Valnämnden — 2 juni 2026

3 § Om två exemplar har getts in av en förteckning över egendom, en årsräkning, en sluträkning eller en handling enligt 15 kap. 3 eller 8 § föräldrabalken, skall överförmyndaren till förmyndaren, gode mannen eller förvaltaren sända tillbaka det ena exemplaret försett med bevis om granskningen. Ett sådant bevis ska utfärdas även i andra fall, om det begärs. Beviset ska innehålla uppgift om granskningen föranlett anmärkning eller inte. Gåvobrev Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Överförmyndarens exemplar Papperhandling gallras efter inskanning Bouppteckning Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Testamente Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Arvskifteshandlingar Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Beslut om samtycke till egendomens fördelning Bevaras Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Anmälan från försäkringsbolag, brottsoffermyndighet Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Ansökan från förmyndare rörande förvärv av fast Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Med bilagor egendom Papperhandling gallras efter inskanning Överförmyndarens beslut om upphörande av Bevaras överförmyndarkontroll Anmälan om särskild överförmyndarkontroll Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Intern information# Förmånstagarförordnande Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Anmälan om att barns egendom inte står under Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas betryggande förvaltning Papperhandling gallras efter inskanning Anmälan om att barns egendom inte står under Vilande aktbildning När huvudmannen blivit myndig betryggande förvaltning som inte leder till någon åtgärd Aviseringar till överförmyndaren från vägverket om Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas minderåriga fordonsägare Papperhandling gallras efter inskanning Samtliga skrivelser/handlingar som inte föranleder till Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas åtgärder Papperhandling gallras efter inskanning Beslut om skärpta föreskrifter Bevaras Beslut om fri förfoganderätt för bankmedel Bevaras Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Underlag till utredningar Papperhandling gallras efter inskanning PM Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning 9 6 7 Ensamkommande barn Register över godmanskap Bevaras Ansökan -ensamma barn Gallras efter 3 år Åtagande från god man Gallras efter 3 år Beslut på god man Bevaras Registerutdrag på att barnet fått god man Bevaras Barnets samtycke vad gäller överförmyndarens Gallras efter 3 år förordnande av god man Förteckning över tillgångar Gallras efter 3 år Befrielse från redovisning Gallras efter 3 år Anmodan om förteckning Gallras efter 3 år Beslut om avvisning Bevaras Beslut från Tingsrätten om särskilt förordnande Bevaras Personbevis Gallras efter 3 år Beslut om entledigande/upphörande av god man Bevaras Registerutdrag rörande förordnande av god man Bevaras Registerutdrag rörande entledigande av god man Bevaras Begäran om entledigande Gallras efter 3 år Yrkande om arvorde Gallras efter 3 år Arvordesunderlag Gallras efter 7 år Underlag för utbetalning av arvode genom kommunens lönesystem utgör räkenskapsinformation Arvordesbeslut Gallras efter 3 år Återsökning från socialnämnden i respektive kommun Gallras efter 7 år Kundreskontra 2.4.3 Fakturera internt 2.4.5 Besked om barn som avviker Bevaras Underrättelse från migrationsverket om Bevaras uppehållstillstånd Underrättelse till socialtjänsten Gallras efter 3 år Skrivelser från Migrationsverket Gallras efter 3 år Om bl.a. uppehållstillstånd, uppskriven ålder, avslag på asylansökningar Anteckning om överlämnande ärenden till annan Bevaras kommun Sammanställning av akt Bevaras Dagböcker Bevaras 9 6 8 Utreda och kontrollera förmynderskap Skrivelser Gallras efter 3 år Underlag till utredning Gallras efter 3 år Beslut om skärpande föreskrifter Bevaras Beslut om fri förfoganderätt för bankmedel Bevaras Utredningshandlingar enligt ovan när Gallras efter 3 år Handlingar i ärenden som initierats efter misstanke om överförmyndaren beslutar lämna ärendet utan åtgärd att barns egendom inte står under betryggande förvaltning gallras dock först när huvudmannen blivit myndig Förteckning över egendom Förs över till huvudman eller dödsbo efter Kopia åter till ställföreträdare efter granskning enligt 3 ärendet avslut. § förmyndarskapförordningen. Verifikationer till förteckning såsom saldobesked, Tillbaka till ställföreträdare efter kontroll depåförteckning, inkomstuppgift Övriga underlag till överförmyndaren såsom Gallras efter 3 år lagfartsbevis, uppgifter från kronofogde, kopior av reverser Bevis om spärr av tillgångar Gallras efter 3 år Vid vitesprocess: Gallras efter 3 år Anmaning om förteckning Gallras efter 3 år Föreläggande Gallras efter 3 år Ansökan till tingsrätten om utdömande Gallras efter 3 år Tingsrättens beslut Gallras efter 3 år 9 6 9 Förvalta Årsräkning (inklusive sluträkning) Två originial: Ett till huvudman efter ärendet avslutande. Ett till ställföreträdare efter den årlia granskningen. Verifikationer till årsräkning Åter till ställföreträdare efter granskning Gransknings-PM Gallras efter 3 år Yttranden Gallras efter 3 år Beslut om anmärkning Gallras efter 3 år Eventuellt på befintlig handling Redogörelse angående huvudman Gallras efter 3 år Från ställföreträdare Redogörelse för hinder mot skifte Förs över till huvudman eller dödsbo efter Till huvudman eller representant för dödsbo efter ärendet avslut. ärendets avslutande. Vid ingivande av 2 exemplar återsänds det ena. Överförmyndarens beslut om ny tid för ingivande av Gallras efter 3 år Vid ingivande av 2 exemplar återsänds det ena. handlingar Anmaning om bodelning/skifte Gallras efter 3 år Framställan till Tingsrätten Gallras efter 3 år Arvsskifte Bevaras Överförmyndarens exemplar Bodelning Bevaras Överförmyndarens exemplar Avtal om sammanlevnad i oskiftat bo Bevaras Överförmyndarens exemplar Överförmyndarens beslut om godkännande av Bevaras bodelning/skifteavtal Anmälan om utbetalning från dödsbo Gallras efter 3 år Årsuppgift från ställföreträdare Till huvudman efter ärendets avslutande. Överförmyndarens beslut Bevaras Bevis om spärr av tillgångar Gallras efter 3 år Ansökan jämte bilagor Gallras efter 3 år Intern information# PM och utredningsmaterial såsom remisser, yttranden Gallras efter 3 år m.m. Delgivningskvitto/mottagningsbevis Gallras efter 3 år Handlingar som verifierar åtgärder enligt Gallras efter 3 år Överförmyndarens beslut Vid vitesprocess: Anmaning om förteckning Gallras efter 3 år Föreläggande Gallras efter 3 år Ansökan till tingsrätten om utdömande Gallras efter 3 år Tingsrättens beslut Gallras efter 3 år 9 6 10 Överlämna ärende till annan överförmyndare Följebrev Bevaras Delgivningskvitto/mottagningsbevis Bevaras Bevis om ärendets överlämnande till annan Bevaras överförmyndare Tjänsteanteckning Översänds till nya hemkommunen. Skickas rekommenderat med mottagningsbevis. Personbevis Översänds till nya hemkommunen. Skickas rekommenderat med mottagningsbevis. Följebrev till nya kommunen Översänds till nya hemkommunen. Skickas rekommenderat med mottagningsbevis. Sammanställning av akt Översänds till nya hemkommunen. Skickas rekommenderat med mottagningsbevis. Originalakt Översänds till nya hemkommunen. Skickas rekommenderat med mottagningsbevis. 