Vård- och omsorgsnämnden — 6 maj 2026

§ 49. Val av justerare Beslut Vård- och omsorgsnämnden utser Roger Lamell (S) att justera dagens protokoll.

§ 50. Fastställande av föredragningslista Beslut Vård- och omsorgsnämnden fastställer föredragningslistan. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 4 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-10

§ 51. Ärendestatistik från myndighet för mars 2025 Beslut Vård- och omsorgsnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning I syfte att kunna följa enheternas pågående arbete och belastning önskar nämnden kontinuerlig återkoppling av ett antal parametrar, utöver den uppföljning som görs inom ramen för ordinarie uppföljning av nyckeltal per tertial 2 och helår. Denna rapportering omfattar bland annat inledda utredningar, aktuella handläggningstider och tid för verkställighet. Beslutsunderlag Ärendestatistik för myndighet – mars Dagens sammanträde Muntlig föredragning Enhetschef Therese Karlström, enhetschef Jeanette Engberg, enhetschef Karolina Rankka och enhetschef Sandra Eriksson föredrar ärendet. Beslutet skickas för kännedom till Verksamhetschef Svjetlana Miletic SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 5 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-92

§ 52. Redovisning av hemtjänstens debiteringsgrad Beslut Vård och omsorgsnämnden tar del av redovisningen. Ärendebeskrivning Förvaltningen har fått i uppdrag av nämnden att rapportera hemtjänstens debiteringsgrad. Debiteringsgrad redovisas ortvis och per månad. Redovisningen omfattar: - Leveranssäkerhet som är ett mått på måluppfyllelse mot enskild brukare alternativt en grupp brukare. Måltalet är en leveranssäkerhet på 85 %. - Debiteringsgrad som är ett mått på relation mellan arbetad tid och fakturerad tid. Målet är en debiteringsgrad om 65 %. - Resultat per fakturerad timme som är ett mått på efterlevnad av kommunfullmäktiges mål ekonomi i balans inom hemtjänsten. Informationen är av vikt för nämnden ur ett kvalitetsperspektiv för att följa hur den beviljade tiden för brukare per ort faktiskt blir utförd samt som ett underlag för hemtjänstens ekonomiska resultat då ersättningen grundar sig i den faktiskt utförda tiden. Beslutsunderlag Debiteringsgrad hemtjänst Dagens sammanträde Muntlig föredragning Verksamhetschef Svjetlana Miletic föredrar ärendet. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 6 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-93

§ 53. Uppföljning av personalkontinuitet inom hemtjänsten Beslut Vård- och omsorgsnämnden tar del av redovisningen. Ärendebeskrivning Omsorgskontoret har fått i uppdrag av vård och omsorgsnämnden att stärka kontinuiteten med hemtjänstpersonal hos brukare. Målet för personalkontinuitet är att brukarna ska möta färre olika medarbetare. Målet är 14 personer under en 14-dagarsperiod. Under 2025 uppnådde hemtjänstens ett genomsnitt på 12–14 medarbetare. Verksamheterna fortsätter att arbeta med både kortsiktiga och långsiktiga åtgärder för att öka kontinuiteten, bland annat genom tydligare planering, ökad förutsägbarhet och ett mer personcentrerat arbetssätt. Beslutsunderlag Personalkontinuitet hemtjänst Dagens sammanträde Muntlig föredragning Verksamhetschef Svjetlana Miletic föredrar ärendet. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 7 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-6

§ 54. Sjukstatistik för februari 2025-februari 2026 Beslut Vård- och omsorgsnämnden tar del av redovisningen. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att månadsvis redovisa sjukstatistiken för nämndens verksamhetsområde. Nämnden bedömer det som viktigt att följa sjukstatistiken och vidtagna åtgärder för att följa upp medarbetares arbetsmiljö. En hög sjukfrånvaro kan också leda till ekonomiska konsekvenser. Sjukstatistiken ger en inblick i nuläget samt en överblick över tid för nämndens verksamheter. Detta ger underlag till budgetarbetet samt för att kunna planera åtgärder för att utveckla verksamheten ur ett sjuk/frisk-perspektiv. Redovisning av sjukstatistik avseende 13 månader bakåt i tid. Det möjliggör jämförelse av sjukstatistik samma månad föregående år. Den muntliga redovisningen kommer ske övergripande per verksamhetsområde och inte fokusera på enhetsnivå. Den totala sjukfrånvaron för omsorgskontoret följer kommunens kurva i stort. I februari 2026 är långtidssjukfrånvaron 3,8% och korttidssjukfrånvaron 9,4% inom omsorgskontoret. Beslutsunderlag Statistikunderlag februari 2025 - februari 2026 Ärendets behandling Redovisning har gjorts till vård- och omsorgsnämnden 2026-04-08 § 34. Dagens sammanträde Muntlig föredragning HR-partner Rebecca Revin, HR-partner Anette Bergman, verksamhetschef Svjetlana Miletic och verksamhetschef Emma Peters föredrar ärendet. . SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 8 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-106

§ 55. Informationsärende: Systematiskt arbetsmiljöarbete, block 1 Beslut Vård- och omsorgsnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att redovisa det pågående arbetet med det systematiska arbetsmiljöarbetet, block 1. Kommunens systematiska arbetsmiljöarbete följer ett årshjul som är uppdelat i två block. Under våren fokuserar verksamheten på att säkerställa att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar enligt fastställda rutiner, block 1. Under hösten genomför verksamheten undersökningar och vidtar åtgärder för att förbättra arbetsmiljön, block 2. Beslutsunderlag Årlig uppföljning av SAM 2026 Dagens sammanträde Muntlig föredragning HR-partner Rebecca Revin och HR-partner Anette Bergman föredrar ärendet. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 9 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-98

§ 56. Anskaffningsbeslut om digitala trygghetslarmstjänster särskilt boende och LSS gruppbostäder Beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att upphandla digitala trygghetslarmtjänster inom särskilt boende och LSS gruppbostäder. Förvaltningen får i uppdrag att genomföra upphandling. Ärendebeskrivning Östhammars kommun har i nuläget upphandlat avtal med Nkontakt för trygghetslarmstjänster inom särskilt boende och LSS gruppbostäder. Tjänsterna som används i nuläget är för att tillkalla hjälp av eller via: - Armbandsknapp eller halsbandsknapp - Sänglarm - Rörelselarm - Assistanslarm - Dörrlarm Tjänsterna syftar till att skapa trygghet för våra brukare. Nuvarande avtal löper ut 2026-10-26 och kommer att sägas upp. I upphandlingen ska nuvarande tjänster upphandlas. Upphandlingen ska ta höjd för möjligheten att kunna avropa annan välfärdsteknik som verksamheten sett behov av att införa under det närmsta året såsom GPS funktioner och digital tillsyn. Upphandling sker för avtalsperiod på fyra år med möjlighet till två tvååriga förlängningar. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Värdet på avtalet uppskattas till ca 2-2,5 miljoner kr per år. Finansieringen sker inom ramen för befintlig budget. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Verksamhetschef Emma Peters och utvecklare digitalisering Johanna Segerblad-Faltin föredrar ärendet. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 10 (24) Vård- och omsorgsnämnden Beslutet skickas för åtgärd till Socialchef Lina Edlund Verksamhetschef LSS/HSL och tillförordnad verksamhetschef SÄBO Emma Peters Beslutet skickas för kännedom till Upphandlingsenheten SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 11 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-69

§ 57. Budgetuppföljning för januari – mars 2026 Beslut Vård- och omsorgsnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Ekonomi tillsammans med socialchef informerar nämnden om utfall jämfört med budget för perioden januari till mars 2026. Verksamheten har ett kontinuerligt ansvar att följa sin ekonomi och sex gånger per år ska rapportering göras till nämnd/styrelse samt upprätta en helårsprognos. Vård- och omsorgsnämnden önskar budgetuppföljning vid varje nämndsammanträde. Om en nämnds uppföljning uppvisar negativ avvikelse så ska nämnden anmäla detta till kommunstyrelsen samt redogöra för orsaker och de åtgärder som nämnden planerar att vidta. En justering har gjorts efter arbetsutskottets sammanträde i budgetuppföljningen per mars. En bild (nr 3) har lagts till för att visa en årsprognos uppdaterad med de statsbidrag som inte finns med i budget, men kommer att påverka resultatet. Beslutsunderlag Budgetuppföljning mars Ärendets behandling Redovisning har gjorts till vård- och omsorgsnämnden 2026-04-08 § 37. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Ekonomichef Mattias Nilsson föredrar ärendet. Beslutet skickas för kännedom till Socialchef Lina Edlund Biträdande socialchef Ida Eklöf Ekonom Anne-Lie Andersson Ekonomichef Mattias Nilsson SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 12 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-9

§ 58. Verksamhetsuppföljning särskilt boende Beslut Vård och omsorgsnämnden tar del av redovisningen. Ärendebeskrivning Nämnden har givit förvaltningen i uppdrag att muntlig rapportera hur det går för kommunens särskilda boenden när det gäller ekonomi, arbetsmiljö, utmaningar och utveckling. Varje enhetschef redovisar resultatet för sin enhet tillsammans med ansvarig verksamhetschef. Beslutsunderlag Muntlig presentation Dagens sammanträde Muntlig föredragning Enhetscheferna Gabriella Svanberg, Jenny Melkerstrand, Lena Wallström, Siw Kytömäki , Veronica Persson samt verksamhetscheferna Svjetlana Miletic och Emma Peters föredrar ärendet. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 13 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-85

§ 59. Justering av beslut premiering av ökad debiteringsgrad Beslut Vård- och omsorgsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att avsätta budgetmedel för att premiera de hemtjänstenheter som uppnår högst debiteringsgrad per månad under perioden januari–december 2026. Premien utgår med 10 000 kr per månad. Beslutet ersätter tidigare beslut i vård- och omsorgsnämnden 2025-12-17 § 161 (VON-2025- 166). Ärendebeskrivning Hemtjänsten i egen regi har sedan tidigare uppdraget att säkerställa en god debiteringsgrad. En god debiteringsgrad innebär att en hög andel av personalens arbetstid planeras och utförs i brukarnas hem. För att ytterligare stärka arbetet med att öka debiteringsgraden önskar den politiska ledningen införa en premie som incitament. Att premiera ett gott arbete är ett beprövat sätt att stimulera förbättring och utveckling. Kommunen har tidigare framgångsrikt använt premier för att stärka personalkontinuiteten inom hemtjänsten. Förvaltningen föreslår att den hemtjänstenhet som uppnår högst debiteringsgrad per månad under perioden januari–december 2026 tilldelas en premie på 10 000 kronor. Premien utgår alltså vid tolv tillfällen under året. Ärendet rapporteras som informationsärende varje nämnd under 2026 i samband med redovisning av debiteringsgrad. Erfarenheterna från de enheter som får god debiteringsgrad ska delas inom ramen för verksamheternas ordinarie utvecklingsarbete. Kriterier för att erhålla premien - Mätning av debiteringsgrad sker månadsvis. - Den enhet som uppnår högst debiteringsgrad under respektive månad erhåller premien. - Premien ska användas till insatser som kommer all personal inom enheten till del. - Förvaltningen ansvarar för uppföljning och redovisning. För att säkerställa att premien endast erhålls vid goda resultat ska debiteringsgraden vara över snittet för november/december 2025 eller annat lämpligt mått. Befintligt beslut VON-2025-166 är formulerat på sådant sätt att premien skulle kunna bli förmånsbeskattad. För att undvika detta föreslår förvaltningen att den utbetalade premien stärker enhetens totala ekonomi och att detta beslut ersätter det tidigare. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 14 (24) Vård- och omsorgsnämnden Ekonomiska konsekvenser och finansiering Premien finansieras inom ordinarie budget. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Förändringsledare Niclas Sandin föredrar ärendet. Beslutet skickas för åtgärd till Förändringsledare Niclas Sandin Beslutet skickas för kännedom till Verksamhetschef Svjetlana Miletic Enhetschefer Gabriella Svanberg, Sofia Forsberg, Lizette Svahn, Lena Nilsson Sääf Socialchef Lina Edlund SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 15 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-83

