Valnämnden — 16 april 2026

§ 13. Val av justerare Beslut Valnämnden utser Mika Muhonen (S) till att justera dagens protokoll.

§ 14. Fastställande av föredragningslistan Beslut Valnämnden fastställer föredragningslistan med följande ändring: p. 14 (§ 26) uppdrag: risk- och konsekvensanalys av valkansliets lokal tas tupp som tillkommande ärende. 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 4 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-3

§ 15. Antagande av kommunikationsplan Beslut Valnämnden antar kommunikationsplanen (bilaga 1). Ärendebeskrivning Kommunikationsplanen beskriver hur Östhammars kommun ska arbeta med information till kommuninvånarna inför, under och efter valdagen för att säkerställa att valet genomförs tryggt, säkert och korrekt. Planen tydliggör vilka budskap som ska kommuniceras, vilka målgrupper som ska nås och vilka kanaler som ska användas för att säkerställa att alla invånare får tillräcklig och tillgänglig information om när, var och hur röstning sker. Syftet med kommunikationsplanen är att bidra till ett högt valdeltagande och att minska risken för oklarheter kring röstningsförfarandet. Genom att samla kommunens kommunikationsinsatser i en gemensam plan skapas en enhetlig och effektiv kommunikation som gör det enkelt för invånarna att ta del av information om röstkort, förtidsröstningslokaler, öppettider, vallokaler, ambulerande röstmottagning och möjligheten att rösta med bud. Ärendet lyfts till nämnden är att kommunikationsplanen är ett styrande dokument som behöver politiskt stöd och formellt beslut för att kunna genomföras. Planen är en del av kommunens ansvar att säkerställa att valadministrationen fungerar och att invånarna får korrekt och likvärdig information. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Kostnaderna som beräknas kopplade till kommunikationsplanen omfattar en annonsbudget på 25 000 kronor och tas inom valnämndens budget. Beslutsunderlag Kommunikationsplan 3 b a 6 Dagens sammanträde b e 7f 2f Muntlig föredragning 6 9 7- Valkansliet Hanna Horneij föredrar ärendet och informerar om kommunikationsplanen. b 3 a a- d 8 4 0- Beslutet skickas för åtgärd till 8 2 0 Valkansliet 4- 3 0 6 Kommunikation & kundtjänst 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 5 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-9

§ 16. Information om arbetet med verksamhetsskyddsanalys Beslut Valnämnden tar del av informationen Ärendebeskrivning Presentation av Säkerhetsskydd och Beredskap. Säkerhetsskydd och Beredskap kommer att stötta valkansliet med säkerhetsarbetet inför valet. Som en del i arbetet görs en regional verksamhetsskyddsanalys som sedan ligger till grund för analysen som görs i kommunen. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Beredskapssamordnare Oskar Johansson föredrar ärendet och informerar om verksamhetsskyddsanalysen som ska göras. 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 6 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-16

§ 17. Ekonomisk uppföljning mars 2026 och helårsprognos 2026 Beslut Valnämnden godkänner den ekonomiska redovisningen per mars 2026 samt helårsprognos 2026. Ärendebeskrivning Ekonomiskt utfall och årsprognos per mars 2026 för valnämnden. Beslutsunderlag Uppföljning mars 2026 Valnämnden Dagens sammanträde Muntlig föredragning Ekonom Sanna Johansson föredrar ärendet. Beslutet skickas för kännedom till Ekonomichef Mattias Nilsson Ekonom Sanna Johansson Stabschef Pauliina Lundberg 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 7 (19) Valnämnden Dnr VON-2025-14

§ 18. Aktualitetsprövning: Regel för politiska aktiviteter, propaganda och övriga aktiviteter vid röstmottagningsställen i Östhammars kommun Beslut Valnämnden beslutar att regeln är aktuell och ska tillämpas vid valet 2026 enligt följande; Partipolitiska aktiviteter och propaganda Vid röstningsplatser får partier inte göra kampanj eller sprida propaganda som kan påverka väljare, varken inne i lokalen eller precis utanför. Sådana aktiviteter får inte heller ske inom 15 meter från ingången till röstningsplatsen. Valsedelutdelare Om ordföranden inte säger något annat ska de som delar ut valsedlar stå minst 15 meter från ingången. De får inte vara inne i röstningslokalen. Övriga aktiviteter vid vallokalerna Om ideella, opolitiska föreningar får tillstånd att vara vid vallokalen på valdagen ska de hålla avstånd från ingången. Som riktlinje gäller minst 15 meter, om inte ordföranden bestämmer något annat. Röstmottagarnas anvisningar Ordföranden och röstmottagarna ansvarar för ordningen vid röstningsplatsen. De har rätt och skyldighet att säga till personer vad de ska göra för att det ska vara ordning, till exempel att flytta sig längre bort från ingången. Personerna måste följa dessa instruktioner. 3 b Beslutsmotivering 6 a e b Syftet med regeln är att säkerställa att val genomförs på ett rättssäkert, ordnat och 7f 2f demokratiskt sätt där väljare kan utöva sin rösträtt utan påverkan, störningar eller otillbörlig 6 9 7- påverkan i anslutning till röstningslokalerna. b 3 a- a Bestämmelserna ligger i linje med intentionerna i vallagen, som betonar vikten av fria och d 8 hemliga val samt att ordning ska råda vid röstmottagningsställen. 4 0- 8 2 Erfarenheter från genomförandet av EU-valet 2024 visar att regeln har fungerat väl i praktiken 0 3 4- och bidragit till tydlighet för både partier, röstmottagare och allmänhet. Den har också 6 7 0 underlättat för röstmottagarna att upprätthålla ordning och hantera situationer där påverkan a b e eller trängsel annars kunnat uppstå. e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 8 (19) Valnämnden Genom att fastställa ett riktvärde om 15 meter från ingången skapas en enhetlig och förutsebar tillämpning inom kommunen, samtidigt som ordföranden ges möjlighet att göra nödvändiga anpassningar utifrån lokala förhållanden. Mot denna bakgrund bedömer valnämnden att regeln fortsatt är aktuell, ändamålsenlig och bör tillämpas även vid valet 2026. Ärendebeskrivning Föreliggande Regel för politiska aktiviteter, propaganda och övriga aktiviteter vid röstmottagningsställen var gällande under EU-valet 2024. Valnämnden har att ta ställning till om regeln är aktuell och kan tillämpas vid valet 2026. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Valkansliet Hanna Horneij föredrar ärendet. Beslutet skickas för åtgärd till Valkansliet för åtgärd – till utbildning samt valmaterial 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 9 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-15