9 6 11 Hantera förvaltarfrihet Kan behövas ha detta bevis vid ansökningar till vissa utbildningar eller vissa jobb. Ansökan om förvaltarfrihet Gallras vid inaktualitet Förvaltarfrihetsbevis (bevis om att enskild ej står underGallras efter 3 år förvaltare). Personbevis Gallras vid inaktualitet 9 6 12 Hantera framtidsfullmakt Beslut att framtidsfullmakt helt eller delvis inte längre Bevaras får brukas Redovisningar och uppplysningar från Gallras efter 3 år Gallras efter 3 år. 25§ Lagen (2017:310) framtidsfullmaktshavare om framtidsfullmakter Förelägganden Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Redovisning från fullmaktshavare Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Yttranden Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Intern information# Klassificering Gallringsplan Informationshantering Arkivering Personuppgifter Informationssäkerhet (VerkSAM Diarium) (Beslutas av nämnd/styrelse) A B C D Verksamhetsområde Bevaras/gallras Kommentarer Förvaringsplats, Sekretess (§) Ansvar (nämnd, Hanteringsansvisningar Sortering (vid Till slutarkiv Innehåller Anmärkningar Konfidentialitet Riktighet Tillgänglighet Spårbarhet Processgrupp/huvudprocess registreras förvaltning/avdelning) analog personuppgifter Handlingstyp arkivering) (Ja/Nej) 10 KULTUR OCH FRITID 10 1 Kulturverksamhet Även samarbete mellan kulturinstitutioner. Till exempel ABM-samarbete och liknande 10 1 1 Övergripande kulturfrågor Dokumentation om Bevaras Ex. ABM-samverkan Kulturplan Bevaras Kan hanteras enligt 1.3.1 Styrande dokument Kulturpedagogisk plan Bevaras Kan hanteras enligt 1.3.1 Styrande dokument 10 1 2 Programverksamhet Dokumentation om. Bevaras Exempelvis författarbesök och poesikvällar. Affischer och programblad Bevaras Ett exemplar av varje bevaras i Hanteras enligt 3.4.1 Ge kommunikation kronologisk ordning. Annonsbeställningar Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter upphörd giltighet Arrangörskontrakt Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter upphörd giltighet Kan hanteras enligt 2.6.4 Förvalta avtal. T.ex. med nöjeskonsulter mfl. Ersättning till föredragshållare och liknande Gallras efter 7 år Kan hanteras enligt 2.4 Ekonomiadminstration Ersättning till enskilda uppdragstagare utan F- Gallras efter 7 år Kan hanteras enligt 2.4 Ekonomiadminstration skattsedel 10 1 3 Barn- och ungdomskulturell verksamhet Dokumentation Bevaras 10 1 4 Offentlig konstnärlig gestalltning Underlag/utredning Bevaras Registreras Konstplan Bevaras Registreras Policy/riktlinjer för offentlig konst Egen bedömning, se Hanteras enligt 1.3.1 Styrande dokument hanteringsanvisningar Tävling - annons Bevaras Registreras Tävlingsbidrag Se kommentarer Bevara om original, annars gallras eller Registreras återsänds till konstnär vid inakualitet. Förslag på konstnärer Bevaras Registreras Extern konsult Skisser Se kommentarer Bevaras om original, annars gallras eller Registreras Uppdrag åt en eller flera att inkomma med skisser. återsänds till konstnär vid inakualitet. Mötesanteckningar - beslut Bevaras Registreras Avtal/kontrakt/uppdrag Egen bedömning, se Hanteras enligt 2.6.4 Förvalta avtal. hanteringsanvisningar Slutbesiktningsprotokoll Bevaras Underhållsplan Bevaras Invigningsprogram Bevaras Fotodokumentation Bevaras Konstutskott/konsthandläggare Bevaras Konstinköp Rekvisition konst Konstregister Bevaras Foton, värdering, placering och returnering m.m. Uppdateras löpande. Informationsblad Bevaras Nya konstinköp ställs ut Utlåningsblankett Gallras vid inaktualiet Gallras vid retur av konstverket Retur av konst Gallras vid inaktualiet Gallras vid retur av konstverket Uppdatera konstregister 10 1 5 Producera böcker, filmer Egenproducerade böcker Bevaras Ett exemplar av varje bevaras i Hanteras enligt 3.4.1 Ge kommunikation kronologisk ordning. Egenproducerade filmer Bevaras Ett exemplar av varje bevaras i Hanteras enligt 3.4.1 Ge kommunikation kronologisk ordning. Intern information# 10 2 Bibliotek Här ingår även skolbibliotek. 10 2 1 Driva biblioteksverksamhet Kan delas in i drift av tex huvudbibliotek, filialer och skolbibliotek Biblioteksplan Bevaras Registreras Kan hanteras enligt 1.3.1 Styrande dokument Driftstatistik Gallras efter 5 år Statistik på uthyrning av lokaler, inköp av olika saker för bibliotekets räkning m.m. 10 2 2 Hantera media Förvärv och förvaltning av biblioteksmaterial. Planering, urval, inköp, prenumerationer, databaser, mediaplanering anslag etc. Accession, klassificering, katalogisering, inbindning. Även inlån av medier från andra bibliotek (fjärrlån). Förteckningar över nyförvärv Bevaras Gäller samtlig media. Årlig sammanställning bevaras. Förteckning över tidskrifter och dagstidningar Bevaras Förteckning över prenumerationer av databaser Bevaras Statistik över gallringar Gallras efter 2 år Fjärrlån Gallras efter 1 år Mediainköp lista/kvitto Gallras efter 7 år 10 2 3 Låna ut biblioteksmaterial Beståndsregister över all media som lånas ut Bevaras Avdidentifierad förteckning på utlån per person samt per bok. Detta gäller även referenslitteratur. Kontinuerliga uttag bevaras. Frekvens diskuteras med Sydarkivera. Registrering av lån per låntagare Gallras vid inaktualitet Gallras vid återlämnande Register över låntagare Gallras vid inaktualitet Gallras per automatik efter en viss tid. Ligger normalt kvar i lånesystemet tills man byter verksamhetssystem. Avtal/förbindelse med låntagare angående lånekort Gallras vid inaktualitet Gallras 2 år efter upphörd giltighet. 10 2 4 Ambulerande biblioteksverksamhet Avhämtning eller hemleverans av bok Gallras vid inaktualitet Låntagare reservation på nätet eller ringer och beställer för avhämtning eller hemleverans. Turlistor för bokbuss Bevaras Ett exemplar av varje bevaras i Hanteras enligt 3.4.1 Ge kommunikation kronologisk ordning. Hållplatsstatistik Egen bedömning, se Statistik av betydelse bevaras. Övrig Hanteras enligt 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet hanteringsanvisningar statistik gallras vid inaktualitet 10 2 5 Audiovisuell verksamhet, taltidning Band med rutinmässigt material Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter upphörd giltighet. Inläsning av dagstidningar eller annat tryckt material. Band med unik information Bevaras Exempelvis intervjuer. Med register om det finns. Manus till taltidning Gallras efter 2 år Prenumerationsregister Gallras vid inaktualitet Uppdateras löpande Hämtas från Myndigheten för tillgängliga mediers register så 10 2 6 Förmedla information och kunskap Bokning av studierum Gallras efter 1 år Bokning av publika datorer Gallras efter 1 år Bokning av undervisning i källkritik och Gallras vid inaktualitet För besökare på bibliotek eller för skolbesök. informationssökning 10 3 Museer Även konsthall 10 3 1 Driva museum