Kommunfullmäktige — 5 december 2025

§ 39 Upprop

§ 40 Godkännande av dagordningen

§ 41 Utseende av justeringsperson

§ 42 Ekonomisk uppföljning

§ 43 Redovisning av intern kontroll 2025

§ 44 Redovisning av digitala arkivleveranser hösten 2025

§ 45 Ny leveranstyp - interna webbar och sociala medier

§ 46 Slutrapport arkivtillsyn 2024

§ 47 Finspångs kommuns ansökan om inträde

§ 48 Rapport från kontroll av dataskyddsefterlevnad 2025 för förbundsstyrelsen

§ 49 Redovisning av aktuell registerförteckning och inträffade personuppgiftsincidenter

§ 50 Anmälan delegationsbeslut

§ 51 Förbundschefen informerar

§ 52 Sammanträdet avslutas Upprop Utförs. Godkännande av dagordningen Beslut Dagordningen godkänns. Utseende av justeringsperson Beslut Per Ribacke (S), Alvesta kommun, utses till justeringsperson. Ekonomisk uppföljning SARK/2023:288 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att notera informationen och lägga den till handlingarna. Sammanfattning Vid varje sammanträde redovisas ekonomisk resultatrapport för kommunalförbundet Sydarkivera. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Resultatrapport januari-oktober 2025 Beslut ska skickas till Ekonom Redovisning av intern kontroll 2025 SARK/2025:94 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att notera informationen och lägga den till handlingarna. Sammanfattning Förvaltningsorganisationen har genomfört intern kontroll 2025 utifrån de kontrollområden som förbundsstyrelsen fastställde den 23 maj 2025, § 27: Allmänna handlingar och arkiv Ekonomiadministration IT-säkerhet Politiskt beslutsfattande Förvaltningen hade tillsammans med förbundsstyrelsen en workshop i april månad där man resonerade kring vilka områden som skulle vara lämpliga för intern kontroll 2025. Syftet med intern kontroll är att skapa struktur, ge ökad effektivitet och trygghet. Intern kontroll ska minimera risker, säkra att resurser används enligt tagna beslut, säkerställa en rättvisande redovisning och skydda både förtroendevalda och anställda från oberättigade misstankar om oegentligheter. Styrelsens ansvar för den interna kontrollen utgår från 6 kap i kommunallagen. För kommunalförbundet Sydarkivera gäller reglemente för intern kontroll i förbundspolicyn som säger att processer, rutiner och utvalda kontrollmoment ska väljas ut med utgångspunkt från en genomförd riskbedömning (sårbarhetsanalys). Risk- och sårbarhetsanalysen utgör därför det huvudsakliga underlaget för den interna kontrollplanen som årligen ska fastställas av och följas upp av styrelsen. Dokumentstrukturen bygger på Sydarkiveras interna informationsplan för att säkerställa att samtliga verksamhetsprocesser belyses. Inom bevarandefunktionen används särskilt system för riskbedömningar gällande arkivvård och digitala arkivleveranser. Områden som omfattas av detta system har inte bedömts nödvändiga att ytterligare granska i enlighet med fastställande av denna plan. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport intern kontroll 2025 med tillhörande bilagor Beslut ska skickas till Revisorerna Redovisning av digitala arkivleveranser hösten 2025 SARK/2025:300 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att notera informationen och lägga den till handlingarna. Sammanfattning I redovisningen finns lägesrapporter för perioden maj 2025 till och med oktober 2025 samt tabeller som visar status för de olika förbundsmedlemmarna. Sydarkivera tar emot minst två nya leveranser i veckan. Samtliga överföringstillfällen är bokade fram till juluppehållet och förvaltningen tittar på möjligheter att utöka antalet tillfällen. Under perioden har det varit många rutinleveranser med färdiga anvisningar. Förvaltningen har varit i kontakt med de förbundsmedlemmar som ännu inte är igång med digitala arkivleveranser inom prioriterade områden. Det har inte kommit tillbaka svar från alla. En systeminventering pågår hos de kommunala bolagen för att fånga upp inaktiva system och få in underlag för att planera gemensamma arbetsmöten. Det är samtidigt flera systemleverantörer som arbetar med att utveckla sina arkivexporter, vilket kommer att innebära att fler kan slutarkivera i välfungerande format från vanligt förekommande verksamhetssystem. Ny hårdvara till bevarandesystemet har löst tidigare hinder att läsa in stora informationspaket för slutarkivering. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Redovisning av digitala arkivleveranser hösten 2025 Beslut ska skickas till Förbundsmedlemmar Ny leveranstyp - interna webbar och sociala medier SARK/2025:294 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar som inriktning för leveranstypen interna webbar och sociala medier i enlighet med förvaltningens förslag. Sammanfattning För att förvaltningen hos Sydarkivera ska kunna prioritera leveranstypen och fortsätta arbetet med att ta fram processer och metoder för digitala arkivleveranser behöver förbundsstyrelsen fatta ett inriktningsbeslut. Ett sådant inriktningsbeslut saknas idag. Sydarkiveras förbundsstyrelse har i § 26, 2025-05-23 beslutat att ta fram inriktningsbeslut för sociala medier som ett av styrelsemålen 2025. Inriktning för planering avseende olika typer av interna webbar och sociala medier framgår av underlaget till inriktningsbeslut. Sammanfattningsvis innebär förslaget att förvaltningen fortsätter med att ta fram lösning för insamling av interna webbar, vidareutvecklar rutiner och anvisningar för sociala medier, stödjer förbundsmedlemmarnas avseende gallringsutredning, fortsätter att omvärldsbevaka utvecklingen av standarder, metoder och verktyg för digitalt bevarande inom området samt erbjuder förbundsmedlemmarna råd och stöd i form av bland annat korta arbetsmöten via webben och temadagar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Underlag för inriktningsbeslut, ny leveranstyp - inriktningsbeslut för internwebbar och sociala medier Beslut ska skickas till Förbundsmedlemmars kontaktpersoner Slutrapport arkivtillsyn 2024 SARK/2025:48 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att notera informationen och lägga den till handlingarna. Sammanfattning Som arkivmyndighet har Sydarkiveras förbundsstyrelse övertagit ansvaret för arkivtillsyn från förbundsmedlemmarna. Tillsynen utövas i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen och den långsiktiga tillsynsplanen (SARK/2022:212). Under 2024 tillsynades verksamhetsområdena: Vård och omsorg Arkivlokaler inom Region Blekinge Under 2024 genomfördes tillsyn hos alla kommuner inom förbundskretsen, inom verksamhetsområdet vård och omsorg. Region Blekinge tillsynades separat. Under 2024 års tillsyner utfärdades inga förelägganden, men det genomfördes en händelsestyrd tillsyn på Ödeshögs kommun (SARK/2024:245) där förbundsstyrelsens arbetsutskott beslutade om ett föreläggande § 47, 2024-11-22. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Slutrapport arkivtillsyn 2024 Beslut ska skickas till Enhetschef Tillsyn och informationsförvaltning Finspångs kommuns ansökan om inträde SARK/2025:306 Förslag till beslut Förbundsstyrelsen föreslår att förbundsfullmäktige beslutar att bevilja Finspångs kommun inträde i förbundet från och med 1 januari 2027. Sammanfattning Finspångs kommun har tagit beslut i sin kommunstyrelse gällande inträde i förbundet. De har också inkommit med ett utkast till avsiktsförklaring. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag från Finspångs kommunstyrelse, § 194 Beslut ska skickas till Förbundsstyrelsen Förbundsfullmäktige Finspångs kommun Förbundschef Enhetschef tillsyn och informationsförvaltning Ekonom Rapport från kontroll av dataskyddsefterlevnad 2025 för förbundsstyrelsen SARK/2025:228 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att notera informationen och lägga den till handlingarna Sammanfattning Dataskyddsombudet har genomfört kontroll av dataskyddsefterlevnaden för förbundsstyrelsen som är personuppgiftsansvarig på kommunalförbundet Sydarkivera. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport från kontroll av dataskyddsefterlevnad 2025 för kommunalförbundet Sydarkivera Beslut ska skickas till Revisorerna Dataskyddsombudet Redovisning av aktuell registerförteckning och inträffade personuppgiftsincidenter SARK/2025:312 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att notera informationen och lägga den till handlingarna. Sammanfattning Varje år ska aktuell registerförteckning, samt inträffade personuppgiftsincidenter redovisas för personuppgiftsansvarig. Förbundsstyrelsen är personuppgiftsansvarig för kommunalförbundet Sydarkiveras verksamhet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslut ska skickas till Dataskyddsombudet Dataskyddsteamet Anmälan delegationsbeslut SARK/2024:287 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbeslut och lägga den till handlingarna. Sammanfattning Beslut om att teckna samverkansavtal med KDRS (SARK/2024:287) Förbundschefen informerar Sammanfattning Förbundschefen informerar om följande: Flertalet kommuner är intresserade av att bli medlemmar i Sydarkivera. Under Sydarkiveras jubileumsår 2025 har förvaltningen bland annat deltagit i eFörvaltningsdagarna i Stockholm med en monter. Metadatastrateg Karin Bredenberg presenterade på eFörvaltningsdagarna om specifikationer och om hur det är en möjliggörare att kunna använda dessa vid våra medlemmars överföringar till slutarkivet. En rekrytering är på gång inom dataskyddsteamet med anledning av bland annat ökande antal anslutna till tjänsten. Internt inom förvaltningen har samtliga medarbetare deltagit i en AI-utbildning för att få kunskap om AI, samt börja fundera över hur AI kan användas inom förbundets verksamhet. Hässleholms kommun tog under förra året beslut om att gå ur Sydarkivera. Förbundschefen avslutar sin informationspunkt med att önska alla en god jul och ett gott nytt år. Sammanträdet avslutas Ordförande Johan Svahnberg (M) önskar alla en god jul och ett gott nytt år och avslutar därmed sammanträdet kl. 11.10. UNDERSKRIFTSSIDA Detta dokument har undertecknats med elektroniska underskrifter: NAMN: Jennie Granath TID: 2025-12-08 14:02:17 +01:00 IDENTIFIKATIONSTYP: SMS (+46729944260) IDENTIFIKATIONS-ID: 46ef6d3360b8452ea026dc95f9febe44 NAMN: Johan Svahnberg (M) TID: 2025-12-08 14:22:14 +01:00 IDENTIFIKATIONSTYP: SMS (+46730812161) IDENTIFIKATIONS-ID: e98cd0280e2b475cb1c33651170a9d2c NAMN: Per Ribacke (S) TID: 2025-12-08 18:02:55 +01:00 IDENTIFIKATIONSTYP: SMS (+46738518215) IDENTIFIKATIONS-ID: e83ee97671514de996400999a43f99ad Certifierad av Comfact Signature Accepterad av alla undertecknare 2025-12-08 18:03:05 +01:00 Ref: 1944407 www.comfact.se Validera dokumentet | Användarvillkor Sida 1/1Comfact Signature Referensnummer: 1944407 Från: Sydarkivera[registrator@sydarkivera.se] Skickat: 12.12.2025 09:56:13 Till: Sydarkivera; Alvesta kommun; Borgholms kommun; Boxholms kommun; Bromölla kommun; Eslövs kommun; Flens kommun; Hultsfreds kommun; Hässleholms kommun; Högsby kommun; Höörs kommun; Karlshamns kommun; Karlskrona Kommun; Katrineholms kommun; Kinda kommun; Lessebo kommun; Ljungby kommun; Lomma kommun; Markaryds kommun; Mönsterås kommun; Mörbylånga kommun; Nybro kommun; Olofströms kommun; Osby kommun; Oskarshamns kommun; Region Blekinge; Ronneby kommun; Staffanstorps kommun; Sölvesborgs kommun; Tingsryds kommun; Torsås kommun; Trosa kommun; Vadstena kommun; Valdermarsviks kommun; Vellinge