Arkivredovisning för Miljönämnden — 11 juni 2026

1 § Meddelande från polis- Vision Bevaras OSL 18 kap. eller Åklagarmyndigheten 1 § om ärendenummer Underrättelse från Vision Bevaras Nej Åklagarmyndigheten om beslut eller dom 7.1 Utöva kontroll enligt livsmedels- och foderlagstiftningen 7.1.1 Utöva planerad kontroll av livsmedelsverksamhet Planerade kontroller av livsmedelsverksamhet utförs i samband med registrering och sedan löpande inom olika tidsintervall. Vid kontrollbesöket kontrolleras bland annat hygien såsom rengöring, hantering och lagring av livsmedel, samt märkningsföreskrifter (så att kunden alltid har rätt information och inte riskerar att bli vilseledd). Vid behov tas prover på livsmedel och dricksvatten, som sedan skickas för analys. Vid brister kan verksamheten komma att redovisa åtgärder i form av en åtgärdsplan, vilket följs upp vid nästa planerade kontroll. Vid vissa avvikelser kan extrakontroller utföras. Allvarliga brister kräver sanktioner genom att tillsynsmyndigheten kan besluta att exempelvis förelägga verksamhetsutövaren att åtgärda brister inom en viss tid, eller, vid upprepande brister, att förelägga med löpande vite. Miljöförvaltningen kan även besluta om omhändertagande av livsmedel eller om tillfällig stängning av verksamheten, där även åtalsanmälan kan ske (se process 7.7). Samtliga kontroller är belagda med avgift. Kontrollfrekvensen avgörs av riskkvalificeringen se process 9.4. Nr 7.1.1 Handlingar rörande planerad kontroll av livsmedelsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kontrollrapport Vision Gallras efter Nej Tidigare 5 år. Gallringsfrist på 7 år 7 år gäller från år 2023. Analysrapport Vision Gallras efter Nej Från till exempel Alcontrol, 5 år analysresultat på vatten- eller livsmedelsprover. Information från Vision Gallras efter Nej Om till exempel namn- eller verksamhetsutövare 5 år adressbyte. Beslut Vision Gallras efter Nej Till exempel föreläggande, förbud 10 år mot utsläppande av livsmedel på marknaden, omhändertagande av livsmedel, tillfällig stängning. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Nr 7.1.1 Handlingar rörande planerad kontroll av livsmedelsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Redovisning av vidtagna Vision Gallras efter Nej åtgärder från VU 5 år 7.1.2 Utöva händelsestyrd kontroll av livsmedelsverksamhet När klagomål riktat mot en verksamhet, eller en anmälan om misstänkt matförgiftning, inkommer görs först en bedömning hur anmälan ska utredas. Utredning av ärendet kan utföras via telefon, planerad kontroll eller händelsestyrd kontroll, se relevanta rutiner om utredning av klagomål och misstänkt matförgiftning. Bedöms anmälan som allvarlig utförs en kontroll omgående. Om ärendet utreds under planerad kontroll, se process 7.1.1 för redogörelse för kontrollprocessen. Rapid Alert System for Food and Feed (RASFF) är EU:s varningssystem där snabba varningar utfärdas för livsmedel som finns på marknaden och som utgör eller kan antas utgöra en risk för människors hälsa. Den svenska kontaktpunkten är Livsmedelsverket. I samband med dessa utförs en kontroll på berörd verksamhet alternativt att verksamhetsutövaren blir kontaktad. Miljöförvaltningen upprättar vid behov själva en varning genom RASFF, vid exempelvis allvarliga avvikelser eller incidenter som har påträffats vid kontroll. Administrative Assistance and Cooperation (AAC) är också ett system inom EU. Här kan medlemsländer kan göra förfrågningar och informera om när det finns en avvikelse från lagstiftningen men som inte leder till en direkt eller indirekt risk för hälsan. Nr 7.1.2 Handlingar rörande händelsestyrd kontroll av livsmedelsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan om Vision Gallras efter Nej matförgiftning 5 år Klagomålsanmälan Vision Gallras efter Nej 5 år RASFF Vision Gallras efter Nej Både inkommen och upprättad av 5 år MF AAC Vision Gallras efter Nej Både inkommen och upprättad av 5 år MF Återkoppling till klaganden Vision Gallras efter Nej 5 år Kontrollrapport Vision Gallras efter Nej 5 år Analysrapport Vision Gallras efter Nej Analysresultat på vatten- eller 5 år livsmedelsprover. Information från Vision Gallras efter Nej Om till exempel namn- eller verksamhetsutövare 5 år adressbyte. Nr 7.1.2 Handlingar rörande händelsestyrd kontroll av livsmedelsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslut Vision Gallras efter Nej Till exempel föreläggande, förbud 10 år mot utsläppande av livsmedel på marknaden, omhändertagande av livsmedel, tillfällig stängning. Även beslut om timdebitering, faktura skickas separat. Faktura Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i 7 år Vision. Åtgärdsplan/redovisning Vision Gallras efter Kan av vidtagna åtgärder från 5 år förekomma, VU OSL 30 kap.

8 § ritning/karta kan bevaras i låst skåp på vån 4 så länge den är relevant för ärendet. Åtgärdsutredning Vision Bevaras Nej Nr 6.4.7 Handlingar rörande händelsestyrd tillsyn av förorenade områden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Historisk inventering Vision Bevaras Nej Anmälan om Vision Bevaras Nej avhjälpandeåtgärd Slutrapport Vision Bevaras Nej Utredning kring Vision Bevaras Nej platsspecifika riktvärden Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.4.8 Utöva händelsestyrd tillsyn vid bygg- och rivningsarbete Vid misstanke om förekomst av föroreningar i byggnader eller miljö- eller hälsoskadligt byggnadsmaterial, utför miljöförvaltningen tillsyn och förelägger i förekommande fall ansvarig om försiktighetsåtgärder gällande avhjälpandeåtgärder. Processen initieras i regel externt genom att en motpart vill riva en byggnad eller bygga om en befintlig byggnad för att exempelvis driva en ny verksamhet. Vid rivning måste motparten ansöka om rivningslov hos stadsbyggnadskontoret och behöver därmed inkomma med en miljöinventering för byggnaden. Denna tar miljöförvaltningen del av, för att sedan utföra tillsyn på exempelvis avfallshanteringen som uppkommer i samband med rivningen. En miljöinventering krävs även vid ombyggnad av en befintlig byggnad där misstanke om förorening finns. I de fall man bedömer att avhjälpandeåtgärder behöver utföras krävs en åtgärdsutredning, som bland annat redogör för omfattningen av föroreningarna, var de finns och hur de kan åtgärdas på lämpligt sätt. Verksamhetsutövaren är skyldig enligt miljöbalken att skicka in en anmälan om avhjälpandeåtgärd till miljöförvaltningen (se även process 5.2.2), och processen fungerar därefter på samma sätt som vid avhjälpandeåtgärder i förorenade områden (genom att miljöförvaltningen förelägger om försiktighetsåtgärder, se process 6.4.7). Efter sanering skickar verksamhetsutövaren in en slutrapport om hur åtgärden har utförts och hur de har uppfyllt miljöförvaltningens föreläggande. Miljöförvaltningen granskar slutrapporten och bedömer utifrån den huruvida ärendet kan avslutas eller ej. Handlingar med ärendekod 5.2.2 har fram till och med 2024-12-31 registrerats under ärendekoderna 6.2.9, 6.4.7 eller 6.4.8. Från och med 2025-01-01 registreras handlingar avseende anmälan om avhjälpandeåtgärd (av föroreningsskada eller misstänkt skada) och underrättelse om förorening/allvarlig miljöskada på ärendekod 5.2.2 i stället för ärendekoderna 6.2.9, 6.4.7 eller 6.4.8 i enlighet med miljönämndens beslut MN-2024-11404. Nr 6.4.8 Handlingar rörande händelsestyrd tillsyn vid bygg- och rivningsarbete Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Miljöinventering Vision Bevaras Nej Åtgärdsutredning Vision Bevaras Nej Anmälan om Vision Bevaras Nej avhjälpandeåtgärd Ansvarsutredning Vision Bevaras Nej Underrättelse om Vision Bevaras Nej påträffad förorening Miljöteknisk undersökning Vision Bevaras Nej inkl. provtagningsplan Materialinventering Vision Bevaras Nej Utredning kring Vision Bevaras Nej platsspecifika riktvärden Slutrapport Vision Bevaras Nej Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.5. Utöva tillsyn över kemikalier och varor (inkl. kosmetiska produkter) enligt miljöbalken, EU-förordningar och övrig lagstiftning Miljöförvaltningen utövar tillsyn i enlighet med miljöbalken och ett antal EU- förordningar Tillsynen syftar till att kontrollera att varor, kemiska och kosmetiska produkter inte innehåller otillåtna ämnen eller skadliga ämnen i sådana halter att produkten i sig har en negativ påverkan på människors hälsa eller på miljön. Miljöförvaltningen har enligt lagen (2014:799) om sprängämnesprekursorer även tillsyn över sprängämnesprekursorer, som syftar till att minska möjligheterna för tillverkning av hemgjorda sprängämnen. Tillsynen enligt denna lagstiftning är belagd med en avgift. Den planerade tillsynen utförs oftast i samarbetsprojekt med miljöförvaltningarna i Göteborgs, Stockholms och Helsingborgs stad. Ett till tre projekt genomförs varje år, och för varje projekt ansvarar en kommun för samordningen. Tillsynsprojekten har en tematisk inriktning, och kan exempelvis fokusera på märkning för kosmetiska produkter eller särskilda ämnen i specifika varugrupper eller material. Tillsynen riktas mot butiker som säljer produkterna, men syfte att säkerställa att ansvariga butiksinnehavare följer gällande regler inom området. Fokus ligger på informationsskyldighet, då kunden måste få rätt information för att kunna göra medvetna val. Tillsynsprojekten riktas om möjligt på barnprodukter (till exempel leksaker eller produkter som appliceras på huden), då barn är känsligare för exponering av kemiska ämnen. Miljöförvaltningen gör alltid tillsynsbesök hos butiker som valts ut i ett visst projekt. Minst en vara införskaffas från de besökta butikerna och skickas för provtagning, med ett efterföljande analysresultat för granskning. Butiken får alltid en återkoppling, och vid anmärkning påtalas de brister som leverantören ansvarar för att åtgärda. Information kan även vidarebefordras till Kemikalieinspektionen, som ansvarar för tillsynen av tillverkare och importörer (primärleverantörer). Det förekommer även att miljöförvaltningen beslutar om miljösanktionsavgift eller gör en åtalsanmälan (se process 6.6 respektive 6.7). Tillsynen är belagd med avgift enlig Malmö stads taxa. I varje tillsynsprojekt görs en sammanställning över tillsynen för varje stad, som sedan utgör ett underlag till den gemensamma projektrapporten. Rapporten redovisas alltid till nämnd. Även butikerna får en återkoppling. Den händelsestyrda tillsynen initieras i regel genom tips i form av inkommen information från andra kommuner eller myndigheter (som exempelvis Kemikalieinspektionen eller Läkemedelsverket) eller anmälan om klagomål från medborgare. Dessa kan utgöras av information om avsaknad av innehållsförteckning på en vara eller av upplevda besvär av en produkt. Handläggaren bedömer ifall ärendet ska utredas av miljöförvaltningen eller av annan myndighet, om klagomålet upplevs som tillräckligt allvarligt eller om det kan utredas inom ramen för ett kommande tillsynsprojekt. Vid utredning av miljöförvaltningen följer processen den för planerad tillsyn, d v s ett inspektionsbesök genomförs med ett efterföljande föreläggande exempelvis saluförbud vid påträffade brister. Även beslut om miljösanktionsavgift eller åtalsanmälan förekommer. Nr 6.5 Handlingar rörande tillsyn över kemikalier och varor (inkl. kosmetiska produkter) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Tillsynsplanering Vision Bevaras Nej Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Analysresultat Vision Bevaras Nej Skrivelse Vision Bevaras Nej Till exempel annan myndighet. Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande om saluförbud. Nr 6.5 Handlingar rörande tillsyn över kemikalier och varor (inkl. kosmetiska produkter) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Sammanställning av Vision Bevaras Nej tillsyn Rapport Vision Bevaras Nej Information/anmälan om Vision Bevaras Nej klagomål Bemötande till klagande Vision Bevaras Nej 6.6 Besluta om miljösanktionsavgift Vid konstaterade överträdelser kan en miljösanktionsavgift tas ut enligt miljöbalken. Exakt vilka överträdelser som är belagda med sådan avgift framgår i förordningen (2012:259) om miljösanktionsavgifter. Exempel på överträdelser är att inte ansöka om tillstånd för avloppsanläggning eller att inte skicka in miljörapport eller göra kontroll av köldmedieanläggning i tid. Innan miljöförvaltningen beslutar om avgift ska den som begått överträdelsen ges möjlighet att yttra sig. Om beslut om miljösanktionsavgift tas måste det delges enligt delgivningslagen. Kopia på beslutet och delgivningsbeviset skickas till Kammarkollegiet via en e-tjänst. Kammarkollegiet ansvarar sedan för indrivningen av avgiften. Nr 6.6 Handlingar rörande miljösanktionsavgift Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Förslag till beslut (till Vision Bevaras Nej verksamhet för yttrande) Yttrande från verksamhet Vision Bevaras Nej Beslut (slutgiltigt) Vision Bevaras Nej 6.7 Anmäla misstänkt brott mot miljöbalken Vid misstanke om brott mot 29 kap. i miljöbalken ska detta anmälas, genom att miljöförvaltningen skickar in en åtalsanmälan till polis eller Åklagarmyndigheten. Efter det att åtalsanmälan har skickats vidtas vanligtvis inga ytterligare åtgärder utöver när beslutet inkommer från Åklagarmyndigheten. Däremot kan tillsynen fortgå parallellt, och om det där framkommer uppgifter som är intressanta för förundersökningen ska kopia skickas till polis/åklagarmyndighet. Ärendet ska alltid sekretessbeläggas så länge förundersökning pågår. Nr 6.7 Handlingar rörande anmälan av misstänkt brott mot miljöbalken Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Åtalsanmälan Vision Bevaras OSL 18 kap.