Verksamhets- och utställningsplan Bevaras Kan hanteras enligt 1.3.1 Styrande dokument 10 3 2 Museipedagogisk verksamhet Dokumentation om Bevaras 10 3 3 Samlingar Bevaras Förvaltning av föremåls- och fotosamlingar och konst. Dokumentation av samlingar. Accession, klassificering, katalogisering m.m. Skrivelser om gåvor, donationer och depositioner till Bevaras institutionen Förteckningar och register över Bevaras samlingarna/föremålen Topografiskt och andra förekommande register Bevaras T.ex. register över samtidsdokumentation Dokumentation över vården av samlingarna Bevaras 10 3 4 Utställningar Ansökan om utställning Bevaras Registreras Utställningskontrakt Bevaras Registreras Pristlista Bevaras Konst Information om utställare/konstnär Bevaras Sammanställning av utställning Bevaras Informationsmaterial Bevaras Visningar, guidningar och program Se kommentarer Dokumentation och sammanställningar av visningar kan bevaras. Övriga handlingar av ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Statistiksammandrag Se kommentarer Bevaras om det inte ingår i Hanteras enligt 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet verksamhetsberättelse eller liknande då kan den gallras. Intern information# 10 4 Enskilda arkiv Privata, inte kommunala arkiv. Vissa kommuner hanterar även sådana arkiv 10 4 1 Ta emot och återlämna enskilda arkiv Depositionsavtal Egen bedömning, se Hanteras enligt 2.6.4 Förvalta avtal hanteringsanvisningar Gåvoavtal Egen bedömning, se Hanteras enligt 2.6.4 Förvalta avtal hanteringsanvisningar 10 4 2 Vårda och förvara enskilda arkiv Gallring av enskilda arkiv (tex företagsarkiv) Bevaras Registreras 10 4 3 Lämna ut uppgifter ur enskilda arkiv 10 4 4 Tillgängliggöra enskilda arkiv Dokumentation om Bevaras 10 5 Musik- och teater 10 5 1 Teater Kan ske i samarbete med andra organisationer Dokumentation om teateruppsättningar Bevaras T.ex. pjäsmanus, fotografier, filmer, spelplaner och rollistor. 10 5 2 Musik Kan ske i samarbete med andra organisationer Dokumentation om verksamheten och arrangemang Bevaras Registreras Intern information# 10 6 Kulturskola Kommunal musikskola 10 6 1 Anta och placera i kulturskola Ansökan Gallras efter 2 år Registreras Antagningsbelsut Gallras efter 2 år Registreras Årligt uttag Elevregister Bevaras Årligt uttag Ensemblelistor Bevaras Föräldramedgivande om publicering av foto Gallras vid inaktualitet 10 6 2 Planera utbildning i kulturskola Scheman Bevaras 10 6 3 Följa upp utbildning i kulturskola Mötesanteckningar Bevaras Statistik Egen bedömning, se Hanteras enligt 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet hanteringsanvisningar Enkäter gen bedömning, se Hanteras enligt 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet hanteringsanvisningar Sammanställning av enkät Bevaras Registreras 10 6 4 Närvaro i kulturskola Närvarolista Gallras vid inaktualitet När det inte längre behövs för redovisning. 10 6 5 Undervisa i kulturskola Dokumentation om programverksamhet Bevaras Registreras Inspelningar från musikskolans uppvisningar Bevaras Arrangörskontrakt Gallras vid inaktualitet Gallras 2 år efter upphörd giltighet Registreras 10 6 6 Läromedel i kulturskola Egenproducerad Bevaras 10 7 Fritid 10 7 1 Fritidsgårdar och aktivitetshus Även andra träffpunkter för ungdomar t.ex. caféer Dokumentation om evenemang och aktiviteter Bevaras Registreras Avstängning Bevaras Registreras Hanteras enligt 5.5.7 Anmäla till polis om ärendet tillhör polisanmälan. Anmälningar Egen bedömning, se Hanteras enligt 5.5.7 Anmäla till polis hanteringsanvisningar 10 7 2 Lägerverksamhet Anmälan Dokumentation Ex. inbjudan, bilder, program, schema Deltagarförteckning Samtycke Gallras vid inaktualitet, Gallras tidigast efter eleven avslutat sin För t.ex. bilder på hemsida. Rör samtycken kring se kommentarer och skolgång. hantering av fotografier framförallt. Samtycken bör hanteringsanvisningar vara tidsbegränsade när det gäller skola. Förvaras på den bolag/förvaltning/skola som personen tillhör. Hanteras enligt 1.12.2 Hantera samtycken för personuppgiftsbehandling. 10 8 Rekreationsområden 10 8 1 Motionsspår, skidspår etc. 10 8 2 Bad- och båtplatser DSN 10 8 3 Utegym, skateboardparker och liknande Intern information# 10 9 Idrottsanläggningar och arenor 10 9 1 Idrottsanläggningar Idrottsplatser, idrottshallar, badhus, ishall Ritningar och entrprenadkontrakt och andra Bevaras Bevaras om de inte finns bevarade på Registreras handlingar om anläggningarna annat håll i kommunen Förteckningar/register över anläggningar/lokaler och Bevaras Årligt uttag av de anläggningar/lokaler som hyrs ut Ansökningar om förhyrning av lokaler Gallras 2 år Kontrakt om uthyrning av lokaler Gallras 2 år efter Kontrakt är underlag för debitering och krav upphörd giltighet Bilddokumentation över egna anläggningar Bevaras Statistik över uthyrningsverksamheten Egen bedömning, se Hanteras enligt 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet hanteringsanvisningar Meddelande till abonnenter Gallras vid inaktualitet Bokningsscheman Gallras efter 2 år Gallras 2 år efter avslutad säsong Kvittenser för kort/nycklar Gallras vid inaktualitet Gallras när nyckeln återlämnats Prislista Bevaras Schema för skolsim Gallras efter 2 år Plan för aktiviteter Gallras efter 10 år Skolsim, vuxensim, babysim, vattenträning och lovaktiviteter. Anmälan till babysim- och skolgrupper Gallras vid inaktualitet Uppföljning av aktiviteter Gallras efter 10 år Närvarolistor över deltagare i simundervisning Gallras efter 2 år Märkesnoteringar för simskolegrupper Gallras efter 2 år Beställningsbekräftelse relaxpaket Gallras efter 2 år Badhus. Underlag till faktura 10 9 2 Arenor 10 10 Föreningsstöd och utmärkelser 10 10 1 Registrera föreningar Anmälan till föreningsregistret Bevaras Registreras Föreningsregister Bevaras 10 10 2 Stöd till föreningar Bidragsansökningar Gallras efter 5 år Registreras Sammanställning över bidragsansökningar Bevaras Registreras Beslut Bevaras Registreras Års- och verksamhetsberättelser från föreningar Bevaras Registreras Sammanställning utbetalade föreningsbidrag Bevaras Registreras 10 10 3 Stöd till engagemang och projekt Projektansökningar Bevaras Registreras Utvecklingsprojekt, ledarutvecklingsbidrag m.m. Projektbeskrivning Bevaras Registreras Redovisning av projektmedel Bevaras Registreras Ansökan aktivitetsbidrag Gallras efter 5 år Sammanställning redovisade aktiviteter Bevaras Registreras Ansökan ledarutvecklingsbidrag Gallras efter 5 år Utvecklingsbidrag Bevaras Registreras 10 10 4 Ansökan om investeringsbidrag till föreningar Bidragsansökan Bevaras Registreras Slutredovisning av investeringen Bevaras Registreras 10 10 5 Utmärkelser Utmärkelser som enskilda föreningar delar ut Förteckning över utmärkelser och priser Bevaras Registreras Förslag Bevaras Registreras Sammanställningar och/eller beslut över utmärkelser Bevaras Registreras och priser 10 11 Kulturmiljövård Inklusive stadsvandringar och som remissinstans. 