arbete med kommunikation ser vi har en bra påverkan på målet. Ett bra samarbete med kommunikationsenheten finns etablerat men inte minst förvaltningens egna kommunikationsinsatser med tidningen Uppleva & göra och med sociala medier har skapat förutsättningar för att kommuninnevånarna är nöjda. Detta mål är uppnått. Nämndens uppdrag Förvaltningen har getts i uppdrag upphandla och införa ett nytt boknings och betalningssystem. Systemet är upphandlat och har genomfört införandeprocessen. Utredning av simhallsbehov i Östhammars kommun genomfördes under andra halvåret. utredningen visade att det finns ett framtida behov. Ett snabbt agerande krävs för nybyggnation eller omfattande renovering och ombyggnation för att säkerställa tillgång till simhall för invånarna i framtiden. Kommunens anläggningsbesiktningar visar att de med dagens underhåll har en livslängd för att klara kommunens behov endast fram till år 2030 Ekonomiskt utfall och årsprognos Målet uppnås och nämnden lämnar ett överskott för 2025. Kultur- och fritidsnämnden uppvisar ett positivt resultat om 3 400 tkr för året. c 3 b a 2 Väsentliga personalförhållanden d d c 9 5 Sjukstatistiken har inte förändrats på Kultur- och fritidskontoret jämfört med 2024. Det 7 3 0 kan förklaras med att man har haft flera långtidssjukskrivningar som löpt på under ett 8- a c års tid. Anledningen är i huvudsak inte arbetsrelaterad utan det är andra sjukdomar som a 2- ligger till grund för de långa sjukskrivningarna. HR tillsammans med enhetscheferna c 5 4 arbetar kontinuerligt med rehabiliteringsärendena med avstämningar ca varannan d- 3 4 månad. Det har också börjat planeras för insatser för att minska den korta sjukfrånvaron. 4 8- Antalet medarbetare är en faktor som gör att sjukfrånvaron ser högre ut då det totalt är 3 5 b c ca 55 medarbetare på kontoret. 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si Biblioteken har ökat sin bemanning så att man alltid går dubbelt. Detta med ett säkerhetsperspektiv då det stundvis har varit lite stök, och då kan det vara skönt för medarbetarna att inte arbeta ensamma. c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si Sjuktal Nämnd 2023 2024 Dec 2024 - Nov 2025 Barn- och utbildning 6,6 6,5 6,2 - kvinna 6,8 6,8 6,4 - man 5,9 5,0 5,3 Bygg och miljö 6,0 8,1 6,4 - kvinna 8,2 11,6 11,2 - man 4,4 5,1 2,6 Kommunstyrelsen 5,7 5,5 5,4 - kvinna 6,5 6,7 6,3 - man 3,8 2,2 2,9 Kultur- och fritid 7,1 10,0 10,0 - kvinna 7,0 10,3 11,8 - man 7,2 9,5 7,4 c 3 a Vård- och omsorg 8,5 8,7 9,1 b d d 9 c - kvinna 9,2 9,4 9,8 5 7 3 0 - man 5,6 6,1 6,3 8- c a a Östhammars kommun 7,5 7,8 7,8 2- c 4 5 - kvinna 8,0 8,4 8,3 d- 3 4 - man 5,6 5,6 5,6 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si 3 Nämndens mål och uppdrag 3.1 Nämndmål 3.1.1 Verksamhetsmål med betydelse för god ekonomisk hushållning 3.1.1.1 Budgetföljsamhet Målet är uppnått. Kultur- och fritidsnämnden redovisar för helåret ett överskott på ca 3 300 tkr. En fortsatt effekt av uppdrag om åtgärder för stärkt ekonomi som gavs av kommunstyrelsen arbetsutskott 2024 är vakanser som inte blivit tillsatta vilket även fått påverkan på årets resultat. På enhetsnivå så visar fritid och hälsa en positiv avvikelse om 2 700 tkr för intäkter. Utebliven planerad stängning av en simhall för renovering, ökade antal gymkunder och en stor ökning av antalet besökare på Alundabadet är de största bidragande orsakerna till de ökade intäkterna. Minskade kostnader för personal på grund av sjukskrivningar och kostnader budgeterade på anläggningar som inte genomförts i den utsträckning som förväntats är de största orsakerna till minskade kostnader. 