SOCIALNÄMNDEN — 25 augusti 2026

SN AU § 66 SN/2026:179 Svar på revisiongranskning av uppföljning av avtal Ärendebeskrivning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lomma kommun har EY genomfört en granskning av socialnämndens uppföljning av ingångna avtal. Granskningen sammanfattar deras bedömning och rekommendationer på åtgärder för socialnämnden. Yttrande Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lomma kommun har EY genomfört en granskning av socialnämndens uppföljning av ingångna avtal. Den sammanfattande bedömningen är att socialnämnden i låg utsträckning säkerställt en tillräcklig uppföljning av leverantörer för ingångna avtal. EY noterar dock att det sker uppföljning på individnivå, även om den i vissa fall inte sker helt enligt vad avtalen fastställer om uppföljning. I granskningen görs bedömningen det finns en avsaknad av aktuella och tillräckliga kommunövergripande riktlinjer för avtalshantering och avsaknad av tillräckligt stöd till socialnämndens verksamhet för att säkerställa en tillräcklig uppföljning av leverantörsavtal. Vidare lyfts vikten av att upprätta dokumenterade verksamhetsspecifika rutiner som är anpassade efter verksamheten och som säkerställer att avtalsuppföljningen inte blir personbunden. Mot bakgrund av granskningens iakttagelser rekommenderas socialnämnden att: • Säkerställa att det upprättas och implementeras dokumenterade verksamhetsspecifika rutiner för uppföljning av avtal, och därigenom placeringar, inom samtliga verksamhetsområden. • Överväg att genomföra kontroller och uppföljning avseende leverantörs- och avtalstrohet inom socialnämndens ansvarsområde. • Säkerställa att uppföljning sker i enlighet med de avtal som är tecknade med leverantörer. Analys och slutsats Socialnämndens avtal kan delas upp i två kategorier. Den ena delen rör individavtal som ingås när en specifik behovsprövad insats inte kan tillgodoses i egen regi. Den andra delen rör tjänsteavtal och dessa ingås när någon av förvaltningens verksamheter har behov av en tjänst som inte kan tillgodoses i egen regi, tex arbetskläder i äldreomsorgen, verksamhetssystem för handläggning och dokumentation, konsultuppdrag för utredning vid jävsituation, läkemedelsgranskning med flera. Oavsett kategori, avropas i första hand dessa behov via ramavtal och avtal upprättas. Om ramavtal eller upphandling saknas, tas kontakt med upphandlingsstrateg för vägledning. Individavtal SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 2026-08-25 När det gäller uppföljning av individavtal finns ett inarbetat arbetssätt hos myndighetsenheterna som innebär att den avtalade insatsen (krav på tjänsten) följs upp utifrån behov och dokumenteras i individens journal. Socialnämnden bekräftar att arbetssättet inte varit dokumenterat i en rutin vilket håller på att utvecklas av de chefer som har delegation för att ingå den typen av avtal. I denna rutin kommer det ingå att alla individavtal som ingås utanför ramavtal, ska inkludera kontroll av tillstånd hos IVO. Vidare stämmer det att det inte görs någon särskild kontroll av leverantör för de individavtal som är ingångna via databasen tillika förfrågningsverktyget Upphandlad vård. Det ansvaret åligger Skånes kommuner som är ansvarig upphandlare. Skånes kommuner meddelar löpande på deras databas Upphandlad vård om de har gjort uppföljningar av leverantören som anslutna kommuner bör känna till. Vid varje ny förfrågan måste medarbetare gå in via databasen Upphandlad vård för att nå förfrågningsverktyget och kan därmed ta del av information om eventuella leverantörer. I det fall att en leverantör inte längre har tillstånd för sin verksamhet, är det Skånes kommuner som ansvarar för att dessa leverantörer inte längre finns kvar i förfrågningsverktyget. Socialnämnden får dock besked från IVO när ett assistansbolag förlorar sitt tillstånd. Socialnämnden bekräftar att dokumenterade rutiner saknas för uppföljning av krav på leverantör för de individavtal som är ingångna via direktupphandling och för uppföljning av krav på leverantör i ett pågående avtal. Detta kommer att inkluderas i ovan nämnd rutin som är under utveckling. Tjänsteavtal Socialnämnden är inte ensamma om att ingå avtal utifrån upphandling eller direktupphandling, det gör samtliga nämnder i kommunens organisation. Det finns en sårbarhet om det skapas olika riktlinjer och rutiner för hur detta ska hanteras och hur avtal ska följas upp och dokumenteras. Verksamheterna har ingen egen upphandlingskompetens varför det behöver vara enkelt för verksamheterna att förstå delarna i processen och genomföra aktiviteterna för upphandling, direktupphandling, avtalshantering och avtalsuppföljning. Det behöver finnas dokumenterade uppdaterade kommungemensamma processer för momenten som ska genomföras och avvägas inför och vid direktupphandling, upphandling, avtalshantering och avtalsuppföljning. Det är samtidigt av stor vikt att det ärendehanteringssystem som används för avtalshantering både stödjer en enkel sökfunktion av befintliga avtal för samtliga chefer och stödjer bevakning av avtalsuppföljning som är knutet till funktioner och inte medarbetare. Socialnämnden står beredda att utifrån övergripande riktlinjer och rutiner, skapa verksamhetsspecifika rutiner som är anpassade efter nämndens verksamheter. Socialförvaltningen arbetar därutöver med en översyn av socialnämndens dokumenthanteringsplan från 2012 och kommer under 2026 föreslå revideringar i denna, dels i syfte att uppdatera till aktuella regler dels i syfte att uppdatera namnet till Informationshanteringsplan. I denna finns numera delar avseende hur dokumentation av avtal, oavsett typ, ska bevaras. Socialnämnden föreslås godkänna yttrandet till revisionen. Beslutsunderlag - Tjänsteskrivelse från socialförvaltningen - Rapport uppföljning av avtal Lomma kommun - Missiv uppföljning avtal Lomma kommun SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT 2026-08-25 Beslut Socialnämndens arbetsutskott föreslår socialnämnden besluta: - att godkänna yttrandet och expediera det till revisionen. _________________________________ Beslutet ska skickas till: Socialnämnden