Samverkansnämnden — 12 mars 2026

SVN § 1 DNR VAL AV JUSTERARE SAMMANFATTNING Samverkansnämnden ska utse en ledamot att justera dagens protokoll. BESLUT Samverkansnämnden utser Stefan Ögren (C) till protokolljusterare.

SVN § 2 DNR SVN/2025:5 ÅRSRAPPORT FÖR DATASKYDDSARBETET 2025 SAMMANFATTNING Varje nämnd och bolagsstyrelse är personuppgiftsansvariga för sina verksamhetsområden och ansvarar för att efterleva dataskydds- förordningens krav. Personuppgiftsansvariga nämnder och kommunala bolag har utsett varsitt dataskyddsombud. Ombudets roll är att kontrollera att organisationen följer dataskyddsförordningen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser. Dataskyddsombudet redovisar dataskyddsarbetet i en rapport halvårsvis. Rapporten för 2025 har inkommit. Dataskyddsombudet rapporterar arbetet inom olika områden och sin bedömning samt lämnar ett antal rekommendationer. Förvaltningen redovisar sina kommentarer kring rekommendationerna. Förvaltningen instämmer i dataskyddsombudets rekommendationer. Dataskyddsombudets årsrapport 2026-02-04 BESLUT Nämnden tar del av redovisningen. Dataskyddsombudet Samtliga sektorchefer

SVN § 3 DNR SVN/2025:7 ÅRSBOKSLUT FÖR SAMVERKANSNÄMNDEN 2025 SAMMANFATTNING Verksamhetsområdet omfattar leverans av definierade IT-tjänster till Forshaga kommun med bolag och Kils kommun med bolag. Volymerna är stabila och förutsägbara. IT-drift har under 2025 ett resultat på + 1 629 886 kronor som fördelas utifrån antal datorer i respektive kommun, 48 procent till Kils kommun och 52 procent till Forshaga kommun. BESLUTSGÅNG BESLUT Samverkansnämnden fastställer årsbokslutet 2025.

SVN § 4 DNR SVN/2024:7 UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLL, HELÅR 2025 SAMMANFATTNING Samverkansnämnden beslutade om internkontrollplanen för 2025 i december 2024. Internkontrollplanen för samverkansnämndens verksamhet för IT- drift följs upp och inga avvikelser har noterats under perioden. Samverkansnämndens protokoll 2024-12-12, § 14 BESLUT Samverkansnämnden har tagit del av uppföljningen. Kommunstyrelsen, Kils kommun Kommunrevisionen, Kils kommun

SVN § 5 DNR SVN/2025:9 TILLÄGG I SAMMANTRÄDESPLANERINGEN 2026 SAMMANFATTNING Enligt samverkansnämndens reglemente, 10 §, sammanträder samverkansnämnden på dag och tid som nämnden bestämmer. Samverkansnämnden beslutade den 11 december 2025 att fastställa sammanträdestiderna för 2026 till klockan 15.00 den 12 mars, 7 maj, 3 september och den 10 december 2026. Förvaltningen har därefter uppmärksammat att det i det ursprungliga förslaget till årsplanering även ingick ett sammanträde den 8 oktober 2026. För att säkerställa en komplett mötesplanering föreslår därför förvaltningen att samverkansnämnden sammanträder klockan 15.00 även den 8 oktober 2026. Protokoll samverkansnämnden 2025-12-11, § 19 BESLUTSGÅNG BESLUT Samverkansnämnden beslutar att, förutom tidigare fastställda sammanträdesdagar, även sammanträda klockan 15.00 den 8 oktober 2026. Ledningsstab, ärendehantering och utredning