3.1.1.2 Trivas och må bra på jobbet Målet är uppnått. Kultur- och fritidskontorets sjuktal 2025 ligger kvar på samma nivå som 2024 men då kontorets resultat på OSA-undersökningen (där OSA står för organisatorisk, och social arbetsmiljö) väsentligt förbättrats så anses målet uppnått. Sjukfrånvaron för Kultur- och fritidsnämnden är 10,0 procentenheter för den senaste tolv månaders perioden. Kvinnors sjukfrånvaro har fortsatt ökat något medan mäns sjukfrånvaro har sjunkit igen efter 2024 års höga resultat. En stor anledning till att siffrorna ser ut på det sättet är på grund av långtidssjukskrivningar på grund av sjukdomar som inte är arbetsrelaterade. Det får också ett större utslag när arbetsgruppen är mindre En mätning av trivsel och arbetsmiljö görs genom OSA-undersökningen. Vid 2025 års undersökning så får kultur- och fritidskontoret en stor ökning på kontorets medelvärde. Vid analys av resultatet så uppger medarbetarna att "möjligheten att påverka" (78,3) och "psykologisk trygghet" (76,3) är områden med höga betyg. De områden med låga c 3 a resultat "ledarskap" (57,7) och "återhämtning" (66,3) har analyserats och ett program för b d d åtgärd är framtaget i KIA för att stärka dessa områden 2026. En första åtgärd är att c 9 5 gemensamt med HR genomföra ett ledarskapsarbete med ledningsgruppen. 7 3 0 8- c 3.1.1.3 Öka antalet nyttjade timmar i sport- och ishallar a a 2- 5 c Målet är uppnått. 4 d- 4 3 Den totala beläggningen för is- och idrottshallarna ligger på 26 656 timmar för 2025 4 8- motsvarande beläggning för 2024 är 26 528 timmar. Detta är en ökning av nyttjandet av 3 5 c timmar i sport- och ishallar med 128 timmar. b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si Idrottshallarna har en högre beläggningsgrad jämfört med ishallarna, om man inte räknar med räddningstjänstens nyttjande och sporthallen i Hargshamn, dvs den sporthall som inte nyttjas av skolan. Övriga hallar är uppbokade av skolan mellan kl 07:00 till 16:00 varje vardagar. Beläggningsgraden för Hargshamns sporthall är cirka 7 % och räddningstjänstens sporthall ligger på cirka 23 % per säsong. Frösåkershallen har den högsta beläggningen av alla, under skoltid nyttjas hallen oftast av två klasser samtidigt, det har även skapats en mindre hall i gamla badhuset för att rymma fler klasser och föreningar. Det saknas utrymme i Frösåkershallen för skolundervisning. Även Olandshallen i Alunda har en mycket hög beläggning under kvällar detta innebär att föreningar tilldelas tider i Gimo sporthall för att kunna bedriva den barn och ungdomsverksamhet som det finns efterfrågan för. Idrottshallarna har är en hög beläggningsgrad under skolterminerna (även kvällstid). Övrig tid är beläggningen låg och efterfrågan på halltider är svag, gäller främst sommarmånaderna. Inomhussporterna skulle kunna boka mer tid i början av höst och vårsäsongerna. Det sker inte på grund av ungdomsföreningar har uppgörelser där de låter barn/ ungdomar utöva den idrott som är i säsong för att inte få krock mellan sommar och vinteridrotter. Ishallarna är bokningsbara under 22 veckor per säsong (de veckor kommunen bekostar) och 15 timmar per dygn. Skolan bokar inte ishallarna i samma utsträckning som sporthallarna (och anger i tidigare genomförd internutredning att ishallar inte behövs för undervisning och uppnående av kursmål) vilket påverkar beläggningsgraden. Gimo IF HC och Östhammars SK hyr ofta extraveckor (utöver de 22 veckor som bekostas av kommunen) varje säsong för sina aktivitet till självkostnadspris. Båda ishallarna ökade sin beläggningsgrad för 2025. Nämndmåls styrtal Utfall Måltal 2025 Öka antalet nyttjade timmar i sport- och ishallar 3.1.2 Övriga nämndmål 3.1.2.1 Upplevelsen av trygghet Målet är uppnått. I Östhammars kommuns undersökning Invånarundersökning så ökar andelen medborgare som känner sin mycket trygg både på kommunens