10 11 1 Inventera och planera kulturmiljöer Kulturmiljöprogram Bevaras Kan hanteras enligt 1.3.1 Styrande dokument Kulturmiljöutredningar Bevaras Registreras Fornvårdsplan Bevaras Registreras Kan hanteras enligt 1.3.1 Styrande dokument Fornlämningsärenden, från Länsstyrelsen Se kommentarer Handlingar som ingår i remisser ska bevaras. Handlingar som inkommit för kännedom kan gallras efter 2 år. Inventeringar Bevaras Dokumentation över vården av fornminnen Bevaras 10 11 2 Presentera kulturmiljöer Bakgrundsmaterial/manus Gallras vid inaktualitet Guidningar Broschyr Se kommentarer Ett exemplar av varje bevaras i Kan hanteras enligt 3.4.1 Ge kommunikation. kronologisk ordning. Skyltar Gallras vid inaktualitet Intern information# Intern information# Intern information# Intern information# # 11 DEMOKRATI OCH LEDNING 11 1 Ägar- och koncernstyrning 11 1 1 Ägarstyrning Protokollsutdrag fullmäktige Bevaras/gallras vid Bevaras om det behöver handläggas i Registreras inaktualitet bolaget. Annars kan de gallras när informationen inte längre behövs. Val av styrelse till bolaget, fulllmäktigebeslut Bevaras Registreras Styrdokument beslutade i fullmäktige Bevaras Registreras Aktiebrev, registreringsbevis etc. Bevaras Registreras 11 1 2 Koncernledning Kallelse till styrelsemöte i moder- eller holdingbolag Bevaras Registreras Underliggande handlingar till möte Bevaras Registreras Styrelseprotokoll Bevaras Registreras 11 1 3 Ägardialog Rapporter till ägaren Bevaras Registreras Protokollsutdrag Bevaras Registreras Anteckningar/protokoll från ägardialog Bevaras Registreras 11 1 4 Bolagsstämma Kallelse Bevaras Registreras Underliggande handlingar Bevaras Registreras Protokoll från bolagsstämman Bevaras Registreras 11 2 Bolagsstyrelse 11 2 1 Beslut i bolagsstyrelsen Kallelse Bevaras Registreras Underliggande handlingar Bevaras Registreras Protokoll Bevaras Registreras Delar kan omfattas av sekretess # Styrande dokument som antas av bolagsstyrelsen Bevaras Registreras VD-rapport Bevaras Registreras Handlingar från styrelsberedning Bevaras Registreras 11 2 2 Offentlig dialog Ej applicerbart på kommunala bolag 11 2 3 Beslutsredovisning Beslutredovisning Bevaras Registreras Fullmakter Bevaras Registreras # 11 3 Verksamhetsledning 11 3 1 Styrande dokument Styrande dokument beslutade av ägaren Bevaras Registreras Protokollsutdrag från fullmäktige Bevaras Registreras Styrande dokument beslutade av bolagsstyrelsen Bevaras Registreras Styrande dokument beslutade av VD/ledningsgrupp Bevaras Registreras Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Bevaras/gallras vid Beskrivningar och handböcker av vikt Registreras inaktualitet bevaras. Övriga gallras vid uppdateringen eller när den inte längre fyller en funktion. Lathundar Gallras vid inaktualitet Gallras när ny version upprättats. Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Gallras vid inaktualitet När de inte längre behövs i verksamheten. 11 3 2 Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/-beskrivning Bevaras Registreras Attest- och utanordningsbehörigheter Bevaras Attestregister Bevaras Registreras Delegationer rörande övergripande ansvar Bevaras Registreras 11 3 3 Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar Bevaras Registreras # 11 3 4 Samverka med personal och fackliga organisationer Kallelse med bilagor Gallras vid inaktualitet Kan gallras när mötet är genomfört och protokoll upprättats. Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, Bevaras Registreras MBL Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Bevaras Registreras Protokoll Löneöversyn Bevaras Registreras Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Bevaras Registreras Protokoll från samverkan mellan arbetsgivare och Bevaras Registreras arbetstagare Protokoll/minnesanteckningar från arbetsplatsträffar/ Gallras efter 2 år arbetslagsmöten Lokalt kollektivavtal Bevaras Registreras 11 3 5 Hyressättning Kallelse - förhandlingsframställan Bevaras Registreras Protokoll, hyresförhandling Bevaras Registreras Överenskommelsen hyresförhandling Bevaras Registreras 11 4 Planering och uppföljning av verksamheten 11 4 1 Mål- och ekonomistyrning 11 4 1 1 Budget Mål och vision Bevaras Investeringsplan Bevaras Registreras Investeringsönskemål Gallras vid inaktualitet När investeringen är genomförd eller inte längre aktuell. Budget, antagen Bevaras Registreras Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Bevaras Registreras Budgetuppföljning Bevaras Registreras Budgetuppföljning, rapporter Bevaras Registreras 11 4 1 2 Bokslut # Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Bevaras Registreras Delårsrapport Bevaras Registreras Årsredovisning Bevaras Registreras Revisionshandlingar Bevaras Registreras Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Bevaras Registreras Årsbokslut Bevaras Registreras Årsbokslutsbilaga Bevaras Årsrapporter/verksamhetsberättelser Bevaras Registreras 11 4 2 Begäran om ökade anslag/tilläggsanslag Ej applicerbart på kommunala bolag 11 4 3 Investeringar Investeringsuppdrag från ägaren/fullmäktige Bevaras Registreras Utredningar av behov och förutsättningar för en Bevaras Registreras investering Förfrågan till fullmäktige Bevaras Registreras Investeringsbeslut Bevaras Registreras Startbeslut Bevaras Registreras Återanvisningar Bevaras Registreras Verksamhetens investeringar Bevaras Registreras # 11 5 Kvalitetsledning 11 5 1 Kvalitetsstyra Ledningssystem - policys, rutiner, lathundar, Bevaras Registreras processbeskrivningar etc. Certifiering av ledningssystem Bevaras Registreras Revision enligt cetifierat ledningssystem Bevaras Registreras Dokumentation som görs inom ramen för Gallras vid inaktualitet Kan gallras när sammanställning är gjord ledningssystemet eller informationen inte längre behövs för revision eller uppföljning. Sammanställningar av dokumentationen Bevaras Registreras 11 5 2 Mäta verksamhetskvalitet 11 5 2 1 Intern kontroll Intern kontrollplan Bevaras Registreras Rapporter från internkontrollen Bevaras Registreras Checklistor för intern kontroll Gallras vid inaktualitet När de inte längre behövs för kontrollen. Åtgärdsplaner Bevaras Registreras 1 5 2 2 Tillsyn i egen regi Ej applicerbart på kommunala bolag # 11 5 2 3 Enkätundersökning Enkät, upprättad Bevaras Registreras Sammanställning Bevaras Registreras Enkätsvar, inkomna Gallras efter 2 år 11 5 2 4 Statistik Statistik Bevaras/gallras vid Statistik av betydelse för verksamheten Registreras inaktualitet bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet Underlag för statistik Gallras vid inaktualitet 11 5 3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Ej applicerbart på kommunala bolag # 11 5 4 Synpunkter, förslag och klagomål Synpunkter, förslag eller klagomål samt svar av Bevaras Registreras betydelse för verksamheten Synpunkter, förslag eller klagomål samt svar av tillfällig Gallras vid inaktualitet När de inte längre behövs för eller ringa betydelse verksamheten 11 5 4 1 Felanmälan Felanmälan hanteras under respektive verksamhetsområde. 11 5 4 2 Synpunkter, förslag och klagomål Ligger på nivå 3. 11 5 4 3 Klagomål Ligger på nivå 3. 