§ 19. Fastställande av rutin för oplanerat avbrott Beslut Valnämnden fastställer rutinen för oplanerat avbrott vid valet 2026 (bilaga 2). Ärendebeskrivning Valnämnden har tidigare beslutat om rutin för oplanerade avbrott vid röstmottagningsställen i Östhammars kommun. Valnämnden har att ta ställning till om rutinen är aktuell och kan tillämpas vid valet 2026. Beslutsunderlag Rutin vid oplanerade avbrott Dagens sammanträde Muntlig föredragning Valkansliet Hanna Horneij föredrar ärendet. Beslutet skickas för åtgärd till Valkansliet 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 10 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-14

§ 20. Rutiner för utläggning av valsedlar vid val 2026 samt central distribution Beslut Valnämnden godkänner nedanstående rutin för utläggning av valsedlar vid val 2026. Ärendebeskrivning Central distribution av parti- och namnvalsedlar till samtliga förtidsröstningslokaler och vallokaler ska tillåtas för alla partier som godkänts av Valmyndigheten, samt rutin för hur detta ska genomföras. Valkansliets rutin för utläggning av valsedlar vid val 2026: - Partier som deltar i valet och har rätt att få sina valsedlar utlagda av valnämnden kan lämna in namnvalsedlar senast den 17 augusti 2026 till valkansliet, för att de ska distribueras till alla röstningsställen. Namnvalsedlar som lämnas in efter detta datum kommer inte att distribueras centralt. - Partier som deltar i valet men inte har rätt att få sina valsedlar utlagda av valnämnden kan lämna in namn- och partivalsedlar senast den 17 augusti 2026 till valkansliet, för att de ska distribueras till alla röstningsställen. Valsedlar som lämnas in efter detta datum kommer inte att distribueras centralt. - När partiet lämnar in valsedlar ska de också skicka med kontaktuppgifter (namn, telefon och e-post) till minst två ansvariga personer. Om kontaktuppgifter saknas kommer valsedlarna inte att delas ut till röstningsställena. Partiet ansvarar för att uppgifterna är aktuella. - Valnämnden avgör i dialog med partiet innan eller vid överlämning angående antalet valsedlar som överlämnas och att antalet är i rimligt antal i relation till kommunens röstberättigade befolkning. - Valsedlarna ska vara tydligt fördelade och märkta (inte valsedlarna) samt paketerade 250 st/bunt, med vilka röstmottagningsställen (valdistrikt alternativt röstningslokal) som distributionen avser. Ansvaret av fördelningen åligger partiet. Valkansliet omfördelar inte inlämnade valsedlar mellan olika valdistrikt och röstningslokaler. Om ett parti inte har fördelat sina valsedlar kommer dessa inlämnade valsedlar inte att distribueras. 3 b - Det parti vars valsedlar lämnats in men inte levererats i enlighet med ovanstående punkter 6 a b kommer att förvaras i kommunhuset Östhammar och placeras i röstningslokalen e 2f 7f kommunhuset på valdagen. 6 9 - Valsedlar som valnämnden inte delar ut kan hämtas av partiet. Partiet får då själv dela ut dem 7- 3 b till röstningsställena i Östhammars kommun. Valnämnden meddelar partiets kontaktpersoner a a- om distribution av valsedlarna nekas. d 8 4 8 0- För att uppdraget ska kunna genomföras kommer valkansliet att vara bemannat under en 2 4- 0 begränsad tid i augusti för inlämning av namnvalsedlar. 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 11 (19) Valnämnden Dagens sammanträde Muntlig föredragning Valkansliet Hanna Horneij föredrar ärendet. Beslutet skickas för åtgärd till Valkansliet Webbredaktionen för publicering på hemsidan Beslutet skickas för kännedom till Gruppledarna i kommunfullmäktige 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 12 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-8

§ 21. Utbildningstillfällen för röstmottagare och övriga valfunktionärer inför valet 2026 Beslut Valnämnden beslutar att samtliga ledamöter och ersättare i nämnden ska genomgå en obligatorisk webbutbildning inför valet 2026. Utbildningen äger rum torsdagen den 13 augusti 2026 kl. 13.00 i sammanträdesrum Ormön. Valnämnden beslutar att fastställa följande utbildningsdagar för röstmottagare och övriga valfunktionären inför valet 2026: Måndag 17 augusti 2026 Onsdag 19 augusti 2026 Måndag 24 augusti 2026 Onsdag 26 augusti 2026 med start klockan 17:00 i biografen Storbrunn Uppsamlingstillfällen: Måndag 31 augusti 2026 Onsdag 2 september 2026 med start klockan 17:00 i biografen Storbrunn Beslutsmotivering Förvaltningen har tagit fram förslag på ett antal utbildningstillfällen inför valet 2026. Flera tillfällen erbjuds för att ge röstmottagare och andra valfunktionärer möjlighet att delta vid ett tillfälle som passar deras schema. Ärendebeskrivning Inför genomförandet av allmänna val ska samtliga röstmottagare och övriga valfunktionärer genomgå utbildning. Utbildningen syftar till att säkerställa att valet genomförs rättssäkert, enhetligt och i enlighet med gällande lagstiftning samt de instruktioner som ges av 3 6 b Valmyndigheten. a b e 7f Valnämnden ansvarar för att de personer som tjänstgör i röstnings- och vallokaler har 2f 6 tillräckliga kunskaper för uppdraget. 9 7- b 3 Alla som ska arbeta med röstmottagning går igenom samma utbildningsupplägg. Utöver a a- utbildning kommer det finnas stöd i form av instruktioner för olika arbetsmoment i lokalerna. d 8 4 0- Valmyndighetens utbildningsupplägg: 8 2 0 4- - Webbutbildning (45-60 minuter) 3 6 0 - Fysisk utbildning (1,5 – 2 timmar, inklusive pauser) 7 a b - Repetitionsutbildning (kort film för repetition innan uppdraget) e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 13 (19) Valnämnden - Kompendium (lathundar för de olika uppdragen i lokalen) Ekonomiska konsekvenser och finansiering Utbildningskostnaden exklusive lokalhyra, ersättning till Valnämndens förtroendevalda, transporter och eventuell förtäring i samband med utbildningstillfällena beräknas till 95 400 kronor. Kostnaderna baseras på antagna arvodesregler för röstmottagare och andra valfunktionärer (VN-2024-9). Kostnaderna finansieras inom ramen för valnämndens befintliga budget. Beslutsunderlag Arvodesregler § 29/2024-03-07 Underlag kostnadsberäkning Beslutet skickas för åtgärd till Valkansliet för planering, erbjudande för val av utbildningsdag samt kallelse till utbildning Beslutet skickas för kännedom till Stabschef Pauliina Lundberg Valnämndens politikerportal Nämndsekreterare Josefin Larsson 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 14 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-12