13 §, 21 kap. 1 och 3 §§ Beslut om timdebitering Vision Bevaras Nej Slutgiltig Vision Bevaras Nej Utfärdas till anmälningspliktiga inspektionsrapport hygieniska behandlingslokaler. /”intyg” 6.2.4 Utöva planerad tillsyn av badanläggning och strandbad Miljöförvaltningen bedriver tillsyn över samtliga badanläggningar som har anmälningsplikt. Fastighets- och gatukontoret ansvarar för kontrollen av strandbad, men miljöförvaltningen har tillsynsansvar och följer upp kvaliteten på badvattnet under badsäsongen. Badanläggningarna inspekteras ungefär vartannat år. Tematisk tillsyn, till exempel med fokus på anläggningar där det utövas babysim eller annan typ av simundervisning, förekommer och tillsynsbesöken är ofta anmälda på förhand. Vid brister kan miljöförvaltningen förelägga verksamheten att åtgärda dessa, och miljöförvaltningen kan även förelägga med vite. De verksamheter som uppfyller kraven kan få ett intyg om utförd tillsyn som bekräftar att verksamheten vid inspektionstillfället uppfyllde hygienisk standard och att badvattenkvaliteten var god. Strandbad kontrolleras även utifrån en EU- förordning, och de bad som uppfyller EU:s krav kan klassas som EU-bad och ska skyltas upp enligt regelverket (till exempel ”utmärkt badkvalitet”). Löpande skickas analysrapporter av verksamheternas badvattenkvalitet in till miljöförvaltningen och registreras på respektive objekt. Dessa skickas in med olika intervaller beroende på badanläggning. De analyssvar som rapporterar otjänligt vatten måste alltid följas upp. Inkomna anmälningar om olägenheter utreds som händelsestyrd tillsyn (se process 6.4.2 för badanläggningar och 6.4.3 för strandbad). Nr 6.2.4 Handlingar rörande planerad tillsyn av badanläggning och strandbad Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Analysrapport Vision Gallras efter Nej 5 år Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Inspektionsrapport/”intyg” Vision Bevaras Nej Yttrande från Vision Bevaras Nej verksamhetsutövare Redovisande uppgifter Vision Bevaras Nej från verksamhetsutövare Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.2.5 Utöva planerad tillsyn av undervisningsverksamhet Miljöförvaltningen utför tillsyn på samtliga för-, grund- och gymnasieskolor i Malmö. Varje skola blir i regel kontrollerad vart tredje år. Den årliga tillsynen kan planeras efter olika inriktningar, exempelvis genom att fokusera på skolor som är placerade i socioekonomiskt utsatta områden. Tillsynen kan även utföras tematiskt, utifrån exempelvis buller, fukt eller ventilation. Främst kontrolleras dock det som enligt miljöbalken bedöms ha störst negativ påverkan på barns hälsa. Inspektionsrapporten skickas till respektive huvudman och fastighetsägare. Därefter ges tre månader för att kunna åtgärda eventuella brister, och verksamhetsutövaren/fastighetsägaren måste sedan redovisa till miljöförvaltningen vad som har åtgärdats eller om det finns en plan för att åtgärda större avvikelser. De ärenden som endast visade på mindre avvikelser (till exempel en avsaknad av städrutin) kan avslutas direkt och i stället följas upp vid nästa inspektion. Miljöförvaltningen bedömer efter tre månader ifall åtgärderna anses vara tillräckliga. I de fall verksamheten och/eller fastighetsägaren inte har åtgärdat eller inte gjort tillräckligt för att åtgärda bristerna avslutas tillsynsärendet för att öppna ett nytt uppföljningsärende. I uppföljningsärendet fattar miljöförvaltningen ett beslut om vilka åtgärder som behöver utföras. Den tid som läggs ner i uppföljningsärendet kommer verksamhetsutövaren/fastighetsägaren att debiteras för. Ärendet avslutas först när alla avvikelser har åtgärdats. Nr 6.2.5 Handlingar rörande planerad tillsyn av undervisningsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Enkät till Vision Bevaras Nej verksamhetsutövare inkl. svar på enkät Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Redovisande uppgifter Vision Bevaras Nej Till exempel information om rutiner, rapporter, OVK-rapporter, luftmätningar. Bemötande Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.2.6 Utöva planerad tillsyn av återvinningsstationer Miljöförvaltningen bedriver tillsyn av samtliga återvinningsstationer som finns i kommunen. En och samma verksamhetsutövare driver samtliga sextiotalet stationer, och betalar en viss summa enligt den kommunala taxan för respektive uppställningsplats. Den planerade tillsynen av återvinningsstationerna sker inom ett visst tidsintervall, och utgörs av platsbesök och uppföljningar. Miljöförvaltningen har regelbundna dialogmöten med verksamhetsutövaren. Tillsynen är i regel behovsstyrd, men det förekommer även tematiska inspektioner. Verksamhetsutövaren har ingen rapporteringsplikt, men brukar ge återkoppling till miljöförvaltningen om inkomna klagomål. Inkomna anmälningar om olägenheter till miljöförvaltningen klassificeras som händelsestyrd tillsyn och följer processen 6.4.3. Nr 6.2.6 Handlingar rörande planerad tillsyn av återvinningsstationer Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inspektionsrapport/checkli Vision Bevaras Nej sta Nr 6.2.6 Handlingar rörande planerad tillsyn av återvinningsstationer Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Minnesanteckningar från Vision Bevaras Nej Även sådana där MF inte dialogmöten medverkar men som verksamhetsutövaren skickar in. Redovisande uppgifter Vision Bevaras Nej från verksamhetsutövaren Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.2.7 Utöva planerad tillsyn av hälsoskydd – allmänt Miljöförvaltningen utför även annan tillsyn inom hälsoskyddsområdet, exempelvis av fritidslokaler och idrottsanläggningar, eller camping i strid med miljöföreskrifterna. Nr 6.2.7 Handlingar rörande planerad tillsyn av hälsoskydd – allmänt Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inspektionsrapport Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 21 kap. 1 och 3 §§ Redovisande uppgifter Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 21 kap. 1 och 3 §§ Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.2.8 Utöva planerad tillsyn – PCB-inventering och sanering Ägare av fastigheter som är byggda eller renoverade under åren 1956–1973 är skyldiga att inventera dessa för att utreda ifall de innehåller PCB. PCB användes under dessa år i byggnadsmaterial såsom golv och fogmassor, men har visat sig vara skadligt för miljö och hälsa. I mitten av 1970-talet förbjöds ämnet, och byggnader som innehåller PCB måste därför saneras. Ärendet initieras av att miljöförvaltningen förelägger fastighetsägaren om att göra en inventering. Efter utförd inventering svarar fastighetsägaren med ett inventeringsprotokoll om vad som har inventerats samt en rapport som sammanställer inventerad PCB. Har ingen PCB påträffats avslutas ärendet. I de fall PCB har påträffats förelägger miljöförvaltningen fastighetsägaren om att utföra en sanering. Fastighetsägaren är då skyldig att inkomma med en anmälan till miljöförvaltningen, och processen fortlöper i process 5.2.2. Fastighetsägaren har också möjlighet att ansöka om dispens, vilket miljöförvaltningens kan utfärda för 5–10 år om det finns synnerliga skäl. Exempel på detta kan vara om fastigheten utgör en samhällsviktig funktion, om massan sitter väldigt svåråtkomligt eller om en renovering eller ombyggnation planeras under de närmast följande åren. Miljöförvaltningen beslutar om ett sistadatum för utförd sanering, och i annat fall måste fastighetsägaren ansöka om dispens på nytt. En kopia på beslutet om dispens skickas även till Lantmäteriet för inskrivning i fastighetsregistret. Ärendet avslutas då sanering är utförd (se process 5.2.2). Nr 6.2.8 Handlingar rörande planerad tillsyn – PCB-inventering och sanering Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande om inventering, sanering och dispens (medgivande om senare sanering). Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Inventeringsprotokoll Vision Bevaras Nej Rapport om inventerad Vision Bevaras Nej PCB Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Ansökan om dispens Vision Bevaras Nej Skrivelse till Lantmäteriet Vision Bevaras Nej 6.2.9 Utöva planerad tillsyn av förorenade områden Tillsynen av förorenade områden initieras internt av miljöförvaltningen utifrån inventerade och prioriterade MIFO-objekt eller andra identifierade behov. I regel genomförs en ansvarsutredning, vilket innebär att miljöförvaltningen gör en bedömning huruvida det finns en verksamhetsutövare (en befintlig eller en tidigare) eller en fastighetsägare som är ansvarig för föroreningar inom ett visst område. Miljöförvaltningen förelägger den ansvarige att utreda och eventuellt avhjälpa (sanera) en föroreningsskada, alternativt förelägger för korrekt avfallshantering i samband med grävarbete. Vid en utredning utförs en miljöteknisk undersökning i antingen mark, grundvatten eller i sediment. Påträffas en förorening är den som utfört eller beställt undersökningen skyldig enligt miljöbalken att informera miljöförvaltningen. Beroende på resultatet av undersökningen och miljöförvaltningens bedömning kan antingen kompletterande utredningar krävas, eller så bedöms föroreningen som marginell och processen kan avslutas. I de fall föroreningen bedöms att behöva saneras, d v s då avhjälpandeåtgärder krävs och det finns en ansvarig för detta, måste verksamhetsutövaren enligt miljöbalken anmäla detta till miljöförvaltningen innan avhjälpandeåtgärden vidtas (se även process 5.2.2). Miljöförvaltningen förelägger då om försiktighetsåtgärder gällande avhjälpandeåtgärden och kan sedan komma att utföra inspektioner. Efter sanering skickar verksamhetsutövaren in en slutrapport om hur åtgärden har utförts och hur de har uppfyllt miljöförvaltningens föreläggande. Miljöförvaltningen granskar slutrapporten och bedömer utifrån den huruvida ärendet kan avslutas eller ej. Handlingar med ärendekod 5.2.2 har fram till och med 2024-12-31 registrerats under ärendekoderna 6.2.9, 6.4.7 eller 6.4.8. Från och med 2025-01-01 registreras handlingar avseende anmälan om avhjälpandeåtgärd (av föroreningsskada eller misstänkt skada) och underrättelse om förorening/allvarlig miljöskada på ärendekod 5.2.2 i stället för ärendekoderna 6.2.9, 6.4.7 eller 6.4.8 i enlighet med miljönämndens beslut MN-2024-11404. Nr 6.2.9 Handlingar rörande planerad tillsyn av förorenade områden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansvarsutredning Vision Bevaras Nej Underrättelse om Vision Bevaras Nej påträffad förorening Miljöteknisk undersökning Vision Bevaras Nej inkl. provtagningsplan Åtgärdsutredning Vision Bevaras Nej Historisk inventering Vision Bevaras Nej Materialinventering Vision Bevaras Nej Anmälan om Vision Bevaras Nej avhjälpandeåtgärd Slutrapport Vision Bevaras Nej Utredning kring Vision Bevaras Nej platsspecifika riktvärden Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Inventeringsprotokoll Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande om inventering, sanering och dispens (medgivande om senare sanering). Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.3 Utöva planerad bostadstillsyn enligt miljöbalken Bostadstillsynen syftar till att människors hälsa inte ska påverkas negativt av deras inomhusmiljö. Miljöförvaltningen arbetar till stor del förebyggande och bedriver egeninitierad tillsyn. Den planerade tillsynen riktas främst mot de områden i Malmö som är särskilt socialt utsatta. Miljöförvaltningen har också ett strategiskt och effektiviserande arbetssätt gentemot särskilda fastigheter och fastighetsägare. Den förebyggande tillsynen inleds i regel med att miljöförvaltningen skickar ut brev till fastighetsägarna om att fastigheterna i området kommer att besökas. Även de boende får informationsbrev om att miljöförvaltningen kommer att besöka lägenheterna. Vid inspektionerna kontrollerar miljöförvaltningen bland annat ventilation och temperatur, utreder ifall det finns fukt- eller mögelskador samt mäter bullernivåer. Tillsynen utgörs även genom samtal med de boende och samverkan andra aktörer i området, så som Hyresgästföreningen och Räddningstjänsten. Vid brister i boendemiljön och där boendestandarden inte lever upp till lagstiftningens krav föreläggs fastighetsägaren om att åtgärda bristerna. Fastighetsägaren delges inspektionsrapporten från inspektionen och vad som måste åtgärdas inom en angiven tid. Åtgärdar inte fastighetsägaren bristerna kan miljöförvaltningen vitesförelägga. I särskilda fall kan även fastighetsägaren föreläggas direkt i samband med inspektionen. Ärendet kan avslutas först när fastighetsägaren har åtgärdat de brister som miljöförvaltningen har förelagt dem att åtgärda. Denna process omfattar även planerad tillsyn av omsorgsboenden, som exempelvis boenden för ensamkommande barn (kan även kallas PUT-, transit-, ankomst- eller HBV-boenden) och LSS-boenden, d v s kommunala eller privata verksamheter som har anmälningsplikt till IVO (Inspektionen för vård och omsorg). Nr 6.3 Handlingar rörande planerad bostadstillsyn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Informationsbrev till Vision Bevaras Nej fastighetsägare och boende Skrivelse från MF Vision Bevaras Nej Inspektionsrapport Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 18 kap. 13 §, 21 kap. 1 och 3 §§ Bemötande från Vision Bevaras Kan fastighetsägare förekomma, OSL 18 kap. 13 §, 21 kap. 1 och 3 §§ Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel förelägganden, vitesförelägganden, om avslut av handläggning. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Nr 6.3 Handlingar rörande planerad bostadstillsyn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utredningar Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 18 kap. 13 §, 21 kap. 1 och 3 §§ Rapporter Vision Bevaras Nej Redovisande uppgifter Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 18 kap. 13 §, 21 kap. 1 och 3 §§ 6.4 Utöva händelsestyrd tillsyn vid olägenhet/störning med mera enligt miljöbalken 6.4.1 Utöva händelsestyrd bostadstillsyn Förutom den planerade tillsynen (process 6.3) bedriver miljöförvaltningen tillsyn av bostäder där boende själva har anmält olägenheter. Detta innefattar även omsorgsboenden, så som boenden för ensamkommande barn (kan även kallas PUT-, transit-, ankomst- eller HBV-boenden) och LSS-boenden, d v s kommunala eller privata verksamheter som har anmälningsplikt till IVO (Inspektionen för vård och omsorg). Exempel på olägenheter kan vara låg temperatur i bostaden eller problem med ventilation, fukt, buller eller skadedjur. Vid en inkommen anmälan utreds i första hand om den klagande själv har kontaktat sin hyresvärd eller fastighetsägaren, då ansvaret att undersöka och åtgärda problemet alltid ligger hos denne. Även om den klagande redan har anmält problemet hos hyresvärden/fastighetsägaren utan åtgärd, kan vissa enklare fall av anmälda olägenheter lösas genom att fastighetsägaren kontaktas direkt av miljöförvaltningens handläggare. Ofta löser fastighetsägaren problemet och handläggningen avslutas. I de fall fastighetsägaren inte åtgärdar, eller ifall den som anmält olägenheter återkommer inleds en större utredning av ärendet. Denna process följer till stor del process 6.3. I regel skickas en första skrivelse ut till fastighetsägaren, som får två till tre veckor på sig att inkomma med en redogörelse. Vid mer akuta situationer, till exempel omfattande fukt- och mögelskador eller olovliga boenden görs en inledande inspektion direkt. När fastighetsägaren svarat, eller ifall tidsfristen för svar har gått ut, kontaktas klaganden. I de fall fastighetsägaren åtgärdat och klaganden är nöjd avslutas ärendet. I annat fall genomförs en inspektion. Fastighetsägaren får ta del av inspektionsrapporten och vad som måste åtgärdas inom en angiven tid. Åtgärdar inte fastighetsägaren bristerna kan miljöförvaltningen vitesförelägga. I särskilda fall kan även fastighetsägaren föreläggas direkt i samband med inspektionen. Ärendet kan avslutas först när fastighetsägaren har åtgärdat de brister som miljöförvaltningen har förelagt dem att åtgärda. Nr 6.4.1 Handlingar rörande händelsestyrd bostadstillsyn Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan om olägenhet Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 21 kap. 1 och 3 §§ Skrivelse från MF Vision Bevaras Nej Bemötande till klagande Vision Bevaras Nej Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Bemötande från Vision Bevaras Nej fastighetsägare Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel förelägganden, vitesförelägganden, om avslut av handläggning. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Utredningar Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 21 kap. 1 och 3 §§ Rapporter Vision Bevaras Nej Redovisande uppgifter Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 21 kap. 1 och 3 §§ 6.4.2 Utöva händelsestyrd tillsyn av verksamhet/lokal Vid inkomna anmälningar från allmänheten om olägenhet utför miljöförvaltningen tillsyn både på verksamheter som är tillstånds- och anmälningspliktiga samt övriga offentliga lokaler som inte behöver registrera sin verksamhet till miljöförvaltningen. Exempel på dessa kan vara hotell eller vandrarhem, idrottslokaler och gymverksamhet, biografer och konsertlokaler samt övriga offentliga lokaler där allmänheten vistas. När en anmälan om olägenhet inkommer görs en bedömning om den ska utredas närmare. I de fall en utredning krävs skickas i regel en första skrivelse till den verksamhet och/eller fastighetsägare som klagomålet berör, med information om att miljöförvaltningen har tagit emot en anmälan om olägenhet. Verksamhetsutövaren och/eller fastighetsägaren får då möjlighet att bemöta med vilka åtgärder som kommer att vidtas. Vissa ärenden kräver inspektioner på plats, och följer i stort sett samma process som vid planerad tillsyn (se till exempel process 6.2.3 eller 6.2.5). Vid allvarliga brister kan miljöförvaltningen förelägga verksamheten om att åtgärda bristerna. Ärendet avslutas först när verksamhetsutövaren har redovisat att alla avvikelser har åtgärdats och eventuellt uppföljande inspektion har gjorts. Handläggningstiden debiteras den ansvarige verksamhetsutövaren och/eller fastighetsägaren om olägenhet eller brister i egenkontrollen har konstaterats. Nr 6.4.2 Handlingar rörande händelsestyrd tillsyn av verksamhet/lokal Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan om olägenhet Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 18 kap. 13 §, 21 kap. 1 och 3 §§ Bemötande till klagande Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Utredningar Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 18 kap. 13 §, 21 kap. 1 och 3 §§ Rapporter Vision Bevaras Nej Redovisande uppgifter Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 18 kap. 13 §, 21 kap. 1 och 3 §§ 6.4.3 Utöva händelsestyrd tillsyn av yttre miljö Denna process omfattar samtliga ärenden som rör inkomna anmälningar om olägenhet i den yttre miljön och som inte kan härledas till en specifik verksamhet (se process 6.4.2). Processen omfattar inte heller olägenheter eller störningar i boendemiljön (se process 6.4.1). Processen initieras av att en anmälan inkommer från allmänheten alternativt att miljöförvaltningen startar ett ärende efter att ha gjort en upptäckt om olägenheter under till exempel ett tillsynsbesök. Anmälningarna kan röra olägenheter i det allmänna, så som buller och förekomst av råttor eller andra skadedjur, eller en mer diffus störning som exempelvis lukt, strålning eller vibrationer. Det kan även röra nedskräpning, såvida det inte är fråga om endast gaturenhållning (se process 7.4). I vissa fall får den klagande föra en störningslogg. Miljöförvaltningen utreder orsaken till störningen och försöker lokalisera ifall det finns en verksamhet som är orsak till olägenheten, samt bedömer ifall det rör sig om felaktig avfallshantering eller en olägenhet som kan orsaka en störning för miljön eller människors hälsa. Hittas orsaken till störningen föreläggs ansvarig att vidta åtgärder. Om inte orsaken kan hittas fortlöper ärendet genom samarbete och dialog med andra aktörer, så som fastighetsägare, skadedjursfirmor etcetera Ärendet avslutas efter uppföljning av vilka åtgärder som vidtagits och eventuell kontakt med klagande. Nr 6.4.3 Handlingar rörande händelsestyrd tillsyn av yttre miljö Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan om olägenhet Vision Bevaras Nej Bemötande till klagande Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Redovisande uppgifter Vision Bevaras Nej Utredningar Vision Bevaras Nej Rapporter Vision Bevaras Nej 6.4.4 Utöva händelsestyrd tillsyn vid miljöolycka/tillbud Processen initieras i regel av att miljöförvaltningen får information från TiB (Tjänsteperson i beredskap) alternativt Räddningstjänsten om att en större olycka eller tillbud har inträffat och som kan medföra föroreningar i mark eller grund-, dag- och ytvatten. Det kan exempelvis röra sig om en lastbil som vält och läcker ut olja. En stor del kan åtgärdas direkt av Räddningstjänsten, men ibland kan miljöförvaltningen behöva göra en bedömning, ofta genom ett platsbesök och i samverkan med berörda parter. Miljöförvaltningen har möjlighet att ställa formella krav på åtgärd vid ett utsläpp. Akuta insatser hanteras i regel direkt av Räddningstjänsten, men i de fall det krävs en efterföljande sanering kan miljöförvaltningen komma att kräva åtgärder av den ansvarige (till exempel fastighetsägaren eller ett transportföretag som orsakat utsläppet). Ansvarig redovisar därefter genom slutrapport eller liknande dokumentation till miljöförvaltningen om vad som har åtgärdats och på vilket sätt. Processen kan till viss mån likställas med 6.4.3 (Händelsestyrd tillsyn av yttre miljö), men inbegriper större incidenter med en mer akut åtgärdsfas. Vid olyckor som medför förorening i mark startas i vissa fall direkt ett tillsynsärende gällande förorenade områden (se process 6.4.7 Utöva händelsestyrd tillsyn av förorenade områden). Nr 6.4.4 Handlingar rörande händelsestyrd tillsyn vid miljöolycka/tillbud Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Information/meddelande Vision Bevaras Nej om olycka/tillbud Minnesanteckningar från Vision Bevaras Nej samverkan med andra parter Beslut Vision Bevaras Nej Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Slutrapport Vision Bevaras Nej 6.4.5 Utöva händelsestyrd tillsyn vid otillåten verksamhet (miljöfarlig samt övrig tillstånds-/anmälningspliktig) Miljöförvaltningen bedriver uppsökande verksamhet för att finna verksamheter som ligger inom förvaltningens tillsynsansvar men som miljöförvaltningen vanligen inte har kännedom om. Det kan röra sig om verksamheter som är tillstånds- eller anmälningspliktiga, men som varken har tillstånd eller anmält sin verksamhet och som därmed bedriver en otillåten verksamhet. Vanligt förekommande verksamheter av denna typ är C-verksamheter såsom bilskrotare eller större biltvättar. Det kan även röra sig om U-verksamheter, som exempelvis en bilverkstad eller en mindre biltvätt, som alltså inte behöver anmäla sin verksamhet men där miljöförvaltningen har tillsynsansvar. Ofta initieras processen genom att miljöförvaltningen upptäcker en misstänkt verksamhet i samband med en planerad inspektion i området. Det förekommer även att någon utifrån skickar in tips. Vid en misstanke om otillåten verksamhet ombeds fastighetsägaren på den aktuella platsen inkomma med information om dess hyresgäster. Därefter startas en utredning om vad det är för typ av verksamhet som bedrivs. I de fall det rör sig om en otillåten verksamhet är detta ett brott mot miljöbalken och miljöförvaltningen skickar därmed in en åtalsanmälan till Åklagarmyndigheten (se process 6.7). U-verksamheter registreras i förvaltningens objektsregister och ett tillsynsärende öppnas (se process 6.2.1). Under processens gång har miljöförvaltningen kontakt och informationsutbyte med andra myndigheter, så som räddningstjänsten, Skatteverket, Bolagsverket, polis, VA syd och Naturvårdsverket. Nr 6.4.5 Handlingar rörande händelsestyrd tillsyn vid otillåten verksamhet (miljöfarlig samt övrig tillstånds-/anmälningspliktig) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Minnesanteckningar från Vision Bevaras Nej inspektion Nr 6.4.5 Handlingar rörande händelsestyrd tillsyn vid otillåten verksamhet (miljöfarlig samt övrig tillstånds-/anmälningspliktig) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Information från Vision Bevaras Nej fastighetsägare Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande om att inkomma med information. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Skrivelse/uppgifter från Vision Bevaras Nej verksamhetsutövare Korrespondens med Vision Bevaras Nej andra myndigheter 6.4.6 Utöva händelsestyrd tillsyn vid driftstörning A-, B- och C-verksamheter ska enligt förordningen om verksamhetsutövares egenkontroll enligt miljöbalken vara ålagda att omgående underrätta tillsynsmyndigheten (miljöförvaltningen) vid driftstörningar, onormal drift, incidenter eller tillbud som kan leda till olägenheter för miljön eller människors hälsa. Att inte underrätta tillsynsmyndigheten är straffbart (se process 6.7). Miljöförvaltningen bedömer ifall det krävs en akut inspektion på plats, eller om verksamhetsutövaren måste redovisa mer uppgifter. I de fall driftstörningar är vanligt förekommande hos verksamheten har miljöförvaltningen möjlighet att förelägga om en utredning av orsakerna till detta. Den inkommande informationen från verksamhetsutövaren, samt kompletteringar, rapporter och bemötanden om den anmälda incidenten handläggs i ärendet. Mer systematiska problem, eller sådant som kräver en mer fördjupad utredning, kan i stället hanteras i den planerade tillsynen (se process 6.2.1). Det kan även förekomma att störningarna medför villkorsöverskridanden, och även dessa fall kan komma att kräva en åtalsanmälan (se process 6.7). Nr 6.4.6 Handlingar rörande händelsestyrd tillsyn vid driftstörning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Information om Vision Bevaras Nej driftstörning Redovisande information Vision Bevaras Nej Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.4.7 Utöva händelsestyrd tillsyn av förorenade områden Tillsynen av förorenade områden kan initieras internt av miljöförvaltningen i samband med att man exempelvis vid inspektion upptäcker indikationer på förorening. Processen kan även initieras externt, genom att en motpart vill göra en exploatering eller någon form av förändring av ett mark- eller vattenområde. Oavsett hur processen har initierats är det miljöförvaltningen som förelägger den ansvarige att utreda och avhjälpa (sanera) en eventuell förorening alternativt förelägger för korrekt avfallshantering i samband med grävarbete. Vid en utredning utförs en miljöteknisk undersökning i antingen mark, grundvatten eller i sediment. Påträffas en förorening är den som utfört eller beställt undersökningen skyldig enligt miljöbalken att informera miljöförvaltningen. Beroende på resultatet av undersökningen och miljöförvaltningens bedömning kan antingen kompletterande utredningar krävas, eller så bedöms föroreningen som marginell och processen kan avslutas. I de fall föroreningen bedöms att behöva saneras, d v s då avhjälpandeåtgärder krävs och det finns en ansvarig för detta, måste verksamhetsutövaren enligt miljöbalken anmäla detta till miljöförvaltningen innan avhjälpandeåtgärden vidtas (se även process 5.2.2). Miljöförvaltningen förelägger då om försiktighetsåtgärder gällande avhjälpandeåtgärden, och kan sedan komma att utföra inspektioner. Efter sanering skickar verksamhetsutövaren in en slutrapport om hur åtgärden har utförts och hur de har uppfyllt miljöförvaltningens föreläggande. Miljöförvaltningen granskar slutrapporten och bedömer utifrån den huruvida ärendet kan avslutas eller ej. Handlingar med ärendekod 5.2.2 har fram till och med 2024-12-31 registrerats under ärendekoderna 6.2.9, 6.4.7 eller 6.4.8. Från och med 2025-01-01 registreras handlingar avseende anmälan om avhjälpandeåtgärd (av föroreningsskada eller misstänkt skada) och underrättelse om förorening/allvarlig miljöskada på ärendekod 5.2.2 i stället för ärendekoderna 6.2.9, 6.4.7 eller 6.4.8 i enlighet med miljönämndens beslut MN-2024-11404. Nr 6.4.7 Handlingar rörande händelsestyrd tillsyn av förorenade områden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansvarsutredning Vision Bevaras Nej Underrättelse om Vision Bevaras Nej påträffad förorening Miljöteknisk undersökning Vision Bevaras Kan Från och med den 2025-09-09 ska inkl. provtagningsplan förekomma ritningar och kartor i ärenden se rörande skyddsobjekt som omfattas kommentar, av 18 kap 8 § inte förvaras digitalt. OSL 18 kap Eventuell fysisk kopia på

16 § samt 18 kopia förvaras i Vision. Vid digital kap. signering sparas ingen fysisk kopia. Slutbesiktning, protokoll Vision Bevaras Nej eller motsvarande Garantibesiktning, Vision Bevaras Nej protokoll eller motsvarande Korrespondens som tillför Vision Bevaras Kan sakuppgifter till ärendet förekomma, OSL 31 kap. 16 § samt 18 kap. Avtalsdatabas Elektroniskt Uppdateras Nej Utgör sökregister för aktuella avtal i fortlöpande staden. Överprövning/överklagan Vision/ Bevaras Kan Klagomål, yttranden, den med tillhörande Papper förekomma, korrespondens med domstolen, handlingar (under- OSL 31 kap. beslut eller dom. skrivna 16 § samt 18 yttranden) kap. Skåp 401 Nr 2.4 Handlingar rörande upphandling Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Reklamationer, klagomål Elektroniskt Gallras vid Kan Vid allvarligare reklamationer som på vara och tjänst inaktualitet, förekomma går till tvist bildas ärenden och senast efter handlingarna bevaras. 2 år Underhandskorresponden Elektroniskt Gallras vid Kan s med leverantör av vara inaktualitet förekomma och tjänst Dokumentation av beslut Vision Bevaras, se Under För anbud som under-stiger ett vid kommentar anbuds-tiden prisbelopp räcker det att direktupphandling/avrop OSL 19 kap. dokumentationen tillförs ekonomisystem. Offert eller andra underlag kan gallras efter att inköpet är klart. Uppsägning av avtal Vision Bevaras Nej Fullmakt Vision Bevaras Nej Exempelvis för annan nämnd att genomföra upphandling. 2.5 Hantera verksamhetens allmänna handlingar 2.5.1.1 Registrera allmänna handlingar Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF Kommentar: Omfattar även handlingstyper som är vanligt förekommande i miljöförvaltningens kärnprocesser, dessa är markerade med blått. Nr 2.5.1.1 Handlingar rörande registrering av allmänna handlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Registreringsposter/ Vision Bevaras Nej, se Vid korrekt diarieföring ska inte ärendekort med historik, kommentar sekretess förekomma på själva diarieplaner/ ärendekortet. klassificeringsstrukturer Rubrik och löpnummer för Vision Gallringsfrist Nej Innan gallring kan ske av handlingar som följer uppgifterna så måste en postregistreras handlings- gallringsutredning genomföras. typen Rapporter som tas i Vision/ Bevaras Nej Rapporter kan upprättas inom olika nämnd Papper kärnprocesser, till exempel Skåp 401 livsmedelskontroll, miljötillsyn eller miljö-övervakning. Ingick tidigare i ISSN-serie och publiceras på malmo.se. Ska skickas som pliktexemplar. Begäran om Vision Följer Nej Följer ärendet vad gäller diarieföring kompletterande uppgifter ärendets och förvaring. gallringsfrist Delgivningsbevis/ Vision Gallras efter Nej Följer ärendet vad gäller diarieföring Mottagningsbevis 5 år och förvaring. Nr 2.5.1.1 Handlingar rörande registrering av allmänna handlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Förslag till beslut Vision Bevaras Nej Finns ej skyldighet att skicka förslag eller att följa förslaget, men det höjer beslutets kvalitet. Skickas ofta i samband med kommunicering av underlaget. Tjänsteanteckning Vision Följer Kan Följer ärendet vad gäller diarieföring ärendets förekomma. och förvaring. gallringsfrist Minnesanteckningar Vision Följer Nej Följer ärendet vad gäller diarieföring ärendets och förvaring. gallringsfrist Bekräftelse på mottagen Vision Bevaras Nej Följer ärendet vad gäller diarieföring handling och förvaring. Handlingar som tillför Vision Bevaras Kan Följer ärendet vad gäller diarieföring sakuppgift i ärendet förekomma. och förvaring. 2.5.1.2 Hantera inkomna handlingar som inte bildar ärenden Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF kommentar: Inkomna handlingar som inte bildar ärenden, till exempel enkla förfrågningar, information för kännedom eller inbjudningar, postregistreras i Vision Nr 2.5.1.2 Handlingar rörande allmänna handlingar som inte bildar ärenden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Enkla rutinförfrågningar Gallras vid Kan Kan postregistreras. inaktualitet förekomma Sekretessparagraf beror på ärendet. Tjänstepersoners Gallras vid Kan Sekretessparagraf beror på korrespondens inaktualitet förekomma ärendet. Kommunalrådens Platina Bevaras Kan Sekretessparagraf beror på korrespondens förekomma ärendet. Uppsatser som baseras Vision Bevaras, se Nej När studenter vid på studier av kommentar högskola/universitet har utgått från verksamheter inom verksamheter i Malmö stad och Malmö stad skapat ett längre reflekterande dokument ska detta bevaras. MF kommentar: Gäller alla typer av forskningsrapporter. Handlingar av ringa och Gallras Nej För beskrivning, se sid. 7 i tillfällig betydelse omedelbart Arkivhandboken för Malmö stad, samt Ärendehandboken. 2.5.2 Arkivering av handlingar Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF kommentar: Ärenden som har avslutats ska förberedas för arkivering enligt intern rutin. Arkiverade handlingar förvaras i miljöförvaltningens centralarkiv eller på respektive avdelningars närarkiv (se rubrik Fysiska förvaringsplatser). Förvaringsplats för äldre arkivmaterial framgår i arkivförteckningen för respektive arkivserie. Vissa serier har levererats för förvaring hos Malmö stadsarkiv. Nr 2.5.2 Handlingar rörande arkivering Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Arkivredovisning Vision Bevaras Nej Bevis på leverans till Vision Bevaras Nej Leveransreversal eller kvittens som Malmö stadsarkiv bevis på mottagen leverans. Korrespondens i Gallras vid Nej Kan gälla råd från stadsarkivet. arkivfrågor inaktualitet Arkivförteckningar Vision Bevaras Nej Över äldre förtecknade arkivhandlingar enligt allmänna arkivschemat. Gallringsutredningar Vision Bevaras Gäller verksamhetssystem och kompletteringar till arkivredovisning. Godkännande av begäran Vision Bevaras Nej om gallring 2.5.3 Hantera begäran av utlämnande av allmän handling Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF kommentar: Miljöförvaltningen skickar varje dag ut postlistor över inkomna handlingar till lokala medier. Begäran om utlämnande av allmän handling hanteras enligt rutin. Vid begäran att få ta del av allmänna handlingar som kan innehålla sekretessreglerade uppgifter krävs en sekretessprövning innan eventuellt utlämnande kan ske. Bedöms en handling inte vara allmän kan begäran helt eller delvis nekas. En begäran om utlämnande kan även beviljas med förbehåll. Sådant beslut samt beslut om avslag på begäran undertecknas enligt delegationsordning av miljödirektör och diarieförs. Nr 2.5.3 Handlingar rörande utlämnande av allmänna handlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Listor på dagens post Gallras så Nej Uttagna listor till pressen. MF (postlistor) fort de kommentar: Sändlista finns hos skickats ut kansliet. Bifallen begäran om att få Gallras vid Nej ta del av allmänna inaktualitet handlingar Beslut att neka Vision Bevaras Nej Själva beslutet är inte hemligt. För utlämnande av allmän underlag till beslutet, se nedan. handling Nr 2.5.3 Handlingar rörande utlämnande av allmänna handlingar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Korrespondens i ärenden Vision Bevaras Kan Sekretessparagraf följer ärendet. där sekretessprövning förekomma Överklagande av beslut följer gjorts överklagandeprocessen. Samtycke till att uppgifter Vision Bevaras Kan Se OSL 10 kap. Sekretessparagraf som omfattas av förekomma följer ärendet. sekretess enligt OSL lämnas ut Återkallande av samtycke Vision Bevaras Kan Se OSL 10 kap. Sekretessparagraf enligt OSL förekomma följer ärendet. Förbehåll i fråga om att Vision Bevaras Kan Se OSL 10 kap. Sekretessparagraf lämna ut uppgifter som förekomma följer ärendet. omfattas av sekretess Delgivningskvitto/ Vision/ Gallras/ Nej Mottagningsbevis kan bevaras med mottagningsbevis Papper Bevaras se ärenden för uppföljning. Gallras (kvittenser rörande kommentar annars vid inaktualitet senast efter 2 hantering av år. rekommenderad post) 2.6 Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. 