Valnämnden

VN § 3 DNR VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE SAMMANFATTNING Nämnden ska utse en ledamot som ska justera dagens protokoll. BESLUT Valnämnden utser Johan Olsson (SD) till protokolljusterare.

VN § 4 DNR VN/2024:2 VALLOKALER OCH RÖSTNINGSLOKAL VID VAL TILL EUROPAPARLAMENTET 2024 SAMT ÖPPETTIDER SAMMANFATTNING Vallokal är begreppet som används för den lokal som väljare röstar i på valdagen. Enligt vallagen (2005:837) ska varje kommun se till att det finns lämpliga lokaler som kan användas som vallokaler respektive som röstningslokaler under förtidsröstningen och som i fråga om lokalisering, tillgänglighet och öppethållande ger väljarna goda möjligheter att rösta. För varje valdistrikt ska det finnas en vallokal. I Kils kommun finns åtta valdistrikt. Förvaltningen föreslår att samma lokaler som användes 2022 ska användas vid årets val. Enligt vallagen ska vallokalerna vara öppna kl. 8-21 på valdagen. Lokaler som används vid förtidsröstning benämns röstningslokaler. Under den tid som förtidsröstningen pågår ska varje kommun ha minst en röstningslokal öppen varje dag. Förvaltningen föreslår att Kils bibliotek ska vara röstningslokal. Kommunen bestämmer själv öppettiderna, men på valdagen ska minst en röstningslokal vara öppen hela dagen. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till öppettider. Ordföranden Lars Hultkrantz (C) föreslår att nämnden beslutar enligt förvaltningens förslag med ändringen att reservlokal ska vara Kils bibliotek. BESLUTSGÅNG Ordföranden ställer proposition på det egna förslaget och finner att nämnden har bifallit det. BESLUT a) Valnämnden beslutar att följande vallokaler ska användas på valdagen: Valdistrikt Vallokal 1. Sannerud Sannerudsskolan 2. Dalliden Dallidenskolan 3. Vikstad Vikstaskolan 4. Stenåsen Stenåsenskolan 5. Tolita Tolitaskolan 6. Fagerås Fageråsskolan 7. Frykerud Sockenstugan 8. Boda Bodaskolan Reservlokal: Kils Bibliotek b) Valnämnden beslutar att följande röstningslokal ska användas under förtidsröstningen 22 maj – 9 juni: • Kils bibliotek c) Valnämnden beslutar att röstningslokalen under förtidsröstningen har följande öppettider: onsdag 22 maj - torsdag 23 maj kl. 12-16 fredag 24 maj kl. 14-16 lördag 25 maj - söndag 26 maj kl. 10-13 måndag 27 maj kl. 12-16 tisdag 28 maj kl. 12-18 onsdag 29 maj kl. 12-16 torsdag 30 maj kl. 12-18 fredag 31 maj kl. 12-16 lördag 1 juni - söndag 2 juni kl. 10-13 måndag 3 juni kl. 12-16 tisdag 4 juni - onsdag 5 juni kl. 12-18 torsdag 6 juni - fredag 7 juni kl. 12-16 lördag 8 juni kl. 10-13 söndag 9 juni kl. 08-21 Sektor samhälle och service, kultur- och fritidschef

VN § 5 DNR VN/2024:3 RÖSTMOTTAGARE VID VALET TILL EUROPAPARLAMENTET 2024; VALLOKAL OCH FÖRTIDSRÖSTNING SAMMANFATTNING Enligt vallagen 3 kap. 4 § ska valnämnden för varje valdistrikt utse minst fyra röstmottagare, varav en ordförande och en ersättare för ordföranden. Tidigare har ambitionen i Kils kommun varit att utse ca åtta röstmottagare per distrikt, motiveringen har varit att det då är enkelt för ordföranden att göra schema för tjänstgöring. I skrivande stund har det inkommit 60 intresseanmälningar till röstmottagare. Vid mötet ger förvaltningen en lägesrapport. Det finns nu intresseanmälningar så att det kan förordnas åtta röstmottagare även i de mindre distrikten. BESLUT Valnämnden tar del av informationen.

