Arkivredovisning för arbetsmarknads- och socialnämnden — 18 juni 2026

3 § LBSB 3.1.1 Handlingar rörande insatser för barn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Medgivande att åtgärd får Lifecare 5 år/ Ja, OSL vidtas utan en av två Platina** 30 år/ Bevaras 26 kap 1§ vårdnadshavares samtycke enligt 6 kap. 13 a § FB Ansökan om utreseförbud hos Lifecare 5 år/ Ja, OSL förvaltningsrätten enligt 31 b § Platina** 30 år/ Bevaras 26 kap 1§ LVU Beslut om tillfälligt utreseförbud Lifecare 5 år/ Ja, OSL enligt 31 d § LVU Platina** 30 år/ Bevaras 26 kap 1§ Beslut om tillfälligt undantag Lifecare 5 år/ Ja, OSL från utreseförbud enligt 31 i § Platina** 30 år/ Bevaras 26 kap 1§ LVU Yttrande till förvaltningsrätt Platina Bevaras Ja, OSL eller kammarrätt 26 kap 1§ Dokumentation gällande Platina Bevaras Ja, OSL placeringsavtal 26 kap 1§ Valideringsrapport Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Offert Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Tilldelningsbeslut Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Kontroll av kreditvärdighet Platina Bevars Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Beslut om utmätning av Lifecare 5år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från Kronofogden lön/ersättning Papper* 2år 26 kap 1§ och avser personer med barn Platina Till Platina om det saknas förekomst. Gallring i Platina 2år Underrättelse om inledd Lifecare 5år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från Kronofogden skuldsanering Papper* 2år 26 kap 1§ och avser personer med barn Platina Till Platina om det saknas förekomst. Gallring i Platina 2år Underrättelse till socialnämnden Lifecare 5 år/ Ja, OSL Inkommer t.ex. från Papper* 30 år/ Bevaras 26 kap 1§ Åklagarmyndigheten, eller Platina 2år underrättelse om avstängning från skolan Till Platina om det saknas förekomst eller pågående ärende. Gallring i Platina 2år Underlag till nämnd Platina** Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Journalkopior/ dokumentkopior Procapita Bevaras Ja, OSL SkolFam från vårdgivare och HSL 25kap 1§ verksamheter utanför Papper* Malmö stad Journalkopior/ dokumentkopior Procapita Bevaras Ja, OSL SkolFam från vårdgivare och HSL 25kap 1§ verksamheter i Malmö stad Papper* 3.1.1 Handlingar rörande insatser för barn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Samtycke Procapita Bevaras Ja, OSL Skolfam HSL 25kap 1§ Papper* Testmaterial Procapita Vid Ja, OSL Skolfam HSL inaktualitet 25kap 1§ Papper* Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. LVU - Lag om vård av unga *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 3.1.2 Ge stöd och behandling till barn och familjer Inom arbetsmarknads- och socialförvaltningen finns en rad olika insatser som syftar till att ge rådgivning, umgängesstöd, praktisk vägledning och stöd till barn och familjer. Det kan gälla personer som är drabbade av våld i nära relationer eller sexuella övergrepp och även insatser för att motverka våld. Det finns också insatser för föräldrar med svårigheter i sitt föräldraskap samt behandling för ungdomar med allvarlig social problematik och unga vuxna med drogproblematik. Malmöbor kan ta egen kontakt för att få kortvarig rådgivning och stöd utan att det dokumenteras. Vid större behov hänvisas personen till respektive socialtjänstavdelning som gör en biståndsbedömning. 3.1.2 Handlingar rörande stöd och behandling till barn och familjer Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan om insats Journal digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Även förfrågan från Papper* 26 kap 1§ socialsekreterare Aktualiseringsblad Papper Gallras vid in Ja, OSL Barnahusen använder aktualitet 26 kap 1§ aktualiseringsblad vid fördelning av ärenden. Informationen förs sedan in i akten Beslut om bistånd Journal digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Efter bedömning 26 kap 1§ Löpande journalföring Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Uppföljning 26 kap 1§ Genomförandeplan Journal digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Samtyckesblankett Lifecare 5 år /Bevaras Ja, OSL Umgängesstödsverksamheten Platina 26 kap 1§ registrerar dessa i Lifecare Papper* Intyg av socialsekreterare Journal digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ 3.1.2 Handlingar rörande stöd och behandling till barn och familjer Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslutsunderlag från Journal digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Utredning socialtjänsten Papper* 26 kap 1§ Avslutsrapport Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Sammanfattning som skickas 26 kap 1§ till socialtjänsten Korrespondens av vikt Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Skattningar Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Avtal Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Umgängesstödsverksamheten Papper* 26 kap 1§ upprättar avtal som läggs in i uppdragstagare akt i Lifecare Utdrag Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Umgängesstödsverksamheten Papper* 26 kap 1§ Utdrag från polisens register eller från socialtjänst i annan kommun Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 3.1.3 Utreda eller behandla familjer och ta emot familjer för akut placering På uppdrag från ansvarig socialsekreterare utförs utredning eller behandling av inskrivna familjer samt familjer i hemmet. Personakt upprättas och anteckningar förs löpande under vistelsen. Behandlingsgruppen upprättar en genomförandeplan som utgår från behandlingsmål och vårdplan. Även familjer som akut måste placeras i väntan på annan insats tas emot. Efter avslutad insats skrivs handlingarna ut och skickas till socialsekreteraren. 3.1.3 Handlingar rörande familjeutredning och familjebehandling Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inskrivningsdokument Journal digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Vårdplan Journal digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Genomförandeplan Journal digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Löpande journalföring Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Föräldrakontrakt Journal digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Utredningssvar Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Psykologutlåtande Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Bedömning som rör 26 kap 1§ utredning/behandling Säkerhetsbedömning Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ 3.1.3 Handlingar rörande familjeutredning och familjebehandling Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Korrespondens av vikt Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 3.1.4 Ge stöd till familjer med spädbarn I samband med sjukdom, krissituationer, flerbarnsfödslar eller andra utmanande faser i livet kan familjer i Malmö få hjälp av familjestödsverksamheten. I första hand är insatsen till för familjer med barn upp till att de är berättigade till förskola. Bistånd beviljas efter individuell bedömning. I huvudsak avlastar familjestödjaren föräldern med barnen i familjens hem men viss praktisk hjälp kan ingå i biståndet. Familjer kan vända sig direkt till verksamheten som tar ställning till om bistånd kan beviljas. 3.1.4 Handlingar rörande stöd till familjer med spädbarn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan eller remiss Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Utredning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Beslut om bistånd Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Avser protokollsutdrag Papper* 26 kap 1§ Löpande journalföring Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Orosanmälan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Anmälan är upprättad av Papper* 26 kap 1§ verksamheten och skickas till mottaget Beslut att inte polisanmäla Platina** Bevaras misstanke om brott mot barn Avslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Utvärderingsenkät Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Beslut Platina Bevaras Kan Protokollsutdrag från förekomma myndighetsutskott och nämnd Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 3.1.5 Hantera ungdomstjänst För att ungdomar mellan 15–21 år ska komma i fråga för ungdomstjänst ska hen ha dömts till påföljden av domstol. Socialsekreterare gör en bedömning om ungdomen är lämplig för ungdomstjänst. Ungdomstjänst består av oavlönat arbete och reflekterande samtal hos socialsekreterare. Om ungdomen missköter sig kontaktas ansvarig socialsekreterare som snarast skickar återrapporteringen vidare till Åklagarmyndigheten. 3.1.5 Handlingar rörande ungdomstjänst Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Aktualisering Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Dom från tingsrätt Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Löpande journalföring Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Information till vårdnadshavare Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper 26 kap 1§ Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Avtal med ungdomen Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Angående regler Papper* 26 kap 1§ Avtal med handledare Platina 5 år/Bevaras Ja, OSL Handlingen ska registreras i Papper* 26 kap 1§ Platina. En kopia kan bifogas i (Lifecare) Lifecare eller läggas i akten. Arbetsplan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Undertecknas av ungdom Papper* 26 kap 1§ och socialsekreterare Intyg över utförd Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL ungdomstjänst Papper* 26 kap 1§ Korrespondens av vikt Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 3.1.6 Hantera öppna insatser utan behovsprövning för barn och vuxna Här ingår verksamheter som rör rådgivning för att i första hand ge den enskilde råd och stöd, vilket innebär att det inte behöver uppstå någon annan dokumentation än minnesanteckningar kring brukare. Några av de öppna insatser som finns är samtalsbehandling utan bistånd, stöd till personer/familjer som går igenom kriser och en rad andra verksamheter som riktar sig till Malmöungdomar och deras föräldrar, brottsutsatta människor samt insatser mot droger och kriminalitet. 3.1.6 Handlingar rörande öppna insatser för barn och vuxna insatser utan behovsprövning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inkomna anmälningar och Journal Digital 2 år Ja, OSL Från polisen aktualiseringar Papper* 26 kap 1§ Anmälningar till socialtjänst Journal Digital 2 år Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Orosanmälan Papper* 2 år Ja, OSL Orosanmälan om barn i fara Journal Digital 5 år/ 26 kap 1§ Lifecare 30 år /bevaras En längre gallringstid på 30 år från barnets födelse ska tillämpas för handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en utredning om socialnämnden behöver ingripa för att skydda eller stödja ett barn. Den förlängda gallringstiden gäller inte för orosanmälningar som inte leder till att en utredning inleds. Samtyckesblankett Journal Digital 2 år Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Underlag för inkommande Journal Digital 2 år Ja, OSL samtal Papper* 26 kap 1§ Intyg Journal Digital 2 år Ja, OSL Gäller Stödcentrum och Papper* 26 kap 1§ Resursteam Heder. T.ex. intyg till Försäkringskassan och Skatteverket. Underlag för bedömning av Journal Digital 2 år Ja, OSL Gäller Stödcentrum den unges inställning till Papper* 26 kap 1§ medling Förfrågan om samtalstid Journal Digital 2 år Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Avlastningsförfrågan Journal Digital 2 år Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Ansökan om familjestöd Journal Digital 2 år Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Genomförandeplaner Journal Digital 2 år Ja, OSL 26 kap 1§ Skattningar Journal Digital 2 år Ja, OSL 26 kap 1§ Journalanteckningar Journal Digital 2 år Ja, OSL 26 kap 1§ Insatsdokument Journal Digital 2 år Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Målreflektioner Journal Digital 2 år Ja, OSL 26 kap 1§ Registerutdrag Journal Digital 2 år Ja, OSL 26 kap 1§ Insatsrapport Journal Digital 2 år Ja, OSL 26 kap 1§ *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 3.2 Placera barn utanför hemmet 3.2.1 Placera barn i familjehem, på institution eller stödboende Ett ärende inleds med en orosanmälan eller ansökan. Därefter görs en utredning om placering i familjehem, på institution eller stödboende kan bedömas som mest lämplig insats. De flesta placeringar sker enligt Socialtjänstlagen, SoL, och har därmed samtycke från vårdnadshavare, eller från barnet om det är över 15 år, men en del görs med stöd av tvångslagstiftning. Beslut om placering i familjehem görs av arbetsmarknads- och socialnämndens myndighetsutskott alternativt av nämnden. Vid vård med stöd av LVU, lag om vård av unga, är det förvaltningsrätten som prövar frågan om vård. När ett barn placeras utanför hemmet ska det alltid upprättas en vårdplan, vare sig placeringen är enligt SoL eller sker med stöd av LVU. 3.2.1 Handlingar rörande placering av barn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Orosanmälningar från till Lifecare Bevaras eller Ja, OSL Om anmälan ej föranleder åtgärd exempel polis eller skola Papper* 2 år, se 26 kap 1§ och det ej finns personakt sätts kommentar handlingarna i pärm i 2 år. Om personakt finns förs alltid handlingarna in oavsett om utredning inleds eller inte. Orosanmälan rörande Papper* Bevaras Kan Orosanmälan mot exempelvis boendet Platina förekomma HVB-hem där placeringar finns. Gäller anmälan som inte rör en specifik klient Beslut att inte Platina** Bevaras Ja, OSL polisanmäla misstanke 26 kap 1§ om brott mot barn Utredning om familjehem Lifecare Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Utredning av Lifecare Bevaras Ja, OSL vårdnadsöverflytt Platina** 26 kap 1§ Vårdplaner, Lifecare Bevaras Ja, OSL behandlingsplaner m m 26 kap 1§ Beslut om placering Platina** Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslutsunderlag för Lifecare Bevaras Ja, OSL placering Papper* 26 kap 1§ Övervägande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Placeringar enligt SoL, LVU 26 kap 1§ Omprövning av vård Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL enligt LVU §3 26 kap 1§ Placeringsinformation Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Placeringar enligt SoL, LVU 26 kap 1§ 3.2.1 Handlingar rörande placering av barn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Marte Meo-inspelningar Elektroniskt Bevaras Ja, OSL Inspelat material som utförs 26 kap 1§ under pågående utredning sparas i sin helhet. Då filmen används enbart vid behandlingsinsats kan överflödigt material gallras direkt vid redigering under förutsättning att de gallrade delarna inte visats för någon. Om filmen endast används vid behandlingsinsats kan filmen gallras vid inaktualitet. Överklaganden Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Beslut om ersättnings- Lifecare Bevaras Ja, OSL Motsvarar protokollsutdrag skyldighet för föräldrar Papper* 26 kap 1§ Eftergift av förälders Lifecare Bevaras Ja, OSL ersättningsskyldighet för 26 kap 1§ barns vård i ett annat hem än det egna. Dom om förordnande av Lifecare Bevaras Ja, OSL vårdnadshavare Papper* 26 kap 1§ Ansökningar om vård (till Lifecare Bevaras Ja, OSL Gäller endast LVU förvaltningsrätt) 26 kap 1§ Korrespondens Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper 26 kap 1§ Handlingar rörande Lifecare Bevaras Ja, OSL Gäller endast LVU underställande till 26 kap 1§ förvaltningsrätt Yttranden till åklagare, Lifecare Bevaras Ja, OSL tingsrätt m m 26 kap 1§ Yttranden enligt lagen Lifecare Bevaras Ja, OSL om unga lagöverträdare, 26 kap 1§ LUL Domar Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Meddelanden från Lifecare Bevaras Ja, OSL institution om utskrivning Papper* 26 kap 1§ Placeringsmeddelanden Lifecare Bevaras Ja, OSL från Statens Papper* 26 kap 1§ institutionsstyrelse Registerutdrag från Lifecare Bevaras Ja, OSL Registerutdrag på biologiska myndigheter och andra Papper* 26 kap 1§ föräldrar och på barnen själv kommuner Journalanteckningar från Lifecare Bevaras Ja, OSL Journalanteckningar på biologiska myndigheter och andra Papper* 26 kap 1§ föräldrar och på barnen själv kommuner Journaler med bilagor Lifecare Bevaras Ja, OSL Förs till personakt när de inte från hem för vård eller Papper* 26 kap 1§ längre behövs i verksamheten. Vid enskilt bedriven verksamhet boende överlämnande efter avtal. Begäran om vårdens Platina** Bevaras Ja, OSL upphörande 26 kap 1§ 3.2.1 Handlingar rörande placering av barn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslut om placering Platina** Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslut om upphävande Platina** Bevaras Ja, OSL av omedelbart 26 kap 1§ omhändertagande Omprövning av fortsatt Platina** Bevaras Ja, OSL Enligt 13 § 2 st. LVU vård 26 kap 1§ Skolplacering enligt LVU Platina** Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Upphörande av vård Platina** Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Upphörande av placering Platina** Bevaras Ja, OSL Enligt 11 § LVU 26 kap 1§ Bistånd enligt 4 kap 1 § Platina** Bevaras Ja, OSL Beslut om placering i familjehem 11 kap 1§ 26 kap 1§ SoL i form av placering i familjehem Ansökan om fortsatt Platina** Bevaras Ja, OSL omhändertagande 26 kap 1§ Hemlighållande av Platina** Bevaras Ja, OSL vistelseort 26 kap 1§ Umgängesbegränsning Platina** Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Övervägande om fortsatt Platina** Bevaras Ja, OSL Enligt 13 § 1 st. LVU vård 26 kap 1§ Övervägande om fortsatt Platina** Bevaras Ja, OSL Enligt 6 kap. 8 22 kap 13§ första privatplacering 26 kap 1§ stycket SoL Ansökan hos Platina** Bevaras Ja, OSL Skatteverket om skyddad 26 kap 1§ folkbokföring Förteckning över barn Platina** Bevaras Ja, OSL som vistats i familjehem 26 kap 1§ till IVO Beslut om omedelbart Lifecare Bevaras Ja, OSL Delegation- ordförande eller omhändertagande 26 kap 1§ förordnad ledamot i myndighetsutskotten. Nämndssekreteraren tar fram en lista över delegationsbeslut ur Lifecare och diarieför i Platina som bilaga till nämndshandlingarna Fullmakt att företräda Platina Bevaras Kan Delegation- inköpta jurister eller nämnden i rätten förekomma STK jurister Begäran om anstånd hos Platina** Bevaras Kan förvaltningsrätten förekomma Beslut om förebyggande Platina** Bevaras Ja, OSL insats enligt 22 § LVU 26 kap 1§ Upphörande av Platina** Bevaras Ja, OSL Enligt 22 § LVU förebyggande insatser 26 kap 1§ Medgivande till Platina** Bevaras Ja, OSL Enligt 6 kap §6 22kap 2§ första privatplacering 26 kap 1§ stycket SoL 3.2.1 Handlingar rörande placering av barn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Kan förekomma Beslut Platina Bevaras Kan Protokollsutdrag från förekomma myndighetsutskott och nämnd Begäran om överflytt av Platina** Bevaras Ja, OSL ärende från annan 26 kap 1§ kommun Underlag till nämnd Platina ** Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Upphörande av Platina ** Bevaras Ja, OSL omedelbar insats i form av 26 kap 1§ skyddat boende enligt 4 kap. 8 § LBSB Upphörande av insats i Platina ** Bevaras Ja, OSL form av skyddat boende 26 kap 1§ enligt 7 kap. 1 § LBSB Umgängesbegränsning Platina ** Bevaras Ja, OSL enligt 5 kap. 4 § punkt 2 26 kap 1§ LBSB Ansökan om Platina ** Bevaras Ja, OSL flyttningsförbud enligt 24 § 26 kap 1§ LVU Beslut om tillfälligt Platina ** Bevaras Ja, OSL flyttningsförbud enligt 27 § 26 kap 1§ LVU Övervägande om fortsatt Platina ** Bevaras Ja, OSL flyttningsförbud enligt 26 § 26 kap 1§ LVU Beslut om att tillfälligt Platina ** Bevaras Ja, OSL flyttningsförbud ska 26 kap 1§ upphöra enligt 30 § 2 st. LVU Beslut att uppmana Platina ** Bevaras Ja, OSL vårdnadshavare att inför 26 kap 1§ umgänge lämna prov enligt 32 a § LVU Beslut att uppmana Platina ** Bevaras Ja, OSL vårdnadshavare att inför 26 kap 1§ prövning om vårdens upphörande lämna prov enligt 32 b § LVU Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. LVU - Lag om vård av unga *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 3.2.2 Hantera uppdragstagare Den familj som tar emot ett eller flera barn i sitt hem på uppdrag av socialnämnden kallas familjehem eller jourhem. Familjens lämplighet bedöms efter en familjehemsutredning och en personakt för familjehemmet upprättas. Personakten är registrerad på en av föräldrarna i familjen. En kontaktperson träffar regelbundet en ung eller vuxen människa för att ge råd och stöd men kan även göra något socialt tillsammans med hen för att bryta personens isolering. Kontaktfamiljer tar emot ett barn vissa dagar varje månad. 3.2.2 Handlingar rörande uppdragstagare (familjehem, kontaktpersoner/-familjer) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan om att bli Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL familjehem, Papper* 26 kap 1§ kontaktperson/-familj Utredning av Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL OBS! Kopia placeras i barnakten. familjehem, 26 kap 1§ kontaktperson/-familj Underlag från intervju Lifecare 5 år/Bevaras, Ja, OSL Gäller sammanfattning, med familjehem Papper* se kommentar 26 kap 1§ underlaget kan gallras. Beslut om godkännande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL OBS! Kopia placeras i barnakten. Papper* 26 kap 1§ Platina** Avtal t ex med Lifecare 5 år/Bevaras Kan före- kontaktpersoner Papper* komma Anmälan mot Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL OBS! Kopia placeras i barnakten. familjehem, utredning Papper* 26 kap 1§ och beslut Ekonomiska Lifecare Gallras efter Ja, OSL Läggs i särskild akt verifikationer Papper 7 år 26 kap 1§ Avtal om ersättningar Papper 5 år/Bevaras Ja, OSL Fortsatta avtal bevaras i särskild efter vårdnads- Lifecare 26 kap 1§ akt för revision. överflyttningar Godkännande av Platina** Bevaras Ja, OSL familjehem 26 kap 1§ Godkännande av Platina** Bevaras Ja, OSL jourhem 26 kap 1§ Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Kan förekomma Beslut Platina Bevaras Kan Protokollsutdrag från förekomma myndighetsutskott och nämnd *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 4. Hantera ekonomiskt bistånd Enligt SoL har den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt, rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning och för sin livsföring i övrigt. 4.1 Lämna ekonomiskt bistånd Den som ansöker om ekonomiskt bistånd ska på begäran lämna in erforderliga handlingar för att utredning av rätten till bistånd ska kunna göras. Utifrån handlingar som lämnas in görs en utredning, eventuell beräkning, beslut fattas och vid rätt till bistånd görs en utbetalning. 4.1 Handlingar rörande handläggning av ekonomiskt bistånd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Ansökan aktualiseras i Lifecare Papper* 26 kap 1§ Ansökan vi e-tjänst Selfpoint Vid in Ja, OSL När digital nyansökan inkommer, OpenE aktualitet 26 kap 1§ så sker en mellanlagring. Ansökningarna hanteras manuellt dagligen och när en ansökan har hanterats raderas den automatiskt efter 24 timmar. Underlag Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL T ex hyresavtal, kontoutdrag, Papper* 26 kap 1§ inkomstuppgift, kvitto. Tandvårdsbilder USB Vid in Ja, OSL CD-skiva aktualitet 26 kap 1§ Grundutredning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Beslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Bedömningen utgör en del av Papper* 26 kap 1§ grundutredningen Utbetalning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Handlingar som lämnas Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Om det finns en öppen akt läggs in och inte föranleder Papper* 2 år 26 kap 1§ handlingen i akten, i annat fall ärende enligt SoL Platina registreras den i Platina. Handling i Platina gallras efter 2 år Samtycke Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Samtycke till att kontakta andra Papper* 26 kap 1§ myndigheter, organisationer eller privatpersoner Intyg Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 T ex hyresintyg, intyg om kap 1§ försörjningsstöd Journalanteckning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Korrespondens Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Korrespondens är all typ av Papper* 26 kap 1§ kommunikation, oavsett om det rör anteckningar från telefonsamtal, e-post, brev eller motsvarande. Sparas om korrespondensen har betydelse i ärendet, annars gallras handlingen vid in aktualitet 4.1 Handlingar rörande handläggning av ekonomiskt bistånd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beräkning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 Papper* kap 1§ Registerkontroller Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Om handlingen är underlag för Papper* 26 kap 1§ beslut, annars gallras den vid in aktualitet. Registerkontroller görs digitalt och journalförs i Lifecare Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 4.2 Hantera överklaganden angående ekonomiskt bistånd Efter att ett beslut delgivits har den sökande tre veckor på sig att komma in med ett överklagande. Antingen vidhåller arbetsmarknads- och socialförvaltningen avslaget, omprövar det delvis eller ändrar beslutet till brukarens fördel. Oavsett vad förvaltningen gör skickas ärendet till förvaltningsrätten som tar ett beslut. 4.2 Handlingar rörande överklaganden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Överklaganden Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Överklaganden lämnas i regel in i Papper* 26 kap 1§ skriftlig form och aktualiseras i Lifecare. Yttranden till Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL När yttrande avges fattas också förvaltningsrätt Papper* 26 kap 1§ ett beslut om detta i Lifecare Omprövning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Vid helt eller delvis ändring av det Papper* 26 kap 1§ överklagande beslutet fattas ett beslut. Dom från Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Dom kan komma från förvaltningsrätten Papper* 26 kap 1§ förvaltningsrätt eller kammarrätt och högsta förvaltningsdomstolen efter prövningstillstånd. Gäller även beslut om t.ex. avskrivning eller prövningstillstånd från förvaltningsrätten och kammarrätten Utbetalning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Efter omprövning som lett till 26 kap 1§ beviljande av ekonomiskt bistånd. 4.2 Handlingar rörande överklaganden Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 4.3 Hantera löpande ansökan Om behovet av ekonomiskt bistånd kvarstår kan brukaren göra en ny ansökan. Då aktualiseras brukaren och utreds på nytt. 4.3 Handlingar rörande löpande ansökan Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Ansökan aktualiseras i Lifecare. Papper* 26 kap 1§ Ansökan vi e-tjänst Selfpoin Vid Ja, OSL När digital nyansökan inkommer, t inaktualitet 26 kap 1§ så sker en mellanlagring. Ansökningarna hanteras manuellt dagligen och när en ansökan har hanterats raderas den automatiskt efter 24 timmar. Korrespondens Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Om korrespondensen har Papper* 26 kap 1§ betydelse i ärendet, annars gallras handlingen vid inaktualitet Registerkontroller Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Om registerkontrollen är underlag Papper* 26 kap 1§ för beslut, annars gallras handlingen vid inaktualitet. Registerkontroller görs digitalt och journalförs i Lifecare Genomförandeplan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Samtycke Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Samtycke till att kontakta andra Papper* 26 kap 1§ myndigheter, organisationer eller privatpersoner. Muntligt samtycke kan noteras i Lifecare. Journalanteckningar Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Underlag Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Intyg Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 T ex hyresintyg, intyg om kap 1§ försörjningsstöd Tandvårdsbilder USB/CD-skiva Vid in Ja, OSL aktualitet 26 kap 1§ Beräkning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 Papper* kap 1§ Utbetalning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ 4.3 Handlingar rörande löpande ansökan Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 4.4 Hantera underrättelser om uppsägning av hyra och el Hyresvärdar/bostadsrättsföreningar har en lagstadgad skyldighet att meddela uppsägning av boende till socialnämnden. Avsikten med detta är att socialtjänsten tidigt ska kunna undersöka om det finns behov av stöd och insatser för att förebygga vräkning. Om en person har ett pågående ärende aktualiseras det i Lifecare medan en ej aktuell person läggs upp i Platina eller Journal Digital. 4.4 Handlingar rörande underrättelser om uppsägning av hyra och el Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Meddelande om elskuld Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Registreras i Platina och gallras Papper* 2 år 26 kap 1§ efter 2 år om personen inte är Platina aktuell brukare Meddelande om Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Registreras i Journal digital och hyresskuld Journal 2 år 26 kap 1§ gallras efter 2 år om personen inte digital är aktuell Papper* Meddelande om Platina 2 år Kan Registreras i Platina eftersom hyresskuld för företag förekomma hyresskulden gäller ett företag Aktualisering av Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Aktuell brukare hyresskuld/ elskuld Papper* 26 kap 1§ Underrättelse om Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Registreras i Journal digital och störning i bostad Journal 2 år 26 kap 1§ gallras efter 2 år om personen inte (varning) digital är aktuell brukare. Papper* Underrättelse om Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Registreras i Journal digital och uppsägning av Journal 2 år 26 kap 1§ gallras efter 2 år om personen inte hyreskontrakt digital är aktuell brukare. Papper* Kallelse till möte Lifecare Vid in Ja, OSL Journal aktualitet 26 kap 1§ digital Papper* Ansökan om bistånd Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Utredning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ 4.4 Handlingar rörande underrättelser om uppsägning av hyra och el Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmodan om felaktig Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Registreras i Platina och gallras folkbokföring Papper* 2 år 26 kap 1§ efter 2 år om personen inte är Platina aktuell brukare Underrättelse om Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Registreras i Platina och gallras magasinerat gods Papper* 2 år 26 kap 1§ efter 2 år om personen inte är Platina aktuell brukare Rättelseanmodan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från hyresvärden. Journal 2 år 26 kap 1§ Registreras i Journal digital och digital gallras efter 2 år om personen inte Papper* är aktuell brukare SoL-handlingar utan Papper* 2 år Ja, OSL I de fall handlingar inkommer avsändare Platina 26 kap 1§ utan att det inte är tydligt vem Handlingar som avsändaren är eller vems akt lämnas in och inte handlingen hör till registreras föranleder ärende dessa i Platina. enligt SoL Handlingar som omöjligen kan höra till ett SoL-ärende gallras vid inaktualitet Underrättelse om Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Registreras i Platina och gallras besiktning eller Papper* 2 år 26 kap 1§ efter 2 år om personen inte är underhåll av lägenhet Platina aktuell brukare Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 4.5 Hantera återkrav Socialtjänsten kan återkräva utbetalt ekonomiskt bistånd under vissa förutsättningar. I vissa fall utbetalas bistånd med villkor om återbetalning, som regel i avvaktan på en annan inkomst. Den som fått ekonomiskt bistånd på felaktiga grunder är skyldig att betala tillbaka vad som betalats ut för mycket. När socialtjänsten får reda på att en felaktig utbetalning har skett görs oftast en utredning och om det fattas beslut om återkrav skickas beslutet hem till brukaren. Återkrav inom ekonomiskt bistånd rör inte bara felaktigt utbetalt bistånd utan också förskott på förmån. Det är då en förutsättning för att bistånd ska utbetalas och omfattar att brukare undertecknar beslutet innan utbetalning sker. 4.5 Handlingar rörande återkrav Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Underrättelse Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Enligt SoL 9 kap 1-3§§ om förskott, Papper* 26 kap 1§ Kan vara underrättelse om felaktig Platina utbetalning eller deposition utbetalning eller deposition Registreras i Platina och gallras efter 5 år om personen inte är aktuell brukare Underrättelse Lifecare 5 år /Bevaras Ja, OSL Registreras i Platina och gallras om möjlig Papper* 26 kap 1§ efter 5 år om personen inte är felaktig Platina aktuell brukare utbetalning Utredning och beslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Platina** Ersättningstalan 9 kap Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 Beslut om ersättningstalan utifrån 1-3 §§ SoL Papper* kap 1 § återkrav enligt SoL 9:2 är Platina** delegerat till sektionschef och dessa ärenden hanteras inte inom ärendekedjan till nämnd på samma sätt som beslut enligt 9:1. Beslut registreras därför i Lifecare. Ersättningstalan 9 kap 3§ Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 Beslut om ersättningstalan utifrån SoL Papper* kap 1 § återkrav enligt SoL 9:2 är Platina** delegerat till sektionschef och dessa ärenden hanteras inte inom ärendekedjan till nämnd på samma sätt som beslut enligt 9:1. Beslut registreras därför i Lifecare. Ersättningstalan 33kap Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26

4§ SoL Papper* kap 1 § Platina** Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslut Platina Bevaras Ja, OSL Protokollsutdrag från 26 kap 1§ myndighetsutskott och nämnd Beslut om återkrav (enl Lifecare 5 år/Bevaras Ja OSL 26 Enligt 9 kap 2 § SoL 9:2 SoL) Papper kap 1 § Enligt 33kap 2 § SoL (går inte till Platina** nämnden) Beslut om laga kraft Lifecare 5 år/Bevaras Ja OSL 26 Platina** kap 1 § Delredovisning Platina Bevaras Ja, OSL Skickas av Kronofogden till 26 kap 1§ sökande, alltså den som har begärt ansökt om hjälp med att driva in en skuld Överenskommelse Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL I hanteringen av återkravsbeslut om avbetalning Papper* 26 kap 1§ kan avbetalningsplaner upprättas med brukare. Dessa upprättas skriftligt och förvaras i akt. Delegationsbeslut Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ 4.5 Handlingar rörande återkrav Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Yttrande Lifecare Bevaras Ja, OSL Platina** 26 kap 1§ Dom Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Handlingen bevaras i Platina Platina 26 kap 1§ Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 4.6 Hantera misstänkt bidragsbrott Misstankar om bidragsbrott kan uppstå både genom anmälan och av socialtjänstens egen upptäckt. Utredningssekreterare gör polisanmälan när de finns grundad anledning att anta att bidragsbrott har begåtts. De flesta av handlingarna har redan förekommit i tidigare processer och finns i Lifecare, men för att hålla samman ärendet registreras handlingarna i Platina tillsammans med korrespondens med polis och åklagarmyndigheten. Polisanmälan av bidragsbrott är inget delegerat beslut utan ren verkställighet. Anmälandet av bidragsbrott är centraliserat till utredningssekreterare inom sektion Uppföljning och samordning, avdelningen för ekonomiskt bistånd och boende. 4.6 Handlingar rörande misstänkt bidragsbrott Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Gallringsfristen avser handling i Papper* 26 kap 1§ akten. I Platina bevaras handlingen Platina Underlag Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Ex. deklaration, kontoutdrag. Papper* 26 kap 1§ Gallringsfristen avser handling i Platina akten. I Platina bevaras handlingen Polisanmälan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Polisens återkoppling sparas ihop Papper* 26 kap 1§ med anmälan Platina Gallringsfristen avser handling i akten. I Platina bevaras handlingen Korrespondens av Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Gallringsfristen avser handling i betydelse Papper* 26 kap 1§ akten. I Platina bevaras handlingen Platina Delredovisning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Skickas av Kronofogden till Papper* 26 kap 1§ sökande, alltså den som har Platina ansökt om hjälp med att driva skuld. Gallringsfristen avser handling i akten. I Platina bevaras handlingen Delegationsbeslut Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ 4.6 Handlingar rörande misstänkt bidragsbrott Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslut om nedlagd Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Gallringsfristen på papper avser förundersökning Papper* 26 kap 1§ handling i akten och gallras efter Platina 5 år. I Platina bevaras handlingen Beslut om väckt åtal Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Gallringsfristen på papper avser Papper* 26 kap 1§ handling i akten och gallras efter Platina 5 år. I Platina bevaras handlingen Dom Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Gallringsfristen på papper avser Papper* 26 kap 1§ handling i akten och gallras efter Platina 5 år. I Platina bevaras handlingen Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 5. Främja arbete och sysselsättning Avdelningen för arbetsmarknadsinsatser medverkar till att stärka arbetssökande Malmöbors möjlighet till arbete och bidrar till att de av egen kraft, eller med hjälp av annan aktör, kan bli självförsörjande. Avdelningen vägleder, coachar och rustar Malmöbor på vägen till studier och arbete och erbjuder olika arbetsmarknadsinsatser som till exempel arbetsträning, praktik, utbildning och anställningar. Avdelningen riktar sig till Malmöbor som får ekonomiskt bistånd, unga Malmöbor 18–29 år oavsett försörjningsform och SFI-studerande som får ekonomiskt bistånd. Personer remitteras från socialtjänsten, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och Kriminalvården. Inom arbetsmarknadsområdet används Procapita som IT-stöd för registrering och handläggning. 5.1 Hantera insatser för arbetssökande En enskild person kan inte själv anmäla sig till avdelningen för arbetsmarknadsinsatser utan det sker genom en remiss från Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan eller socialtjänsten inom kommunen. Undantagna är ungdomar mellan 18 och 29 år som själva kan anmäla sig om de inte är inskrivna i Jobbgarantin för ungdomar. Vid inskrivning lägger man upp en deltagarakt och deltagaren får ge sitt samtycke gällande hävande av sekretess. Avdelningen för arbetsmarknadsinsatser arbetar kontinuerligt med att erbjuda flexibla aktiviteter som kan anpassas efter arbetssökandes behov. Målet är att fler Malmöbor ska få arbete eller börja studera. Beroende på deltagarens situation och hälsa finns det olika verksamheter som erbjuder individuellt anpassade insatser. 5.1 Handlingar rörande insatser för arbetssökande Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anvisningar Procapita 5 år Ja, OSL Papper* 28 kap 11§ Intern remiss Procapita 5 år Ja, OSL T ex att en deltagare behöver Papper* 28 kap 11§ praktikplats Samtycke att kontakta Procapita 5 år Ja, OSL andra myndigheter Papper* 28 kap 11§ Kartläggning Procapita 5 år Ja, OSL Deltagarens kompetens, 28 kap 11§ livssituation, tidigare arbeten mm. Handlingsplaner Procapita 5 år Ja, OSL Behövs inte skrivas ut till papper. Papper* 28 kap 11§ Men finns det underskrift ska de följa aktens gallringsfrist Betyg och intyg över Procapita Vid in Ja, OSL genomgångna Papper* aktualitet 28 kap 11§ utbildningar, kopior Löpande journalföring Procapita 5 år Ja, OSL 28 kap 11§ Uppföljning av Procapita 5 år Ja, OSL Behövs inte skrivas ut till papper. handlingsplaner Papper* 28 kap 11§ Men finns det underskrift ska de följa aktens gallringsfrist Korrespondens av Procapita 5 år Ja, OSL betydelse i ärendet Papper* 28 kap 11§ Anvisningssvar Procapita 5 år Ja, OSL Bedömning av arbetsförmåga. Papper* 28 kap 11§ Anvisningssvar om arbetsträning skickas till deltagare, anvisare och arkiv Bedömning / utredning av Procapita 5 år Ja, OSL fysioterapeut HSL 28 kap 11§ Utlåtande av Procapita 5 år Ja, OSL arbetsterapeut HSL 28 kap 11§ Praktiköverenskommelse Procapita Vid in Kan Undertecknas av deltagare Papper* aktualitet förekomma Läkarintyg Procapita 5 år Ja, OSL Papper* 28 kap 11§ Intyg från primärvården Procapita 5 år Ja, OSL Papper* 28 kap 11 Inleda samarbete kring Procapita 5 år Ja, OSL Inskrivningshandlingar från kund Papper* 28 kap 11§ Arbetsförmedlingen gällande etableringsprogrammet Medgivande till Procapita 5 år Ja, OSL Med arbetsförmedlingen informationsutbyte Papper* 28 kap 11§ Skadeanmälan Procapita 5 år Ja, OSL Inkommer från arbetsförmedlingen Papper* 28 kap 11§ Beslutsunderlag Procapita 5 år Ja, OSL Inkommer från arbetsförmedlingen Papper* 28 kap 11§ Överenskommelser Procapita 5 år Ja, OSL Inkommer från arbetsförmedlingen Papper* 28 kap 11§ Sammanfattningar Procapita 5 år Ja, OSL Sammanfattningar av inskrivs tiden Papper* 28 kap 11§ eller sammanfattningar avseende deltagare 5.1 Handlingar rörande insatser för arbetssökande Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utredning Procapita 5 år Ja, OSL Inkommer från socialtjänsten Papper* 28 kap 11§ Kompetensunderlag Procapita 5 år Ja, OSL Papper* 28 kap 11§ Föreslå praktikplats Procapita Vid in Kan Inkommer från arbetsförmedlingen Papper* aktualitet förekomma *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 5.2 Hantera arbetsmarknadsanställningar Avdelningen för arbetsmarknadsinsatser är den del av arbetsmarknads- och socialförvaltningen som har till uppdrag att arbeta med arbetsmarknadsanställningar och arbetsträning. Malmöbor skrivs in för att närma sig arbetsmarknaden genom att utföra praktiska arbetsuppgifter i Malmö stads verksamheter alternativt inom avdelningens egna arbetslag. En arbetmarknadsanställning är en arbetsmarknadspolitisk insats där Malmöbor med försörjningsstöd får möjlighet att bli anställda under 12 månader. Tanken är att personer som stått utanför arbetsmarknaden en längre tid ska få möjlighet till kompetensutveckling och en ny anknytning till arbetslivet. 5.2 Handlingar rörande Arbetsmarknadsanställningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Underlag inför Procapita 5 år Ja, OSL arbetsmarknadsanställning Papper* 28 kap 11§ Underlag, information om Procapita 5 år Ja, OSL arbetsmarknadsanställning Papper* 28 kap 11§ Meddelande om aktivitet Papper Vid in Ja, OSL Från Arbetsförmedlingen. aktualitet 28 kap 11§ Anställningsavtal Papper 5 år/ Bevaras Ja, OSL Skickas till stadsarkivet samlat. Platina 28 kap 11§ Gallringsfristen på 5 år avser Procapita handling i Procapita. I Platina bevaras handlingen Förlängning av Papper 5 år /Bevaras Ja, OSL Gallringsfristen på 5 år avser anställningsavtal Platina 28 kap 11§ handling i Procapita. I Platina Procapita bevaras handlingen Medvetandegörande Procapita 5 år Ja, OSL Sker vid misskötsamhet, och samtal och tillhörande Papper* 28 kap 11§ skrivs på av undertecknad arbetsmarknadssekreterare och handlingsplan deltagare. 5.2 Handlingar rörande Arbetsmarknadsanställningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Uppföljning av Procapita 5 år Ja, OSL medvetandegörande Papper* 28 kap 11§ samtal Klargörande samtal och till- Procapita 5 år Ja, OSL Sker vid misskötsamhet, och hörande undertecknad Papper* 28 kap 11§ skrivs på av chef och deltagare. handlingsplan Skriftlig varning Procapita 5 år Ja, OSL Papper* 28 kap 11§ Avstängning av deltagare i Procapita 5 år Ja, OSL anställning Papper* 28 kap 11§ Uppsägning Procapita 5 år/Bevaras Ja, OSL Handlingen följer akten och inte (av arbetsgivare) Papper 28 kap 11§ Platina arkivet. Platina Gallringsfristen på 5 år avser handling i Procapita. I Platina bevaras handlingen Uppsägning på egen Procapita 5 år/Bevaras Ja, OSL Handlingen följer akten och inte begäran Papper 28 kap 11§ Platina arkivet. Platina Gallringsfristen på 5 år avser handling i Procapita. I Platina bevaras handlingen Kallelse till möte (då Procapita Vid in Ja, OSL deltagare avvikit, eller inte Papper* aktualitet 28 kap 11§ hört av sig) Beslut om förstadagsintyg Procapita 5 år Ja, OSL Då läkarintyg krävs från första Papper* 28 kap 11§ sjukdagen. Läkarintyg Procapita 5 år Ja, OSL Journalanteckning i Procapita Papper* 28 kap 11§ Beslut om lönebidrag Procapita 5 år Ja, OSL Papper* 28 kap 11§ Beslut om introduktionsjobb Procapita 5 år Ja, OSL Papper* 28 kap 11§ Information om Procapita 5 år Ja, OSL Undertecknas av deltagare tystnadsplikt Papper* 28 kap 11§ Anmälan av Platina Bevaras Ja, OSL Formulär skickas till övriga arbetsmarknadsanställning 28 kap 11§ förvaltningar och fylls i om de har möjlighet att ta emot en arbetsmarknadsanställd Underlaget vi får tillbaka redovisas till nämnden. Tillbud/arbetsskada Platina Bevaras Kan Undertecknas av deltagare. förekomma Beslut om ersättning Procapita 5 år Ja, OSL Papper* 28 kap 11§ Övriga handlingar gällande anställningar finns i Malmö stads Arkivhandbok för styrande och stödjande verksamheter. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 5.3 Hantera praktikplatser Ett av avdelningen för arbetsmarknadsinsatsers uppdrag är att genom praktik ge Malmöbor en chans att utvecklas och bli bättre rustade för att komma närmare arbetsmarknaden. Varje år förmedlar avdelningen för arbetsmarknadsinsatser praktikplatser till Malmöbor från grundskoleelever till vuxna. Praktikplatserna som förmedlas finns hos privata, ideella och offentliga arbetsgivare. 5.3 Handlingar rörande praktikplatser Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarand reglering e Beställning av praktik- eller Elektroniskt Vid inaktualitet Nej Kommer in via mejl, app mm praoplats papper Riskbedömning Papper Bevaras/ Nej Görs av arbetsgivare om Platina Får gallras eventuella risker på arbets- vid platsen. inaktualitet, se Diarieförs och bevaras i kommentar Platina vid tillbud eller olycka som en del av utredningen. Tillbud/arbetsskada Platina Bevaras Kan Undertecknas av deltagare. förekomm a Namnlistor Platina Bevaras Kan En namnlista över samtliga förekomm deltagare inom en a verksamhet, t ex Ung i sommar Information om tystnadsplikt Procapit 5 år Nej Undertecknas av deltagare. a Papper* PRAO-elever får aldrig ta del av sekretessuppgifter, oavsett om man har gett information om tystnadsplikt eller inte. Kravprofil Digitalt 5 år Nej Vid granskning av arbetsgivare Ska gallras 5 år efter sista praktiken Företagsinformation Digitalt 5 år Kan Inhämtning av information förekomma från Skatteverket Vid granskning av arbetsgivare Ska gallras 5 år efter sista praktiken Tjänsteanteckningar Digitalt 5 år Kan Vid granskning av Platina förekomma arbetsgivare Ska gallras 5 år efter sista praktiken 5.3 Handlingar rörande praktikplatser Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarand reglering e Korrespondens Digitalt 5 år Kan Vid granskning av Platina förekomma arbetsgivare Ska gallras 5 år efter sista praktiken Blankett för Platina 5 år Kan Blankett är ifylld av praoplatserbjudande och Papper* förekomma arbetsplatsen riskbedömning Av dokumentet framgår omfattning och upplägg avseende platserbjudandet, eventuella risker på arbetsplatsen samt att arbetsplatsen tagit del av krav och riktlinjer från verksamheten. Avtal med arrangör Platina 5 år Kan Avtal mellan Praktik vid event Papper* förekomma och arrangör. I dokumentet framgår att arrangören har tagit del av verksamhetens krav och riktlinjer. Praktiköverenskommelse Platina 5 år Kan Praktiköverenskommelse Papper* förekomma mellan Ung i sommar och arbetsplats. I dokumentet framgår att arbetsplatsen har tagit del av verksamhetens krav och riktlinjer. Överenskommelse om en Platina 5 år Kan Överenskommelse om en plats plats för arbetsmarknads- Papper* förekomma för arbetsmarknadsanställning. anställning I dokumentet framgår att arbetsgivaren har tagit del av verksamhetens krav och riktlinjer. Lista över praktikplatser Platina 5 år Nej Årlig lista över praktikplatser som Praktikservice levererat på beställning av remittenter. Lista över erbjudna Praktikplatsen. 2 år Nej praoplatser per läsår se Bekräftelse för undantag Platina 5 år Kan Praktiköverenskommelse för från praktikstopp från förekomma enskild deltagare med stämpel fackförbund. från fackförbund. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 5.4 Hantera rekrytering Rekryteringsservice är rekryteringstjänst som erbjuds Malmöbor inskrivna på avdelningen för arbetsmarknadsinsatser. Rekryteringsservice uppdrag är att etablera nära kontakter med externa arbetsgivare som är i behov av skräddarsydd rekrytering. Lediga tjänster matchas mot inskrivna arbetssökande som deltar i olika arbetsmarknadsinsatser. Syftet med rekryteringsserviceprocess är att bidra till att eliminera glappet mellan långtidsarbetssökande och arbetsmarknaden. Mervärdet som erbjuds Malmöbon är anpassad intervjuträning och extra stöd i rekryteringsprocessen. 5.4 Handlingar rörande rekrytering Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Annons med kravprofil Rekryterings- Vid in aktualitet Ja, OSL system 28 kap 11§ Ansökan Rekryterings- Vid in aktualitet Ja, OSL system 28 kap 11§ Ansökningshandlingar Rekryterings- Vid in aktualitet Ja, OSL CV, personligt brev, system 28 kap 11§ referenser och intyg Intresseanmälan på allmän Rekryterings- Vid in aktualitet Ja, OSL annons system 28 kap 11§ Lista över sökande Rekryterings- Vid in aktualitet Ja, OSL system 28 kap 11§ Lista över slutkandidater Rekryterings- Vid in aktualitet Ja, OSL och kvalificeringar system 28 kap 11§ 5.5 Projekt inom avdelningen för arbetsmarknadsinsatser Avdelningen för arbetsmarknadsinsatser har flera projekt som de driver bland annat EU projekt. Ett projekt definieras av att det har en början och ett slut och syftar till att nå ett i förväg bestämt resultat. Mycket stora projekt kan delas upp i olika ärenden eller delprojekt. 5.5 Handlingar rörande projekt inom avdelningen för arbetsmarknadsinsatser Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan om stöd Platina Bevaras Nej Ansökan om utbetalning Platina Bevaras Nej Ansökan om ändring Platina Bevaras Nej Analyser Platina Bevaras Nej Avtal inklusive bilagor Platina Bevaras Nej Balansrapport Platina Bevaras Nej 5.5 Handlingar rörande projekt inom avdelningen för arbetsmarknadsinsatser Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Begäran om komplettering Platina Bevaras Nej Bekräftelse av ansökan om Platina Bevaras Nej beslut Bekräftelse av ansökan om Platina Bevaras Nej utbetalning Bekräftelse av åtagande Platina Bevaras Nej Beslut om att avsluta Platina Bevaras Nej inkommen projektansökan Beslut om avslag Platina Bevaras Nej Beslut om beviljat medel Platina Bevaras Nej Beslut om stöd Platina Bevaras Nej Beslut om utbetalning Platina Bevaras Nej Beslut om återbetalning Platina Bevaras Nej Beslut om ändring Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Protokollsutdrag från nämnden Budgetförslag Platina Bevaras Nej Budgetöversikt Platina Bevaras Nej Budget Platina Bevaras Nej Delegationsbeslut Platina Bevaras Nej Deltagarintyg Procapita 5 år Ja, OSL 28 Om deltagare inte finns i Papper* kap 11§ Procapita arkiveras dessa på papper Fullmakt Platina Bevaras Nej Förfrågan Platina Bevaras Nej Förlängning av avtal Platina Bevaras Nej Interna rutiner och Får gallras Nej checklistor för arbetsflöden vid inaktualitet senast efter 2 år Kvartalsrapport Platina Bevaras Nej Papper Korrespondens som tillför Platina Bevaras Kan Pappersbrev eller e-post sakuppgift förekomma med information av värde för projektet. Närvarolistor/ Platina 5 år efter Ja, OSL 28 Gäller ej närvarolistor som Deltagarlistor projektets avslut kap 11§ tillförts verifikationer, dessa följer ekonomiprocessen. Projektansökan Platina Bevaras Nej Projektplan Platina Bevaras Nej 5.5 Handlingar rörande projekt inom avdelningen för arbetsmarknadsinsatser Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Projektbeskrivning Platina Bevaras Nej Projektöverlämning Platina Bevaras Nej Protokoll och Platina Bevaras Kan minnesanteckningar förekomma Redovisning Platina Bevaras Nej Redovisning av beviljat Platina Bevaras Nej medel Redovisning av medel Platina Bevaras Nej Revisionsberättelse Platina Bevaras Nej Resultatrapport Platina Bevaras Nej Styrgruppsmötesprotokoll Platina Bevaras Nej Stadgar Platina Bevaras Nej Svar på begäran om Platina Bevaras Nej komplettering Slutrapport Platina Bevaras Nej Tertialrapport Platina Bevaras Nej Tertialuppföljning Platina Bevaras Nej Tjänsteanteckning Platina Bevaras Nej Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Underlag Platina Bevaras Nej Utlysning Platina Bevaras Nej Verksamhetsberättelse Platina Bevaras Nej Verksamhetsplan Platina Bevaras Nej Årsbudget Platina Bevaras Nej Årsredovisning Platina Bevaras Nej Återtagande av Platina Bevaras Nej projektansökan 5.6 Kvalitetskontroll av arbetsgivare Innan arbetsmarknadsavdelningen inleder ett samarbete med en extern verksamhet (dvs. som inte tillhör Malmö stad) kring prao, praktik, arbetsmarknadsanställningar och rekrytering genomför avdelningen en kvalitetssäkring av verksamheten. Kvalitetssäkringen består av olika kontroller och varierar beroende på vilken typ av samarbete det gäller och vilken sektor verksamheten tillhör. Kontrollerna består i huvudsak av en ekonomisk och juridisk översyn samt ett fysiskt besök. Kvalitetssäkringen bidrar till helhetsbedömningen av huruvida verksamheten är lämplig att samarbeta med utifrån det specifika ändamålet men genomförs också i syfte att förebygga att samarbete inleds med oseriösa aktörer. 5.6 Handlingar rörande kvalitetskontroll av arbetsgivare Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Förfrågan om uppgifter Platina 5 år Ja, OSL Skickas till exempelvis 28 kap 12§ Skatteverket och Kronofogden Ska gallras 5 år efter sista uppdraget Kontrolluppgifter Platina 5 år Ja, OSL Inhämtning av information 28 kap 12§ från exempelvis Skatteverket och kronofogden. Ska gallras 5 år efter sista uppdraget Tjänsteanteckning Platina 5 år Kan Ska gallras 5 år efter sista förekomma uppdraget Korrespondens Platina 5 år Ja, OSL Ska gallras 5 år efter sista Papper* 28 kap 12§ uppdraget Arbetsmiljöblankett Platina 5år Kan Arbetsmiljöblankett gällande Papper* förekomma arbetsmarknadsanställning hos arbetsplats. Fylls i av arbetsplatsen. Av dokumentet framgår eventuella risker på arbetsplatsen och att arbetsplatsen tagit del av verksamhetens krav och riktlinjer. Fel och brister hos Platina 5 år Ja, OSL Information om upptäckta fel arbetsplatser 28 kap 12§ och brister avseende arbetsplatser och arrangörer som AMA samarbetar med. Ska gallras 5 år efter sista uppdraget. Tips, klagomål och Platina 5 år Ja, OSL Tips, klagomål och synpunkter gällande Papper* 28 kap 12§ synpunkter avseende arbetsplatser arbetsplatser och arrangörer som AMA samarbetar med. Ska gallras 5 år efter sista uppdraget. Anmälan Platina 5 år Ja, OSL Papper* 28 kap 12§ 5.6 Handlingar rörande kvalitetskontroll av arbetsgivare Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utredning Platina 5 år Ja, OSL Ska gallras 5 år efter sista Papper* 28 kap 12§ uppdraget. Underlag till utredning Platina 5 år Ja, OSL Ska gallras 5 år efter sista Papper* 28 kap 12§ uppdraget. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 6. Hantera boenden Socialsekreterare fattar beslut om insatser enligt SoL, och är därmed de som har det huvudsakliga ansvaret för dokumentation. När insatserna är avslutade förvaras materialet hos respektive socialtjänstavdelning. För information och rådgivning saknas dokumentationsskyldighet och således redovisas inga handlingar här. Social jour handlägger alla akuta ärenden enligt SoL, LVU samt i vissa fall lag om vård av missbrukare, LVM, när den ordinarie socialtjänstverksamheten har stängt. Social jour har inga egna ärenden, och den dokumentation som förs sparas i ordinarie socialtjänsts dokumentations- system för personakter. Bostad Först ger stöd och fördelar lägenheter till personer med långvarig hemlöshetsproblematik. Bostad Först skriver journalanteckningar över sina insatser parallellt med socialtjänsten som beviljar insatsen och dokumenterar i Lifecare. När deltagare tar över sitt kontrakt upphör Bostad Först med dokumentationen och lämnar över till socialtjänsten som ansvarar för att alla handlingar läggs i personakten. 6.1 Hantera skyddade boenden Det finns skyddade boenden för vuxna och barn som är utsatta för våld i nära relation och har ett akut behov av skydd. Det finns även hem för vård eller boende (HVB-hem) för flickor och unga kvinnor som är utsatta för hedersvåld. Alla placeringar sker efter biståndsbeslut enligt SoL eller LVU. 6.1 Handlingar rörande skyddade boenden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inskrivningshandlingar Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL för barn/vuxna Papper* 26 kap 1§ Dokument avseende Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Bedömning av hur farlig hot och risk Papper* 26 kap 1§ situationen är. Samtycke att kontakta Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL andra myndigheter Papper* 26 kap 1§ 6.1 Handlingar rörande skyddade boenden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Handlingsplaner Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Orosanmälan om att Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL barn far illa Papper* 26 kap 1§ Undertecknad Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL information om Papper* 26 kap 1§ boenderegler Löpande journalföring Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL LVU ska bevaras. Papper* 26 kap 1§ Begäran om Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL handräckning Papper* 26 kap 1§ Intyg om Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL sekretessmarkering Papper* 26 kap 1§ Övriga intyg Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Sammanfattning till Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Rapport från boendet socialtjänsten Papper* 26 kap 1§ Korrespondens av vikt Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Avtal om placering på Papper Bevaras Ja, OSL Gäller placeringsavtal från boende Platina 26 kap 1§ andra kommuner Bilder Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL T.ex. kopior av ID-handlingar Papper* 26 kap 1§ Dokumentation gällande Platina Bevaras Ja, OSL placeringsavtal 26 kap 1§ Valideringsrapport Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Offert Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Tilldelningsbeslut Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Kontroll av kreditvärdighet Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Anmälan av skyddat Platina Bevaras Ja, OSL Anmälan av anmälningspliktig boende 21 kap 3§ skyddat boende till Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) Begäran om överflytt av Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Ska registreras i Platina när det ärende till/ från annan Platina 21 kap 3§ blir ett IVO ärende kommun Bevarande i Platina Yttrande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Yttrande till IVO i Platina 21 kap 3§ överflyttsärenden Bevarande i Platina Barnhandlingar läggs i förälderns akt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 6.2 Anordna boende Socialtjänsten ansvarar för inventering