Funktionsstödsnämnden — 31 augusti 2026

1 § Kölista Lifecare Se kommentar OSL 26 kap. Uppdateras löpande. 1 § Lägenhetslistor Lifecare Se kommentar Nej Uppdateras löpande. Andrahandshyresavtal Papper 3 år, se OSL 26 kap. Upprättas i två exemplar. kommentar. 1 § Gallringsfristen gäller från att brukaren har flyttat. Underskrivet original på papper. Uppsägning av lägenhet Papper 3 år, se OSL 26 kap. Gallringsfristen gäller från kommentar 1 § uppsägning. Underskrivet original på papper. Genomförandeplan Lifecare 5 år/ bevaras OSL 26 kap. Papperskopia finns i 1 § genomförandeakten hos verksamheten. Daganteckningar Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. Även anteckningar från 1 § Boendeanvisningens process. Inkommande läkarintyg Papper 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Extern dokumentation Papper/Lifecare 5 år/ bevaras OSL 26 kap. Till exempel 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare Korrespondens av vikt Papper 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Redovisning av Papper 10 år OSL 26 kap. Kassabok, signeringslista brukares privata medel 1 § för hantering av privata medel, fullmakt för bankkort. Nyckelkvittenser, Papper 2 år OSL 26 kap. Gallringsfrist gäller från boendes nycklar 1 § återlämnande av nycklar. Dagböcker, Papper Vid inaktualitet Kan meddelandeböcker förekomma Närvaro- och Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. Underlag för debitering i frånvarorapporter 1 § de fall då brukare på LSS- boende tillfälligt vistas på annan plats (exempelvis sjukhus). Varningsbrev Papper/Platina 5 år/bevaras OSL 26 kap. Anmodan att vidta 1 § rättelse. Kan gälla ej betald hyra, buller. Kopia i personakt. Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering A vbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL 26 kap. Pappersutskriften finns i 1 § genomförandeakt. Avbrottsplan används vid driftstopp i Lifecare- Procapita, för att säkerställa att brukare får rätt vård när systemet ligger nere. Den består av vissa avskrifter av den sociala akten. Statistik Platina/ Se kommentar Nej Statistik av betydelse för elektroniskt verksamheten bevaras i Platina. Övrig statistik gallras vid inaktualitet. Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats som avser bostad med särskild service för barn eller ungdomar undantas från gallring (LSS 21 d §). 4.1.2. Hantera externa placeringar, LSS Om det inte är möjligt att erbjuda ett LSS-boende som tillgodoser brukarens behov inom Malmö stad kan en extern placering genomföras. Boendeanvisningen bereder ärendet till funktionsstödsnämndens arbetsutskott, som fattar beslut om extern placering. Boendeanvisningen ansvarar för att hitta en lämplig extern placering. Detta sker i första hand utifrån Kommunförbundets ramavtal, men om ingen lämplig placering finns inom avtalet kan Boendeanvisningen upphandla annan plats. 4.1.2 Handlingar rörande externa placeringar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Tjänsteskrivelse Platina Bevaras OSL Ärende till arbetsutskottet. 26 kap. 1 § Beslut Platina Bevaras OSL 26 kap. 1 § Beslutsunderlag Platina Bevaras OSL Ärende till arbetsutskottet. 26 kap. 1 § Kan vara myndighetens bedömning, information om verksamhet mm. Avtal om extern Papper/Platina 5 år/bevaras OSL Gäller bostad med placering 26 kap. 1 § särskild service och eventuellt daglig verksamhet. När ärendet är aktuellt förvaras (pappers)avtalet hos Boendeanvisningen, när ärendet inte är aktuellt flyttas (pappers)avtalet till brukarens akt. Uppsägning av avtal Papper/Platina 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § 4.2. Bedriva korttidsvistelse Insatsen korttidsvistelse regleras av 9 § sjätte punkten i LSS. Korttidsvistelse kan erbjudas både som en regelbunden insats och som en lösning vid akuta situationer. I korttidsvistelse ingår stödfamilj, helgvistelse samt korttidshem. Stödfamilj är en kommunövergripande verksamhet. En sekreterare med samordningsansvar arbetar med att rekrytera och utreda stödfamiljer. Sekreteraren ger även råd och stöd till stödfamiljerna. En stödfamilj tar emot ett barn eller en ungdom i sitt eget hem, vanligtvis ett veckoslut i månaden. Avsikten är att erbjuda stimulans och sociala kontakter, samtidigt som föräldrar och anhöriga får avlastning. Helgvistelse erbjuds till barn och unga med funktionsnedsättning i åldrarna 8 till 23 år. Ungdomen ska bo hemma hos sina föräldrar eller i familjehem, vara folkbokförd i Malmö och tillhöra personkrets 1. Helgvistelsen är 18 dygn om året, vilket motsvarar en helg i månaden, på en kolonigård utanför Malmö. Korttidshem innebär att personen tillfälligt bor i ett korttidshem. En plats på ett korttidshem är kostnadsfri för brukaren, däremot betalas en avgift för mat. 4.2 Handlingar rörande korttidsvistelse Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Daganteckningar Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Genomförandeplan Lifecare 5 år/bevaras OSL Papperskopia finns även i 26 kap. 1 § genomförandeakten hos verksamheten Avtal om korttidsvistelse Papper/Platina 5 år/bevaras OSL Avtal mellan Malmö stad 26 kap. 1 § och annan part Korrespondens av vikt Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Sekretessmedgivanden Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Inkommande läkarintyg Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Avbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL Finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL Till exempel 26 kap. 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare Personakt stödfamilj Papper 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § 4.3. Tillhandahålla ledsagare och avlösare enligt LSS Ledsagarservice är en insats enligt 9 § tredje punkten LSS och avlösarservice i hemmet är en insats enligt 9 § femte punkten LSS. Ledsagarservice ges till personer som inte på egen hand kan besöka vänner, resa, gå på fritidsaktiviteter med mera. Avlösarservice i hemmet är en insats för anhörig till barn, ungdom eller vuxen med funktionsnedsättning där avlösare kommer hem till familjen. Då biståndshandläggare har beviljat insatsen inkommer beställningen i Lifecare. Avlösare och ledsagare matchas med brukare och insatsen är därmed verkställd, varefter insatser dokumenteras i Lifecare. 4.3 Handlingar rörande ledsagning och avlösning enligt LSS Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kölista Lifecare Se kommentar OSL Uppdateras löpande. 26 kap. 1 § Beställning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL kap 26 1 § Kartläggning Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Verksamhetsanteckningar Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Uppdragsavtal Papper/Platina Bevaras OSL Förvaras hos 26 kap. 1 § verksamheten i pärmar. Avbrottsplan Papper/ Vid inaktualitet OSL 26 kap Finns på papper i Elektroniskt 1 § genomförandeakt och elektroniskt i G-mapp och på USB-minne. Månadsredovisning Papper/ 7 år OSL Underlag för debitering. timmar Elektroniskt 26 kap. 1 § Handlingar som inkommer på papper sparas på papper, de som inkommer på mejl sparas på USB- minne. Omkostnader Papper/ 7 år Kan Handlingar som inkommer Elektroniskt förekomma på papper sparas på papper, de som inkommer på mejl sparas på USB- minne. Sekretessparagraf beror på ärendet. Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap Till exempel 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare 4.4. Utföra personlig assistans Verksamheten verkställer beslut utifrån 9 § andra punkten LSS och Socialförsäkringsbalken (SFS 2010:110, 51 kap.). Om de grundläggande behoven överstiger 20 timmar per vecka är det Försäkringskassan som bedömer behovet av personlig assistans. Brukaren kan själv väl ja vem hen vill ha som utförare av assistansen, det vill säga kommunal eller privat utförare. Verksamheten är kommunövergripande och finansieras genom ersättning för varje utförd timme. 4.4 Handlingar rörande personlig assistans Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap 1 § Avtal med brukaren om Papper 5 år/bevaras OSL utförandet av personlig 26 kap. 1 § assistans Medgivande om att Papper 5 år/bevaras OSL inhämta information från 26 kap. 1 § Försäkringskassan Kopia på beslut från Papper 2 år OSL Gäller även besked om Försäkringskassan 26 kap. 1 § utbetalning Genomförandeplan Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Avbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL Finns i genomförandeakt 26 kap. 1 § Beslut om HSL-insatser Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Verksamhets- Lifecare 5 år/bevaras OSL anteckningar 26 kap. 1 § Korrespondens av vikt Papper 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Kopia av avtal mellan Papper 2 år OSL FK och brukare om att 26 kap. 1 § assistansersättning ska utbetalas till kommunen Tidsredovisning till Aiai/Papper 5 år OSL Debiteringsunderlag. F örsäkringskassan 26 kap. 1 § Kallas även FK-listor. Förekommer på papper. Assistansräkningar till Aiai/Papper 5 år OSL Skickas till Försäkringskassan 26 kap. 1 § Försäkringskassan. Debiteringsunderlag. Kopior på fakturor från Ekot/Papper 7 år i Ekot OSL assistansbolag 1 år på papper 26 kap. 1 § Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. Till exempel 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare. Handlingar gällande Platina Bevaras OSL 26 kap. Behovskartläggning, resor utomlands 1 § kopior på resehandlingar och beslut om godkännande av resa. Pappershandlingar förvaras i brukarens personakt. Tidsredovisning och assistansräkningar förvaras separat. 4.5. Tillhandahålla daglig verksamhet Rätt till insatsen daglig verksamhet regleras i 9 § tionde punkten LSS. Personer som tillhör personkrets 1 och 2 har rätt till insatsen och den gäller för personer i yrkesverksam ålder som inte arbetar eller befinner sig i utbildning. Beställning inkommer till arbetskonsulenterna på funktionsstödsförvaltningen, som förmedlar plats på daglig verksamhet. Arbetskonsulenterna kartlägger brukarens önskemål och behov vid ett första möte, därefter görs studiebesök i olika verksamheter. Brukaren erbjuds plats och planering inför insatsen görs. Beslutet verkställs genom att plats på daglig verksamhet tilldelas brukaren. Habiliteringsersättning utbetalas för deltagande i daglig verksamhet. 4.5 Handlingar rörande daglig verksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kölista Lifecare Se kommentar OSL Uppdateras löpande. 26 kap. 1 § Beställning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Verksamhets- Lifecare 5 år/bevaras OSL anteckningar 26 kap. 1 § Förändringsblankett Papper/elektroniskt Vid inaktualitet, OSL Används vid byte av senast efter 2 år 26 kap. 1 § daglig verksamhet. Genomförandeplan Lifecare 5 år/bevaras OSL Papperskopia finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten Avbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL Finns i genomförandeakt 26 kap. 1 § Överenskommelse med Papper Se kommentar OSL Gallras 2 år efter avslutad daglig 26 kap. 1 § insats. Gäller daglig verksamhet/arbetsplats verksamhet med enskild plats. Korrespondens av vikt Papper 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Underlag för utbetalning Hrutan/Personec P 2 år OSL av habiliterings- 26 kap. 1 § ersättning Uppföljning av Platina/Lifecare Se kommentar OSL Original skickas till verkställighet i daglig 26 kap. 1 § Försäkringskassan vid verksamhet begäran, kopia av begäran diarieförs i Platina (gallring 2 år). Anteckning förs in i Lifecare (5 år/bevaras). Statistik Platina/elektroniskt Se kommentar Nej Statistik av betydelse för verksamheten bevaras i Platina. Övrig statistik gallras vid inaktualitet. Uppföljning hos Platina/Papper 5 år/bevaras OSL Underlag för beslut om myndigheten 26 kap. 1 § annan insats mm. Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap 1 § 4.6. Tillhandahålla kontaktperson enligt LSS Insats om att tillhandahålla kontaktperson regleras i 9 § fjärde punkten LSS. En kontaktpersons uppdrag är att ge stöd till jämlika levnadsvillkor och ökad delaktighet för personer med funktionsnedsättning. Beställning om beviljad insats inkommer till kontaktpersonsverksamheten. Sedan matchas kontaktperson och brukare ihop. Avtal om kontaktpersonsuppdraget skrivs mellan kontaktperson och funktionsstödsförvaltningen. 