fritidsanläggningar och kommunens bibliotek. När vi ser på fritidsanläggningar så uppger 79% att de känner sig mycket trygg eller ganska trygg och på biblioteken är det 97% som uppger att de känner c a 3 sig mycket trygg eller ganska trygg. b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 3 8- 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si 3.1.2.2 Nöjda kommuninvånare Målet är uppnått. I den senaste invånarundersökningen får kultur- och fritidskontorets verksamheter fortsatt höga betyg på frågan hur verksamheterna fungerar. En framgångsfaktor bakom det goda resultatet i undersökningen är vårt arbete med att skapa ett attraktivt utbud av aktiviteter och program i alla våra verksamheter. Några exempel är Kulturveckan, Open Stage på Storbrunn, lovaktiviteter för barn och unga, utökat öppethållande på ungdomsgårdarna, fler öppet timmar på simhallarna och ett utökat utbud av kurser på Kulturskolan. Ett framgångskoncept för det fina resultatet är också att vi har ett gott samarbete med regionala organisationer, föreningsliv och näringsliv. Utbudet av aktiviteter har gjorts synligt i vår tidning Uppleva och Göra samt i en digital evenemangskalender som vi lanserat under året. c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si 3.2 Nämndens uppdrag 3.2.1 Upphandla och införa ett betalnings- och bokningssystem Uppdraget är genomfört. Under 2025 upphandlade och implementerade kultur-och fritidskontoret ett nytt digitalt system för bokning- och bidragslösningar. Kontorets medarbetare hanterar bokningar för samtliga av kommunens idrottslokaler och handlägger mer än 20 olika bidrag till de cirka 120 kultur- idrotts- och pensionärsföreningar som är registrerade i och utanför kommunen. Tidigare hanterades detta i flera olika system och tog mycket administrativ arbetstid. Det nya systemet medför förbättringar genom en smidigare hantering och uppföljning av bokningar och ärenden. Personella resurser kan nyttjas på bättre sätt vilket möjliggör ökad service till nya och befintliga kunder. Kunderna kan nu sköta alla sina bokningar, ansökningar och aktiviteter (biljetter, evenemang, kurser mm.) i ett och samma system. Under 2026 ska kontoret fortsätta marknadsföra systemet så att det når fler användare samt utveckla nya funktioner som underlättar och uppmuntrar både föreningar, privatpersoner och företag att nyttja befintliga anläggningar mer. Exempel på en sådan funktion är internetköp av träningskort. 3.2.2 Utreda simhallsbehov i kommunen Uppdraget är genomfört. Under 2025 har kultur-och fritidsnämnden haft i uppdrag att utreda simhallsbehov i kommunen. Kommunens simhallar byggdes under 1970-talet och trots att de har renoverats så har de likväl en begränsad livslängd. Utredningen skall ligga till grund för att kunna planera hur vi även framledes säkerställer att kommunens invånare har tillgång till simhall. Utredningen genomfördes som en sammanställning av verksamhetens behov. Resultatet visade att båda simhallarna nyttjas av skola, allmänhet och föreningsliv, men med betydande skillnader i nyttjandegrad. Sammanställningen påvisade även ett omfattande behov av renovering och delvis nybyggnation. Om dessa nödvändiga åtgärder vidtas beräknas livslängden för simhallen i Gimo sträcka sig till 2030 och simhallen i c Österbybruk till 2034. Utan åtgärder kan kommunen inom kort tvingas stänga en eller 3 a b båda anläggningarna. d d c 9 5 För att tillgodose kommuninvånarnas behov av simhall, har förvaltningen fått i uppdrag 7 3 0 att under 2026 genomföra en förstudie som avser utreda hur befintliga simhallar kan 8- a c ersättas eller återställas. a 2- 5 c Eftersom en nybyggnation eller omfattande renovering både är tidskrävande och 4 d- kostsamt krävs en långsiktig lösning, där förvaltningens samlade resurser utgör grunden 3 4 4 för såväl förstudien som det kommande genomförandet. 