av behov och beställning/framtagande av boenden. De ansvarar också för att besluta om bistånd i form av boende med eller utan stöd samt bistånd i form av kommunala andrahandskontrakt. Bokningscentralen bokar boende utan stöd åt akut hemlösa, både familjer och ensamstående, enligt placeringsunderlag från socialtjänsten. Det kan vara tillfälligt boende på hotell, vandrarhem eller genomgångslägenhet men inte skyddat boende eller boende med stöd. 6.2 Handlingar rörande boende Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan om boende Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Kan gälla lägenhet, hotell, Papper* 26 kap 1§ vandrarhem m m. Placeringsunderlag/ Lifecare Vid in Ja, OSL beställning aktualitet 26 kap 1§ Bokningsbekräftelse Lifecare Vid in Ja, OSL aktualitet 26 kap 1§ Beslut att utreda Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Utredning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslut att bevilja boende Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Genomförandeplan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Avslag Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Avtal om placering Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Dokumentation gällande Platina Bevaras Ja, OSL placeringsavtal 26 kap 1§ Valideringsrapport Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Offert Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Tilldelningsbeslut Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Kontroll av Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal kreditvärdighet 26 kap 1§ Korrespondens Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Anmälan av boende Platina Bevaras Ja, OSL Anmälan av anmälningspliktig 21 kap 3§ boende till Inspektionen för vård- och omsorg (IVO) Begäran om överflytt av Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Ska registreras i Platina när det ärende till/ från annan Platina 21 kap 3§ blir ett IVO ärende kommun Bevarande i Platina Yttrande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Yttrande till IVO i överflyttsärenden Platina 21 kap 3§ Bevarande i Platina 6.2 Handlingar rörande boende Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 6.3 Förebygga vräkningar Viktigast i det förebyggande arbetet är att förhindra vräkning av den som har en egen bostad. Alla som riskerar att avhysas kontaktas av social- tjänsten, antingen genom brev eller genom hembesök/möte. 6.3 Handlingar rörande förebygga vräkningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess Kommentarer bevaran - de reglering Meddelande om Papper* 2 år Ja, OSL Registreras i Journal Digital och hyresskuld Journal digital 26 kap 1§ gallras efter 2 år om personen inte är aktuell. Aktualisering av Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Aktuell brukare hyresskuld Papper* 26 kap 1§ Underrättelse om Lifecare 5 år/ Bevaras Ja, OSL Registreras i Journal Digital och störning i bostad Papper* 26 kap 1§ gallras efter 2 år om personen inte (varning) Journal digital är aktuell. Underrättelse om Lifecare 5 år/ Bevaras Ja, OSL Registreras i Journal Digital och uppsägning av Papper* 26 kap 1§ gallras efter 2 år om personen inte hyreskontrakt Journal digital är aktuell. Kallelse till möte Lifecare Vid Ja, OSL Papper* inaktualitet 26 kap 1§ Journal digital Ansökan om bistånd Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Utredning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Anmodan om felaktig Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL folkbokföring Papper* 26 kap 1§ Rättelseanmodan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Registreras i Journal Digital och Papper* 26 kap 1§ gallras efter 2 år om personen inte Journal digital är aktuell. Underrättelse om Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL besiktning eller Papper* 26 kap 1§ underhåll av lägenhet Journal digital Beslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Underrättelse om Lifecare 5 år /Bevaras Ja, OSL Registreras i Journal digital och avhysning Papper* 2år 26 kap 1§ gallras efter 2 år om personen inte Journaldigital är aktuell brukare. Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 6.4 Hantera boenden för hemlösa Malmö stad har ett antal boenden för hemlösa. I vissa fall är det enbart boende, i andra en kombination av behandling och boende. Det krävs biståndsbeslut från socialtjänsten för att få komma till en del boende, medan andra tar emot utan biståndsbeslut. De flesta boenden har en begränsad dokumentation då personakt förs vid respektive socialtjänst. 6.4 Handlingar rörande boenden för hemlösa Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Biståndsbeslut om plats Lifecare Vid in Ja, OSL Socialsekreterare skickar på boende Papper* aktualitet 26 kap 1§ dagligen en bokningslista Individuell uppdragsplan Lifecare Se Ja, OSL Tidigare ”boendeplan”. Papper* kommentar 26 kap 1§ Uppföljning och uppdatering 1 gång/månad av socialsekreterare som för personakt vid socialtjänsten Välkomstinformation Papper Vid in Ja, OSL Boenderegler undertecknas, aktualitet 26 kap 1§ nyckelkvittens mm Dag- eller nattrapport Papper Se Ja, OSL Raderas löpande kommentar 26 kap 1§ Anteckningar Journal Digital Vid in Ja, OSL T ex när den boende får hjälp Papper* aktualitet 26 kap 1§ med enkla ärenden. Hyreskontrakt Papper Se Ja, OSL Kontrakt mellan enskild och kommentar 26 kap 1§ Lägenhetsenheten Fastighetsägarens Papper* Bevaras Nej godkännande Platina Kontroller Papper* Bevaras Kan Kontroller av boenden Platina förekomma Genomförandeplan Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Ansökan om avhysning Platina Bevaras Ja, OSL Kronofogden 26 kap 1§ Underrättelse till Platina Bevaras Ja, OSL Kronofogden sökande om avhysning 26 kap 1§ Föreläggande om Platina Bevaras Ja, OSL Kronofogden komplettering 26 kap 1§ Komplettering Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslut Platina Bevaras Ja, OSL Kronofogden 26 kap 1§ Dom Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Korrespondens Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Anmälan om Platina Bevaras Nej livsmedelsanläggning 6.4 Handlingar rörande boenden för hemlösa Personakt förs vid respektive socialtjänst. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 6.5 Hantera boenden för hemlösa familjer Malmö stad har ett kommungemensamt boende för hemlösa barnfamiljer. 6.5 Handlingar rörande boenden för hemlösa familjer Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss från socialtjänst Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Förs in i bokningssystemets Papper* 26 kap 1§ kölista Samtyckesblanketter Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Samtycke att kontakta andra Papper* 26 kap 1§ myndigheter Kopior av underlag för Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL T ex inkomstuppgift, inkomstberäkning Papper* 26 kap 1§ anställningsavtal, ekonomiskt bistånd. Nyckelkvittenser, Journal Digital Vid in Ja, OSL underskrivet Papper* aktualitet 26 kap 1§ informationsblad Arbetsdokument Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL En checklista över vad som har Papper* 26 kap 1§ gjorts. Minnesanteckningar Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL Information om familjen Papper* 26 kap 1§ uppdateras varje månad Fastighetsägarens Papper* Bevaras Nej godkännande Platina Kontroller Papper* Bevaras Kan Kontroller av boenden Platina förekomma Anmälan om Platina Bevaras Nej livsmedelsanläggning Personakt förs vid respektive socialtjänst. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 6.6 Anskaffning och förvaltning av sociala lägenheter Malmö stad hyr lägenheter för så kallade sociala boenden genom Lägenhetsenheten. Sociala boenden innebär upplåtelse av andrahandskontrakt till personer som av olika skäl inte kan erhålla egna hyreskontrakt. 6.6.1 Avtalsskrivning med fastighetsägare Socialtjänsten anvisar personer med behov av socialt boende till Lägenhetsenheten, som anskaffar lägenhet genom hyresavtal med fastighetsägare (såväl allmännyttan som privata hyresvärdar). 6.6.1 Handlingar rörande avtalsskrivning med fastighetsägare Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Hyresavtal inklusive Papper Bevaras Ja, OSL bilagor Platina 26 kap 1§ Besiktningsprotokoll Momentum 3år Ja, OSL Från fastighetsägaren fastighet 26 kap 1§ Papper * Nyckelkvitto Momentum 3år Ja, OSL fastighet 26 kap 1§ Papper* Offert Momentum 3år Ja, OSL fastighet 26 kap 1§ Papper* Beställning Momentum 3år Ja, OSL fastighet 26 kap 1§ Papper* Uppsägning Papper Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Bekräftelse på Papper Bevaras Ja, OSL uppsägning Platina 26 kap 1§ Informationsbrev Momentum 3år Ja, OSL fastighet 26 kap 1§ Papper* Bestridande av Momentum 3år Ja, OSL uppsägning av hyresavtal fastighet 26 kap 1§ Papper* Ritning Momentum Vid in aktualitet Nej fastighet Korrespondens Papper* 3år Kan Platina förekomma Påpekande Platina 3år Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Varningsbrev Platina 3år Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Rättelseanmodan Platina 3år Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Samverkansavtal Platina Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 6.6.2 Avtalsskrivning med hyresgäst Lägenhetsenheten sluter andrahandshyresavtal med den bostadsbehövande. Om hinder inte föreligger, kan andrahandskontrakten efter viss tid föras över som förstahandskontrakt till den boende. 6.6.2 Handlingar rörande avtalsskrivning med hyresgäst Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Hyresavtal inklusive Papper Bevaras Ja, OSL bilagor Platina 26 kap 1§ Besittningsskydd Papper* 3år Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Beslut från Papper* 3år Ja, OSL Hyresnämnden Platina 26 kap 1§ Besiktningsprotokoll Momentum 3år Ja, OSL Fastighet 26 kap 1§ Papper* Nyckelkvitto Momentum 3år Ja, OSL Fastighet 26 kap 1§ Papper* Påpekande Momentum 3år Ja, OSL Fastighet 26 kap 1§ Papper* Varningsbrev Momentum 3år Ja, OSL Avser även de som kommer i retur Fastighet 26 kap 1§ Papper* Rättelseanmodan Momentum 3år Ja, OSL Fastighet 26 kap 1§ Papper* Uppsägning Papper* Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Bekräftelse på Papper* 3år Ja, OSL uppsägning Platina 26 kap 1§ Avbetalnings- Momentum 3år Ja, OSL överenskommelser Fastighet 26 kap 1§ Papper* Amorteringsplan Momentum 3år Ja, OSL Fastighet 26 kap 1§ Papper* Minnesanteckning Momentum 3år Ja, OSL Fastighet 26 kap 1§ Papper* Begäran om tillträde Papper* 3år Ja, OSL Begärs av Lägenhetsenheten Platina 26 kap 1§ och/eller fastighetsägaren Ansökan om avhysning Papper Bevaras Ja, OSL Kronofogden Platina 26 kap 1§ Ansökan om delgivning Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden Platina 26 kap 1§ Ansökan om Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden betalningsföreläggande Platina 26 kap 1§ Ansökan om tillträde Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden Platina 26 kap 1§ Ansökan om Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden verkställighet Platina 26 kap 1§ Underrättelse till sökande Papper* Bevaras Ja, OSL Kronofogden om avhysning Platina 26 kap 1§ 6.6.2 Handlingar rörande avtalsskrivning med hyresgäst Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Underrättelse om Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden skuldsanering Platina 26 kap 1§ Underrättelse om nytt Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden avgifts år Platina 26 kap 1§ Föreläggande om Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden komplettering Platina Bevaras 26 kap 1§ Bevaras om ärendet avser avhysning Komplettering Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden Platina Bevaras 26 kap 1§ Bevaras om ärendet avser avhysning Delredovisning Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden Platina 26 kap 1§ Beslut om utmätning Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden Platina 26 kap 1§ Beslut Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden Platina Bevaras 26 kap 1§ Bevaras om ärendet avser avhysning Återkallande av beslut Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden Platina Bevaras 26 kap 1§ Bevaras om ärendet avser avhysning Redovisning Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden Platina 26 kap 1§ Vid avslutat mål. Bevakning Papper* 3år Ja, OSL Kronofogden Platina 26 kap 1§ Stämning Papper Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Dom Papper Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Överklagan Papper Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Beslut om överklagan Papper Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Yttrande Papper Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Överenskommelse Papper Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Förlikning Papper Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Autogiroanmälan Momentum 3år Ja, OSL Fastighet 26 kap 1§ Papper* Underrättelse Papper* 3år Ja, OSL Underrättelse till socialtjänst samt Platina 26 kap 1§ nämnd Övertagsansökan Papper* 3år Ja, OSL inklusive bilagor Platina 26 kap 1§ Foto samt filmer Momentum 3år Ja, OSL Fastighet 26 kap 1§ Papper* Samtycke och Momentum 3år Ja, OSL medgivande Fastighet 26 kap 1§ Papper* Korrespondens Papper* 3år Ja, OSL Platina 26 kap 1 6.6.2 Handlingar rörande avtalsskrivning med hyresgäst Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Registerutdrag om Momentum 3år Ja, OSL ställföreträdaskap Fastighet 26 kap 1 Papper* *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 6.6.3 Tillsyn Socialtjänsten hyr lägenheter för så kallade sociala boenden genom lägenhetsenhet. Lägenhetsenheten ansvarar för juridisk, teknisk och ekonomisk förvaltning av dessa inhyrda lägenheter. Uthyrningen innefattar besiktning av lägenhet före, under och efter inflyttning/utflyttning, beställning av underhåll och renovering samt administration av hyror och fodringar. 6.6.3 Handlingar rörande tillsyn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Samtycke och PM5 3 år Ja, OSL Om tillträde gällande tillsyn vid medgivande Papper* 26 kap 1§ frånvaro Tidsbokning av PM5 3år Ja, OSL Tillsynsbesök sker tillsynsbesök 26 kap 1§ månadsvis om inte annat avtalats. Tillsynsprotokoll Momentum 3 år Ja, OSL Dokumentation av utförd tillsyn Fastighet 26 kap 1§ Information om utförd PM5** Vid in Ja, OSL Tillsyn när hyresgäst inte är tillsyn aktualitet 26 kap hemma Information om uteblivna PM5** Vid in Ja, OSL Bom- info besök aktualitet 26 kap Information om Vid in Nej Överlämnas till inflyttande tillsynsuppdrag aktualitet hyresgäst Informationsblad till Vid in Nej Överlämnas till inflyttande hyresgäst aktualitet hyresgäst Bopärm- informationsblad till hyresgäst innefattande Lägenhetsenheten roll, hemförsäkring, betalningar, felanmälningar m.m. Anmodan om felaktig Platina 2 år Ja, OSL folkbokföring 26 kap 11§ *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet ** Gallras när kontraktet avslutats 6.7 Bistå med bostadsrådgivning Sektionen för Bostadsrådgivning arbetar med personlig rådgivning i syfte att hjälpa Malmöborna ifrån hemlösheten. Bostadsrådgivningen ger information, råd och vägledning kring bostadsmarknaden, bostadssökande och vad som gäller på hyresmarknaden. Verksamheten saknar dokumentationsskyldighet. 6.7 Handlingar rörande Bostadsrådgivning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Korrespondens Digitalt Vid in Kan aktualitet förekomma SMS Digitalt Vid in Kan aktualitet förekomma Excel fil Digitalt Vid in Ja, OSL Information i filen gallras löpande aktualitet 26 kap vid in aktualitet 7 Bedriva flyktingmottagning På Integrationscenter kan nyanlända få information för att kunna orientera sig i samhället och börja göra egna aktiva val. Information ges individuellt och i grupp, både muntligt och skriftligt. Integrations- center består av en myndighetsdel och en tillsynsdel. 7.1 Hantera ekonomiskt bistånd enligt SoL Vissa flyktingar kan ansöka om ekonomiskt bistånd enligt socialtjänst- lagen, i väntan på utbetalning av etableringsersättning. Om bistånd har beviljats enligt socialtjänstlagen upprättas personakter. Den som ansöker om ekonomiskt bistånd ska kunna visa handlingar som stödjer att man har rätt till bistånd. 7.1 Handlingar rörande ekonomiskt bistånd enligt SoL Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökningar Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Aktualiseras i Lifecare Papper* 26 kap 1§ Underlag Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Kan vara hyresavtal, kontoutdrag, Papper* 26 kap 1§ inkomstuppgifter. Eventuella original lämnas alltid tillbaka till klienten Grundutredning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Kopia på pass/ID/uppehållstill- Papper* 26 kap 1§ ståndskort/beslut om uppehålls- tillstånd från Migrationsverket Beslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Ingår i grundutredningen. Papper 26 kap 1§ Avslag skrivs ut. Utbetalning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ 7.1 Handlingar rörande ekonomiskt bistånd enligt SoL Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakten. När ärendet avslutas på Integrationscenter skickas personakten till arkivet på socialtjänsten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 7.2 Hantera utbildning för nyanlända Den som ska läsa svenska för invandrare, SFI, för första gången ska komma till Integrationscenter. Inför anmälan till SFI, vilken görs på Vägledningscentrum, kontrollerar Integrationscenter att kraven uppfylls. Personen ska vara folkbokförd i Malmö och ha ett personnummer. Integrationscenter håller även kurser i samhällsorientering för nyanlända. 7.2 Handlingar rörande utbildning för nyanlända Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Underlag för anmälan till Papper Vid in Nej Används för statistik SFI aktualitet Närvarorapport för Advenis Se Nej Advenis administreras av samhällsorientering kommentar gymnasie- och vuxen- utbildningsförvaltningen 7.3 Återsöka statsbidrag Staten ersätter kommunerna för vissa kostnader för flyktingmottagandet. Det utbetalas ett schablonbelopp för varje flykting som bosätter sig i kommunen. För vissa specificerade kostnader kan det utgå särskild ersättning. Ansökning om ersättning skickas till Migrationsverket. 7.3 Handlingar rörande återsökning av statsbidrag Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan om statsbidrag Platina Bevaras – se Ja, OSL Förlagor i Lifecare och andra med bilagor samt kommentar. 26 kap 1§ system gallras vid in aktualitet återsökning av tomhyror Underlag till statsbidrags- Lifecare Vid in Ja, OSL Avser underlag som inte utgör ansökningar Papper* aktualitet 26 kap 1§ bilagor. Beslut om statsbidrag Platina Bevaras Nej Från Migrationsverket Domar från Papper* Bevaras Kan Efter överklagande Förvaltningsrätten Platina förekomma Överklagan Papper* Bevaras Kan Platina förekomma Utbetalningslistor över Lifecare 2 år, se Nej Behöver inte tillföras Platina. beviljade statsbidrag kommentar Ansökan om ersättning Platina Bevaras Ja, OSL Ersättningstalan 9 kap § 3 SoL för vård och boende 26 kap 1§ Beslut om ersättning Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ 7.3 Handlingar rörande återsökning av statsbidrag Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslut Platina Bevaras Ja, OSL Protokollsutdrag från 26 kap 1§ myndighetsutskott och nämnd Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 7.4 Hantera anvisningsboende 7.4.1 Anvisningsboende för nyanlända Våren 2016 infördes bosättningslagen enligt vilken nyanlända med permanent eller tillfälligt uppehållstillstånd anvisas till en kommun för boende. Arbetsmarknads- och socialförvaltningen ordnar fram lägenhet, och hyresgästen skriver kontrakt med Lägenhetsenheten. Kontraktstiden för anvisade nyanlända är max fyra år, sedan förväntas hyresgästen ha ordnat ett eget boende. 