§ 60. Yttrande/remissvar avseende Riktlinje för skydd av barn och unga Beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar att tillstyrka remissen Riktlinje för skydd av barn och unga, och att de synpunkter som framförs i nämndens yttrande särskilt beaktas i det fortsatta arbetet (bilaga 1). Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsnämnden har getts möjlighet att yttra sig över remissen Riktlinje för skydd av barn och unga. Bakgrunden är att kommunstyrelsen har initierat ett arbete för att ta fram en riktlinje som beskriver hur kommunen, genom ett systematiskt arbetssätt samt tidiga och samordnade insatser, ska förebygga och motverka att barn och unga utsätts för grooming, sexuellt utnyttjande, rekrytering till eller delaktighet i organiserad brottslighet samt annan form av exploatering. Sammanfattat yttrande - Bakgrundsavsnittet behöver nyanseras och stärkas med källhänvisningar avseende uppgifter om barns utsatthet, omfattning av droganvändning och rättsväsendets hantering. - Kunskapsmaterialet behöver vara evidensbaserat, väl beprövat och relevant för berörda professioner. - Kommunen har ansvar för det brottsförebyggande arbetet enligt lagen (2023:196), men bedriver inte brottsbekämpande verksamhet. Rubriken och beskrivningen under rubrik 4 behöver därför korrigeras. - Det behöver tydliggöra om riktlinjen avser en kommungemensam rutin eller en rutin per verksamhet. - Det behöver klargöras om rutinen/rutinerna ska omfatta även förebyggande insatser och inte enbart upptäckt eller anmälan, då vikten av det förebyggande arbetet bör framgå tydligare. Förslaget till yttrande i sin helhet enligt bilaga Yttrande/remissvar avseende Riktlinje för skydd av barn och unga. Beslutsunderlag Yttrande/remissvar avseende Riktlinje för skydd av barn och unga Riktlinje för skydd av barn och unga SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 16 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dagens sammanträde Muntlig föredragning Biträdande socialchef Ida Eklöf föredrar ärendet. Beslutet skickas för åtgärd till Kommunstyrelsen Beslutet skickas för kännedom till Socialchef Lina Edlund Biträdande socialchef Ida Eklöf Verksamhetschef Svjetlana Miletic SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 17 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2024-169

§ 61. Uppdrag: genomlysning och samlokalisering av daglig verksamhet Beslut Vård- och omsorgsnämnden tar del av genomförd genomlysning och beslutar att avsluta tilläggsuppdraget att ta fram ett förslag för att organisera daglig verksamhet inom egen regi i en gemensam lokal i Östhammars tätort. Beslutsmotivering Uppdraget avslutas eftersom genomförandet inte bedöms möjligt då inga lämpliga eller tillgängliga lokaler har identifierats. Ärendebeskrivning Vård- och omsorgsnämnden gav förvaltningen i uppdrag att genomföra en genomlysning av den dagliga verksamheten i egen regi. Syftet var att säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt och ändamålsenligt, i enlighet med LSS. Genomlysningen genomfördes i början av 2025 och redovisades därefter för arbetsutskottet. Arbetsutskottet beslutade då att utvidga uppdraget till att även omfatta ett förslag om att samla den dagliga verksamheten i egen regi i en gemensam lokal i Östhammars tätort. Förvaltningen har gjort en inventering av tillgängliga kommunala och privata lokaler. Inventeringen visar att det i dagsläget saknas lokaler för att kunna flytta verksamheterna till Östhammars tätort. Med anledning av det föreslår förvaltningen att uppdraget avslutas. Beslutsunderlag Genomlysning av daglig verksamhet inom egen regi Ärendets behandling Vård- och omsorgsnämnden 2024-12-11 § 161 gav förvaltningen i uppdrag att göra en genomlysning av dagligverksamhet inom egen regi. Återredovisningen ska göras till nämndens sammanträde 2 april 2025. Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott 2025-04-24 § 79 återremitterade ärendet för fortsatt beredning i form av att ta fram förslag för en flytt av all daglig verksamhet till Östhammars tätort. Ärendet återupptas på nämndens sammanträde i november. Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott 2025-06-04 § 111 gav förvaltningen i uppdrag att ta fram ett förslag för att organisera daglig verksamhet inom egen regi i en gemensam lokal i Östhammars tätort. Ärendet ska återrapporteras till nämndens sammanträde i november 2025. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 18 (24) Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott 2025-10-22 § 198 tar del av rapporten och ger förvaltningen i uppdrag att fortsatt utreda förvaltningens föreslagna alternativ bygga en ny lokal som klarar kraven för nuvarande verksamhet och brukare, hitta fler större lokaler som kan minska ner nuvarande antal till totalt två eller tre lokaler i befintligt bestånd eller något av alternativen ovan på köp- eller hyresmarknaden. Ärendet återupptas på arbetsutskottet i februari 2026. Beslutet skickas för kännedom till Socialchef Lina Edlund Verksamhetschefer Emma Peters och Svjetlana Miletic Enhetschef Marina Oskarsson Stabschef Pauliina Lundberg SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 19 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-91

§ 62. Revidering av dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden Beslut Vård- och omsorgsnämnden antar reviderad dokumenthanteringsplan (bilaga 2). Ärendebeskrivning Enligt Östhammars kommuns arkivreglemente (KS § 271/2015) ska varje myndighet ansvara för upprättandet av en egen dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar, hur de hanteras och uppgifter om bevarande och gallring. Varje nämnd i en kommun utgör en myndighet och handlingar som upprättas, inkommer eller expedieras samt förvaras utgörs av allmänna handlingar. Arkivreglementet kompletterar de bestämmelser som finns i arkivlagen och arkivförordningen. Dokumenthanteringsplanen är en sammanställning över de handlingar som förekommer inom nämndens verksamheter. I planen framgår var en handling finns, hur den förvaras, samt om den kan gallas efter en viss tid eller om den måste bevaras. Försörjning, integration och arbete, barn och unga, vuxen och LSS samt äldre och bistånd har dels utifrån genomförda organisationsförändringar samt dels utifrån behov av att uppdatera vilka handlingar som finns inom enheterna samt hanteringen av dessa identifierat behov av ändringar i befintlig dokumenthanteringsplan. Även handlingar inom nämndsprocessen har uppdaterats utifrån byte av system. Ändringarna finns beskrivna i underlaget ”Förslag reviderad dokumenthanteringsplan”. Beslutsunderlag Förslag reviderad dokumenthanteringsplan Dagens sammanträde Muntlig föredragning Nämndsekreterare Josefin Larsson föredrar ärendet. Beslutet skickas för åtgärd till Webbredaktör Carina Bäckström Teamledare registraturen Hanna Horneij Socialchef Lina Edlund Verksamhetschefer Svjetlana Miletic, Emma Peters Enhetschefer Karolina Rankka, Jeanette Engberg, Sandra Eriksson, Therese Karlström SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 20 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-1

§ 63. Information från förvaltningen Beslut Vård- och omsorgsnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Nämnden tar del av information från förvaltningen, främst från omsorgskontoret. Socialchef Lina Edlund informerade på arbetsutskottet om pågående rekryteringar och om Region Uppsalas ansträngda bemanning på Akademiska sjukhuset. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Socialchef Lina Edlund och medicinskt ansvarig sjuksköterska Anita Rönnback föredrar ärendet och informerar om - mall för levnadsberättelsen - rekryteringar - yrkesresan - platser under sommaren på korttidsenheten och närvårdsenheten - pensionsavgångar inom omsorgskontoret - status för samverkansavtal med fackliga organisationer - anmäla en risk för vårdskada enligt lex Maria SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 21 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-8

§ 64. Rapporter från förtroendevalda Beslut Vård- och omsorgsnämnden tar del av rapporterna. Ärendebeskrivning Rapporter och information från vård- och omsorgsnämndens ledamöter och ersättare. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Ordförande Sabina Ståhl (KD) informerar om ändrad starttid till kl.10.00 nästa sammanträde med anledning av en utbildning för arbetsutskottet. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 22 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-2

§ 65. Redovisning av delegationsbeslut Beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut. Ärendebeskrivning När vård- och omsorgsnämnden har delegerat sin beslutanderätt träder delegaten helt in i nämndens ställe. Beslut som fattas enligt delegationsordning är juridiskt sett vård- och omsorgsnämndens beslut och kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut. Alla delegationsbeslut ska anmälas till nämnden. Anmälan av delegationsbeslut inom vård- och omsorgsnämnden redovisas månadsvis. Alla delegationsbeslut är anonymiserade och det framgår vilka beslut som har fattats och av vem. Följande förteckningar över delegationsbeslut redovisas: • Arbetsutskottets protokoll från 2026-04-08 och 2026-04-22. Beslut i personärenden framgår i listorna nedan. • Ordförandebeslut fr.o.m. 2026-04-01 t.o.m. 2026-04-30. Beslut i personärenden framgår i listorna nedan. • Delegationsbeslut barn och unga samt vuxen fr.o.m. 2026-04-01 t.o.m. 2026-04-30. • Delegationsbeslut äldre och bistånd fr.o.m. 2026-04-01 t.o.m. 2026-04-30. • Delegationsbeslut socialpsykiatri och LSS fr.o.m. 2026-04-01 t.o.m. 2026-04-30. • Delegationsbeslut avgifter fr.o.m. 2026-04-01 t.o.m. 2026-04-30. • Delegationsbeslut färdtjänst och riksfärdtjänst fr.o.m. 2026-04-01 t.o.m. 2026-04-30. • Delegationsbeslut bostadsanpassning fr.o.m. 2026-04-01 t.o.m. 2026-04-30. • Delegationsbeslut parkeringstillstånd 2026-04-01 t.o.m. 2026-04-30. • Övriga delegationsbeslut inom nämnden fr.o.m. 2026-04-01 t.o.m. 2026-04-30. Beslutsunderlag Underlaget publiceras i portalen. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 23 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-24

§ 66. Anmälan av beslut fattade av ledamöter med kompletterande beslutanderätt Beslut Vård- och omsorgsnämnden godkänner redovisningen. Ärendebeskrivning Nämnden kan fördela beslutanderätten när nämndens beslut inte kan avvaktas. Kompletterande beslutanderätt följer direkt av lag och ger nämndens ordförande eller annan ledamot som nämnden förordnat rätt att fatta beslut när nämndens beslut inte kan avvaktas. För att nämnden ska ha insyn i hur dessa ärenden handläggs ska beslut som fattats av ordförande eller annan ledamot anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Följande beslut redovisas för perioden: 1. Beslut om omedelbart omhändertagande enligt 13 § LVM. Beslutet är taget 2026-04-22 av Sabina Ståhl. SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-05-06 24 (24) Vård- och omsorgsnämnden Dnr VON-2026-1