4.6 Handlingar rörande kontaktperson LSS Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap 1 § Verksamhets- Lifecare 5 år/bevaras OSL anteckningar 26 kap. 1 § Uppdragsavtal Papper/Platina Bevaras OSL Gäller 26 kap. 1 § uppdragsanställning. Kartläggning Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Avbrottsplan Papper/ Vid inaktualitet OSL Finns på papper i Elektroniskt 26 kap. 1 § genomförandeakten och elektroniskt på USB. Statistik Platina/Elektroniskt Se kommentar Nej Statistik av betydelse för verksamheten bevaras i Platina. Övrig statistik gallras vid inaktualitet. Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL Till exempel 26 kap. 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare 4.7. Ge råd och stöd till personer med funktionsnedsättning Personligt ombud riktar sig till personer över 18 år med långvariga och omfattande psykiska funktionsnedsättningar som medför stora svårigheter i vardagen. Ett Personligt ombud hjälper till att bevaka rätten till självbestämmande, rätten till god vård, stöd och omsorg och lika villkor. Funktionsstöds- och tillgänglighetssamordnare arbetar med att vägleda, informera och sprida kunskap om tillgänglighet och funktionsrätt. De är delaktiga i arbetet med att identifiera och åtgärda tillgänglighetsbrister samt samordna olika forum för samverkan. I uppdraget kan också ingå att vara delaktiga i och bidra till samverkansprojekt som initieras av exempelvis funktionsrättsorganisationer. Arbetet sker inom förvaltning men även mot andra förvaltningar och externa aktörer såsom föreningar. 4.7 Handlingar rörande råd och stöd till personer med funktionsnedsättning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Rapporter om systemfel Kvalitetsavvikelser Bevaras OSL Inrapporterade från 26 kap. 1 § personligt ombud Korrespondens gällande Platina Bevaras Kan funktionsrätts- och förekomma tillgänglighetsfrågor Statistik Platina/elektroniskt Se kommentar Nej Statistik av betydelse för verksamheten bevaras i Platina. Övrig statistik gallras vid inaktualitet. 4.8. Tillhandahålla ställföreträdare Förvaltarenheten företräder Malmöbor som behöver särskilt stöd i ekonomiska, juridiska och sociala frågor. Förvaltarenheten tillhör organisatoriskt funktionsstödsförvaltningen men arbetar på uppdrag av enheten för överförmyndarärenden inom Arbetsmarknads- och socialförvaltningen, vilka även utövar tillsyn. Nya ärenden inkommer från överförmyndarnämnden, registreras och en akt skapas i Wärna. Daganteckningar förs löpande och varje år skapas en årsredovisning som skickas till överförmyndarnämnden för godkännande. När uppdraget avslutas skapas en slutredovisning. 4.8 Handlingar rörande ställföreträdare Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inkommande uppdrag Elektroniskt Vid inaktualitet OSL Inkommer från Över- 26 kap. 1 § förmyndaren via post, scannas sedan in. Daganteckningar Wärna 10 år OSL 26 kap. 1 § Förteckning över Elektroniskt/Wärna 10 år OSL egendom 26 kap. 1 § Kassabok E-Wärna Se kommentar OSL Underlag till års- och 26 kap. 1 § slutredovisning. Levereras till överförmyndarnämnden, se nämndens arkivredovisning. Årsredovisning/ Elektroniskt/Wärna 10 år OSL Skickas till Slutredovisning 26 kap. 1 § överförmyndarnämnden för godkännande och kommer sedan åter. Förvarades på papper fram till 2024. 5. Utföra insatser inom socialpsykiatri Funktionsstödsnämnden beslutar och verkställer insatser inom socialpsykiatrin till vuxna med psykiska funktionsnedsättningar och psykiska sjukdomar (Reglemente för funktionsstödsnämnden, 7–8 §§). Insatserna regleras enligt 4 kap. 1 § socialtjänstlagen (SoL), men det finns även öppna insatser riktade till målgruppen inom socialpsykiatri. 5.1. Tillhandahålla ledsagare och avlösare enligt SoL Den som vårdar en närstående i hemmet kan få avlösning av personal för att kunna disponera tid till egna aktiviteter. En äldre person, eller någon med funktionsnedsättning, som behöver hjälp med att delta i aktiviteter utanför hemmet kan beviljas ledsagning. Ledsagning kan även beviljas för ett specifikt tillfälle som en utflykt eller resa. 5.1 Handlingar rörande avlösare/ledsagare enligt SoL Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kölista Lifecare Se kommentar OSL Uppdateras löpande. 26 kap. 1 § Beställning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL kap 26 1 § V erksamhetsanteckningar Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Uppdragsavtal Papper/Platina Bevaras OSL Förvaras hos 26 kap. 1 § verksamheten i pärmar. Kartläggning Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Avbrottsplan Papper/ Vid inaktualitet OSL 26 kap Finns på papper i Elektroniskt 1 § genomförandeakt och elektroniskt i G-mapp och på USB-minne. Månadsredovisning Papper/ 7 år OSL Underlag för debitering. timmar Elektroniskt 26 kap. 1 § Handlingar som inkommer på papper sparas på papper, de som inkommer på mejl sparas på USB- minne. Omkostnader Papper/ 7 år Kan Handlingar som inkommer Elektroniskt förekomma på papper sparas på papper, de som inkommer på mejl sparas på USB- minne. Sekretessparagraf beror på ärendet. Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap Till exempel 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare 5.2. Tillhandahålla kontaktperson enligt SoL Den som på grund av funktionsnedsättning eller av andra skäl möter stora svårigheter i sin vardag och som behöver stöd utanför hemmet för att bryta isolering, kan ansöka om kontaktperson. Att vara kontaktperson är ett förtroendeuppdrag och därmed inte en anställning. 5.2 Handlingar rörande kontaktperson enligt SoL Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL Från 26 kap. 1 § biståndshandläggare. Uppdragsavtal Papper/Platina Bevaras OSL Gäller 26 kap. 1 § uppdragsanställning. Kartläggning Lifecare 5 år/bevaras OSL Papperskopia finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten Avbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL Finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten Verksamhets- Lifecare 5 år/bevaras OSL anteckningar 26 kap. 1 § Statistik Platina Bevaras Nej Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL Till exempel 26 kap. 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare 5.3. Tillhandahålla boendestöd och samlarteamet Boendestödets uppdrag syftar till att motivera och ge rehabiliterande stöd till vuxna personer med långvarig psykisk ohälsa eller psykisk sjukdom, i eller utanför personens egna hem. Det slutgiltiga målet är att individen ska bli självständig. Samlarteamet erbjuder stöd till personer med samlarsyndrom som upplever att samlandet har blivit ett problem i vardagen. Insatserna är biståndsbedömda (enligt SoL 11 kap. 1 §), där ansökan, handläggning och beslut sker hos biståndshandläggare på myndigheten inom funktionsstödsförvaltningen. Beställning inkommer till boendestödsverksamheten/samlarteamet som utför insatserna. 5.3 Handlingar rörande boendestöd och samlarteamet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställning av insats Lifecare/Procapita 5 år/bevaras OSL Från 26 kap. 1 § biståndshandläggare. Genomförandeplan Lifecare 5 år/bevaras OSL Papperskopia finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten Avbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL Finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten Daganteckningar Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Överenskommelser med Papper 5 år/bevaras OSL brukare 26 kap. 1 § Korrespondens av vikt Papper 5 år/bevaras OSL kap. 26 1 § Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL Till exempel kap. 26 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare. 5.4 Tillhandahålla insatser utan individuell behovsprövning Den nya Socialtjänstlag som trädde i kraft 2025 syftade till att stärka individens självbestämmande och sänka trösklarna för att ta del av socialtjänstens insatser. I samband med den nya lagen beslutade funktionsstödsnämnden om vilka insatser inom nämndens ansvarsområde som får ges utan behovsprövning. Vissa av insatserna har dokumentationskrav, detta beslutas av nämnden. 5.4.1 Tillhandahålla insatser utan individuell behovsprövning med dokumentationskrav ACT-teamet är ett samarbete med vuxenpsykiatrin och sker till stor del i vardagsmiljö. ACT-teamet arbetar långsiktigt och erbjuder både sociala stödinsatser och psykiatrisk behandling. IPS-teamet arbetar med arbetsrehabiliteringsmetoden IPS. Koloniverksamhet äger rum på sommaren och är till för barn och unga från 8-18 år med intellektuell funktionsnedsättning och/eller autism. Ungdomen ska bo hemma hos sina föräldrar eller i familjehem och vara folkbokförd i Malmö. Handkraft är en sysselsättningsverksamhet för personer med psykisk ohälsa. Deltagarna kan välja mellan olika sysselsättningar och byta när de vill. 5.4.1 Handlingar rörande insatser utan individuell behovsprövning med dokumentationskrav Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Genomförandeplan Lifecare 5 år/bevaras OSL För FACT/ACT/IPS även 26 kap. 1 § kallad Arbetsplan. Papperskopia finns i genomförandeakten. Avbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL Finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten. Daganteckningar Lifecare / Journal 5 år/bevaras OSL Handkraft använder Digital 26 kap. 1 § Journal Digital. Korrespondens av vikt Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Statistik Platina Bevaras Nej 5.4.2 Tillhandahålla insatser utan individuell behovsprövning utan dokumentationskrav Socialpsykiatriska teamet ger råd, stöd och konsultation och kan hjälpa den med psykisk ohälsa att kartlägga sina behov, hjälpa till i kontakter med socialtjänst och sjukvård eller med att hitta rätt personer för att hen ska kunna ansöka om stöd. Anhörigkonsulenter i funktionsstödsförvaltningen arbetar med stöd för anhöriga till förvaltningens målgrupp. Det finns möjlighet att ha enskilda rådgivande samtal med anhörigkonsulenterna och/eller att delta i en anhöriggrupp. Grupper startas när tillräckligt många har anmält intresse, och kan ha olika upplägg beroende på behov och önskemål. Anhörigkonsulenten erbjuder även stöd till förvaltningens verksamheter i frågor som rör stöd till anhöriga. Fritiden är en verksamhet som har som mål att öka möjligheterna för personer som omfattas av LSS att ta del av samhällets fritids- och kulturutbud. Fritidens huvuduppdrag är att ansvara för administration och hantering av Malmönyckeln samt att delta i Friskusmöten. Syninstruktörerna arbetar kommunövergripande och ger stöd och service åt synskadade, samt erbjuder kostnadsfria föreläsningar för all personal inom vård och omsorg. Verksamheten är inte lagreglerad och stödet ges utan individuell behovsprövning. Verksamheten är anslagsfinansierad. 5.4.2 Handlingar rörande insatser utan individuell behovsprövning utan dokumentationskrav Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Månadsblad/program Papper/Platina Bevaras, se Nej Gäller för kommentar Mötesplatsernas och Anhörigkonsulenternas verksamhet. Minst ett arkivexemplar bevaras på papper. Skickas in årsvis. Korrespondens av vikt Platina Bevaras OSL gällande anhörigstöd 26 kap. 1 § Vårdtagarkort Papper 5 år OSL Syninstruktörerna noterar 26 kap. 1 § uppgifter av tillfällig betydelse. Ansökan om Elektroniskt Vid inaktualitet, OSL Fritiden. Malmönyckeln senast efter 2 år 26 kap. 1 § Statistik Platina/ Se kommentar Kan Statistik av betydelse för elektroniskt förekomma verksamheten bevaras i Platina. Övrig statistik gallras vid inaktualitet. Om sekretess förekommer ska handlingen registreras enligt OSL. Skickas in årsvis. 5.5 Anordna särskilt boende Särskilda boenden finns för de människor som inte längre kan bo kvar hemma för att de har ett omfattande behov av vård och omsorg eller inte längre känner sig trygga hemma. I Malmö finns vårdboenden och gruppboenden där det ges service, omvårdnad och tillsyn dygnet runt. 5.5.1 Verkställa beslut om särskilt boende Särskilt boende utreds av funktionsstödsförvaltningen enligt socialtjänstlagen. Särskilt boende är ett eget boende med vanligt hyreskontrakt. Efter ansökan görs en utredning av biståndshandläggare och därefter meddelas Boendeanvisningen som förmedlar korttidsplatser (psykiatrisk inriktning) och platser på särskilda boenden inom och utom Malmö. Om korttidsboendena har somatisk inriktning köps platser in av hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen via deras sektion för boende och förmedling. Vid dödsfall meddelas Boendeanvisningen att ledig lägenhet finns. Avslut görs för att stoppa avgifter för hyra och omvårdnad. 