7.4.1 Handlingar rörande anvisningsboende för nyanlända Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anvisningsbesked från Platina Bevaras Ja, OSL Migrationsverket Papper* 26 kap 1§ Lista över Vid Nej Uppdateras löpande bostadsbeståndet inaktualitet Lista över boende Papper Vid Nej, se Uppdateras löpande. Inga namn, inaktualitet kommentar bara dossiernummer. Teknisk tillsynslista Vid Nej Uppdateras löpande inaktualitet Besiktningsprotokoll Papper Gallras efter Ja, OSL Gallringsfristen gäller från att 2 år 26 kap 1§ utflyttning har skett. Information från Platina Bevaras Nej myndigheter Papper* Varningsbrev och uppsägningar hanteras av lägenhetsenheten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 7.4.2 Anvisningsboende enligt massflyktsdirektivet Mars 2022 infördes Massflyktsdirektivet i hela EU, vilket ger flyktingar enligt direktivet ett omedelbart skydd i Sverige och ett tidsbegränsat uppehållstillstånd i max tre år. Personer som anvisats till kommun har en rätt till ordnat boende. Arbetsmarknad och socialförvaltningen ordnar ett boende, och hyresgästen skriver ett nyttjanderättsavtal med kontraktssektionen på Lägenhetsenheten. 7.4.2 Handlingar rörande anvisningsboende enligt massflyktsdirektivet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anvisningsbesked från Platina Bevaras Ja, OSL Migrationsverket Momentum 26 kap 1§ Papper* Lista över boende Digitalt Nej Uppdateras löpande Tillsynsprotokoll Momentum Gallras Kan efter 2 år förekomma Korrespondens Momentum Gallras Kan efter 2 år förekomma Tidsbokning av tillsyn Momentum Gallras Kan efter 2 år förekomma Informationsblad till Momentum Vid Kan boende inaktualitet förekomma Nyckelkvittens Momentum Gallras efter Ja, OSL Skrivs under av boende i Papper* 2 år 26 kap 1§ samband med inflytt, Medgivande Momentum Gallras efter Ja, OSL Skrivs under av boende i Papper* 2 år 26 kap 1§ samband med inflytt, Varningsbrev och uppsägningar hanteras av kontraktssektionen på lägenhetsenheten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 8 Hantera insatser för ensamkommande barn och unga (EKB) Verksamheten ensamkommande barn (EKB) erbjuder boende och stöd för barn och unga under 18 år som saknar vårdnadshavare när de söker asyl i Sverige. 8.1 Genomföra mottagande insatser Arbetsmarknads- och socialförvaltningen ansvarar för barn som ankommer till Malmö och får en transitplats under tiden Migrationsverket utreder asylansökan. För de barn och unga som ska stanna i Malmö i avvaktan på beslut i sitt asylärende utreder man den unges behov av placering, till exempel i ett familjehem, på ett HVB- boende eller stödboende. Arbetsmarknads- och socialförvaltningens funktion för mottagande tar beslut om att placera barn på ankomstboende och gör en bedömning om akut behov. Migrationsverket tar beslut om anvisning. Handlingar rörande barnet inkommer till arbetsmarknads- och socialförvaltningen från Migrationsverket under asylprocessen. 8.1 Handlingar rörande mottagandeinsatser Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering BBIC-anmälan/ Lifecare Bevaras Ja, OSL Barns behov i centrum. aktualisering Papper* 26 kap 1§ BBIC- anmälan samt anmälan om barns behov av skydd kommer från Migrationsverket. Förhandsbedömning Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Asylkvitto Lifecare Bevaras Ja, OSL Kvitto på att ungdomen har sökt Papper* 26 kap 1§ asyl, kommer från Migrationsverket. Placeringsbeslut Lifecare Bevaras Ja, OSL Utanför mottagningstid kommer rörande transit samt Papper* 26 kap 1§ placeringsbeslut från social jour anvisade boenden och gäller för 1-2 dygn. Därefter kommer beslut från mottagnings- teamet och är mer långsiktigt Placeringshandlingar Lifecare Bevaras Ja, OSL Information om barnet inför Papper* 26 kap 1§ placeringen. Kan gälla HVB, skyddat boende, externa boenden med mera. Anvisningsbeslut Lifecare Bevaras Ja, OSL Från Migrationsverket gällande Papper* 26 kap 1§ vart barnet ska anvisas. Förordnande av Lifecare Bevaras Ja, OSL Inkommen handling från offentligt biträde Papper* 26 kap 1§ Migrationsverket att ungdomen blivit tilldelad offentligt biträde. Förordnande av god Lifecare Bevaras Ja, OSL Inkommen information från man Papper* 26 kap 1§ överförmyndarnämnden gällande tilldelning av god man. Placeringsbeslut Lifecare Bevaras Ja, OSL Ett placeringsbeslut gällande en rörande förvaltningens Papper* 26 kap 1§ längre placering. egna boenden i Malmö Överklaganden Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper 26 kap 1§ Beslutsunderlag Lifecare Bevaras Ja, OSL Utredning av individens behov Papper* 26 kap 1§ och beslut om insats. Vårdplan Lifecare Bevaras Ja, OSL Uppdragsbeskrivning som skapas Papper* 26 kap 1§ av socialsekreterare. Genomförandeplan Lifecare Bevaras Ja, OSL Kan utföras av både Papper* 26 kap 1§ boendepersonal samt socialsekreterare. Journalrapport/månads- Lifecare Bevaras Ja, OSL Kommer från boendena, rapport Papper* 26 kap 1§ information kring den unges mående, skola, aktiviteter med mera. Placeringsavtal Papper Bevaras Ja, OSL Avtal om externa placeringar. Platina 26 kap 1§ Journalanteckningar Lifecare Bevaras Ja, OSL Aktanteckning i Lifecare 26 kap 1§ Inkomna handlingar från Lifecare Bevaras Ja, OSL Sjukhus, vårdcentral, sjukvården Papper* 26 kap 1§ Flyktinghälsan, Teamet för krigs- och tortyrskadade, Barn- och ungdomspsykiatrin, tandläkare m m. Journalanteckning i Lifecare. 8.1 Handlingar rörande mottagandeinsatser Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss Lifecare Bevaras Ja, OSL Remiss till familjevården, Papper* 26 kap 1§ Föräldraföreningen mot narkotika, Barn- och ungdomspsykiatrimottagning, Teamet för krigs- och tortyrskadade. Droganalys Lifecare Bevaras Ja, OSL Information från Papper* 26 kap 1§ Föräldraföreningen mot narkotika angående testresultaten. Journalanteckning i Lifecare. Uppföljning av vård Lifecare Bevaras Ja, OSL Beskrivning av hur vården har Papper* 26 kap 1§ bedrivits i förhållande till vårdplanen. Handlingar från Lifecare Bevaras Ja, OSL Förfrågan om fortsatt placering, Migrationsverket Papper* 26 kap 1§ begäran om uppgifter, orosanmälningar, tjänsteanteckningar. Beslut från Lifecare Bevaras Ja, OSL Uppskrivningar av ålder, Migrationsverket Papper* 26 kap 1§ uppehållstillstånd, avslag. Orosanmälningar från Lifecare Bevaras Ja, OSL privatpersoner och Papper* 26 kap 1§ HVB-hem Beslut att inte Platina** Bevaras Ja, OSL Beslut fattas av polisanmäla misstanke 26 kap 1§ myndighetsutskott. Motsvarar om brott mot barn protokollsutdrag Anmälningar från andra Lifecare Bevaras Ja, OSL Polis, skola mm. myndigheter Papper* 26 kap 1§ Domar och beslut från Lifecare Bevaras Ja, OSL domstol Papper* 26 kap 1§ Beslut Platina Bevaras Ja, OSL Placeringarna ska godkännas av 26 kap 1§ nämnden, genom det myndighetsutskott som individen tillhör, var sjätte månad. Protokollsutdrag från myndighetsutskott och nämnd LVU-handlingar Lifecare Bevaras Ja, OSL Beslut om omedelbart Papper* 26 kap 1§ omhändertagande. Begäran om Lifecare Bevaras Ja, OSL Begärs vid LVU-beslut. handräckning av polis Papper 26 kap 1§ Underställande till Lifecare Bevaras Ja, OSL Meddelande till förvaltningsrätten förvaltningsrätten Papper* 26 kap 1§ om omedelbart omhändertagande för fastställande. Ansökningar om vård till Lifecare Bevaras Ja, OSL Gäller endast LVU. förvaltningsrätt 26 kap 1§ Dokumentation gällande Platina Bevaras Ja, OSL placeringsavtal 26 kap 1§ Offert Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Tilldelningsbeslut Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Kontroll av Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal kreditvärdighet 26 kap 1§ Korrespondens Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Uppdragsavtal Lifecare Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ 8.1 Handlingar rörande mottagandeinsatser Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Placeringsavtal Lifecare Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Valideringsrapport Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Pappershandlingar sparas i personakten. LVU – lagen om vård av unga *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 8.2 Hantera boende för EKB Socialsekreterare gör en utredning av den unges behov av boende. Ett sådant kan vara familjehem, HVB-hem (hem för vård av barn) eller stödboende i en utslussningslägenhet. Ungdomen kan få bo kvar i dessa boende fram till 21-årsdagen ifall behov föreligger. Om behovet inte kan tillgodoses inom de placeringar som finns att tillgå inom Malmö stad kan placering ske på annan institution eller externt, det vill säga på HVB-hem eller behandlingshem som inte är kommunala eller som finns i annan kommun. Socialsekreteraren har ansvar för den unge, och HVB-hem kan meddela denne att behov av byte finns och då genomförs en ny placering till en annan/extern placering. Pågående personakt för ungdomen finns på respektive boende, medan avslutad akt skickas till socialtjänsten. 8.2 Handlingar rörande boenden för EKB Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Asylkvitto från Lifecare Bevaras Ja, OSL Kopia på asylkvitto bifogas Migrationsverket Papper* 26 kap 1§ barnakten. Placeringsbeslut Lifecare Bevaras Ja, OSL Inkommen handling från Papper* 26 kap 1§ socialsekreterare att ungdomen ska placeras på ett HVB-hem. Inskrivningshandlingar Lifecare Bevaras Ja, OSL Personuppgifter samt datum för Papper* 26 kap 1§ inskrivning, sparas i en pärm hos sektionschefen. Vårdplan Lifecare Bevaras Ja, OSL I en vårdplan framgår de mål Papper* 26 kap 1§ ungdomen ska uppnå under sin vistelse. Genomförandeplan Journal Digital Bevaras Ja, OSL Plan över vilka mål och insatser Papper* 26 kap 1§ som behövs utifrån ungdomens vårdbehov. Journalsammanfattning Journal Digital Bevaras Ja, OSL Sammanfattning görs månadsvis i Papper* 26 kap 1§ IDOK och faxas till socialsekreterare. Handlingsplan Journal Digital Bevaras Ja, OSL Kortare insatser vid speciella Papper 26 kap 1§ behov. 8.2 Handlingar rörande boenden för EKB Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utskrivningshandlingar Journal Digital Bevaras Ja, OSL inklusive samman- Papper* 26 kap 1§ fattning av placeringen Incidentrapport Journal Digital Bevaras Ja, OSL Rapport som sammanfattar Papper* 26 kap 1§ händelserapporten vid en incident. Faxas till socialsekreteraren. Orosanmälan Journal Digital Bevaras Ja, OSL Enligt SoL 14 kap 1§. Papper* 26 kap 1§ Personal kan göra en anmälan till socialtjänsten när det finns stor oro för ungdomens utveckling. Beslut att inte Platina** Bevaras Ja, OSL polisanmäla misstanke 26 kap 1§ om brott mot barn Beslut Platina Bevaras Kan Protokollsutdrag från förekomma myndighetsutskott och nämnd Överenskommelse om Platina Bevaras Ja, OSL att ta emot 26 kap 1 ensamkommande barn för boende från annan kommun enligt 3 § LMA Pappershandlingar sparas i personakten. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 9.Bedriva familjerätt Familjerätten ger stöd till föräldrar som behöver hjälp att komma överens i vårdnads-, umgänges- och boendefrågor avseende deras gemensamma barn. Faderskap, adoption, vårdnad, boende, umgänge, vårdnadsöverflyttningar samt begravningshjälp och dödsboförvaltningar utreds. 9.1 Hantera ärenden om vårdnad, boende och umgänge Familjerätten kan på uppdrag av tingsrätten göra utredningar om vårdnad, boende och umgänge för föräldrar som är separerade och behöver hjälp i frågor gällande deras gemensamma barn. Utredningen blir ett underlag för tingsrättens beslut. Kommunen ska också sörja för att föräldrar får hjälp med att träffa avtal om vårdnad, boende och umgänge. Inför ett eventuellt interimistiskt beslut kan Familjerätten på uppdrag av tingsrätten avge ett snabbyttrande. Kommunen ska sörja för att föräldrar kan erbjudas samarbetssamtal i syfte att nå enighet i frågor om hur vårdnad, boende och umgänge ska ordnas för deras barn. Någon dokumentation av samarbetssamtalen som förs på föräldrarnas begäran ska inte ske eftersom detta är rådgivningsverksamhet. Däremot ska samarbetssamtal som sker på uppdrag av tingsrätten dokumenteras. 9.1 Handlingar rörande vårdnad, boende och umgänge Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Förordnande avseende Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från Domstol utredning om VBU eller Papper* 26 kap 1§ samarbetssamtal. Begäran om Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från Domstol snabbyttrande från Papper* 26 kap 1§ tingsrätten Förordnande avseende Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från Domstol konflikt- och Papper* 26 kap 1§ försoningsmodellen Begäran om yttrande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från Domstol gällande konflikt- och Papper* 26 kap 1§ försoningsmodellen Dom eller förordnande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från Domstol om verkställighet Papper* 26 kap 1§ gällande umgängesstöd Händelseförteckning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Korrespondens av vikt Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Beslut om Platina** Bevaras Ja, OSL umgängesbegränsning 26 kap 1§ Dom och beslut från Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från Domstol Domstol Papper* 2 år 26 kap 1§ Platina Inkomna domar för kännedom där vi har en avslutad akt eller ej har förekomst, ska registreras i Platina och gallras efter 2 år. Lagakraft Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL papper* 26 kap 1§ Underrättelse vårdnad Platina Bevaras Ja, OSL av barn 26 kap 1§ Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Kan förekomma Beslut Platina Bevaras Kan Protokollsutdrag från förekomma myndighetsutskott och nämnd Yttrande Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Samtalsintyg Platina Vid inaktualite Ja, OSL Kopia på utfärdat intyg Papper* 2 år 26 kap 1§ 9.1 Handlingar rörande vårdnad, boende och umgänge Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Underrättelse om Lifecare 5år/Bevaras Ja, OSL Läggs till VBU-akt om sådan finns. äktenskapsskillnad Papper* 2år 26 kap 1§ Platina Registreras i Platina om det inte finns öppen akt och gallrar efter 2 år Ansökan om Papper Vid in Ja, OSL Kommer in för kännedom av samarbetssamtal Outlook aktualitet 26 kap 1§ föräldrar. Orosanmälan till annan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL kommun Papper* 26 kap 1§ Pappershandlingar läggs i barnets personakt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 9.2 Hantera avtal rörande vårdnad, boende och umgänge Familjerätten kan upprätta och tillhandahålla juridiskt bindande avtal angående vårdnad, boende och umgänge. 9.2 Handlingar rörande avtal om vårdnad, boende och umgänge Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan om avtal Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Utredning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Händelseförteckning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Journalanteckning Papper* 26 kap 1§ Korrespondens av vikt Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Avtal om vårdnad, Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Gallringstiden börjar efter barnet boende eller umgänge Papper* 26 kap 1§ fyllt 18 år. Avtal får inte gallras förrän 5 år efter barnet fyllt 18 år. Forskningsurval bevaras Underrättelse om Lifecare 5 Familjerätten-Läggs i avtalsakt äktenskapsskillnad Papper* år/Bevaras om sådan finns. Platina 2år Registreras i Platina om det inte finns öppen akt och gallrar efter 2 år 9.2 Handlingar rörande avtal om vårdnad, boende och umgänge Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Orosanmälan till annan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL kommun Papper* 26 kap 1§ Handlingar läggs i barnets personakt samt i en egen separat akt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 9.3 Hantera vårdnadsöverflyttning Barn kan behöva ny vårdnadshavare av olika anledningar. Socialtjänsten skickar en remiss till familjerätten och familjerättssekreterare öppnar utredning om vårdnadsöverflytt om både barnet och den tilltänkta nya vårdnadshavaren. Arbetsmarknads- och socialnämnden yrkar att vårdnaden överflyttas och tingsrätten fattar beslut. 9.3 Handlingar rörande vårdnadsöverflyttning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss från Lifecare Bevaras Ja, OSL socialsekreterare Papper* 26 kap 1§ Utredning Lifecare Bevaras Ja, OSL Platina 26 kap 1§ Händelseförteckning Lifecare Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Ärendeblad Lifecare Bevaras Ja, OSL Till nämnden 26 kap 1§ Ansökan om överflytt av Platina** Bevaras Ja, OSL vårdnad 26 kap 1§ Dokumentation av Platina Vid in Ja, OSL 26 betalning aktualitet kap 1§ Stämningsansökan Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Handlingar från domstol Platina Bevaras Ja, OSL 26 Kallelse, föreläggande, protokoll, kap 1§ underrättelse, delgivning, beslut, delgivningskvitto, dagboksblad, meddelande, svaromål Yttrande Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Slutanförande Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslut Platina Bevaras Ja, OSL Protokollsutdrag från nämnden 26 kap 1§ 9.3 Handlingar rörande vårdnadsöverflyttning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Korrespondens av vikt Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Platina Dom från tingsrätten/ Platina Bevaras Ja, OSL hovrätten/Högsta dom- 26 kap 1§ stolen Ändrad utbetalning av Platina Bevaras Ja, OSL barnbidrag 26 kap 1§ Överklagande Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Lagakraft bevis Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Information – Barn utan Platina Bevaras Ja, OSL Från Skatteverket vårdnadshavare 26 kap 1§ Orosanmälan till annan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL kommun Papper* 26 kap 1§ Pappershandlingar läggs i barnets personakt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 9.4 Hantera faderskaps- och föräldraskapsärenden Faderskap av barn ska utredas när föräldrarna inte är gifta med varandra. Familjerätten fastställer faderskap, vilket innebär att fadern knyts juridiskt till barnet. Om en kvinna blivit gravid genom assisterad befruktning och hon lämnat sitt samtycke kan familjerätten fastställa föräldraskap för en kvinna som är moderns registrerade partner eller sambo. Sedan januari 2022 gäller föräldraskapspresumtion i samkönade relationer. 9.4 Handlingar rörande faderskaps- och föräldraskapsärenden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Underrättelse från Lifecare Bevaras Ja, OSL Skatteverket Papper* 26 kap 1§ Bekräftelse av fader- Lifecare Bevaras Ja, OSL eller föräldraskap Papper* 26 kap 1§ Mötesprotokoll Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Händelseförteckning Lifecare Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Ärendeblad Lifecare Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslut Platina Bevaras Ja, OSL Protokollsutdrag från nämnd 26 kap 1§ Domstolshandlingar från Lifecare Bevaras Ja, OSL tingsrätten Papper* 26 kap 1§ 9.4 Handlingar rörande faderskaps- och föräldraskapsärenden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Stämningar Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ DNA-analyser Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Korrespondens av vikt Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Faderskapsutredningar, Lifecare 5 år Ja, OSL I fall när faderskapspresumtion ej fullföljda Papper* 26 kap 1§ gäller. Faderskapsutredningar Lifecare 5 år Ja, OSL Originalhandlingar från utredning vid biträde åt annan 26 kap 1§ skickas till uppdragsgivande kommun kommun, här endast digitala kopior. Beslut att inte påbörja Platina** Bevaras Ja, OSL utredning av faderskap 26 kap 1§ Beslut gällande Platina** Bevaras Ja, OSL ifrågasatt faderskap 26 kap 1§ Beslut om att förlänga Platina** Bevaras Ja, OSL faderskapsutredning 26 kap 1§ Nedläggning av Platina** Bevaras Ja, OSL faderskapsutredning 26 kap 1§ Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Kan förekomma Anmälan om gemensam Platina 2år Ja, OSL vårdnad 26 kap 1§ Gemensam vårdnad- Platina 2år Ja, OSL underrättelse till kommun 26 kap 1§ Underrättelse om nyfött Platina 2 år Ja, OSL barn som ej är folkbokförd Papper * 26 kap 1§ Orosanmälan till annan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL kommun Papper* 26 kap 1§ Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i barnets personakt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 9.5 Utreda adoptioner Vid adoption lämnar den/de som vill adoptera in en ansökan om medgivande till familjerätten. Familjerätten gör en medgivandeutredning och denna utredning är socialnämndens beslutsunderlag. Familjerätten har uppföljningsansvar och följer barnets utveckling. Vid styvbarnsadoption och närståendeadoption gör familjerätten på uppdrag av tingsrätten ett adoptionsyttrande. 