§ 22. Revidering av valnämndens dokumenthanteringsplan Beslut Valnämnden antar reviderad dokumenthanteringsplan (bilaga 3). Ärendebeskrivning Enligt Östhammars kommuns arkivreglemente (KS § 271/2015) ska varje myndighet ansvara för upprättandet av en egen dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar, hur de hanteras och uppgifter om bevarande och gallring. Varje nämnd i en kommun utgör en myndighet och handlingar som upprättas, inkommer eller expedieras samt förvaras utgörs av allmänna handlingar. Arkivreglementet kompletterar de bestämmelser som finns i arkivlagen och arkivförordningen. Dokumenthanteringsplanen är en sammanställning över de handlingar som förekommer inom nämndens verksamheter. I planen framgår var en handling finns, hur den förvaras, samt om den kan gallras efter en viss tid eller om den måste bevaras. Förvaltningen har identifierat behov av revidering av nuvarande dokumenthanteringsplan utifrån följande områden: - Systemnamnen tas bort och benämns istället t.ex. ärendehanteringssystem - Tillägg av handlingar inom områdena ekonomi, upphandling, dataskydd och nämndsprocess - Tillägg av handlingar som finns inom det nya valadministrativa systemet Kaskelot - Tillägg av systemförteckning I samband med revideringen har redaktionella ändringar gjorts som rättelse av stavfel och liknande. Ändringsförslagen har granskats av kommunarkivarien. Beslutsunderlag Förslag reviderad dokumenthanteringsplan 3 b 6 a Dagens sammanträde b e 7f 2f Muntlig föredragning 6 9 7- Nämndsekreterare Josefin Larsson föredrar ärendet. b 3 a a- d 8 4 0- Beslutet skickas för åtgärd till 8 2 4- 0 Webbredaktionen 3 6 0 Teamledare registraturen Hanna Horneij 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 15 (19) Valnämnden Beslutet skickas för kännedom till Valkansliet 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 16 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-1

§ 23. Information från förvaltningen Beslut Valnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Information i aktuella frågor från kommunförvaltningen. Dagens sammanträde Muntlig föredragning Stabschef Pauliina Lundberg och Hanna Horneij föredrar ärendet och informerar om: - Status för valarbetet. Vad som hittills har genomförts och vad som kvarstår avseende lokaler, valmaterial, logistik, bemanning, utbildningar, datorer och rutiner. - Visning av det valadministrativa systemet Kaskelot. 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 17 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-2

§ 24. Redovisning av delegationsbeslut Beslut Valnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning När nämnden har delegerat sin beslutanderätt träder delegaten helt in i nämndens ställe. Beslut som fattas enligt delegationsordning är juridiskt sett valnämndens beslut och kan överklagas på samma sätt som nämndens beslut. Alla delegationsbeslut ska anmälas till nämnden. Inga delegationsbeslut finns att redovisa vid sammanträdet. 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 18 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-1

§ 25. Anmälningsärenden Beslut Valnämnden tar del av informationen. Ärendebeskrivning Redovisning av beslut som tagits av andra myndigheter samt annan information som berör nämndens verksamhetsområde. Inga anmälningsärenden finns att redovisa vid sammanträdet. 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sid 2026-04-16 19 (19) Valnämnden Dnr VN-2026-17

§ 26. Uppdrag: risk- och konsekvensanalys av valkansliets lokal Beslut Valnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ta fram en risk- och konsekvensanalys av valkansliet lokal. Ärendebeskrivning Valnämnden diskuterar risker med vallokalen. Beslutet skickas för åtgärd till Valkansliet Stabschef Pauliina Lundberg 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 1 VN § 15/2026 Sidan 1 av 9 Kommunikation & Kundtjänst Östhammars kommun Val 2026 - Kommunikationsplan Det här dokumentet beskriver Östhammars kommuns kommunikationsarbete inför val till riksdag, region- och kommunfullmäktige 2026. 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 1 VN § 15/2026 Sidan 2 av 9 2 Innehåll 1. Inledning ................................................................................................................................................... 3 1.1. Summering ........................................................................................................................................ 3 1.2. Mål och syfte...................................................................................................................................... 4 1.3. Övergripande mål .............................................................................................................................. 4 Veta ........................................................................................................................................................ 4 Känna ..................................................................................................................................................... 4 Göra ........................................................................................................................................................ 4 Så här ska vi uttrycka oss (tonalitet) ....................................................................................................... 4 1.4. Målgrupp .......................................................................................................................................... 4 Berörda: .................................................................................................................................................. 4 Vill bli informerade: ............................................................................................................................... 4 2. Kommunikationskanaler ......................................................................................................................... 5 2.1. Budskap............................................................................................................................................. 5 Grundläggande budskap till röstberättigade: .......................................................................................... 5 Grundläggande budskap till röstmottagare: ............................................................................................ 5 3. Ansvar ....................................................................................................................................................... 6 3.1 Media ................................................................................................................................................. 6 4. Kriskommunikation ................................................................................................................................. 7 5. Påverkanskampanjer/desinformation ..................................................................................................... 7 6. Risker ........................................................................................................................................................ 8 7. Planerade kommunikationsaktiviteter.................................................................................................... 8 Nedan finns information om vilka kanaler som kommer att bli aktuella. ............................................... 8 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 1 VN § 15/2026 Sidan 3 av 9 3 1. Inledning 1.1. Summering Den 13 september 2026 är det val till riksdag, kommun och region i Sverige. Inför valet behöver Östhammars kommun genomföra informationsinsatser för att kommunens röstberättigade ska få tillräcklig och tydlig information om när, var och hur de kan rösta. Inför, under och efter valet krävs olika kommunikationsinsatser för att valet ska kunna genomföras på ett tryggt, säkert och korrekt sätt. För Östhammars kommun är det viktigt med ett högt valdeltagande, att alla känner att de har möjlighet att rösta och att det är tydligt hur och var röstning sker därför är en enkel, tydlig och trovärdig kommunikation avgörande. Vi behöver kommunicera proaktivt för att kunna förhindra eventuell ryktesspridning som kan påverka väljarna att göra fel – exempelvis att gå till fel röstnings- eller vallokal. Dessutom behöver alla som arbetar inför och under valet få tydlig och relevant information så att de kan göra ett bra jobb. Förtidsröstningen startar den 26 augusti 2026 och pågår till och med valdagen den 13 september 2026. Totalt finnas det 10 förtidsröstningslokaler och 13 vallokaler. Valnämnden i varje kommun är en lokal valmyndighet som ansvarar för att planera och samordna genomförandet av valet. Valnämnden ansvarar även för den preliminära räkningen av rösterna, dels på valkvällen och dels på onsdagen efter valdagen, den så kallade onsdagsräkningen. Kommunens valkansli rekryterar och utbildar cirka 130-150 röstmottagare och ansvarar för att det finns röstnings- vallokaler. Valkansliet ser även till att nödvändigt material finns på plats när röstning ska genomföras. Kommunen ansvarar för att röstberättigade invånare får information om var vallokalerna finns, vart man kan förtidsrösta, vilken hjälp invånare kan få om man har svårt att ta sig till vallokalen (ambulerande röstmottagare) eller vistas utomlands under valet (brevröstningspaket). Valnämnden utser två ordinarie och två ersättande ambulerande röstmottagare med professionell kompetens för att kommunicera med äldre med sjukdomstillstånd. Valmyndigheten skickar ut röstkort alla röstberättigade i Sverige. Röstkortet innehåller information om 3 kommunens röstnings- och vallokaler samt dess öppettider. Röstkortet behöver inte visas upp vid röstning. I b 6 a samband med förtidsröstning scannas väljarens legitimation som kopplas till en digital väljarförteckning. I b e 7f vallokalen lotsar väljarens personnummer till rätt plats i röstlängden. Röstkortet produceras omkring den 15 2f 9 6 augusti och alla röstberättigade ska ha fått sina röstkort i god tid innan den 26 augusti. 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 1 VN § 15/2026 Sidan 4 av 9 4 1.2. Mål och syfte Mål och syfte för Östhammars kommun är att valet ska genomföras på ett tryggt och säkert sätt inom den givna tidsramen. Intressenterna är kommunens röstberättigade medborgare samt röstmottagare. Röstmottagare är de personer som rekryteras för att jobba med valet. Inför och under valet ges information om röstkort, förtidsröstningslokaler och dess öppethållandetider, vallokaler, tjänsten för ambulerande röstmottagning och hur man röstar med bud. Huvudbudskapet ska förmedla när, var och hur man röstar. Målet är att ge kommuninvånare tydlig, tillräcklig och tillgänglighetsanpassad information så att det blir enkelt att rösta i Östhammars kommun. På så sätt kan vi minimera eventuella oklarheter hos kommunens väljare. 1.3. Övergripande mål Veta Röstberättigade ska förstå hur det går till att rösta och vad valet avser, samt när och var man kan rösta. Röstmottagare ska förstå hur röstningen går till och vad deras uppdrag är. Känna Röstberättigade och röstmottagare ska känna att vi genomför ett säkert och tryggt val. Göra Kommunikationen ska leda till att röstberättigade använder sin demokratiska rätt att rösta. Så här ska vi uttrycka oss (tonalitet) Alla har rätt att förstå informationen, därför ska vi skriva på ett sätt som gör våra texter lätta att ta till sig. Vårt språk ska vara tydligt, begripligt och anpassat till målgruppen. 1.4. Målgrupp Berörda: • Röstberättigade • Röstmottagare 3 b • Särskilt prioriterade målgrupper; personer som har svårt att ta sig till en lokal på egen hand, har svårt 6 a e b att förstå svenska, samt är förstagångsväljare. 7f 2f 6 9 7- Vill bli informerade: b 3 a a- d • Valnämnden 8 4 0- • Ordförande och vice ordförande i valdistrikt 8 2 4- 0 • Arbetsledare i förtidsröstningslokaler 3 0 6 • Medarbetare som jobbar med valet men inte är röstmottagare 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 1 VN § 15/2026 Sidan 5 av 9 5 2. Kommunikationskanaler För att Östhammars kommuns invånare ska hitta aktuell information på ett tillgängligt sätt är kommunens webbplats osthammar.se den huvudsakliga informationskanalen. För generell information om valet hänvisar vi till Valmyndigheten, val.se. För att nå ut med informationen till alla väljare används även kompletterande kanaler såsom annonser och sociala medier. Med anledning av att Östhammars kommun är en finsk förvaltningskommun kommer den viktigaste informationen att översättas till finska. Översättningar till andra språk hänvisas till val.se. Informationen på kommunens webbplats, osthammar.se, ska vara tillgänglighetsanpassad så att alla personer ska kunna ta del av informationen. Följande kommunikationskanaler används för att nå identifierade målgrupper: Kanalval Röstmottagare Röstberättigade Valnämnden www.osthammar.se/val X X Kommuens facebook X X Kommunens Instagram X X Möten X X Personliga kontakter X X Press X X Annonser, AnnonsNytt X X Info. vid vallokaler X Utbildningstillfällen X X osthammar.se X - Valnämndens information - Länk till Val.se Anslagstavlan X X - Bruksgymnasiet - Bibliotek 2.1. Budskap b 3 Grundläggande budskap till röstberättigade: 6 b a • Hur valet går till och hur man röstar. Vi är en opolitisk organisation som ska göra det möjligt e 2f 7f för medborgare att rösta. 6 9 7- b Grundläggande budskap till röstmottagare: 3 a a- • Hur valet går till och vilka rutiner som finns för röstmottagare. Särskild vikt läggs vid d 8 4 säkerhetsrutinerna, det vill säga hot, röstfusk och påverkan. 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 1 VN § 15/2026 Sidan 6 av 9 6 3. Ansvar Kommunikatör, Linn Edin: • ansvarar för kommunikation mot berörda målgrupper i definierade kanaler • samordnar kommunikationen • ansvarar för kommunikationsinsatserna • pressansvarig • stötta valsamordnare i kommunikationsfrågor. Valsamordnare, valkansliet, Kersti Ingemarsson, Hanna Horneij och Maria Wallin: • ansvarar för möten och personliga kontakter mot valnämnden, arbetsledare, ordförande och vice ordförande i valdistriktet och röstmottagare • hålla sig uppdaterad om kommunikationsplanen och kommunikationsaktiviteter. • utbildningsinsatser för röstmottagare. • rekrytering av röstmottagare. • ansvarig för tillgänglighetsanpassning av röstnings- och vallokaler. Säkerhetsansvarig, Elin Fogelström säkerhetsskyddschef: • ansvarar för att säkerhetsinformation ges till valnämnden och valkansliet. 3.1 Media Frågor från medier fördelas enligt följande: • Pressansvarig samt koordinera frågor från medier: Kommunikatör, Linn Edin • Valnämndens arbete och ansvar: Valnämnden ordförande, Henrik Willén Johansson (KD), vice ordförande Lennart Owenius (M), andre vice ordförande Mika Muhonen (S) • Om kommunens arbete: Valkansliet, Kersti Ingemarsson, Hanna Horneij och Maria Wallin. • Säkerhet: Säkerhetsansvarig, Elin Fogelström 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 1 VN § 15/2026 Sidan 7 av 9 7 4. Kriskommunikation Vid oväntade händelser som kan påverka valet och utvecklas till en kris ska kommunens ordinarie rutiner för kriskommunikation användas. Prioriterade externa kanaler: • Kommunens webbplats • Kommunens sociala medier (Facebook) • Press Prioriterade interna kanaler: • Intranät Ines Ansvarig för kriskommunikationen är kommunikatören i samråd med valkansliet och säkerhetschef. Vid misstanke om att en kris föreligger eller om en händelse av allvarlig karaktär har skett ska följande målgrupper alltid informeras: • Valnämnden • Valkansliet • Stabschef • Kommundirektören • Kommunikationsansvarig för kommunledning 5. Påverkanskampanjer/desinformation Påverkanskampanjer är vilseledande eller oriktig information eller annat agerande i syfte att påverka beslutsfattare och opinionen samt röstberättigade. Regeringen, riksdagen och MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) anser att påverkanskampanjer är ett säkerhetshot. Detta skulle exempelvis kunna vara vilseledande information om hur man röstar, försök att undergräva förtroendet för valadministrationen, ryktesspridning om, eller hot mot tjänstemän som ansvarar för att genomföra valet. Om vi blir utsatta för en påverkanskampanj ska vi kommunicera enligt följande: 1. Bedöm vad som pågår, hitta lämpliga åtgärder, kontrollera fakta. Detta gäller oavsett om kampanjen bedöms vara legitim eller inte. 2. Informera och bemöt felaktig information. Korrigera där det är möjligt. 3 b 6 a 3. Förespråka, kommunicera aktivt och utåtriktat i syfte att stärka den egna positionen. Ha en b e 7f dialog med lämpliga målgrupper. 2f 6 9 4. Försvara och avslöja när uttalanden ej är legitima. Blockera och ta bort användare på sociala 7- 3 b medier. a a- d 4 8 Checklistan, ovan, utgår från Att möta informationspåverkan från MSB. Länkar till information om desinformation 0- 8 på MSB.s hemsida: 2 0 4- 3 6 Grundkurs för Skydd mot informationspåverkan (msb.se) Skydd 0 7 a mot informationspåverkan (webbkurs) (msb.se) MSB:s arbete b e e: inom ramen för psykologiskt försvar c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 1 VN § 15/2026 Sidan 8 av 9 8 6. Risker Inför valet 2026 kommer en Verksamhetsskyddsanalys finnas tillgänglig. Påverkanskampanjer Risk att valet påverkas av desinformation och kampanjer från organisationer där kommunen och valnämnden inte har någon insyn. Åtgärd, se avsnitt 4 samt 5 ovan. Röstmottagarnas kunskap Risk att röstmottagarna inte har eller inte upplever att de har tillräckliga kunskaper om hur de ska agera vid hot i röstnings- vallokalerna, misstanke om röstfusk, misstanke om påverkan och/eller allmänna säkerhetsfrågor. Åtgärd, röstmottagarna genomgår utbildning, utför kunskapsprov och får lokala instruktioner från valnämnden. 7. Planerade kommunikationsaktiviteter Nedan finns information om vilka kanaler som kommer att bli aktuella. Kanal Syfte Kommunens webbplats Samla och tillgängliggöra aktuell information. Erbjuda information osthammar.se på andra språk. Publicera aktuella nyheter. Rekrytera röstmottagare. Annonsering, tryckt och digital, i Uppmärksamma och informera om valet samt hänvisa till lokaltidning Annonsnytt osthammar.se och val.se för mer information. Östhammars kommuns Skapa engagemang och sprida information om valet. Rikta sociala medier information till olika målgrupper. Rekrytera röstmottagare. Digitala skärmar Informera besökande om valet, att man kan förtidsrösta i kommunhuset och på andra platser i kommunen samt om röstnings- och vallokalers belägenhet och dess öppettider. Intranätet Ines Informera medarbetare på vilket sätt Östhammars kommun arbetar med valet och hur verksamheten kan påverkas, exempelvis bokade lokaler under valdagen. Efterlysa fler röstmottagare vid behov. Tryckt information Göra den viktigaste informationen tillgänglig för alla röstberättigade 3 i Östhammars kommun. Inklusive riktad information till hemtjänst, b 6 a vård- och omsorgsboenden. b e 7f Förmedla information om valet till personer som saknar digital 2f 6 9 vana. Komplement till webben och övriga kanaler. 7- b a 3 Gatupratare och skyltar Vägleda röstberättigade utanför vallokalerna. a- d 8 0- 4 Östhammar Direkt och Förmedla information om valet och svara på frågor från 8 2 Valnämndes supportteam röstmottagare, väljare och allmänhet. 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 1 VN § 15/2026 Sidan 9 av 9 9 Inför valet När Vad Mars-Juni Rekrytera röstmottagare via hemsidan, annonser och affischer. April - Juni Informera röstmottagare om deras uppdrag Januari – Augusti Allmän information (främst på www.osthammar.se) om röstnings- och vallokaler samt öppettider. Information om att rösta med bud eller ambulerande röstmottagare. Juli – Augusti Informera de verksamheter i kommunen som möter allmänheten (Östhammar Direkt, bibliotek, receptioner med flera) Juli – Annonsering av röstnings- och vallokaler, dess öppettider och ambulerande September röstmottagning via press och sociala medier. April – September Bevaka informationsflöden kopplat till val utifrån informationssäkerhet Juni Kallelse till utbildning för röstmottagare med information och handledning. Valdagen När Vad Valdagen Höjd beredskap för att snabbt kunna kommunicera förändringar eller andra 13 September händelser Kommunens preliminära rösträkning (onsdagsräkning) När Vad Augusti – Kungörelse September Augusti – September Information på osthammar.se (länk till val.se) Efter valet När Vad September Kommunicera valresultat på osthammar.se (länk till val.se) Oktober – December Utvärdering 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 2 VN § 19/2026 Sidan 1 av 4 Rutin Rutin vid oplanerade avbrott Fastställd av Valnämnden Datum för fastställande 2026-04-16 3 b 6 a b e Gäller för För dig som jobbar i förtidsröstnings- och vallokal 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 2 VN § 19/2026 Sidan 2 av 4 Innehållsförteckning Rutin vid oplanerade avbrott ............................................................................................................... 3 Förtidsröstning..................................................................................................................................... 3 Valdag ................................................................................................................................................. 4 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 2 at n g Si Bilaga 2 VN § 19/2026 Sidan 3 av 4 Rutin vid oplanerade avbrott Gå gärna igenom denna rutin innan arbetet börjar, t.ex. vem som tar vad om behov av att evakuera lokalen uppstår. Hur ni agerar behöver anpassas till lokalens förutsättningar. Oplanerade avbrott kan ske exempelvis på grund av att någon blir akut sjuk i lokalen, att det börjar brinna eller för att det uppstår en hotfull situation med besökare. 1. Ring 112 och förklara vad som hänt/händer. 2. Avbryt röstmottagningen om det krävs (om det inte går att säkerställa ordningen i lokalen). * 3. Ring valnämndens support 070-211 35 67 4. Anteckna händelsen i protokollet. *Om röstmottagningen behöver avbrytas: Förtidsröstning • Informera alla närvarande om att förtidsröstningen avbryts. • Se till att uppsamlingslådan är förseglad. • Förseglingens nummer ska vara noterad i dagrapporten. • Om lokalen inte behöver utrymmas sitter de som tjänstgör kvar och bevakar uppsamlingslåda och väljarförteckning (i röstningslokalen, synligt för alla som är där). • Om lokalen behöver utrymmas ansvarar arbetsledaren för att ta med sig uppsamlingslådan och väljarförteckningen. Röstmottagare hjälper till att ta hand om dator, scanner, fönsterkuvert, omslag och förseglingar. 3 b a 6 • Skydda er själva, uppsamlingslådan och väljarförteckningar utifrån de förutsättningar b e 7f 2f som finns. 6 9 b 7- • När röstmottagningen ska öppnas igen kontrolleras att plombering och försegling på 3 a a- d uppsamlingslådan inte brutits och att det är samma nummer på dessa som står i 8 4 0- 8 dagsrapporten. 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 3 at n g Si Bilaga 2 VN § 19/2026 Sidan 4 av 4 Valdag • Informera alla närvarande om att röstmottagningen avbryts. • Lägg röstlängden på valurnan, stäng urnan med locket och försegla med valsigill (kuvert med förseglings-kit finns i materiallådan). • Notera valsigillets nummer i protokollet samt tiden för stängning. • Om lokalen inte behöver utrymmas sitter de som tjänstgör kvar och bevakar valurna, röstlängd, fönsterkuvert med förtidsröster samt alla omslag (i vallokalen, synligt för alla som är där). • Om lokalen behöver utrymmas tar ordförande/vice ordförande med hjälp av en röstmottagare alla fönsterkuvert med förtidsröster, valurnan, röstlängden och resultatbilagan och låser in dessa och sig själva (i lämpligt utrymme, t.ex. i en bil i anslutning till lokalen. Övriga röstmottagare hjälper till att ta hand om alla omslag, förseglingar och valkassar. • När röstmottagningen öppnas igen kontrolleras att valsigillet är obruten och att numret stämmer med det som antecknats i protokollet. Återuppta röstningen och anteckna tiden i protokollet. 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 4 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 1 av 14 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för valnämnden Antaget av Valnämnden 2026-04-16 § 22 Gäller för Valnämndens verksamheter 3 b 6 a b e Ersätter tidigare version 2023-12-14 § 45 7f 2f 6 9 7- Dokumentansvarig Kommunarkivarie b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 2 av 14 Innehållsförteckning Inledning................................................................................................................................ 3 Hantering och arkivering av allmänna handlingar .................................................................. 3 Gallring och rensning............................................................................................................. 3 Dokumenthanteringsplan ....................................................................................................... 4 1. Administration ................................................................................................................ 4 2. Personuppgiftsbehandling (GDPR)................................................................................. 5 3. Ekonomi ......................................................................................................................... 7 4. Upphandling ................................................................................................................... 8 5. Nämndsadministration .................................................................................................... 8 6. Valarbete .......................................................................................................................10 Förteckning över system ......................................................................................................14 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 2 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 3 av 14 Inledning Enligt Östhammars kommuns arkivreglemente §§ 2-3 (KS §272/2015) ska varje myndighet ansvara för upprättandet av en egen dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar, hur de hanteras, uppgifter om bevarande och gallring. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och utövar tillsyn över att nämnderna fullgör sina skyldigheter. Bestämmelser om detta finns i arkivlagen och arkivförordningen. Varje nämnd i en kommun utgör en myndighet och handlingar som upprättas, inkommer eller expedieras samt förvaras utgörs av allmänna handlingar. Arkivreglementet kompletterar bestämmelser som finns i arkivlagen och arkivförordningen. Dokumenthanteringsplanen är anpassad till en digital dokumenthantering med och e- arkivering och e-signering av nämndens protokoll. Tanken är att information i första hand ska vara digital och bevaras digitalt. Planen har utarbetats med beaktande av SKR (Sveriges kommuner och regioners) allmänna råd om bevarande och gallring. Hantering och arkivering av allmänna handlingar Med en handling avses en framställning eller upptagning i skrift eller bild som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas eller lagras endast med tekniska hjälpmedel. En handling blir allmän när den inkommer eller upprättas och förvaras hos en myndighet enligt Tryckfrihetsförordningen (TF). En allmän handling kan omfattas av sekretess och ska därför inte blandas ihop med en offentlig handling som inte är sekretessbelagd enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Handlingar som ska bevaras ska så småningom lämnas över till kommunens centralarkiv för arkivering eller e-arkivering. Att en handling ska bevaras innebär att den sparas för all framtid. Till handlingar som ska bevaras ska ett åldringsbeständigt papper användas. Det kopieringspapper som upphandlas centralt i kommunen är åldringsbeständigt. Gallring och rensning Gallring av en allmän handling innebär att den förstörs. Radering av en digital handling i datorn, t.ex. e-post, är också en gallring. Gallring kräver ett beslut av nämnden vilket sker genom att de föreslagna gallringsfristerna i dokumenthanteringsplanen antas av nämnden. 3 b 6 Gallringsfrist är den tid för gallring som anges i planen, och räknas från utgången av det år a b e 7f handlingen kommit till. Gallring vid inaktualitet innebär att man gallrar handlingen när den 2f 6 9 inte längre behövs för verksamheten. Gallringsfrist är den tid för gallring som anges i planen 7- b 3 och räknas från utgången av det år handlingen kommit till. a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 3 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 4 av 14 Dokumenthanteringsplan Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning 1. Administration 1. Valnämndens diarieförda Papper Diarieförs i Kan förekomma Kan förekomma Pappershandlingar De elektroniska handlingar ärendehanterings- gallras efter handlingarna ska e- Elektroniskt systemet inskanning och arkiveras. läsbarhetskontroll. De elektroniska handlingarna bevaras. 2. E-post, inkommande och Elektroniskt Nej Nej Kan förekomma Vid inaktualitet utgående av ringa eller tillfällig betydelse, som inte initierar eller ingår i ett ärende 3 b 6 a b 3. E-post, inkommande och Elektroniskt Diarieförs i Kan förekomma Kan förekomma Bevaras De elektroniska e 7f utgående som initierar ärendehanterings- handlingarna ska e- 2f 9 6 eller ingår i ett ärende systemet arkiveras. 7- b 3 a- a 4. Pappershandlingar av Papper Nej Nej Kan förekomma Vid inaktualitet d 8 ringa eller tillfällig 4 0- betydelse, som inte 8 2 0 initierar eller ingår i ett 4- 3 ärende 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 4 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 5 av 14 Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning 5. Inlägg och kommentarer Elektroniskt Nej Nej Kontaktuppgifter Vid inaktualitet på sociala medier samt på namn på intern och extern webb tjänsteperson, politiker eller till valkansli 6. Avtal och andra Papper Diarieförs i Nej Namn, e- Pappersoriginal och Bevaras digitalt i handlingar som har ett ärendehanterings- postadress och elektroniska ärendehanteringssyste Elektroniskt rättsligt värde systemet telefonnummer på handlingar ska met. firmatecknare och bevaras Handlingar som har leverantör ett rättsligt värde såsom t ex avtal bevaras även i pappersformat. Handlingarna ska e- arkiveras. 2. Personuppgiftsbehandling (GDPR) 3 b 6 a b 1. Registerförteckningar Elektroniskt System för Ja Vid inaktualitet Förteckning upprättas e 2f 7f enligt GDPR informationssäker av den enskilda 6 9 het, dataskydd handläggaren till 7- b och behandlingen av 3 a a- systemdokumenta personuppgifterna och d 4 8 tion skickas till 8 0- registeransvarig för 2 4- 0 registrering. 3 6 0 a 7 2. Begäran om registerutdrag Elektroniskt Ärendehanterings Ja Bevaras Kopior på ev. b e: e med svar system handlingar som ingår i c n e er ef e r ur 5 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 6 av 14 Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning svaret behöver inte bevaras. De elektroniska handlingarna e- arkiveras. 3. Dokumentation av mindre Elektroniskt E-tjänst Kan förekomma Ja Bevaras allvarlig personuppgiftsincident 4. Anmälan om Elektroniskt E-tjänst Kan förekomma Ja Bevaras/gallras Anmälan inkommer personuppgiftsincident Ärendehantering via e-tjänst. Vid ssystem allvarliga personuppgiftsinciden ter så informeras integritetsskyddsmynd igheten och handlingen diarieförs i ärendehanteringssyste met och bevaras. Handlingarna ska e- arkiveras. 3 b 6 a Anmälda b e 7f personuppgiftsinciden 2f 6 ter gallras automatiskt 9 7- ur e-tjänsteplattformen b 3 a 2 år efter att ärendet a- d har avslutats. 8 4 0- 8 0 2 5. Anmälan om E-tjänst Kan förekomma Ja Bevaras/gallras Anmälan inkommer 3 4- informationssäkerhetsinci Ärendehantering via e-tjänst. Vid 6 7 0 dent ssystem allvarliga a b informationssäkerhetsi e e: c n e er ef e r ur 6 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 7 av 14 Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning ncidenter så informeras MSB CERT-SE och handlingen diarieförs i ärendehanteringssyste met och bevaras. Handlingarna ska e- arkiveras. Anmälda informationssäkerhetsi ncidenter gallras automatiskt ur e- tjänsteplattformen 2år efter att ärendet har avslutats. 6. Personuppgiftsbiträde, Elektroniskt Ärendehanterings Ja Bevaras avtal system Papper 3 3. Ekonomi b 6 a b e 7f 1. Elektroniskt, 6 2f Budgetunderlag för Ekonom, i Nej Kan förekomma Vid inaktualitet 9 valnämndens verksamhet 7- dator b 3 a a- d 2. Namn på 4 8 Fakturor och Elektroniskt/P 8 0- kostnadsunderlag apper Ekonomisystem Nej leverantör, Gallras efter 7 år 2 kontaktperson 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 7 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 8 av 14 Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning 3. Avtal och ekonomiska Diarieförs i Elektroniskt/P Namn, e-post, överenskommelser med ärendehanteringss Nej Bevaras apper telefonnummer leverantörer ystemet 4. Interna beställningar och Elektroniskt Ekonomisystem Nej Kan förekomma Vid inaktualitet inköp av material 5. Beslut om Diarieförs i statsbidrag/ersättning från Elektroniskt ärendehanteringss Nej Kan förekomma Bevaras Valmyndigheten ystemet 4. Upphandling 1. Ärendehanterings Anskaffningsbeslut Elektroniskt Kan förekomma Bevaras system 2. Pappersoriginal Ärendehanterings bevaras. Avtal som är Avtal Elektroniskt Kan förekomma Bevaras system e-signerade bevaras digitalt. 3 b 6 a b e 7f 2f 5. Nämndsadministration 6 9 7- b a 3 1. Arvodesunderlag från Elektroniskt System för Ja Pappershandlingen a- d sammanträden för administration av gallras efter 8 Papper 0- 4 förtroendevalda förtroendevalda överföring av 8 2 uppgifter i Troman. 0 4- 6 3 Gallras efter 10 år i 0 7 Troman. a b e e: c n e er ef e r ur 8 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 9 av 14 Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning 2. Kallelser/ Elektroniskt Server Nej Namn på politiska Vid inaktualitet föredragningslistor ledamöter och Kopior i ersättare, politikerportal tjänstemän, och hemsida föredragare 3. Listor över Elektroniskt Ärendehanterings Kan förekomma Bevaras delegationsbeslut system 4. Närvarolista Elektroniskt Ja Bevaras Ingår i protokollet. 5. Protokoll Elektroniskt E-signeras med Nej Namn på politiska Bevaras Överförs till mobilt Bank-ID. ledamöter och kommunens e-arkiv Diarieförs årsvis i ersättare, årsvis. ett tjänstemän, Kopior gallras vid samlingsärende i föredragare inaktualitet. ärendehanterings- systemet. Kopior finns på server, politikerportal 3 b 6 och hemsidan. a b e 7f 2f 6. Protokollsbilagor, Elektroniskt Ärendehanterings Kan förekomma Bevaras Ingår oftast i 6 9 tjänsteutlåtanden m.m. system diarieförda 7- 3 b som ligger till grund för handlingar. De a a- beslut elektroniska d 4 8 handlingarna e- 0- 8 arkiveras. 2 0 4- 3 6 7. Voteringslistor Elektroniskt Ja Bevaras Ingår i protokollet. 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 9 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 10 av 14 Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning 6. Valarbete 1. Informationsmaterial, Papper Diarieförs i Nej Kontaktuppgifter Pappershandlingar De elektroniska kommunspecifikt för ärendehanterings- namn på gallras efter handlingarna ska e- Elektroniskt allmänheten systemet tjänsteperson, inskanning och arkiveras politiker eller till läsbarhetskontroll. valkansli De elektroniska handlingarna bevaras. 2. Röstlängder som använts Papper Nej Namn och Bevaras Förvaras i vid val personnummer på centralarkivet efter att röstberättigade valet vunnit laga kraft 3. Tillgänglighetskontroll Papper Diarieförs i Nej Kontaktuppgifter Pappershandlingar De elektroniska och möblering i röstnings- ärendehanterings- namn, telefon, e- gallras efter handlingarna ska e- Elektroniskt och vallokaler systemet postadress till inskanning och arkiveras. ordförande, vice läsbarhetskontroll. ordförande, De elektroniska 3 6 b arbetsledare, handlingarna a e b röstmottagare, bevaras. 7f 2f kontaktpersoner 6 9 tjänstepersoner, 7- 3 b politiker eller till a a- valkansli d 8 4 0- 8 4. Utbildningsmaterial Papper Diarieförs i Nej Kontaktuppgifter Pappershandlingar De elektroniska 2 4- 0 Elektroniskt ärendehanterings- namn på gallras efter handlingarna ska e- 3 6 systemet tjänsteperson, inskanning och arkiveras 0 a 7 läsbarhetskontroll. b e: e De elektroniska c n e er ef e r ur 10 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 11 av 14 Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning politiker eller till handlingarna valkansli bevaras. 5. Uppföljning och Papper Diarieförs i Nej Kontaktuppgifter Pappershandlingar De elektroniska utvärdering av genomfört ärendehanterings- namn på gallras efter handlingarna ska e- Elektroniskt val systemet tjänsteperson, inskanning och arkiveras politiker eller till läsbarhetskontroll. valkansli De elektroniska handlingarna bevaras. 6. Rutiner, regler, riktlinjer, Papper Diarieförs i Nej Kontaktuppgifter Pappershandlingar De elektroniska lokala instruktioner, ärendehanterings- namn, telefon, e- gallras efter handlingarna ska e- Elektroniskt kommunikationsplan och systemet postadress till inskanning och arkiveras verksamhetsskyddsanalys ordförande, vice läsbarhetskontroll. ordförande, De elektroniska arbetsledare, handlingarna röstmottagare, bevaras. kontaktpersoner tjänstepersoner, politiker eller till valkansli 3 b 6 a b e 7. Teckningsrätt för Papper Diarieförs i Nej Namn, telefon, e- Pappershandlingar De elektroniska 7f 2f hantering av förtidsröster ärendehanterings- post och gallras efter handlingarna ska e- 6 Elektroniskt 7- 9 och andra värdehandlingar systemet personnummer till inskanning och arkiveras. 3 b tjänstepersoner läsbarhetskontroll. a a- De elektroniska d 8 4 handlingarna 0- 8 bevaras. 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 11 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 12 av 14 Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning 8. Valdistrikt, kartor och Papper Diarieförs i Nej Nej Pappershandlingar De elektroniska koordinat ärendehanterings- gallras efter handlingarna ska e- Elektroniskt systemet inskanning och arkiveras. läsbarhetskontroll. De elektroniska handlingarna bevaras. 9. Väljarförteckningar Papper Nej Nej Nej Kan förstöras efter Gäller för alla typer av att valet vunnit laga val kraft 10. Kvitton avseende från Papper Nej Nej Nej Kan förstöras efter Gäller för alla typer av Posten mottagna röster att valet vunnit laga val kraft 11. Omslag med ytterkuvert Papper Nej Namn och Kan förstöras efter Gäller för alla typer av från godkända budröster personnummer på att valet vunnit laga val väljare, vittne och kraft bud b 3 12. Omslag med budröster Papper Ja Namn och Kan förstöras efter Gäller för alla typer av 6 a som underkänts och tagits personnummer på att valet vunnit laga val b e 7f omhand väljare, vittne och kraft 2f 6 bud 9 7- b 3 a 13. Protokoll över mottagna Papper Rapporteras in till Nej Namn Kan förstöras efter Gäller för alla typer av a- d förtidsröster Valdatasystemet att valet vunnit laga val 8 4 0- kraft 8 2 0 3 4- 14. Brevröster, för sent Papper Rapporteras in till Ja Namn och Kan förstöras efter Gäller för alla typer av 6 7 0 inkomna Valdatasystemet personnummer på att valet vunnit laga val a b kraft e e: c n e er ef e r ur 12 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 13 av 14 Nr Handlingstyp Medium Registrering Sekretess Personuppgifter Bevaras/gallras Anmärkning väljare, vittne och bud 15. Röstkort som samlats upp Papper Nej Nej Namn och Kan förstöras i Gäller för alla typer av i vallokaler och personnummer på direkt anslutning val röstningslokaler väljare till att val har genomförts 16. Register över vallokaler Elektroniskt Valadministrativt Nej Kan förekomma Bevaras system 17. Register över Elektroniskt Valadministrativt Nej Ja Bevaras röstmottagare, system arbetsledare och ordförande 18. Intresseanmälan - ej Elektroniskt Valadministrativt Nej Ja Efter att val har antagna röstmottagare system genomförts 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 13 at n g Si Bilaga 3 VN § 22/2026 Sidan 14 av 14 Förteckning över system Dirsys/integrity - system för informationssäkerhet, dataskydd och systemdokumentation Ciceron – ärendehanteringssystem från och med juni 2026 EDP Vision - ärendehanteringssystem Kaskelot – valadministrativt system Netpublicator - politikerportal Raindance - ekonomisystem Tendsign – upphandlingssystem Troman – system för administration av förtroendevalda Valid – valadministrationens gemensamma IT stöd 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur 14 at n g Si Detta dokument är elektroniskt signerat och juridiskt bindande. Signed by: Dick Henrik Willén Johansson Signed by: Mika Kristian Muhonen Date: 2026-04-16 14:14:06 Date: 2026-04-16 14:15:51 BankID refno: 019d9636-5b56-753c-be40-a675caed2030 BankID refno: 019d9637-e6b3-786a-abad-eada67fed53a Ordförande: Henrik Willén-Johansson Justerare: Mika Muhonen Signed by: JOSEFIN LARSSON Date: 2026-04-16 14:48:26 BankID refno: 019d9655-c98b-775b-8586-985b211d816a Nämndsekreterare: Josefin Larsson 3 b 6 a b e 7f 2f 6 9 7- b 3 a a- d 8 4 0- 8 2 0 4- 3 6 0 7 a b e e: c n e er ef e r ur at n g Si Kopia/bekräftelse på e-signerat dokument.