Valnämnden — 26 september 2024

§ 51 Organisation och pågående uppdrag Valnämndens beslut 1. Informationen noteras. Ärende Kanslichef Pär Höglund presenterar sig för nämnden, Pär Höglund är ny kanslichef och nämndsansvarig tjänsteperson sedan 1 september 2024. Kanslichef Pär Höglund och valsamordnare Linda Forssén redogör för den eftervalskonferens för storstadsnätverket (de 20 största kommunerna) som delar av kansliet medverkat på. -

§ 52 Utvärdering EU-valet 2024, enkätsvar från röstmottagare Dnr VN 2024-79 Valnämndens beslut 1. Informationen noteras. Ärende Statistikchef Jimmy Lindahl informerar om den utvärdering av EU-valet som sammanställts av Analys och Utredning. Linköpings kommun har som målsättning att hela tiden utvecklas och därmed även bli bättre inom valarbete. Sedan valet 2018 har en webbenkät skickat ut till dem som arbetat i valet, i syfte att utvärdera hur arbetet har fungerat. Enkäten för utvärdering av EU-valet 2024 skickades ut till 778 personer som arbetat som röstmottagare, ordförande, vice ordförande och/eller arbetsledare. Det var 547 personer som besvarade enkäten, vilket ger en svarsandel på 70,3 %. Analys och Utredning har sammanställt de inkomna svaren i en rapport. Sammanställningen visar att de som arbetat med att genomföra EU- valet 2024 i huvudsak är mycket positiva till hur valarbetet fungerade i Linköping. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - Utvärdering EU-valet 2024, enkätsvar från röstmottagare, 2024-09-12 Rapport - Utvärdering av EU-valet 2024 -

§ 53 Erfarenhetsrapport Europaparlamentsvalet 2024 Dnr VN 2024-78 Valnämndens beslut 1. Erfarenhetsrapport gällande Europaparlamentsvalet 2024 noteras. Ärende Kommunsekreterare Emelie Klinga redogör för erfarenhetsrapporten från Europaparlamentsvalet 2024. I denna rapport redovisar Kommunkansliet (tillika valnämndens kansli) erfarenheter av 2024 års val till Europaparlamentet. Valnämndens kansli genomförde, på valnämndens uppdrag, Europaparlamentsvalet och i föreliggande rapport sammanfattas både statistik kring valet samt de reflektioner, lärdomar och identifierade utvecklingsområden valgenomförandet gett upphov till. I rapporten sammanfattas valgenomförandet utifrån områden som lokaler, röstmottagare och valsäkerhet. Vidare presenteras relevant statistik kring exempelvis valdeltagandet och andelen förtidsröstande i kommunen. Rapporten är skriven utifrån ambitionen att dess innehåll ska kunna användas som utgångspunkt i arbetet med kommande val. Arbetet med att genomföra val har blivit mer omfattande och komplext vilket ställer högre krav på valorganisationen. Hur Kommunkansliet har samarbetat med andra enheter på Kommunledningsförvaltningen samt andra förvaltningar och enheter, liksom erfarenheter av detta samarbete, framgår i rapporten. Det konstateras att det är av vikt att samarbetet internt på Kommunledningsförvaltningen och med andra förvaltningar fortsätter att utvecklas liksom att berörda förvaltningar och enheter tar tillräcklig höjd för val i sin verksamhetsplanering inför ett valår. En slutsats är att en samsyn kring valet som en kommunal angelägenhet behöver finnas på en kommunövergripande nivå. I rapporten konstateras att valet till Europaparlamentet 2024 genomfördes enligt plan i Linköpings kommun. Flera förvaltningar, enheter och funktioner arbetar, både gemensamt och enskilt, för att ett val ska kunna genomföras. Ambitionen att genomföra ett tryggt och rättssäkert val kunde i årets val efterlevas och inga incidenter eller störningar påverkade valgenomförandet eller skadade förtroendet för val på ett sätt som kommit kansliet till känna. Kommunledningsförvaltningen föreslår att rapporten noteras. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse – Erfarenhetsrapport Europaparlamentsvalet 2024, 2024-09- 06 Bilaga – Erfarenhetsrapport Europarlamentsvalet 2024 -

§ 54 Delårsrapport för valnämnden per den 31 augusti Dnr VN 2024-7 Valnämndens beslut 1. Delårsrapporten per 31 augusti med prognos för helår 2024 för valnämnden godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. 2. Uppföljningen av Kommunledningsförvaltningens verksamhetsplan 2024 noteras. Ärende Kanslichef Pär Höglund redogör för valnämndens delårsrapport per den 31 augusti. Enligt Linköpings kommuns ekonomistyrningsregler ska samtliga nämnder löpande följa upp sin verksamhet, resultatet och ekonomin. Detta sker bland annat genom delårsrapporter per den 31 mars och 31 augusti. Valnämndens resultat per den 31 augusti 2024 visar på ett underskott om 2 202 tkr, vilket beror på ökade kostnader inom flera verksamhetsområden bland annat Röstmottagare arvoderade där både utgifterna för arvoden samt sociala avgifter och pensioner blev högre än förväntat. Ökade kostnader redovisas även för verksamhetsområdet Transporter och skolskjutsar där ersättningen till PostNord för sorteringen av förtidsröster ingår, vilken blev högre i och med att antalet väljare som förtidsröstade var betydligt fler än förväntat. På helåret prognostiseras ett underskott om ca 500 tkr med anledning av de högre kostnader som angav ovan. Underskottet bedöms inte få några konsekvenser för verksamheten eller måluppfyllnad på helåret, men ger en indikation om att ekonomiska satsningar inför de allmänna valen 2026 behöver göras. Valnämnden föreslås godkänna delårsrapport för valnämnden per den 31 augusti 2024. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse – Delårsrapport för valnämnden per den 31 augusti 2024, 2024-08-26 Bilaga 1 – Delårsrapport för valnämnden per den 31 augusti 2024 Bilaga 2 – Uppföljning av Kommunledningsförvaltningens verksamhetsplan 2024 Budgetchef, Henrik Karpe Ekonomichef, Åsa Haraldsson Kommunrevisionen

