KOMMUNSTYRELSENS — 13 maj 2026

KS AU § 123 KS KF/2026:98 Yttrande avseende granskning av upphandlingsprocessen Ärendebeskrivning Ernst and Young har, på uppdrag av kommunrevisionen, genomfört en granskning av kommunens upphandlingsprocess. Syftet med granskningen var att bedöma om kommunen upphandlar i enlighet med lagen om offentlig upphandling samt interna styrdokument för upphandling och inköp. I granskningen har följande revisionsfrågor besvarats: - Finns interna riktlinjer som styr upphandlingsprocessen? - Följer kommunen upphandlingslagstiftningen på ett ändamålsenligt sätt? - Sker en tillräcklig kontroll avseende upphandling och inköp? Efter genomförd granskning är kommunrevisionens samlade bedömning att kommunstyrelsen till viss del har säkerställt en ändamålsenlig upphandlingsprocess. Mot bakgrund av granskningens iakttagelser rekommenderas kommunstyrelsen att: - utifrån sin uppsiktsplikt bevaka och uppmärksamma följsamheten till lagen om offentlig upphandling. - se till att lagstiftningen följs och att det upprättas tillräcklig dokumentation vid upphandlingar samt följa upp att så sker, särskilt vad gäller direktupphandlingar. - genomföra systematiska kontroller av avtalstroheten. - se till att anställda som genomför upphandlingar har adekvat kompetens och får tillräcklig utbildning. Därutöver rekommenderas samtliga nämnder: - att se till att lagstiftningen följs och att det upprättas tillräcklig dokumentation vid upphandlingar samt följa upp att så sker, särskilt vad gäller direktupphandlingar. Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse 2026-04-20 från kommunledningsförvaltningen - Ernst and Young: Granskningsrapport av upphandlingsprocessen - Remissmissiv från stadsrevisionen KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 2026-05-13 Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta: - att lämna följande yttrande avseende revisionens granskning av upphandlingsprocessen: Kommunstyrelsen har tagit del av revisionens granskning och vill med anledning av de rekommendationer som kommunrevisionen lämnat framföra följande. Kommunstyrelsen konstaterar att efterlevnaden av avtal över direktupphandlingsgränsen är god. Detta bedöms vara ett resultat av ett långsiktigt och målmedvetet arbete med att teckna fler ramavtal inom kommunens verksamheter. Den senaste anslutningen skedde under 2025 genom medlemskap i HBV, en ekonomisk förening med specialisering inom upphandling av varor och tjänster kopplade till byggnation, renovering och fastighetsförvaltning. En del av de stickprov som omfattades av revisionens granskning återfinns numera inom HBV:s avtalsramar. Arbetet fortsätter med att identifiera ytterligare områden där ramavtal saknas samt, där så är möjligt, teckna nya ramavtal. Kommunstyrelsen vill därutöver lyfta fram kommunens e handelssystem, som infördes för några år sedan i syfte att underlätta inköp för medarbetare, stärka avtalstroheten samt möjliggöra förbättrad uppföljning och statistik kring inköp. För att få behörighet att beställa i systemet krävs att medarbetaren genomgår en beställarutbildning. Utbildningen tillhandahålls av ekonomiavdelningen. En hög avtalstrohet är av stor betydelse för kommunstyrelsen och har därför varit föremål för intern kontroll vid flera tillfällen. Inom ramen för dessa kontroller har förvaltningen genomfört stickprov på samtliga leverantörsfakturor. Detta skiljer sig från revisionens granskningsmetod, där revisionen inledningsvis analyserat fakturor mot avtals- och e handelsdatabasen och därefter genomfört stickprov på kvarstående fakturor. Kommunstyrelsen bedömer det som angeläget att fortsatt genomföra dessa kontroller i syfte att tidigt kunna identifiera och åtgärda eventuella avvikelser. Vidare vill kommunstyrelsen uppmärksamma de utmaningar som finns avseende inköp som individuellt understiger dokumentationskravet, men som vid en samlad bedömning per leverantör på kommunnivå i praktiken ligger strax över gränsen för dokumentationsplikt. Frågan om hur denna typ av inköp ska hanteras framgent på ett kommunövergripande och rättssäkert sätt bedöms behöva utredas centralt. Som framgår av revisionsrapporten har ett arbete med revidering av kommunens styrdokument för upphandling och inköp inletts. Kommunledningsförvaltningen kommer inom ramen för detta arbete att involvera representanter från olika verksamheter, i syfte att säkerställa att styrdokument och rutiner i tillräcklig grad möter verksamheternas behov av stöd. Ett brett deltagande bedöms även bidra till ökad kunskap om upphandlingslagstiftningen inom förvaltningarna. I samband med revideringen kommer även informationen på intranätet att ses över och uppdateras, så att processer för inköp och upphandling tydliggörs och görs lättillgängliga i enlighet med gällande lagstiftning och centrala anvisningar. Kommunstyrelsen delar revisionens bedömning om vikten av utbildningsinsatser inom området. Kommunledningsförvaltningen planerar därför att mer systematiskt erbjuda KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 2026-05-13 utbildning och information om inköp och upphandling, med särskilt fokus på dokumentationskravet. Som tidigare nämnts i yttrandet krävs redan idag genomgången utbildning för att erhålla behörighet att beställa i e handelssystemet. Utöver utbildningsinsatser avseende dokumentationsskyldigheten ser kommunstyrelsen ett behov av att förvaltningen utvecklar processer för förbättrad uppföljning av dokumentationen. I detta arbete ingår även en översyn av hur och var dokumentation av direktupphandlingar ska förvaras för att säkerställa en ändamålsenlig och enhetlig hantering. _________________________________ Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen