Val- och demokratinämnden — 22 september 2026

§42 Val av justerare och tid för justering. Beslut Val- och demokratinämnden beslutar att utse Matti Leino (V) att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll den 24 september 2026. Sammanfattning av ärendet Vänsterpartiet justerar dagens protokoll enligt turordningen. Protokollet justeras den 24 september 2026. Protokollet justeras digitalt. Justerarna får protokollet sig tillsänt i förväg via e-post för att ges möjlighet att läsa igenom innan digital justering sker. Beslutande sammanträde Yrkanden Conny Andersson (S) yrkar att utse Matti Leino (V) att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll den 24 september 2026. Beslutsgång Ordförande frågar om val- och demokratinämnden kan besluta i enlighet med Conny Anderssons (S) förslag och finner att val- och demokratinämnden beslutar i enlighet med förslaget.

§43 Ändring i föredragningslistan. Beslut Val- och demokratinämnden noterar att inga ändringar i föredragningslistan föreligger. Sammanfattning av ärendet Ordförande frågar om det finns några ändringar i föredragningslistan att anmäla.

§44 Informationspunkt från förvaltningen. Beslut Val- och demokratinämnden lägger informationen till handlingarna. Sammanfattning av ärendet • Valorganisationen information – valår 2026. Val- och demokratinämnden tackar av valorganisationen, trygghet- och säkerhetsenheten och kommunikationsenheten för gott arbete med valet. • Laila Lindroth, administrativ chef kommunstyrelsekontoret redogör muntligt för valorganisationens arbete och återkommer till nämnden med en analys- och utvärdering med kostnad för framtida budgetprocess med valet. • Karin Klarström, kommunikationschef, Tora Börrefors och Josefine Lund Lodenius kommunikatörer redogör muntligt för arbetet med valet och återkommer med analys- och utvärdering tillsammans med valorganisationen till nämnden. Arbetet med unga och demokratin fortsätter. Power Point presentation visas. • Olof Sigfrid, trygghet- och säkerhetschef redogör muntligt för säkerhetsarbetet under valet. Inga allvarliga säkerhetsincidenter har anmälts.

§45 Dnr VN 2025-36 Delårsrapport per augusti 2026 för val- och demokratinämnden Beslut Val och demokratinämnden beslutar att godkänna delårsrapport per augusti 2026 för val- och demokratinämnden och överlämna till kommunstyrelsen. Sammanfattning av ärendet Val- och demokratinämnden har upprättat delårsrapport per augusti 2026 enligt kommunens styrmodell. I ärendet redovisas uppföljning av ekonomiskt utfall för perioden samt prognos för helåret samt status för måluppfyllelsen. Val- och demokratinämndens redovisar en negativ budgetavvikelse på 331 tkr för perioden januari-augusti 2026 och en negativ budgetavvikelse om 778 tkr i helårsprognos. Utfallet påverkas delvis av en budgetkorrigeringspost som bokfördes i januari för att justera nämndens budget till beslutad budgetram. Helårsprognosen för 2026 för val- och demokratinämnden visar ett avvikelsen om – 889 tkr mot budget där den främsta orsaken är lokalhyra och övriga verksamhetskostnader inom valorganisationen. Val- och demokratinämnden arbetar med ett inriktningsmål, där inriktningsmål inte bedöms bli uppfylld under året. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande VDN delår 2 Delårsrapport per augusti 2026 VDN Beslutande sammanträde Beslutsgång Ordförande frågar om val- och demokratinämnden kan besluta i enlighet med kommunstyrelsekontorets förslag och finner att val- och demokratinämnden beslutar i enlighet med förslaget. Beslutet ska skickas till ekonomiavdelningen@norrtalje.se Kommunstyrelsen

§46 Dnr VN 2026-43 Internkontrollrapport per delår 2 2026 för val- och demokratinämnden Beslut Val- och demokratinämnden beslutar att godkänna internkontrollrapport per den 31 augusti 2026 för val- och demokratinämnden i enlighet med tjänsteutlåtande och bifogad rapport. Sammanfattning av ärendet Denna rapport redovisar uppföljning av internkontrollplanen. Rapporten omfattar genomförda och påbörjade kontrollmoment inom kommunstyrelsens ansvarsområde samt redovisar identifierade avvikelser, utvecklingsbehov och planerade eller vidtagna åtgärder. Den samlade uppföljningen visar att internkontrollarbetet har påbörjats och i flera delar genomförts enligt plan. Inom flera områden finns fungerande strukturer och en i huvudsak god följsamhet till fastställda rutiner. Samtidigt visar rapporteringen att vissa kontrollmoment ännu inte har kunnat genomföras eller bedömas fullt ut under aktuell rapportperiod. Detta bland annat till följd av pågående framtagande av styrdokument, behov av ytterligare förankring, förändrad lagstiftning eller begränsningar i nuvarande systemstöd. Den sammantagna bedömningen är att kommunstyrelsens internkontrollarbete utvecklas i rätt riktning. Dock krävs fortsatt arbete för att säkerställa tydliga rutiner, ändamålsenliga systemstöd, enhetlig tillämpning och kvalitetssäkrad återrapportering inom kommunstyrelsens samlade kontrollmiljö. Val- och demokratinämndens verksamheter har inom ramen för uppföljningen av internkontrollplanen per delår 2 år 2026 genomfört planerade kontroller och följt upp beslutade åtgärder. Uppföljningen visar att internkontrollarbetet i huvudsak fortlöper enligt plan. Flera kontrollmoment har genomförts utan avvikelser, bland annat avseende ID-kontroll vid rekrytering av röstmottagare, avtalshantering samt kontroll av tilldelat statsbidrag. Processdokumentation för valorganisationen har upprättats, utbildningsinsatser inför valet har genomförts och förstärkt samverkan med enheten för Säkerhet och trygghet samt Polismyndigheten. Inga incidenter har rapporterats under perioden januari–augusti 2026. Kontrollen av utbetalda ersättningar och arvoden har identifierat avvikelser. Två felaktigt utbetalda årsarvoden har upptäckts och återbetalning handläggs enligt rutin. Tidigare avvikelser avseende för lågt utbetald restidsersättning har korrigerats. Uppföljningen visar därmed att kontrollrutinerna fångar upp fel och möjliggör rättelse inom ordinarie process. Sammantaget har inga allvarliga avvikelser identifierats per den 31 augusti 2026. Kvarstående kontroll- och utvecklingsåtgärder följs fortsatt upp under året. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande - Internkontrollrapport för val- och demokratinämnden per den 31 augusti Internkontrollrapport för val- och demokratinämnden per den 31 augusti 2026 Beslutande sammanträde Beslutsgång Ordförande frågar om val- och demokratinämnden kan besluta i enlighet med kommunstyrelsekontorets förslag och finner att val- och demokratinämnden beslutar i enlighet med förslaget. Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsekontoret – strategisk utvecklare kommunstyrelsekontoret Kommunrevisionens ordförande

§47 Dnr VN 2026-13 Översyn av riktlinjer för e-förslag - diskussionspunkt. Beslut Val- och demokratinämnden förde en diskussion gällande e-förslag. Sammanfattning av ärendet Val- och demokratinämnden diskuterar framtida utvecklingsarbete med e-förslagen. Beslutsunderlag PM – stöd till analys ”Riktlinjer för e-förslag i Norrtälje kommun.

§48 Dnr VN 2026-4 Redovisning av delegationsbeslut 2026 Beslut Val- och demokratinämnden beslutar att lägga anmälda delegationsbeslut till handlingarna. Sammanfattning av ärendet Redovisning av rapportlistor över delegationsbeslut från den 17 juni 2026 till och med den 26 augusti 2026 föreligger. Beslutsunderlag Delegationsbeslut 17 juni - 26 augusti 2026 - rapport nr 1 Delegationsbeslut 17 juni - 26 augusti 2026 - rapport nr 2

§49 Dnr VN 2026-1 Meddelanden till val- och demokratinämnden 2026 Beslut Val- och demokratinämnden noterar att inga meddelanden föreligger.