11 5 5 Anmälan enligt lag Ej applicerbart på kommunala bolag 11 5 6 Forum för samråd Protokoll/minnesanteckningar Bevaras Registreras Protokoll eller minnesanteckningar från lokala Bevaras Registreras samverkansgrupper Skrivelser från representanter i samråd Bevaras Registreras 11 5 7 Juridiska handlingar Ej applicerbart på kommunala bolag # 11 6 Verksamhetsutveckling och samverkan 11 6 1 Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser Bevaras Registreras Redovisningar från externa projekt och utredningar Bevaras Registreras Redovisningar från studiebesök och konferenser Bevaras Registreras 11 6 2 Projekt 11 6 2 1 Förstudier Beslut, direktiv eller uppdragsbeskrivning Bevaras Registreras Förstudie Bevaras Registreras Tjänsteskrivelse Bevaras Registreras Beslut Bevaras Registreras Direktiv Bevaras Registreras Plan Bevaras Registreras Utvärdering Bevaras Registreras Sammanställning Bevaras Registreras 11 6 2 2 Projekt Beslut, projektdirektiv eller uppdragsbeskrivning Bevaras Registreras Projektplan Bevaras Registreras Tidsplan Bevaras Registreras Styrgruppsbeslut Bevaras Registreras Delrapporter Bevaras Registreras Slutrapport Bevaras Registreras Ekonomisk redovisning Bevaras Registreras # 11 6 3 Samverka externt Samverkansavtal, överenskommelse Bevaras Registreras Mötesanteckningar eller protokoll Bevaras Registreras 11 6 4 Utveckla verksamheten/Utföra betydande verksamhetsförändring Uppdragsbeskrivning Bevaras Registreras Mötessanteckningar och protokoll Bevaras/gallras vid Registreras inaktualitet Rapport av uppdraget Bevaras Registreras Beslut, förslag till beslut Bevaras Registreras 11 7 Allmänna handlingar och arkiv 11 7 1 Post och postöppning Rutiner för postöppning Gallras vid inaktualitet När en ny rutin har upprättats. Postöppningsfullmakt Gallras vid inaktualitet När personen sluta sin tjänst. 11 7 2 Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran ta del av allmän handling Gallras vid inaktualitet När ärendet har handlagts och den inte överprövats Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den Bevaras Registreras maskad Kopior av utlämnade handlingar Bevaras/gallras vid Handlingar som till hör ett utlämnade som Registreras inaktualitet överklagats bevaras. Övriga gallras när utlämnandet gjorts. Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Bevaras Registreras Beslut/dom från kammarrätten Bevaras Registreras # 11 7 3 Redovisa information Postlista Gallras vid inaktualitet När den inte längre behövs för att hantera förfrågningar. Arkivbeskrivning Bevaras Registreras Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Bevaras Registreras Arkivförteckning Bevaras Klassificeringsstruktur, diarieplan Bevaras Registreras Dokumenthanteringsplan/Informationsplan Bevaras Registreras 11 7 4 Vårda och förvara arkiv Katastrofplaner, arkivlokalsinstruktion Bevaras Registreras 11 7 5 Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Avtal om mikrofilmning/digitalisering Bevaras Registreras Avtal rörande skanning Bevaras Registreras 11 7 6 Hantera arkivleveranser Leveransreversal/leveranskvitto Bevaras Registreras 11 7 7 Avhända allmänna handlingar Inte applicerbart på kommunala bolag. Permanent överförande av handlingar till andra myndigheter eller enskilda organ än arkivmyndigheten. Kräver KF-beslut. 11 7 8 Överlämna allmänna handlingar för förvaring Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för Bevaras Registreras förvaring externt Avtal om lån/förvaring av handlingar Bevaras Registreras 11 7 9 Gallra allmänna handlingar Gallringsbeslut, särbeslut Bevaras Registreras Gallringslistor Bevaras Registreras # 11 8 Tillsyn och Revision 11 8 1 Revision och granskning Granskningsplan Bevaras Registreras Begäran om yttrande Bevaras Registreras Yttrande/svar Bevaras Registreras Granskningsrapporter Bevaras Registreras Beslut från revisionen Bevaras Registreras 11 8 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet Information om förestående inspektion Bevaras Registreras Information insamlad under tillsynsprocessen Gallras vid inaktualitet När tillsynen är genomförd. Korrespondens under tillsynsprocessen Gallras vid inaktualitet När tillsynen är genomförd. Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Bevaras Registreras Protokollsutdrag/beslut Bevaras Registreras Åtgärdsplan Bevaras Registreras 11 9 Remisser, undersökningar och statistik 11 9 1 Inkommande remisser Remiss/begäran om yttrande Bevaras Registreras Yttrande/svar Bevaras Registreras Protokollsutdrag/Beslut Bevaras Registreras Beslut från remitterande organ Bevaras Registreras 11 9 2 Externa undersökningar Enkäter, inkomna Gallras vid inaktualitet Enkätsvar, avgivet Bevaras/gallras vid Registreras inaktualitet 11 9 3 Statistik till andra myndigheter Begäran om uppgifter Gallras vid inaktualitet Lämnade uppgifter Bevaras/gallras vid Bevaras om statistiken är värdefull för Registreras inaktualitet organisationen, annars kan den gallras när den inte längre behövs. 11 10 Registrera varumärke och bolag 11 10 1 Kommunvapen Ej applicerbart på kommunala bolag 11 10 2 Grafisk profil # Riktlinjer för grafisk profil Bevaras Registreras 11 10 3 Varumärke Registrering av varumärke, logga, bolagsnamn etc. Bevaras Registreras Ansökan om registrering hos PRV Bevaras Registreras Registreringsbevis från PRV Bevaras Registreras 11 10 4 Utmärkelser Nomineringar Bevaras Registreras Protokollsutdrag/beslut Bevaras Registreras 11 10 5 Flaggning Instruktion för flaggning Bevaras 11 10 6 Bolagsregistrering Registrering hos Bolagsverket Bevaras Registreras Registrera information hos Bolagsverket Bevaras Registreras Hantera aktiebok och aktiebrev Bevaras Registreras Korrespondens kring bolagsregistrering Bevaras/gallras vid Korrespondens av vikt registreras och Registreras inaktualitet bevaras, medan korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. 11 11 Representera 11 11 1 Evenemang och avtackningar Dokumentation kring evenemang Bevaras Registreras 11 11 2 Vänortsutbyte Ej applicerbart på kommunala bolag 11 12 Dataskydd 11 12 1 Utse dataskyddsombud Beslut om dataskyddsombud Bevaras Registreras Anmälan om dataskyddsombud till Bevaras Registreras Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) Beslut om lokal dataskyddsorganisation Bevaras Registreras # Policys och rutiner kring dataskydd Bevaras Registreras 11 12 2 Hantera samtycken för personuppgiftsbehandling Samtycken Vid inakutalitet Återtagande av samtycke Vid inakutalitet 11 12 3 Personuppgiftsbehandling Information om den registerades rättigheter mm Gallras vid inaktualitet När informationen uppdaterats. Förteckning över personuppgiftsbehandlingar Gallras vid inaktualitet Uppdateras regelbundet. Begäran enligt dataskyddsförordningen Bevaras Registreras Korresondens i samband med begäran enligt Bevaras/gallras vid Korrespondens av vikt registreras och Registreras dataskyddsförordningen inaktualitet bevaras, medan korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Beslut och utlämnande av information i samband med Bevaras Registreras begäran Överklagan av beslut av begärna enligt Bevaras Registreras dataskyddsförordningen 11 12 4 Hantera och förebygga personuppgiftsincidenter Rutiner för personuppgiftsincidenter Vid inakutalitet När rutinen uppdaterats. Registreras Anmälan om personuppgiftsincident Bevaras Registreras Rapportering av personuppgiftsincident Bevaras Registreras Svar från Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) Bevaras Registreras Dokumentation om personuppgiftsincident Bevaras Registreras 11 12 5 Visa efterlevnad och ansvar för dataskydd Personuppgiftsbiträdesavtal Bevaras Registreras # Konsekvensutredning vid behandlingar Bevaras Registreras Dokumentation av åtgärder enligt GDPR (Bevisbörda) Bevaras Registreras # #

§10, gymnasieförordningen (2010:2039) kap 8 §8 och eller om ej möjligt förordningen om vuxenutbildning kap 4§11. Eventuella efter ämne förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass eller om ej möjligt efter ämne. Betygskataloger får från och med 2018 vara elektroniskt underskrivna, medan övriga betygshandlingar fortfarande måste vara som pappersdokument. Arkivexemplar av slutbetyg/avgångsbetyg, Bevaras Obligatoriskt enl. skollagen kap 3 §18. Friskolor ska Personnummer examensbevis, studiebevis, utdrag ur betygskatalog, överlämna slutbetyg från grundskola och komvuxbevis, särskild prövning samt utbildningsbevis gymnasieskola till den kommun där skolan är belägen. Kopia av terminsbetyg Gallras vid inaktualitet Om skolan tagit en kopia på terminsbetyget innan eleven får originalet. Skriftliga omdömen (Ingår i den individuella Bevaras utvecklingsplanen) Skriftliga Bevaras Förvaras tillsammans med slutbetyg/examensbevis. bedömningar/omdömen/intyg/sammanställning som ersätter betyg Resultat av prövning med anteckning om givet betyg Bevaras Har samma betydelse som betygskatalog. Bör förvaras Betygskatalog tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget. Kodplaner och övriga förklaringar rörande Bevaras Står i betygskatalogen betygsuppgifter Intyg om anpassad studiegång. Intyg ska utfärdas för Bevaras Noteras i elevens slutbetyg Betygskatalog elev med ofullständigt slutbetyg, och åtföljer detta Intyg om avgång och reducerat program (utfärdas om Bevaras Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller Betygskatalog elev avgår utan slutbetyg) individuella betyget. Intyg om avgång och reducerat program Bevaras Omprövning av betyg (beslut och handlingar) Bevaras Registreras 7 1 7 Studie- och yrkesvägledning 7 1 7 1 Erbjuda studievägledning Anteckningar från studie- och yrkesvägledares Bevaras verksamhet rörande enskild elev Förteckningar över elevers placeringar under praktisk Bevaras Kronologisk arbetslivsorientering Handlingar rörande praktik och praktikplatser, t.ex. Gallras vid inaktualiet Under förutsättning att uppgifter om Kronologisk arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. genomförd praktik dokumenteras i elevmatrikel eller motsvarande. Elevers program och yrkesval, ändringar Gallras efter registrering Registreras i verksamhetssystem. gjorts 7 1 7 2 Hantera kommunalt aktivitetsansvar Kommunerna har enligt skollagen ett aktivitetsansvar för ungdomar (KAA) som är folkbokförda i kommunen och som har fullgjort sin skolplikt men som inte har fyllt 20 år och inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationella program i gymnasieskolan, gymnasieärskolan eller motsvarande utbildning Register Gallras vid inaktualitet Uppdateras löpande. Gallras i de flesta fall Register över ungdomar i det kommunala när personen fyller 20 år. aktivitetsansvaret. Rapport/statistik till andra myndigheter t ex SCB, Gallras vid inaktualitet. Kan hanteras enligt 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. Skolverket Görs 2 gånger/år. Statistik/Återrapportering från SCB angående KAA Bevaras Kan hanteras enligt 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. Görs 2 gånger/år. Handlingar rörande berörda ungdomar Gallras när eleven fyllt 20 år Handlingar gällande uppföljande verksamhet Gallras efter 2 år Handlingar som utgör underlag för registrering och redovisning av uppföljande verksamhet 7 1 8 Fristående pedagogisk omsorg, förskole- och Fristående förskola, annan pedagogisk verksamhet. skolverksamhet Remissinstans för tillstånd till grundskola och gymnasieskola. Rätt till insyn enskilda skolor. 7 1 8 1 Tillstånd och rätt till bidrag att starta och bedriva fristående pedagogisk omsorg, förskola och fritidshem Ansökan med bilagor Bevaras Registreras Beslut om tillstånd Bevaras Registreras Överklagande av beslut Bevaras Registreras 7 1 8 2 Ändring i verksamheten hos fristående pedagogisk omsorg, förskola och fritidshem Ansökan/anmälan om ändring av verksamhet Bevaras Registreras 7 1 8 3 Tillsyn av fristående pedagogisk omsorg, förskola och Planerad och efter anmälan fritidshem Information om tillsyn Bevaras # Klagomål på enskild verksamhet Bevaras Svar med bilagor från verksamheten Bevaras Begäran om komplettering Bevaras Inkommen komplettering Bevaras Anteckningar från intervjuer/samtal med Bevaras Samtal är ett arbetsmaterial. verksamheten, personal och föräldrar Tillsynsbeslut Bevaras Beslut om prövning av tillstånd Bevaras Handlingar rörande återkallande av tillstånd Bevaras Överklagande av beslut Bevaras 7 1 8 4 Remiss från Skolinspektionen angående ny fristående skolverksamhet Remiss/begäran om yttrande Bevaras Kan hanteras enligt 1.9.1 Inkommande remisser Yttrande/svar Bevaras Kan hanteras enligt 1.9.1 Inkommande remisser Protokollsutdrag/beslut Bevaras Kan hanteras enligt 1.9.1 Inkommande remisser 7 1 9 Fördela resurser 1 9 1 Hantera grundbelopp Prislista bidragsbelopp Bevaras Registreras Beslut om grundbelopp Bevaras Registreras Överklagande med bilagor av beslut om grundbelopp Bevaras Registreras Kan hanteras enligt 1.4 .1 Mål- och ekonomistyrning. 7 1 9 2 Interkommunala ärenden Bevaras Överenskommelse om interkommunal ersättning (alla Bevaras Registreras Prislista ingår verksamheter) 7 1 9 3 Hantera tilläggsbelopp och särskilt stöd Ansökan om tilläggsbeslopp med bilagor för elev i Bevaras Registreras behov av särskilt stöd Beslut om tlläggsbelopp för elev i behov av särskilt stödBevaras Registreras Överklagande med bilagor av beslut om tilläggsbelopp Bevaras Registreras 7 2 Förskola 7 2 1 Placera i förskola Placeringskriterier Bevaras Registreras Anökningshandlingar Se kommentarer Handlingar på barn som får plats gallras Registreras V efter avslutad placering. Handlingar på barn som ej får plats gallras 1 år efter ansökans utgång. Placeringserbjudande Gallras 2 år efter att Registreras V barnet avslutat sin placering. Placeringsbekräftelse Gallras 2 år efter att Registreras V barnet avslutat sin placering. Ärenden om förtur etc. Bevaras Registreras V Ex särskilda skäl. En del organisationer slår ihop denna med nedanstående handlingstyp Ansökan om plats på förskola/fritidshem - särskilda skälBevaras Registreras V samt bifogade handlingar Beslut om plats på förskola/fritidshem - särskilda skäl Bevaras Registreras Beslut om uppsägning Bevaras Registreras Ex vid betalningsunderlåtelse Byte av förskola, ansökan Bevaras Registreras V Överklagande med bilagor Bevaras Registreras Uppsägning av plats förskola Gallras 2 år Registreras