2.6.1 Kommunicera När det finns behov att sprida information beslutas det hur informationen ska spridas och arbete läggs ner på utformning. När informationen har tryckts upp läggs arkivexemplar av trycksaker undan. Webbaserad information bevakas och följs upp. Inaktuella uppgifter tas bort från webbsidorna efter hand. Nr 2.6.1 Handlingar rörande att kommunicera Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Extern webbplats Gallras vid Nej (hemsida) inaktualitet Arkivexemplar av extern Elektroniskt Bevaras i Nej Malmo.se bevaras vid webbplats (hemsida) urval minst 2 stadskontoret. För övriga externa ggr om året, webbplatser ansvarar respektive höst och vår förvaltning. Intranätet (Komin) Gallras vid Nej inaktualitet Arkivexemplar av Elektroniskt Bevaras i Nej Bevaras vid stadskontoret. intranätet (Komin) urval minst 2 ggr om året, höst och vår Egna sociala medier där Gallras vid Nej kommunen inte äger inaktualitet själva domänen Nr 2.6.1 Handlingar rörande att kommunicera Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Arkivexemplar av egna PDF/a Bevaras i Nej Bevaras som urval två gånger om sociala medier där rekommend urval minst 2 året (höst och vår) eller i sin helhet kommunen inte äger eras ggr om året, om innehållet bedöms vara av stort själva domänen höst och vår värde. Kommentarer som är Vision – får Bevaras Kan Om informationen har gett upphov olagliga eller bryter mot ej finnas förekomma till reaktion som kommunen Malmö stads regler (som kvar på behöver bemöta bildas ärende, till bildar ärende) webben exempel vid misstanke om brott. Kommentarer som är Vision – får Gallras vid Kan Avser inlägg som tagits bort utan olagliga eller bryter mot ej finnas inaktualitet förekomma vidare åtgärder. Malmö stads regler (som kvar på inte bildar ärende) webben Presskontakt, MyNewsde Gallras vid Nej pressmeddelanden och sk.se eller inaktualitet annonser av enklare slag motsvarand e Utförliga underlag till Vision Bevaras Nej Pressmaterial som har pressinformation kulturhistoriskt värde tillförs respektive ärende. Arkivexemplar av egna Papper Bevaras Nej Till exempel foldrar eller utdrag av trycksaker mer påkostade nyhetsbrev. Minst ett, helst tre, exemplar av varje trycksak. MF kommentar: utskickade informationsblad (till exempel inom tillsynsverk- samheten diarieförs i samlingsärende per år. Förteckning av Gallras vid pliktleverans inaktualitet Arkivexemplar av Elektroniskt Bevaras Nej Bevara på stadens servrar eller egentillverkade filmer/ annan trygg plats. USB, optiska fotosamlingar/ skivor eller liknande får inte ljudupptagningar användas för arkivförvaring. Samtyckesblanketter Elektroniskt Bevaras se Nej Hantering av Samtyckesblanketter tillhörande arkivexemplar /papper kommentar till bild- och ljudupptagningar av egentillverkade filmer/ hanteras enligt lokala rutiner. För foto/ljudupptagningar bild- och ljudmaterial som bevaras ska det finnas metadata som beskriver var samtyckesblanketterna förvaras. Nyhetsbrev Elektroniskt Bevaras Nej Till exempel till Ungapped Livsmedelsverksamheter eller inom projektverksamheten. 2.6.2.1 Representation och evenemang Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF kommentar: Representation och evenemang i miljöförvaltningens regi genomförs i regel inom kärnverksamheten. Exempel på detta kan vara representation och evenemang som en del av ett projekt (se process 4.1.3), prisutdelning i samband med miljöpriser (se process 4.2.2), signering av Klimatkontrakt eller den årliga Miljölägesdagen som utgör en del av Miljöprogrammet (se process 4.2.1). Nr 2.6.2.1 Handlingar rörande representation och evenemang Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inbjudningar och program Vision Kan bevaras Nej Bevaras från större evenemang. i urval, se kommentar Anmälningslistor Elektroniskt Gallras vid Nej Kan innehålla känsliga avslutad personuppgifter, till exempel kurs/ uppgifter om allergier. evenemang Sammanställda Vision Kan bevaras Nej Bevaras från större evenemang. deltagarlistor i urval, se Kopia kan utgöra bilaga i kommentar redovisning. Ansökan om tillstånd från Vision Gallras efter Nej Ansökan enligt ordnings-lagen vid polisen 5 år evenemang. Gästböcker Papper Bevaras Nej Tal och föredrag vid Vision Bevaras Nej Bevaras från större evenemang i högtider och annan den mån de lämnas in. representation Dokumentation rörande Vision Bevaras Nej Gäller projektpärmar som bevarar egna dokumentation om syfte med tillställningar/evenemang evenemang, riskanalyser, inbjudna, menyer, fotografier, pressklipp och liknande. Utbildnings- och Vision Kan bevaras Nej För mer påkostade konferenser och konferensmaterial i urval, se utbildningar bör föredrag förvaras i (åhörarkopior och kommentar urval, men precis som talen ovan kompendier) finns en frivillighet i bevarandet. Rapport/reseberättelse Vision Bevaras Rapport från studiebesök som från studiebesök lämnas in till nämnd eller annan styrelse. Övrig dokumentation från Vision Kan bevaras Kan För mer påkostade studieresor, studiebesök i urval, se förekomma eller resor som har föranlett beslut kommentar av inte ringa karaktär, bör dokumentationsmaterial förvaras i urval. Arkivexemplar av Vision Bevaras Nej Bevara på stadens servrar eller egentillverkade filmer/ annan trygg plats. USB, optiska fotosamlingar/ skivor eller liknande får inte ljudupptagningar som användas för arkivförvaring. dokumenterar representationen Nr 2.6.2.1 Handlingar rörande representation och evenemang Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Fotoalbum av Papper/ Bevaras Nej Sammanställt album av elektronisk personalsocial karaktär elektroniskt eller pappers-karaktär. 2.6.2.2 Övergripande samarbeten Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF kommentar: Malmö stad och miljöförvaltningen har flera samarbeten med vänorter, universitet, högskolor och andra parter. Verksamheten är i viss mån kopplad till process 2.6.2.1 (representation och evenemang) eller process 4.1. (bedriva projekt) då det i samarbeten ofta ingår besök och konferenser. Avtal med parter som är av mer ekonomisk natur följer process 2.4 (upphandling). Nr 2.6.2.2 Handlingar rörande övergripande samarbeten Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Samarbetsavtal Vision/papp Bevaras Nej Till exempel från vänorter och er universitet eller högskolor. Undertecknade fysiska original ska bevaras på papper. En inskannad kopia förvaras i Vision. Vid digital signering sparas ingen fysisk kopia. Avsiktsförklaring Vision Bevaras Nej Dokumentation från Vision Bevaras Nej vänortsgåvor 2.6.3 Föra medborgardialog Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF kommentar: Dialog med medborgare sker löpande genom exempelvis rådgivning eller enkätundersökningar. Dialog med Malmöbor sker även genom klimatambassadörernas arbete inom Klimatomställning Malmö (bland annat om nedskräpningsproblematik). Inkomna frågor och svar som inte bildar ärenden postregistreras (se process 2.5.1.2) medan frågor från allmänheten, verksamhetsutövare eller andra parter som rör kärnverksamheten och bildar ärenden diarieförs i respektive process. Ibland tar medborgare egna initiativ och skriver in förslag, vilka bereds som ärenden. Nr 2.6.3 Handlingar rörande medborgardialog Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Enkäter till medborgare Gallras vid Nej Vid särskilt uppmärksammade inaktualitet frågor kan bevarandebeslut beaktas. Enkätsammanställningar Vision Bevaras Nej till medborgare Nr 2.6.3 Handlingar rörande medborgardialog Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Rapporter från Vision Bevaras Nej medborgardialog Medborgarförslag Vision Bevaras Nej Häri ingår Malmö-initiativet. Det som bevaras är ärendena som bereds. Själva webb-platsen med röstnings-förfarande och inlämningsmodul gallras fortlöpande. Protokoll från brukarråd Vision Bevaras Nej Handlingstypen ligger på flera förvaltningar i en kärnprocess. MF kommentar: ej hos MF. Sammanställda resultat Vision Bevaras Nej från brukarundersökningar Klagomål från Vision Bevaras Nej Obegripliga brev behöver inte allmänheten med bevaras. Klagomål kan vara bemötande från Malmö kopplade till systematiskt kvalitets- stad arbete (se process 1.2.3). Svar på medborgarförslag Vision Bevaras Nej Gäller även Malmöinitiativ 2.7 Besvara remisser och samråd Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF kommentar: Denna process omfattar de remisser och samråd som inte avser planer (se process 3.1) eller tillsynsobjekt (se process 3.2), utan syftar på mer generella remisser från statliga verk och departement, kommuner och andra myndigheter. Häri ingår också förfrågan om att svara på enkäter, redovisa information eller inkomma med uppgifter, samt andra myndigheters förelägganden om att miljöförvaltningen/miljönämnden ska yttra sig i en fråga. Häri ingår även remisser som rör motioner. För samråd som exempelvis föranleder en tillståndsprövning av miljöfarlig verksamhet (se process 3.2.3), se process 3.3 Nätverka/samverka/samråd. Nr 2.7 Handlingar rörande remisser och samråd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inkommen anmodan om Vision Bevaras Nej yttrande i remiss eller samråd Underlag till remisser och Vision Bevaras, se Nej Om underlaget inte är samråd som bevaras kommentar tryckt/publicerat på internet ska det bevaras. Anhållan om och Vision Bevaras Nej beviljande av anstånd Yttrande/svar till remiss Vision Bevaras Nej Nr 2.7 Handlingar rörande remisser och samråd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Underlag till remisser och Gallras vid Nej Om själva underlaget som yttrandet samråd som kan gallras inaktualitet rör är en SOU eller annan trycksak som enkelt kan nås via bibliotek och/eller webben kan det gallras direkt. Inkommande enkäter från Vision Bevaras Nej Enkla enkäter behöver inte andra samt svar diarieföras. När enkäter kräver längre handläggning för att besvara diarieförs de. Anhållan om att inkomma Vision Bevaras Nej Med detta menas svar till med uppgifter undersökningar som inte kommer i enkätform. 2.8.1 Hantera överklaganden Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF kommentar: Beslut som har fattats av miljöförvaltningen/miljönämnden kan överklagas av motpart inom tre veckor räknat från det datum som parten bevisligen tagit del av beslutet. Har överklagan kommit in i tid till miljöförvaltningen ska den lämnas vidare till överinstansen tillsammans med rättidsprövning samt bilagor och eventuellt yttrande. En överklagan som inkommit för sent avvisas genom ett delegationsbeslut. Vid överklaganden skapas ett nytt ärende i Vision med hänvisning till det ärende där det överklagande beslutet finns registrerat. Överklagade beslut i miljöbalks- eller livsmedelsärenden prövas av länsstyrelsen och lämnas in digitalt genom länsstyrelsens e-tjänst. Beslut om miljösanktionsavgift överklagas till mark- och miljödomstolen, beslut om att inte lämna ut allmän handling prövas i kammarrätten och beslut enligt vissa andra lagar (till exempel beslut om livsmedelssanktionsavgift) överklagas hos förvaltningsrätten. Som myndighet kan även miljöförvaltningen överklaga eller begära omprövning av exempelvis beslut som upphävts eller avskrivits av överinstansen, eller i egenskap av part av beslut/dom i ärenden där miljöförvaltningen är sökande. Nr 2.8.1 Handlingar rörande överklaganden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Överklagan Vision Bevaras Kan Sekretessparagraf följer ärendet. förekomma Rättidsprövning (inkl. Vision Bevaras Nej Även bekräftelse tillbaka i det fall bilagor) det förekommer. Yttrande Vision Bevaras Kan Sekretessparagraf följer ärendet. förekomma Nr 2.8.1 Handlingar rörande överklaganden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslut eller dom Vision Bevaras Nej Gäller även beslut vid avvisande, till exempel vid för sent inkommen överklagan. Fullmakt Vision Bevaras Nej Begäran om yttrande Vision Bevaras Nej 2.8.2 Hantera tvister Se Arkivhandbok för Malmö stad för detaljerad beskrivning. MF kommentar: Miljöförvaltningen kan vara involverad i tvister vid exempelvis avtalsfrågor. Förvaltningen/nämnden kan även bli part i anspråk som gäller skada på eller stöld av egendom, eller annan tvist som beskrivs i Arkivhandboken eller arkivredovisningen. Nr 2.8.2 Handlingar rörande tvister Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inlagor till domstol eller Vision Bevaras Kan Sekretessparagraf följer ärendet. annan ansvarig förekomma Exempel på annan myndighet kan myndighet vara länsstyrelsen. Korrespondens Vision Bevaras Kan Sekretessparagraf följer ärendet. förekomma Utredning Vision Bevaras Kan Sekretessparagraf följer ärendet. förekomma Yttrande till domstol eller Vision Bevaras Kan Sekretessparagraf följer ärendet. annan ansvarig förekomma myndighet Beslut eller dom Vision Bevaras Kan Sekretessparagraf följer ärendet. I förekomma normalfallet är domar offentliga men det kan förekomma uppgifter som omfattas om sekretess (till exempel om liv eller hälsa, privatekonomi med mera). Fullmakt Vision Bevaras Nej För att företräda nämnd 3.1 Besvara remisser enligt plan- och bygglagen 3.1.1 Besvara remisser gällande planer Miljöförvaltningen är remissinstans till stadsbyggnadsnämnden i planärenden, det vill säga i ärenden gällande detaljplaner, översiktsplaner samt planprogram. Miljöförvaltningens yttranden syftar bland annat till att genomföra nämndens och stadens mål inom såväl miljömässig som social hållbarhet. Ett annat syfte är att förebygga olägenheter och skada på människa och miljö, och därmed undvika framtida tillsynsärenden. Internremittering inom förvaltningen förekommer. Nr 3.1.1 Handlingar rörande remisser gällande planer Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anhållan om yttrande Vision Gallras efter Nej till exempel bekräftelse på samt underlag till remiss 10 år planuppdrag, samrådshandlingar etcetera Yttrande Vision Bevaras Nej Kungörelse av Vision Gallras efter Nej Läggs i respektive akt när detaljplaner som vunnit 10 år detaljplanen vunnit laga kraft. laga kraft 3.1.2 Lämna synpunkter gällande lov Miljöförvaltningen samverkar med stadsbyggnadskontoret (SBK) i bygglovsärenden (även rivnings- och marklov) och lämnar synpunkter och råd utifrån miljö- och hållbarhetsperspektiv. Miljöförvaltningens synpunkter syftar till att förebygga olägenheter och skada på människa och miljö, och därmed undvika framtida tillsynsärenden. SBK skickar ut bygglovsansökan digitalt och samtliga handlingar (bilagor) som hör till ansökan finns att tillgå genom SBK:s digitala bygglovsportal. Nr 3.1.2 Handlingar rörande synpunkter gällande lov Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anhållande om yttrande Vision Gallras efter Kan I akten läggs en lista över vilka samt kopior på 10 år förekomma, bygglovshandlingar som finns att bygglovshandlingar se tillgå. kommentar Sekretessreglering följer eventuell sekretessparagraf på handlingar från SBK. Yttrande Vision Bevaras Kan Sekretessreglering följer eventuell förekomma, sekretessparagraf på handlingar se från SBK. kommentar Ärendelista från SBK med Vision Gallras vid Nej Inkommer 2 gånger per vecka via e- inkomna bygglov inaktualitet post. 3.2 Besvara objektsbundna remisser Miljöförvaltningen yttrar sig i olika miljö- och hälsoskyddsfrågor, och samtliga yttranden bevaras oavsett vad själva remissen avser. Handlingar som rör remisser om miljöfarlig verksamhet och vattenverksamhet (se process 3.2.3), bilskrotning (se process 3.2.4) och infrastruktur (se process 3.2.7) ska bevaras. Detta med anledning av risk för markföroreningar och annan miljöpåverkan under icke överskådlig tid. Övriga handlingar rörande remisser bör bevaras under den tid verksamheten är aktuell eller tillstånd etcetera i fråga är gällande, med tilläggstid för uppföljande tillsyn (se exempelvis process 3.2.5). Vissa handlingar blir i stället inaktuella efter relativt kort tid och kan ofta även innehålla personuppgifter som får gallras. Dessa får gallras redan efter fem år (se process 3.2.1 och 3.2.8). 3.2.1 Besvara remisser enligt ordnings-, alkohol- och tobakslagarna Miljöförvaltningen är remissinstans till arbetsmarknads- och socialförvaltningens tillståndsenhet för remisser gällande alkoholservering. Miljöförvaltningen yttrar sig utifrån bedömningen av potentiell störningsrisk för exempelvis närliggande bostäder, d v s huruvida serveringsställets geografiska läge är lämpligt och vilka försiktighetsåtgärder som kan behövas för att undvika olägenheter för omgivningen. Det förekommer även att miljöförvaltningen yttrar sig i tillståndsansökningar enligt ordningslagen (som polisen utfärdar). Nr 3.2.1 Handlingar rörande remisser enligt ordnings-, alkohol- och tobakslagarna Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anhållan om yttrande Vision Gallras efter Nej samt kopia på ansökan 10 år Yttrande Vision Bevaras Nej Kopia på tillståndet för Vision Gallras efter Nej kännedom 10 år 3.2.2 Besvara remisser enligt begravningslag, hotell- och pensionatslag, socialtjänstlag och övrig lagstiftning Miljöförvaltningen yttrar sig främst i hälsoskyddsfrågor i remisser enligt olika hälsoskyddslagar. Det kan exempelvis röra sig om lämplighetsprövning av begravningsplats. Nr 3.2.2 Handlingar rörande remisser enligt begravningslag, hotell- och pensionatslag, socialtjänstlag och övrig lagstiftning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anhållan om yttrande Vision Gallras efter Nej samt kopia på ansökan 10 år Yttrande Vision Bevaras Nej Kopia beslut Vision Gallras efter Nej 10 år 3.2.3 Tillståndsprövning av miljöfarlig verksamhet (A- och B- verksamhet) och vattenverksamhet enligt miljöbalken Med miljöfarlig verksamhet menas användning av mark, byggnad eller anläggning som medför eller kan medföra utsläpp i form av avloppsvatten, fasta ämnen eller gas i mark eller vatten (ytvatten och grundvatten), föroreningar av mark, luft eller vatten eller olägenheter för människors hälsa genom exempelvis buller, ljus, strålning eller lukt. Lagstiftningen kring miljöfarlig verksamhet regleras i miljöbalken, förordningen om miljöfarlig verksamhet (1998:899) och miljöprövningsförordningen (2013:251). En miljöfarlig verksamhet kan därmed vara allt från en liten bilverkstad eller en tandläkarmottagning till en större industri. Verksamheten klassificeras utifrån dess storlek och vilken risk den anses vara för miljön och människors hälsa, och delas från prövningssynpunkt in i tre grupper – tillståndspliktiga (A- och B- verksamheter), anmälningspliktiga (C-verksamheter) och övriga (U- verksamheter). Vilka typer av verksamheter som hör till respektive grupp framgår av miljöprövningsförordningen. För tillståndsprövning av miljöfarlig verksamhet (A- och B-verksamheter) samt vattenverksamhet är det mark- och miljödomstolen respektive länsstyrelsen som är tillståndsmyndigheter. Med detta menas att det är dessa myndigheter som beslutar om tillstånd och som kan återkalla eller ändra ett tillstånd. Miljönämnden är, i egenskap av tillsynsmyndighet, remissinstans och kan yttra sig i tillståndsprövningen. Tillståndsprövningen är en omfattande process som kan föregås av en samrådsprocess (se process 3.3). Själva tillståndsprocessen tar vid när ansökan inkommer till tillståndsmyndigheten och avslutas när förvaltningen får beslutet för kännedom. Miljöförvaltningen kan som tillsynsmyndighet inte ställa hårdare krav än de som finns i tillståndets villkor, men har dock en skyldighet att bedöma om gällande tillstånd och villkor behöver omprövas. Kommunen har i vissa fall även möjlighet att ansöka om omprövning. Nr 3.2.3 Handlingar rörande tillståndsprövning av miljöfarlig verksamhet (A- och B-verksamhet med mera) och vattenverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss inkl. bilagor Vision Bevaras Kan Till exempel samrådsunderlag, förekomma, ansökan, OSL 31 kap. miljökonsekvensbeskrivning.