5.5.1 Handlingar rörande verkställande av beslut om särskilt boende Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Genomförandeplan Lifecare 5 år/bevaras OSL Papperskopia finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten Avbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL Finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten Daganteckningar Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Närvaro- och Lifecare 5 år/bevaras OSL Underlag för debitering. frånvarorapport 26 kap. 1 § Varningsbrev Papper/Platina 5 år/bevaras OSL Anmodan om att vidta 26 kap. 1 § rättelse. Kan gälla ej betald hyra, buller. Kopia i personakt. Fallrapport Kvalitetsavvikelser/ Bevaras OSL Avser avvikelse. Lifecare 26 kap. 1 § Registreras i avvikelse- hanteringssystem. Anteckning görs i Lifecare Uppgifter om Lifecare 5 år/bevaras OSL Antecknas i kontaktmannaskap 26 kap. 1 § genomförandeplanen och uppdateras fortlöpande till exempel vid byte av kontaktman. Redovisning av boendes Papper 10 år OSL Varje brukare har en egen privata medel 26 kap. 1 § kassabok i sitt värdeskåp. Avslut av verkställighet Lifecare Vid inaktualitet OSL Kan göras av chef. 26 kap. 1 § Avgiftshandläggare stoppar hyra- och omvårdnadsavgift. Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL Till exempel 26 kap. 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare. 5.5.2 Bedriva stödhusverksamhet Stödhuset är ett boende riktade till hemlösa personer med ett aktivt missbruk och psykisk ohälsa, så kallad samsjuklighet. Stödhusets verksamhet innehåller inte något behandlingsarbete utan är ett socialt stödboende med långsiktiga mål för en bättre fungerande livs- och boendesituation. Boendet drivs av funktionsstödsförvaltningen och är kommunövergripande. Placering sker via Arbetsmarknads- och socialförvaltningen som beviljar bistånd till boendet. När en remiss inkommit så görs en bedömning utifrån personens individuella behov och om Stödhuset är rätt resurs för den enskilde. 5.5.2 Handlingar rörande stödhusverksamhet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inkommen remiss Papper 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Genomförandeplan Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Daganteckningar Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Överenskommelser Papper 5 år/bevaras OSL Till exempel 26 kap. 1 § överenskommelse om boende med bilagor, förvaring av bohag samt samtycke. Nyckelkvittens Papper 2 år, se OSL Gallringsfrist gäller från kommentar 26 kap. 1 § återlämnande av nycklar. Statistik Platina/elektroniskt Se kommentar Nej Statistik av betydelse för verksamheten bevaras i Platina. Övrig statistik gallras vid inaktualitet. 5.5.3 Hantera externa placeringar enligt SoL Om det inte är möjligt att erbjuda ett SoL-boende som tillgodoser brukarens behov inom Malmö stad kan en extern placering genomföras. Boendeanvisningen ansvarar för att hitta en lämplig extern placering. Detta sker i första hand utifrån Skånes Kommuners ramavtal, men om ingen lämplig placering finns inom avtalet kan Boendeanvisningen upphandla annan plats. 5.5.3 Handlingar rörande externa placeringar (SoL) Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Avtal Platina 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Uppsägning av avtal Platina 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § 6. Utföra insatser inom hälso- och sjukvård Funktionsstödsförvaltningen ansvarar för att inom sitt område fullgöra de uppgifter som ankommer på vårdgivaren för kommunens hälso- och sjukvård och den hälso- och sjukvård som ges av förvaltningens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal. Särskilt rörande patientjournaler: Enligt patientdatalagen (PdL, SFS 2008:355) ska patientjournaler bevaras i minst tio år efter sista anteckning. Då en patientjournal är aktuell under lång tid rekommenderas numera att den ska bevaras i sin helhet. Se gallring/bevarande- kolumn under respektive process. 6.1 Besluta och utföra hälso- och sjukvårdsinsatser 6.1.1 Tillhandahålla kommunal hälso- och sjukvård En patients kontakt med den kommunala hälso- och sjukvården initieras ofta av en remiss eller i samverkan vid utskrivning från slutenvården. Beroende på vilken vård som utförs förekommer sedan olika typer av journalhandlingar. I arkivförteckningen nedan redovisas handlingar som rör vården av en patient men fler typer av journalhandlingar kan förekomma. I dessa fall är patientdatalagens definition av en journalhandling vägledande för vad som ska ingå i en patientjournal (1 kap. 3 § PdL). 6.1.1 Handlingar rörande kommunal hälso- och sjukvård Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Remiss Procapita Bevaras OSL Även egenremisser, 25 kap. 1 § internremisser och inkomna ansökningar till Habiliteringen. Loggbok för remisser Papper 2 år, se OSL Är inte en journalhandling kommentar 25 kap. 1 § utan en bok som fylls i fortlöpande och gallras 2 år efter att den är fulltecknad. Bekräftelse och svar på Procapita Bevaras OSL remiss 25 kap. 1 § Journalanteckningar* Procapita Bevaras OSL 25 kap. 1 § Journalkopior från Procapita Bevaras OSL Till exempel epikriser, vårdgivare utanför 25 kap. 1 § röntgensvar, Malmö stad journalanteckningar och laboratorielistor. Sårvårdsjournal Procapita Bevaras OSL 25 kap. 1 § Förbrukningsjournal för Papper/MCSS 10 år, se OSL Gallras 10 år efter att narkotika kommentar 25 kap. 1 § sista uppgiften förts in. Signeringslista Papper/MCSS 10 år OSL 25 kap. 1 § Läkemedelslista Papper 10 år, se OSL Avser utskrifter från kommentar 25 kap. 1 § Pascal eller motsvarande läkemedelslistor som inkommer från andra vårdgivare. Gallras 10 år efter att handlingen inkommit. Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Samtycke Procapita Bevaras OSL till exempel vid 25 kap. 1 § utlämnande av journal till annan vårdgivare. Notering görs i Procapita vid muntligt samtycke. Videofilmer Elektroniskt, se Bevaras, se OSL Videofilmer som bedöms kommentar kommentar 25 kap. 1 § vara journalhandlingar ska sparas tillsammans med patientens digitala journal, alternativt på en säker server. Fotografier Procapita Bevaras OSL Fotografier på papper 25 kap. 1 § skannas till Procapita. Digitala fotografier importeras till Procapita. Format fotografier ska överensstämma med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:2). Tränings- och Procapita Bevaras OSL behandlingsprogram 25 kap. 1 § Beslutstöd (ViSam) Papper/elektroniskt Vid inaktualitet, OSL Får gallras efter att se kommentar 25 kap. 1 § uppgifterna dokumenterats i Procapita. Underlag för aktivitets- Procapita Bevaras OSL och funktionsbedömning 25 kap. 1 § Hembesöksrapport Procapita Bevaras OSL 25 kap. 1 § Avbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL Utskrift från Procapita. 25 kap. 1 § Förvaras i patientens pappersjournal. Avtal med Platina Bevaras Nej Gäller Habiliteringen, kranskommuner insatser kan köpas av kranskommuner. Begäran om att spärra Procapita Bevaras OSL eller häva spärr av 25 kap. 1 § journal Borttagning av Platina/Papper Bevaras OSL 25 kap dokument/bedömningsin 1 § strument som blivit infogat på fel patient i Procapita HSL Egenvårdsintyg Procapita Bevaras OSL 25 kap 1 § 6.1.2 Förskriva medicinskteknisk produkt och hjälpmedel Hjälpmedel ingår under begreppet medicintekniska produkter (MTP). Den som har någon form av funktionsnedsättning kan efter förskrivning kostnadsfritt få låna hjälpmedel för att klara vardagen bättre. Utsedd förskrivare ansvarar för förskrivningsprocessen. Hjälpmedlet beställs från Hjälpmedelscentrum Malmö stad via IT-stödet WebSesam. 6.1.2 Handlingar rörande förskrivning av medicinteknisk produkt och hjälpmedel Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Journalanteckningar* Procapita Bevaras OSL Omfattar bedömning, 25 kap. 1 § riskanalys, förskrivning/ordination och uppföljning. Beställning Sesam2 Vid inaktualitet Nej Individuell anvisning Procapita Bevaras OSL Utskrift/separat ifylld 25 kap. 1 § anvisning lämnas till patient. 6.1.3 Delegera hälso- och sjukvårdsuppgift Vid överlämning av uppdrag enligt HSL (hälso- och sjukvårdslagen) bedöms kompetens hos utföraren. När delegering beslutats skickas detta fysiskt eller digitalt till utföraren. 6.1.3 Handlingar rörande delegering av hälso- och sjukvårdsuppgift Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kunskapstest Papper/e-lärande Vid inaktualitet, Nej Får gallras när ett nytt test se kommentar görs eller delegeringen avslutas. Bedömning av kunskap och kompetens. Delegering Procapita/MCSS 10 år Nej Avser underlag och beslut. Även omprövning och återkallande. Delegering rörande personlig assistans förvaras i MCSS, övriga i Procapita. Underskriven Papper/MCSS Se kommentar Nej Original lämnas till delegeringsblankett utförare. Legitimerad personal sparar en kopia som får gallras 3 år efter att delegeringen avslutats. 6.2 Hantera medicinsktekniska produkter Varje verksamhet ansvarar för viss hantering av medicintekniska produkter utifrån lagstiftning och gällande rutiner i Malmö stad. Hjälpmedelscentrum ligger administrativt under funktionsstödsförvaltningen men arbetar förvaltningsövergripande för FSF och HVOF med hantering av produkterna. 6.2.1 Administrera medicinskteknisk produkt Hjälpmedel köps in av Hjälpmedelscentrum och hyrs sedan ut till förvaltningarna. Varje hjälpmedel har ett specifikt ID-nummer vilket gör att det finns spårbarhet. 6.2.1 Handlingar rörande administrering av medicinteknisk produkt Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställning av Sesam2 Vid inaktualitet Nej hjälpmedel Inköpsförslag Sesam2 Vid inaktualitet Nej Handlingar angående Sesam2 Vid inaktualitet Nej Orderbekräftelser inköp av hjälpmedel Godsmottagning Sesam2 Vid inaktualitet Nej Plocklista Papper/Sesam2 Vid inaktualitet Nej Följesedel från Papper Vid inaktualitet Nej leverantör till Hjälpmedelscentrum Fakturering av Ekot 7 år Nej månadshyra 6.2.2 Anmäla tillbud till Läkemedelsverket Om ett allvarligt tillbud eller en negativ händelse inträffar med en medicinteknisk produkt har enhetschef på Hjälpmedelscentrum anmälningsplikt gentemot Läkemedelsverket. 6.2.2 Handlingar rörande anmälan av tillbud till Läkemedelsverket Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Avvikelse, tillbud, olycka Kvalitetsavvikelser Bevaras OSL 25 kap. 1 §, OSL 26 kap. 1 § Utredning Kvalitetsavvikelser Bevaras Nej Anmälan om allvarligt Elektroniskt/Platina Bevaras Nej Via Läkemedelsverkets tillbud eller negativ hemsida. händelse Avslutsbrev Elektroniskt/Platina Bevaras Nej Från Läkemedelsverket. Viktigt säkerhets- Elektroniskt/Platina Bevaras Nej Från tillverkare. meddelande till marknaden i samband med korrigerande åtgärder 6.2.3 Kontroll och felanmälan av medicintekniska produkter Verksamheterna ansvarar för viss kontroll och rengöring av de medicintekniska produkter (MTP) som finns i verksamheten. Hjälpmedelscentrum ansvarar för reparation och kontroll av de produkter som hanteras av Hjälpmedelscentrum. 6.2.3 Handlingar rörande kontroll och felanmälan av medicintekniska produkter Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anvisning för kontroll av Papper Se kommentar OSL Förvaras i respektive MTP 25 kap. 1 § verksamhet. Lämnas till patient och ingen kopia sparas. Åtgärdslista för kontroll Papper Vid inaktualitet OSL Förvaras i respektive av MTP 25 kap. 1 § verksamhet. Beställning av Sesam2 Vid inaktualitet OSL reparation av MTP 25 kap. 1 § Besiktningsprotokoll Sesam2 Vid inaktualitet Nej Finns på papper hos de personlyft verksamheter som har egenägda lyftar som Hjälpmedelscentrum besiktigar. Verksamheten ansvarar själv för att hantera dessa. Besiktningsprotokoll Papper 3 år Nej Dokumenteras i lyftsele patientjournal. Register över Sesam2 Vid inaktualitet Nej De medicintekniska verksamhetens produkter som beställs via medicintekniska Hjälpmedelscentrum produkter 6.2.4 Ansvarsfördelning för medicinteknisk produkt Enligt ”Socialstyrelsens föreskrifter om användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården” (HSLF-FS 2021:52), har vårdgivaren ansvar att säkerställa kvalitetssystem och riktlinjer för medicintekniska produkter. Dokumentet ”Kvalitetssäkring av medicintekniska produkter” beskriver Malmö stads ansvarsfördelning för användning, förskrivning, utlämnande och rapportering av negativa händelser gällande medicintekniska produkter. 6.2.4 Handlingar rörande ansvarsfördelning för medicinteknisk produkt Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Uppdrag att fullgöra Papper/Platina Bevaras Nej Originalet förvaras hos ledningsuppgifter uppdragsgivaren i avseende MTP respektive verksamhet. 