SVN § 6 DNR SVN/2026:1 TJÄNSTEKATALOG OCH PRISSÄTTNING FÖR 2027 SAMMANFATTNING Uppdaterad tjänstekatalog för 2027 med förändringar av innehåll och prissättning. Ny tjänst: Grundtjänst, förtroendevalda. I enlighet med rekommendationer från SKR inom handslagsinitiativ blir identitet och e-post obligatoriskt för samtliga förtroendevalda från och med 2027. Priserna för användarnära IT-tjänster justeras på grund av förändringar i kostnader för hårdvara och mjukvara. IT-tjänsten Chromebook för elev lämnas oförändrad. Tjänsten Konferensrumsteknik upphör. Tjänster prissätts enligt bilaga baserat på kostnader för hårdvara, mjukvara, konsultinsatser, löner och övriga OH-kostnader. Tjänstekatalogen 2027 2026-02-04 BESLUTSGÅNG BESLUT Samverkansnämnden fastställer Tjänstekatalogen 2027 med innehåll och prissättning enligt bilaga. Kils kommun, ledningsstaben § SAMVERKANSNÄMNDEN INFORMATION Beslutad 2026-03-12, § 6 Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon 0554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 665 23 Kil Kommunhuset Östra Torggatan 2D Fax 0554-129 74 Plusgiro 12 21 10-0 E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751 Tjänstekatalog 2027 TILLGÄNGLIGHET Tillgänglighet Omfattning Tillåtna avbrott Bemannad drift Helgfri vardag 07:30-12:00 och 12:30- 16:00 Tillgång till tjänsten. Vid av IT-chef godkända säkerhetsrelaterade åtgärder. Avbrott efter överenskommelse med kund. Servicefönster på fasta tider*. Obemannad drift Helgfri vardag 12:00-12:30 (lunch) Vardagar 16:00-07:30 Helgdagar Tillgång till tjänsten med undantag av planerade åtgärder och avbrott som inträffar under obemannad drift. Planerade åtgärder för underhåll som aviserats. Avbrott efter överenskommelser med kund. Servicefönster på fasta tider*. *Servicefönster inträffar regelbundet en gång månatligen mellan 15:30 och 18:30. Åtgärder under servicefönster planeras för att minimera verksamhetspåverkan. TYP AV IT-TJÄNST Typ Beskrivning Stöd IT-Servicedesk, projektledning, rådgivning Användarnära Identitet, e-post, kalender, datorarbetsplats, iPad, Chromebook, utskrifter Systemnära Fysiskt och virtuellt datacenter med lagring, databaser, backup, Internet, LAN, Wi-Fi, nätverksport för teknik, fiberförbindelser. Drift av verksamhetssystem Namngivna verksamhetssystem med systemägare och systemförvaltare organiserade i verksamheten. INCIDENTER Incidenter prioriteras enligt nedan. Tiderna gäller under bemannad drift helgfria vardagar 07:30.12:00 och 12:30-16:00. Prioritet Beskrivning Återkoppling Kontroll Målsättning för åtgärd Hög Berör hela, eller stora delar av verksamheten Inom 30 minuter Efter 1 timme Inom 4 timmar Normal Berör flera personer Inom 8 timmar Efter 8 timmar Inom 8 timmar Låg Berör enskilda personer Inom 12 timmar Efter 24 timmar Inom 24 timmar TJÄNSTEKATALOG Namn Beskrivning Pris/volym (enhet) Typ Pris/år 2027 Pris/år 2026 IT-servicedesk Kundtjänst för alla IT-tjänster Ärenden Stöd Ingår i prissatta tjänster tjänster Grundtjänst, anställd personal, kommun.se Identitet och e-post och hemkatalog. Obligatoriskt för alla med anställning. Kommun (baserat på personalantal) Användarnära 2 650 000 2 650 000 Grundtjänst, elever, skola.kommun.se Identitet och e- post. Obligatoriskt för alla elever. Kommun (baserat på elevantal) Användarnära 150 000 150 000 Grundtjänst, förtroendevalda, politik.kommun.se Identitet och e-post och hemkatalog. Obligatoriskt för alla förtroendevalda. Kommun (baserat på antal förtroendevalda) Användarnära 150 000 - Individuell Windows PC med tillbehör personal inom skolverksamhet Delad personal inom skolverksamhet Windows PC med tillbehör Individuell datorarbetsplats Windows PC med tillbehör Delad datorarbetsplats Windows PC med tillbehör Individuell användning i kommunala bolag Windows PC med tillbehör Delad användning i kommunala bolag Windows PC med tillbehör iPad iPad med fodral Enhet (iPad) Användarnära 1 800 2 200 Chromebook för elev Chromebook med fodral Enhet (Chromebook) Användarnära 1 200 1 200 Wi-Fi Accesspunkt utan gästnät Accesspunkt Enhet (Accesspunkt) Systemnära 6 800 6 800 Wi-Fi Accesspunkt med gästnät Accesspunkt Enhet (Accesspunkt) Systemnära 8 800 8 800 Nätverksport för teknik Konfigurerad nätverksport i switch för tekni Nätverksport Systemnära 500 500 Drift av Hårdvara, operativsystem, anpassningar, backup Verksamhetssystem Drift av Individuellt per system Individuellt per system korttidsanvändning Windows PC Enhet (PC) per månad Användarnära 900 900 Datakommunikation Fiberförbindelser, nätverksutrustning, Kapacitet Systemnära Ingår i prissatta tjänster tjänster brandvägg, VPN, Internet Datacenter Fysiska och virtuella servrar Kapacitet Systemnära Ingår i prissatta tjänster tjänster Virusskydd Skydd mot skadlig kod Enhet (PC) Användarnära Ingår i prissatta tjänster tjänster Bevakning av förekomst av barnpornografi Automatisk, ständig bevakning av förekomst av barnpornografi på Windows PC Enhet (PC) Användarnära Ingår i prissatta tjänster tjänster Programhantering Installation och underhåll av program för Användare/Enhet (PC) Drift av tjänster tjänster Utskrift System för utskrift på verksamhetens skrivare Enhet (Skrivare) Användarnära Ingår i prissatta tjänster tjänster Lagring av filer Lagring av individuella eller Kapacitet Användarnära Ingår i prissatta tjänster tjänster delade filer inklusive backup Inköp Rådgivning vid inköp av IT- relaterade tillbehör tjänster tjänster Rådgivning Rådgivning kring IT-tjänster tjänster tjänster Projektstöd IT-teknisk projektkompetens kring IT-tjänster tjänster tjänster Detaljspecifikation, prissatta tjänster Tjänst Individuell datorarbetsplats för personal inom skolverksamhet Bärbar Windows PC för enskild namngiven användare inom skolverksamhet. Laddare, väska, tangentbord, mus och bildskärm ingår. Bildskärmen kan fungera som sekundär bildskärm och dockningsstation. Datorn är förberedd för distansarbete vilket förutsätter internetanslutning och individuell mobiltelefon. Enbart avsedd för namngiven anställd personal inom skola och barnomsorg. Delad datorarbetsplats för personal inom skolverksamhet Bärbar Windows PC avsedd att delas mellan flera användare inom skolverksamhet. Laddare, väska, tangentbord, mus och bildskärm ingår. Bildskärmen kan fungera som sekundär bildskärm och dockningsstation. Enbart avsedd för anställd personal inom skola och barnomsorg. Individuell datorarbetsplats Bärbar Windows PC för enskild namngiven användare. Laddare, väska, tangentbord, mus och bildskärm ingår. Bildskärmen kan fungera som sekundär bildskärm och dockningsstation. Datorn är förberedd för distansarbete vilket förutsätter internetanslutning och individuell mobiltelefon. Enbart avsedd för namngiven anställd personal som inte verkar inom skola och barnomsorg. Delad datorarbetsplats Bärbar Windows PC avsedd att delas mellan flera användare. Laddare, väska, tangentbord, mus och bildskärm ingår. Bildskärmen kan fungera som sekundär bildskärm och dockningsstation. Enbart avsedd för anställd personal som inte verkar inom skola och barnomsorg. Individuell datorarbetsplats för användning i kommunala bolag Bärbar Windows PC för enskild namngiven användare. Laddare, väska, tangentbord, mus och bildskärm ingår. Bildskärmen kan fungera som sekundär bildskärm och dockningsstation. Datorn är förberedd för distansarbete och förutsätter internetanslutning och individuell mobiltelefon. Enbart avsedd för namngiven anställd personal i de kommunala bolagen. Delad datorarbetsplats för användning i kommunala bolag Bärbar Windows PC avsedd att delas mellan flera användare. Laddare, väska, tangentbord, mus och bildskärm ingår. Bildskärmen kan fungera som sekundär bildskärm och dockningsstation. Enbart avsedd för anställd personal i de kommunala bolagen. iPad Apple iPad med fodral och laddare. iPad levereras färdig att användas. Operativsystem installerat och konfigurerat för att kunna distribuera verksamhetsanpassade appar (kräver att verksamheten skapat en app-standard i förväg). Support, uppdateringar och underhåll tillhandahålls av IT-avdelningen. Som standard är iPad öppna för installation av appar. IT-avdelningen lämnar inte support på installerade appar. Appar bekostas av verksamheten. Apple/iTunes-konton hanteras personligen av användaren eller av verksamheten. Utskrift från iPad kan vara möjlig. Samråd med IT-avdelningen krävs. iPad kan ej användas för att kopplas mot kommunens filservrar. iPad har inte backup av data eller inställningar från IT-avdelningen. Internetanslutning (Wi-Fi) är en förutsättning. iPad kan användas utan användaridentitet/e-post från tjänsten Grundtjänst. Detta gör iPad lämplig för exempelvis icke-anställda och förskoleverksamhet. Chromebook för elever Chromebook (bärbar dator med Chrome OS) avsedd enbart för elever. Strikta licensvillkor gäller. Levereras med laddare och fodral. Färdig att användas vid leverans i den kommun den levererats. Hanteras under livslängden av systemförvaltare i skolan. IT- avdelningen bistår vid garantiärenden. Utskrift erbjuds ej från Chromebook. Volymer för läsårsstart beställs varje år i februari. Internetanslutning (Wi-Fi) är en förutsättning. Användaren måste vara inskriven elev för att ha den nödvändiga användaridentiteten vid inloggning. Wi-Fi Accesspunkt för spridning av kommunens trådlösa nätverk inklusive internet i inomhusmiljö. Support, uppdateringar, underhåll och övervakning tillhandahålls av IT-avdelningen. Framdraget fastighetsnät är en förutsättning. Vid takhöjder över normal kontorsmiljö ingår inte upp- eller nedmontering. Alla beställningar av Wi-Fi accesspunkt görs i samråd med nätverkstekniker för att säkerställa tillräcklig täckning/kapacitet. Wi-Fi med gästnät som tillval. Nätverksport för teknik Konfigurerad nätverksport i switch för teknisk utrustning. Framdraget fastighetsnät är en förutsättning. Alla beställningar av nätverksport för teknik görs i samråd med nätverkstekniker. Följande ingår inte i priset för användarnära IT-tjänster: - Verksamhetssystem och kostnader förknippade med dessa. - Verksamhetsspecifika programvaror så som bildbehandling, kartor, video med mera - Lokala tillbehör som skrivare, skanners, digitalkameror samt service och förbrukningsmateriel till dessa - Nätverk, vare sig kabel (fastighetsnät) eller trådlöst (Wi-Fi). Specifikation och krav sätts av IT-avdelningen. - Stöld och skadegörelser på utrustning. - Support på egeninstallerade program - Utbildning av personal - Konsulter för egna program - Abonnemang för mobil datakommunikation - Högtalare, hörlurar eller andra tillbehör Systemdrift Uträkningen av prissättningen av drift av verksamhetssystem kombinerar ett stort antal faktorer och revideras årligen. Följande faktorer beaktas och värderas: - Antal servrar - Antal GB i lagring - Antal processorer - Antal GB i arbetsminne - Omfattning på databaser - Backupförutsättningar - Nätverksbelastning - Antalet användare - Antalet anslutna datorer - Tidsåtgång för support, underhåll, uppdateringar - Federationer och integrationer mot andra system - Extra licenskostnader

SVN § 7 DNR SVN/2026:2 UTNÄMNING AV DATASKYDDSOMBUD SAMMANFATTNING Nämnder måste enligt artikel 37 i dataskyddsförordningen, ha ett dataskyddsombud. Nuvarande dataskyddsombud har valt att avsluta sin anställning och nämnden behöver därför utse ett nytt dataskyddsombud. Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen. Ett dataskyddsombud behöver inte vara anställt i den egna organisationen. BESLUTSGÅNG BESLUT Samverkansnämnden utser Kristin Einarsson-Haselhofer, Knowit Cybersecurity & Law AB, till dataskyddsombud från och med den 14 mars 2026. Ledningsstaben, administrativ chef

SVN § 8 DNR SVN/2026:3 MEDDELANDEN TILL SAMVERKANSNÄMNDEN SAMMANFATTNING Följande meddelande har inkommit till samverkansnämnden sedan förra mötet: Forshaga kommun utdrag KF 2025-12-16, § 131, Avsägelse och val till flera uppdrag BESLUT Samverkansnämnden tar del av informationen.