9.5 Handlingar rörande adoptioner Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevaran reglering de Ansökningar om Platina** Bevaras Ja, OSL medgivande Papper 26 kap 1§ Händelseförteckning Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper 26 kap 1§ Ärendeblad Lifecare Bevaras Ja, OSL Till nämnden Papper 26 kap 1§ Utredning med bilagor Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper 26 kap 1§ Beslut Lifecare Bevaras Ja, OSL Protokollsutdrag från nämnd Platina 26 kap 1§ registreras i Platina Papper Handlingar rörande Lifecare Bevaras Ja, OSL barnets ursprung Papper 26 kap 1§ Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Beslut Platina Bevaras Ja, OSL Protokollsutdrag från nämnd 26 kap 1§ Uppföljningsrapporter Lifecare Bevaras Ja, OSL Skickas till barnets hemland. Papper 26 kap 1§ Kopia skannas alltid till Lifecare Begäran om yttrande Lifecare Bevaras Ja, OSL från tingsrätten Papper 26 kap 1§ Dom från tingsrätten Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper 26 kap 1§ Korrespondens av vikt Lifecare Bevaras Ja, OSL Papper 26 kap 1§ Återkallelse av Platina** Bevaras Ja, OSL adoptionsmedgivande 26 kap 1§ Orosanmälan till annan Lifecare Papper* Bevaras Ja, OSL kommun 26 kap 1§ Intresseanmälan utan Platina Vid in Kan åtgärd aktualitet förekomma Pappershandlingar läggs i adoptantens och i barnets personakt. **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 9.6 Hantera namnärenden På begäran från tingsrätten görs en utredning när föräldrar inte kan komma överens om en ändring av gemensamma barns efternamn. 9.6 Handlingar rörande namnärenden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Yttrande från Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL tingsrätten Papper* 26 kap 1§ Händelseförteckning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Korrespondens av vikt Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Utredning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ 9.6 Handlingar rörande namnärenden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Dom från tingsrätten Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Orosanmälan till annan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL kommun Papper* 26 kap 1§ Pappershandlingar läggs i barnets personakt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 9.7 Hantera dödsboanmälningar och ekonomiskt bistånd till begravningar Om tillgångarna i boet efter en avliden inte räcker till mer än begravning kan familjerätten göra en dödsboanmälan, vilket är en enklare form av bouppteckning. Kommunen kan ge ekonomiskt bistånd till nödvändiga kostnader för begravningen om den avlidnes tillgångar inte räcker till. 9.7 Handlingar rörande dödsboanmälningar och ekonomiskt bistånd till begravningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Dödsboanmälan, kopia Lifecare 5 år Ja, OSL Original till Skatteverket Papper* 26 kap 1§ Händelseförteckning Lifecare 5 år Ja, OSL Gäller dödsboanmälan 26 kap 1§ Underlag till grund för Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL ekonomiskt bistånd till Papper* 26 kap 1§ begravning Ekonomiskt bistånd till Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL begravning Papper* 26 kap 1§ Ärendeblad Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Huvudblad/ Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL beslutsunderlag 26 kap 1§ Korrespondens av vikt Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Ansökan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Beslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Registreras i Platina om det inte Papper* 26 kap 1§ finns öppen akt Platina Överklagan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Yttrande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Dom Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ 9.7 Handlingar rörande dödsboanmälningar och ekonomiskt bistånd till begravningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Underrättelse Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Föreläggande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Pappershandlingar läggs i personakt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 9.8 Hantera särskilt förordnad vårdnadshavare Innan domstolen förordnar en person som särskilt förordnad vårdnadshavare gör familjerätten en utredning på personens lämplighet för uppdraget. Som särskilt förordnad vårdnadshavare för ett barn tar personen över föräldrarnas ansvar men barnet behöver inte bo hos personen. En vårdnadshavare ska se till att barnets behov blir tillgodosedda och är juridiskt ansvariga för barnet. 9.8 Handlingar rörande särskilt förordnad vårdnadshavare Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utredning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Utdrag ur socialregister Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Utdrag ur misstanke Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL och belastningsregister Papper* 26 kap 1§ Utdrag från Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Kronofogden Papper* 26 kap 1§ Utdrag från Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Försäkringskassan Papper* 26 kap 1§ Utredning från annan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL kommun Papper* 26 kap 1§ Samtycke Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Samtycke till att inhämta information Papper* 26 kap 1§ från myndigheter Underlag från samtal Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL med referenspersoner 26 kap 1§ Domstols förordnande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Orosanmälan till annan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL kommun Papper* 26 kap 1§ Pappershandlingar läggs i personakt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 10. Hantera insatser för vuxna Arbetsmarknads- och socialförvaltningen arbetar med olika insatser för att hjälpa personer med missbruk och beroende. Insatserna sker individuellt eller i grupp, både på mottagningar och på institutioner. Malmöbor kan söka sig till vissa insatser utan föregående biståndsprövning. I de fall personer söker öppna insatser utan biståndsbeslut sker i vissa fall dokumentation. 10.1 Tillhandahålla insatser för vuxna missbrukare 10.1.1. Svara för insatser för vuxna missbrukare Kommunen har det yttersta ansvaret för att personer med missbruks- eller beroendeproblem får den vård som de behöver för att komma ifrån missbruket/beroendet. Myndigheter som i sin verksamhet regelbundet kommer i kontakt med missbrukare har anmälningsplikt till socialnämnden om de får kännedom om att någon kan antas vara i behov av tvångsvård. Socialnämnden ska då inleda en utredning. 10.1.1 Handlingar rörande vuxna missbrukare Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan från enskild Lifecare 5 år/ Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Anmälan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Aktualisering Papper* 26 kap 1§ SoL 5 kap 9§ Förhandsbedömning Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Aktualisering Papper* 26 kap 1§ LOB-anmälan Lifecare 5år/Bevaras Ja, OSL Anmälan avseende ej aktuell Papper* 2år 26 kap 1§ person registreras i Platina och Platina gallras efter 2 år. Beslut att inleda Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL utredning Papper* 26 kap 1§ Beslut att ej inleda Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL utredning Papper* 26 kap 1§ Utredning om LVM Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL LVM 7§ Papper* 26 kap 1§ Beslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Beslut av myndighetsutskott. Papper* 26 kap 1§ Handlingar om Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL LVM 11§ tvångsvård Papper* 26 kap 1§ Handlingar om vård Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL enl SoL Papper* 26 kap 1§ Läkarintyg Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Beslut att avsluta Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL utredningen Papper* 26 kap 1§ Ansökan till Platina** Bevaras Ja, OSL LVM Förvaltningsrätten om 26 kap 1§ vård 10.1.1 Handlingar rörande vuxna missbrukare Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering SoL-handlingar utan Papper* 2 år Ja, OSL I de fall handlingar inkommer avsändare Platina 26 kap 1§ trots att det inte är tydligt vem avsändaren är eller vems akt handlingen hör till registreras dessa i Platina. Handlingar som omöjligen kan höra till ett SoL-ärende gallras vid inaktualitet Placeringsavtal Papper Bevaras Ja, OSL Dygnsvård Platina 26 kap 1§ Uppdragsavtal Papper Bevaras Ja, OSL Öppna insatser Platina 26 kap 1§ Beslut Platina Bevaras Kan Protokollsutdrag från förekomma myndighetsutskott och nämnd Dokumentation Platina Bevaras Ja, OSL gällande 26 kap 1§ placeringsavtal Valideringsrapport Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Offert Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Tilldelningsbeslut Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Kontroll av Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal kreditvärdighet 26 kap 1§ Korrespondens Platina Bevaras Ja, OSL Gällande placeringsavtal 26 kap 1§ Orosanmälan Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Pappershandlingar läggs i personakten. LVM - Lag om vård av missbrukare i vissa fall. LOB - Lagen om omhändertagande av berusade personer m.m *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 10.1.2 Hantera insatser på behandlingshem och eftervårdsboenden för missbrukare Efter avslutad utredning kan placering på behandlingshem eller eftervårdsboende beviljas. Det finns flera olika typer av insatser beroende på problematik, kön och ålder. Insatsen genomförs utifrån den genomförandeplan som den enskilde formulerat tillsammans med ansvarig socialsekreterare och behandlingspersonal. Insatsen följs upp av beslutande socialsekreterare. 10.1.2 Handlingar rörande behandlingshem för missbrukare Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Placeringsbeslut Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL Papper* 26 kap 1§ Genomförandeplan Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Sammanfattning Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Journalanteckning Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Slutrapport Journal Digital 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Pappershandlingar skannas enligt nedan eller läggs i personakt. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 10.1.3 Strukturerad öppenvård för missbrukare Missbruksbehandling i öppenvård vänder sig till Malmöbor över 18 år med beroendeproblematik, som har behov av struktur i vardagen och som har förutsättningar att klara behandling i öppenvård. Behandlingen pågår i 3 månader där förvaltningen erbjuder behandlingssamtal, fysisk aktivitet och kreativ skapande. 10.1.3 Handlingar rörande strukturerad öppenvård för missbrukare Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Behandlingskontrakt Papper* 5 år/Bevaras Ja, OSL Lifecare** 26 kap 1§ Checklista för Papper* 5 år/Bevaras Ja, OSL introduktion Lifecare** 26 kap 1§ Enkät Papper* 5 år/Bevaras Ja, OSL Lifecare** 26 kap 1§ Inskrivningsblankett Papper* 5 år/Bevaras Ja, OSL Lifecare** 26 kap 1§ Samtycke Papper* 5 år/Bevaras Ja, OSL Lifecare** 26 kap 1§ * Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarn bifogas vuxenakten efter avslutad insats 10.2 Hantera insatser gällande sex mot ersättning och människohandel Arbetsmarknads- och socialförvaltningen har en verksamhet som vänder sig till personer som säljer, köper, byter eller konsumerar sexuella tjänster på olika sätt, anhöriga samt personer som är utsatta för människohandel. Det sker genom såväl enstaka rådgivningssamtal som mer långvarigt samtalsstöd. Verksamheten har ett regionalt uppdrag när det gäller människohandel, och håller även utbildningar för yrkesverksamma inom sina områden. 10.2 Handlingar rörande sex mot ersättning och människohandel Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kontaktuppgifter Papper Vid in Ja, OSL aktualitet 26 kap 1§ Korrespondens Papper 2 år Ja, OSL Mail skrivs ut och förvaras i en 26 kap 1§ pärm 11. Utföra insatser inom hälso- och sjukvård Arbetsmarknads- och socialnämnden har inte ett kommunalt hälso- och sjukvårdsansvar enligt hälso- och sjukvårdslagen men bedriver viss hälso- och sjukvårdsverksamhet då nämnden har psykologer, arbets- och fysioterapeuter anställda inom det område där de är legitimerade. Psykologer är anställda inom bland annat Skolfam (skolsatsning inom familjehemsvården), på boenden för barn och familjer samt på arbetsmarknadsavdelningen. Arbetsterapeuter och fysioterapeuter arbetar på arbetsmarknadsavdelningen med arbetsförmågebedömningar och arbetslivsinriktad rehabilitering. 11.1. Bedriva psykologisk hälso- och sjukvård Psykologernas arbetsuppgifter består i huvudsak av konsultativ handledning av personal. Övriga arbetsuppgifter består av testning av barn och viss behandling av både barn och vuxna. På utredarnas begäran skriver psykologerna en sammanfattning eller ett utlåtande. 11.1 Handlingar rörande psykologisk hälso- och sjukvård Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Psykologjournaler, Procapita HSL Bevaras Ja, OSL tillhörande handlingar Papper* 25 kap 1§ Avvikelserapporter Avvikelse- Bevaras Ja, OSL Det som inte stämmer med hanteringssystem 25 kap 1§ normal rutin och förväntade Papper* vårdförlopp och kan vara vård-, Platina arbetsmiljö- eller driftrelaterat Korrespondens av vikt Procapita HSL Bevaras Ja, OSL i ärendet Papper* 25 kap 1§ Psykologiska tester Procapita HSL Bevaras Ja, OSL Läggs i slutet kuvert vid Papper* 17 kap 4§ arkivering. 11.1 Handlingar rörande psykologisk hälso- och sjukvård Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Psykologs bedömning Procapita HSL Bevaras Ja, OSL av test Papper* 25 kap 1§ Medgivandeblankett Procapita HSL Bevaras Ja, OSL Vårdnadshavares medgivande Papper* 25 kap 1§ Loggkontroll i Platina 5 år Kan Enligt HSLF-FS 2016:40 patientjournalsystem förekomma Journalkopior/ Procapita HSL Bevaras Ja, OSL Vid ärende och utlämning av dokumentkopior från Papper * 25 kap 1§ handlingar till IVO ska dessa vårdgivare och Platina registreras i Platina verksamheter utanför Malmö stad Journalkopior/ Procapita HSL Bevaras Ja, OSL Vid ärende och utlämning av dokumentkopior från Papper * 25 kap 1§ handlingar till IVO ska dessa vårdgivare och Platina registreras i Platina verksamheter i Malmö stad Anmälan till IVO Platina Bevaras Ja, OSL 25 kap 1§ Bekräftelse från IVO Platina Bevaras Ja, OSL 25 kap 1§ Begäran om Platina Bevaras Ja, OSL komplettering från IVO 25 kap 1§ Svar på begärd Platina Bevaras Ja, OSL komplettering till IVO 25 kap 1§ Beslut från IVO Platina Bevaras Ja, OSL 25 kap 1§ *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet Psykologerna från Skolfam kan inte skanna in handlingar till Procapita HSL via en säker väg, vilket gör att deras handlingar bevaras på papper. 11.2.Tillhandahålla kommunal hälso- och sjukvård Deltagare i arbetsmarknadsinsatser får sin arbetsförmåga bedömd av arbetsterapeuter. De kan även bli bedömda av fysioterapeut som utför TIPPA-bedömningar (Test Instrument for Profile of Physical Ability) och ordnar friskvårdsaktiviteter för dem. 11.2 Handlingar rörande kommunal hälso- och sjukvård Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss Procapita AMA Bevaras Ja, OSL Från Arbetsförmedling, Papper* 25 kap 1§ Försäkringskassa mm Bekräftelse och svar Procapita AMA Bevaras Ja, OSL på remiss Papper* 25 kap 1§ Journalanteckningar Procapita HSL Bevaras Ja, OSL Papper* 25 kap 1§ Journalkopior från Procapita HSL Bevaras Ja, OSL vårdgivare utanför Papper* 25 kap 1§ Malmö stad 11.2 Handlingar rörande kommunal hälso- och sjukvård Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Journalkopior från Procapita HSL Bevaras Ja, OSL verksamheter i Malmö Papper* 25 kap 1§ stad Vårdplan Procapita HSL Bevaras Ja, OSL Papper* 25 kap 1§ Tränings- och Procapita HSL Bevaras Ja, OSL behandlingsprogram Papper* 25 kap 1§ Samtycke Procapita HSL Bevaras Ja, OSL Kan avse samtyckesblankett Papper* 25 kap 1§ eller anteckning i Lifecare Underlag för aktivitets- Procapita HSL Bevaras Ja, OSL och Papper* 25 kap 1§ funktionsbedömning Avvikelserapporter Avvikelse- Bevaras Ja, OSL Det som inte stämmer med hanteringssystem 25 kap 1§ normal rutin och förväntade Papper* vårdförlopp och kan vara vård-, Platina arbetsmiljö- eller driftrelaterat *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 11.3 Samverka med sluten och öppen hälso- och sjukvård Socialtjänsten samverkar med regionen när en enskild har behov av såväl hälso- och sjukvårdsinsatser som sociala insatser. Bestämmelserna om samverkan och fördelning av ansvar finns i både hälso- och sjukvårdslagen 16 kap 4§ och socialtjänstlagen 2 kap 7§. Avsnittet innehåller en process som rör informationsöverföring i samband med utskrivning från sluten vård (SVU) och en process som rör samordnad individuell plan (SIP). Ofta genomförs en SIP i samband med en utskrivning men processerna har delats upp eftersom en SIP också kan initieras vid andra tillfällen. 11.3.1. Samverka vid utskrivning från sluten vård (SVU) Om en patient skrivs ut från slutenvården och kan behöva insatser från socialtjänsten eller den kommunala hälso- och sjukvården skickas ett inskrivningsmeddelande till hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen, som fömedlar informationen till arbetsmarknads- och socialförvaltningen via IT-stödet Mina planer. 11.3.1 Handlingar som rör samverkan vid utskrivning från sluten vård (SVU) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentar bevarande reglering Inskrivnings- Mina planer ** Ja, OSL meddelande 26 kap 1§ eller 25 kap 1§ Kartläggning Mina planer ** Ja, OSL 26 kap 1§ eller 25 kap 1§ Utskrivnings- Mina planer ** Ja, OSL meddelande 26 kap 1§ eller 25 kap 1§ Ställningstagande Lifecare ***5 år/Bevaras Ja, OSL Skrivs ut och tillförs inför utskrivning Papper* 26 kap 1§ eller personakten och/eller 25 kap 1§ patientjournalen. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Informationen förvaras tills vidare i Mina planer där Region Skåne ansvarar för huvuddelen av systemet och informationen. Enligt 3 § arkivlagen beslutar Region Skåne om bevarande eller gallring av handlingen i samband med att Mina planer avvecklas eller på annat sätt förändras. ***Följer regelverk för personakter eller patientjournaler. Personakter gallras efter 5 år (förutom akter som tillhör brukare födda dag 5, 15 eller 25 som bevaras) medan patientjournaler bevaras. 