VN § 6 DNR VN/2024:3 FÖRORDNANDE AV AMBULERANDE RÖSTMOTTAGARE SAMMANFATTNING Enligt vallagen (2005:837) 7 kap. 1 § äger röstning rum på röstmottagningsställen. Väljare röstar i första hand i sin vallokal på valdagen. De kan också före eller under valdagen rösta i röstningslokaler som kommunerna eller utlandsmyndigheterna har inrättat. Väljare får dessutom i vissa fall lämna sina röster till av valnämnden särskilt förordnade röstmottagare (ambulerande röstmottagare) eller rösta genom bud eller brev. Ambulerande röstmottagare åker ut två och två till väljare och tar emot röster i hemmet. Förvaltningen har tagit fram ett förslag på medarbetare inom Kils kommuns förvaltning att förordna som ambulerande röstmottagare. BESLUT Valnämnden förordnar följande medarbetare inom förvaltningen till ambulerande röstmottagare vid valet till Europaparlamentet 2024: 1. Malin Karlsson 2. Sabina Vikström 3. Johan Åkerman 4. Johannes Bondesson Ullström 5. Karin Falch 6. Patrik Vikström 7. Cecilia Hurtig De förordnade

VN § 7 DNR VN/2024:3 UTBILDNING FÖR RÖSTMOTTAGARE SAMMANFATTNING Enligt vallagen 3 kap. 4-5 §§ ska valnämnden för varje valdistrikt utse minst fyra röstmottagare, varav en ordförande och en ersättare för ordföranden. Som röstmottagare får endast den förordnas som har fått sådan utbildning som behövs för uppdraget. Vid utbildningen ska det utbildningsmaterial som tillhandahålls av den centrala valmyndigheten användas. Valnämnden får dock ersätta delar av materialet eller komplettera detta om det behövs med hänsyn till lokala förhållanden. Valnämnden har delegerat detta beslut till kommundirektör med rätt till vidaredelegering. Förvaltningen föreslår att den obligatoriska utbildningen äger rum tisdagen den 28 maj och onsdagen den 29 maj på KilArena. Det kan även bli aktuellt med ett ytterligare tillfälle i början av juni, om det är någon som inte kan de beslutade datumen. Kommunfullmäktiges protokoll 2019-04-25, § 76 BESLUT Valnämnden beslutar att utbildning för röstmottagare äger rum den 28 och 29 maj 2024.