§ 67. Anmälningsärenden Beslut Vård- och omsorgsnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Redovisning av beslut som tagits av andra myndigheter samt annan information som berör nämndens verksamhetsområde. 1. Protokoll samverkan omsorgskontoret 23 april 2026 2. Beslut från Inspektionen för vård och omsorg, 2026-04-22 avseende en anmälan enligt lex Maria om risk för allvarlig vårdskada vid hemsjukvården i Östhammar. IVO beslutar att avsluta ärendet och kommer inte att vidta några ytterligare åtgärder (VON- 2025-174). Inkomna domar: 1. Beslut från Kammarrätten i Stockholm 2026-04-15 gällande beredande av vård av unga. Kammarrätten skriver av målet och fastställer förvaltningsrättens beslut om sekretess (mål nr1267-26. 2. Beslut från Förvaltningsrätten i Uppsala 2026-04-29 gällande omedelbart omhändertagande enligt LVM; fråga om avskrivning. Förvaltningsrätten skriver av målet från vidare handläggning. Beslutsunderlag Handlingarna publiceras i portalen. Upprops- och voteringslista 2026-05-06 1 (1) Sammanträdesdatum Sid Vård- och omsorgsnämnden Närvarande Ärendenr: Ärendenr: Ja Nej Tjänstgörande ersättare Ja Nej Avstår Ja Nej Avstår Grehn, Ann-Charlotte led. (S) X Lamell, Roger 2:e v.ordf. (S) X Svedin, Peter led. (S) X Söderblom, Anna-Lena 1:e v. ordf. (M) X Lundin, Mona led. (M) X Vonkavaara, Eva led. (SD) X Karl-Eriksdotter, Kristina led. (BOA) X Ståhl, Sabina ord. (KD) X Oskarsson, Linnea led. (C) X Fröjd, Helene ers. (S) X Persson, Lisbeth ers. (S) X Eklund, Rickard ers. (S) X Tjänstgör Malmsten, Per ers. (S) X Vakant ers. (M) Boman, Dennis ers. (SD) X Håkansson, Krister ers. (SD) X Ejerfeldt, Emy ers. (KD) X Sjöborg, Mats ers. (L) X Bilaga 1 VON §60/2026 Sidan 1 av 2 YTTRANDE/ REMISSVAR Datum Dnr Sid 2026-05-06 VON-2026-83 1 (2) Vård- och omsorgsnämnden Kommunstyrelsen Yttrande/remissvar avseende Riktlinje för skydd av barn och unga Vård- och omsorgsnämnden har getts möjlighet att yttra sig över remissen Riktlinje för skydd av barn och unga. Bakgrunden är att kommunstyrelsen har initierat ett arbete för att ta fram en riktlinje som beskriver hur kommunen, genom ett systematiskt arbetssätt samt tidiga och samordnade insatser, ska förebygga och motverka att barn och unga utsätts för grooming, sexuellt utnyttjande, rekrytering till eller delaktighet i organiserad brottslighet samt annan form av exploatering. Vård- och omsorgsnämnden ställer sig positiv till riktlinjens syfte och inriktning, vilka ligger i linje med socialtjänstlagens fokus på tidiga och förebyggande insatser. Inom nämndens ansvarsområde har arbetet annat förstärkts genom införandet av fältassistenter, vilket gör socialtjänsten mer synlig och lättillgänglig för barn och unga. Bakgrundsavsnittet Nämnden anser att vissa formuleringar i bakgrundsavsnittet är alltför generaliserande och behöver underbyggas på ett tydligare sätt. Beskrivningen av en ”samhällelig motvilja” bör antingen styrkas, omarbetas eller nyanseras. Nämnden efterfrågar även källhänvisningar för uppgifterna om andelen utsatta barn och den låga andelen ärenden som når rättsväsendet samt uppgiften om ungas ökade droganvändande, då tydliga referenser stärker dokumentets legitimitet. Brottsbekämpande och förebyggande arbete Arbetet utifrån riktlinjen överensstämmer med socialtjänstens ordinarie uppdrag med att utreda, ge stöd och skydd till barn och unga som är utsatta eller befinner sig i riskzon, samt att säkerställa att anmälningar hanteras skyndsamt enligt gällande lagstiftning. Däremot åligger det inte kommuner att bedriva brottsbekämpande arbete, som beskrivs under rubrik 4, varför detta behöver korrigeras. Däremot ska kommunen arbeta brottsförebyggande utifrån Lagen om kommuners ansvar för brottsförebyggande arbete (2023:196) och har skyldighet att lämna uppgifter till brottsbekämpande myndighet i enlighet med Lagen om skyldighet att lämna uppgifter till de brottsbekämpande myndigheterna (2025:170). Samverkan När det gäller samverkan vill nämnden lyfta fram att kommunen sedan tidigare etablerat SSPF (skola, socialtjänst, polis, fritid) som ett samverkansforum. Detta skapar redan idag goda förutsättningar för Bilaga 1 VON §60/2026 Sidan 2 av 2 YTTRANDE/ REMISSVAR Datum Dnr Sid 2026-05-06 VON-2026-83 2 (2) Vård- och omsorgsnämnden ett tidigt och samordnat arbete kring barn och unga i riskzon. En särskild samordnare är anställd för att strukturera och utveckla samverkansarbetet. Kunskapsmaterial Avseende kunskapsmaterialet som omnämns i riktlinjen betonar nämnden vikten av att det ska vara evidensbaserat, väl beprövat och relevant för de professioner som omfattas av utbildningskravet. Rutin/rutiner Nämnden ser behov av att tydliggöra om riktlinjen avser att respektive verksamhet ska ta fram en rutin eller om skrivningarna avser en kommungemensam rutin (sid 3: ”…kompletteras med rutiner och vägledningar i respektive verksamhet”, sid 5: ”Kommunen ska ha en tydlig rutin för…”). Det är också otydligt huruvida rutinen/rutinerna även ska omfatta förebyggande insatser eller enbart upptäckt eller anmälan, som beskriv under rubrik 6, Rutiner vid upptäckt eller anmälan. Sammanfattning • Bakgrundsavsnittet behöver nyanseras och stärkas med källhänvisningar avseende uppgifter om barns utsatthet, omfattning av droganvändning och rättsväsendets hantering. • Kunskapsmaterialet behöver vara evidensbaserat, väl beprövat och relevant för berörda professioner. • Kommunen har ansvar för det brottsförebyggande arbetet enligt lagen (2023:196), men bedriver inte brottsbekämpande verksamhet. Rubriken och beskrivningen under rubrik 4 behöver därför korrigeras. • Det behöver tydliggöra om riktlinjen avser en kommungemensam rutin eller en rutin per verksamhet. • Det behöver klargöras om rutinen/rutinerna ska omfatta även förebyggande insatser och inte enbart upptäckt eller anmälan, då vikten av det förebyggande arbetet bör framgå tydligare. Sidan 1 av 71 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för vård- och omsorgsnämnden Antaget av Vård- och omsorgsnämnden 2026-05-06 § 62 Gäller för Vård- och omsorgsnämnden Ersätter tidigare version Vård- och omsorgsnämnden 2025-02-26 § 14 Dokumentansvarig Kommunarkivarie Sidan 2 av 71 Innehållsförteckning Inledning................................................................................................................................ 4 Hantering och arkivering av allmänna handlingar .............................................................................. 4 Gallring och rensning .......................................................................................................................... 5 Dokumenthanteringsplan ....................................................................................................... 6 1. Administration .................................................................................................................... 6 1.1 Allmän administration ................................................................................................................... 6 1.2 Avvikelsehantering och synpunkter ............................................................................................... 9 1.3 Personuppgiftsbehandling (GDPR) ................................................................................................ 10 1.4 Projekthandlingar ........................................................................................................................ 12 1.5 Kvalitetsarbete ............................................................................................................................. 12 1.6 Ekonomi ...................................................................................................................................... 13 1.7 Privata medel ............................................................................................................................... 15 1.8 Fonder .......................................................................................................................................... 15 1.9 Upphandling ................................................................................................................................ 16 1.10 Nämnd ....................................................................................................................................... 17 1.11 Personaladministration .............................................................................................................. 18 1.12 Systemförvaltning ..................................................................................................................... 18 2. Myndighetsutövning ..........................................................................................................19 2.1 Individ- och familjeomsorg ......................................................................................................... 19 2.1.1 Barn och unga allmänt .......................................................................................................... 19 2.1.2 Barn och unga, placering ...................................................................................................... 23 2.1.3 Barn och unga, LVU............................................................................................................. 25 2.1.4 Försörjning, integration och arbete - allmänt ........................................................................... 26 2.1.5 Försörjning, integration och arbete - ekonomiskt bistånd .................................................... 29 2.1.6 Försörjning, integration och arbete - dödsboanmälan .......................................................... 31 2.1.7 Missbruk, våld i nära relation, socialpsykiatri – allmänt ...................................................... 32 2.1.8 Missbruk ............................................................................................................................... 36 2.2 Omsorg om äldre och personer med funktionsnedsättning ......................................................... 38 2.2.1 Handläggning socialtjänstlagen ............................................................................................ 38 2.2.2 Handläggning, avgifter ......................................................................................................... 41 2.2.3 Handläggning lagen som stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) .................... 43 2.3 Familjerätt ................................................................................................................................... 45 2.3.1 Adoptioner ............................................................................................................................ 45 Sidan 3 av 71 2.3.2 Faderskap- och föräldraskapsärenden .................................................................................. 46 2.3.3 Familjerätt övrigt .................................................................................................................. 47 2.4 Bostadsanpassning ....................................................................................................................... 49 2.5 Färdtjänst och riksfärdtjänst ........................................................................................................ 50 2.6 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade ........................................................................................ 51 3. Försörjning, integration och arbete - budget- och skuldrådgivning samt skuldsanering .......52 4. Rådgivningsverksamhet ...................................................................................................53 5. Öppenvårdsverksamhet (barn, unga, vuxna, familjer) .......................................................53 6. Genomföra uppdrag enligt LSS.........................................................................................54 6.1 Avlösarservice och ledsagarservice ............................................................................................. 54 6.2 Daglig verksamhet ....................................................................................................................... 56 6.3 Gruppbostad, servicebostad och korttidsboende ......................................................................... 57 6.4 Personlig assistans ....................................................................................................................... 59 7. Genomföra uppdrag enligt socialtjänstlagen (SoL) ...........................................................61 7.1 Boendestöd .................................................................................................................................. 61 7.2 Dagverksamhet ............................................................................................................................ 62 7.3 Hemtjänst..................................................................................................................................... 63 7.4 Korttidsplats ................................................................................................................................ 65 7.5 Larm ............................................................................................................................................ 66 7.6 Särskilt boende ............................................................................................................................ 66 8. Hemsjukvård ....................................................................................................................68 9. Förebyggande verksamhet ...............................................................................................70 Förteckning över system ......................................................................................................71 Sidan 4 av 71 Inledning Enligt Östhammars kommuns arkivreglemente (KS § 271/2015) ska varje myndighet ansvara för upprättandet av en egen dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar, hur de hanteras och uppgifter om bevarande och gallring. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och utövar tillsyn över att nämnderna fullgör sina skyldigheter. Bestämmelser om detta finns i arkivlagen och arkivförordningen. Varje nämnd i en kommun utgör en myndighet och handlingar som upprättas, inkommer eller expedieras samt förvaras utgörs av allmänna handlingar. Arkivreglementet kompletterar de bestämmelser som finns i arkivlagen och arkivförordningen. Dokumenthanteringsplanen är en sammanställning över de handlingar som förekommer inom vård-och omsorgsnämndens verksamheter. I planen framgår var en handling finns, hur den förvaras, samt om den kan gallras efter en viss tid eller om den måste bevaras. Denna dokumenthanteringsplan har tagits fram för att uppdatera nuvarande dokumenthanteringsplan och anpassa den till en digital dokumenthantering med e-arkivering Tanken är att information i första hand ska vara digital och bevaras digitalt gällande diarieförda handlingar i ärendehanteringssystemet upprättade från och med 2025. Hantering och arkivering av allmänna handlingar Med en handling avses en framställning eller upptagning i skrift eller bild som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas eller lagras endast med tekniska hjälpmedel. En handling blir allmän när den inkommer eller upprättas och förvaras hos en myndighet enligt Tryckfrihetsförordningen (TF). En allmän handling kan omfattas av sekretess och ska därför inte blandas ihop med en offentlig handling som inte är sekretessbelagd enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Handlingar som ska bevaras i pappersformat ska lämnas över till kommunarkivet i förslutet skick för arkivering vid varje årsslut. Att en handling bevaras innebär att den sparas för all framtid. För sådana handlingar ska arkivbeständigt skrivmaterial användas. Med skrivmaterial menas här skrivunderlag (papper, mikrofilm, etc.) och skrivverktyg (pennor, skrivare, kopiatorer, etcetera). Handlingar som sänds till kommunarkivet för arkivering ska rensas på gem, plastmappar och hängmappar. Handlingarna i varje diariefört ärende upprättat före 2025 ska läggas in i aktomslag. På alla aktomslag skrivs fullständiga uppgifter ut om diarienummer, diarieplatsbeteckning, myndighet/diarium och ärende/handlingsslag. För personakter ska dessutom fullständiga uppgifter som årtal och personnummer skrivas in i aktomslagen. Sidan 5 av 71 Till protokoll med mera används Svenskt arkiv som är ett arkivbeständigt och slitstarkt papper. Till övriga handlingar kan ett åldringsbeständigt papper användas. Det kopieringspapper som upphandlas centralt i kommunen är åldringsbeständigt. Protokoll från arbetsutskottet och nämnden e-signeras och bevaras i e-arkivet. Närarkiv 1 är arkivet en trappa upp på Kyrkogatan 14, Östhammar. Närarkiv 2 är arkivet på bottenplan på Kyrkogatan 14, Östhammar. Närarkiv 3 är arkivet på bottenplan på Kyrkogatan 14, Östhammar. Gallring och rensning Gallring av en allmän handling innebär att den förstörs. Radering av digitala handlingar i datorn, exempelvis e-post är också en form av gallring. Gallring kräver ett beslut av vård- och omsorgsnämnden, vilket sker genom att de föreslagna gallringsfristerna i dokumenthanteringsplanen antas av vård- och omsorgsnämnden. Enligt 10 § Arkivlagen ska det vid gallring av allmänna handlingar alltid tas hänsyn till att arkiven utgör en del av kulturarvet och att arkivmaterial som återstår ska tillgodose ändamål gällande rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och verksamheten samt forskningens behov. Gallringsfrist är den tid för gallring som anges i planen och räknas från utgången av det år handlingen kommit till. Gallring vid inaktualitet innebär att man gallrar handlingen när den inte längre behövs för verksamheten. Om det inte finns en fastställd gallringsfrist för en handlingstyp och det i dokumenthanteringsplanen står att en handlingstyp ska gallras vid inaktualitet ska en behovs- och gallringsanalys genomföras. ”Födda 5, 15, 25 bevaras” innebär att handlingar i ärenden om personer födda 5, 15 eller 25 varje månad ska bevaras i forskningssyfte. Dessa handlingar lämnas till kommunarkivet när övriga akter gallras. Rensning sker av handlingar som inte är allmänna handlingar enligt Tryckfrihetsförordningen (1949:105 2 kap §§ 3-7), exempelvis arbetsmaterial, utkast och andra typer av handlingar. De behöver därför inget gallringsbeslut. Rensning ska utföras av den som är insatt i ärendet. Sidan 6 av 71 Dokumenthanteringsplan 1. Administration 1.1 Allmän administration 1. Avtal och kontrakt (ej individ) a) Ärendehanteringssystem a) Diarieplan a) Bevaras Pappersoriginal bevaras. Avtal och kontrakt b) Kopior finns i b) Alfabetisk b) Vid inaktualitet som är e-signerade bevaras digital (e- Avtalskatalogen och arkiveras) Digframe (licensavtal) 2. Bildupptagning i form av Respektive enhet Årsvis Se anmärkning Bevaras i urval som dokumentation fotografier och film och berättelse om verksamheten. Fotografier av ringa betydelse kan gallras. 3. Brandskyddshandlingar Respektive enhet Vid inaktualitet Ingår i brandpärmen. 4. Diarieförda handlingar Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras om inte annat Diarieförda handlingar upprättade från och anges för handlingen i med 2025 som ska bevaras, ska e-arkiveras. denna plan. 5. Pappersorignial till inskannad Inaktuallitet Pappershandlingarna gallras efter inskanning handling i och läsbarhetskontroll. De elektroniska ärendehanteringssystem handlingarna bevaras om det framgår av dokumenthanteringsplan 6. Dokumenthanteringsplan Ärendehanteringssystem Bevaras Ingår i diarieförda handlingar. 7. Egenproducerat Intranätet Namn Vid inaktualitet Wordversion och kopia finns på server. informationsmaterial Sidan 7 av 71 8. Egenproducerade blanketter, Intranätet Namn Vid inaktualitet Wordversion och kopia finns på server. checklistor, handböcker och lathundar 9. E-post, SMS, röstbrevlåda som Outlook, telefon Får gallras när E-post, sms eller röstmeddelande som hänför initierar eller tillhör befintligt informationen förts sig till ett ärende ska dokumenteras i aktuellt ärende över till aktuellt system system. Den kvarblivna kopian får sedan gallras vid inaktualitet. 10. E-post, SMS, röstbrevlåda av Outlook, telefon Vid inaktualitet tillfällig betydelse 11. Fullmakter postöppning Registrator, pärm Alfabetisk Vid inaktualitet 12. Handlingar av ringa eller Alla Vid inaktualitet tillfällig betydelse 13. Kopior Alla Vid inaktualitet Här avses kopior där originalet finns tillgängligt inom kommunens verksamhet. 14. Korrespondens av betydelse Bevaras Förvaringsstället varierar. Kan vara exempelvis att det ärendehanteringssytem eller personakt. Se även e-post. 15. Korrespondens av tillfällig Alla Vid inaktualitet Se även e-post. betydelse 16. Krishanteringshandlingar Respektive enhet Vid inaktualitet Ingår i krispärmen. 17. Lokala handlingsplaner Respektive enhet Vid inaktualitet 18. Postlista Ärendehanteringssystem Kronologiskt Bevaras 19. Protokoll, ledningsgrupp Server Kronologisk Bevaras Digitala kopior gallras efter 2 år. Omsorgskontoret System för planering och uppföljning Sidan 8 av 71 20. Protokoll eller Respektive enhet Kronologisk Vid inaktualitet Om de inte innehåller beslut eller unik mötesanteckningar från interna information av direkt betydelse för verksamhetsmöten verksamheten eller tillför något i ett (avdelningsmöten, enhetsmöten, ärende. personalmöten, informationsmöten) 21. Kallelser, föredragningslista och Ledningskoordinator pärm Kronologisk 2 år De som används som register eller kopior på bilagor. Kopior: System för planering innehållsförteckningar till protokollen ska samverkansgrupp och uppföljning, intarnätet, bevaras. server Digitala kopior gallras efter 2 år. 22. Protokoll, samverkansgrupp Ledningskoordinator pärm Kronologisk Bevaras Digitala kopior gallras efter 2 år. Kopior: System för planering och uppföljning, intarnätet, server 23. Protokoll, arbetsplatsträffar Server Kronologisk 2 år På server under respektive enhet. 24. Protokoll, MBL Ärendehanteringssystem Kronologisk Bevaras (facklig förhandling) 25. Protokoll, skyddsrond System för arbetsmiljöarbete Bevaras 26. Remisshandlingar från Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Yttrande bevaras. myndigheter utanför kommunen 27. Remisshandlingar från nämnd/ Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Yttrande bevaras. Remisshandlingen styrelse inom kommunen bevaras hos den nämnd/styrelse som har remitterat ärendet. 28. Riktlinjer, beslutade av vård- och a. Ärendehanteringssystem Diarieplan a) Bevaras a) Med protokoll till beslutande omsorgsnämnden b. Digital kopia på b) Vid inaktualitet nämndsammanträde. intranätet b) Wordversion finns på server. 29. Rutiner Intranätet Vid inaktualitet När rutinen inte gäller eller har ersatts. Wordversion finns på server. Sidan 9 av 71 30. Riskbedömning inför ändringar i Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras verksamheten 31. Statistikuppgifter till IVO, SCB Närarkiv 1, pärm Årsvis 2 år och Socialstyrelsen, vår kopia på ivägskickat svar 1.2 Avvikelsehantering och synpunkter 1. Avvikelserapporter inklusive Avvikelseystem Diarieplan 10 år Gäller inkomna avvikelser, utredning/riskanalys utredningar och riskanalyser. 2. Lex Maria-ärenden Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Omfattar bla rapport, utredning och uppföljning. 3. Lex Sarah-ärenden Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Omfattar bla rapport, utredning och uppföljning. 4. Synpunkter och klagomål Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras 5. Åtgärdsrapport för synpunkter Ärendehanteringssyste Diarienummer Bevaras Sammanställning av analyser sker i och klagomål m verksamhets berättelse. Kopia hos chef. 6. Brev som skickas som Ärendehanteringssyste Diarienummer Bevaras Kopia hos chef. svar/bemötande på synpunkt. m 7. Årssammanställning av Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras synpunkter och klagomål Sidan 10 av 71 1.3 Personuppgiftsbehandling (GDPR) 1. Registerförteckningar enligt System för Vid inaktualitet Förteckning upprättas av den enskilda Dataskyddsförordningen informationssäkerhet, handläggaren till behandlingen av (GDPR) dataskydd och personuppgifterna och skickas till systemdokumentation kontaktperson för registrering i Dirsys. 2. Begäran om registerutdrag med Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Kopior på ev. handlingar som ingår i svaret svar behöver inte bevaras. 3. Dokumentation av mindre Ärendehanteringssystem Diarieplan Gallras efter 2 år Anmälan om mindre allvarlig allvarlig personuppgiftsincident hanteras i e- personuppgiftsincident tjänsten och gallras efter två år. Förs in förteckning över incidenter av GDPR-samordnaren. Sidan 11 av 71 4. Anmälan om E-tjänst/ Bevaras/gallras Anmälan inkommer via e-tjänst. Vid personuppgiftsincident ärendehanteringssystem allvarliga personuppgiftsincidenter så informeras integritetsskyddsmyndigheten och handlingen diarieförs i ärendehanteringssystemet och bevaras. Handlingarna ska e- arkiveras. Anmälda personuppgiftsincidenter gallras automatiskt ur e- tjänsteplattformen 2 år efter att ärendet har avslutats 5. Anmälan om E-tjänst/ Bevaras/gallras Anmälan inkommer via e-tjänst. Vid informationssäkerhets- ärendehanteringssystem allvarliga incident informationssäkerhetsincidenter så informeras MSB CERT-SE och handlingen diarieförs i ärendehanteringssystemet och bevaras. Handlingarna ska e- arkiveras. Anmälda informationssäkerhetsincidenter gallras automatiskt ur e- tjänsteplattformen 2år efter att ärendet har avslutats. 6. Personuppgiftsbiträde, Se avtal. avtal Sidan 12 av 71 1.4 Projekthandlingar 1. Minnesanteckningar från Projektpersonal Vid inaktualitet När relevant information förts över till möten slutrapport eller dylikt. 2. Projektplan inklusive Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras organisation, tidsplan och projektbudget 3. Protokoll från möten Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras 4. Slutrapport eller slutprodukt Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Notera att detta gäller oavsett om projektet utförs av egen personal eller konsulter. Slutprodukt är t.ex. riktlinje i ett projekt som går ut på att skapa en riktlinje. 5. Uppdragshandlingar, projekt Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras För projekt som får någon form av externt som genomförs helt eller bidrag (t.ex. pengar eller personal): delvis med externa resurser kontrollera om samarbetsparten ställer några krav på vilka handlingar som ska bevaras. 6. Uppdragshandlingar, projekt Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Uppdragsbeskrivningen för dessa projekt ska som genomförs helt med ingå i projektplanen. interna resurser 7. Utvärdering Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Om utvärdering genomförs. 1.5 Kvalitetsarbete 1. Enkäter, Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras sammanställningar/rapporter Sidan 13 av 71 2. Svar på enkäter från Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras myndigheter och likställda 3. Enkäter, svar och andra underlag Ärendehanteringssystem Diarieplan Vid inaktualitet När sammanställning genomförts så kan av ringa betydelse underlag och svar gallras. 4. Internkontroll Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner. Ingår i diarieförda handlingar. 5. Kvalitetsarbete Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Dokumentation av valt verktyg samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner. 6. Kvalitetsdokument, Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras processbeskrivningar 7. Målarbete Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Dokumentation av mål, strategier samt utvärderingar av arbetet. 1.6 Ekonomi 1. Ansökan till Migrationsverket, Ekonomiadministratör, pärm Årsvis 7 år Originalansökan skickas via Migrationsverket kopia e-tjänst. Efter 2 år flyttas kopian till Närarkiv 1. 2. Beslut från Migrationsverket, Ekonomiadministratör, pärm Årsvis 7 år Original hos Migrationsverket e-tjänst. kopia Efter 2 år flyttas kopian till Närarkiv 1. 3. Schablonbidrag Migrationsverket Ekonomiadministratör, pärm Årsvis 7 år Flyttas till Närarkiv 1 efter 2 år. 4. Attest- och utanordningsbevis Ekonomikontoret Bevaras Sidan 14 av 71 5. Statsbidrag, ansökan, bekräftelse Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras på rekvirering, underrättelse om utbetalning samt återrapportering 6. Budgetunderlag Ekonom, dator Vid inaktualitet K:\Sektor verksamhetsstöd\Ekonomi 7. Debiteringsunderlag Ekonomikontoret, pärm, server Namn 7 år K:\Sektor verksamhetsstöd\Ekonomi Digitala underlag i Månadsvis ekonomisystemet 8. Internfakturering Ekonomikontoret, pärm, server Verifikationsnummer 7 år K:\Sektor verksamhetsstöd\Ekonomi Digitala underlag i ekonomisystemet 9. Inventarieförteckning Enhetschef Vid inaktualitet 10. Kopia, avtal och fakturaunderlag Se Personlig assistans. externa utförare personlig assistans 11. Ludvikamoms, vår kopia. Ekonomikontoret Månadsvis 7 år Original till ekonomikontoret som skickar Digitala underlag i vidare. ekonomisystemet 12. Rapporter ur Ansvarig chef, server År/månadsvis 2 år redovisningssystemet, transaktionsrapport mm. 13. Resursfördelning Ansvarig chef, server, Excel Årsvis Vid inaktualitet 14. Verifikationer, Ekonomikontoret Årsvis, 7 år leverantörsfakturor, verifikations- Inskannade fysiska fakturor internfakturor, omföringar, in nummer förvaras av CGI och utbetalningar Digitalt underlag i ekonomisystemet Sidan 15 av 71 1.7 Privata medel 1. Avtal/överenskommelse Enhetschef Alfabetisk Bevaras för födda 5, 15, 25. 2. Redovising av privata medel Enhetschef Alfabetisk 10 år Kopia lämnas till enskild/företrädare (kassablad/kassajournal) Gallringsfristen utgår från regler om preskription, preskriptionslagen (1980:130). 3. Kvittokopior Enhetschef Alfabetisk 10 år Förvaras tillsammans med redovisningen. Original till enskild/företrädare 4. Delegering av privata medel Enhetschef Alfabetisk Vid inaktualitet 1.8 Fonder 1. Ansökningar Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras 2. Beslut Ärendehanteringssystem Bevaras Anmäls till nämnden och bevaras tillsammans med protokollen. 3. Urkunder rörande Ekonomikontoret donationsfonder, kopior Sidan 16 av 71 1.9 Upphandling 1. Anbud, antagna Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras någon dag efter utskick av tilldelningsbesked (eller att anbudsgivare underrättats i direktupphandling), pga. sekretess. 