27 § Yttrande Vision Bevaras Nej Beslut från Vision Bevaras Nej tillståndsmyndighet 3.2.4 Besvara remisser enligt bilskrotningsförordningen Bilskrotare måste enligt bilskrotningsförordningen (2007:186) ansöka om auktorisation hos länsstyrelsen. Miljöförvaltningen har tillsynsansvar över dessa verksamheter och har därmed möjlighet att yttra sig över ansökan. Även befintliga verksamheter måste vart femte år ansöka om att få sin auktorisation förnyad. När väl länsstyrelsen fattat ett beslut skickas detta till miljöförvaltningen för kännedom. Nr 3.2.4 Handlingar rörande remisser enligt bilskrotningsförordningen Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Yttrande Vision Bevaras Nej Beslut från Länsstyrelsen Vision Bevaras Nej för kännedom 3.2.5 Besvara remisser rörande transport av avfall (farligt, export med mera) Företag som har verksamhet i Malmö och som yrkesmässigt vill transportera avfall samt farligt avfall måste enligt avfallsförordningen (2011:927) anmäla eller söka tillstånd för detta hos länsstyrelsen. Den transport som måste tillståndsprövas får miljöförvaltningen på remiss för yttrande från länsstyrelsen. Det kan röra sig om exempelvis åkerier eller avfallsbolag, och är i regel verksamheter inom miljöförvaltningens tillsynsansvar. I yttrandet bidrar miljöförvaltningen med information om verksamhetens tidigare agerande inom kommunen ur miljö- och hälsosynpunkt. Detta fungerar i sin tur som underlag till länsstyrelsens beslut. Beslutet skickas alltid till miljöförvaltningen för kännedom. Eventuellt utförs en inspektion av verksamheten (se process 6.2.6). Länsstyrelsen skickar i vissa fall beslut om transport för kännedom till miljöförvaltningen utan att först skicka en remiss för yttrande. Även Naturvårdsverket skickar beslut för kännedom gällande transporter som är gränsöverskridande transport. Dessa hanteras som informationsärenden (se process 3.4.1). Nr 3.2.5 Handlingar rörande transport av avfall (farligt, export med mera) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss inkl. bilagor Vision Gallras efter Nej 10 år Yttrande Vision Bevaras Nej Beslut från Länsstyrelsen Vision Bevaras Nej för kännedom 3.2.6 Besvara remisser rörande hanteringstillstånd av kemikalier (överlåtelsetillstånd) och liknande rörande kemikalier Försäljning och annan än yrkesmässig hantering av särskilt farliga kemiska produkter kräver tillstånd. Särskilt farliga produkter är sådana som exempelvis är giftig, mycket giftig eller cancerframkallande. Tillståndet söker verksamhetsutövaren eller privatpersonen hos länsstyrelsen, och miljönämnden remitteras tillståndsansökan eftersom de har tillsynsansvaret över hanteringen av kemiska produkter. I yttrandet tas bedömningen om den tillståndssökandes lämplighet utifrån bland annat kemikaliehantering, kunskapsnivå samt informationsöverföring till kund (så att produkten kan användas på ett säkert sätt) i beaktande. Nr 3.2.6 Handlingar rörande hanteringstillstånd av kemikalier och liknande Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss inkl. bilagor Vision Gallras efter Nej Till exempel säkerhetsdatablad. 10 år Yttrande Vision Bevaras Nej Beslut om tillstånd från Vision Bevaras Nej Länsstyrelsen för kännedom 3.2.7 Besvara remisser om infrastruktur (övriga) Infrastruktur som exempelvis hamnar och flygplatser är listade i miljöprövningsförordningen och är därmed detsamma som tillståndsprövning av miljöfarlig verksamhet (se process 3.2.3). Denna process avser remisser som rör övrig infrastruktur (U-verksamheter), exempelvis järnvägar på en sträcka av minst 5 kilometer, allmänna farleder och småbåtshamn. Nr 3.2.7 Handlingar rörande remisser om infrastruktur Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Yttrande Vision Bevaras Nej Beslut för kännedom Vision Bevaras Nej 3.2.8 Besvara övriga remisser enligt miljöbalken (miljöriskområde, nedgrävning av häst med mera) Enligt föreskrifter ska miljöförvaltningen yttra sig till andra myndigheter i vissa remissärenden. Ett exempel är val av plats för nedgrävning av vissa djur (häst). Nr 3.2.8 Handlingar rörande övriga remisser enligt miljöbalken Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss inkl. bilagor Vision Gallras efter Nej 5 år Yttrande Vision Bevaras Nej Beslut för kännedom Vision Bevaras Nej 3.3 Nätverka/samverka/samråd Miljöförvaltningen är medlem i flera nätverk och samverkar med ett stort antal aktörer både lokalt, nationellt och internationellt. Bland annat deltar förvaltningen i det Malmö stadsövergripande Startblocket, med syfte att kunna lämna synpunkter i planärenden, samt det lokala Institutet för hållbar stadsutveckling (ISU), som är en samverkansplattform mellan Malmö stad och Malmö högskola. En representant från miljönämnden deltar i nätverket Eurocities miljöforum. Miljöförvaltningen är även del av myndighetssamverkan mot livsmedels- och miljöbrott. Inför en tillståndsprövning av miljöfarlig verksamhet (se process 3.2.3) medverkar miljöförvaltningen i samråd med den sökande och till exempel tillståndsmyndigheten. Inom bostadstillsynen samverkar miljöförvaltningen med andra aktörer som ett led i det förebyggande arbetet. Exempel på detta är fastighets- och gatukontoret (FGK) vad gäller buller på Malmöfestivalen och andra större arrangemang, FGK och stadsområdena för att motverka att staden hyr av oseriösa fastighetsägare samt stadsbyggnadskontoret, räddningstjänsten med flera för att motverka otillåtna boenden. Andra exempel är Malmö mot diskriminering, hyresgästföreningen och region Skåne för att motverka dåliga boendemiljöer generellt. Miljöförvaltningen ingår dessutom i en samarbetsgrupp inom Malmö stad tillsammans med FGK och VA Syd om hur staden ska arbeta för att motverka råttproblem. Nr 3.3 Handlingar rörande nätverk/samverkan/samråd Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Minnesanteckningar Vision Bevaras Nej Kallelser Vision Bevaras Nej Mötesprotokoll Vision Bevaras Nej Rapporter Vision Bevaras Nej Beslut/protokoll från Vision Bevaras Nej MN/KS 3.4 Besvara/hantera allmän fråga/information från enskild/verksamhet 3.4.1 Hantera fråga/information/rådgivning Frågor från allmänheten eller verksamhetsutövare, rådgivning eller inkommen information för kännedom som kan komma att kräva uppföljning blir egna ärenden. Enklare förfrågningar eller information kan postregistreras (se process 2.5.1.2). Miljöförvaltningen får även regelbundet handlingar endast för kännedom från exempelvis andra myndigheter och verksamheter. Exempel på detta är anmälan och beslut om transport av avfall (inkl. gränsöverskridande, som vi endast får för kännedom, inte att förväxlas med process 3.2.5) eller statistik på hämtning av batterier i kommunen. Nr 3.4.1 Handlingar rörande allmän fråga/information från enskild/verksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan om Vision Gallras efter Nej För kännedom från gränsöverskridande 5 år Naturvårdsverket. transport av avfall Beslut gällande Vision Gallras efter Nej För kännedom från införsel/transport av avfall 5 år Naturvårdsverket. Bekräftelse av anmälan Vision Gallras efter Nej För kännedom från Länsstyrelsen. om transport av avfall 5 år Beslut som rör anmälningspliktiga (inkl. farligt) verksamheter läggs till resp. objekt. Beslut om tillstånd att Vision Gallras efter Nej För kännedom från Länsstyrelsen. transportera avfall (inkl. 5 år Beslut som rör tillstånds-pliktiga farligt) verksamheter läggs till resp. objekt. Statistik och information Vision Gallras efter Nej För kännedom från till exempel om hämtning av batterier 5 år Sånart Boxholm AB. och annat avfall i kommunen Fråga/information från Vision Gallras efter Nej enskild/verksamhet 5 år Myndighetsförfrågan – Vision Gallras efter Kan Gäller från 2025–09–01. fråga om förekomst eller 5 år förekomma, Gäller uppgift både till och från specifika uppgifter se myndigheten. kommentar Från den 1 december 2025 hindrar sekretessen inte att uppgifter lämnas mellan myndigheter om det behövs för vissa syften (se 10 kap. 15 a § OSL). Sekretess kan alltså förekomma, sekretessparagraf avhängig informationens art. Svar från MF Vision Gallras efter Nej 5 år 3.4.2 Bedriva energi- och klimatrådgivning Miljöförvaltningen utövar energirådgivning på uppdrag från Energimyndigheten. Rådgivningen är kostnadsfri, opartiskt och objektiv, och riktar sig mot privatpersoner, föreningar samt små och medelstora företag. Rådgivningen kan vara externt initierad genom att ovanstående hör av sig och vill ha hjälp med att exempelvis minska sin energiförbrukning eller få råd om installation av solceller eller en värmepump, varpå miljöförvaltningens energirådgivare ger råd via telefon, e-post eller ett platsbesök. Rådgivningen kan också initieras internt genom kontakt gentemot olika målgrupper, såsom bostadsrättsföreningar, eller att förvaltningen anordnar seminarier, webbinarier och events. Det förekommer också att förvaltningen medverkar på externt initierade evenemang och mässor. Miljöförvaltningen utövar även energitillsyn gentemot små och medelstora företag (se process 6.2.1). Nr 3.4.2 Handlingar rörande energi- och klimatrådgivning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan Vision Bevaras Nej Om bidrag från Energimyndigheten för att bedriva rådgivning. Beslut Vision Bevaras Nej Från Energimyndigheten. Budget Vision Bevaras Nej Till Energimyndigheten. Statistik över antalet Elektroniskt Bevaras Nej Energimyndighetens databas kontakter Kontakten Informationsmaterial Vision Bevaras Nej Som MF upprättar. Korrespondens gällande Gallras efter Nej rådgivning 5 år Checklista Vision Bevaras Nej Om energianvändningen, skickas till företaget inför tillsynsbesök. Följer respektive tillsynsobjekt. Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Följer respektive tillsynsobjekt. Energikartläggning/-plan Vision Bevaras Nej Följer respektive tillsynsobjekt. 3.5 Bedriva utbildning Miljöförvaltningen bedriver till stor del utåtriktad verksamhet, och utbildar såväl andra förvaltningar i Malmö stad som verksamhetsutövare eller andra aktörer i rådgivande och förebyggande syfte. Detta görs bland annat inom rådgivningsverksamheten, projekt- eller programverksamheten eller gentemot verksamhetsutövare för vilka miljöförvaltningen har tillsynsansvar. Motsvarande sker även inom konferenser och liknande. Nr 3.5 Handlingar rörande utbildning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utbildnings- Vision Får gallras Nej Som MF upprättar, till exempel /informationsmaterial vid PowerPoints. Bevaras i urval. inaktualitet/ bevaras Broschyrer Papper Bevaras Trycksaker bevaras (se process 2.6.1). 4.1 Bedriva projekt Projekt i denna bemärkelse syftar till en avgränsande verksamhet som utförs mot bestämda mål under en bestämd tid, med en planerad resursinsats enligt en antagen plan och med en temporärt sammansatt organisation. Att arbeta i projektform med innovation, demonstration, kommunikation och utveckling är en huvudstrategi för att åstadkomma en mer hållbar samhällsutveckling, såväl internationellt som lokalt. Miljöförvaltningen har spelat en central roll för miljö- och hållbarhetsarbetet inom Malmö stad, både genom att själva driva miljöstrategiska projekt, genom samarbete med andra aktörer inom staden eller genom att bidra med kunskap och kompetens när andra förvaltningar söker projektmedel. Projekten genomförs i regel genom någon form av externfinansiering, ofta från EU eller nationella medel, och i samarbete med andra förvaltningar eller aktörer i Malmö stad. Även samarbeten mellan olika svenska och/eller europeiska städer förekommer. Initiativet till ett miljöstrategiskt projekt utgörs ofta av ett behov eller att någon inom Malmö stad har en innovationsidé där miljöförvaltningen har möjlighet att gå in och ge stöd i utvecklingen av idén, eftersom förvaltningen har en utpräglad organisation för detta. Miljöförvaltningens roll kan alltså utgöras av att endast bistå med assistans i det inledande stadiet, genom att exempelvis söka finansiering, eller att projektleda. I regel är målsättningen att kunna implementera projektets resultat i den ordinarie linjeverksamheten hos andra förvaltningar såsom fastighets- och gatukontoret eller serviceförvaltningen. Därmed kan miljöförvaltningen även arbeta för att uppfylla exempelvis de mål som är definierade i Malmö stads miljöprogram. Återrapportering av samtliga planerade, pågående och avslutade projekt görs årligen i en sammanställd rapport till miljönämnden. Utöver det krävs dokumentation och återrapportering till finansiär i varierande omfattning. Eftersom varje projekt kan vara väldigt omfattande och kräver en gedigen hantering av information har miljöförvaltningen valt att dela upp projektprocessen i fem delar – ansökan, start, genomförande, avslut och uppföljning. En närmare beskrivning av dessa återfinns nedan. 4.1.1 Bedriva projekt – Ansökan Projektidéer kan initieras och utvecklas på olika sätt och komma från olika aktörer. Ofta inleds ett projekt för miljöförvaltningens del genom att ansöka om externa medel. Syftet med projektet ska ligga i linje med KF-målen eller grunduppdraget, samt med de mål som återfinns i Malmö stads miljöprogram. Ansökningsprocessens omfattning kan variera beroende på finansiär, utlysning/utlysningsperiod och projektmedel. Exempelvis är projektansökningar där EU är finansiär mer omfattande. Det förekommer att vissa finansiärer kräver att andra partners ska medverka i projektet, vilket kan resultera i att tid läggs på att finna dessa. Ansökningsprocessen är ofta avgränsad i tid. När väl ansökan är färdig skickas denna in och miljöförvaltningen får sedan ett beslut om antingen beviljande eller avslag. Vid avslag kan det hända att ansökan görs om, eller skickas in på nytt vid en senare utlysningsperiod. Vid beviljande startar process 4.1.2 (Bedriva projekt – Start). Nr 4.1.1 Handlingar rörande projekt – Ansökan Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beslut om deltagande i Vision Bevaras Nej ansökan (av chef) Beslut om deltagande i Vision Bevaras Nej ansökan (av miljönämnden) Underlag från partners Vision Gallras efter Nej Till exempel budgetförslag, bidrag 10 år till ansökningstext. Justerade Vision Bevaras Nej mötesanteckningar Sekretessavtal Vision/ Bevaras Nej Till exempel non-disclosure Papper agreement. Undertecknade fysiska original ska bevaras på papper. En inskannad kopia förvaras i Vision. Vid digital signering sparas ingen fysisk kopia. Ansökan (inkl. bilagor) Vision Bevaras Nej Även kompletteringar och ändringar av ansökan. Mottagningsbekräftelse Vision Gallras efter Nej 10 år Kommunikation med Vision Bevaras Nej Till exempel överenskommelser, finansiär eller partners förhandsbesked. Beslut om avslag Vision Bevaras Nej Beslut om tilldelning (alt. Vision Bevaras Nej beviljat) Intyg Vision/ Bevaras Nej Till exempel medfinansierings-intyg, Papper letter of intent. Undertecknade fysiska original ska bevaras på papper. En inskannad kopia förvaras i Vision. Vid digital signering sparas ingen fysisk kopia. 4.1.2 Bedriva projekt – Start Denna process är nästan uteslutande av administrativ karaktär – när en projektansökan väl har blivit beviljad ska ett flertal dokument upprättas och undertecknas enligt rutin och delegationsordning innan projektets genomförande kan påbörjas. Inom denna process sätts ramarna för projektledningen och vissa beslut behöver även fattas i nämnd. Bland annat ska en projektbeskrivning upprättas, avtal ska tecknas, beslut om igångsättning ska skrivas under och samtliga intyg måste vara i ordning. Det finns även en koppling till ekonomisystemet, där varje projekt har ett unikt projektnummer. Dessutom skapas rutiner för rapportering samt projektets organisation. Samtliga steg i processen sammanfattas i en checklista, och när alla punkter är avklarade kan projektet gå vidare till nästa fas (se process 4.1.3 Bedriva projekt – Genomförande). Nr 4.1.2 Handlingar rörande projekt – Start Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Avtal med finansiär, lead Vision/ Bevaras Nej Till exempel grant/consortium/ partner och övriga Papper partner agreement. projektpartners Undertecknade fysiska original ska bevaras på papper. En inskannad kopia förvaras i Vision. Vid digital signering sparas ingen fysisk kopia. Beslut av KF/KS/MN Vision Bevaras Nej Intyg för igångsättning Vision Bevaras Nej Checklista för uppstart Vision Gallras efter Nej 10 år Projektbeskrivning Vision Gallras efter Nej Internt underlag för 10 år ekonomiredovisning. Fullmakt Vision/ Bevaras Nej Undertecknade fysiska original ska Papper bevaras på papper. En inskannad kopia förvaras i Vision. Vid digital signering sparas ingen fysisk kopia. Organisationsschema Vision Gallras efter Nej 10 år Administrativ rutin Vision Gallras efter Nej 10 år Projektplan (inkl. Vision Gallras efter Nej Intern tidplan. kommunikationsplan) 10 år Avtal om tystnadsplikt Vision/ Bevaras Nej Undertecknade fysiska original ska Papper bevaras på papper. En inskannad kopia förvaras i Vision. Vid digital signering sparas ingen fysisk kopia. Populärsammanfattning Vision Bevaras Nej 4.1.3 Bedriva projekt – Genomförande Inom denna process ryms själva genomförandet av projektet i enlighet med framtagen projektplan, budget samt administrativa rutiner. Här sker löpande rapportering till finansiärer enligt beslut, i regel i form av ekonomisk redovisning (inklusive tidsredovisning) och lägesrapporter (till exempel framdriften av projektet, hur stor del av budgeten som har använts etcetera). Arbetet drivs av en projektgrupp som rapporterar till projektets styrgrupp, vilken även fattar beslut av större vikt för projektet. Projektets genomförande kan även delas upp i olika mindre delprojekt eller arbetspaket, även kallade work packages. Ett projekt kan ha varierande genomförandetid. Nr 4.1.3 Handlingar rörande projekt – Genomförande Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Lägesrapport/teknisk Vision Bevaras Kan Sekretessen omfattar vanligtvis rapport (inkl. bilagor) förekomma, bilagorna. OSL 21 kap. Kan inkludera ansökan om utbetalning. Revisionsrapport Vision Bevaras Nej Godkännande från Vision Bevaras Nej finansiär om ändringar i projekt Beslut från finansiär Vision Bevaras Nej Avrop bidrag Vision Bevaras Nej Minnesanteckningar från Vision Bevaras Nej styr- och beställargrupper Inbjudan Vision Gallras efter Nej 10 år Program Vision Gallras efter Nej Bevaras i urval. 