Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan — 15 december 2025

§ 23 Dnr GNU-00042- 2025 Politisk styrgrupp för livsmedelsupphandling 2026 Nuvarande upphandling av livsmedel för samverkande kommuner samt Jämtlands gymnasieförbund löper ut 2027-02-28. Arbetet med den kommande upphandlingen har påbörjats och gemensamma nämnden föreslås inrätta en politisk styrgrupp för kommande upphandling. Syftet med att Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan utgör en politisk styrgrupp är att tillse att politiken beslutar om inriktning i upphandlingen samt ges insyn i upphandlingsarbetet. Målet med en politisk styrgrupp är att kommande upphandling av livsmedel ska vara väl förankrad i kommunernas politiska mål samt skapa mervärde till kommunerna. Det är också av stor vikt att kommande upphandling är väl anpassad utifrån verksamheternas behov, budget och mål. I och med inrättandet av en politisk styrgrupp hoppas Upphandlingskontoret skapa en bra brygga mellan politiska mål och verksamheternas behov och förutsättningar. Den politiska styrgruppen ska fatta inriktningsbeslut för upphandlingen samt godkänna det framtagna underlaget för annonsering. Absolut sekretess gäller för alla uppgifter som rör upphandlingen, och vid risk för jäv måste medlem i styrgruppen omedelbart anmäla detta och avstå från vidare arbete i styrgruppen Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut 1. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan utgör politisk styrgrupp för livsmedelsupphandlingen 2. Ansvarig upphandlare sammankallar till styrgruppsmöten vid behov. Förvaltningens förslag till beslut 1. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan utgör politisk styrgrupp för livsmedelsupphandlingen 2. Ansvarig upphandlare sammankallar till styrgruppsmöten vid behov. Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2025-11-27 Sida 6(12) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Beslutet skickas till • Upphandlingskontoret Sida 7(12) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 24 Dnr GNU-00039- 2025 Upphandlingsplan 2026 - 2027 Upphandlingskontoret har tillsammans med Central upphandlingsgrupp (CUG) som inkluderar kontaktpersoner och tjänstepersoner med strategisk kompetens från samtliga samverkande kommuner tagit fram en upphandlingsplan för 2026 och delar av 2027 för upphandlingar som gäller för 2027 men upphandlingen måste påbörjas tidigare, under 2026. Upphandlingsplanen reglerar vilka nya avtalsområden som ska upphandlas samt vilka avtal som ska förlängas under kommande år. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan antar upphandlingsplan för 2026 Förvaltningens förslag till beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan antar upphandlingsplan för 2026 Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2025-12-01 • Upphandlingsplan 2026 Beslutet skickas till • Samtliga samverkande kommuner • Upphandlingskontoret Sida 8(12) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 25 Dnr GNU-00041- 2025 Revidering av nämndplan - särskilda uppdrag 2026 och internkontroll Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan har beslutat om en nämndplan för åren 2024–2026 med inriktningsmål och indikatorer som sträcker sig över hela perioden. Nämndplanen inkluderar även särskilda uppdrag som ska ha huvudfokus inför nästkommande år, dessa ska beslutas årligen och Upphandlingskontoret har tagit fram förslag på nya uppdrag för 2026. Vidare föreslås internkontrollplanen inkluderas i nämndplanen framgent för att få en samlad återrapportering tertialvis. Internkontrollen kommer revideras årsvis precis som de särskilda uppdragen trots att planen sträcker sig över en längre period. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner revidering av nämndplanen Förvaltningens förslag till beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner revidering av nämndplanen Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2025-12-08 • Förslag, revidering av nämndplan särskilda uppdrag 2026 Beslutet skickas till • Samtliga samverkande kommuner • Avtalscontroller, upphandlingskontoret Sida 9(12) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 26 Dnr GNU-00040- 2025 Uppföljningsplan 2026 Upphandlingskontorets avtalscontroller har tagit fram en uppföljningsplan för uppföljning och kontroll av nämndens gemensamma avtal. Det är viktigt att Upphandlingskontoret följer upp dessa för att säkerställa att avtalen fungerar som det är tänkt och att medlemmarna i Gemensamma nämnden för upphandlingssamverkan får det som de betalar för. En ny plan med planerade fokusområden tas fram årligen Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan antar uppföljningsplan 2026 Förvaltningens förslag till beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan antar uppföljningsplan 2026 Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2025-12-02 • Uppföljningsplan 2026 Beslutet skickas till • Samtliga samverkande kommuner • Avtalscontroller, upphandlingskontoret Sida 10(12) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 27 Dnr GNU-00007- 2025 Delegationsärenden Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan har överlåtit sin beslutanderätt i vissa frågor enligt delegationsbestämmelserna. De besluten ska återredovisas till nämnden, men det innebär inte att nämnden omprövar eller fastställer delegationsbesluten. Däremot får nämnden återta delegeringen, eller själv fatta beslut i ett enskilt ärende genom att ta över det. Här nedanför presenteras de delegationsbeslut som har registrerats under perioden 2025-09-30 – 2025-12-08 Datum Delegat Beskrivning av delegationsbeslutet Diarienummer 2025-10-13 Upphandlingschef Förlängning av avtal - Bemanningstjänster 00011-2022 2025-11-05 Upphandlingschef Upphandling av Bygghandelsvaror 00033-2025 Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen av ovanstående delegationsbeslut Förvaltningens förslag till beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner redovisningen av ovanstående delegationsbeslut Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2025-12-09 • Sammanställning av delegationsbeslut 2025-09-30 – 2025-12-08 Beslutet skickas till • Upphandlingskontoret Sida 11(12) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 28 Dnr GNU-00008- 2025 Meddelanden Inga meddelanden att redovisa under Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans sammanträde 2025-12-15 Sida 12(12) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 29 Dnr GNU-00009- 2025 Överläggnings- och informationsärenden Uppföljning av avtalscontroller Föredragande: Åsa Olofsson Information om flytt av lokaler 2026-01-07 Föredragande: Gustaf Danielsson Information om hållbara inköpsprocesser Föredragande: Gustaf Danielsson Undertecknat av följande personer MARCUS DANIELSSON E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2025-12-17 13:33:15 MARGARETA WINBERG E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2025-12-17 13:59:47 Jens Eije Albin Ek E-Legitimation: BankID Mobile Datum: 2025-12-17 15:56:38 Underskriftstjänst: twoday Underskriftstjänst © twoday Dokumentet är signerat av Ciceron DoÄ Organisation Organisation: Visma Consulting Organisationsnr: 556117-7543 E-post: ciceron@localhost © twoday