kommun; Vimmerby kommun; Vingåkers kommun; Ydre kommun; Åtvidabergs kommun; Ödeshögs kommun; Östra Göinge kommun; Ann Larson (M); Börje Dovstad; Catharina Malmborg (M); Christer Caesar (KD); Claes Dufmats (M); Erling Emsfors (M); Eva Bendz Johansson (C); Gustav Schyllert (M); Göran Ulvan (S); Henrik Nilsson Bokor (S); Håkan Thudén (M); Joel Schäfer (S); Johan Svahnberg (M); Kith Mårtensson (M); Lars Johansson (V); Magnus Arvidsson (M); Martin Edgélius (M); Nina Vissing (C); Per Ribacke (S); Ronnie Nilsson (SD); Rut Björkström (KD); Stefan Pettersson (M); Ingela Frid (-); Jan-Erik Demerud (-); Håkan Elleström (-) [registrator@sydarkivera.se; kommunen@alvesta.se; kommun@borgholm.se; kommun@boxholm.se; kommunstyrelsen@bromolla.se; kommunen@eslov.se; flenskommun@flen.se; kommunen@hultsfred.se; kommunen@hassleholm.se; kommun@hogsby.se; kommun@hoor.se; info@karlshamn.se; Karlskrona.Kommun@karlskrona.se; kommunen@katrineholm.se; kinda@kinda.se; info@lessebo.se; kommunstyrelsen@ljungby.se; info@lomma.se; info@markaryd.se; kommun@monsteras.se; kommun@morbylanga.se; kommun@nybro.se; ks@olofstrom.se; kommun@osby.se; kommunen@oskarshamn.se; region@regionblekinge.se; stadshuset@ronneby.se; kommunen@staffanstorp.se; info@solvesborg.se; kommunen@tingsryd.se; info@torsas.se; trosa@trosa.se; vadstena.kommun@vadstena.se; kommun@valdemarsvik.se; vellinge.kommun@vellinge.se; kommun@vimmerby.se; kommun@vingaker.se; ydre.kommun@ydre.se; kontakt@atvidaberg.se; kommun@odeshog.se; kommun@ostragoinge.se; ann.larson@politik.trosa.se; Borje.Dovstad@karlskrona.se; catharina.malmborg@eslov.se; christer.caesar@hassleholm.se; claes.dufmats@odeshog.se; erling.emsfors@ostragoinge.se; eva.johansson@osby.se; gustav.schyllert@vellinge.se; goran.ulvan@kinda.se; henrik.nilsson@torsas.se; hakan.thuden@ydre.se; joel.schafer@pol.borgholm.se; johan.svahnberg@hoor.se; kith.martensson@politik.solvesborg.se; lars.v.johansson@vimmerby.se; magnus.arvidsson@karlshamn.se; martin.edgelius@katrineholm.se; nina.vissing@ydre.se; per.ribacke@alvesta.se; medborgaren1@gmail.com; rut.bjorkstrom@ljungby.se; stefan.pettersson.politik@oskarshamn.se; ingela.frid@gmail.com; jan.demerud@gmail.com; h.ellestrm@telia.com] Kopia: Mats Porsklev[mats.porsklev@sydarkivera.se]; Therese Jigsved[ therese.jigsved@sydarkivera.se]; Jörgen Nord[ jorgen.nord@sydarkivera.se]; Elin Jonsson[ elin.jonsson@sydarkivera.se]; Emilia Bergvall Odhner[ emilia.bergvall.odhner@sydarkivera.se]; Mårten Lindstrand[ marten.lindstrand@sydarkivera.se]; Karin Bredenberg[ karin.bredenberg@sydarkivera.se]; Ämne: Sv: Protokoll från Sydarkiveras förbundsstyrelse 2025-12-05 VARNING: Detta meddelande kommer utifrån och inte från någon inom Karlskrona kommun. Klicka inte på några länkar eller öppna några bifogade filer om du inte känner igen avsändaren eller vet att innehållet är säkert. Hej igen! Denna gång är den bifogade filen inkluderad. Jag ber om ursäkt för att jag missade den i första mailet! Med vänlig hälsning Jennie Granath Sjöstrand Nämndsekreterare Kommunalförbundet Sydarkivera Telefon: 0472-39 01 60 E-post: jennie.granath@sydarkivera.se Besöksadress: Värendsgatan 10, 342 30 Alvesta Webb: http://www.sydarkivera.se För att kommunalförbundet Sydarkivera ska kunna utföra sitt uppdrag och besvara ditt meddelande kommer vi att behandla dina personuppgifter. Läs mer om hur vi behandlar dina personuppgifter (Sydarkivera.se) Från: Sydarkivera <registrator@sydarkivera.se> Skickat: den 12 december 2025 08:42 Till: Alvesta kommun <kommunen@alvesta.se>; Borgholms kommun <kommun@borgholm.se>; Boxholms kommun <kommun@boxholm.se>; Bromölla kommun <kommunstyrelsen@bromolla.se>; Eslövs kommun <kommunen@eslov.se>; Flens kommun <flenskommun@flen.se>; Hultsfreds kommun <kommunen@hultsfred.se>; Hässleholms kommun <kommunen@hassleholm.se>; Högsby