KOMMUNSTYRELSEN — 18 maj 2026

Bakgrund Arkivreglementet för Nyköpings kommun, antaget 2016 (KK15/773) har varit i behov av större revidering och gjorts om i sin helhet. De huvudsakliga förändringarna är modernisering av innehållet, samt omarbetning utifrån bestämmelserna i samma lag som arkivreglementet skrevs utifrån, nämligen arkivlagen (SFS 1990:782), samt arkivförordningen (SFS 1991:446). Även begreppet dokumenthanteringsplan byter namn till informationshanteringsplan. Det nya namnet föreslås att bli Bestämmelse för arkiv, arkivvård och informationshantering (vidare Bestämmelse). I och med att denna Bestämmelse antas så föreslås att det gamla Arkivreglementet för Nyköpings kommun upphävs. Bestämmelsen fastställer vem som är arkivmyndighet och tydliggör hur arkiv- och informationshanteringen i Nyköpings kommun ska organiseras. Förslag till Bestämmelse lämnas som bilaga till tjänsteskrivelsen. Inom Nyköpings kommun är det kommunstyrelsen som är arkivmyndighet. I Bestämmelsen förtydligas arkivmyndighetens ansvar samt sambandet mellan arkiv, arkivvård och informationshanteringen inom Nyköpings kommun. Även varje myndighets eget ansvar för sitt arkiv, sin arkivvård och sin informationshantering förtydligas. För att arkivmyndigheten ska kunna fullgöra sitt ansvar finns en särskilda arkivfunktion, Stadsarkivet, som är arkivmyndighetens verkställande och beredande organ. Syftet med Bestämmelsen är att uppnå en kvalitativ, effektiv och rättssäker hantering av arkiv och information under hela dess livscykel, från skapande till gallring eller slutarkivering, för att kunna tillgodose behovet som: - — behövs för allmänhetens rätt till insyn - behövs för kommunens förvaltning - — behövs för rättslig betydelse - är av värde för framtida forskning Bestämmelsen är teknikneutral (gäller både analoga och digitala handlingar) och gäller oavsett hur handlingar lagras, struktureras, registreras eller förmedlas. Befintliga styrdokument som innehåller begreppen arkivreglemente eller dokumenthanteringsplan kommer att vara fortsatt giltiga och begreppen kommer att bytas ut löpande när en revidering av dokumenten är aktuell. Bestämmelsen har sin grund i tryckfrihetsförordningen (SFS 1991:446, offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400), arkivlagen (SFS 1990:782), arkivförordningen (SFS 1991:446), kommunallagen (SFS 2017:725), förvaltningslagen (SFS 2017:900) och dataskyddsförordningen (SFS 2018:219). Prövning av barnets bästa enligt barnkonventionen Ärendet påverkar inte barn, därför bedömningen har gjorts att ingen prövning av barnets bästa behöver göras. Beslutsordning Ordförande Urban Granström (S) ställer framskrivet förslag under proposition och finner att det bifalls. Kommunstyrelsens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar 1) attanta Bestämmelse för arkiv, arkivvård och informationshantering, enligt bilaga till tjänsteskrivelse, 2) att Bestämmelsen gäller från och med 2026-07-01 och tills vidare, samt 3) att Arkivreglementet för Nyköpings kommun (KK15/773) upphävs från och med 2026-06-30. Kommuntfullmäktiges beslut skickas till: Nyköpings kommuns författningssamling, Stadsarkivet, Samtliga nämnder, divisioner och verksamheter i Nyköpings kommun, Kommunala bolag och Stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, Kommunalförbund, Revisionen