10 år/ bevaras Presentationer Vision Gallras efter Nej Bevaras i urval. 10 år/ bevaras Deltagarlistor Vision Gallras efter Nej Endast de som MF själva upprättar. 10 år Fotodokumentation Vision Gallras efter Nej Till exempel användning av loggor. 10 år/ Bevaras i urval. bevaras Kommunikationsunderlag Vision Gallras efter Nej Till exempel hemsidor/webbplatser, 10 år/ blogginlägg. Bevaras i urval. bevaras Nyhetsbrev, trycksaker Vision/ Gallras efter Nej Endast de som MF själva upprättar. och övriga publikationer Papper 10 år/ Bevaras i urval. bevaras Nr 4.1.3 Handlingar rörande projekt – Genomförande Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Handlingar rörande Vision Se Se Se process 2.4. upphandling kommentar kommentar 4.1.4 Bedriva projekt – Avslut Även denna process är främst administrativ, då det finns krav på slutredovisning innan ett projekt kan anses vara avslutat. I projektets avslutande fas upprättas en slutrapport med slutredovisning av projektets ekonomi och oftast en narrativ rapport som redovisar projektets resultat. Ofta krävs en eller flera kompletteringar innan projektet avslutas officiellt genom att slutrapporten godkänns av finansiär. Finns det delar i slutrapporten som inte godkänns av finansiären kan projektmedel behöva återbetalas till finansiären. Nr 4.1.4 Handlingar rörande projekt – Avslut Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Slutrapport Vision Bevaras Nej Intern slutredovisning Vision Bevaras Nej Revisionsrapport Vision Bevaras Nej Slutbesiktning Vision Bevaras Nej Beslut från finansiär Vision Bevaras Nej Återbetalningskrav Vision Bevaras Nej 4.1.5 Bedriva projekt – Utvärdering Projekt kan behöva utvärderas i efterhand. Detta kan göras av en extern part och utmynnar i en rapport, men det ska också föras en intern utvärdering som ska finnas tillgänglig för miljönämnden. Nr 4.1.5 Handlingar rörande projekt – Utvärdering Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Rapport med utvärdering Vision Bevaras Nej Projektutvärdering Vision Bevaras Nej 4.2 Bedriva hållbarhetsarbete 4.2.1 Upprätta planer, program, policys och strategier Denna process innefattar styrdokument såsom planer, program, policys och strategier som är kommunövergripande och där miljöförvaltningen står för samordningen av framtagandet (denna process ska därmed inte förväxlas med process 1.2.1). I regel initieras processen genom att miljöförvaltningen får ett uppdrag från kommunstyrelsen, men det förekommer även att det finns ett initiativ från miljöförvaltningen som lyfts till kommunstyrelsen genom miljönämnden. Samordningen av utformning av planer, program och strategier sker inom miljöförvaltningens övergripande ansvarsområde. Andra förvaltningar medverkar sedan i själva utförandet. I processen för framtagandet tar miljöförvaltningen in synpunkter från andra förvaltningar och aktörer, genom exempelvis workshops och remissförfaranden. Det färdiga programmet eller planen antas sedan i regel av kommunfullmäktige. Det är inte ovanligt att handlingsplaner tas fram som detaljerade komplement till planen/programmet. Malmö stad var den första kommunen i Sverige med Fairtrade city-diplomering, och miljöförvaltningen leder arbetet för kommunen. Verksamheten har en styrgrupp som består av representanter från olika förvaltningar samt näringsliv och organisationer i Malmö. Varje år tas en aktivitetsplan fram som är centrerad till upphandlingsfrågor och att medvetandegöra etisk konsumtion och rättvisehandel. En stor del av verksamheten är utåtriktad och rådgivande. Vartannat år redovisas aktiviteter och inköp till Fairtrade Sverige för att visa hur kriterierna för att behålla diplomeringen uppnås. Nr 4.2.1 Handlingar rörande att upprätta planer, program, policys och strategier Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Tjänsteskrivelse Vision Bevaras Nej Remissversion av Vision Bevaras Nej styrdokument Remissvar Vision Bevaras Nej Antagen plan, program, Vision Bevaras Nej policy, strategi Handlingsplan inkl. Vision Bevaras Nej kommunikationsplan Nyckeltal för uppföljning Miljö- Bevaras Nej Finns på malmo.se och driftas av av miljöprogrammet barometern MF. Upphandlingshandlingar Vision Se Se Se process 2.4. kommentar kommentar Nr 4.2.1 Handlingar rörande att upprätta planer, program, policys och strategier Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Avtal Vision/ Bevaras Nej Undertecknade fysiska original ska Papper bevaras på papper. En inskannad kopia förvaras i Vision. Vid digital signering sparas ingen fysisk kopia. Aktivitetsplan Vision Bevaras Nej För till exempel Fairtrade City. Korrespondens med Vision Bevaras Nej andra Fairtrade citykommuner Redovisning Vision Bevaras Nej Till exempel Fairtrade Sverige. 4.2.2 Hantera miljöpriser Miljöförvaltningen ansvarar för samordningen av föreningspriset som delas ut i Malmö stads namn. Föreningspriset för ideella insatser för en hållbar stad delas till i första hand föreningar och organisationer i Malmö som till största delen (minst hälften) består av ideellt arbete. Priset delas ut med medel från miljöförvaltningen. Juryn består av representanter från miljönämnden samt kommunalråd och vinnaren utses av en priskommitté som tillsätts av kommunstyrelsen. Nomineringarna är öppna och skickas in genom malmo.se, och priset delas i regel ut under sensommar/höst (priset delas ibland ut under Malmöfestivalen). I samband med Miljölägesdagen (se process 4.2.1) delas pris ut för årets miljöinsats, där särskilda insatser som har bidragit till ett hållbart Malmö hyllas. Nr 4.2.2 Handlingar rörande miljöpriser Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Stadgar Vision Bevaras Nej Dokumentation kring Vision Bevaras Nej jurysammansättningen Inkomna nomineringar Vision Bevaras Nej Lista över nomineringar Vision Bevaras Nej Minnesanteckningar Vision Bevaras Nej Diplom inkl. motivering till Vision Bevaras Nej vinnarna Pressmeddelande Vision Bevaras Nej 4.2.3 Hantera miljöanslag (och liknande) Ideella föreningar, organisationer, ickevinstdrivande skolor och ekonomiska föreningar med flera som har projektidéer med miljöinriktning, har möjlighet att ansöka om medel från miljönämndens miljöanslag. Miljöanslaget ska stötta projekt som har miljönytta och som bidrar till en ökad hållbarhet i Malmö. Syftet med miljöanslaget, vem som kan söka pengar och till vad, är reglerat i en policy som antas av miljönämnden. Ansökningar skickas in till miljöförvaltningen under hösten. Ansökningarna handläggs, granskas och bedöms av handläggare. Ett arbetsutskott bestående av representanter från miljönämnden tar sedan fram ett förslag till beslut, som sedan formellt fattas av miljönämnden innan årets slut. De som beviljats anslag upprättar ett kontrakt med miljönämnden där de förbinder sig att genomföra projektet i enlighet med beslut. När projektet avslutas måste bidragsmottagarna inkomma med en slutrapport samt ekonomisk redovisning. Miljöförvaltningen granskar sedan och beslutar om eventuellt godkännande. Nr 4.2.3 Handlingar rörande miljöanslag och liknande Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Policy Vision Bevaras Nej Ansökan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Sammanställning av Vision Bevaras Nej ansökningar Tjänsteskrivelse Vision Bevaras Nej Beslut från MN Vision Bevaras Nej Kontrakt/avtal Vision/ Bevaras Nej Mellan MN och bidragsmottagare. Papper Undertecknade fysiska original ska bevaras på papper. En inskannad kopia förvaras i Vision. Vid digital signering sparas ingen fysisk kopia. Slutrapport inkl. Vision Bevaras Nej ekonomisk redovisning Beslut från MF Vision Bevaras Nej 5.1 Hantera tillstånd/dispens enligt miljöbalken Nedanstående processer omfattar handläggning av tillståndsansökningar eller mindre ändringar enligt miljöbalken. Generellt kan huvudprocessen sammanfattas genom att en ansökan inkommer till miljöförvaltningen, ansökan handläggs och miljöförvaltningen fattar sedan beslut om tillstånd. 5.1.1 Hantera villkor av mindre betydelse eller andra godkännanden av mindre förändringar som tillståndsmyndigheten har delegerat till tillsynsmyndigheten Tillståndsmyndigheten kan i tillståndet för en miljöfarlig verksamhet (se process 3.2.3) delegera till tillsynsmyndigheten att bestämma om villkor eller annat av mindre betydelse (22 kap. 25 § tredje stycket miljöbalken). Tillsynsmyndigheten ska handlägga ett sådant ärende enligt reglerna för tillståndsprövning (19 kap. 4 § miljöbalken). Ändring av en miljöfarlig verksamhet kan vara antingen tillståndspliktig eller anmälningspliktig. Är ändringen anmälningspliktig hanteras den av miljöförvaltningen (tillsynsmyndigheten), se process 5.2.1. Det kan enligt ovan också vara delegerat till tillsynsmyndigheten i tillståndet, att hantera en sådan ändring. De stora skillnaderna i hanteringen mellan ett anmälningsärende och att meddela villkor enligt delegation är dels att det är verksamhetsutövaren som föreslår hur villkoret/bestämmelsen ska utformas, dels att det beslut om villkor eller annan bestämmelse som tillsynsmyndigheten meddelar omfattas av rättskraft enligt 24 kap. 1 § miljöbalken och därmed inte kan ändras i efterhand under andra omständigheter än vad som framgår av omprövningsbestämmelserna. Nr 5.1.1 Handlingar rörande villkor av mindre betydelse eller andra godkännanden av mindre förändringar som tillståndsmyndigheten har delegerat till tillsynsmyndigheten Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan, ansökan eller Vision Bevaras Kan förslag till villkor, inkl. förekomma, kompletteringar OSL 30 kap. 27 § Anhållande om yttrande Vision Bevaras Nej Inspektionsrapport/ Vision Bevaras Nej minnesanteckning Yttrande Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel om meddelande av villkor eller föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Kungörelse Vision Bevaras Nej 5.1.2 Hantera tillstånd till mindre avloppsanläggning eller annan toalett än wc Bostäder och andra byggnader med vattentoaletter som inte är anslutna till det kommunala avloppsnätet utan i stället har egna avloppsanläggningar, måste ansöka om tillstånd enligt miljöbalken. Tillståndsplikten gäller även avlopp som har sluten tank. Enligt Malmös miljöföreskrifter gäller tillståndsplikt även andra toaletter än wc, som mull- eller kemtoalett. Inspektioner utförs i samband med handläggningen. Beslutet om tillstånd är förenat med villkor, och ansökan är även belagd med en avgift. Avloppsanläggningar med viss storlek förpliktigas även att betala årsavgift för tillsyn samt kan krav på årsrapportering finnas (se process 6.2.2). Har sökanden väl fått tillstånd måste arbetet med en avloppsanläggning påbörjas inom två år och avslutas inom fem år. När anläggningsarbetet är slutfört utför miljöförvaltningen en slutbesiktning, och entreprenören måste skicka in ett utförandeintyg och en kontrollplan som undertecknas av sökanden. Därefter utfärdar miljöförvaltningen ett slutintyg och avslutar ärendet. Vid inrättande av avloppsanläggning utan tillstånd ska beslut om miljösanktionsavgift tas (se process 6.6). Nr 5.1.2 Handlingar rörande tillstånd till mindre avloppsanläggning eller annan toalett än wc Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Till exempel karta. Minnesanteckning från Vision Bevaras Nej inspektion Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel om förbud eller om tillstånd med villkor. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Utförandeintyg Vision Bevaras Nej Mall från MF skickas ut tillsammans med beslutet. Kontrollplan Vision Bevaras Nej Mall från MF skickas ut tillsammans med beslutet. Slutintyg Vision Bevaras Nej Från slutbesiktningen. 5.1.4 Hantera tillstånd för spridning av gödsel med mera Miljöbalken samt Malmös miljöföreskrifter reglerar när och hur spridning av naturlig gödsel, slam eller annan orenlighet får ske. Tillstånd krävs inom eller inom 300 meter från område med detaljplan samt vissa andra tätbebyggda områden. Om det finns särskilda skäl kan man ansöka om dispens från bestämmelserna om spridning och lagring, antingen hos miljöförvaltningen eller hos länsstyrelsen. När ansökan väl är komplett tar miljöförvaltningen beslut om dispens, vilket även är förenat med en avgift. Nr 5.1.4 Handlingar rörande tillstånd att sprida gödsel med mera Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Till exempel karta. Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel om förbud eller om tillstånd med villkor. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 5.1.5 Hantera tillstånd att inrätta värmepumpsanläggning Installation av värmepumpsanläggning som utnyttjar värme och/eller kyla genom jord-, berg- eller grundvatten kräver enligt de lokala miljöföreskrifterna tillstånd. När ansökan har skickats in skickar miljöförvaltningen ut information till närliggande bostäder så att grannar har möjlighet att skicka in synpunkter på ansökan. Det förekommer att inkomna grannyttranden skickas till sökanden för bemötande innan beslut om tillstånd fattas. Tillståndsansökan är belagd med en avgift. Vid inrättande av värmepump utan att uppfylla krav på tillstånd ska beslut om miljösanktionsavgift tas (se process 6.6). En värmepump som nyttjar värme och/eller kyla över 10 megawatt räknas som miljöfarlig verksamhet och ska anmälas som en C-verksamhet (se process 5.2.1). Nr 5.1.5 Handlingar rörande tillstånd att inrätta värmepumpsanläggning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Till exempel karta. Informationsbrev till Vision Bevaras Nej grannar Yttrande Vision Bevaras Nej Bemötande av yttrande Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel om förbud eller om tillstånd med villkor. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 5.1.6 Hantera tillstånd för spridning av bekämpningsmedel För yrkesmässig spridning av bekämpningsmedel (d v s alla kemiska preparat) på eller inom tomtmark för flerfamiljshus, gårdar till förskolor, skolor eller allmänna lekplatser och parker, inom idrotts- och fritidsanläggningar, vid planerings- och anläggningsarbeten, på vissa typer av ytor samt i regel inom skyddsområde för vattentäkt krävs tillstånd. Tillståndet är förenat med villkor. Det förekommer att inspektioner utförs i samband med handläggningen. Vid spridning utan att först ha gjort en ansökan ska beslut om miljösanktionsavgift tas (se process 6.6). Nr 5.1.6 Handlingar rörande tillstånd för spridning av bekämpningsmedel Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Minnesanteckning från Vision Bevaras Nej inspektion Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel tillstånd med villkor. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Årsredovisning och annan Vision Bevaras Nej Sprutjournal, som bland annat rapportering redovisar preparatnamn, doser, skyddsavstånd etcetera. 