7 Kvalitetssäkra och utföra kontroll 7.1 Anmäla händelser som medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada (Lex Maria) Bestämmelser för lex Maria finns i 3 kap. 5 § i Patientsäkerhetslag (SFS 2010:659) samt i Inspektionen för vård och omsorgs föreskrifter om anmälan av händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada (HSLFS-FS 207:41). Bestämmelserna innebär att en vårdgivare är skyldig att anmäla till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om en patient i samband med hälso- och sjukvård drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av en allvarlig vårdskada. MAS/MAR gör en internutredning och begär in skriftliga redogörelser från berörda samt andra kompletterande handlingar. Efter beslut om att göra en lex Maria-anmälan till IVO lämnas information till funktionsstödsnämndens arbetsutskott. 7.1 Handlingar rörande anmälan enligt lex Maria Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Utredning/åtgärdsplan Platina Bevaras OSL Innehåller förteckning 25 kap. 1 § över bilagor, till exempel kopia på rutiner och journalutdrag. Anmälan lex Maria Platina Bevaras OSL 25 kap. 1 § Tjänsteskrivelse Platina Bevaras OSL 25 kap. 1 § Beslut Platina Bevaras Nej Bekräftelse från IVO Platina Bevaras OSL 25 kap. 1 § Begäran om Platina Bevaras Kan komplettering från IVO förekomma Komplettering till IVO Platina Bevaras OSL 25 kap. 1§ Beslut från IVO Platina Bevaras Nej Följebrev Platina Bevaras Kan Kan förekomma om beslut f örekomma från IVO förmedlas till patient med post. 7.2 Anmäla missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden inom socialtjänsten (Lex Sarah) Bestämmelser för lex Sarah finns i SoL 27 kap. 5 § samt LSS 24 b § och innebär att anställda ska rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden inom förvaltningen. Ansvarig utredare begär sedan in underlag för utredning enligt lex Sarah. Bedöms ärendet inte uppfylla de formella kriterierna för lex Sarah ska det omklassificeras i enlighet med funktionsstödsförvaltningens delegationsordning. Utredning lex Sarah anmäls i Platina till funktionsstödsnämndens arbetsutskott som beslutar om ärendet ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) eller om det kan hanteras inom det systematiska kvalitetsarbetet. Lex Sarah- ärendet diarieförs och avvikelsenumret från förvaltningens avvikelsehanteringssystem anges i utredningen. 7.2 Handlingar rörande anmälan enligt lex Sarah Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Synpunkter, avvikelser, Kvalitetsavvikelser/ Bevaras OSL 26 kap. klagomål Platina 1 § Omklassificering Platina Bevaras Nej Diarieförs i en samlad missförhållande rapport två gånger om året Utredning lex Sarah Kvalitetsavvikelser/ Bevaras OSL 26 kap. Platina 1 § Tjänsteanteckning Platina Bevaras OSL 26 kap. 1 § kan förekomma Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Bekräftelse från IVO Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Anmälan till IVO Platina Bevaras Nej Kan innehålla utredning Begäran om Platina Bevaras OSL 26 kap. komplettering från IVO 1 § Komplettering till IVO Platina Bevaras OSL 26 kap. 1 § Beslut från IVO Platina Bevaras Nej Korrespondens Platina Bevaras OSL 26 kap. Även begäran om 1 § anstånd Årsrapport Platina Bevaras Nej 7.3 Hantera avvikelser och klagomål Funktionsstödsförvaltningen har ett ständigt pågående arbete med kvalitetsutveckling för verksamheter inom vård och omsorg. Avvikelsehanteringen är en del i det systematiska kvalitetsarbetet och syftar till att upptäcka och förebygga brister i organisationen. Förutom interna avvikelser ska klagomål och synpunkter som kommer från enskilda (medborgare, brukare med mera) registreras. 7.3 Handlingar rörande avvikelser och klagomål Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Avvikelserapport Kvalitetsavvikelser Bevaras OSL 25 kap. Även åtgärdsförslag och 1 §, OSL 26 godkännande av åtgärd. kap. 1 § Klagomål, synpunkter* Kvalitetsavvikelser/ Bevaras OSL 25 kap. Kan inkomma från Platina/ 1 §, OSL 26 formulär på malmo.se, Papper kap. 1 § telefon, e-post eller post. Avser även externa avvikelser från externa parter. Se särskild rutin för vilket system handlingen ska förvaras i. Utredning Kvalitetsavvikelser/ Bevaras OSL 25 kap. Utredningar Lex Sarah Platina 1 §, OSL 26 och Lex Maria förvaras kap. 1 § även i Platina. Svar på klagomål, Kvalitetsavvikelser/ Bevaras OSL 25 kap. synpunkter Platina 1 §, OSL 26 kap. 1 § Korrespondens Platina Bevaras OSL 25 kap. 1 §, OSL 26 kap. 1 § Tjänsteanteckning Platina Bevaras OSL 25 kap. 1 §, OSL 26 kap. 1 § Inkomna svar på Kvalitetsavvikelser Se kommentar OSL 25 kap Avser avvikelse som skett externa avvikelser 1 § hos annan vårdgivare. Avvikelsen registreras och expedieras av SAS/MAS/MAR i systemet. * Avser ärenden som rör brukare och patienter inom vård och omsorg. Det förekommer också att inkommande klagomål och synpunkter registreras i Platina, i dessa fall hålls ärendet samlat i Platina 7.4 Hantera tillsyn från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Inspektionen för vård och omsorg (IVO) utövar tillsyn mot förvaltningens verksamheter genom att utföra inspektioner i verksamheterna och genom att granska beslut som inte verkställts inom 3 månader. 7.4.1 Hantera IVO:s granskning av ej verkställda beslut Denna process beskriver när funktionsstödsnämnden inte har verkställt beslut om insats för en person. Begäran om yttrande kommer från Inspektionen för vård och omsorg (IVO). När begäran kommer registreras ärendet och beslutsplaneras till funktionsstödsnämndens arbetsutskott. Utredare utses och utredning påbörjas. Det är arbetsutskottet som enligt delegationsordningen beslutar i ärendet, inklusive utredning och yttrande. IVO beslutar sedan i ärendet genom att avsluta ärendet eller förorda förvaltningsrätten att utdöma vite. Förvaltningen gör även en övergripande rapport om ej verkställda beslut till stadsrevisionen och kommunfullmäktige. Handlingar som rör detta återfinns i process 3.1. 7.4.1 Handlingar rörande IVO:s granskning av ej verkställda beslut Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Begäran om yttrande Platina Bevaras OSL 26 kap. och handlingar 1 § Begärda handlingar Platina Bevaras OSL 26 kap. Utredning och beslut kring 1 § insatsen. Kan även innehålla åtgärdsplan. Innehåller bilagor, till exempel kopia på rutiner, skriftliga redogörelser och journalutdrag. Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Tjänsteanteckning Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Yttrande till IVO Platina Bevaras OSL 26 kap. 1 § Förslag till beslut från Platina Bevaras OSL 26 kap. Gäller vite. Skickas även IVO 1 § till förvaltningsrätten. Synpunkter på förslag Platina Bevaras Nej Yttrande till förvaltningsrätten Beslut från IVO Platina Bevaras Nej Dom Platina Bevaras Nej Från förvaltningsrätten Korrespondens Platina Bevaras Nej 7.4.2 Hantera inspektion från IVO Inspektionen för vård och omsorg (IVO) genomför inspektioner vid verksamheter som bedrivs enligt LSS och SoL. Inspektionerna kan ske efter att klagomål inkommit, vid slumpmässiga kontroller eller genom frekvenstillsyn. IVO inkommer först med ett tillsynsmeddelande och efter inspektionen inkommer IVO med ett inspektionsprotokoll. Vid upptäckta brister kan nämnden uppmanas inkomma med yttrande och handlingar. Om inga brister upptäcks eller när IVO godkänt de åtgärder som vidtagits avslutas ärendet. Nämnden är skyldig att anmäla sina verksamheter och ändringar i verksamheterna till IVO, via Omsorgsregistret. Att anmäla betyder i denna process att nämnden berättar för IVO vilka verksamheter nämnden har och om ändringar i dessa. 7.4.2 Handlingar rörande inspektion från IVO Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Anmälan av verksamhet Se kommentar Se kommentar Nej Avser ny verksamhet, till IVO ändring i verksamhet och avslut av verksamhet. Anmälan görs via IVO:s digitala registertjänst Omsorgsregistret. Inspektionsmeddelande Platina Bevaras Nej Begäran om uppgifter Platina Bevaras OSL 26 kap. och handlingar inför 1 § tillsyn Protokoll från inspektion Platina Bevaras OSL 26 kap. Kan innehålla 1 § kommunicering av beslutsunderlag. Begäran om yttrande Platina Bevaras Nej och handlingar vid upptäckta brister Tjänsteanteckning Platina Bevaras Kan förekomma, OSL 26 kap. 1 § Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Funktionsstödsnämndens beslut Yttrande Platina Bevaras OSL 26 kap. 1 § Beslut från IVO Platina Bevaras OSL 26 kap. 1 § Beslut från domstol Platina Bevaras OSL 26 kap. Oftast beslut från 1 § förvaltningsrätten Korrespondens Platina Bevaras Nej 7.5 Hantera begäran om synpunkt från Patientnämnden Patientnämnden i Region Skåne hjälper patienter och anhöriga med den information de behöver för att kunna ta tillvara sina intressen i hälso- och sjukvården. Då en förfrågan inkommer från patientnämnden gör medicinskt ansvariga en utredning som skickas som ett svar till patientnämnden. 7.5 Handlingar rörande begäran om synpunkter från Patientnämnden Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Synpunkter Platina Bevaras OSL 25 kap. 1 § Svar på synpunkter Platina Bevaras OSL 25 kap. 1 § Rapport från Platina Bevaras OSL 25 kap. Årsberättelse, ärendelista Patientnämnden 1 § kan med mera förekomma 7.6 Utföra egenkontroll vid uppföljningsansvar Egenkontroll är en del i det systematiska kvalitetsarbetet som ska ske kontinuerligt i varje verksamhet. Förvaltningsgemensamma egenkontroller tas också fram vid behov. Resultatet av verksamhetsspecifika egenkontroller finns i Stratsys. Resultatet av förvaltningsgemensamma egenkontroller finns också i Stratsys men utgör även en del av underlaget till patientsäkerhetsberättelsen samt delårsrapport eller årsanalys. 7.6 Handlingar rörande egenkontroll vid uppföljningsansvar Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Granskningsunderlag Papper/elektroniskt Vid inaktualitet Nej Kontrollresultat Stratsys 4 år Nej Förteckning över risker Stratsys 4 år Nej Rapport/åtgärdsplan Platina Bevaras Nej Dokumenteras i patientsäkerhets- berättelsen. 7.7 Upprätta patientssäkerhetsberättelse Varje år sammanfattas föregående års patientsäkerhetsarbete i förvaltningens patientsäkerhetsberättelse. Berättelsen beskriver hur verksamheterna har arbetat med att säkra och utveckla patientsäkerheten genom egenkontroller och genom att sätta in åtgärder där risker har identifierats. Enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) ska vårdgivaren, alltså nämnden, upprätta en sådan senast den 1 mars. Bestämmelser om vad som ska ingå i patientsäkerhetsberättelser finns i SOSFS 2011:9. 7.7 Handlingar rörande patientsäkerhetsberättelse Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Patientsäkerhets- Platina Bevaras Nej berättelse Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej 7.8 Hantering av SITHS-kort Avser både verksamhet reglerad av LSS och HSL. SITHS står för Säker IT i Hälso- och Sjukvården. SITHS-kortet är en tjänstelegitimation som ger bevis på behörighet i bland annat verksamhetssystemen Mina Planer och Procapita. 7.8 Handlingar rörande SITHS-kort Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställningsunderlag Papper Vid inaktualitet OSF* 10 § från ansvarig chef till kortbeställare Uppgifter på KOMKAT Vid inaktualitet OSF* 10 § kortinnehavare till KOMKAT Beställning av SITHS- Telia SITHS- Vid inaktualitet OSF* 10 § kort ADMIN Kvittens SITHS-kort Elektronisk 10 år OSF* 10 § Tidigare kvittenser finns signering i Telia på papper. SITHS-ADMIN Kvittens reservkort Papper 10 år OSF* 10 § Utdrag ur KOMKAT över Papper 1 år OSF* 10 § Vid intern kontroll. aktuella kortinnehavare KOMKAT är en administrationskatalog för Hälso- och sjukvårdsadressregister (HSA)- information. Katalogen tillhandahålls av Kommunförbundet Skåne. Telia SITHS- ADMIN tillhandahåller SITHS-kort. *Offentlighets- och sekretessförordning (SFS 2009:641). 7.9 Kontroll av åtkomst av loggranskning I flera av de verksamhetssystem och IT-stöd som används av nämndens verksamheter sparas loggar över vem som haft åtkomst till eller genomfört åtgärder med uppgifter i systemet eller tjänsten. Vid stickprovskontroller, incidenter och misstänkta dataintrång kan dessa loggar bli föremål för intern granskning eller utlämnande. För Lifecare-Procapita och Nationell patientöversikt (NPÖ) har förvaltningen specifika rutiner som är tillämpbar vid systematiska stickprovskontroller och vid misstankar om obehörig åtkomst. 