11.3.2. Upprätta samordnad individuell plan (SIP) När en person har behov av insatser från både socialtjänsten och hälso- och sjukvården upprättar arbetsmarknads- och socialförvaltningen tillsammans med Region Skåne en samordnad individuell plan. En SIP kan initieras av kommunen eller regionen och planen ska ge en helhetsbild av den enskildes situation, vilka insatser som behövs och vilka delar respektive huvudman ansvarar för. Fastställda planer sparas slutligen i brukarens personakt eller patientjournal. 11.3.2 Handlingar som rör samordnad individuell plan (SIP) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentar bevarande reglering Kallelse till möte Mina planer** 5 år/Bevaras Ja, OSL Följer regelverk för Lifecare 26 kap 1§ eller personakter eller Papper* 25 kap 1§ patientjournaler. Personakter gallras efter 5 år (förutom akter som tillhör brukare födda dag 5, 15 eller 25 som bevaras) medan patientjournaler bevaras. 11.3.2 Handlingar som rör samordnad individuell plan (SIP) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentar bevarande reglering SIP (samordnad Mina Planer** 5 år/Bevaras Ja, OSL Följer regelverk för individuell plan) Lifecare 26 kap 1§ eller personakter eller Papper* 25 kap 1§ patientjournaler. Personakter gallras efter 5 år (förutom akter som tillhör brukare födda dag 5, 15 eller 25 som bevaras) medan patientjournaler bevaras. Tillförs personakten och/eller patientjournalen. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Informationen förvaras tills vidare i Mina planer där Region Skåne ansvarar för huvuddelen av systemet och informationen. Enligt 3 § arkivlagen beslutar Region Skåne om bevarande eller gallring av handlingen i samband med att Mina planer avvecklas eller på annat sätt förändras. 12. Hantera serveringstillstånd och försäljningstillstånd för tobak samt utöva tillsyn Tillståndsenheten handlägger ärenden som gäller alkoholserveringstillstånd och försäljningstillstånd för tobak. Enheten utövar tillsyn över servering av alkoholdrycker, detaljhandel med folköl samt försäljning av tobak och e-cigaretter. 12.1. Handlägga stadigvarande serveringstillstånd Alkohollagen reglerar när stadigvarande tillstånd för servering av alkohol kan beviljas för servering till allmänheten eller till slutna sällskap. Sökanden ska uppfylla krav på ekonomisk och personlig lämplighet och visa kunskap genom att avlägga kunskapsprov. Det ställs även krav på matutbud och lokal med mera. Tillståndshavare med stadigvarande serveringstillstånd ska varje år lämna in en restaurangrapport och ska alltid anmäla förändringar gällande verksamheten som är av betydelse för kommunens tillsyn. 12.1 Handlingar rörande hantering av stadigvarande serveringstillstånd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarand reglering e Anmälan e-tjänst AlkT Vid in Nej Tillståndshavaren fyller i fullmakt Papper* aktualitet för att nyttja e-tjänsten i vilken tillståndet hanteras. Ansökan om AlkT Papper* 5 år efter att Ja, OSL Ansökningsblankett inklusive stadigvarande tillstånd Platina** verksamheten 30 kap 20§ bilagor upphört/ Bevaras 12.1 Handlingar rörande hantering av stadigvarande serveringstillstånd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarand reglering e Bilagor och AlkT Papper* 5 år efter att Ja, OSL T ex registreringsbevis från kompletteringar till Platina** verksamheten 30 kap 20§ Bolagsverket, ritningar, ansökan om upphört/ hyresavtal. Ritningar bevaras på stadigvarande tillstånd Bevaras papper. Remissvar från andra AlkT 5 år efter att Ja, OSL T ex Polisen, Skatteverket, myndigheter Papper* verksamheten 30 kap 20§ miljöförvaltningen, upphört. Räddningstjänsten. Kreditupplysningsutdrag AlkT Vid in Ja, OSL Papper* aktualitet 30 kap 20§ Resultat av och intyg på AlkT Vid in Nej avklarat kunskapsprov Papper* aktualitet Utredning med bilagor AlkT Bevaras Ja, OSL Papper* 30 kap 20§ Platina** Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Ja, OSL 30 kap 20§ Beslut AlkT Bevaras Nej Avser beslut i ärendet från Platina arbetsutskottet. Protokollsutdrag från nämnden Beslut och förslag till AlkT Bevaras Ja, OSL Skickas till sökanden med beslut Platina 30 kap 20§ utredning. Tillståndsbevis, inklusive AlkT Bevaras Ja, OSL Skickas till sökande, och andra planritningar Papper* 30 kap 20§ instanser. Restaurangrapport AlkT 10 år Nej Papper* Anmälan om AlkT 5 år efter att Ja, OSL upphörande av Papper* verksamheten 30 kap 20§ serveringstillstånd upphört. Anmälan om kryddning AlkT 5 år efter att Ja, OSL av snaps Papper* verksamheten 30 kap 20§ upphört. Ansökan om tillstånd till AlkT 5 år efter att Ja, OSL Samma förfarande vid provsmakning Papper* verksamheten 30 kap 20§ stadigvarande eller tillfälligt. upphört. Anmälan/komplettering AlkT Vid inaktualitet Ja, OSL av serveringsansvarig Papper* 30 kap 20§ Anmälan AlkT 5 år efter att Ja, OSL Eventuellt nytt tillståndsbevis ifall verksamhetsförändring Papper* verksamheten 30 kap 20§ anmälan avser något som upphört. påverkar det aktuella. Anmälan om AlkT Papper* 5 år efter att Ja, OSL Bifoga intyg från serveringslokal för Platina** verksamheten 30 kap 20§ Räddningstjänsten. cateringtillstånd för upphört. slutna sällskap Anmälan om ändring av AlkT 5 år efter att Ja, OSL ägande- eller Papper* verksamheten 30 kap 20§ styrelseförhållande upphört. Ansökan om AlkT Papper* 5 år efter att Ja, OSL Ifall ansökan avser serveringstid stadigvarande Platina** verksamheten 30 kap 20§ kl 03-05 ska utredning med förändring/utökad upphört/ protokollsutdrag ingå, då ärendet Serveringstid Bevaras avser beslut i arbetsutskottet. Ansökan om tillfällig AlkT Papper* 5 år efter att Ja, OSL förändring Platina** verksamheten 30 kap 20§ upphört/ Bevaras 12.1 Handlingar rörande hantering av stadigvarande serveringstillstånd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarand reglering e Restaurangregister AlkT Vid inaktualitet Nej Register över Papper* tillståndsinnehavare finns i Alk-T och på Malmö stads hemsida. Uppdateras löpande. Åtgärd enligt 9 kap 17 § Platina** Bevaras Ja, OSL alkohollagen 30 kap 20§ Åtgärd enligt 9 kap 18 § Platina** Bevaras Ja, OSL alkohollagen 30 kap 20§ Korrespondens som inte Platina 2 år Kan Frågor som enkelt besvaras bildar ärende förekomm behöver inte diarieföras a *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 12.2. Handlägga tillfälliga serveringstillstånd Enligt alkohollagens bestämmelser kan ett tillfälligt serveringstillstånd beviljas för servering till allmänheten eller slutet sällskap. Sökanden ska uppfylla krav på ekonomisk och personlig lämplighet och visa kunskap genom att avlägga kunskapsprov. Det ställs även krav på matutbud och lokal med mera. 12.2 Handlingar rörande hantering av tillfälliga serveringstillstånd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan e-tjänst AlkT Vid inaktualitet Ja, OSL Tillståndshavaren fyller i fullmakt Papper* 30 kap 20§ för att nyttja e-tjänsten i vilken tillståndet hanteras. Ansökan AlkT 5 år/ Bevaras Ja, OSL Gäller både allmänheten och Papper* 30 kap 20§ slutna sällskap. Platina** Bilagor och AlkT 5 år Ja, OSL T ex registreringsbevis från kompletteringar till Papper* 30 kap 20§ Bolagsverket, ritningar, ansökan hyresavtal. Remissvar från andra AlkT 5 år Ja, OSL Polisen, Skatteverket, myndigheter Papper* 30 kap 20§ Miljöförvaltningen, Räddningstjänsten. Kreditupplysnings- AlkT Vid in Ja, OSL utdrag Papper* aktualitet 30 kap 20§ Bekräftelse på avklarat AlkT 5 år Ja, OSL kunskapsprov Papper* 30 kap 20§ Utredning med bilagor AlkT 5 år Ja, OSL Papper* 30 kap 20§ Tillståndsbevis, AlkT 5 år Ja, OSL Skickas till sökande, och andra inklusive planritningar Papper* 30 kap 20§ instanser. 12.2 Handlingar rörande hantering av tillfälliga serveringstillstånd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Protokollsutdrag från nämnd AlkT Korrespondens som Platina 2 år Kan Frågor som enkelt besvaras inte bildar ärende förekomma behöver inte diarieföras *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 12.3. Utöva tillsyn över stadigvarande/tillfälliga serveringstillstånd Tillståndsenhetens tillsyn delas upp i inre respektive yttre tillsyn. Den inre tillsynen omfattar kontroll och uppföljning av tillståndshavarens personliga och ekonomiska förhållanden. Den yttre tillsynen omfattar besök för att följa upp att verksamheten bedrivs i enlighet med alkohollagen. Vid överträdelser av alkohollagens bestämmelser kan sanktion meddelas. Den mildaste sanktionen är erinran, därefter en varning och om den inte är tillräcklig kan serveringstillståndet återkallas. 12.3 Handlingar rörande tillsyn av serveringstillstånd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Tillsynsrapporter vid AlkT 5 år efter att Ja, OSL Ska bevaras i tillsynsärenden restaurang- Papper* verksamheten 30 kap 20§ som leder till utredning om inspektioner upphört, se sanktioner eller återkallelse av kommentar. serveringstillstånd. Information för inre AlkT 5 år efter att Ja, OSL Ska bevaras i tillsynsärenden tillsyn Papper* verksamheten 30 kap 20§ som leder till utredning om upphört, se sanktioner eller återkallelse av kommentar. serveringstillstånd. Inkommer från polisen, Skatteverket, kreditbolag med mera. Utredning och förslag AlkT Bevaras Ja, OSL I tillsynsärenden gällande till beslut Papper* 30 kap 20§ sanktioner och återkallelse. Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Avser beslut i ärendet från AlkT nämnd. Protokollsutdrag från nämnd Beslut inklusive AlkT Bevaras Ja, OSL Beslut rörande sanktioner och utredning Papper* 30 kap 20§ återkallelse. Underlag till Platina** Bevaras Ja, OSL Bland annat bilder/foto utredning 30 kap 20§ Korrespondens som Platina 2 år Kan Frågor som enkelt besvaras inte bildar ärende förekomma behöver inte diarieföras 12.3 Handlingar rörande tillsyn av serveringstillstånd *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 12.4. Handlägga stadigvarande försäljningstillstånd för tobak Den som vill sälja tobak måste ansöka om tillstånd. För att beviljas tillstånd krävs att den sökande är personligt och ekonomiskt lämplig och uppfyller krav på egenkontroll. Sker förändringar i verksamheten ska det anmälas till tillståndsenheten. 12.4 Handlingar rörande hantering av stadigvarande försäljningstillstånd för tobak Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan e-tjänst OL2 Vid inaktualitet Ja, OSL Tillståndshavaren fyller i fullmakt Papper* 30 kap 20§ för att nyttja e-tjänsten i vilken tillståndet hanteras. Ansökan om OL2 5 år efter att Ja, OSL Ansökningsblankett inklusive stadigvarande tillstånd Platina** verksamheten 30 kap 20§ bilagor upphört/ Bevaras Bilagor och OL2 5 år efter att Ja, OSL T ex registreringsbevis från kompletteringar till Papper* verksamheten 30 kap 20§ Bolagsverket, ritningar, ansökan om stadig- upphört. hyresavtal. Ritningar bevaras på varande tillstånd papper. Remissvar från andra OL2 5 år efter att Ja, OSL T ex Polisen, Skatteverket, myndigheter Papper* verksamheten 30 kap 20§ miljöförvaltningen, upphört. Räddningstjänsten. Kreditupplysningsutdrag OL2 Vid in Ja, OSL Papper* aktualitet 30 kap 20§ Egenkontroll OL2 Vid in Ja, OSL Papper* aktualitet 30 kap 20§ Utredning med bilagor OL2 Bevaras Ja, OSL Papper* 30 kap 20§ Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Avser beslut i ärendet från OL2 arbetsutskottet. Protokollsutdrag från nämnd Beslut och förslag till OL2 Bevaras Ja, OSL Skickas till sökanden med beslut Papper* 30 kap 20§ utredning. Tillståndsbevis OL2 Bevaras Ja, OSL Skickas till sökande, och andra Papper* 30 kap 20§ instanser. Anmälan OL2 5 år efter att Ja, OSL Eventuellt nytt tillståndsbevis verksamhetsförändring Papper* verksamheten 30 kap 20§ ifall anmälan avser något som upphört. påverkar det aktuella. Anmälan om ändring av OL2 5 år efter att Ja, OSL ägande- eller Papper* verksamheten 30 kap 20§ Styrelseförhållande upphört. 12.4 Handlingar rörande hantering av stadigvarande försäljningstillstånd för tobak Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan om tillfällig OL2 5 år efter att Ja, OSL förändring Papper* verksamheten 30 kap 20§ upphört. Anmälan om OL2 5 år efter att Ja, OSL upphörande av Papper* verksamheten 30 kap 20§ försäljning upphört. Försäljningsregister OL2 Vid in Nej Register över försäljningsställen Papper* aktualitet finns i Ol2 och på Malmö stads hemsida. Uppdateras löpande. Korrespondens som inte Platina 2 år Kan Frågor som enkelt besvaras bildar ärende förekomma behöver inte diarieföras OL2 är ett ärendehanteringssystem för hantering av kommunernas tillsyn över försäljning av folköl och tobak och hette tidigare AlkOL. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 12.5. Handlägga tillfälliga försäljningstillstånd för tobak Den som vill sälja tobak under en viss tid måste ansöka om tillstånd. För att beviljas tillstånd krävs att den sökande är personligt och ekonomiskt lämplig och uppfyller krav på egenkontroll. 12.5 Handlingar rörande hantering av tillfälliga försäljningstillstånd för tobak Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan e-tjänst OL2 Vid in Ja, OSL Tillståndshavaren fyller i Papper* aktualitet 30 kap 20§ fullmakt för att nyttja e-tjänsten i vilken tillståndet hanteras. Ansökan OL2 5 år/Bevaras Ja, OSL Platina** 30 kap 20§ Bilagor och OL2 5 år Ja, OSL T ex registreringsbevis från kompletteringar till Papper* 30 kap 20§ Bolagsverket, hyresavtal, ansökan franchiseavtal, finansieringsplan. Remissvar från OL2 5 år Ja, OSL Polisen, Skatteverket. andra myndigheter Papper* 30 kap 20§ Kreditupplysnings- OL2 Vid in Ja, OSL utdrag Papper* aktualitet 30 kap 20§ Egenkontroll OL2 5 år Ja, OSL Papper* 30 kap 20§ Utredning med OL2 5 år Ja, OSL bilagor Papper* 30 kap 20§ Tillståndsbevis OL2 5 år Ja, OSL Skickas till sökande, och andra Papper* 30 kap 20§ instanser. Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Protokollsutdrag från nämnd 12.5 Handlingar rörande hantering av tillfälliga försäljningstillstånd för tobak Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Korrespondens som Platina 2 år Kan Frågor som enkelt besvaras inte bildar ärende förekomma behöver inte diarieföras OL2 är ett ärendehanteringssystem för hantering av kommunernas tillsyn över försäljning av folköl och tobak och hette tidigare AlkOL. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 12.6. Utöva tillsyn över stadigvarande/tillfälliga försäljningstillstånd för tobak Tillståndsenhetens tillsyn delas upp i inre respektive yttre tillsyn. Den inre tillsynen omfattar kontroll och uppföljning av tillståndshavarens personliga och ekonomiska förhållanden. Den yttre tillsynen omfattar besök för att följa upp att verksamheten bedrivs i enlighet med lagen om tobak och liknande produkter. Vid överträdelser av lagens bestämmelser kan sanktion meddelas till exempel kan ett tillstånd återkallas. 12.6 Handlingar rörande tillsyn av försäljningstillstånd för tobak Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Tillsynsrapporter OL2 5 år, se Ja, OSL Ska bevaras i ärenden som försäljning av tobak Papper* kommentar. 30 kap 20§ leder till utredning om förbud, föreläggande eller vite. Utredning och förslag OL2 Bevaras Ja, OSL I tillsynsärenden gällande till beslut Papper* 30 kap 20§ sanktioner och förbud. Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Avser beslut i ärendet från OL2 nämnd. Protokollsutdrag från nämnd Beslut inklusive OL2 Bevaras Ja, OSL Beslut rörande sanktioner och utredning Papper* 30 kap 20§ förbud. Underlag till Platina** Bevaras Ja, OSL t.ex. Bilder /foto utredning 30 kap 20§ Korrespondens som Platina 2 år Kan Frågor som enkelt besvaras inte bildar ärende förekomma behöver inte diarieföras OL2 är ett ärendehanteringssystem för hantering av kommunernas tillsyn över försäljning av folköl och tobak och hette tidigare AlkOL. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 12.7. Hantera försäljning av folköl och e-cigaretter Försäljning av folköl och e-cigaretter är anmälningspliktig och anmälan, respektive avanmälan, ska alltid göras på förhand. I samband med anmälan ska ett egenkontrollprogram skickas in. Försäljning av folköl kräver att försäljningsstället säljer eller serverar mat. Om brister upptäcks vid försäljning/servering av folköl kan beslut tas om varning eller försäljningsförbud. När det gäller brister vid försäljning av e-cigaretter kan beslut tas om varning, försäljningsförbud eller föreläggande med eller utan vite. 12.7 Handlingar rörande folköl, nikotinfria tobaksprodukter och e-cigaretter Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan/avanmälan, OL2 Vid in Ja, OSL När verksamheten upphört. med eventuella Papper* aktualitet, se 30 kap 20§ bilagor kommentar Egenkontrollprogram OL2 Vid in Ja, OSL Inkommer separat eller som Papper* aktualitet 30 kap 20§ bilaga med anmälan. Förteckning på OL2 Vid in Nej försäljningsställen Papper* aktualitet Tillsynsrapport från OL2 5 år, se Ja, OSL Ska bevaras i tillsynsärenden tillsyn av Papper* kommentar 30 kap 20§ som leder till utredning om försäljningsställen förbud eller sanktioner. Protokoll kontrollköp OL2 5 år, se Ja, OSL Ska bevaras i tillsynsärenden Papper* kommentar 30 kap 20§ som leder till utredning om förbud eller sanktioner. Meddelande till OL2 Vid in Ja, OSL försäljningsställen Papper* aktualitet 30 kap 20§ om genomfört kontrollköp Utredningar och OL2 5 år/ Bevaras Ja, OSL Ska bevaras i tillsynsärenden förslag till beslut i Papper* se kommentar 30 kap 20§ som leder till utredning om tillsynsärende Platina** förbud eller sanktioner. Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Protokollsutdrag från nämnd OL2 Domar och beslut OL2 Bevaras Ja, OSL från domstol Papper* 30 kap 20§ Kreditupplysnings- OL2 Vid in Ja, OSL utdrag Papper* aktualitet 30 kap 20§ Polismyndighetens OL2 5 år Ja, OSL Beslut fattas av polisen och tillsynsprotokoll, Papper* 30 kap 20§ skickas till Tillståndsenheten. beslagsprotokoll, beslut om direktförverkan, PM Skatteverkets beslut OL2 5 år Ja, OSL Beslut fattas av Skatteverket Papper* 30 kap 20§ och skickas till Tillståndsenheten. Korrespondens som Platina 2 år Kan Frågor som enkelt besvaras inte bildar ärende förekomma behöver inte diarieföras 12.7 Handlingar rörande folköl, nikotinfria tobaksprodukter och e-cigaretter OL2 är ett ärendehanteringssystem för hantering av kommunernas tillsyn över försäljning av folköl och tobak och hette tidigare AlkOL. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 12.8 Hantera försäljningstillstånd för alkohol i gårdsbutik Gårdsförsäljning av alkoholdrycker tillåts i Sverige från och med den 1 juni 2025, vilket innebär att producenter kan sälja sina produkter direkt till konsumenter under vissa regler och begränsningar. Gårdsförsäljning innebär att småskaliga och hantverksmässigt producerade alkoholdrycker, såsom vin, sprit, öl och cider, kan säljas direkt till besökare på plats hos producenten. Försäljningen får endast ske i samband med ett betalt studiebesök, vilket innebär att konsumenter måste delta i en guidad tur eller liknande arrangemang för att kunna köpa dryckerna. 12.8 Handlingar försäljningstillstånd för alkohol i gårdsbutik Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan AlkT 5 år efter att Ja, OSL Platina** verksamheten 30 kap 20§ Papper* upphört, se kommentar. Underlag till beslut AlkT 5 år efter att Ja, OSL Ska endast registreras i Platina Platina** verksamheten 30 kap 20§ om det är underlag till ansökan Papper* upphört, se som går upp till nämnden. kommentar. Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Avser beslut i ärendet från AlkT nämnd. Protokollsutdrag från nämnd Tjänsteanteckning AlkT Bevaras Ja, OSL 30 kap 20§ Korrespondens som Platina 2 år Kan Frågor som enkelt besvaras inte bildar ärende förekomma behöver inte diarieföras *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 13. Bistå med budget- och skuldrådgivning Avdelningen Sektionen för budget- och skuldrådgivning arbetar med personlig rådgivning och genom utåtriktat arbete i syfte att underlätta och möjliggöra för Malmöborna att ha en hållbar privatekonomi. 13.1. Bedriva budget- och skuldrådgivning Mötet mellan medborgare och rådgivare kan utgöras av enklare rådgivning eller resultera i ett ärende vilket ofta innebär hjälp med skuldsanering. Utmynnar besöket endast i enklare rådgivning sparas ingen dokumentation. Budget- och skuldrådgivningen regleras främst genom skuldsaneringslagen och socialtjänstlagen, SoL 5 kap §12. 13.1 Handlingar rörande budget- och skuldrådgivning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Fullmakt BOSS 5 år/Bevaras Ja, OSL Brukare ger handläggare rätt att Papper 26 kap 1§ kontakta inkassobolag etc. Ansökningshand- BOSS 5 år/Bevaras Ja, OSL Skickas till Kronofogden. lingar med bilagor Papper* 26 kap 1§ Kopia sparas i personakt. Bilagor kan t ex utgöras av uppgifter från Försäkringskassan eller Kronofogden, domar från tingsrätten, handlingsplaner från Arbets- förmedlingen, personligt brev mm. Beslut att inleda BOSS 5 år/Bevaras Ja, OSL Inkommer från Kronofogden skuldsanering Papper* 26 kap 1§ Förslag om Papper Vid in Ja, OSL Från Kronofogden skuldsanering aktualitet 26 kap 1§ Beslut om BOSS 5 år/Bevaras Ja, OSL Kronofogden skickar kopia, skuldsanering Papper* 26 kap 1§ original skickas till kund. (beviljande eller avslag) Uppgifter om skulder Papper Vid in Ja, OSL Skuldspecifikation från inkassobolag aktualitet 26 kap 1§ Ansökan om BOSS 5 år/Bevaras Ja, OSL Om man, efter beviljande av omprövning Papper* 26 kap 1§ skuldsanering, har fått nya förutsättningar (t ex nytt jobb). Överklagande BOSS 5 år/Bevaras Ja, OSL Kan inkomma från kund, Papper* 26 kap 1§ fordringsägare m fl Uppföljningsbrev BOSS Vid in Ja, OSL Notering i BOSS att det har aktualitet 26 kap 1§ skickats. Pappershandlingar läggs i personakt. BOSS är Konsumentverkets ärendehanteringssystem. *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 14. Strategiskt utvecklingsarbete 14.1. Ge stöd till organisationer inom det sociala området Lokala organisationer med verksamhet inom det sociala området kan ges ekonomiskt bidrag till sina insatser för människor i utsatta situationer. Organisationen ansöker digitalt om bidrag och beslut tas av arbets- marknads- och socialnämnden. Organisationer som beviljas bidrag skickar redovisning till nämnden. 14.1 Handlingar rörande stöd till organisationer inom det sociala området Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan Platina Bevaras Nej Ansökan innehåller ansökningsblankett, organisationens årsmötesprotokoll, protokoll från konstituerande styrelsemöte, resultat- och balansräkning, revisionsrapport, stadgar och intyg från Skatteverket Bilagor till ansökan Platina Bevaras Nej Kan vara aktuella stadgar, årsmötesprotokoll, resultaträkning, verksamhetsberättelse, revisionsrapport med mera. Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Upprättas av ansvarig handläggare och utgör beslutsunderlag i ärendet. Beslut Platina Bevaras Nej Protokollsutdrag från nämnd Underrättelse Platina Bevaras Nej Skickas till föreningen. Utredning, Platina Bevaras Nej Detta är en bilaga till bedömning tjänsteskrivelsen Avtal Papper Bevaras Nej Platina Yttrande Platina Bevaras Nej Avser yttrande i remissärende, skickas till berörd part. Rapport Platina Bevaras Nej Exempelvis Rapportering av IOP(Ideellt offentligt partnerskap) Sammanfattning Platina Bevaras Nej Korrespondens Platina Bevaras Nej Redovisning Platina Bevaras Nej 14.2 Ge stöd till föreningar inom området för ung i sommar Förvaltningen tilldelas medel inom ramen för Strategiska jobbsatsningar, inom detta finansieras Ung i sommars arbete med ekonomiskt stöd till idéburen sektor. Ideella organisationer kan ansöka om ekonomiskt stöd i form av handledarersättning från förvaltningen, för att bedriva praktikprojekt inom ramen för Ung i sommar. Beviljade medel ska användas till att anställa handledare för att kunna erbjuda kvalitativa praktikplatser till unga Malmöbor i praktikprojekt. Praktikprojekten ska erbjuda trygga praktikplatser med god arbetsmiljö och meningsfulla uppgifter som ger en inblick i arbetslivet. 14.2 Handlingar rörande stöd till förening inom området för ung i sommar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Intresseanmälan Platina Bevaras Nej Papper* Ansökan om Platina Bevaras Nej ekonomiskt stöd Papper* Bilagor till ansökan Platina Bevaras Nej Papper* Begäran om Platina Bevaras Nej komplettering Komplettering Platina Bevaras Kan Papper* förekomma Kontrolluppgifter Platina Bevaras Kan Kontrolluppgifter från Papper* förekomma Skatteverket och Kronofogden Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Papper* Redovisning Platina Bevaras Kan Papper* förekomma Delegationsbeslut Platina Bevaras Nej Bekräftelse Platina Bevaras Nej Papper* Utvärdering Platina Bevaras Nej Korrespondens Platina Bevaras Nej Tjänsteanteckning Platina Bevaras Nej Återkrav Platina Bevaras Nej *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 15. Kvalitetssäkra verksamheter och hantera avvikelser 15.1. Systematiskt kvalitetsarbete .1.1. Bedriva systematiskt kvalitetsarbete Inom systematiskt kvalitetsarbete drivs flera olika processer och de är: intern kontroll, budget och mål (verksamhetsplan) samt processer för ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. Kvalitet inom individ- och familjeomsorgen innebär att den enskilde ska få rätt insats, utförd på rätt sätt, vid rätt tidpunkt och med ett gott bemötande. Det innebär också att den enskilde ska kunna påverka och vara nöjd med de insatser denne får. För att säkra och utveckla verksamhetens kvalitet ska den som bedriver socialtjänst följa Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2011:9. Verksamheten identifierar vilka behov som finns och gör sedan större målgruppsundersökningar. Resultaten av dessa enkäter används när konkreta åtgärder ska specificeras i en verksamhetsplan. Övrig egenkontroll omfattar jämförelser mellan verksamhetens nuvarande och tidigare resultat samt kontinuerligt framtagande av egen verksamhets- statistik. 15.1.1 Handlingar rörande systematiskt kvalitetsarbete Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevaran reglering de Enkäter Papper Vid in Nej Elektroniskt aktualitet Enkätsamman- Platina Bevaras Nej ställning Verksamhetsplan Platina Bevaras Nej Riskanalyser Platina Bevaras Nej Dokumentation och uppföljning enligt SOSFS 2011:9 Förslag för intern Platina Bevaras Nej kontroll Antagen plan Platina Bevaras Nej Plan för intern kontroll Resultat av intern Platina Bevaras Nej Resultat rapporteras till kontroll nämnden vid tre tillfällen per år tillsammans med DR (delårsrapport) och årsanalys. Egenkontroller Platina Bevaras Nej Dokumentation och uppföljning enligt SOSFS 2011:9 Kontroll av Platina 5 år Kan Gäller endast dokumentet systemloggar förekomma ”Kontroll av systemloggar”. (loggranskning) För logglistor, se nedan 15.1.1 Handlingar rörande systematiskt kvalitetsarbete Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevaran reglering de Exporterade Se Se kommentar Kan Listor från loggkontroller. Gallras logglistor kommentar förekomma vid in aktualitet om det inte framkommer någon information om överträdelser. Vid överträdelse ska nytt ärende inledas och logglistorna tillföras ärendet. I dessa fall registreras ärendet i Platina och handlingarna sparas i 5 år Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Kan förekomma Beslut Platina Bevaras Kan Protokollsutdrag från nämnd förekomma Expediering Platina Bevaras Kan förekomma Blankett för Selfpoint 2 år Nej Sparas hos systemförvaltare behörighet till system eller motsvarande funktion i 2 år Korrespondens Platina Bevaras Kan förekomma 15.1.2. Ej verkställda beslut Om ett beslut enligt SoL 4 kap, 1§ inte har verkställts inom tre månader måste detta rapporteras till IVO, revisorerna och fullmäktige. När beslutet sedan har verkställts ska även detta rapporteras. 15.1.2 Handlingar rörande ej verkställda beslut Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslut Platina Bevaras Nej Kvartalsvis rapportering Protokollsutdrag från nämnd Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Kvartalsvis rapportering Individrapport Platina Bevaras Ja, OSL 26 kap 1§ Återrapportering Platina Bevaras Ja, OSL individrapport 26 kap 1§ Rapport till Platina Bevaras Nej Kvartalsvis rapportering fullmäktige Rapport till Platina Bevaras Nej Kvartalsvis rapportering revisorskollegiet Expediering Platina Bevaras Nej Kvartalsvis rapportering 15.2. Hantera avvikelser och klagomål Avvikelsehanteringen är en del av det systematiska kvalitetsarbetet. Utöver att vidta åtgärder för den brukare som har drabbats eller hade kunnat drabbas, syftar avvikelsehanteringen till att upptäcka och förbättra verksamheten så att händelsen inte upprepas. Nämnden ska ta emot och utreda synpunkter och klagomål på verksamhetens kvalitet från: vård- och omsorgstagare och deras närstående, personal, vårdgivare, andra som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS, myndigheter, och föreningar, andra organisationer och intressenter (SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete). Förvaltningen kan även rapportera klagomål och synpunkter på annan verksamhet. 15.2 Handlingar rörande avvikelser och klagomål Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Synpunkter och Avvikelse- Bevaras Kan före- klagomål från hanteringssystem komma, personal, 25 kap 1§ kvalitetsavvikelse eller 26 kap 1§ Synpunkter eller Avvikelse- Bevaras Kan före- Kan inkomma från formulär på klagomål till hanteringssystem komma, malmo.se, telefon, e-post eller förvaltningen från Lifecare 25 kap 1§ brev utomstående paper* eller 26 kap 1§ Synpunkter och Papper* Bevaras Kan klagomål från Platina förekomma förvaltningen till 25 kap 1§ utomstående eller 26 kap 1§ Klagomål internt hanteringssystem Bevaras komma, Avser klagomål inom Lifecare 25 kap 1§. förvaltningens självständiga Papper* 26 kap 1§ verksamhetsgrenar till exempel eller 28 kap mellan socialtjänst och

11§ arbetsmarknadsinsatser Utredning av Avvikelse- Bevaras Kan före- synpunkt, klagomål hanteringssystem komma, Eller kvalitetsavvikelse 25 kap 1§ eller Svar på synpunkt Avvikelse- Bevaras Kan före- eller klagomål till hanteringssystem komma, utomstående Lifecare 25 kap 1§ Papper* eller 26 kap Platina 1§ Avvikelse som rör aktuell brukare läggs in i Lifecare, *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 15.3. Hantera anmälningar enligt lex Sarah Inom socialtjänsten är all personal, uppdragstagare, praktikanter och deltagare i arbetsmarknadspolitiskt program skyldiga att rapportera missförhållanden eller risker för missförhållanden, enligt lex Sarah (socialtjänstlagen 14 kap. 3 §). Utredning genomförs av lex Sarah utredare som bedömer om ett missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande har förelegat. I dessa fall föreslås åtgärder som fastställs av arbetsutskottet. Arbetsutskottet kan också besluta att händelsen är allvarlig och därmed ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Efter utredning kan lex Sarah utredare även komma fram till att händelsen är en kvalitetsavvikelse som ska hanteras i det systematiska kvalitetsarbetet, eller att ingen brist har förelegat. Detta är delegationsbeslut som ska anmälas till nämnden. Alla handlingar i ett lex Sarah ärende är samlat i avvikelsehanteringssystemet. Vissa handlingar behöver också finnas i Platina. 15.3 Handlingsslag rörande hantera anmälningar enligt lex Sarah Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Rapport Avvikelse- Bevaras Kan Sekretess om enskilds namn är hanteringssystem förekomma med. Utredningsunderlag Avvikelse- Bevaras Kan T.ex. tjänsteanteckningar och hanteringssystem förekomma rutiner Utredning – Avvikelse- Bevaras Kan Utredningen innehåller slutlig missförhållande eller hanteringssystem förekomma bedömning om händelsen. I det påtaglig risk för Platina** fall missförhållande eller påtaglig missförhållande har risk för missförhållande har förelegat förelegat utgör utredningen beslutsunderlag till AU för beslut om åtgärder Utredning – Avvikelse- Bevaras Kan Utredningen innehåller slutlig missförhållande eller hanteringssystem förekomma bedömning om händelsen. Att påtaglig risk har ej Platina händelsen inte är ett förelegat missförhållande är ett delegationsbeslut som ska anmälas till nämnden Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Protokollsutdrag från nämnd Anmälan till IVO Avvikelse- Bevaras Kan hanteringssystem förekomma Platina Begäran om Avvikelse- Bevaras Kan komplettering från IVO hanteringssystem förekomma Platina Svar på begärd Avvikelse- Bevaras Kan komplettering till IVO hanteringssystem förekomma Platina Yttrande till IVO Avvikelse- Bevaras Kan hanteringssystem förekomma Platina 15.3 Handlingsslag rörande hantera anmälningar enligt lex Sarah Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslut från IVO Avvikelse- Bevaras Kan hanteringssystem förekomma Platina **Handlingarna beslutas av nämnden eller dess utskott och bevaras i Platina. 15.4. Hantera anmälningar enligt lex Maria Lex Maria är det vardagliga namnet på 3 kap 5§ i Patientsäkerhetslagen (SFS 2010:659). Den innebär att vårdgivare har en skyldighet att anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om en patient i samband med hälso- och sjukvård drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av en allvarlig vårdskada. Efter beslut om att göra en lex Maria-anmälan informeras nämnden och anmälan skickas till IVO. Lex Maria- anmälningar föranleds ofta av interna eller externa avvikelserapporter. 15.4 Handlingar rörande anmälningar enligt lex Maria Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utredning/åtgärds- Papper* Bevaras Ja, OSL plan Platina 25 kap 1§ Skriftlig redogörelse Avvikelse- Bevaras, se Ja, OSL Uppgifter som utgör underlag till hanteringssystem kommentar 25 kap 1§ utredning gallras vid in aktualitet. Papper Anmälan lex Maria Papper* Bevaras Ja, OSL Skickas till IVO digitalt. Skrivs Platina 25 kap 1§ sedan ut och registreras i Platina. Bekräftelse från IVO Papper* Bevaras Nej Platina Begäran om Papper* Bevaras Ja, OSL komplettering Platina 25 kap 1§ Beslut från IVO Papper* Bevaras Ja, OSL Platina 25 kap 1§ Följebrev Papper* Bevaras Ja, OSL Kan förekomma om beslut från Platina 25 kap 1§ IVO förmedlas med post. Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Protokollsutdrag från nämnd *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 15.5. Hantera begäran om yttrande från IVO Begäran om yttrande inkommer från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) till arbetsmarknads- och socialförvaltningen. Efter utredning anmäler nämndens utskott eller MLA (medicinskt ledningsansvarig) till IVO, som lämnar förslag till ett beslut och efter att ha fått in eventuella synpunkter utfärdas ett beslut. Observera att ej verkställda beslut har en egen process – 15.1.1 Handlingar rörande begäran om yttrande från IVO 15.5 Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Begäran om yttrande Papper* Bevaras Kan Utskicket kan innehålla separat Platina förekomma skrivelse till namngiven personal. Meddelande om att Platina Bevaras Nej Skickas till IVO när separat berörd personal inte skrivelse till namngiven till längre är anställd namngiven personal inte kan förmedlas Skriftliga Platina Bevaras Kan Bilaga till utredning redogörelser från förekomma berörd personal Utredning/åtgärds- Platina Bevaras Kan Innehåller förteckning över plan förekomma bilagor, till exempel kopia på rutiner och journalutdrag. Beslut Platina Bevaras Nej Protokollsutdrag från nämnd Yttrande från Platina Bevaras Kan Svar till IVO. Beslut fattas av nämnden förekomma myndighetsutskott Förslag till beslut från Papper* Bevaras Kan IVO Platina förekomma Synpunkter på Platina Bevaras Kan förslag förekomma Beslut från IVO Papper* Bevaras Kan Platina förekomma Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Kan förekomma *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet 15.6. Hantera SITHS-kort SITHS-kortet är en tjänstelegitimation som ger bevis på behörighet i bland annat verksamhetssystemen Procapita och Mina Planer. SITHS står för Säker IT i Hälso-och Sjukvården. 15.6 Handlingar rörande SITHS-kort Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställningsunderlag Papper 10 år Ja, OSF* 10§ från ansvarig chef till kortbeställare Uppgifter på KOMKAT Vid in Ja, OSF* 10§ kortinnehavare till aktualitet KOMKAT Beställning av Papper Vid in Ja, OSF* 10§ SITHS-kort Elektroniskt i aktualitet Telia SITHS- ADMIN Följesedel Papper Vid in Ja, OSF* 10§ Gallras vid kortmottagandet. aktualitet Kvittens SITHS-kort Elektronisk Vid in Ja, OSF* 10§ Gallras när personen tas bort ur signering i aktualitet systemet. Telia SITHS- ADMIN Kvittens reservkort Papper 15 år Ja, OSF* 10§ Internkontroll. Utdrag Papper 1 år Ja, OSF* 10§ ur KOMKAT på uppgift av aktuella kortinnehavare KOMKAT är en administrationskatalog för Hälso- och sjukvårdsadressregister (HSA)-information. Katalogen tillhandahålls av Kommunförbundet Skåne för de 33 kommunerna i Skåne. Telia SITHS-ADMIN tillhandahåller SITHS-kort. *Offentlighets- och sekretessförordning (SFS 2009:641) 15.7. Hantera förekomstförfrågningar I egenskap av socialnämnd tar ASN emot en rad olika typer av förfrågningar, typiskt sett angående den enskildes lämplighet för ett visst uppdrag. Dessa förfrågningar kommer ibland från andra myndigheter, ibland från den enskilde själv. 15.7 Handlingar rörande myndighetsförfrågningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Begäran om utdrag ur Lifecare 2 år Ja, OSL 26 Registreras i Lifecare om det socialregistret Papper* kap 1§ finns pågående ärenden. I annat Platina fall registreras handlingen i Platina 15.7 Handlingar rörande myndighetsförfrågningar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utdrag ur socialregistret Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 Registreras i Lifecare om det Papper* kap 1§ finns pågående ärenden. I annat Platina fall registreras handlingen i Platina Fullmakt Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 Registreras i Lifecare om det Papper* kap 1§ finns pågående ärenden. I annat Platina fall registreras handlingen i Platina Myndighetsförfrågningar Lifecare 2 år Ja, OSL 26 Fråga om förekomst eller Papper* kap 1§ specifika uppgifter. Registreras i Platina Lifecare om det finns pågående ärenden. I annat fall registreras handlingen i Platina Korrespondens eller Lifecare 2 år Ja, OSL 26 Registreras i Lifecare om det svar Papper* kap 1§ finns pågående ärenden. I annat Platina fall registreras handlingen i Platina Begäran om yttrande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 Gällande t.ex. hemvärnet, Papper* kap 1§ vapenlicenser, kriminalvården, Platina körkort eller utvisning. Registreras i Lifecare om det finns pågående ärenden. I annat fall registreras handlingen i Platina Yttrande Lifecare 5 år/Bevaras Ja, OSL 26 Gällande t.ex. hemvärnet, Papper* kap 1§ vapenlicenser, kriminalvården, Platina körkort eller utvisning. Registreras i Lifecare om det finns pågående ärenden. I annat fall registreras handlingen i Platina Mottagningsbevis Papper* 2 år Ja, OSL 26 Platina kap 1§ Beslut att neka Platina Bevaras Kan förekomma utlämnande av allmän handling *Originalhandlingen kan gallras efter att den har skannats till systemet förutsatt att man kontrollerar så att ingen informationsförlust sker och att handlingen skannas i PDF/A-format. Upplösning ska vara 300dpi för text och 600dpi för bilder. I de fall handlingen innehåller en underskrift eller om dess autenticitet av andra skäl kan komma att ifrågasättas ska detta tas i beaktning före gallring av originalet