2. Anbud, inte antagna Upphandlingssystem Årsvis 2 år Förvaras separat. 3. Avtal Se avtal, punkt 1.1.1 4. Förfrågningsunderlag/ Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Se rutin: det får inte framgå hur många eller anbudsinfordran vilka underlaget skickats till. 5. Direktupphandlingsblankett för Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras efter att anbudsgivare underrättats. direktupphandlingar över 10 000 En kopia av kr. direktupphandlingsblanketten biläggs fakturan. 6. Direktupphandling under 10 000 Upphandlande handläggare Datum 2 år En kopia av dokumentationen biläggs kr, dokumentation fakturan. 7. Tilldelningsbesked till Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras någon dag efter utskick, pga. anbudsgivare sekretess. 8. Tilldelningsbeslut (ibland Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras någon dag efter tillsammans med utskick, pga. sekretess. anbudsprotokoll) 9. Öppningsprotokoll Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras Registreras någon dag efter ut- skick av tilldelningsbesked, pga. sekretess. 10. Övrig korrespondens och Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras dokumentation inom upphandlingen Sidan 17 av 71 1.10 Nämnd 1. Arvodesunderlag från System för förtroendevalda Kronologisk Pappershandlingen sammanträden för gallras efter förtroendevalda överföring av uppgifter i Troman. Gallras efter 10 år i Troman. 2. Kallelser/föredragningslistor till a) Server Årsvis a) Vid inaktualitet arbetsutskottet b) Politikerportal b) Vid inaktualitet 3. Kallelser/föredragningslistor till a) Server Årsvis a) Vid inaktualitet vård- och omsorgsnämnden b) Politikerportal b) Vid inaktualitet 4. Listor över delegationsbeslut Ärendehanteringssystem Diarieplan Bevaras 5. Minnesanteckningar från Server Årsvis Bevaras Skrivs ut och lämnas till slutarkiv efter politiska arbetsgrupper mandatperiod 6. Närvarolista Ingår i protokollet. 7. Protokoll, arbetsutskottet a. Ärendehanteringssystem Årsvis a) Bevaras Protokoll e-signeras med mobilt Bank-ID. b. Kopior finns på server och b) Vid inaktualitet Diarieförs årsvis i ett samlingsärende i i politikerportalen. ärendehanteringssystemet. Överförs till kommunens e-arkiv årsvis. 8. Protokoll, vård- och a) Ärendehanteringssystem Årsvis a) Bevaras Protokoll e-signeras med mobilt Bank-ID- omsorgsnämnden b) Kopior finns på server och b) Vid inaktualitet Diarieförs årsvis i ett samlingsärende i i politikerportalen. ärendehanteringssystemet. Överförs till kommunens e-arkiv årsvis Sidan 18 av 71 9. Protokollsbilagor, Ärendehanteringssystem Bevaras Ingår oftast i diarieförda handlingar tjänsteutlåtanden m.m. som ligger till grund för beslut 10. Protokoll, dialogmöte Ärendehanteringssystem Kronologisk Bevaras Samtal med vård- och omsorgsnämnden 11. Sekretessbevis för Nämndsekreterare, pärm Alfabetisk Bevaras Flyttas till slutarkiv efter mandatperiod förtroendevalda 12. Voteringslistor Ingår i protokollet. 1.11 Personaladministration Handlingar tillhörande området personaladministration, se kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. 1.12 Systemförvaltning 1. Licenser (avtal), kopior System för Alfabetisk Se avtal, p.1.1.1 De licenser som inte handhas av IT. informationssäkerhet, dataskydd och systemdokumentation 2. Systemdokumentation Server Bevaras Beskrivning av program, kodtabell m.m. 3. Användardokumentation a) Server a) Bevaras b) Intranätet b) Vid inaktualitet 4. Supportärenden Kund- och Kronologisk Vid inaktualitet ärendehanteringssystem 5. Kvittenser av utrustning Systemförvaltare, pärm Vid inaktualitet Ex mobiler, datorer. Sidan 19 av 71 6. Dokumentation kontroll av appar System för Bevaras informationssäkerhet, dataskydd och systemdokumentation Ej godkända på server 2. Myndighetsutövning 2.1 Individ- och familjeomsorg 2.1.1 Barn och unga allmänt 1. Inkomna rapporter och Närarkiv 1, pärm 2 år anmälningar som inte tillhör ett ärende. 2. Uppdragstagarakter Närarkiv vagn 5 år efter sista Beslut, utredningar, avtal. Kontaktfamilj/kontaktperson anteckningen. Familjehem/jourfamiljehem Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 20 av 71 3. Underlag till HR gällande Pärm Vid inaktualitet anställda uppdragstagare samt kontrakterade familjehem 4. Anmälningar som tillhör Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista ärenden, ger upphov till ärende anteckningen. eller leder till beslut om att ej Födda 5, 15, 25 inleda utredning, bevaras. 5. Ansökningar från enskild om Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista bistånd eller service med anteckningen. eventuella bilagor Födda 5, 15, 25 bevaras. 6. Kontaktfamilj/person Närarkiv 1, pärm Områdesvis, alfabetisk 2 år Intresseanmälningar 7. Avtal med kontaktpersoner, Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista kontaktfamilj, familjehem anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 8. Avtal eller ansvarsförbindelser Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista för kostnader i samband med anteckningen. behandlingshem HVB och Födda 5, 15, 25 utredningshem bevaras. 9. Anteckningar, utkast, Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i meddelanden av endast närarkivet. tillfällig betydelse och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, utredning eller liknande färdigställts 10. Avskrifter, kopior och Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i dupletter som inte behövs för närarkivet. att man rätt ska kunna förstå akten eller som finns i flera exemplar. Sidan 21 av 71 11. Beslut i enskilt ärende Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 12. Beslutsunderlag Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 13. Beslut och domar i Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista förvaltningsdomstol/ anteckningen. förvaltningsrätt Födda 5, 15, 25 bevaras. 14. Domar i personakter som ska Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Brottsmål etc. gallras/ Ej beslutsdomar 15. Fullmakter (överföringar se Närarkiv 1 Namn 5 år efter sista nedan) anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 16. Förundersökningsprotokoll Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet 17. Journalanteckningar i enskilt Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista I ärenden som ska bevaras skrivs ärende anteckningen. journalanteckningar ut. Födda 5, 15, 25 bevaras. 18. Kallelser (till rättegång, möte Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet med socialsekreterare mm) Sidan 22 av 71 19. Korrespondens av betydelse i Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista ärendet anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 20. Korrespondens av tillfällig Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet betydelse och/eller rutinmässig karaktär 21. Meddelanden om Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet förundersökning 22. Meddelanden om utskrivning Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Efter notering i akt. från vårdhem eller liknande 23. Meddelanden om att åtal ska Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet väckas 24. Planer: Arbetsplaner, Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista handlingsplaner, serviceplaner, anteckningen. genomförandeplaner och Födda 5, 15, 25 vårdplaner i enskilt ärende bevaras. 25. Polisrapporter om brott eller Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Rapporter som är underlag för beslut gallras misstanke om brott efter 5 år, eller bevaras för födda 5, 15, 25 26. Registerkontroller Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Infotorg, RFV-bild, släktutredning, KIR 27. Remisser Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Till exempel arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare 28. Trycksaker som inte haft någon Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i betydelse för ärendet närarkivet. 29. Underrättelser från Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet kronofogdemyndighet om avhysning 30. Utredningar i enskilt ärende Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 23 av 71 31. Underlag/ utkast som använts Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet till utredning eller tjänsteutlåtande 32. Överenskommelser med andra Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista myndigheter anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 33. Överklaganden inklusive Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista bilagor anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2.1.2 Barn och unga, placering 1. Anmälningar från polis, skola, Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras Om det lett till placering. etc. 2. Anmälningar om behov av Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras vård (till institutioner) 3. Ansökningar om vård (till Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras förvaltningsrätt) med bilagor 4. Asylsökande barn på institution Närarkiv 1 2 år efter det att eller familjehemsplacerade placering upphört 5. Avtal med föräldrar Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 6. Avtal/ Ansvarsförbindelser Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 7. Behandlingsplaner, Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras arbetsplaner genomförandeplan 8. Beslut och beslutsunderlag, Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras utredning Sidan 24 av 71 9. Domar Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 10. Eftergift av avgift för vård i Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras familjehem 11. Förteckning över barn under 18 år som vistas i familjehem eller annat enskilt hem: 1. Förteckning 1. Verksamhetssystem 1. Vid inaktualitet 2. Årssammanställning 2. Närarkiv 1, pärm 2. 2 år som skickas till IVO 12. Handlingar i namnärenden Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 13. Handlingar rörande Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras underställning till förvaltningsrätt 14. Kontaktfamiljsredovisning HR 15. Korrespondens av betydelse i Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras ärendet 16. Meddelanden om placering Närarkiv 1, pärm Kronologisk ordning När placeringen upphört Om socialtjänsten ej får kännedom om när inom kommunen av barn från en placering upphör kan meddelandena annan kommun. gallras 5 år efter sista notering. 17. Utredningar Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 18. Journalanteckningar Verksamhetssystem och Personnummerordning Bevaras Skrivs ut efter att ärendet avslutats. efter utskrift Närarkiv 1 19. Vårdplaner Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 20. Yttrande till åklagare, tingsrätt, Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras mm Sidan 25 av 71 2.1.3 Barn och unga, LVU 1. Ansökningar om vård med Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista bilagor anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2. Ansökningar om vård på Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista SiS institutioner anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 3. Begäran om handräckning Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 4. Efterlysningar Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 5. Egenavgiftsbeslut Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Aktuellt beslut och närmast föregående sparas i akt och övriga kan gallras. 6. Handlingar som skickats till Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista förvaltningsrätten anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Läkarintyg/provsvar som Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista begärts för att göra LVU- anteckningen. bedömning Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 26 av 71 8. Yttranden, t.ex. körkort, Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista åklagare, domstol anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2.1.4 Försörjning, integration och arbete - allmänt 1. Inkomna rapporter och a) Närarkiv 1, pärm a) 2 år b) Efter bedömning av chef anmälningar som inte b) Handläggare b) Vid inaktualitet c) Senast 3 månader efter beslut att ej inleda tillhör ärende och inte ger c) Verksamhetsystem c) Vid inaktualitet utredning upphov till ärende, inklusive register, för: a) Ej till aktpärm Vuxenenheten myndighet b) Handlingar av ringa betydelse c) Aktualiseringar i verksamhetssystem 2. Uppdragstagarakter Närarkiv vagn Som Anställningsuppgifter Kontaktfamilj/kontaktperson personakt Familjehem/jourfamiljehem 3. Hyreskontrakt, Närarkiv 1, akt Stiftelsen/kommunen, 2 år efter det att Under förutsättning att hyresskuld inte besiktningsprotokoll, etc. för personnummerordning kontraktet upphört att kvarstår. Sparas till slutbetalning eller bostäder som tillhandahålls av gälla avskrivning. socialtjänsten 4. Hyreskontrakt och avtal Närarkiv 1, pärm Namn 2 år efter avtalstidens (sociala kontrakt), kopior utgång 5. Anmälningar som tillhör ärenden Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista eller ger upphov till ärende anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 27 av 71 6. Ansökningar från enskild om Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista bistånd eller service med anteckningen. eventuella bilagor Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Avtal med kontaktpersoner, Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista kontaktfamilj, familjehem anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 8. Anteckningar, utkast, Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i meddelanden av endast tillfällig närarkivet. betydelse och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, utredning eller liknande färdigställts 9. Avskrifter, kopior och dupletter Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i som inte behövs för att man rätt närarkivet. ska kunna förstå akten eller som finns i flera exemplar. 10. Beslut i enskilt ärende Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 11. Beslutsunderlag Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 12. Beslut och domar i Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista förvaltningsdomstol/ anteckningen. förvaltningsrätt Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 28 av 71 13. Domar i personakter som Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Brottsmål etc. ska gallras/ Ej beslutsdomar 14. Fullmakter (överföringar se Närarkiv 1 Namn 5 år efter sista nedan) anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 15. Journalanteckningar i enskilt Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista I dessa ärenden skrivs journalanteckningar ärende anteckningen. ut efter avslutat ärende. Födda 5, 15, 25 bevaras. 16. Kallelser (till rättegång, möte med Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet socialsekreterare mm) 17. Korrespondens av betydelse i Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista ärendet anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 18. Korrespondens av tillfällig Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet betydelse och/eller rutinmässig karaktär 19. Planer: Arbetsplaner, Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista handlingsplaner, serviceplaner, anteckningen. genomförandeplaner och Födda 5, 15, 25 vårdplaner i enskilt ärende bevaras. 