VN § 8 DNR VN/2024:8 REVIDERING AV VALNÄMNDENS DELEGERINGSORDNING SAMMANFATTNING Förvaltningen föreslår tre justeringar av valnämndens delegeringsordning, ärendetypen Valärenden; • Punkten 1 föreslås ändras från ” Utse personer som hanterar röster vid kvittering m.m. ” till ”Beslut om vilka personer som har rätt att kvittera förtidsröster” för att förtydliga vad som avses. • Punkten 5 föreslås ändras till från ”Begära behörighet till valdatasystem hos länsstyrelsen (behörighetsadministratör och inskrivare).” till ”Beslut om vilka personer som ska vara behörighetsadministratörer (BAD) och inskrivare i valadministrationens IT-stöd”. Bakgrunden till detta förslag är att det bör framgå att det är beslutet som avses och inte bara begäran. • Följande punkt läggs till som en 5b: ”Beslut om vilka personer som ska ha rollen Lokal valadministratör (LADM) i valadministrationens IT-stöd, i vilken rollerna Röstkortbeställare (RKB) samt Förtidsröstsregistrerare (FROST) ingår.” Nu gällande delegeringsordning, beslutad 2022-05-16 Förslag till revidering av delegeringsordningen 2024-03-04 BESLUT Valnämnden godkänner delegeringsordningen, enligt bilaga. KILS KOMMUN DELEGERINGSORDNING Beslutad VN 2024-03-11 Dnr VN/2024:8 Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon 0554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 665 23 Kil Kommunhuset Östra Torggatan 2D Fax 0554-129 74 Plusgiro 12 21 10-0 E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751 Valnämndens delegeringsordning FÖRKORTNINGAR LAGAR OCH FÖRORDNINGAR BrB Brottsbalken (1962:700) FL Förvaltningslagen (2017:900) KL Kommunallagen (2017:725) OSL Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) VaL Vallag (2005:837) ÖVRIGT JO Justitieombudsmannen JK Justitiekanslern SKR Sveriges Kommuner och Regioner INLEDNING Syftet med delegeringsordningen är att avlasta valnämnden från rutinärenden, skapa ett större utrymme för mer betydelsefulla ärenden och effektivisera verksamheten. Bestämmelser om delegering av ärenden finns i kommunallagen (KL) 6 kap. 37-40 §§ samt 7 kap. 5-8 §§. Enligt 6 kap. 37 § får en nämnd uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Delegering regleras också i speciallagstiftning, till exempel vallagen. VILKA BESLUT KAN INTE DELEGERAS? Enligt 6 kap. 38 § KL får beslutanderätten inte delegeras när det gäller 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som lämnats över till nämnden, eller 5. ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. VIDAREDELEGERING Valnämnden kan enligt 7 kap. 6 § KL ge förvaltningschefen (kommundirektören) rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd inom kommunen. BESLUTSFATTANDE Delegering innebär att beslutanderätten i de i delegeringsordningen angivna ärendena överlämnats till delegaten som träder i valnämndens ställe. Beslut fattas sålunda på valnämndens vägnar och har samma rättsverkan som beslut fattade av valnämnden. Beslutsrätten i delegeringsordningen gäller tills vidare och kan återkallas eller ändras av valnämnden. Delegerad beslutanderätt ska utövas i överensstämmelse med gällande författningar och kommunens styrdokument och rymmas inom ramen för anslagna medel. ÄRENDETYPER SOM INTE FINNS I DELEGERINGSORDNINGEN Ärenden som är av ren verkställighetskaraktär upptas inte i delegeringsordningen då dessa inte behöver delegeras. Ärenden som är av principiell natur eller som enligt författning inte får delegeras finns normalt inte heller med. ANMÄLAN AV DELEGERINGSBESLUT Enligt 6 kap. 40 § KL beslutar nämnden i vilken utsträckning beslut som har fattats med stöd av uppdrag enligt 37 § ska anmälas till den. Beslut som inte anmäls ska protokollföras särskilt, om beslutet får överklagas enligt bestämmelserna i 13 kap. KL. Sådana beslut som avses i 39 § (brådskande ärenden) ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Beslut som fattats med stöd av delegering från valnämnden ska anmälas till valnämnden vid nästa sammanträde. Alla beslut som fattats med stöd av vidaredelegering från kommundirektören ska enligt 7 kap. 8 § anmälas till kommundirektören, som anmäler dem till valnämnden vid nästa sammanträde. ÖVERKLAGANDEN Delegeringsbeslut överklagas på samma sätt som valnämndens beslut, det vill säga antingen genom laglighetsprövning utifrån 13 kap. KL eller genom förvaltningsbesvär med stöd i specialförfattning. Ett beslut överklagas skriftligt. LAGLIGHETSPRÖVNING Överklaganden enligt laglighetsprövning ska ske inom tre veckor från den dag då justering av protokollet från det sammanträde då delegeringsbeslutet anmäldes tillkännagivits på kommunens anslagstavla. Beslutsfattaren har ingen skyldighet bifoga anvisning om hur man begär laglighetsprövning. Överklagan ska inges av klaganden direkt till Förvaltningsrätten. Förvaltningsrätten prövar lagligheten men inte lämpligheten i ett beslut. Rätten kan upphäva det överklagade beslutet men inte sätta något annat beslut i dess ställe. FÖRVALTNINGSBESVÄR Bestämmelserna om laglighetsprövning gäller inte om det i en specialförfattning anges hur beslut enligt denna författning ska överklagas. Det blir då fråga om förvaltningsbesvär. Överklagan ska ske inom tre veckor från den dag då klaganden fått del av beslutet. Besluten överklagas till allmän förvaltningsdomstol men överklagan ska lämnas till den myndighet som har meddelat beslutet. Myndigheten överlämnar sedan ärendet till domstolen. Har överklagan kommit in för sent ska ett avvisningsbeslut fattas. Även avvisningsbeslutet är överklagbart. Vid förvaltningsbesvär prövas både lagligheten och lämpligheten av det överklagade beslutet. Nytt beslut kan sättas i det tidigare beslutets ställe. VALÄRENDEN 1 Beslut om vilka personer som har rätt att kvittera förtidsröster. 7 kap. 6 § KL 2 Beslut om röstningslokal (förtidsröstning) vid omval i annan kommun. Kommundirektör VaL 4 kap 23 § 7 kap. 6 § KL 3 Rättelse eller ändring i röstlängd på uppdrag av Valmyndigheten eller länsstyrelsen. Kommundirektör 5 kap. 7 § VaL. 7 kap. 6 § KL 4 Rättelse eller ändring i röstlängd vid kommunal folkomröstning. Kommundirektör 9 § Lag (1994:692) om kommunala folkomröstningar. 7 kap. 6 § KL. 5 Beslut om vilka personer som ska vara behörighetsadministratörer (BAD) och inskrivare i valadministrationens IT-stöd. Kommundirektör Se 2 kap. 8 § lag (2001:183) om behandling av personuppgifter i verksamhet med val och folkomröstningar. 7 kap. 6 § KL 5b Beslut om vilka personer som ska ha rollen Lokal valadministratör (LADM) i valadministrationens IT-stöd, i vilken rollerna Röstkortbeställare (RKB) samt Förtidsröstsregistrerare (FROST) ingår. Kommundirektör Får vidaredelegeras enligt 7 kap. 6 § KL 6 Beslut om att delvis ersätta eller komplettera utbildningsmaterial för röstmottagare. Kommundirektör 3 kap. 5 § VaL. Får vidaredelegeras enligt 7 kap. 6 § KL ADMINISTRATIVA ÄRENDEN M.M. 1 Ombud att föra valnämndens talan i mål och ärenden inför domstolar och andra myndigheter samt företräda valnämnden vid förrättningar av skilda slag. 7 kap. 6 § KL 2 Ge fullmakt till ombud att föra valnämndens talan i mål och ärenden inför domstolar och andra myndigheter samt företräda valnämnden vid förrättningar av skilda slag. 7 kap. 6 § KL 3 Delgivning med valnämnden sker enligt reglementet med ordföranden, kommundirektören eller med nämndens sekreterare Ordförande: Lars Hultkrantz Kommundirektör: Ola Mossberg Kommunsekreterare: Pia Hermansson Sabina Vikström Johan Åkerman Personnamn på innehavarna av respektive befattning kan ändras utan beslut i valnämnden om ändring av denna delegeringsordning 4 Avvisning av för sent inkommet överklagande. Kommundirektör 45 § FL 7 kap. 6 § KL 5 Avvisande av ombud. Kommundirektör 14 § FL 7 kap. 6 § KL 6 Beslut att inte lämna ut allmän handling. Kommundirektör Enligt OSL. 7 kap. 6 § KL 7 Ändring av gallringsfrist i dokumenthanteringsplaner för verksamheter underställda valnämnden. Kommundirektör Arkivlagen (1990:782) 10 § 7 kap. 6 § KL 8 Beslut om förtroendevaldas deltagande i kurser och konferenser. Valnämndens ordförande/Val- nämndens vice ordförande 9 Ärenden som är så brådskande att valnämndens sammanträde inte kan avvaktas. Valnämndens ordförande/Val- nämndens vice ordförande KL 6 kap. 39 § 10 Avge yttrande till Valprövningsnämnden. Kommundirektör Enligt 15 kap. 12 § VaL. 7 kap. 6 § KL 11 Besluta om attesträtt. Kommundirektör Får vidaredelegeras enligt 7 kap. 6 § KL ÄRENDEN OM DATASKYDD/PERSONUPPGIFTSBEHANDLING 1 Beslut om anmälan om personuppgiftsincident till tillsynsmyndighet. 7 kap. 6 § KL utlämnande av registerutdrag. 7 kap. 6 § KL rättelse. 7 kap. 6 § KL 4 Beslut om begränsning av behandling efter begäran av den registrerade. 7 kap. 6 § KL dataportabilitet. 7 kap. 6 § KL 6 Beslut om avslag på invändning mot behandling. 7 kap. 6 § KL radering. 7 kap. 6 § KL EJ DELEGERADE VALÄRENDEN 1 Beslut om vallokal Ej delegerat 2 Beslut om röstningslokal (förtidsröstning) Ej delegerat 3 Beslut om röstmottagning vid sjukhus, anstalt, häkte eller liknande Ej delegerat 4 Beslut om begränsade öppettider för viss vallokal Ej delegerat 5 Beslut om öppettider för röstningslokal (förtidsröstning) Ej delegerat 6 Utse ordförande och vice ordförande i valdistrikt Ej delegerat 7 Förordna röstmottagare till valdistrikt Ej delegerat 8 Förordna röstmottagare för röstningslokaler (förtidsröstning) Ej delegerat 9 Förordna ambulerande röstmottagare (Särskilt förordnade röstmottagare) Ej delegerat 10 Förordna röstmottagare vid röstmottagning på sjukhus, anstalt, häkte eller liknande inrättning Ej delegerat Kan delegeras till chef för inrättningen enligt 3 kap. 5 § VaL.