§ 55 Internbudget 2025 med plan för 2026-2030 inkl. verksamhetsplan och internkontrollplan Dnr VN 2024-9 Valnämndens beslut 1. Internbudget 2025 med plan för 2026-2030 inklusive verksamhetsplan och internkontrollplan för valnämnden godkänns. 2. Information om förvaltningens verksamhetsplan (bilaga 2) samt internkontrollplan (bilaga 3) noteras. 3. Kanslichef får i uppdrag att upprätta förteckningen Aktiviteter Internkontroll. Ärende Kanslichef Pär Höglund redogör för valnämndens Internbudget 2025 med plan för 2026-2030 inklusive verksamhetsplan och internkontrollplan. Förslaget till valnämndens internbudget 2025 med plan för 2026–2030 utgår från kommunfullmäktiges beslut om budget 2025 med plan för 2026–2030. Valnämndens internbudget 2025 med plan för 2026–2030 utgår i övrigt från nämndens ansvar i reglemente och styrdokument. Valnämndens internbudget kommer att följas upp i samband med delårsrapport per den 31 mars och 31 augusti samt bokslut och verksamhetsberättelse. Valnämnden har en minskad budgetram jämfört med 2024 med anledning av att det inte genomförs något val under 2025. Fördelningen av medel har därför gjorts med utgångspunkt i utfallet för mellanvalsåret 2023. I bokslutet för 2023 redovisades ett underskott på 46,9 tkr, vilket berodde på ökade kostnader för arvoden till de förtroendevalda samt drift- och licenskostnader för IT-systemet Kaskelot. I planeringsförutsättningar för 2025 framfördes behov av utökning av ram 2025 för att täcka sammanträdesarvode, ersättning för förlorad inkomst samt andra utlägg och ersättningar till ledamöterna i samband med nämndsammanträde. Detta fick inte gehör i Linköpings kommuns budget för 2025. En mindre omfördelning har därför gjorts från verksamhetsområdet Lokalkostnader till Arvoden ledamöter, IT och teletjänster samt Övriga kostnader. Kommunledningsförvaltningen föreslår att valnämnden godkänner internbudget för 2025 med plan för 2026–2030 inklusive bilagor. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse – Internbudget 2025 med plan för 2026–2030 för valnämnden, 2024-08-26 Bilaga 1 – Internbudget 2025 med plan för 2026–2030 för valnämnden Bilaga 2 – Kommunledningsförvaltningens verksamhetsplan för valnämnden Bilaga 3 – Internkontrollplan 2025, valnämnden Budgetchef, Henrik Karpe Ekonomichef, Åsa Haraldsson Kommunrevisionen

§ 56 Sammanträdesplan för valnämnden 2025 Dnr VN 2024-76 Valnämndens beslut 1. Sammanträdesplan för valnämnden år 2025 godkänns. 2. I det fall nämnden inte kan sammanträda i tid för att hantera ekonomiska redovisningar enligt beslutad tidplan medges att ordförandebeslut tas. Ordförandebeslut ska redovisas för nämnden i efterskott. Ärende Valnämnden har att fatta beslut om sammanträdesplan för 2025. Kommunkansliet har tagit fram förslag på sammanträdestider enligt nedanstående. Eftersom inga val ska genomföras under 2025 föreslås att antalet sammanträden för år 2025 minimeras. Sammanträdestiderna föreslås utifrån Linköpings kommuns ekonomistyrningsprocess. Hänsyn har även tagits till andra nämndsammanträden. Nämnden föreslås sammanträda vid 4 tillfällen: - torsdagen den 13 februari 2025 kl.09:00-11:00 - torsdagen den 24 april 2025 kl.09:00-11:00 - torsdagen den 18 september 2025 kl. 09.00-11.00 - torsdagen den 16 oktober 2025 kl.09:00-11:00 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse – Sammanträdesplan för valnämnden 2025, 2024-09-19 Valnämndens ledamöter och ersättare Ekonomistaben Kommunkansliet

§ 57 Delegationsbeslut 2024 Dnr VN 2024-2 Valnämndens beslut 1. Informationen noteras. Ärende Inga delegationsbeslut har fattats sedan nämndens senaste sammanträde den 12 juni 2024. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse – Delegationsbeslut, 2024-09-19 -

§ 58 Handlingar för kännedom Dnr VN 2024-3 Valnämndens beslut 1. Redovisningen noteras. Ärende Följande handlingar har inkommit till valnämnden för kännedom: · Valmyndighetens senaste nyhetsbrev 2024 · Protokollsutdrag Kommunstyrelsen 2024-08-20, KS §187 · Protokollsutdrag Kommunfullmäktige 2024-06-18, KF §228 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse – Handlingar för kännedom till valnämndens sammanträde 2024-09-26, 2024-09-19 Bilagor -

§ 59 Förrättningar Dnr VN 2024-4 Valnämndens beslut 1. Anmälda förrättningar godkänns. Ärende Sekreteraren redogör för anmälda förrättningar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse – Förrättningar 2024, 2024-09-19 -

§ 60 Aktuell information Ingen övrig aktuell information har inkommit till valnämnden. -