V Inkomstuppgifter Gallras efter 3 år Registreras V Kölistor Gallras vid inaktualitet Sammanställning köredovisning/placering Bevaras # 7 2 2 Planera verksamheten i förskola Planera lokaler, Schemaläggning Undervisning Barnets vistelsetid Gallras vid inaktualitet Avdelningsschema Bevaras Hantera placering under semestertid - utskicka till Gallras vid inaktualitet föräldrar, semesterschema Köstatistik, beläggningsstatistik Bevaras 7 2 3 Följa upp verksamheten i förskola Kan hanteras enligt 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet. Planera och följa upp läsår Pedagogisk dokumentation Bevaras Kvalitetsrapport Bevaras 7 2 4 Närvaro i förskola Närvaro och beläggning Barnregister: Bör innehålla uppgifter om förskola, år, Bevaras Slutgiltig med dokumenterade förändringar under avdelning, lärare, barnets namn, personnummer och året. adress Närvaromätning Gallras vid inaktualitet 7 3 Grundskola Förskoleklass-9 7 3 1 Anta och placera i grundskola Antagnings- och placeringskriterier Bevaras Registreras T ex val av skola Ansökningshandlingar på barn som börjar Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång Ansökningshandlingar på barn som ej får plats Gallras 1 år efter intagning Erbjudande om skolplats/antagningsbekräftelse Gallras vid inaktualitet Ärenden om förtur etc. Bevaras Registreras Erbjudande till vårdnadshavare: Fortsatt utbildning Bevaras Registreras tionde året/resp elfte året Svar från vårdnadshavare: fortsatt utbildning tionde Bevaras Registreras året/ resp elfte året Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Kronologisk Överklagande med bilagor Bevaras Registreras Beslut om rätt till utbildning Bevaras Registreras Beslut om rätt till utbildning till följd av EU-rätten m.fl. 7 3 2 Planera utbildning i grundskola Planera kurser, lokaler, Schemaläggning Kartläggning i förskoleklass i ämnena svenska, svenska Se kommentarer Kan gallras efter 1 år om det inte är med Skolförordningen (SKOLFS 2019:16) Obligatoriskt från 1 som andraspråk och matematik som bilaga t ex vid åtgärdsprogram, extra juli 2019, Hitta språket och Hitta matematiken. anpassningar eller liknande - då ska de bevaras Bedömningsstöd i årskurs 1- 9 (olika ämnen) Se kommentarer Kan gallras efter 1 år om det inte är med Skolförordningen (2011:185) kap 9:22b-c; Svenska, som bilaga t ex vid åtgärdsprogram, extra svenska som andraspråk och matematik obligatoriskt i anpassningar eller liknande - då ska de åk 1. Bedömningsstöd läs- och skrivutveckling samt bevaras. Bedömningsstöd taluppfattning. 7 3 3 Följa upp utbildning i grundskola Kan hanteras enligt 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet. Planera och följa upp läsår 7 3 4 Närvaro i grundskola 7 4 Anpassad grundskola 7 4 1 Anta och placera i anpassad grundskola Ansökan om mottagande i anpassad grundskola: Bevaras -psykologisk bedömning -pedagogisk bedömning - social bedömning -medicinsk bedömning Information till/och samråd med vårdnadshavare Bevaras Registreras Samtycke till psykologisk eller medicinsk bedömning Bevaras Registreras Skollagen 1:10. Samtycke krävs om eleven är under 16 år. Vårdnadshavarnas medgivande om placering anpassadBevaras Registreras Skriftligt medgivande. grundskola Beslut om mottagande/inte mottagande Bevaras Registreras Antagningsbekräftelse Gallras vid inaktualitet Kronologisk Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år Kronologisk Överklagande med bilagor Bevaras Registreras # 7 4 2 Planera utbildning i anpassad grundskola Planera kurser lokaler, Schemaläggning Bedömningsstöd i årskurs 1- 9 (olika ämnen) Se kommentarer Kan gallras efter 1 år om det inte är med Skolförordningen (2011:185) kap 10:11. Gilla som bilaga t ex vid åtgärdsprogram, extra matematik, Gilla läsa skriva samt Bedömningsstöd i läs- anpassningar eller liknande - då ska de och skrivutvecklingen. bevaras. 7 4 3 Följa upp utbildning i anpassad grundskola Kan hanteras enligt 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet. Planera och följa upp läsår 7 4 4 Närvaro i anpassad grundskola 7 5 Fritidshem 7 5 1 Placera i fritidshem Placeringskriterier Bevaras Registreras Ansökningshandlingar för ansökan om fritidsplats på Gallras efter att barnet Alfabetisk på barn som börjar avslutat sin placering person inom årskursen Placeringsbekräftelse Gallras vid inaktualitet Kronologisk Ansökan om plats på förskola/fritidshem - särskilda skälBevaras Registreras samt bifogade handlingar Beslut om plats på förskola/fritidshem - särskilda skäl Bevaras Registreras Överklagande med bilagor Bevaras Registreras Uppsägning av fritidsplats Gallras 2 år efter barnet avslutat sin placering. 7 5 2 Närvaro i fritidshem 7 5 3 Planera verksamheten i fritidshem Lovblankett Gallras efter 3 år Utskick till föräldrar Gallras vid inaktualitet 7 5 4 Följa upp verksamheten i fritidshem Kan hanteras enligt 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet. Planera och följa upp läsår # 7 6 Gymnasieskola 7 6 1 Anta och placera i gymnasieskola Ansökningshandlingar för antagna elever och Gallras när eleven Alfabetisk på kvittenser avslutat sin skolgång person inom årskursen Ansökningshandlingar för ej antagna elever och Gallras 1 år efter avslutad Alfabetisk på kvittenser reservintagning person inom årskursen Ansökan om att gå på annan ort Gallras när eleven Registreras avslutat sin skolgång Protokoll med beslut om att få gå på annan ort Bevaras Erbjudande om plats på introduktionsprogrammet Bevaras Registreras Ansökan till individuellt alternativ (IM) trots behörighet Bevaras Registreras till nationellt GY-program Beslut till individuellt alternativ (IM) trots behörighet Bevaras Registreras till nationellt GY-program Resultat av antagningsprov Gallras efter antagningen Årsvis, intagningsvis Protokoll med beslut om antagningsfrikvot Bevaras Antagningslistor Gallras efter avslutad reservintagning Antagningsbekräftelse Gallras vid inaktualitet Kronologisk Svarskort Gallras efter 1 år efter reservantagning Överförda kursbetyg Gallras efter registerering Personnummer Överklagande Bevaras Registreras Personnummerlistor Bevaras efter slutlig antagning Antagningsstatistik, uppgifter som ger en Bevaras. Kan Hanteras enligt1.5.2 Mätning av sammanfattning av antagningen. verksamhetskvalitet. Sammanfattning görs 5 gånger per år. # 7 6 2 Planera utbildning i gymnasieskola Planera kurser lokaler, Schemaläggning Avtal vid arbetsplatsförlagd utbildning (APL) Bevaras Mellan skolhuvudman och mottagande arbetsplats Intyg från arbets-/praktikplatser Bevaras Protokoll, yrkesråd/ämnesråd Bevaras Övriga handlingar rörande yrkespraktik och APL Gallras efter registrering Alfabetisk per år (arbetsplatsförlagt lärande), ämnesanknuten och på elevkort eller i system och kurs inbyggd praktik. 