20. Registerkontroller tex Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet släktutredning, 21. Remisser (till t.ex. Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare) Sidan 29 av 71 22. Underrättelser från Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet kronofogdemyndighet om avhysning 23. Utredningar i enskilt ärende Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 24. Underlag/ utkast som använts till Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet utredning eller tjänsteutlåtande 25. Överenskommelser med andra Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista myndigheter anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 26. Överklaganden inklusive bilagor Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2.1.5 Försörjning, integration och arbete - ekonomiskt bistånd 1. Avtal om återbetalning av Närarkiv 1 Namn 5 år efter sista bistånd anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2. Beräkningar Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet 3. Fullmakter, överföringar. Närarkiv 1 Namn 5 år efter sista Original hos banken. anteckningen. Vår kopia. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 30 av 71 4. Hyreskontrakt, Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Original hos den enskilde. besiktningsprotokoll etc. för ekonomiskt bistånd, vår kopia. 5. Jobbsökarlistor Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet 6. Uppgifter om bilaga samt summa Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Bevaras i de fall personakten tillhör som noterats i personakten gallringsundantag enligt Socialtjänstlag kap. 12 2§ samt socialtjänstförordning 7 kap. 2§. 7. Bilagor till enskilds ansökan om Närarkiv 1 Personnummerordning 2 år Kan gallras under förutsättning att notering i bistånd personakten skett av uppgifter om bilagan (typ av bilaga samt summa). 8. Uppgifter om bilaga samt summa Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år Kan gallras under förutsättning att som noterats i personakten personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag kap. 12 2§ samt socialtjänstförordning 7 kap. 2§. 9. Meddelanden från hyresvärd Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet (hyresskulder, uppsägningar etc.) 10. Närvarorapporter Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Närvarorapport för aktivitet som varit krav för ekonomiskt bistånd. 11. Förmedling av enskilda medel: Närarkiv 1 Personnummerordning 1. Avtal 1. 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2. Räkenskaper 2. Vid inaktualitet 12. Sjukskrivningar Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Sparas i ärenden där det är av särskilt vikt. Sidan 31 av 71 13. Underlag till ansökan om Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Original hos den enskilde. försörjningsstöd (kopior av kvitton, kostnadsförslag för tandvård, glasögon mm, kopior av hyresavier, avbetalningskontrakt etc.) 2.1.6 Försörjning, integration och arbete - dödsboanmälan 1. Ansökan Närarkiv 1, pärm Kronologisk 5 år efter det att ärendet avslutats 2. Ekonomiska redovisningar Närarkiv 1, pärm Kronologisk 5 år efter det att ärendet avslutats 3. Fullmakter Närarkiv 1, pärm Kronologisk 5 år efter det att ärendet avslutats 4. Journalanteckningar Närarkiv 1, pärm Kronologisk 5 år efter det att ärendet avslutats 5. Kopior på fakturor Närarkiv 1, pärm Kronologisk 5 år efter det att ärendet avslutats 6. Korrespondens Närarkiv 1, pärm Kronologisk 5 år efter det att ärendet avslutats 7. Mottagnings-/utlämningskvitton Närarkiv 1, pärm Kronologisk 5 år efter det att ärendet på eventuellt omhändertagna avslutats kontanter, bankmedel och värdesaker 8. Protokoll över hembesök Närarkiv 1, pärm Kronologisk 5 år efter det att ärendet avslutats 9. Släktutredningar Närarkiv 1, pärm Kronologisk 5 år efter det att ärendet avslutats Sidan 32 av 71 2.1.7 Missbruk, våld i nära relation, socialpsykiatri – allmänt Handlingar inom missbruk och våld i nära relation förvaras i närarkiv 1. Handlingar inom socialpsykiatrin förvaras i närarkiv 3. 1. Inkomna rapporter och a) Närarkiv 1, pärm a) 2 år b) Efter bedömning av chef anmälningar som inte b) Handläggare b) Vid inaktualitet c) Senast 3 månader efter beslut att ej inleda tillhör ärende och inte ger c) Verksamhetsystem c) Vid inaktualitet utredning upphov till ärende, inklusive register, för: a. Ej till aktpärm Vuxenenheten myndighet b. Handlingar av ringa betydelse c. Aktualiseringar i verksamhetssystem 2. Uppdragstagarakter Närarkiv vagn Som personakt Anställningsuppgifter Kontaktfamilj/kontaktperson Familjehem/jourfamiljehem 3. Anmälningar som tillhör Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista ärenden eller ger upphov till Närarkiv 3 anteckningen. ärende Födda 5, 15, 25 bevaras. 4. Ansökningar från enskild om Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista bistånd eller service med Närarkiv 3 anteckningen. eventuella bilagor Födda 5, 15, 25 bevaras. 5. Avtal med kontaktpersoner, Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista kontaktfamilj, familjehem Närarkiv 3 anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 33 av 71 6. Avtal eller ansvarsförbindelser Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista för kostnader i samband med Närarkiv 3 anteckningen. behandlingshem Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Anteckningar, utkast, Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i meddelanden av endast tillfällig närarkivet. betydelse och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, utredning eller liknande färdigställts 8. Avskrifter, kopior och dupletter Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i som inte behövs för att man rätt närarkivet. ska kunna förstå akten eller som finns i flera exemplar. 9. Beslut i enskilt ärende Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista Närarkiv 3 anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 10. Beslutsunderlag Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista Närarkiv 3 anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 11. Beslut och domar i Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista förvaltningsdomstol/ Närarkiv 3 anteckningen. förvaltningsrätt Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 34 av 71 12. Domar i personakter som ska Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Brottsmål etc. gallras/ Ej beslutsdomar Närarkiv 3 13. Fullmakter (överföringar se Närarkiv 1 Namn 5 år efter sista nedan) Närarkiv 3 anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 14. Förundersökningsprotokoll Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Närarkiv 3 15. Journalanteckningar i enskilt Verksamhetsystem Personnummerordning 5 år efter sista I dessa ärenden skrivs journalanteckningar ut ärende anteckningen. efter avslutat ärende. Födda 5, 15, 25 bevaras. 16. Kallelser (till rättegång, möte Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet med socialsekreterare mm) Närarkiv 3 17. Räkningar. Vår kopia Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Räkningar för undersökningar utförda på Närarkiv 3 uppdrag av socialtjänsten; t.ex. från läkare, laboratorier, institutioner. Original hos den enskilde. 18. Korrespondens av betydelse i Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista ärendet Närarkiv 3 anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 35 av 71 19. Korrespondens av tillfällig Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet betydelse och/eller rutinmässig Närarkiv 3 karaktär 20. Meddelanden om Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet förundersökning Närarkiv 3 21. Meddelanden om utskrivning Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Efter notering i akt. från vårdhem eller liknande Närarkiv 3 22. Meddelanden om att åtal ska Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet väckas Närarkiv 3 23. Planer: Arbetsplaner, Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista handlingsplaner, serviceplaner, Närarkiv 3 anteckningen. genomförandeplaner och Födda 5, 15, 25 vårdplaner i enskilt ärende bevaras. 24. Polisrapporter om brott eller Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Rapporter som är underlag för beslut gallras misstanke om brott Närarkiv 3 efter 5 år, eller bevaras för födda 5, 15, 25 25. Remisser (till t.ex. Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet arbetsförmedling, Närarkiv 3 bostadsförmedling, läkare) Sidan 36 av 71 26. Utredningar i enskilt ärende Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista Närarkiv 3 anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 27. Underlag/ utkast som använts till Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet utredning eller tjänsteutlåtande Närarkiv 3 28. Överenskommelser med andra Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista myndigheter Närarkiv 3 anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 29. Överklaganden inklusive bilagor Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista Närarkiv 3 anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2.1.8 Missbruk 1. Ansökningar om vård enligt Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista LVM, med bilagor anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2. Ansökningar om vård på Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista institutioner anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 37 av 71 3. Begäran om handräckning Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 4. Efterlysningar Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 5. Egenavgiftsbeslut Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Aktuellt beslut och närmast föregående sparas i akt och övriga kan gallras. 6. Handlingar som skickats till Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista förvaltningsrätten anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Läkarintyg/provsvar som Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista begärts för att göra LVM- anteckningen. bedömning Födda 5, 15, 25 bevaras. 8. Yttranden, t.ex. körkort, Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista åklagare, domstol anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 38 av 71 2.2 Omsorg om äldre och personer med funktionsnedsättning 2.2.1 Handläggning socialtjänstlagen 1. Inkomna rapporter och a) Närarkiv 2, pärm a) 2 år anmälningar som inte tillhör b) Handläggare b) Vid inaktualitet b) Efter bedömning av chef. ärende och inte ger upphov till c) Verksamhetsystem c) Vid inaktualitet c) Senast 3 månader efter beslut att ej inleda ärende, inklusive register, för: utredning. a) Ej till aktpärm äldre och LSS myndighet b) Handlingar av ringa betydelse c) Aktualiseringar i verksamhetssystem 2. Uppdragstagarakter Dokumentskåp Som personakt Anställningsuppgifter Kontaktfamilj/kontaktperson Familjehem/jourfamiljehem 3. Förteckningar över boende i de Dator, register i Excel Ortsvis Vid inaktualitet Inaktualitet är vid avflyttning eller dödsfall. särskilda boendeformerna Kontinuerlig uppdatering. 4. Hyreskontrakt, Utredningsadministratör, Stiftelsen/kommunen, 2 år efter det att Under förutsättning att hyresskuld inte besiktningsprotokoll, etc. för pärm personnummerordning kontraktet upphört att kvarstår. Sparas till slutbetalning eller bostäder som tillhandahålls av gälla avskrivning. socialtjänsten 5. Anmälningar som tillhör Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista ärenden eller ger upphov till anteckningen. ärende Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 39 av 71 6. Ansökningar från enskild om Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista bistånd eller service med anteckningen. eventuella bilagor Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Avtal med kontaktpersoner, Dokumentskåp Personnummerordning 5 år efter sista kontaktfamilj, familjehem anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 8. Anteckningar, utkast, Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i meddelanden av endast tillfällig Närarkivet. betydelse och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört i och med att slutlig skrivelse, promemoria, utredning eller liknande färdigställts 9. Avskrifter, kopior och dupletter Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i som inte behövs för att man rätt Närarkivet. ska kunna förstå akten eller som finns i flera exemplar. 10. Beslut i enskilt ärende Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 11. Beslutsunderlag Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista Tex. Läkarintyg, intyg från legtimerad anteckningen. personal Födda 5, 15, 25 bevaras. 12. Beslut och domar i Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista förvaltningsdomstol/ anteckningen. förvaltningsrätt Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 40 av 71 13. Domar i personakter som ska Närarkiv 2 Personnummerordning Vid inaktualitet Brottsmål etc. gallras/ Ej beslutsdomar 14. Fullmakter Närarkiv 2 Namn 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 15. Journalanteckningar i enskilt Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista Journalanteckningar skrivs ut kontinuerligt. ärende anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 16. Kallelser (till rättegång, möte Närarkiv 2 Personnummerordning Vid inaktualitet med socialsekreterare mm) 17. Korrespondens av betydelse i Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista ärendet anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 18. Korrespondens av tillfällig Närarkiv 2 betydelse och/eller rutinmässig karaktär 19. Meddelanden om utskrivning Närarkiv 2 Personnummerordning Vid inaktualitet Efter notering i akt. från vårdhem eller liknande 20. Planer: Arbetsplaner, Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista handlingsplaner, serviceplaner, anteckningen. genomförandeplaner och Födda 5, 15, 25 vårdplaner i enskilt ärende bevaras. 21. Registerkontroller (infotorg, Närarkiv 2 Personnummerordning Vid inaktualitet RFV-bild, släktutredning, KIR) Sidan 41 av 71 22. Trycksaker som inte haft någon Handläggare Rensas Ska rensas ur akten innan den placeras i betydelse för ärendet närarkivet. 23. Utredningar i enskilt ärende Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 24. Underlag/ utkast som använts till Närarkiv 2 Personnummerordning Vid inaktualitet utredning eller tjänsteutlåtande 25. Överenskommelser med andra Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista myndigheter anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 26. Överklaganden inklusive bilagor Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2.2.2 Handläggning, avgifter 1. Avgiftsbeslut Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt Närarkiv 3 anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2. Dagjournaler, matlådor Avgiftshandläggare, Månadsvis 7 år Utgör debiteringsunderlag pärm 3. Debiteringslistor Avgiftshandläggare, Månadsvis 7 år Flyttas till Närarkiv 1 efter ca 2 år. pärm Sidan 42 av 71 4. Fullmakter/registerutdrag Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 5. Inkomstuppgifter från brukare Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 6. Inkomna, utgående och Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt upprättande handlingar av anteckningen. betydelse i ärendet. Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Inkomna, utgående och Närarkiv 3 Personnummerordning Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 8. Jämkningsbeslut Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt omsorgsavgifter anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 9. Kravbrev omsorgsavgifter Ekonomikontoret Namn Vid inaktualitet Tidigast 6 månader efter att ärendet avslutats. 10. Krediteringar omsorgsavgifter Ekonomikontoret, pärm Årsvis, 7 år Fysisk kopia sparas i pärm under ca två år Digitala underlag i verifikationsnummer ekonomiystemet 11. Registreringar hjälpmedel Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 43 av 71 12. Underlag för fastställande av Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt avgift anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2.2.3 Handläggning lagen som stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) 1. Inkomna rapporter och a) Närarkiv 2, pärm a) 2 år a) Efter bedömning av chef. anmälningar som inte tillhör b) Handläggare b) Vid inaktualitet b) Senast 3 månader efter beslut att ej inleda ärende och inte ger upphov till c) Vid inaktualitet c) Verksamhetssystem utredning. ärende, inklusive register, för: a) Ej till aktpärm äldre och LSS myndighet b) Handlingar av ringa betydelse c) Aktualiseringar i verksamhetssystem 2. Uppdragstagarakter Dokumentskåp Som Anställningsuppgifter Kontaktfamilj/kontaktperson personakt Familjehem/jourfamiljehem 3. Förteckningar över boende i Server, register i Excel Ortsvis Vid Inaktualitet är vid flytt. boende med särskild service inaktualitet Kontinuerlig uppdatering. 4. Hyreskontrakt, Utredningsadministratör, Stiftelsen/kommunen, 2 år efter det Under förutsättning att hyresskuld inte besiktningsprotokoll, etc. för pärm personnummerordning att kontraktet kvarstår. Sparas till slutbetalning eller bostäder som tillhandahålls av upphört att avskrivning. socialtjänsten gälla 5. Begäran om insatser samt Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista eventuella bilagor anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 44 av 71 6. Beslut Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Beställning/beslutsunderlag Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 8. Domar i personärende Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 9. Fullmakter Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 10. Förhandsbesked Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 11. Handlingar angående Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista överklagande anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 12. Handlingar angående Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista förordnande av god man, anteckningen. förvaltare eller förmyndare Födda 5, 15, 25 bevaras. 13. Individuella planer Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 45 av 71 14. Korrespondens av betydelse Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 15. Korrespondens av tillfällig Handläggare eller Personnummerordning Vid inaktualitet betydelse och/eller rutinmässig Närarkiv 2 karaktär 16. Utlåtanden Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 17. Utredningar och Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista journalanteckningar anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 18. Ärendeblad/Journalblad Närarkiv 2 Personnummerordning 5 år efter sista Födda 5, 15, 25 bevaras. anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2.3 Familjerätt 2.3.1 Adoptioner 1. Beslut Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras 2. Handlingar i Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras överklagningsärenden 3. Handlingar rörande barnets Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras ursprung Sidan 46 av 71 4. Korrespondens av betydelse i Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras ärendet 5. Referenser Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras 6. Samtycken med bilagor Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras 7. Uppföljningsrapporter Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras (anteckningar från hembesök etc.) 8. Utredningar/ Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras journalanteckningar i enskilt ärende 9. Yttranden från nämnden för Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras internationella adoptioner (NIA) 10. Yttranden från nämnd Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras 2.3.2 Faderskap- och föräldraskapsärenden Alla handlingar skickas för slutakrivering efter att ärendet avslutas. 1. Anmälningar om faderskap Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras och föräldraskap 2. Domar Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 3. Faderskapsbekräftelser Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 4. Föräldraskapsbekräftelser Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 5. Handlingar i rättsgenetiska och Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras rättskemiska undersökningar Sidan 47 av 71 6. Handlingar rörande Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras nedläggning av faderskapsutredning 7. Intyg Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras Ultraljudsundersökning, förlossning, utveckling etc. 8. Korrespondens av betydelse i Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras ärendet 9. Protokoll Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras 10. Underrättelser från lokala Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras skatteförvaltningen om nyfött barn till ogift mor 11. Underrättelse om vårdnaden Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras om barn 12. Utredning/ Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras journalanteckningar 13. Anmälan om gemensam Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras vårdnad 2.3.3 Familjerätt övrigt 1. Handlingar i namnärenden Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2. Avtal om umgänge, boende Närarkiv 1, akt Årsvis När barnet fyllt 18 år och vårdnad 3. Domar och underrättelser i Närarkiv 1, akt Årsvis 5 år efter sista vårdnadsboende- och anteckningen. umgängesärenden Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 48 av 71 4. Vårdnads- boende- och Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista umgängesutredningar anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 5. Begäran om umgängesstöd Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista från Tingsrätten anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 6. Snabbupplysningar Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Upplysningar I form av Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista socialregisterutdrag anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 8. Särskild förordnad Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista vårdnadshavare anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 9. Vårdnadsöverflyttningar Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 10. Varaktigt förhindrande Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 49 av 71 11. Avliden vårdnadshavare Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 12. Utredning vid olämplig Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista särskild förordnad anteckningen. vårdnadshavare Födda 5, 15, 25 bevaras. 13. Samarbetssamtal med begäran Handläggare 5 år efter sista från Tingsrätten anteckningen. 14. Samarbetssamtal frivilliga Handläggare 5 år efter sista Registreras i verksamhetssystem. anteckningen. 15. Underrättelse från tingsrätten Närarkiv 1, pärm Vid inaktualitet om att förälder begärt skilsmässa 16. Kontaktfamilj/person Närarkiv 1, pärm Områdesvis, alfabetisk 2 år Intresseanmälningar 17. Beslut att ej lämna Närarkiv 1, pärm Områdesvis, alfabetisk 2 år medgivande 18. Underrättelse till socialnämnd Närarkiv 1, pärm Kronologisk Vid inaktualitet När vårdanden är fastställd/ ärendet avslutat. om inflyttat barn 19. Samtalsintyg för Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista informationssamtal anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras. 2.4 Bostadsanpassning 1. Protokoll över beslut om Närarkiv Anhörigcentrum Ärendenummerordning Bevaras bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag Sidan 50 av 71 2. Register över åtgärdade Närarkiv Anhörigcentrum Ärendenummerordning Bevaras lägenheter och hus 3. Statistiska sammanställningar Närarkiv Anhörigcentrum Ärendenummerordning Bevaras Statistiska sammanställningar 4. Överklagan och tillhörande Närarkiv Anhörigcentrum Ärendenummerordning Bevaras Överklagan och tillhörande handling handling 5. Ansökan och beslut om Närarkiv Anhörigcentrum Ärendenummerordning Gallring 10 år efter bostadsanpassning, beslutets utgång eller 1 reparationsbidrag och år efter avskrivning återställningsbidrag 6. Dokumentation om material Närarkiv Anhörigcentrum Ärendenummerordning Gallring 10 år efter och installationer som behövs beslutets utgång för framtida reparationer och underhåll 7. Övrig information ,tex Närarkiv Anhörigcentrum Ärendenummerordning Gallring 10 år efter Övrig information ,tex utredning, fullmakt, utredning, fullmakt, intyg, beslutets utgång eller 1 intyg, ritningar, åtgärdsförslag från ritningar, åtgärdsförslag från år efter avskrivning. terapeuter, offerter, delgivningskvitto, terapeuter, offerter, mottagningsbevis, begäran om utbetalning, delgivningskvitto, kopia på faktura, kontobevis och mottagningsbevis, begäran om registerunderlag utbetalning, kopia på faktura, kontobevis och registerunderlag 2.5 Färdtjänst och riksfärdtjänst 1. Ansökan med bilagor, Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år utredning samt beslut om Födda 5, 15, 25 färdtjänst bevaras. 2. Domar Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år Födda 5, 15, 25 bevaras 3. Fullmakter/registerutdrag Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år Födda 5, 15, 25 bevaras Sidan 51 av 71 4. Inkomna, utgående och Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år upprättande handlingar av Födda 5, 15, 25 bevaras betydelse i ärendet. 5. Inkomna, utgående och Närarkiv 3 Personnummerordning Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 6. Inkomna rullstolsintyg och Närarkiv 3 2 år medicinska utlåtanden som inte ger upphov till ärende 7. Journalanteckningar Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år Närarkiv 3 Födda 5, 15, 25 bevaras 8. Register över Verksamhetssystem 5 år färdtjänstberättigade 9. Yttranden Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år Närarkiv 3 Födda 5, 15, 25 bevaras 10. Återkallelse av tillstånd Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år 11. Överklagan Närarkiv 3 Personnummerordning 5 år Födda 5, 15, 25 bevaras 2.6 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade 1. Ansökan och beslut Arkivskåp Kronologiskt 1 år 1 år efter utgången giltighetstid eller efter avslag. Sidan 52 av 71 Nr. Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallr Anmärkningar as 2. Utredningshandlingar Arkivskåp Kronologiskt 1 år 1 år efter utgången giltighetstid eller efter avslag. 3. Återtagna ansökningar Arkivskåp 1. Årsvis efter namn A- 2 år Ö. 3. Försörjning, integration och arbete - budget- och skuldrådgivning samt skuldsanering 1. Kölistor Närarkiv 1 eller Kronologisk ordning Vid inaktualitet handläggaren 2. Kölistor, datorregister Server Vid inaktualitet 3. Register till ärenden rörande Server, BOSS Ärendenummerordning 5 år Gallras samtidigt som akten. budget- och skuldrådgivning. Datorregister. HEP = Hushållsekonomiskt program. 4. Statistikunderlag/ statistik för Närarkiv 1 (med statistik) Årsvis Vid inaktualitet Sedan sammanställning/ redovisning skett budget- och skuldrådgivning eller handläggaren till Konsumentverket. 5. Ärenden rörande Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, budgetrådgivning skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, korrespondens, fullmakt, verifikat t.ex. lönebesked, beslut bo- stadsbidrag, hyreskontrakt, löpande utgifter och inkomster. Sidan 53 av 71 6. Ärenden rörande Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter att T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldrådgivning, ej prövade betalningstiden löpt ut skuldöversikter och kal- kyler, underlag från enligt skuldsaneringslagen långivare, kopior av korrespondens och frivilliga överenskommelser med fordringsägare, fullmakt. 7. Ärenden rörande Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter att T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldsanering prövade enligt betalningstiden löpt ut skuldöversikter och kalkyler, underlag från skuldsaneringslagen. långivare, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogde- myndighet samt förekommande tingsrättsbeslut fullmakt för informationsinhämtning. 4. Rådgivningsverksamhet 1. Minnesanteckningar kring Dokumentskåp Vid inaktualitet klienter 2. Statistik över året Server Bevaras 5. Öppenvårdsverksamhet (barn, unga, vuxna, familjer) 1. Genomförandeplan Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. Original skickas till Verksamhetssystem anteckning i akten handläggare vid avslut. Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 54 av 71 2. Social journal Verksamhetssystem 5 år efter sista Tillhör personakt. Original skickas till anteckning i akten handläggare vid avslut. Födda 5, 15, 25 bevaras. 3. Uppdrag (beställning) Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. Original skickas till anteckning i akten handläggare vid avslut. Födda 5, 15, 25 bevaras. 4. Kvittenser nycklar Enhetschef, pärm Vid inaktualitet När nyckel återlämnats. 5. Ärendefördelning Server Vid inaktualitet 6. Statistik över året Server Bevaras 6. Genomföra uppdrag enligt LSS 6.1 Avlösarservice och ledsagarservice 1. Arbetsanteckningar, Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattats i rapportblad personakt. 2. Beställning (uppdrag) Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 3. Checklista Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet 4. Faktablad Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Sidan 55 av 71 5. Genomförandeplan Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 6. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. upprättade handlingar av anteckning i akten betydelse i ärendet Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig och eller rutinmässig karaktär 8. Kontaktman, register Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Kontinuerlig uppdatering. 9. Levnadsberättelse Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 10. Riskbedömning, brukare Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Enhetschef, server 11. Signeringslistor Enhetschef 5 år (signatur och namn) 12. Social journal Verksamhetssystem 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 56 av 71 6.2 Daglig verksamhet 1. Arbetsanteckningar, Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattats i rapportblad personakt. 2. Beställning (uppdrag) Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 3. Checklista Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet 4. Faktablad Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet 5. Genomförandeplan Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut vid slutarkivering. 6. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. upprättade handlingar av anteckning i akten betydelse i ärendet Födda 5, 15, 25 bevaras. 7. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig och eller rutinmässig karaktär 8. Kontaktman, register Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Kontinuerlig uppdatering. Sidan 57 av 71 9. Levnadsberättelse Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 10. Riskbedömning, brukare Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Enhetschef, server 11. Signeringslistor Enhetschef 5 år (signatur och namn) 12. Social journal Verksamhetssystem 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 6.3 Gruppbostad, servicebostad och korttidsboende 1. Arbetsanteckningar, Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattats i rapportblad personakt. 2. Besiktningsprotokoll Enhetschef Alfabetisk 2 år 3. Beställning (uppdrag) Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. Grupprum, pärm anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 4. Checklista Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet 5. Faktablad Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Sidan 58 av 71 6. Förteckningar över Enhetschef, pärm Alfabetisk Vid inaktualitet Inaktualitet är vid avslut. boende Kontinuerlig uppdatering. 7. Genomförandeplan Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut vid slutarkivering. 8. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. upprättade handlingar av anteckning i akten betydelse i ärendet Födda 5, 15, 25 bevaras. 9. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig och eller rutinmässig karaktär 10. Kvittenser nycklar Enhetschef Vid inaktualitet När nyckeln återlämnats. 11. Kontaktman, register Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Kontinuerlig uppdatering. 12. Levnadsberättelse Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 13. Riskbedömning, brukare Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Enhetschef, server 14. Signeringslistor Enhetschef 5 år (signatur och namn) 15. Social journal Verksamhetssystem 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 59 av 71 6.4 Personlig assistans 1. Arbetsanteckningar, Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattats i rapportblad personakt. 2. Avtal – utföra personlig Enhetschef, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. assistans anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 3. Beslut och avtal från Ekonomiadministratör, pärm Namn 2 år För faktuering av de första 20 Försäkringskassan, vår timmarna. kopia 4. Beställning (uppdrag) Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 5. Checklista Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet 6. Faktablad Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet 7. Genomförandeplan Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut vid slutarkivering. 8. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. upprättade handlingar av anteckning i akten betydelse i ärendet Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 60 av 71 9. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig och eller rutinmässig karaktär 10. Kvittenser nycklar Enhetschef, pärm Vid inaktualitet När nyckeln återlämnats. 11. Kontaktman, register Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Kontinuerlig uppdatering. 12. Levnadsberättelse Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 13. Riskbedömning, brukare Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Enhetschef, server 14. Räkenskapskopior, Namn 2 år utbetalnings- och avstämningsbesked 15. Sigeringslistor Enhetschef, pärm 5 år (signatur och namn) 16. Social journal Verksamhetssystem 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 17. Timredovisning, vår Enhetschef, pärm 7 år Original skickas till Försäkringskassan kopia Debiteringsunderlag. Sidan 61 av 71 7. Genomföra uppdrag enligt socialtjänstlagen (SoL) 7.1 Boendestöd 1. Beställning (uppdrag) Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 2. Genomförandeplan Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. Grupprum, pärm anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 3. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. upprättade handlingar av anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut betydelse i ärendet Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 4. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig och eller rutinmässig karaktär 5. Kvittenser nycklar Enhetschef, pärm Namn Vid inaktualitet När nyckeln återlämnats. 6. Riskbedömning, brukare Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet 7. Social journal Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. Sidan 62 av 71 7.2 Dagverksamhet 1. Beställning (uppdrag) Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 2. Genomförandeplan Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut vid Födda 5, 15, 25 slutarkivering. bevaras. 3. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. upprättade handlingar av anteckning i akten betydelse i ärendet Födda 5, 15, 25 bevaras. 4. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig och eller rutinmässig karaktär 5. Närvarolista Enhetschef, pärm Personnummerordning 2 år Underlag för debitering 6. Riskbedömning, brukare Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Enhetschef, server 7. Social journal Verksamhetssystem 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. Sidan 63 av 71 7.3 Hemtjänst 1. Beställning (uppdrag) Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 2. Checklista Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet 3. Egenvårdsbedömning Grupprum, pärm Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 4. Fast omsorgskontakt, Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Kontinuerlig uppdatering. register 5. Fullmakter, Grupprum, pärm Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. registerutdrag anteckning i akten företrädare Födda 5, 15, 25 bevaras. 6. Genomförandeplan Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 7. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. upprättade handlingar av anteckning i akten betydelse i ärendet Födda 5, 15, 25 bevaras. Sidan 64 av 71 8. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig och eller rutinmässig karaktär 9. Levnadsberättelse Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 10. Nyckelkvittenser Enhetschef, pärm Vid inaktualitet När nyckeln återlämnats. 11. Riskbedömning, brukare Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Enhetschef, server 12. Planering av Verksamhetssystem Personnummerordning Vid inaktualitet genomförande av Kompanion insatser 13. Signeringslistor Grupprum, pärm 5 år (signatur och namn) 14. Social journal Verksamhetssystem 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 15. Tjänstgöringsscheman Schemaläggningssystem 2 år Sidan 65 av 71 7.4 Korttidsplats 1. Beställning (uppdrag) Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut vid Födda 5, 15, 25 slutarkivering. bevaras. 2. Checklista Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet 3. Egenvårdsbedömning Grupprum, pärm Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 4. Genomförandeplan Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. Grupprum, pärm anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut vid Födda 5, 15, 25 bevaras. slutarkivering. 5. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. upprättade handlingar av anteckning i akten betydelse i ärendet Födda 5, 15, 25 bevaras. 6. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig och eller rutinmässig karaktär 7. Kontaktman, register Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Kontinuerlig uppdatering. 8. Närvarorapportering Verksamhetssystem Personnummerordning 2 år Underlag för debitering. 9. Riskbedömning, brukare Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Enhetschef, server 10. Signeringslistor Enhetschef, pärm 5 år (signatur och namn) Sidan 66 av 71 11. Social journal Verksamhetssystem 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut vid Födda 5, 15, 25 bevaras. slutarkivering. 12. Tjänstgöringsscheman Schemaläggningssystem 2 år 13. Egenkontroll livsmedelshygien, Enhetschef, pärm 2 år rapport om kyl, frys mm enligt egenkontrollprogram 7.5 Larm 1. Larmavvikelser Avvikelser se T.ex. larm som inte fungerar vid avvikelsehantering strömavbrott. 2. Larmrapporter Larmansvarig, server Datum 2 år 3. Register över innehavare av Dator Namn Vid inaktualitet När innehavet har upphört. trygghetslarm 7.6 Särskilt boende 1. Beställning (uppdrag) Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 2. Besiktningsprotokoll Enhetschef, pärm Namn Vid inaktualitet Vid ny besiktning. 3. Checklista Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Sidan 67 av 71 4. Egenkontroll livsmedelshygien, Enhetschef, pärm 2 år rapport om kyl, frys mm enligt egenkontrollprogram 5. Egenvårdsbedömning Grupprum, pärm Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 6. Frånvarorapporter Verksamhetssystem Personnummerordning 2 år Underlag för debitering. 7. Fullmakter, registerutdrag Grupprum, pärm Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. företrädare anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 8. Förteckningar över boende i Enhetschef, pärm Namn Vid inaktualitet Inaktualitet är vid flytt. särskilt boende Kontinuerlig uppdatering. 9. Genomförandeplan Verksamhetssystem Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut vid slutarkivering. 10. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. upprättade handlingar av anteckning i akten betydelse i ärendet Födda 5, 15, 25 bevaras. 11. Inkomna, utgående och Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet upprättade handlingar av tillfällig och eller rutinmässig karaktär 12. Kontaktman, register Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Sidan 68 av 71 13. Levnadsberättelse Grupprum, pärm Namn 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Födda 5, 15, 25 bevaras. 14. Mötesanteckningar, dialogmöten, Enhetschef, dator Kronologisk Bevaras Dialogmöten sker ortsvis mellan ortens brukarråd, anhörigråd särskilda boende, chefer och föreningar (ex. pensionärsförening). 15. Nyckelkvittenser Enhetschef, pärm Namn Vid inaktualitet När nyckeln återlämnats. 16. Riskbedömning, brukare Grupprum, pärm Namn Vid inaktualitet Enhetschef, dator 17. Signeringslistor (signatur och Enhetschef, pärm Namn 5 år Exempelvis städlistor och disklistor. namn) 18. Social journal Verksamhetssystem Personnummerordning 5 år efter sista Tillhör personakt. anteckning i akten Handlingar som ska bevaras skrivs ut Födda 5, 15, 25 vid slutarkivering. bevaras. 19. Tjänstgöringsscheman Schemaläggningssystem 2 år 8. Hemsjukvård 1. Patientjournaler inom hälso- Verksamhetssystem Personnummerordning 10 år efter avslut Gallras av systemförvaltare i samråd och sjukvård, digital journal med IT- enheten. 2. Patientjournaler inom hälso- Sjuksköterska Personnummerordning 10 år efter avslut De journalhandlingar som inte kan skannas och sjukvård, pappers journal Arbetsterapeut ex handlingar tom år 2012 eller journal på de Sjukgymnast/f med skyddad identitet skickas till MAS för ysioterpeut arkivering. MAS gallrar i samråd med ansvarig vid socialförvaltningen. Sidan 69 av 71 3. Dokument som ingår i den Verksamhetssystem Personnummerordning 10 år efter avslut Skannas in i journalen enligt fastställd digitala patientjournalen rutin. Inskannade pappersdokument gallras vid inaktualitet. Om de sparas en tid efter inskanning ska de så snart de är inskannade strykas över med ett streck diagonalt över dokumentet av den som skannat. Arbetsmaterial gallras då det blir aktuellt eller då journal avslutas. 4. Bedömningsinstrument Arbetsterapeut Personnummerordning Ingår i patientjournal Dokumenteras i journal eller Sjukgymnast/fysioterpeut bedömningsmodul. Pappret blir ett Sjuksköterska arbetsmaterial och gallras då det blir inaktuellt. 5. Delegering medicinska System för signeringar Ort, datum, person 3 år MCSS APPVA gallrar. arbetsuppgifter 6. Epikriser från andra vårdgivare Sjuksköterska Personnummerordning Ingår i patientjournal Sparas i pappersjournal. arbetsterapeut Sjukgymnast/fysioterpeut 7. Journalkopior från andra Sjuksköterska Personnummerordning Ingår i patientjournal Sparas i pappersjournal. vårdgivare arbetsterapeut Sjukgymnast/fysioterpeut 8. Journalhandlingar enligt 1 kap. 3 Kommunikationsverktyg med Personnummerordning 10 år Vårdinsats och medicinsk data skrivs ut § Patientdatalagen och övrig Region Uppsala och rutinkorrespondens dokumenteras i journalsystem. Lagras tills gallringsfristen gått ut. 9. Förskrivning av tekniska Arbetsterapeut Personnummerordning Vid inaktualitet När hjälpmedlet avregistrerats och under hjälpmedel/ hyra av tekniska Sjukgymnast/fysioterpeut förutsättning att notering om tillhandahållet hjälpmedel hjälpmedel gjorts i patientjournalen. 10. Handlingar om Arbetsterapeut Personnummerordning Vid inaktualitet bostadsanpassning Sjukgymnast/fysioterpeut Sidan 70 av 71 11. Intyg för bedömning och Arbetsterapeut Personnummerordning Ingår i patientjournal Skannas till patientjournal. sakkunnighetsutlåtanden Sjukgymnast/fysioterpeut Sjuksköterska 12. Ordinationsunderlag för Sjuksköterska Årsvis, Efternamn Ingår i patientjournal. Inaktuellt ordinationsunderlag/Pascals läkemedel förskrivningshandling hos sjuksköterskan arkiveras i pappersjournalen tills utrymmet inte tillåter mer. Arkiveringsbox som märks med År, SÄBO/Ordinärt boende och hemsjukvårdsområde på utsidans ”rygg” skickas till MAS för arkivering 10 år i socialförvaltningens arkiv. 13. Signeringslistor Sjuksköterska, Årsvis, Efternamn Bevaras och gallras av Skannas till patientjournal. Arbetsterapeut MCSS APPVA efter 10 Sjukgymnast/fysioterpeut år. 14. Remisser och remissvar Sjuksköterska Personnummerordning Ingår i patientjournal Skannas till patientjournal. arbetsterapeut Sjukgymnast/fysioterpeut 15. Signeringslistor över utförda, Sjuksköterska Personnummerordning Bevaras och gallras av Skannas till patientjournal. ordinerade behandlingar arbetsterapeut MCSS APPVA efter 10 Sjukgymnast/fysioterpeut år. 9. Förebyggande verksamhet 1. Minnesanteckningar, syn och Syn- och hörselinstruktör Ortsvis Vid inaktualitet När hjälpmedel återlämnats. hörsel Sidan 71 av 71 Förteckning över system Artvise - kund- och ärendehanteringssystem BOSS –ärendehanterings- och statistiksystem budget- och skuldrådgivning Combine – verksamhetsystem för socialtjänsten Cosmic Link - Kommunikationsverktyg för informationsöverföring gällande patienter mellan kommun och Region Uppsala DF respons - avvikelsesystem Digframe - system för informationssäkerhet, dataskydd och systemdokumentation Dirsys/ integrity - system för informationssäkerhet, dataskydd och systemdokumentation EDP Vision - ärendehanteringssystem Ines – kommunens intranät KIA - System för arbetsmiljöarbete MCSS APPVA – system för signeringar av insatser inom hälso – och sjukvård samt omsorg Netpublicator - politikerportal Raindance - ekonomisystem Tendsign – upphandlingssystem Timecare – schemaläggning och planeringssystem Troman – system för administration av förtroendevalda Stratsys – system för planering och uppföljning Viva - verksamhetsystem socialtjänsten