Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan — 26 januari 2026

§ 1 Dnr GNU-00008- 2026 Överläggnings- och informationsärenden Information från EU-projekt ”Hållbara inköpsprocesser” Föredragande: Hilda Sigge, Matilda Östlund, Lara-Patricia Brokmeier från Energikontoret Region Jämtland/Härjedalen. Information från upphandlingskontoret Föredragande: Gustaf Danielsson Sida 6(14) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 2 Dnr GNU-00009- 2026 Slutrapport - Avtalsuppföljning 2025 Avtalscontroller har under året arbetat utifrån den av nämnden beslutade uppföljningsplanen. Resultatet av avtalsuppföljningen har nu resulterat i en slutrapport för året med redovisning av de olika fokusområdena var för sig. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner slutrapportering av uppföljningsplanen 2025. Förvaltningens förslag till beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner slutrapportering av uppföljningsplanen 2025. Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2025-01-14 • Slutrapport – uppföljningsplan 2025 Beslutet skickas till • Upphandlingskontoret • Samverkande kommuner Sida 7(14) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 3 Dnr GNU-00044- 2025 Granskning av hantering av rätten till tillgång enligt dataskyddsförordningen Enligt dataskyddsförordningens artikel 15. är en av rättigheterna som följer att registrerade har rätt till tillgång av sin information. Det innebär att den registrerade har rätt att få veta om och hur personuppgifter om dem behandlas. Östersunds kommuns, tillika nämndens, Dataskyddsombud har inkommit med begäran om granskning av hur den rätten hanteras och hur artikel 15 i dataskyddsförordningen efterlevs. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan är personuppgiftsansvarig för nämndens information och ska därför besvara granskningen. Nedan redovisas frågor som granskningen vill ha svar på samt medföljande svar. Fråga 1: Hur hanterar ni begäran om rätten till tillgång (registerutdrag)? Svar: Kommunens medborgare kan inkomma med en begäran om registerutdrag via en e-tjänst på kommunens hemsida, medborgaren loggar in med bank-id för att skicka in sin begäran som sedan landar hos kundcenter. Kundcenter vidarebefordrar begäran till berörda nämnder via e-post med instruktioner för hur detta ska hanteras som inkluderar ett sista svarsdatum. Nämndsekreterare kontrollerar därefter verksamhetens system och register ifall personuppgifter för aktuell person registerförts. Ifall inga uppgifter finns för frågeställaren meddelas detta till kundcenter via e-post. Ifall uppgifter finns ska dessa redogöras för i en Excelfil som är behörighetsskyddad för aktuell enhet/nämnd. Svarsalternativen i filen baseras på dataskyddsförordningens krav för rätten till tillgång exempelvis ändamålet med behandlingen, tredjelands överföring eller vilken typ av personuppgifter som behandlas. Frågeställaren tar därför inte del av dom faktiska handlingarna där uppgifterna finns och endast typen av personuppgifter och dess behandling. När uppgifterna är ifyllda läggs dessa till en gemensam mapp som även kundcenter ha tillgång till och sammanställs samt skickas ut till frågeställaren. Samordningsansvaret ligger alltså på kundcenter och förvaltningen står för kontrollen/granskningen av system. Fråga 2: Finns skriftliga styrdokument kopplat till det? Bifoga dessa i ert svar i så fall. Svar: Sida 8(14) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Nej, det finns ingen uppdaterad eller aktuell kommunövergripande rutin för hanteringen av registerutdrag och nämnden har inte tagit beslut om en egen rutin för hanteringen. Men följer de instruktioner som ges av kundcenter. Det finns dock information om rätten till tillgång och dataskyddsförordningen som helhet via kommunens intranät. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan antar Upphandlingskontorets förslag till svar på granskningen som sitt eget. Förvaltningens förslag till beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan antar Upphandlingskontorets förslag till svar på granskningen som sitt eget. Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2026-01-07 • Granskning hantering av rätten till tillgång Beslutet skickas till • Östersunds kommuns Dataskyddsombud Sida 9(14) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 4 Dnr GNU-00003- 2026 Uppföljning av särskilda uppdrag från nämndplan 2025 Inför 2025 revideras nämndplanens särskilda uppdrag till upphandlingskontoret. Uppdragen har under året varit följande: - Stärka kunskapen om informationssäkerhet vid kravställningar i upphandlingar. - Öka kunskapen kring välfärdsbrottslighet i upphandlingar Upphandlingskontorets arbete med dessa uppdrag ska nu följas upp och presenteras i två rapporter. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner rapporteringen av särskilda uppdrag från nämndplanen 2025. Förvaltningens förslag till beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner rapporteringen av särskilda uppdrag från nämndplanen 2025. Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2026-01-19 • Rapport – Välfärdsbrottslighet • Rapport – Stärka kunskapen om informationssäkerhet Beslutet skickas till • Samverkande kommuner • Upphandlingskontoret Sida 10(14) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 5 Dnr GNU-00004- 2026 Inköpsbokslut 2025 Upphandlingskontoret har upprättat en årsredovisning för verksamhetsåret 2025. Redovisningen följer upp ekonomi och visar på nyckeltal för det gångna året samt en redovisning av måluppfyllnad. Sammanfattningsvis redovisar Upphandlingskontoret ett plusresultat som kan härledas till uteblivna utbildningar i brist på tid. Samt den stora efterfrågan som funnits på uppdragsupphandlingar som ligger utanför den beslutade upphandlingsplanen och faktureras till timpris. Upphandlingskontoret har även fullföljt en stor majoritet av målsättningarna satta för året och har övervägande goda resultat i nyckeltal. Överskottet i budget ska återbetalas till respektive medlemskommun i proportion till befolkningsmängd i enlighet med samarbetsavtalet. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut 1. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner Inköpsbokslut för 2025 2. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan återbetalar överskott i enlighet med gällande samarbetsavtal. Fördelningen blir som följande: Kommun Befolkning Procent Summa Berg 7 108 5,35% 23 680 Bräcke 6 035 4,54% 20 095 Härjedalen 10 175 7,66% 33 905 Krokom 15 680 11,80% 52 230 Ragunda 5 145 3,87% 17 130 Strömsund 11 023 8,30% 36 738 Åre 12 693 9,56% 42 315 Östersund 64 979 48,92% 216 533 Totalt 132 839 100,00% 442 627 Sida 11(14) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se Förvaltningens förslag till beslut 1. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner Inköpsbokslut för 2025 2. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan återbetalar överskott i enlighet med gällande samarbetsavtal. Fördelningen blir som följande: Kommun Befolkning Procent Summa Berg 7 108 5,35% 23 680 Bräcke 6 035 4,54% 20 095 Härjedalen 10 175 7,66% 33 905 Krokom 15 680 11,80% 52 230 Ragunda 5 145 3,87% 17 130 Strömsund 11 023 8,30% 36 738 Åre 12 693 9,56% 42 315 Östersund 64 979 48,92% 216 533 Totalt 132 839 100,00% 442 627 Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2026-01-20 • Inköpsbokslut 2025 Beslutet skickas till • Östersunds kommun • Ragunda kommun • Krokoms kommun • Härjedalens kommun • Strömsunds kommun • Bergs kommun • Bräcke kommun • Åre kommun Sida 12(14) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 6 Dnr GNU-00005- 2026 Uppföljning av internkontrollplan 2025 Internkontrollplanen med rapporteringsrutiner ska säkerställa att den interna kontrollen fungerar i organisationen. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan fastställer årligen en internkontrollplan - planen ska också följas upp och den uppföljningen presenteras i en årsrapport. Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner uppföljning av internkontrollplan 2025 Förvaltningens förslag till beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner uppföljning av internkontrollplan 2025 Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2026-01-20 • Uppföljning av internkontrollplan 2025 Beslutet skickas till • Samverkande kommuner Sida 13(14) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 7 Dnr GNU-00006- 2026 Delegationsärenden Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan har överlåtit sin beslutanderätt i vissa frågor enligt delegationsbestämmelserna. De besluten ska återredovisas till nämnden, men det innebär inte att nämnden omprövar eller fastställer delegationsbesluten. Däremot får nämnden återta delegeringen, eller själv fatta beslut i ett enskilt ärende genom att ta över det. Här nedanför presenteras de delegationsbeslut som har registrerats under perioden 2025-12- 09 – 2026-01-20 Datum Delegat Beskrivning av delegationsbeslutet Diarienummer 2025-12-18 Upphandlingschef Förlängning av avtal - Resebyråtjänster 00022-2023 2026-01-07 Upphandlingschef Upphandling av Besiktning av tryck- och lyftanordningar 00037-2025 Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner redovisning av ovanstående delegationsbeslut Förvaltningens förslag till beslut Gemensam nämnd för upphandlingssamverkan godkänner redovisning av ovanstående delegationsbeslut Underlag för beslut • Upphandlingskontorets tjänsteskrivelse 2026-01-20 • Sammanställning av delegationsbeslut för perioden 2025-12-09 – 2026-01-20 Beslutet skickas till • Upphandlingskontoret Sida 14(14) Östersunds kommun │ 831 82 Östersund │ 063 - 14 30 00 │ www.ostersund.se

§ 8 Dnr GNU-00007- 2026 Meddelanden Inga meddelanden att ta del av under Gemensam nämnd för upphandlingssamverkans sammanträde 2026-01-26