7.9 Handlingar rörande kontroll av åtkomst och loggranskning Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Åtkomstloggar Verksamhets- 5 år, se OSL 25 kap. Gallringsfristen varierar system kommentar 1 §, OSL 26 beroende på vilken typ av kap. 1 § information det gäller. 5 år avser loggar för system som ger åtkomst till sekretessuppgifter och personuppgifter som kategoriseras som känsliga enligt GDPR. Försättsblad till chef om Papper Vid inaktualitet Nej loggranskning Granskningsprotokoll Papper 5 år* OSL 25 kap. 1 §, OSL 26 kap. 1 § Logglista med loggrader Papper Vid inaktualitet* OSL 25 kap. Utskrift av granskade 1 §, OSL 26 åtkomstloggar. kap. 1 § Dokumentation vid Papper/Platina Bevaras* OSL 25 kap. konstaterad obehörig 1 §, OSL 26 åtkomst kap. 1 § * När otillbörlig åtkomst konstaterats ska granskningsprotokollet och logglistan med loggrader bevaras med det ärende som då bildas och registreras i Platina. Om otillbörlig åtkomst inte konstaterats behöver pappershandlingarna inte registreras i Platina och kan gallras när gallringsfristen gått ut. 8 Samverka med sluten och öppen vård Socialnämnder ska samverka med den regionfinansierade hälso- och sjukvården när en enskild har behov av hälso- och sjukvårdsinsatser och sociala insatser. Bestämmelser om samverkan och fördelning av ansvar finns i både hälso- och sjukvårdslagen (16 kap. 4 §, 2017:30) och socialtjänstlagen (2 kap. 7 §, 2001:453). Därutöver styr lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (2017:612) hur kommuner och regioner tillsammans ska främja en god vård och en socialtjänst av god kvalitet för en enskild efter utskrivning från sluten vård. Avsnittet innehåller en process som rör informationsöverföring i samband med utskrivning från sluten vård (SVU) och en process som rör samordnad individuell plan (SIP). 8.1 Samverka vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (SVU) När en patient skrivs in hos den slutna vården och har insatser eller bedöms behöva insatser från socialtjänsten efter utskrivning skickas ett inskrivnings- meddelande till hälsa- vård och omsorgsförvaltningen (HVOF) i IT-stödet Mina Planer. Inskrivningsmeddelandet lämnas via systemet över till funktionsstöds- förvaltningen och innehåller nödvändiga personuppgifter, patients samtycke, inskrivningsorsak samt en beräknad tidpunkt för när patienten ska skrivas ut. Därefter sker kartläggning i Mina planer, där enheter från den öppna vården också är involverade. I samband med utskrivningen överför slutenvården nödvändig patientinformation till berörd enhet hos funktionsstödsförvaltningen. 8.1 Handlingar rörande SVU Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Inskrivningsmeddelande Mina planer * OSL 25 kap. 1 §, OSL 26 kap. 1 § Kartläggning Mina planer * OSL 25 kap. 1 §, OSL 26 kap. 1 § Ställningstagande till Mina planer Bevaras eller 5 OSL 25 kap. utskrivning /Procapita år/bevaras** 1 § Utskrivningsmeddelande Mina planer * OSL 25 kap. 1 §, OSL 26 kap. 1 § *Informationen förvaras tills vidare i Mina planer där Region Skåne ansvarar för huvuddelen av systemet och informationen. Enligt 3 § arkivlagen beslutar Region Skåne om bevarande eller gallring av handlingen i samband med att Mina planer avvecklas eller på annat sätt förändras **Följer regelverk för patientjournaler eller personakter. Patientjournaler bevaras och personakter gallras efter fem år, förutom akter som tillhör brukare födda dag 5, 15 eller 25 som bevaras. 8.2 Upprätta Samordnad individuell plan (SIP) När en person har behov av insatser från både kommunens socialtjänst och/eller hälso- och sjukvård samt den regionfinansierade hälso- och sjukvården upprättar funktionsstödsförvaltningen tillsammans med Region Skåne en samordnad individuell plan. En SIP kan initieras av kommunen eller regionen och planen ska ge en helhetsbild av den enskildes situation, vilka insatser som behövs och vilka delar respektive huvudman ansvarar för. Fastställda åtgärdsplaner sparas slutligen i brukarens personakt eller patientjournal. 8.2 Handlingar rörande SIP Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Kallelse till möte Mina planer * OSL 25 kap. 1 §, OSL 26 kap. 1 § Kartläggning Mina planer * OSL 25 kap. 1 §, OSL 26 kap. 1 § Samordnad individuell Mina * OSL 25 kap. Sparas i patientjournal plan (åtgärdsplan) planer/Procapita Bevaras eller 5 1 §, OSL 26 och/eller personakt. år/bevaras** kap. 1 § *Informationen förvaras tills vidare i Mina planer där Region Skåne ansvarar för huvuddelen av systemet och informationen. Enligt 3 § arkivlagen beslutar Region Skåne om bevarande eller gallring av handlingen i samband med att Mina planer avvecklas eller på annat sätt förändras. **Följer regelverk för patientjournaler eller personakter. Patientjournaler bevaras och personakter gallras efter fem år, förutom akter som tillhör brukare födda dag 5, 15 eller 25 som bevaras. 9 Strategiskt utvecklingsarbete Förvaltningen bedriver löpande ett strategiskt utvecklingsarbete. Arbetet sker både i verksamhetsavdelningar och på förvaltningens stabsavdelningar. 9.1 Ge organisationsstöd inom funktionsstödsområdet Lokala organisationer med verksamhet inom funktionsstöds- eller äldreområdet kan ges ekonomiskt stöd för sina insatser för förvaltningens målgrupper. Organisationer ansöker om stöd i e-tjänsten Open ePlatform och beslut fattas av funktionsstödsnämnden. Organisationer som beviljas stöd skickar redovisning till funktionsstödsförvaltningen och dess nämnd. 9.1 Handlingar rörande organisationsstöd inom funktionsstödsområdet Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan Platina Bevaras Nej Även tilläggsansökan och komplettering. Görs i Open ePlatform. Bilagor till ansökan Platina Bevaras Nej Kan vara aktuella stadgar, årsmötesprotokoll, resultaträkning, med mera. Görs i Open ePlatform. Tjänsteanteckning Platina Bevaras Nej Tjänsteskrivelse Platina Bevaras Nej Innehåller utredning och utgör beslutsunderlag i ärendet. Korrespondens av vikt Platina Bevaras Nej Beslut Platina Bevaras Nej Utredning Platina Bevaras Nej 9.1 Samordna utbildningspraktik Arbetsplatsförlagd utbildning anordnas för flera olika grupper. Exempelvis finns verksamhetsförlagd utbildning för de som studerar till sjuksköterska, socionom och socialpedagog på universitetet. Yrkeshögskolan har praktik som lärande i arbetslivet och gymnasieskolans vård- och omsorgsprogram och barn- och fritidsprogram har arbetsplatsförlagt lärande. Verksamheternas tillgängliga platser läggs in i det webbaserade verktyget praktikplatsen.se. Där söker sedan eleverna de platser de är intresserade av och därefter fördelas platser utifrån önskemål. 9.2 Handlingar rörande samordning av utbildningspraktik Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Studenters Praktikplatsen 2 år Ja, OSL Avser elever i systemet personuppgifter som kan ansöka om praktik. Gallringsfristen gäller från att studenten slutat vara aktiv. Platsannonser Praktikplatsen Bevaras Nej Tillgängliga och tillsatta platser. Bevaras hos Praktikplatsen. Statistik Elektroniskt Bevaras Nej Avtal Platina/Papper Bevaras Nej Avtal om praktik med externa parter. 9.2 Bedriva forsknings- och utvecklingsprojekt Forsknings- och utvecklingsarbetet (FoU) syftar till att utveckla kvaliteten på verksamheten inom hälsa, vård och omsorg. Ett forsknings- och utvecklingsprojekt kan vara mer eller mindre omfattande och resultatet sammanställs i ett FoU-dokument eller en FoU-rapport. Anställda inom funktionsstödsförvaltningen har också möjligheten att med handledning från FoU-koordinator göra en litteraturstudie inom sitt arbetsområde. Arbetet som FoU-trainee resulterar bland annat i en FoU- traineeuppsats. 9.3 Handlingar rörande forsknings- och utvecklingsprojekt Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Projekthandlingar Platina Bevaras Nej Avser handlingar som innehåller uppgifter om projektets styrning, syfte, utförande och metod. Primärmaterial Platina/Elektroniskt Får gallras 10 år OSL Avser till exempel eller papper* efter avslutat 24 kap. 3 § enkäter, intervjuer, projekt** kan registerutdrag och förekomma observationer som ligger för person- till grund för resultatet. uppgifter FoU-dokument Papper/Platina Bevaras Nej Registreras i Platina. Vid tryck bevaras tre arkivexemplar av varje trycksak. FoU-rapport Papper/Platina Bevaras Nej Registreras i Platina. Vid tryck bevaras tre arkivexemplar av varje trycksak. FoU-traineeuppsats Platina Bevaras Nej *Förvaringen skiljer sig åt i olika projekt och avgörs utifrån hur materialet har samlats in och behandlats. Primärmaterial från externt finansierade projekt får inte förvaras i Platina. Materialet ska efter avslutat projekt förvaras projektvis och märkas med år för gallring. **Gallringsfristen är inte tvingande. Om ansvarig för projektet bedömer att primärmaterialet har ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, är av stort vetenskapligt, kulturhistoriskt, eller personhistoriskt värde, eller är av stort allmänt intresse får handlingarna bevaras. Bilaga 1: Verksamhetens tidigare organisationstillhörighet (innan den 1 maj 2017) Verksamheter inom LSS och socialpsykiatri Verksamhet Tidigare ansvarig förvaltning LSS-boenden personkrets 1, 2 och 3 Sociala resursförvaltningen Personlig assistans Sociala resursförvaltningen Ledsagarservice och avlösarservice Sociala resursförvaltningen LSS Fröet Sociala resursförvaltningen Daglig verksamhet Sociala resursförvaltningen Stödfamilj Sociala resursförvaltningen Korttidshem Sociala resursförvaltningen Sommarkolonivistelse Sociala resursförvaltningen Kontaktpersonsverksamheten (LSS) Sociala resursförvaltningen Dietistverksamheten Sociala resursförvaltningen Anhörigstöd (anhörigkonsulent) Sociala resursförvaltningen ReHab Samtliga stadsområdesförvaltningar Habiliteringen Sociala resursförvaltningen Boendeanvisningen (tidigare BoLSS) Sociala resursförvaltningen Syninstruktörer Sociala resursförvaltningen Praktiksamordnare för Stadsområdesförvaltning Väster socionomutbildningen och omvårdnadsprogrammet Hjälpmedelscentrum Stadsområdesförvaltning Innerstaden HSL: sjuksköterskor, spec. Samtliga stadsområdesförvaltningar undersköterskor Medicinskt ansvariga Sociala resursförvaltningen samt stadsområdesförvaltning Myndighetsenheten Samtliga stadsområdesförvaltningar (biståndshandläggning) Mötesplats Vänkretsen Stadsområdesförvaltning Norr Nobelgården Stadsområdesförvaltning Norr Boendestöd (SoL) Samtliga stadsområdesförvaltningar Samlarteamet Stadsområdesförvaltning Väster Kontaktperson (SoL) Samtliga stadsområdesförvaltningar Personligt ombud Sociala resursförvaltningen Avlösare (SoL) Samtliga stadsområdesförvaltningar Ledsagare (SoL) Samtliga stadsområdesförvaltningar Stödhus Bangatan och Västra Sociala resursförvaltningen Skrävlinge Handkraft Sociala resursförvaltningen ACT-team Sociala resursförvaltningen IPS Sociala resursförvaltningen Bilaga 2: Tidigare borttagna och förändrade processer 4.9 Tillhandahålla hemtjänst Tidigare tillhandahöll funktionsstödsförvaltningen hemtjänst för målgruppen. Sedan 2025 är det hälsa- vård- och omsorgsförvaltningen som tillhandahåller all hemtjänst i Malmö stad. Beslut om hemtjänst tas dock fortfarande på funktionsstödsförvaltningen 4.9 Handlingar rörande hemtjänst Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Beställning av insats Procapita/Lifecare 5 år/bevaras OSL Från 26 kap. 1 § biståndshandläggare Daganteckningar Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Genomförandeplan Lifecare 5 år/bevaras OSL Papperskopia finns i 26 kap. 1 § genomförandeakten Externa handlingar Papper/Lifecare 5 år/bevaras OSL Till exempel 26 kap. 1 § dokumentation från skola, hemvist eller annan vårdgivare Riskbedömning Papper 5 år/bevaras OSL Förvaras hos 26 kap. 1 § hemtjänstgruppen Avbrottsplan Papper Vid inaktualitet OSL 26 kap. 1 § 5.4 Bedriva öppna verksamheter Tidigare användes rubriken ”Bedriva öppna verksamheter” för den process som nu heter 5.4: ”Tillhandahålla insatser utan individuell behovsprövning utan dokumentationskrav”. Under rubriken fanns verksamheterna Mötesplatser, Personligt ombud, Handkraft och FACT/IPS-teamen. I processen fanns två handlingstyper: statistik och månadsblad/program. Det fanns inget arkiverat eller diariefört i process 5.4 före 2026. I samband med införandet av en ny socialtjänstlag 2025 blev Mötesplatser, Handkraft och FACT/IPS-teamen insatser utan individuell behovsprövning. Dessa finns kvar under den nya rubriken i process 5.4. Processen har blivit delad i två för insatser med och utan dokumentationskrav. Personligt ombud flyttades till 4.7 ”Ge råd och stöd till personer med funktionsnedsättning”.