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si 3.3 Nämndens mål från aktiverande styrdokument 3.3.1 Friluftspolitisk plan för Östhammars kommun 2023-2025 Målet är inte uppnått. Målet är att göra friluftslivet mer tillgängligt för invånare och besökare. Planen innehåller sju åtgärder som ryms under planens giltighetstid. Planens resultat skall mätas mot styrtalet hur Östhammars kommun placerar sig på Naturvårdsverkets lista över Sveriges friluftskommun. år 2022 så låg Östhammars kommun på plats 53 på denna ranking och 2025 placerade sig Östhammars kommun på plats 67 av landets kommuner. Detta är en hög ranking men en försämring och målet är inte uppnått. Styrtal Utfall Måltal 2025 Sveriges friluftskommun 67 52 3.3.2 Biblioteksplan 2023-2026 Nämndmålet är uppnått. Folkbibliotekens fokusområden i biblioteksplanen är barn och ungdomar med fokus på språkutveckling och läsfrämjande arbete, service till personer med funktionsnedsättning, informationsteknik och digital delaktighet samt nationella minoriteter. Målen nås genom aktiviteter som information om läsning och språkutveckling till föräldrar, läsfrämjande insatser för barn och unga, insatser för barns språkutveckling, medskapande aktiviteter för barn och unga. Folkbiblioteken tillhandahåller medier och material som underlättar för personer som har svårt att läsa tryckt text, teknikrådgivning och support till besökare kring informationsteknik. När det gäller nationella minoriteter tillhandahåller biblioteken medier på andra språk än svenska samt ordnar programverksamhet kring nationella minoriteter. 4 Ekonomiskt utfall per 2025-12-31 (tkr) Kultur- och Fritidsnämnden redovisar ett överskott på 3 300 tkr. Brutto redovisar intäkter 3 400 tkr överskott hälften av överskottet är högre intäkter hos enheten fritid och hälsa. De två största avvikelserna är simhallen i Gimo som planerades stänga större delen av året för en renovering, renoveringen genomfördes inte med större intäkter som följd. Samt en stor ökning av besökare till det nyrenoverade Alundabadet. Hos Fritid och hälsa så har även vissa budgeterade poster för kommun interna kostnader c blivit lägre då arbete inte utförts. Personalkostnader redovisar ett överskott på 1 600 tkr 3 a b på grund av vakanser i form av sjukskrivningar. d d c 9 5 Budget Utfall 7 3 Nämnd Funktion/enhet Avvikelse 0 2025 2025 8- c a a Kultur- och Kultur- och fritidschef 1 913 1 872 41 2- 5 c fritidsnämnden 4 d- 4 3 Fritid och hälsa 25 159 22 505 2 654 4 8- 3 Kultur och bibliotek 20 801 20 578 223 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si Kulturskola 7 550 7 190 360 Summa 55 423 52 145 3 278 5 Investeringsutfall (tkr) Tilldelad Överflytt Total Utfall Projekt budget ad budget budget Avvikelse 2025 2025 fr. 2024 2025 Ofördelat 1 300 0 1 300 0 1 300 6 Fördjupad information från enheter och/eller verksamheter (tkr) Budget Utfall Funktion Enhet Avvikelse 2025 2025 c 3 a b d c d 9 5 7 3 0 8- a c a 2- 5 c 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si Detta dokument är elektroniskt signerat och juridiskt bindande. Signed by: PER-ÅKE BERG Signed by: TOMAS BENDIKSEN Date: 2026-03-04 15:17:13 Date: 2026-03-04 17:40:19 BankID refno: 019cb935-999a-7524-924c-9e016e9568d1 BankID refno: 019cb9b8-95d3-7ecb-b00b-78573bd7af98 Nämndsekreterare: Per-Åke Berg Justerare: Tomas Bendiksen Signed by: Bengt Niclas Bergström Date: 2026-03-04 15:46:01 BankID refno: 019cb94f-fad3-7a72-98e7-533de87dbfc8 Ordförande: Niclas Bergström c 3 a b d d c 9 5 7 3 0 8- c a a 2- c 5 4 d- 3 4 4 8- 3 5 c b 1 a e e: c n e er ef e r ur at n g Si Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument.