Valnämnden — 30 januari 2026

§ 1 Dnr VAL-00002-2026 Ersättning för röstmottagare till valet 13 september 2026 Uppdraget som röstmottagare i val- och röstningslokal är ett förtroendeuppdrag. Ersättning utgår till de personer som förordnats till röstmottagare. I vallokal skall det finnas både en ordförande samt en vice ordförande, med anledning av att ansvaret som ordförande och vice ordförande är större har de som regel en högre ersättning är de ordinarie röstmottagarna. Resekostnadsersättning betalas ut för resande med kollektivtrafik från första kilometern. Biljett eller liknande ska lämnas som intyg. Om egen bil används erhålls ersättning för sträckor överstigande 15 km från hemmet. Om egen bil används erhålls ersättning med belopp per km enligt kommunala bilersättningsavtalet. Ersättning utgår för hela sträckan och inte bara för den del som överstiger 15 km. Kommunens resepolicy ska beaktas. Kommunens resepolicy föreskriver att vid resa med bil ska samåkning eftersträvas så långt det är möjligt. Därför bör även resor till och från val- eller röstningslokal ersättas till eller från samtliga röstmottagares bostäder i det fall de åker samma bil – förutsatt att sträckan överskrider 15 kilometer. Valnämndens beslut 1. Ersättning till röstmottagare vid val till riksdag- kommunfullmäktige- och regionfullmäktige 2026 samt förberedelser inför valdagen fastställs enligt följande: Ordförande i valdistrikt 4000 kronor Vice ordförande i valdistrikt 3500 kronor Valförrättare i valdistrikt 2800 kronor Röstmottagare vid förtidsröstning 217 kronor/timme 2. Röstmottagare som deltar vid utbildningstillfälle ersätts med 500 kronor per utbildningstillfälle. 3. Reseersättning utbetalas enligt kommunens fastställda arvodesbestämmelser till röstmottagare som har mer än 15 kilometer enkel resa till röstning-/vallokalen och använder sig av egen bil. Ersättning utbetalas på begäran av röstmottagare och kan endast beviljas för resa tur och retur till röstnings-/vallokalen, samt till mottagningstillfället på valnatten. 4. Röstmottagare som deltar på utbildningstillfälle och har mer än 15 kilometer till utbildningslokal kan få reseersättning vid användning av egen bil. 5. Resekostnader betalas ut för resande med kollektivtrafik från första kilometern. 6. Samtliga arvoden sammanställs och betalas ut efter valdagen. 6(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413 Förvaltningens förslag till beslut 1. Ersättning till röstmottagare vid val till riksdag- kommunfullmäktige- och regionfullmäktige 2026 samt förberedelser inför valdagen fastställs enligt följande: Ordförande i valdistrikt 4000 kronor Vice ordförande i valdistrikt 3500 kronor Valförrättare i valdistrikt 2800 kronor Röstmottagare vid förtidsröstning 217 kronor/timme 2. Röstmottagare som deltar vid utbildningstillfälle ersätts med 500 kronor per utbildningstillfälle. 3. Reseersättning utbetalas enligt kommunens fastställda arvodesbestämmelser till röstmottagare som har mer än 15 kilometer enkel resa till röstning-/vallokalen och använder sig av egen bil. Ersättning utbetalas på begäran av röstmottagare och kan endast beviljas för resa tur och retur till röstnings-/vallokalen, samt till mottagningstillfället på valnatten. 4. Röstmottagare som deltar på utbildningstillfälle och har mer än 15 kilometer till utbildningslokal kan få reseersättning vid användning av egen bil. 5. Resekostnader betalas ut för resande med kollektivtrafik från första kilometern. 6. Samtliga arvoden sammanställs och betalas ut efter valdagen. Underlag för beslut • Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2026-01-08 Beslutet skickas till • Sektor demokratistöd • Sektor HR Lön; Marita Hurtig och Ulla Hedman-Wall • Budgetchef Andrea Bucknor • Redovisningschef Ella Sandström Förvaltningsekonom Olle Gunnholt 7(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413 8(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413

§ 2 Dnr VAL-00001-2026 Bemanningsmodell förtidsröstning och valdagen för valet 13 september 2026 I vallagens 3 kap framgår det att det på varje röstmottagningsställe ska finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras. Varje valdistrikt ska bemannas med minst fyra röstmottagare, varav en ordförande och en ersättare för ordförande. Minst tre av röstmottagarna ska vara närvarande, en av dessa ska vara ordföranden eller ordförandens ersättare. Vid röstmottagning i en röstningslokal ska minst två röstmottagare vara närvarande. Valnämndens kansli har utifrån detta tagit fram ett förslag på bemanningsmodell för röstmottagning i vallokaler samt för förtidsröstning. Valnämndens beslut 1. Varje valdistrikt bemannas med en ordförande, en vice ordförande och fem röstmottagare. 2. Förtidsröstningslokalerna Brunflo mötesplats, Torvalla mötesplats, Hornsbergskyrkan, Lugnvikskyrkan och By-kontoret i Lit bemannas med tre röstmottagare per arbetspass. En röstmottagare per röstningslokaler utses till sammankallande. 3. Förtidsröstningslokalerna på Ica Maxi, Stora Coop, Kommunhusets entré och Storsjöteatern bemannas med fyra röstmottagare per arbetspass. En röstmottagare per röstningslokal utses till sammankallande. 4. Särskild röstmottagning bemannas med två röstmottagare per arbetspass. 5. Ambulerande röstmottagning bemannas med två röstmottagare per arbetspass. Förvaltningens förslag till beslut 1. Varje valdistrikt bemannas med en ordförande, en vice ordförande och fem röstmottagare. 2. Förtidsröstningslokalerna Brunflo mötesplats, Torvalla mötesplats, Hornsbergskyrkan, Lugnvikskyrkan och By-kontoret i Lit bemannas med tre röstmottagare per arbetspass. En röstmottagare per röstningslokaler utses till sammankallande. 3. Förtidsröstningslokalerna på Ica Maxi, Stora Coop, Kommunhusets entré och Storsjöteatern bemannas med fyra röstmottagare per arbetspass. En röstmottagare per röstningslokal utses till sammankallande. 9(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413 4. Särskild röstmottagning bemannas med två röstmottagare per arbetspass. 5. Ambulerande röstmottagning bemannas med två röstmottagare per arbetspass. Underlag för beslut • Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2026-01-08 Beslutet skickas till • Valnämndens kansli 10(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413

§ 3 Dnr VAL-00003-2026 Utbildning till röstmottagare valet 13 september 2026 Enligt vallagens 3 kap 5 § får endast den som genomgått utbildning förordnas som röstmottagare. Det innebär att det är obligatoriskt med utbildning av alla röstmottagare. Vid utbildningen ska det utbildningsmaterial som tillhandahålls av den centrala valmyndigheten användas. Valnämnden får dock ersätta delar av materialet eller komplettera detta med information om vad som gäller i Östersunds kommun. Vid enskilda fall kan även digital utbildning erbjudas till röstmottagare som tidigare arbetat vid flera olika val – detta görs i så fall i samband med en samlad bedömning av valhandläggare och intyg från genomförd utbildning via valmyndighetens digitala plattform ska kunna uppvisas av röstmottagaren – detta gäller enbart utbildningar för ordförande i valdistrikt och röstmottagare på valdagen. Då det är förnyat arbetssätt med digital hantering för förtidsröstningen så krävs praktisk genomgång och digital utbildning är inte lämpligt. Valnämndens beslut 1. Samlade utbildningstillfällen för röstmottagare till både valdagen och förtidsröstning och för ordförande i valdistrikt ordnas under två heldagar i juni och två heldagar i augusti 2026. 2. Kompletterande utbildningstillfällen ordnas vid ett tillfälle under augusti 2026. 3. Valnämnden kansli får i uppdrag att fastställa tid och plats för utbildningstillfällena. 4. Valnämndens ordförande får i uppdrag att besluta om utökade utbildningsinsatser vid behov. Förvaltningens förslag till beslut 1. Samlade utbildningstillfällen för röstmottagare till både valdagen och förtidsröstning och för ordförande i valdistrikt ordnas under två heldagar i juni och två heldagar i augusti 2026. 2. Kompletterande utbildningstillfällen ordnas vid ett tillfälle under augusti 2026. 3. Valnämnden kansli får i uppdrag att fastställa tid och plats för utbildningstillfällena. 4. Valnämndens ordförande får i uppdrag att besluta om utökade utbildningsinsatser vid behov. Underlag för beslut • Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2026-01-08 11(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413 Beslutet skickas till • Valnämndens kansli 12(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413

§ 4 Dnr VAL-00004-2026 Granskning hantering rätten till tillgång enligt dataskyddsförordningen Enligt dataskyddsförordningens artikel 15. är en av rättigheterna som följer att registrerade har rätt till tillgång av sin information. Det innebär att den registrerade har rätt att få veta om och hur personuppgifter om dem behandlas. Östersunds kommuns, tillika nämndens, dataskyddsombud har inkommit med begäran om granskning av hur den rätten hanteras och hur artikel 15 i dataskyddsförordningen efterlevs. Valnämnden är personuppgiftsansvarig för nämndens information och ska därför besvara granskningen. Nedan redovisas frågor som granskningen vill ha svar på samt medföljande svar. Fråga 1: Hur hanterar ni begäran om rätten till tillgång (registerutdrag)? Svar: Kommunens medborgare kan inkomma med en begäran om registerutdrag via en e-tjänst på kommunens hemsida, medborgaren loggar in med bank-id för att skicka in sin begäran som sedan landar hos kundcenter. Kundcenter vidarebefordrar begäran till berörda nämnder via e-post med instruktioner för hur detta ska hanteras som inkluderar ett sista svarsdatum. Nämndsekreterare/registrator kontrollerar därefter verksamhetens system och register ifall personuppgifter för aktuell person registerförts. Ifall inga uppgifter finns för frågeställaren meddelas detta till kundcenter via e-post. Ifall uppgifter finns ska dessa redogöras för i en Excelfil som är behörighetsskyddad för aktuell enhet/nämnd. Svarsalternativen i filen baseras på dataskyddsförordningens krav för rätten till tillgång exempelvis ändamålet med behandlingen, tredjelands överföring eller vilken typ av personuppgifter som behandlas. Frågeställaren tar därför inte del av dom faktiska handlingarna där uppgifterna finns och endast typen av personuppgifter och dess behandling. När uppgifterna är ifyllda läggs dessa till en gemensam mapp som även kundcenter ha tillgång till och sammanställs samt skickas ut till frågeställaren. Samordningsansvaret ligger alltså på kundcenter och förvaltningen står för kontrollen/granskningen av system. Fråga 2: Finns skriftliga styrdokument kopplat till det? Bifoga dessa i ert svar i så fall. 13(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413 Svar: Nej, det finns ingen uppdaterad eller aktuell kommunövergripande rutin för hanteringen av registerutdrag och nämnden har inte tagit beslut om en egen rutin för hanteringen. Men följer de instruktioner som ges av kundcenter. Det finns dock information om rätten till tillgång och dataskyddsförordningen som helhet via kommunens intranät. Valnämnden har inte heller någon egen beslutad rutin för hanteringen av detta. Valnämndens beslut Valnämnden antar valnämndens kanslis förslag till svar på granskningen som sitt eget. Förvaltningens förslag till beslut Valnämnden antar valnämndens kanslis förslag till svar på granskningen som sitt eget. Underlag för beslut • Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2026-01-23 • Granskning hantering av rätten till tillgång Beslutet skickas till • Östersunds kommuns dataskyddsombud 14(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413

§ 5 Dnr VAL-00008-2026 Årsredovisning för Valnämnden 2025 Kommunledningsförvaltningen har upprättat förslag till årsredovisning för Valnämnden år 2025. Valnämndens beslut 1. Upprättat förslag till årsredovisning för Valnämnden 2025 godkänns. 2. Valnämnden överlämnar ärendet till Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige för ställningstagande och beslut. Förvaltningens förslag till beslut 1. Upprättat förslag till årsredovisning för Valnämnden 2025 godkänns. 2. Valnämnden överlämnar ärendet till Kommunstyrelsen och Kommunfullmäktige för ställningstagande och beslut. Underlag för beslut • Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2026-01-27 • Årsredovisning 2025 Valnämnden, 2025-01-27 Beslutet skickas till • Kommunstyrelsen • Revisionen • Ekonomidirektör Mona Jonsson, Kommunledningsförvaltningen • Redovisningschef Ella Sandström, Kommunledningsförvaltningen • Förvaltningsekonom Olle Gunnholt, Kommunledningsförvaltningen 15(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413

§ 6 Dnr VAL-00006-2026 Delegationsärenden Inga delegationsärenden att redovisa under Valnämndens sammanträde 2026-01-30 16(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413

§ 7 Dnr VAL-00005-2026 Meddelanden Valnämnden tar del av följande meddelanden: • Valmyndighetens nyhetsbrev v.4 • Östersunds kommun månadsrapport per nov 2025 • Tjänsteskrivelse – kommunövergripande månadsrapporter 2025 • Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2026-01-13 § 3 • Valmyndighetens nyhetsbrev v.3 • Valmyndighetens sammanfattade nyheter v.51 • Protokollsutdrag Kommunfullmäktige 2025-12-16 § 216 • Policy farliga förmåner anställda • Policy farliga förmåner förtroendevalda • Protokollsutdrag Kommunfullmäktige 2025-12-16 § 193 • Protokollsutdrag Kommunfullmäktige 2025-12-16 § 218 17(17) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Protokollet är digitalt justerat 4B3D579095AD94CF958CE2A4CABAC0405222D81413

§ 8 Dnr VAL-00007-2026 Överläggnings- och informationsärenden Inga överläggnings- och informationsärenden för Valnämnden att ta del av under Valnämndens sammanträde 2026-01-30. Undertecknat av följande personer STEFAN FAX E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2026-01-30 13:54:08 ANNA MARIA MARTIN E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2026-01-30 14:01:19 Charlotte Helena Stenberg E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2026-01-30 14:03:07 Underskriftstjänst: twoday Underskriftstjänst © twoday Dokumentet är signerat av Ciceron DoÄ Organisation Organisation: Östersunds kommun Organisationsnr: 21200-2528 E-post: kundcenter@ostersund.se Hemsida: ostersund.se © twoday