kommun <kommun@hogsby.se>; Höörs kommun <kommun@hoor.se>; Karlshamns kommun <info@karlshamn.se>; Karlskrona kommun <karlskrona.kommun@karlskrona.se>; Katrineholms kommun <kommunen@katrineholm.se>; Kinda kommun <kinda@kinda.se>; Lessebo kommun <info@lessebo.se>; Ljungby kommun <kommunstyrelsen@ljungby.se>; Lomma kommun <info@lomma.se>; Markaryds kommun <info@markaryd.se>; Mönsterås kommun <kommun@monsteras.se>; Mörbylånga kommun <kommun@morbylanga.se>; Nybro kommun <kommun@nybro.se>; Olofströms kommun <ks@olofstrom.se>; Osby kommun <kommun@osby.se>; Oskarshamns kommun <kommunen@oskarshamn.se>; Region Blekinge <region@regionblekinge.se>; Ronneby kommun <stadshuset@ronneby.se>; Staffanstorps kommun <kommunen@staffanstorp.se>; Sölvesborgs kommun <info@solvesborg.se>; Tingsryds kommun <kommunen@tingsryd.se>; Torsås kommun <info@torsas.se>; Trosa kommun <trosa@trosa.se>; Vadstena kommun <vadstena.kommun@vadstena.se>; Valdermarsviks kommun <kommun@valdemarsvik.se>; Vellinge kommun <vellinge.kommun@vellinge.se>; Vimmerby kommun <kommun@vimmerby.se>; Vingåkers kommun <kommun@vingaker.se>; Ydre kommun <ydre.kommun@ydre.se>; Åtvidabergs kommun <kontakt@atvidaberg.se>; Ödeshögs kommun <kommun@odeshog.se>; Östra Göinge kommun <kommun@ostragoinge.se>; Ann Larson (M) <ann.larson@politik.trosa.se>; Börje Dovstad (L) <borje.dovstad@karlskrona.se>; Catharina Malmborg (M) <catharina.malmborg@eslov.se>; Christer Caesar (KD) <christer.caesar@hassleholm.se>; Claes Dufmats (M) <claes.dufmats@odeshog.se>; Erling Emsfors (M) <erling.emsfors@ostragoinge.se>; Eva Bendz Johansson (C) <eva.johansson@osby.se>; Gustav Schyllert (M) <gustav.schyllert@vellinge.se>; Göran Ulvan (S) <goran.ulvan@kinda.se>; Henrik Nilsson Bokor (S) <henrik.nilsson@torsas.se>; Håkan Thudén (M) <hakan.thuden@ydre.se>; Joel Schäfer (S) <joel.schafer@pol.borgholm.se>; Johan Svahnberg (M) <johan.svahnberg@hoor.se>; Kith Mårtensson (M) <kith.martensson@politik.solvesborg.se>; Lars Johansson (V) <lars.v.johansson@vimmerby.se>; Magnus Arvidsson (M) <magnus.arvidsson@karlshamn.se>; Martin Edgélius (M) <martin.edgelius@katrineholm.se>; Nina Vissing (C) <nina.vissing@ydre.se>; Per Ribacke (S) <per.ribacke@alvesta.se>; Ronnie Nilsson (SD) <medborgaren1@gmail.com>; Rut Björkström (KD) <rut.bjorkstrom@ljungby.se>; Stefan Pettersson (M) <stefan.pettersson.politik@oskarshamn.se>; Ingela Frid (-) <ingela.frid@gmail.com>; Jan- Erik Demerud (-) <jan.demerud@gmail.com>; Håkan Elleström (-) <h.ellestrm@telia.com> Kopia: Mats Porsklev <mats.porsklev@sydarkivera.se>; Therese Jigsved <therese.jigsved@sydarkivera.se>; Jörgen Nord <jorgen.nord@sydarkivera.se>; Elin Jonsson <elin.jonsson@sydarkivera.se>; Emilia Bergvall Odhner <emilia.bergvall.odhner@sydarkivera.se>; Mårten Lindstrand <marten.lindstrand@sydarkivera.se>; Karin Bredenberg <karin.bredenberg@sydarkivera.se> Ämne: Protokoll från Sydarkiveras förbundsstyrelse 2025-12-05 Hej! Bifogat finner ni protokoll från Sydarkiveras förbundsstyrelse 2025-12-05 för kännedom. Protokoll, samlingshandling och handlingar för samtliga möten för Sydarkiveras förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen uppdelade efter sammanträdesdatum finns på följande webbsida: https://www.sydarkivera.se/politik/kallelser-och-protokoll/. Med det vill vi också passa på att önska er alla en god jul och ett gott nytt år! Med vänlig hälsning Jennie Granath Sjöstrand Nämndsekreterare Kommunalförbundet Sydarkivera Telefon: 0472-39 01 60 E-post: jennie.granath@sydarkivera.se Besöksadress: Värendsgatan 10, 342 30 Alvesta Webb: http://www.sydarkivera.se För att kommunalförbundet Sydarkivera ska kunna utföra sitt uppdrag och besvara ditt meddelande kommer vi att behandla dina personuppgifter. Läs mer om hur vi behandlar dina personuppgifter (Sydarkivera.se)