§ 6 ”Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö stad” och i enlighet med Riksarkivets föreskrifter på området (RA-FS 2019:2). I arbetet har också offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser om att en myndighet ska upprätta en beskrivning över sina allmänna handlingar beaktats (SFS 2009:400 4 kap. 2 §). Innehållet i arkivredovisningen uppdateras löpande och vid behov. Versionshistorik Version 1.1 FSN-2018-192. Fastställd 2018-04-25. Version 1.2 FSN-2019-681. Fastställd 2019-04-26. Uppdatering med regler om att handlingar som skannats till Lifecare-Procapita får gallras. Version 2.0 FSN-2020-767. Fastställd 2020-05-25. Version 3.0 FSN-2022-1314. Fastställd 2023-12-18. Revidering genomförd i samband med att förvaltningen i början av 2022 började registrera utifrån arkivredovisningen i Platina. Version 4.0 FSN-2026-3149 Fastställd 2026-08-31. Reviderad och uppdaterad text och genomgång av samtliga processer. Arkivbeskrivning 2017 - Funktionsstödsnämndens tillkomst Kommunfullmäktige beslutade 24 november 2016 (§ 272 bihang nr 158/dnr STK-2016-346) om införandet av en ny organisation i Malmö stad från och med 1:a maj 2017 med en hälsa-, vård- och omsorgsnämnd, en funktionsstödsnämnd, en arbetsmarknads- och socialnämnd samt en gymnasie- och vuxenutbildningsnämnd med tillhörande förvaltningar. Beslutet innefattade att stadsområdesnämnderna, sociala resursnämnden och arbetsmarknads-, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden upphörde den 30 april 2017. Omorganisationen innebar också mindre förändringar i kommunstyrelsens, tekniska nämndens, miljönämndens, kulturnämndens och fritidsnämndens ansvarsområden. Verksamhet Funktionsstödsnämnden bildades den 1 maj 2017. Funktionsstödsförvaltningen är sedan dess nämndens förvaltning. Tillsammans med hälsa-, vård-, och omsorgsnämnden och arbetsmarknads- och socialnämnden har funktionsstödsnämnden uppdraget att fullfölja Malmö stads kommunala ansvar enligt socialtjänstlagen (2025:400) och hälso- och sjukvårdslagen (2017:30). Nämndens uppdrag styrs genom reglemente från kommunfullmäktige. Nämndens verksamhet riktar sig till fyra målgrupper: • Vuxna och barn med funktionsnedsättning som omfattas av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS • Barn med fysiska funktionsnedsättningar eller somatisk sjukdom • Vuxna med psykiska funktionsnedsättningar • Vuxna med psykiska sjukdomar Som vårdgivare ansvarar funktionsstödsnämnden för kommunal hälso- och sjukvård till nämndens målgrupper. Självbestämmande, delaktighet och möjlighet att delta i samhället på lika villkor är prioriterade frågor för nämnden. Individen ska få likvärdig service och likvärdigt stöd oavsett var hen bor i staden. Nämndens fokus är att få en bättre helhetssyn på individen som tar avstamp i god hälsa, rätt boende, arbete, sysselsättning och delaktighet samt att utveckla välfärdsteknologi för mer självbestämmande. Organisation Funktionsstödsnämnden är det politiska organ som styr funktionsstödsförvaltningens verksamhet utifrån lagar och andra förordningar. Förvaltningens ledning har uppdraget att förverkliga de politiska beslut som fattas. Verksamheten leds av en förvaltningsdirektör. Verksamhetsavdelningar Funktionsstödsförvaltningens verksamheter är uppdelade i fem avdelningar: • Avdelning LSS-bostäder • Avdelning stöd, assistans och daglig verksamhet • Avdelning socialpsykiatri, boende och barn • Avdelning myndighet och förebyggande socialtjänst • Avdelning hälsa och utveckling Stab Under förvaltningsdirektören finns stabsfunktionerna som ger stöd till verksamhetsavdelningarna och förvaltningsledningen. Staben består av tre avdelningar: • HR-avdelningen • Ekonomiavdelningen • Kansli-, kommunikation- och kvalitetsavdelningen Bestämmelser och lagstiftning för verksamheten Funktionsstödsnämndens verksamhet regleras av ”Kommunfullmäktiges reglemente för styrelsen och övriga nämnder” antaget av kommunfullmäktige 29 augusti 2024 och reviderat 27 januari 2025. Reglementet innehåller regler för nämndens verksamhet och arbetsformer. Delegation innebär att beslutanderätt överförs från funktionsstödsnämnden till utskott, ledamot eller tjänsteperson. En nämnds rätt att besluta om delegation regleras dels i Kommunallagen (SFS 2017:725) genom bestämmelserna i 6 kap. 37 - 40 §§, dels i speciallagstiftning. I reglementet står: Funktionsstödsnämndens ansvarsområde:

28 § Funktionsstödsnämnden ansvarar för insatser som riktar sig till barn och vuxna personer som omfattas av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), till vuxna personer med psykiska funktionsnedsättningar och/eller psykisk sjukdom och till barn med fysiska funktionsnedsättningar eller somatisk sjukdom. Funktionsstödsnämndens uppgifter:

29 § Funktionsstödsnämnden ska inom sitt ansvarsområde fullgöra följande uppgifter: • handlägga ärenden och fatta beslut om insatser enligt LSS och verkställa dessa • handlägga ärenden och fatta beslut om bistånd enligt socialtjänstlagen och verkställa dessa avseende - barn med fysiska funktionsnedsättningar eller somatisk sjukdom - personer som har en pågående LSS-insats, som behöver kompletteras med annan hjälp och stöd med anledning av funktionsnedsättningen - vuxna personer med psykiska funktionsnedsättningar som behöver stöd och hjälp med anledning av sin funktionsnedsättning - vuxna personer med både fysisk funktionsnedsättning och psykisk funktionsnedsättning som inte är föranledd av normalt åldrande eller demens • verkställa Försäkringskassans beslut om assistansersättning enligt socialförsäkringsbalken om den enskilde valt kommunal utförare • ansvara för kommunens förvaltarverksamhet med anställda gode män och förvaltare för personer över 18 år • ansvara för kommunens hjälpmedelscentrum Funktionsstödsnämnden fullgör även de uppgifter som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, på uppdrag av kommunfullmäktige, överlämnar till nämnden. Sökingångar till arkivet Arkivredovisningen visar vilka typer av handlingar som förekommer i verksamheterna och i vilka system dessa förvaras. Nedan beskrivs de IT-stöd som specifika handlingar kan sökas fram i. IT-stöd Verksamheten använder huvudsakligen följande IT-baserade system: • Platina – Diarieföringssystem för registrering av handlingar och ärenden. • Lifecare-Procapita VoO – Digitala personakter och patientjournaler från 2015 och framåt. Från och med 2021 används systemet även hos stödhusen (innan användes IDOK). Inom Lifecare-Procapita VoO ingår modulerna Lifecare Utförare, Lifecare Planering, Lifecare Meddelande, Lifecare Handläggare och Lifecare Boende, Lifecare Avgifter samt Procapita-HSL. • Kvalitetsavvikelser FSF/HVOF – System för avvikelserapportering och hantering av inkomna synpunkter och klagomål från malmo.se. Fram till 2023-01-01 användes Flexite, som e-levererades till Malmö stadsarkiv 2025. • Vikariebanken – Personaladministration. • Personec P – Personaladministration. • HRutan – Personaladministration. • Adato – Personaladministration, rehabiliteringsärenden. • Agera – Avvikelsehantering inom arbetsmiljö och säkerhet. • Ekot – Ekonomiadministration. • Stratsys – Verksamhetsstyrning och uppföljning. • WebSesam/Sesam2 – Används för beställningar av medicintekniska hjälpmedel och de tjänster som ingår i samarbetsavtal mellan vårdgivare och Hjälpmedelscentrum. • Aiai – Tidsredovisning för personlig assistans. • MCSS (Medication and Care Support System) – Digital signering av insatser. Inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring De vanligaste paragraferna som förvaltningen hanterar enligt Offentlighets- och sekretesslag (OSL, SFS 2009:400) är följande: • 25 kap. Sekretess till skydd för enskild i verksamhet som avser hälso- och sjukvård, med mera • 26 kap. Sekretess till skydd för enskild inom socialtjänst, vid kommunal bostadsförmedling, adoption, med mera • 21 kap. Sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket sammanhang uppgiften förekommer • 39 kap. Sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet Planering och styrning av arkivbildningen Nämndens hantering av allmänna handlingar regleras av Riksarkivets föreskrifter, Malmö stads föreskrifter för den kommunala arkivvården, ”Arkivhandbok för Malmö stad: Styrande och stödjande verksamheter” samt ”Arkivredovisning för funktionsstödsnämnden”. Utöver ovanstående föreskrifter regleras hanteringen av myndighetens handlingar bland annat av följande lagar och bestämmelser: • Tryckfrihetsförordning (SFS 1949:105) • Arkivlag (SFS 1990:782) • Offentlighets- och sekretesslag (SFS 2009:400) • Dataskyddsförordningen (GDPR) • Lag om kommunal bokföring och redovisning (SFS 2018:597) • Patientdatalag (SFS 2008:355) • Lag om offentlig upphandling (SFS 2016:1145) • Socialtjänstlag (SFS 2025:400) • Lag om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (SFS 2001:454) • Patientsäkerhetslag (SFS 2010:659) • Förvaltningslag (SFS 2017:900) • Hälso- och sjukvårdslag (SFS 2017:30) • Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (SFS 1993:387) • Lagen om sammanhållen vård- och omsorgsdokumentation (SFS 2022:913) För uppdrag som följer av socialtjänstlagen eller hälso- och sjukvårdslagen styrs dokumentationen om brukare eller patienter också av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd: • Dokumentation i verksamhet som bedrivs med stöd av SoL, LVU, LVM och LSS (HSLF-FS 2025:27) • Journalföring och behandling av personuppgifter i hälso-och sjukvården (HSLF-FS 2020:56) Överlämnade arkiv från och till annan myndighet eller enskild Funktionsstödsnämnden övertog vid bildandet 1 maj 2017 aktuella personakter (LSS, SoL), personalakter och patientjournaler på papper från stadsområdes- nämnder i norr, söder, väster, öster och innerstaden, och från sociala resurs- nämnden. Aktuella såväl som inaktuella elektroniska handlingar övertogs också. Äldre pappershandlingar som bevaras har överlämnats till Malmö stadsarkiv. För förteckning över verksamheternas tidigare organisationstillhörighet, se bilaga 1. Under 2025 levererades pappershandlingar till Malmö stadsarkiv i två etapper. Sammanlagt finns i nuläget ca 10 hyllmeter pappershandlingar från funktionsstödsnämnden på Malmö Stadsarkiv. Dessutom e-levererades de avvecklade IT-stöden Origo och Flexite till Stadsarkivet under hösten 2025. I förekommande fall har enskilda patientjournaler överlämnats till eller tagits emot från hälsa-, vård- och omsorgsnämnden då patienter från att ha varit aktuella hos en förvaltning har övergått till en annan. Arkivansvar Myndighetens ansvar för arkivvård regleras och definieras i Arkivlag 4–6 §§ (SFS 1990:782) samt av § 2 i Föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö stad. Funktionsstödsnämnden är ytterst ansvarig för myndighetens hantering av sina allmänna handlingar fram till dess att handlingar överlämnas till stadsarkivet. Arkivarie på kansli-, kommunikations- och kvalitetsavdelningen ansvarar för planering, utveckling, uppföljning och stöd till medarbetare inom arkivområdet, samt samordning av arkivfrågor på förvaltningen och kontakter med stadsarkivet. Arkivansvarig har mandat att ta beslut av ekonomisk och strategisk karaktär och är därför den som i samråd med arkivarien tar beslut i större strategiska arkivfrågor. Avdelningschef för kansli-, kommunikations- och kvalitetsavdelningen är arkivansvarig på funktionsstödsförvaltningen. Arkivredogörare ansvarar för den löpande hanteringen av allmänna handlingar. Arkivredogörare har kännedom om sin verksamhet, administrativa rutiner och de handlingar som uppstår där, och kan stötta sina medarbetare i hanteringen av allmänna handlingar. Arkivredogörare har kännedom om arkivredovisningen och kan informera arkivarien om något i den behöver uppdateras. Vid behov kan arkivredogörare ordna och gallra handlingar. På funktionsstödsförvaltningen finns 1–2 arkivredogörare på varje avdelning. Arkivarien stöttar arkivredogörarna i deras ansvarsområden och har en samordnande roll för dessa. Det är varje avdelningschefs ansvar att se till att det finns utsedda arkivredogörare och registratorer vid varje verksamhet, och att dessa ges tillräckligt med utrymme för att kunna utföra sina uppgifter. Anvisningar för hur arkivredovisningen ska läsas Arkivredovisningen är framtagen utifrån det verksamhetsbaserade sättet att redovisa arkiv enligt Riksarkivets allmänna råd och föreskrifter (RA-FS 2019:2). Till skillnad från äldre dokumenthanteringsplaner och arkivförteckningar, som utformades efter vilka handlingstyper som förekom i en organisation, utgår den verksamhetsbaserade arkivredovisningen