5.1.7 Hantera dispens (undantag) från miljö- eller avfallsföreskrifterna I Kretsloppsplan 2021–2030 (hette tidigare Avfallsplan för Malmö stad) finns föreskrifter för hur hushåll ska hantera sitt hushållsavfall, d v s matavfall, källsortering, latrin och slam från mindre avloppsanläggningar. Exempelvis måste varje fastighetsägare ha ett avtal med VA Syd för avfallshantering. Det framgår av avfallsföreskrifterna var ansökan eller anmälan görs. VA Syd beslutar i ärenden om förlängda hämtningsintervall, gemensamma lösningar och uppehåll i hämtningen av avfall. Miljöförvaltningen beslutar i ärenden som gäller omhändertaganden av avfall på den egna fastigheten, till exempel urin och kompostering av matavfall. Vad gäller kompostering av matavfall krävs endast en anmälan till miljöförvaltningen och inget särskilt dispensbeslut (se process 5.2.8). I handläggningen av dispensansökan bedömer förvaltningen ifall fastighetsägaren själv kan ta hand om sitt avfall på ett sätt som är betryggande för miljön och människors hälsa, samt om det finns särskilda skäl. Man kan även ansökan om totalbefrielse från hämtning. Ansökan är belagd med avgift enligt Malmö stads taxa. Nr 5.1.7 Handlingar rörande dispens från miljö- eller avfallsföreskrifterna Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Kan förekomma i enstaka fall. Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel om dispens med villkor. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 5.2 Hantera anmälan enligt miljöbalken Nedanstående processer omfattar handläggning av anmälningar för verksamheter som har anmälningsplikt enligt miljöbalken. Generellt kan huvudprocessen sammanfattas genom att en anmälan inkommer till miljöförvaltningen, anmälan handläggs och miljöförvaltningen fattar sedan beslut om godkännande. 5.2.1 Hantera anmälan om miljöfarlig verksamhet (C-verksamhet eller ändring av tillstånd) Vissa miljöfarliga verksamheter är anmälningspliktiga, och klassas då som C- verksamheter. Se mer under process 3.2.3 om vad som kännetecknar en miljöfarlig verksamhet. Vilka typer av verksamheter som klassas som C- verksamhet framgår i miljöprövningsförordningen (2013:251), men kan exempelvis utgöras av en drivmedelsstation, ett avfallsbolag eller en mekanisk verkstad. Anmälningsplikten regleras i miljöbalken och i förordningen om miljöfarlig verksamhet (1998:899), och syftar främst till att ge miljöförvaltningen information om en planerad eller befintlig verksamhet, dess påverkan på omgivningen ur miljö- och hälsosynpunkt samt ifall skyddsåtgärder vidtas i den utsträckning som krävs enligt miljöbalken. Även ändringar av tillstånds- eller anmälningspliktiga verksamheter ska anmälas, såvida ändringen inte är tillståndspliktig. Anmälan lämnas in till miljöförvaltningen i två eller tre exemplar, beroende på verksamhet. En kopia skickas till länsstyrelsen för kännedom (25 e § förordning för miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd), eller för yttrande i ärendet. Anmälan ska också skickas till andra berörda parter (eller kungöras) för möjlighet att yttra sig, så som statliga eller kommunala myndigheter, organisationer, grannar och andra enskilda, beroende på verksamhetens karaktär. Ibland utförs under handläggningen även en inspektion av verksamheten. Ärendet avslutas genom att miljöförvaltningen fattar ett beslut och antingen förelägger verksamheten om de försiktighetsmått som gäller, om förbud eller meddelar att verksamheten kan påbörjas. I vissa fall fattas även beslut om timdebitering. I enlighet med 26 a b §§ förordning (1998:899) ska beslutet innehålla en redovisning av omständigheter som talar för eller emot att verksamheten eller åtgärden kan antas medföra en betydande miljöpåverkan. Beslutet ska göras tillgängligt för allmänheten genom anslag. Sex veckor från det att anmälan anses komplett får verksamhetsutövaren starta sin verksamhet, om inte miljöförvaltningen meddelar annat. Nr 5.2.1 Handlingar rörande anmälan om miljöfarlig verksamhet (C- verksamhet eller ändring av tillstånd) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan inkl. bilagor Vision Bevaras Kan Till exempel miljökonsekvens- förekomma, beskrivning. OSL 30 kap. 27 § Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Remiss till berörda parter Vision Bevaras Nej Yttrande från berörda Vision Bevaras Nej parter Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel förbud eller föreläggande med begränsningar eller krav på försiktighetsmått. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Meddelande om Vision Bevaras Nej upphörande av verksamhet Kopia för kännedom Vision Bevaras Kan Till Länsstyrelsen och Naturvårds- förekomma, verket eller Havs- och OSL 30 kap. vattenmyndigheten. 27 § Kungörelse Vision Bevaras Nej Kungörelse av anmälan. Anslag Vision Bevaras Nej Anslag om beslut. 5.2.2 Hantera anmälan om avhjälpandeåtgärd (av föroreningsskada eller misstänkt skada) och underrättelse om förorening/allvarlig miljöskada Vid en påträffad förorening eller allvarlig miljöskada finns en skyldighet att underrätta miljöförvaltningen (10 kap 11–13 §§ miljöbalken). Detta gäller bland annat vid påträffad PCB eller vid föroreningar i byggnader eller i marken. Innan avhjälpande av en föroreningsskada i mark, vatten, byggnad eller anläggning, där avhjälpandet kan innebära en icke ringa risk för spridning eller exponering, krävs en anmälan till tillsynsmyndigheten (28 § förordning om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd). Vid föroreningar i mark eller byggnader har ett ärende redan initierats genom att en inventering har utförts och förorening har påträffats (se process 6.2.9, 6.4.7 och 6.4.8). I de fall föroreningen bedöms att behöva saneras, d v s då avhjälpandeåtgärder krävs och det finns en ansvarig för detta, måste verksamhetsutövaren enligt miljöbalken anmäla detta till miljöförvaltningen. Miljöförvaltningen förelägger då om försiktighetsåtgärder gällande avhjälpandeåtgärden, och kan sedan komma att utföra inspektioner. Efter sanering skickar verksamhetsutövaren in en slutrapport om hur åtgärden har utförts och hur de har uppfyllt miljöförvaltningens föreläggande. Miljöförvaltningen granskar slutrapporten och bedömer utifrån den huruvida ärendet kan avslutas eller ej. Vissa typer av saneringsanmälningar handläggs enligt följande: PCB-ärenden initieras genom att en fastighetsägare har utfört en inventering och hittat PCB, varpå miljöförvaltningen har förelagt om sanering (se process 6.2.8). Fastighetsägaren skickar in anmälan om att utföra en PCB-sanering, på vilken miljöförvaltningen svarar med ytterligare ett föreläggande om hur saneringen ska gå till. Fastighetsägaren redovisar en plan för utförande, och saneringen kan även utföras stegvis. Det förekommer att miljöförvaltningen utför en inspektion i samband med att exempelvis byggnadens fogar ska täppas igen med ny fogmassa. Efter utförd sanering redovisar fastighetsägaren genom dokumentation och en sammanfattande rapport, vilken miljöförvaltningen bemöter med en skrivelse. Motsvarande sker, ofta i enklare form, för tandläkarmottagningar (som är en U- verksamhet). Sanering kan initieras under tillsynen då det, exempelvis i samband med förestående ägarbyten eller nedläggning av verksamheten, kan finnas misstanke om kvicksilverförorening i rör. (Det kan också under tillsynen framkomma att sanering redan har skett, vilket i regel utmynnar i ett föreläggande om att miljöförvaltningen vill se en rapport om den utförda saneringen. Sådan dokumentation hanteras i tillsynsärendet, se process 6.2.1). Handlingar med ärendekod 5.2.2 har fram till och med 2024-12-31 registrerats under ärendekoderna 6.2.9, 6.4.7 eller 6.4.8. Från och med 2025-01-01 registreras handlingar avseende anmälan om avhjälpandeåtgärd (av föroreningsskada eller misstänkt skada) och underrättelse om förorening/allvarlig miljöskada på ärendekod 5.2.2 i stället för ärendekoderna 6.2.9, 6.4.7 eller 6.4.8 i enlighet med miljönämndens beslut MN-2024-11404. Nr 5.2.2 Handlingar rörande anmälan om avhjälpandeåtgärd (av föroreningsskada eller misstänkt skada) och underrättelse om förorening/allvarlig miljöskada Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan om Vision Bevaras Nej avhjälpandeåtgärd Anmälan om PCB- Vision Bevaras Nej sanering Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande om PCB- saneringens utförande, föreläggande om sanering. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Minnesanteckningar från Vision Bevaras Nej inspektion Nr 5.2.2 Handlingar rörande anmälan om avhjälpandeåtgärd (av föroreningsskada eller misstänkt skada) och underrättelse om förorening/allvarlig miljöskada Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Rapport om sanering Vision Bevaras Nej Rapport om sanerad PCB Vision Bevaras Nej Anmälan om sanering vid Vision Bevaras Nej kvicksilverförorering i rör i byggnad Bemötande från MF Vision Bevaras Nej 5.2.3 Hantera anmälan om ändring av avloppsanläggning Anmälan om nyinstallation av avloppsanläggningar som inte är tillståndspliktiga, eller ändring av avloppsanläggning följer i princip processen för tillståndsansökan (se 5.1.2). Skillnaden är att det generellt finns ett tillstånd sedan tidigare och att sökanden vill anmäla en ändring i det befintliga tillståndet. Anmälan kan även avse en torr toalettlösning utan utsläpp till omgivningen. Nr 5.2.3 Handlingar rörande anmälan om ändring av avloppsanläggning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Till exempel karta. Minnesanteckning från Vision Bevaras Nej inspektion Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel om föreläggande eller om omprövning av tillstånd och villkor. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Utförandeintyg Vision Bevaras Nej Mall från MF skickas ut tillsammans med beslutet. Kontrollplan Vision Bevaras Nej Mall från MF skickas ut tillsammans med beslutet. Slutintyg Vision Bevaras Nej Från slutbesiktningen. 5.2.4 Hantera anmälan om spridning av bekämpningsmedel Viss yrkesmässig spridning av bekämpningsmedel (det vill säga alla kemiska preparat) är tillståndspliktig (se process 5.1.6), annan är anmälningspliktig. Spridning på banvallar, vissa vägområden och inom områden större än 1 000 m² där allmänheten får färdas fritt (med undantag för åkermark) måste anmälas enligt miljöbalken. Om en anmälan avser tillståndspliktig spridning till någon del så ska den anses utgöra en ansökan och hanteras som en tillståndsprövning. Inspektioner kan förekomma under handläggningen. Vid spridning utan att först ha gjort en anmälan ska beslut om miljösanktionsavgift tas (se process 6.6). Nr 5.2.4 Handlingar rörande anmälan om spridning av bekämpningsmedel Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Minnesanteckningar från Vision Bevaras Nej inspektion Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel förbud eller föreläggande vid begränsningar eller krav på försiktighetsmått. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Årsredovisning samt Vision Bevaras Nej Över använda mängder preparat. annan rapportering 5.2.5 Hantera anmälan om hygienisk behandlingsverksamhet Verksamheter som erbjuder allmänheten hygienisk yrkesmässig behandling som kan innebära risk för blodsmitta genom användning av skalpeller, akupunkturnålar, piercingsverktyg, håltagningspistol, rakkniv mot huden eller andra stickande eller skärande verktyg har anmälningsplikt enligt miljöbalken. Exempel på denna typ av verksamhet är akupunktur, tatuering, piercing eller fotvård. Anmälan är förenad med en anmälningsavgift och för nya verksamheter fattas ett beslut om klassificering för årlig tillsynsavgift enligt taxa (se process 9.1). Undantag gäller för fotvård och akupunktur, som inte betalar någon årsavgift. I samband med anmälan utförs en inspektion. När verksamheten har åtgärdat de eventuella brister som upptäckts vid inspektionen utfärdar miljöförvaltningen ett slags intyg som bekräftar att verksamheten vid inspektionstillfället uppfyller hygienisk standard och egenkontroll enligt gällande lagar, och ärendet avslutas. Nr 5.2.5 Handlingar rörande anmälan om hygienisk behandlingsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Till exempel ritningar, rutiner för rengöring etcetera. Bemötande Vision Bevaras Nej Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande, anmälningsavgift. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Nr 5.2.5 Handlingar rörande anmälan om hygienisk behandlingsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Meddelande om Vision Bevaras Nej upphörande av verksamhet Slutgiltig Vision Bevaras Nej inspektionsrapport/”intyg” 5.2.6 Hantera anmälan om badanläggning Badanläggningar som används av allmänheten, så som bassänger, pooler, plaskdammar, badtunnor och floatingtankar har anmälningsplikt enligt miljöbalken. Anmälningsprocessen och antalet bilagor som anmälaren behöver bifoga kan se olika ut beroende på anläggningens storlek och användningsområde. I regel utförs alltid en inspektion under handläggningen av anmälan. Processen avslutas efter det att miljöförvaltningen fattar ett beslut med föreläggande om försiktighetsmått. Anmälan är förenad med en anmälningsavgift och för nya verksamheter fattas ett beslut om klassificering för årlig tillsynsavgift enligt taxa (se process 9.1). Nr 5.2.6 Handlingar rörande anmälan om badanläggning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Till exempel ritningar, rutiner för rengöring etcetera. Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande om försiktighetsmått, anmälningsavgift. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Meddelande om Vision Bevaras Nej upphörande av verksamhet 5.2.7 Hantera anmälan om undervisningsverksamhet All undervisningsverksamhet, d v s samtliga kommunala och privata för-, grund- och gymnasieskolor och fritidshem med mera, är anmälningspliktiga enligt förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. En registrerad anmälan har ofta ett stort antal bilagor och besvaras alltid med ett bemötande från miljöförvaltningen, samt med ett beslut om anmälningsavgift. Anmälningsprocessen inleds genom att verksamhetsutövaren skickar in anmälan om undervisningsverksamhet, som ofta behöver kompletteras med diverse handlingar. När anmälan är komplett gör miljöförvaltningen en bedömning och skriver ett föreläggande om försiktighetsmått. En inspektion på plats görs cirka sex månader efter det att verksamheten startats, men kan även i vissa fall genomföras även innan föreläggande om försiktighetsmått har skickats. Vid konstaterade avvikelser skickar miljöförvaltningen en inspektionsrapport med vad som behöver åtgärdas och som kommer att följas upp vid nästa ordinarie inspektion. Bedöms inte den planerade verksamheten uppfylla kraven kan miljöförvaltningen fatta beslut om förbud att starta verksamheten. I samband med anmälan upprättas även ett ärende om klassificering och årlig avgift (se process 9.1). Anmälan är belagd med avgift enligt Malmö stads taxa. Nr 5.2.7 Handlingar rörande anmälan om undervisningsverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Mötesprotokoll Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Om till exempel föreläggande om försiktighetsmått, om kompletteringar, anmälningsavgift. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Meddelande om Vision Bevaras Nej upphörande av verksamhet 5.2.8 Hantera anmälan om hemkompostering Privatpersoner som vill kompostera matavfall på sin tomt måste enligt lokala renhållningsföreskrifterna anmäla detta till miljöförvaltningen eftersom kommunen enligt lag har ensamrätt på hämtning av hushållsavfall. Det finns ingen anmälningsplikt gällande trädgårdsavfall. Miljöförvaltningen kontrollerar kompostens konstruktion och bedömer risk för eventuell störning (till exempel lukt) för närboende, samt för skadedjur. Lämpligheten bedöms och miljöförvaltningen besvarar anmälan med ett bemötande eller ett föreläggande om försiktighetsmått. En anmäld kompost behöver då inte ha kärl för matavfall genom VA Syd, och måste i samband med sin anmälan meddela VA Syd detta. Miljöförvaltningen skickar därför en kopia av beslutet till VA Syd. Anmälan är liksom andra anmälningar belagd med avgift enligt Malmö stads taxa. Nr 5.2.8 Handlingar rörande anmälan om hemkompostering Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande om försiktighetsmått, anmälningsavgift. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 5.3 Hantera information om installation/skrotning av cistern Cisterner som rymmer mer än en kubikmeter spillolja eller brandfarlig vätska omfattas av tillsyn enligt miljöbalken. Dessa cisterner ska informeras om till miljönämnden vid nyinstallation, samt då de tas ur bruk. De omfattas även av en regelbunden kontroll (se process 6.1.1). En nyinstallerad cistern ska dessutom godkännas av en certifierad kontrollant. I samband med detta görs en bedömning om återkommande kontrollintervall. Om skada på cisternen påträffas kan miljöförvaltningen förelägga om förbud eller att reparation och ny kontroll ska utföras. Vid avställning av en cistern ska miljönämnden informeras genom ett skrotningsintyg. Nr 5.3 Handlingar rörande installation/skrotning av cistern Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan om installation Vision Bevaras Nej Installationsrapport Vision Bevaras Nej Bekräftelse på Vision Bevaras Nej kontrollrapport Beslut Vision Bevaras Nej Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Skrotningsintyg Vision Bevaras Nej Bekräftelse på avställning Vision Bevaras Nej 5.4 Hantera information om installation/skrotning av köldmedieanläggning Anläggningar som innehåller CFC/HCFC/HFC-köldmedier och andra f-gaser och där innehållet motsvarar 14 ton koldioxidekvivalenter eller mer, måste enligt förordningen (2016:1128) om fluorerade växthusgaser informeras (underrättas) tillsynsmyndigheten före installation eller konvertering. I förordningen framgår det att det även finns vissa undantag från skyldighet. Efter att underrättelse om installation/konvertering har inkommit till förvaltningen upprättas ett beslut om årlig tillsynsavgift (se process 9.1). De underrättelsepliktiga anläggningarna ska kontrolleras varje år (se process 6.1.2). Nr 5.4 Handlingar rörande installation/skrotning av köldmedieanläggning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Information om Vision Bevaras Nej Till exempel från byggföretag. installation/ konvertering Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Ifall anläggning har underrättelseplikt eller ej. Skrotningsintyg Vision Bevaras Nej Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 5.5 Hantera anmälan om solarieverksamhet enligt strålskyddslagen Verksamheter i offentliga miljöer som har solarium som upplåts till allmänheten är anmälningspliktiga enligt strålskyddslagen. Efter att anmälan inkommer till miljöförvaltningen görs en bedömning om anmälan är komplett. I de fall den behöver kompletteras kan verksamhetsutövaren föreläggas att inkomma med uppgifter. I samband med anmälan utförs alltid en inspektion av lokalen, där bland annat ventilation, hygienrutiner, egenkontroll, rätt utrustning samt lysrören i solariebäddarna kontrolleras. Verksamhetsutövaren måste även redovisa exponeringsscheman och övrig information och råd till kunderna. Upptäcks brister under inspektionen kan verksamhetsutövaren föreläggas om att åtgärda dessa. Påträffas inga avvikelser skickar miljöförvaltningen endast ut ett bemötande av anmälan, med ett intyg om utförd tillsyn och en bekräftelse på att verksamheten uppfyller hygienisk standard, egenkontroll och rätt solarieutrustning enligt gällande lagar. Därefter kan ärendet avslutas. En anmälan är förenad med en anmälningsavgift. Nr 5.5 Handlingar rörande anmälan om solarieverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan inkl. bilagor Vision Bevaras Nej Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Nr 5.5 Handlingar rörande anmälan om solarieverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Redovisande uppgifter Vision Bevaras Nej från verksamhetsutövaren Slutgiltig Vision Bevaras Nej inspektionsrapport /”intyg” 5.6 Hantera registrering av livsmedelsanläggning enligt livsmedelslagen Samtliga livsmedelsanläggningar, såväl nya verksamheter som tidsbegränsade och mobila verksamheter, ska anmälas till miljöförvaltningen för registrering. Även ägarbyten, ändring av bolagsform eller förändring i befintlig verksamhet ska anmälas. En anmälan kan göras via e-tjänst eller anmälningsblankett. I samband med att anmälningsblanketten skickas in till myndigheten, inkommer även kopia av ID-handling/fullmakt och en verksamhetsbeskrivning för livsmedelsanläggningen. Om anmälan sker via e-tjänst auktoriserar sig firmatecknare genom e-legitimation. En mer utförlig verksamhetsbeskrivning för livsmedelsanläggningen fylls i vid registreringsbesöket. Verksamhetsbeskrivningen utgör ett underlag för riskklassificeringen och för den löpande kontrollen av verksamheten (se process 9.4 resp. 7.1.1). I anslutning till verksamhetens öppnande utförs en kontroll av lokalen i syfte att se ifall denna uppfyller lagstiftningens krav samt bedöma hur systemet för egenkontroll fungerar (se process 7.1.1). Efter registreringsbesöket riskklassificeras verksamheten och beslut fattas om kontrollfrekvens (se process 9.4). Registrering av livsmedelsanläggning är belagd med en registreringsavgift. Anmälan som kommer in för verksamheter som inte uppfyller krav för livsmedelsverksamhet avskrivs och läggs till postlistan. Nr 5.6 Handlingar rörande registrering av livsmedelsanläggning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan om registrering Vision Bevaras Nej Bilaga kan innehålla kopia på ID- inkl. bilagor handling, denna får gallras så snart registreringen är fullständig. Utdrag från Bolagsverket Vision Bevaras, se Nej Ska bevaras så länge eller motsvarande kommentar. verksamheten är aktiv. Beslut Vision Bevaras Nej Faktura Ekot Gallras efter Nej Bifogas beslutet. 7 år Meddelande om Vision Bevaras Nej upphörande av verksamhet 6.1 Bedriva kontroll av periodisk rapport enligt miljöbalken 6.1.1 Bedriva kontroll av cisternrapport För de cisterner som har anmälningsplikt ska kontrollrapporter skickas in inom det beslutade kontrollintervallet för respektive cistern (se process 5.3). Kontrollen utförs av en certifierad kontrollant. I samband med granskning och eventuellt godkännande görs även en ny bedömning om tidsintervallet för den återkommande kontrollen. Finns det skador på cisternen som inte har åtgärdats kan miljöförvaltningen förelägga om förbud. För cisterner som inte har kontrollerats inom tidsintervallet ska beslut om miljösanktionsavgift fattas (se process 6.6). Nr 6.1.1 Handlingar rörande kontroll av cisternrapport Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kontrollrapport Vision Bevaras Nej Bemötande från MF Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande att lämna in rapport. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.1.2 Bedriva kontroll av köldmedierapport Den som är operatör ska årligen skicka in en rapport till miljöförvaltningen för de anläggningar som innehåller minst 14 ton koldioxidekvivalenter (både, stationära, mobila och anläggningar i fartyg) Detta är reglerat i förordningen (2016:1128) om fluorerade växthusgaser. För de rapporter som till exempel inte skickas in i tid eller där utföraren av kontrollen inte är certifierad ska beslut om miljösanktionsavgift fattas (se process 6.6). Nr 6.1.2 Handlingar rörande kontroll av köldmedierapport Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kontrollrapport inkl. Vision Gallras efter Nej bilagor 5 år 6.1.3 Bedriva kontroll av miljörapport Miljörapporter skickas in årligen, vilket är ett krav enligt miljöbalken för tillståndspliktiga miljöfarliga verksamheter. Verksamhetsutövarna skickar in dessa till portalen SMP (vilken länsstyrelsen/Naturvårdsverket ansvarar för) samt skickar kopia till miljöförvaltningen för granskning och godkännande. De verksamhetsutövare som inte skickar in miljörapport i tid beläggs med miljösanktionsavgift (se process 6.6). OBS! För att underlätta för handläggningen diarieförs miljörapporter i tillsynsärendet (i process 6.2.1). Nr 6.1.3 Handlingar rörande kontroll av miljörapport Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Miljörapport Vision Bevaras Kan Kan inkomma i flera versioner. förekomma, OSL 30 kap. 27 § Bemötande från MF Vision Bevaras Nej 6.1.4 Bedriva kontroll av kontrollprogram och analysresultat Kontrollprogram samt analysresultat är en del av tillsynsprocessen för miljöfarlig verksamhet och krav på sådana framgår ofta av tillstånden (se process 3.2.3). Dessa skickas in till tillsynsmyndigheten löpande. OBS! För att underlätta för handläggningen diarieförs kontrollprogram och analysresultat i tillsynsärendet (i process 6.2.1). Nr 6.1.4 Handlingar rörande kontroll av kontrollprogram och analysresultat Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kontrollprogram/ Vision Bevaras Kan Kan inkomma i flera versioner. analysresultat förekomma, OSL 30 kap. 27 § Bemötande från MF Vision Bevaras Nej 6.1.5 Bedriva kontroll av periodisk besiktning Det förekommer att större verksamhetsutövare som bedriver miljöfarlig verksamhet tar in en tredje part (konsult) som utövar intern tillsyn. Med besiktning menas vanligtvis en teknisk genomgång och granskning utifrån miljöskyddssynpunkt. Ibland medverkar även miljöförvaltningen vid besiktningen. Konsulten skickar alltid ett besiktningsprotokoll till miljöförvaltningen för kännedom, vilket sedan blir ett underlag för den löpande tillsynen. OBS! För att underlätta för handläggningen diarieförs protokoll vid periodisk besiktning i tillsynsärendet (i process 6.2.1). Nr 6.1.5 Handlingar rörande kontroll av periodisk besiktning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inbjudan/kallelse från Vision Bevaras Nej tredje part Besiktningsprotokoll Vision Bevaras Nej 6.1.6 Bedriva kontroll av årsrapport Finns det behov för tillsynen kan miljöförvaltningen förelägga om en årlig rapportering för verksamheter som regleras i miljöbalken och som inte redan har krav på miljörapportering. Krav på årsrapporter ställs framför allt på miljöfarliga verksamheter (C- och U-verksamheter). OBS! För att underlätta för handläggningen diarieförs årsrapporter i tillsynsärendet (i process 6.2.1). Nr 6.1.6 Handlingar rörande kontroll av årsrapport Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Årsrapport Vision Bevaras Kan Kan inkomma i flera versioner. förekomma, OSL 30 kap. 27 § Bemötande från MF Vision Bevaras Nej 6.2 Utöva planerad tillsyn över verksamhet enligt miljöbalken 6.2.1 Utöva planerad tillsyn av miljöfarlig verksamhet Miljöförvaltningen bedriver regelbunden tillsyn av miljöfarliga A-, B-, C- verksamheter samt U-verksamheter, för att kontrollera att de krav som regleras i miljöbalken uppfylls och att det finns en fungerande egenkontroll. Det är miljöförvaltningen som bedömer hur ofta och vad vid verksamheten som ska kontrolleras. Tillsynen utgörs av besök på plats, redovisande information från verksamheterna i form av exempelvis utredningar samt den periodiserade rapportering som i vissa fall är lagstiftad (till exempel miljörapporter, se process 6.1.3). A- och B-verksamheter besöker miljöförvaltningen flera gånger per år, främst för att kontrollera hur de krav som är reglerade i tillståndet uppfylls. Dessa verksamheter skickar regelbundet in olika typer av redovisande handlingar och har en kontinuerlig dialog med miljöförvaltningen. C-verksamheter kontrolleras inte lika ofta, och tillsynen av dessa utgörs bland annat kring kontroll av hur det eventuella föreläggandet om försiktighetsmått uppfylls (se process 5.2.1). Även U-verksamheter, d v s de verksamheter som varken är tillstånds- eller anmälningspliktiga men ändå bedöms ha en stor miljöpåverkan (till exempel bilverkstäder), kontrolleras i ett längre intervall. Miljöförvaltningens inspektioner av verksamheterna sker i regel antingen som systeminspektioner eller som temainspektioner. En systeminspektion är en mer övergripande inspektion, där miljöförvaltningen utför en systematisk kontroll av verksamheten. Vid en temainspektion blir verksamheten mer tematiskt kontrollerad utifrån olika specifika delar, så som avfall, buller eller energiförbrukning (se även process 3.4.2). Miljöförvaltningen utövar även energitillsyn gentemot små och medelstora företag som har en energianvändning över 300 MWh inom verksamheten. Dessa verksamheter har även möjlighet att ansöka om ett statligt energikartläggningsstöd. De verksamheter som får energitillsyn är ofta tillstånds- eller anmälningspliktiga verksamheter, där behovet av energitillsyn har fångats upp av miljöinspektörerna genom till exempel uppgifter om energianvändningen i miljö- eller årsrapporter. Tillsynsprocessen kan även ha kopplingar till andra processer, så som beslut om miljösanktionsavgift (se process 6.6) eller anmälan om misstanke om brott mot miljöbalken (se process 6.7). I samband med tillsynen kontrollerar miljöförvaltningen även att verksamheten är korrekt klassificerad i enlighet med Malmö stads taxa, samt beslutar om årlig tillsynsavgift (se process 9.1). Nr 6.2.1 Handlingar rörande planerad tillsyn av miljöfarlig verksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Tillsynsplanering Vision Bevaras Kan förekomma, OSL 30 kap. 27 § och 18 kap 8 § Skrivelse från MF inför Vision Bevaras Nej inspektion Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej VU:s redovisning över Vision Bevaras Kan utförda åtgärder förekomma, OSL 30 kap. 27 § och 18 kap 8 § Underlag, rapporter Vision Bevaras/ Kan Från och med den 2025-09-09 ska etcetera, från VU gallras, se förekomma, ritningar och kartor i ärenden kommentar OSL 30 kap. rörande skyddsobjekt som omfattas 27 § och 18 av 18 kap 8 § inte förvaras digitalt. kap 8 § Eventuell fysisk kopia på ritning/karta kan bevaras i låst skåp på vån 4 så länge den är relevant för ärendet. Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel förelägganden, förbud. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. 6.2.2 Utöva planerad tillsyn av mindre avloppsanläggning med mera Miljöförvaltningen är tillsynsmyndighet över alla avloppsanläggningar som inte är anslutna till det kommunala avloppsnätverket (och över annan toalett än wc). Inför tillsynsbesöket aviserar miljöförvaltningen inspektionen och skickar samtidigt ut en enkät där fastighetsägaren har möjlighet att på förhand informera om befintlig anläggning och eventuella planerade åtgärder. Utefter enkätsvaret bedöms ifall en inspektion krävs eller om fastighetsägaren i stället åläggs inkomma med en tillståndsansökan (se process 5.1.2) eller en anmälan om ändring av avloppsanläggning (se process 5.2.3). Fastighetsägaren har möjlighet att yttra sig om inspektionsrapporten från tillsynsbesöket innan beslut fattas av miljöförvaltningen. Beslutet kan vara förenat med vite, där exempelvis fastighetsägaren förbjuds släppa ut spillvatten från byggnaderna till befintlig anläggning. Förbudet gäller till dess att en ny avloppsanläggning är färdigställd, eller att fastighetsägaren kan styrka att fastigheten har kopplats till kommunalt spillvattennät. Fastighetsägaren kan även föreläggas att komplettera befintlig anläggning med fosforrening. Om avloppsanläggningen i stället uppfyller kraven kan ärendet avslutas direkt. Handläggningen debiteras enligt taxa i de fall som avvikelser eller brister i egenkontrollen konstaterats. Nr 6.2.2 Handlingar rörande planerad tillsyn av mindre avloppsanläggning med mera Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Aviseringsbrev Vision Bevaras Nej Enkät inkl. enkätsvar Vision Bevaras Nej Bemötande från MF på Vision Bevaras Nej enkätsvar Infordrade uppgifter från Vision Bevaras Nej fastighetsägare Information från MF Vision Bevaras Nej Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Yttrande från Vision Bevaras Nej fastighetsägare Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Handlingar som rör Vision Bevaras Nej Till exempel meddelande från uppföljningsarbetet fastighetsägare om anslutning till det kommunala avloppsnätet. 6.2.3 Utöva planerad tillsyn av hygienisk behandlingsverksamhet samt lokal och anläggning Den planerade tillsynen av anmälningspliktiga hygieniska behandlingsverksamheter sker ungefär vart tredje år. Det förekommer att miljöförvaltningen även utför tillsyn över verksamheter som inte är anmälningspliktiga, till exempel frisörsalonger eller verksamheter som utövar massage, men ofta sker detta i samband med olika projekt eller en inkommen anmälan om olägenhet (se process 6.4.2). Tillsynen bedrivs i enlighet med miljöbalken och övrig lagstiftning, samt Socialstyrelsens allmänna råd vad gäller lokalens utformning. Inspektionerna är ofta oanmälda. Vid anmärkningar ombeds verksamhetsutövaren åtgärda brister, och vid allvarliga brister kan verksamheten föreläggas med vite eller med förbud om stängning. Tillsynsärendet avslutas då samtliga åtgärder har redovisats samt miljöförvaltningen utfärdat ett slags intyg som bekräftar att verksamheten uppfyller hygienisk standard. Inom miljöförvaltningens tillsynsområde finns även tillsyn över tillfälliga boenden såsom hotell eller vandrarhem, samt övriga offentliga lokaler som till exempel idrottslokaler och gymverksamhet, biografer och konsertlokaler. Tillsynen över dessa följer den generella tillsynsprocessen, men ingår endast i miljöförvaltningens planerade tillsyn i form av projekt (till exempel ljudmätningar vid evenemang och i allmänna lokaler). Inkomna anmälningar om olägenheter utreds som händelsestyrd tillsyn (se process 6.4.2). Ovan nämnda verksamheter är inte anmälningspliktiga och betalar därmed inte heller någon årlig tillsynsavgift, i stället timdebiteras tillsynen av offentliga lokaler. Nr 6.2.3 Handlingar rörande planerad tillsyn av hygienisk behandlingsverksamhet samt lokal och anläggning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inspektionsrapport Vision Bevaras Nej Beslut Vision Bevaras Nej Till exempel föreläggande. Faktura med beslut om Ekot Gallras efter Nej Kan utöver Ekot även förvaras i timdebitering 7 år Vision. Redovisande uppgifter Vision Bevaras Kan från verksamhetsutövare förekomma, OSL 18 kap.