VN § 9 DNR VN/2024:5 VALNÄMNDENS ANSVAR FÖR VALSEDLAR SAMMANFATTNING Partier som har fått mer än 1 procent av rösterna i hela landet vid något av de två senaste valen till Europaparlamentet har rätt att få valsedlar tryckta, distribuerade och utlagda (vallagen 6 kap. 8 §). Om partiet beställer en kandidatlista läggs namnvalsedlar ut. Beställer partiet flera kandidatlistor läggs istället partivalsedlar ut. Det är dessa valsedlar som valnämnden ansvarar för att lägga ut vid samtliga röstmottagningsställen. I samband med varje val inkommer förfrågan från andra partier om hjälp att lägga ut deras valsedlar. Förvaltningen anser att valnämnden inte bör ta ett större ansvar för valsedlar än vad lagen kräver men överlämnar ärendet till nämnden utan förslag till beslut. Ordföranden Lars Hultkrantz (C) föreslår att valnämnden beslutar att endast lägga ut valsedlar åt partier som har rätt att få valsedlar utlagda, det vill säga partier som har fått mer än 1 procent av rösterna i hela landet vid något av de två senaste valen till Europaparlamentet. BESLUTSGÅNG Ordföranden ställer proposition på det egna förslaget och finner att nämnden har bifallit det. BESLUT Valnämnden beslutar att endast lägga ut valsedlar åt partier som har rätt att få valsedlar utlagda, det vill säga partier som har fått mer än 1 procent av rösterna i hela landet vid något av de två senaste valen till Europaparlamentet.

VN § 10 DNR VN/2024:6 VALNÄMNDENS PRELIMINÄRA RÖSTRÄKNING (ONSDAGSRÄKNINGEN) 2024 SAMMANFATTNING Förvaltningen föreslår att valnämndens preliminära rösträkning den 12 juni 2024 börjar kl. 09.00. BESLUT Valnämnden beslutar att den preliminära rösträkningen (onsdagsräkningen) den 12 juni 2024 börjar kl. 09.00.

VN § 11 DNR VN/2023:4 RAPPORT FRÅN DATASKYDDSOMBUDET OM DATASKYDDSARBETET HÖSTEN 2023 SAMMANFATTNING Inom Kils kommunkoncern är varje nämnd och styrelse i respektive bolag var och en personuppgiftsansvarig (PuA) för sina verksamhetsområden. Respektive nämnd och styrelse ansvarar för att kraven som ställs i dataskyddsförordningen (DSF) efterlevs. Kils kommunkoncern har ingått ett avtal med Forshaga kommun och Hammarö kommun om ett gemensamt dataskyddsombud (DSO) för alla tre kommuner samt för de kommunala bolagen. Syftet med avtalet är att uppnå ett samordnat och systematiskt dataskyddsarbete samt ökad kvalité och resurseffektivitet. DSO:s roll är främst att övervaka att PuA följer DSF samt att ge information och råd till PuA i frågor som rör skyddet av personuppgifter. DSO ska inte driva eller utföra det operativa dataskyddsarbetet och inte heller fatta beslut avseende dataskydd. Enligt avtal mellan kommunerna ska DSO redovisa dataskyddsarbetet i en rapport halvårsvis. Det framgår även av DSF att DSO ska rapportera till organisationens högsta förvaltningsnivå, det vill säga nämnd/styrelse. Denna rapport avser att uppfylla dessa krav och sammanfatta de iakttagelser som DSO gjort under det andra halvåret 2023. Dataskyddsombudets halvårsrapport 2024-01-25 BESLUT Valnämnden tar del av rapporten.

VN § 12 DNR VN/2024:4 DISKUSSION OM TJÄNSTGÖRING PÅ VALDAGEN/VALNATTEN SAMMANFATTNING Valnämnden diskuterar nämndens tjänstgöring på valdagen och valnatten. Vid Länsstyrelsens valkonferens i februari framkom ett förslag om att samtliga kommuner lämnar sina röster till Länsstyrelsen måndagen efter valet, istället för på valnatten. Samtliga kommuner var för detta förslag. Länsstyrelsen återkommer med beslut. Två personer ur nämnden behöver dock finnas på plats på kvällen för att skriva under blanketter.

VN § 13 DNR VN/2024:7 ANMÄLAN AV DELEGERINGSBESLUT SAMMANFATTNING Förvaltningen anmäler följande delegeringsbeslut: 1. Ordförandens deltagande i valkonferens 22 februari 2024 (beslutet fattat av vice ordföranden den 19 februari 2024) BESLUT Valnämnden tar del av anmälan av delegeringsbeslut.

VN § 14 DNR NÄSTA MÖTE SAMMANFATTNING Senast den 29 april ska valnämnden har rapporterat in kontaktuppgifter till respektive ordförande i valdistrikt i valdatasystemet Valid. Nämnden behöver således före det ha förordnat röstmottagare. Förvaltningen föreslår att nästa möte i valnämnden är måndagen den 22 april 2024, kl. 10-12. BESLUT Valnämnden beslutar att nästa möte är måndagen den 22 april 2024, kl. 10-12. UNDERSKRIFTSSIDA Detta dokument har undertecknats med avancerade elektroniska underskrifter: Sida 1/1Comfact Signature Referensnummer: 118527SE