från de processer vari handlingar hanteras. På så sätt tydliggörs sambandet mellan verksamhet och handling. Förklaring av begrepp och regler Processbeskrivningar Processbeskrivningar är korta förklaringar över i vilka sammanhang handlingar skapas. Processen motsvarar ibland ett ärende, men inte alltid. Det ska framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar en process och vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. Efter processbeskrivningarna presenteras förekommande handlingar i tabellform. Ovanför tabellerna står processens klassificeringsnummer och handlingsslag. Tabellerna har 5 kolumner: handlingstyp, förvaring, gallring/bevarande, sekretessreglering och kommentar. Alla begrepp i tabellerna förklaras under följande rubriker. Klassificeringsnummer Arkivredovisningen redogör för förvaltningens handlingar i en klassificerings- struktur. De olika verksamhetsområdena har unika klassificeringsnummer för att underlätta sökbarheten. De styrande och stödjande verksamheterna är gemensamma för hela Malmö stad och har klassificeringsnummer som börjar på 1 (styrande) och 2 (stödjande). Numreringen av funktionsstödsförvaltningens kärnverksamheter börjar därför på 3. Handlingsslag Ett handlingsslag är handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat. En process är avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten. Den kan bestå av en eller flera handlingstyper. Handlingstyper Handlingstyper är medieoberoende allmänna handlingar, till exempel ansökningar, utredningar eller beslut, som uppkommer genom att en aktivitet genomförs upprepade gånger. En aktivitet är ett avgränsat led i en process. Handlingsslagen och handlingstyperna presenteras i tabeller som tillsammans utgör arkivförteckningen. Förvaring I kolumnen förvaring framgår i vilken form handlingarna ska förvaras. När det står Platina i förvaringskolumnen ingår handlingstypen vanligtvis i ett ärende och ska diarieföras. Handlingar som inkommer på papper skannas in i Platina behöver endast bevaras i pappersform om det finns juridiska skäl att bevara handlingen i pappersform. Detta gäller även om det står papper/Platina i förvaringskolumnen. Det gäller också om det i stället står papper/något annat IT-system i förvaringskolumnen. Upprättade och inkomna digitala handlingar förvaras digitalt. Specifika regler för förvaring kommenteras i respektive process. Vanligt förekommande regler ska tolkas på följande sätt: • Papper: handlingar på papper som förvaras i till exempel en pärm eller en akt. • Elektroniskt: elektroniska handlingar som inte förvaras i ett specifikt IT-system. Kan till exempel avse förvaring i en mapp på en filserver eller i Outlook. • Papper/Procapita/Lifecare: handlingar som inkommer eller upprättas på papper och förvaras i vissa fall i en personakt/patientjournal men där informationen också kan skrivas in eller skannas in till Lifecare Procapita VoO. • Papper/Platina: handlingar som inkommer eller upprättas på papper men som också ska registreras i Platina. Gallring & bevarande Nästa kolumn rör bevarande och gallring. Att något ska bevaras innebär att informationen ska sparas för all framtid. Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Som gallring räknas också åtgärder som ger upphov till förlust av för handlingen betydelsefull information, sök- och sammanställningsmöjligheter eller möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Gallringsfrist är den tid som ska gå innan handlingen gallras. När det anges att en handling får gallras efter exempelvis fem år betyder det att fem kalenderår ska förflyta efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Exempelvis kan en allmän handling med fem års gallringsfrist som upprättas 2015 gallras tidigast i januari 2021. När gallringsfristen gått ut ska handlingen gallras skyndsamt. Specifika regler för gallring kommenteras i förekommande fall i respektive process. Vanligt förekommande regler ska tolkas på följande sätt: • Bevaras: Betyder att handlingen inte får gallras utan ska bevaras för all framtid. Handlingar som bevaras ska förvaras ordnat och säkert. Så småningom överlämnas dessa handlingar till Malmö stadsarkiv. • 5 år/Bevaras: Avser personakter som upprättas utifrån LSS eller SoL. Dessa akter ska gallras 5 år efter att sista anteckningen gjorts i akten, oavsett om det gäller elektroniska handlingar eller handlingar på papper. Detta regleras i SoL 16 kap 2 § och LSS 21 d §. Undantaget regeln om gallring är personakter som tillhör personer födda dag 5, 15 eller 25 i varje månad. Dessa akter ska bevaras i forskningssyfte. Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller annan vårdnadshavare samt i samband med en insats som avser bostad med särskild service för barn eller ungdomar undantas från gallring. • Vid inaktualitet: Betyder att det inte finns något krav på att spara handlingen över en viss tid. Verksamheten får gallra handlingen när den inte längre anses aktuell. Vid osäkerhet kring handlingens aktualitet rekommenderas att handlingen sparas i max två år. Sekretessreglering I kolumnen för sekretess står vad som är vanligast förekommande sekretess- reglering för respektive handlingstyp. Vid varje begäran om utlämnande av allmän handling görs en sekretessprövning. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara paragraf i offentlighets- och sekretesslagen (OSL 2009:400). Sekretess kan förekomma även om det står Nej i sekretesskolumnen. Det gäller exempelvis om handlingen rör personer med skyddade personuppgifter. Kommentarer I kolumnen för kommentarer står förtydligande information kring bland annat gallring och arbetsrutiner. Principer för gallring och bevarande Gallring av handlingar efter skanning Tidigare fanns krav på att handlingar skulle bevaras på ursprungsmedia, men Malmö Stadsarkiv tog i mars 2026 beslut om att gallring av pappershandlingar får ske efter att verksamheten säkerställt att inskannade handlingar lever upp till Riksarkivets föreskrifter avseende kvalitet på skanning och bevarandeformat. Beslutet gäller dock inte handlingar där det finns juridiska skäl att hantera handlingen i sitt ursprungsformat, exempelvis om den är fysiskt påskriven. Beslutet har diarienummer FSN-2026-1833. Funktionsstödsnämnden började gallra inskannade handlingar i samband med beslutet och har inte gallrat retroaktivt. Tidigare fanns även särskilda gallringsbeslut för handlingar som skannats in till Lifecare-Procapita (FSN-2019-88) och till Kvalitetsavvikelser. Eftersom beslutet från 2026 är mer övergripande och täcker in alla system ersätter det de äldre besluten. Särskilt om gallring av personakter för barn Personakter för barn som fått insats enligt socialtjänstlagen ska bevaras i 30 år från barnets födelse (SoL 16 kap 2 a §). Den förlängda gallringstiden gäller inte för orosanmälningar för ett barn som inte leder till en utredning, dessa gallras efter 5 år. Funktionsstödsförvaltningen har få barn som får insats enligt socialtjänstlagen, men de förekommer. Dessa akter bevaras hos funktionsstödsförvaltningen i 5 år efter avslutad insats och bevaras sedan hos Malmö stadsarkiv under den återstående gallringsfristen. Personakter för barn som får insats enligt LSS 9 § 8 (boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet) bevaras i sin helhet. Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse I Malmö stad finns det ett generellt beslut om att handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras. I enlighet med kommunfullmäktiges beslut (KF 911–2010/3617) utgår bedömning om gallring från Riksarkivets föreskrifter (RA- FS 1991:6). Vad som är av tillfällig eller ringa betydelse för verksamheten beror på sammanhanget. Exempelvis kan det röra sig om kopior av olika slag eller handlingar som inkommer för kännedom och som inte föranleder någon åtgärd. Gallring av ostrukturerad information I förvaltningen hanteras stora mängder handlingar av tillfällig eller ringa betydelse och annan information som inte omfattas av något krav på bevarande. Det kan till exempel vara kopior, mejl som inte tillför sakuppgifter i ett ärende, personliga minnesanteckningar och utkast av olika slag. Sådan information hanteras ofta på förvaringsytor och i IT-stöd som har sämre säkerhet och sökbarhet jämfört med ett verksamhetssystem. Ostrukturerad information ska gallras fortlöpande. Informationen ska gallras av medarbetare som har en god kännedom om informationens ursprung och innehåll. Utifrån bestämmelser i dataskyddsförordningen är det också viktigt att personuppgifter raderas när de inte längre fyller ett syfte för verksamheten. Gallringsregler för förvaringsytor och IT-stöd I tabellen anges generella gallringsregler för ostrukturerad information på förvaringsytor och i IT-stöd. En förutsättning för gallring är att upprättade och inkomna handlingar som ska bevaras har registrerats eller överförts till ett verksamhetssystem. Förvaring Gallring Kommentar Outlook Ska gallras senast efter Innehåller olika typer av interna och externa mejl. 2 år Mejl som tillför uppgifter i ett ärende ska Medarbetaren ansvarar registreras i Platina och sedan raderas. Mejl om för att gallring sker. enskilda brukare ska överföras till verksamhetssystem och sedan raderas. OneDrive Ska gallras senast 2 år Innehåller till exempel utkast, minnesanteckningar, efter inaktualitet. arbetsmaterial och kopior som medarbetaren Medarbetaren ansvarar sparat på datorns skrivbord eller i en personlig för att gallring sker. mapp. Teams/ Ska gallras senast 2 år Innehåller till exempel konversationer, utkast, Sharepoint efter inaktualitet* minnesanteckningar, arbetsmaterial och kopior Ägare för gruppen som skapas och delas inom en utsedd grupp. ansvarar för att gallring Teams och Sharepoint ska inte användas som arkiv sker. för information som ska bevaras. Gemensamma Ska gallras senast 2 år Mappar under ”Gemensamt”. Innehåller till mappar efter inaktualitet* exempel utkast, minnesanteckningar, Ägare för mappen arbetsmaterial och kopior som delas inom en ansvarar för att gallring utsedd grupp. Gemensamma mappar ska inte sker. användas som arkiv för information som ska bevaras. *Arkivexemplar av egentillverkade filmer, foton och ljudupptagningar som upprättas inom processen Kommunicera (2.6.1) får förvaras i exempelvis SharePoint fram till att de överförs till ett system för bevarande eller på annat sätt tas om hand för arkivering. Radering av personuppgifter En grundläggande princip i dataskyddsförordningen är att personuppgifter inte ska sparas längre än vad som är nödvändigt för ändamålet. Det innebär att gallringsbara handlingar som innehåller personuppgifter ska gallras direkt efter att de blivit inaktuella för verksamheten. Vanligt förekommande handlingar med personuppgifter som ska gallras direkt när de blivit inaktuella är till exempel: tillfälliga listor, dokument och kopior med uppgifter om brukare och patienter; listor och dokument som används vid mötesplanering eller kontaktlistor av olika slag. Principen om radering av personuppgifter påverkar inte hanteringen av handlingar som enligt funktionsstödsnämndens gallringsregler ska bevaras eller där gallringfristen ännu inte löpt ut. Dessa handlingar ska hanteras enligt beslutade regler om bevarande och gallring, oavsett om de innehåller personuppgifter eller inte. Här gäller arkivlagen före dataskyddsförordningen. Klassificeringsstruktur för funktionsstödsnämnden Klassificeringsstruktur för styrande och stödjande verksamheter Nr Process 1 Styrande verksamheter 1.1 Politisk styrning 1.1.1 Den politiska beslutsprocessen 1.1.2 Budget- och rapporteringsprocessen 1.2 Systematiskt kvalitetsarbete 1.2.1 Upprätta och följa upp styrdokument 1.2.2 Upprätta intern kontrollplan 1.2.3 Utföra och följa upp kvalitetsarbete 1.3 Verksamhetsledning 1.3.1 Organisation av arbete 1.3.1.1 Organisation i löpande verksamhet 1.3.1.2 Bedriva arbete i projektform 1.3.1.3 Leda under kris 1.3.2 Dialog mellan arbetsgivare och medarbetare 1.3.2.1 Löneöversynsprocessen 1.3.2.2 Samverka och förhandla 1.3.2.3 Skapa en bra arbetsmiljö 1.3.3 Dialog mellan enskild medarbetare och chef 1.3.4 Omställningsprocessen 1.4 Granskning av kommunens verksamhet (revision och tillsyn) 1.4.1 Revision 1.4.2 Tillsyn (riktad mot kommunens verksamhet) 2 Stödjande verksamheter 2.1 Ekonomiprocesser 2.1.1 Löpande bokföring och fakturering 2.1.2 Sälja vidare investeringsvara 2.1.3 Bokföra EU-projekt 2.1.4 Hantera ekonomisk statistik 2.2 HR-processer 2.2.1 Rekrytering 2.2.2 Hantera lön och arbetstid 2.2.3 Hantera anställning 2.2.4 Administrera pensioner 2.2.5 Hantera förtroendevaldas uppdrag, arvoden och ersättningar 2.2.6 Hantera andra arvoden och ersättningar samt praktikanter och PRAO 2.3 Verksamhetsområden inom lokalförsörjning, säkerhet och intern service 2.3.1.1 Hantera lokalförsörjning 2.3.1.2 Hantera drift och användning av lokaler 2.3.2 Administrera inventarier och bibliotek 2.3.3 Förvalta system och administrera informationssäkerhet 2.3 4 Samordna säkerhets och beredskap Nr Process 2.3.5 Hantera anmälningar rörande skada och stöld 2.3.6 Administrera fordon 2.4 Upphandling 2.5 Hantera verksamhetens allmänna handlingar 2.5.1.1 Registrera allmänna handlingar 2.5.1.2 Hantera allmänna handlingar som inte bildar ärenden 2.5.2 Arkivering av handlingar 2.5.3 Hantera begäran om utlämnande av allmänna handlingar 2.6 Verksamhetsområden inom kommunikation, representation och medborgardialog 2.6.1 Kommunikation 2.6.2.1 Representation och evenemang 2.6.2.2 Övergripande samarbeten 2.6.3 Föra medborgardialog 2.7 Besvara yttranden, remisser och samråd 2.8 Hantera överklaganden och tvister 2.8.1 Hantera överklaganden 2.8.2 Hantera tvister Klassificeringsstruktur för funktionsstödsnämndens kärnverksamheter Nr Process 3 Myndighet 3.1 Handlägga ärenden inom LSS och SoL 3.2 Hantera sjuklöner 4 Utföra insatser för personer med funktionsnedsättning 4.1 Hantera LSS-bostäder 4.1.1 Anordna bostad med särskild service 4.1.2 Hantera externa placeringar 4.2 Bedriva korttidsvistelse 4.3 Tillhandahålla ledsagare och avlösare enligt LSS 4.4 Utföra personlig assistans 4.5 Tillhandahålla daglig verksamhet 4.6 Tillhandahålla kontaktperson enligt LSS 4.7 Ge råd och stöd till personer med funktionsnedsättning 4.8 Tillhandahålla ställföreträdare 5 Utföra insatser inom socialpsykiatri 5.1 Tillhandahålla avlösare och ledsagare enligt SoL 5.2 Tillhandahålla kontaktperson enligt SoL 5.3 Tillhandahålla boendestöd och samlarteamet 5.4 Tillhandahålla insatser utan individuell behovsprövning 5.4.1 Tillhandahålla insatser utan individuell behovsprövning med dokumentationskrav 5.4.2 Tillhandahålla insatser utan individuell behovsprövning utan dokumentationskrav 5.5 Anordna särskilt boende Nr Process 5.5.1 Verkställa beslut om särskilt boende 5.5.2 Bedriva stödhusverksamhet 5.5.3 Hantera externa placeringar enligt SoL 6 Utföra insatser inom hälso- och sjukvård 6.1 Besluta och utföra hälso- och sjukvårdsinsatser 6.1.1 Tillhandahålla kommunal hälso- och sjukvård 6.1.2 Förskrivning av medicinteknisk produkt 6.1.3 Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgift 6.2 Hantering av medicintekniska produkter 6.2.1 Administrera medicinteknisk produkt 6.2.2 Anmäla tillbud till Läkemedelsverket 6.2.3 Kontroll och felanmälan av medicinteknisk produkt 6.2.4 Ansvarsfördelning för medicinteknisk produkt 7 Kvalitetssäkra och utföra kontroll 7.1 Anmäla händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada (lex Maria) 7.2 Anmäla missförhållanden eller påtagliga risker för missförhållanden inom socialtjänsten (lex Sarah) 7.3 Hantera avvikelser och klagomål 7.4 Hantera tillsyn från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) 7.4.1 Hantera IVOs granskning av ej verkställda beslut 7.4.2 Hantera inspektion från IVO 7.5 Hantera begäran om synpunkt från Patientnämnden 7.6 Utföra egenkontroll vid uppföljningsansvar 7.7 Upprätta patientsäkerhetsberättelse 7.8 Hantering av SITHS-kort 7.9 Kontroll av åtkomst och loggranskning 8 Samverka med sluten och öppen vård 8.1 Samverka vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård (SVU) 8.2 Upprätta Samordnad individuell plan (SIP) 9 Strategiskt utvecklingsarbete 9.1 Ge organisationsstöd inom funktionsstödsområdet 9.2 Samordna utbildningspraktik 9.3 Bedriva forsknings- och utvecklingsprojekt Processbeskrivningar och handlingstyper för funktionsstödsnämndens kärnverksamheter Kärnverksamhet är den unika verksamhet inom en kommunal förvaltning som utför nämndens uppdrag. Nedan följer processbeskrivningar för funktionsstödsnämndens kärnverksamheter samt information om hanteringsanvisningar för de handlingstyper som uppstår i respektive process. 3. Myndighet Funktionsstödsförvaltningens myndighetsavdelning ansvarar för att utreda rätten till insatser, dels enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), dels enligt socialtjänstlagen (SoL) för personer med psykisk funktionsnedsättning. Myndighetavdelningen utreder även ansökningar om trygghetslarm och hemtjänst för målgrupperna. Med hänsyn till den enskildes behov av stöd och hjälp beslutar enhetens handläggare om bistånd. Beroende på vilken form av bistånd det rör sig om verkställs sedan beslutade insatser på någon av förvaltningens verksamhetsavdelningar. 3.1. Handlägga ärenden inom lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade samt socialtjänstlagen Ett ärende kan aktualiseras genom exempelvis en ansökan eller en anmälan. Utredning inleds där uppgifter inhämtas och därefter fattas ett beslut. Beroende på vilket beslut som fattas har den enskilde rätt att överklaga och få sitt beslut beprövat i en högre instans. 3.1 Handlingar rörande handläggande av ärenden inom LSS och SoL Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan, begäran från Papper/ 5 år/bevaras OSL Kan komma in per telefon, enskild Lifecare 26 kap. 1 § brev eller mejl. Handläggare Underlag för bedömning Papper/ 5 år/bevaras OSL Till exempel läkarintyg, Lifecare 26 kap. 1 § samtyckesblankett, eller Handläggare ADL-bedömning. Registerutdrag från Papper/ 5 år/bevaras OSL Registerutdrag på papper överförmyndarnämnden Lifecare 26 kap. 1 § läggs i akten. om legal företrädare Handläggare Utredning Lifecare 5 år/bevaras OSL Handläggare 26 kap. 1 § Beslut om bistånd Lifecare 5 år/bevaras OSL Handläggare 26 kap. 1 § Överklagande av beslut Papper/ 5 år/bevaras OSL Om överklagande kommer Lifecare 26 kap. 1 § in på papper förs uppgifter Handläggare / in i Lifecare Handläggare Platina och läggs sedan i akten samt registreras i Platina. Yttrande vid Lifecare 5 år/bevaras OSL Dokumenteras i Lifecare överklagande Handläggare / 26 kap. 1 § Handläggare och Platina registreras i Platina. Dom efter överklagande Papper/ 5 år/bevaras OSL Dokumenteras i Lifecare Lifecare 26 kap. 1 § Handläggare. Registreras i Handläggare / Platina. Papper förvaras i Platina akten. Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Övriga handlingar i Papper/ 5 år/bevaras OSL Anstånd, begäran om överklagandeprocessen Lifecare 26 kap. 1 § komplettering, interimistiskt Handläggare / beslut, prövningstillstånd. Platina Uppföljning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL Görs ofta i form av samtal Handläggare 26 kap. 1 § och möte som noteras i Lifecare Handläggare. Beslut om att inte inleda Papper 5 år/bevaras OSL Kallas också 0-åtgärd. utredning eller 1 år, se 26 kap. 1 § Finns personakt sedan kommentar tidigare ska beslutet (och eventuell ansökan) tillföras akten. Beslut där det inte finns en personakt sedan tidigare förvaras löpande i särskild pärm och gallras efter 1 år. Individrapport till Papper 2 år OSL Rapporteras in i IVO:s Inspektionen för vård 26 kap. 1 § system, förvaras utskrivna och omsorg (IVO) om ej på papper i pärmar. verkställt beslut Rapport om ej Platina Bevaras Nej Avser sammanställning verkställda beslut över ej verkställda beslut. Skickas till kommunfullmäktige och s tadsrevisionen. Tjänsteskrivelse om ej Platina Bevaras Nej verkställda beslut Beslut om ej verkställda Platina Bevaras Nej beslut Handlingar gällande Platina Bevaras OSL Anmälan enligt 15 § p 11 privat verksamhet inom 26 kap. 1 § LSS avseende privat LSS assistansanordnare skickas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Återkallelse av tillstånd att bedriva verksamhet beslutas av IVO som informerar förvaltningen. Beslut från Lifecare 5 år/ bevaras OSL 26 Avser beslut gällande Försäkringskassan Handläggare kap. 1 § assistansersättning över (enligt SFB) /Papper 20 timmar / vecka. Dokumenteras i verksamhetssystem, pappershandling läggs i akt. Orosanmälan Platina/ Lifecare 5 år/bevaras Orosanmälan enligt Handläggare socialtjänstlagen eller /Papper orosanmälan gällande vuxen. Kan vara upprättade av FSF, inkomna från ASF, medborgare i Malmö stad eller Polisen. Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Avtal om Platina Bevaras OSL Överenskommelse om samfinansiering 26 kap. 1 § samfinansiering av extern placering mellan ASF och FSF Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats som avser bostad med särskild service för barn eller ungdomar undantas från gallring (LSS 21 d §). 3.2. Hantera sjuklöner Vid en ordinarie assistents sjukdom inkommer assistansbolag med ansökan till myndigheten med syfte att få utbetalt ordinarie assistents sjuklön. Utredning görs och beslut fattas om tillfällig utökning av personlig assistans enligt 9 § andra punkten LSS. 3.2 Handlingar rörande sjuklöner Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering Ansökan om tillfällig Papper/ 5 år/bevaras OSL Inkommer på papper. utökning av personlig Lifecare 26 kap. 1 § Uppgifter förs in i Lifecare assistans vid ordinarie och läggs sedan i akten. assistent sjukdom Underlag Papper 5 år/bevaras OSL Inkommer på papper från 26 kap. 1 § assistansbolag. Kan vara uppgift om assistentens lön, läkarintyg, kopia av sjukanmälan, tidrapport till Försäkringskassan/kommu nen. Utredning Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Beslut Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap. 1 § Överklagande av beslut Papper/ 5 år/bevaras OSL Om överklagande kommer Lifecare/ 26 kap. 1 § in på papper förs uppgifter Platina in i Lifecare samt registreras i Platina. Yttrande vid Lifecare/ 5 år/bevaras OSL Dokumenteras i Lifecare överklagande Platina 26 kap. 1 § och registreras i Platina. Dom efter överklagande Papper/ 5 år/bevaras OSL Förs in i Lifecare och Lifecare/ 26 kap. 1 § registreras i Platina. Platina Övriga handlingar i Papper/ 5 år/bevaras OSL Anstånd, begäran om överklagandeprocessen Lifecare/ 26 kap. 1 § komplettering, interimistiskt Platina beslut, prövningstillstånd. 4. Utföra insatser för personer med funktionsnedsättning Insatserna inom denna del av kärnverksamheten regleras huvudsakligen av Lag (SFS 1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Funktionsstödsnämnden verkställer beslut om insatser enligt LSS 9 § punkterna 2–10 (Reglemente för funktionsstödsnämnden, antagen av kommunfullmäktige 27/4 2017, § 91). Undantaget är korttidstillsyn för skolungdom över 12 år utanför det egna hemmet i anslutning till skoldagen samt under lov för vilken grundskolenämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden ansvarar för. Biståndshandläggare på funktionsstödsförvaltningen utreder och beslutar i ärenden som rör LSS-insatser för brukare tillhörande personkrets 1, 2 och 3 och dokumenterar förfarandet i verksamhetssystemet Lifecare (se process 3.1). 4.1. Hantera LSS-bostäder Rätten till insatsen regleras i LSS 9 §, det vill säga Boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet (åttonde punkten) respektive Bostad med särskild service för vuxna eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna (nionde punkten). Brukare som tillhör personkrets 1, 2 och 3 har rätt till insatsen. 4.1.1. Anordna bostad med särskild service Sektionschefer anmäler lediga lägenheter till Boendeanvisningen. Biståndshandläggare skickar en beställning till Boendeanvisningen, som förmedlar LSS-bostäder. Beställningen inkommer i verksamhetssystemet Lifecare och hamnar i en kölista. Boendeanvisningen förmedlar boenden utifrån behov. Plats på gruppbostad eller servicebostad erbjuds brukaren, som tillsammans med eventuell företrädare visas boendet av sektionschef. Brukare eller företrädare tackar ja eller nej till erbjudandet, vilket registreras i verksamhetssystemet. När brukaren har anvisats boende med särskild service upprättas hyresavtal för boendet, ett inflyttningsmöte där planering inför inflyttning genomförs och inflyttning sker. För varje brukare skrivs en genomförandeplan, en personakt upprättas, och löpande daganteckningar förs in i Lifecare. Även andra handlingar som fungerar som ett stöd för utförandet upprättas på boendet. Vid avslut av insats avslutas brukare i verksamhetssystemet. 4.1.1 Handlingar rörande bostad med särskild service Handlingstyper Förvaring Gallring/ Sekretess- Kommentarer bevarande reglering U ppsägning av lägenhet Elektroniskt Gallras vid Nej Avser blankett för ledig inaktualitet lägenhet samt blankett för att lägenhet är anvisningsklar. Skickas från sektionschefer till Boendeanvisningen. Beställning av insats Lifecare 5 år/bevaras OSL 26 kap