7 6 3 Följa upp utbildning i gymnasieskola Kan hanteras enligt 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet. Planera och följa upp läsår # 7 6 4 Hantera elevdokumentation Ansökan för dispens engelska/matematik Se kommentarer Bevaras hos antagningen, skolan som gör Ex nyanländ eller om har dyslexi kan söka dipens för ansökan kan gallra vid inaktualitet engelska. Ex om har dyskalkyli kan söka dispens för matematik. Utlåtande från grundskola avseende pedagogiskt Bevaras behov av speciallärare 7 6 5 Nationella program Beslut i nämnd Bevaras 7 6 6 Gymnasial lärlingsutbildning Skriftliga avtal /utbildningskontrakt Bevaras Med elev/arbetsplats och huvudman 7 6 7 Introduktionsprogram Anmälan inskrivningsblankett Bevaras Registreras Kvalitetsrapport Bevaras Kan hanteras enligt 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet 7 6 8 Ekonomiskt stöd till elev Inackordering och resebidrag. Ansökan om inackorderingstillägg/bidrag Gallras efter 3 år Gallras under förutsättning att kontroll ochRegistreras redovisning gjorts Ansökan om bidrag till dagliga resor mellan bostad och Gallras efter 3 år Gallras under förutsättning att kontroll ochRegistreras skola redovisning gjorts Förteckning över berättigade till resebidrag Gallras vid inaktualitet. Uppdateras kontinuerligt Delegationsbeslut inackorderingstillägg/ resetillägg Bevaras Registreras Ansökan om skolkort (resor) Gallras efter 3 år Överklagande Bevaras Registreras # 7 7 Anpassad gymnasieskola 7 7 1 Anta och placera i anpassad gymnasieskola Antagningskriterier Bevaras Registreras Ansökningshandlingar för antagna elever Bevaras Alfabetisk på person inom årskursen Ansökningshandlingar för ej antagna elever Gallras 1år efter avslutad Alfabetisk på reservintagning person inom årskursen Ansökningshandlingar för utbildningar köpta av andra Bevaras Registreras kommuner Intagningslistor Gallras efter avslutad Kronologisk reservintagning Antagningsbekräftelser Gallras vid inaktualitet Kronologisk Överförda kursbetyg Gallras efter registereringSka finnas med i slutbetyget och bevaras Personnummer där. Överklagande med bilagor Bevaras Registreras Intagningsstatistik, uppgifter som ger en Bevaras Kan hanteras enligt 1.5.2 Mätning av sammanfattning av intagningen. verksamhetskvalitet # 7 7 2 Planera utbildning i anpassad gymnasieskola Planera kurser lokaler, Schemaläggning Handlingar rörande yrkespraktik och APL Gallras efter registrering Alfabetisk per år (arbetsplatsförlagt lärande), ämnesanknuten och på elevkort eller i system och kurs inbyggd praktik. 7 7 3 Följa upp utbildning i anpassad gymnasieskola Kan hanteras enligt 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet. Planera och följa upp läsår # 7 7 4 Närvaro i anpassad gymnasieskola # 7 8 Kommunal vuxenutbildning Här ingår även svenska för invandrare 7 8 1 Anta i kommunal vuxenutbildning/ Elevregistrering Ansökningshandlingar för antagna elever Gallras vid inaktualitet Vid pappersansökan sparas på M: Edlevo AMN/AMF/VUX Tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning. Ansökningshandlingar för ej antagna elever Gallras 1 år efter avslutadVid pappersansökan sparas på M: Edlevo AMN/AMF/VUX reservintagning Ansökningshandlingar för utbildningar köpta av andra Bevaras Registreras AMN/AMF/VUX Alla ansökningshandlingar oavsett om det blir antagna kommuner eller ej. Elevhistorik, innehåller uppgifter om elevs studieplan, Bevaras Edlevo AMN/AMF/VUX Vid digitalt bevarande bör säkerställas att dessa genomförda kurser uppgifter kan sammanställas vid uttag. Studerandelistor Bevaras Edlevo AMN/AMF/VUX Grupplistor, kurslistor (som tas ut från Gallras vid inaktualitet Lärares listor i AMN/AMF/VUX Av tillfällig betydelse verksamhetssystem) fysisk/digital form Övriga register över elever som upprättats i syfte att Gallras efter 2 år M365 AMN/AMF/VUX Ex debitering av interkommunala avgifter underlätta intern kontroll och redovisning Skydd av personuppgift i verksamhetssystemet, Gallras vid inaktualitet Dokumentskåp AMN/AMF/VUX Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet blankett och så länge som personen har skydd runt personuppgift. Handlingar rörande samtycken enligt Gallras vid inaktualitet Edlevo AMN/AMF/VUX För ex bilder på hemsida. Samtycken bör vara dataskyddsförordningen tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin skolgång. Överförda kursbetyg för elever från andra kommuner Gallras efter registerering M365 AMN/AMF/VUX Ska finnas med i slutbetyget och bevaras där. Personnummer Förteckningar eller register över elever som är Bevaras Registreras AMN/AMF/VUX Kommuner tar betalt för elever från andra kommuner folkbokförda i andra kommuner som det fattats beslut om i den kommun där eleven är folkbokförd. Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Bevaras Edlevo AMN/AMF/VUX Ärenden om utbildningsplats hos annan utförare Bevaras Edlevo AMN/AMF/VUX Förteckningar eller register över elever som är Bevaras Edlevo AMN/AMF/VUX folkbokförda i andra kommuner Handlingar av rutinkaraktär rörande elever Gallras vid inaktualitet M365 AMN/AMF/VUX 7 8 2 Planera utbildning i kommunal vuxenutbildning Individuella scheman Gallras vid inaktualitet 7 8 2 1 Övergripande planering Löpande statsbidragsansökningar, rekvisitioner och Gallras efter 7 år Registreras 23 kap. 2 § OSL AMN/AMF/VUX Enligt lagen om kommunal bokföring och redovisning redovisning av statsbidrag. (2018:597) Se tillägg till Bevara eller gallra nr. 1 Ansökan och beslut om statsbidrag Bevaras Registreras AMN/AMF/VUX Statistik till andra myndigheter ex SCB, Skolverket Gallras vid inaktualitet Registreras 23 kap. 2 § OSL AMN/AMF/VUX Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Bevaras Registreras AMN/AMF/VUX Statistik , enhetsspecifik och upprättad av Bevaras Registreras AMN/AMF/VUX Verksamhetsberättelse verksamheten för rapportering till ex nämnd. Läromedel, egenproducerat (digitala klassrum inkl Bevaras M365 AMN/AMF/VUX andra utförliga presentationer) Informationsmaterial, handlingar som presenterar Bevaras M365 AMN/AMF/VUX innehåll i utbildningsutbud Protokoll eller mötesanteckningar, lokala Bevaras Registreras AMN/AMF/VUX samverkansgrupper, ex skola-statliga myndigheter, skola-kommunala myndigheter, skola-fritid, skola- näringsliv. Kopia av lärarlegitimation Bevaras Filinläsning från Skolverket. Personalakt AMN/AMF/VUX Statistik som ingår i verksamhetsberättelse eller liknande bevaras. Fotografier, samlade för att belysa den egna Bevaras Förutsättning för att bevara är att skriftligt M365 AMN/AMF/VUX Tematisk verksamheten i urval. samtycke finns registrerat enligt kommunens riktlinje. Anhöriguppgifter Gallras vid inaktualitet M365, Heroma AMN/AMF/VUX Alfabetisk Kontaktuppgifter extern samverkan (ex Gränslöst, Gallras vid inaktualitet M365, Lime Crm AMN/AMF/VUX företag) Kontaktuppgifter personal Gallras vid inaktualitet M365 AMN/AMF/VUX Lista för begäran om betyg/intyg Gallras vid inaktualitet M365 AMN/AMF/VUX Lista över utlånad datorutrustning Gallras vid inaktualitet M365 AMN/AMF/VUX 7 8 2 2 Undervisningsplanering Delkurser Bevaras Registreras AMN/AMF/VUX Klass-/kursschema Gallras efter 3 år Skola 24 AMN/AMF/VUX Lärarschema Gallras efter 3 år Skola 24 AMN/AMF/VUX Schema elev/sal Gallras efter 3 år Skola 24 AMN/AMF/VUX Lektionsplanering Gallras vid inaktualitet M365 AMN/AMF/VUX Läsårsdata/läsårstider Bevaras Edlevo AMN/AMF/VUX Korrespondens och andra handlingar med innehåll av Gallras vid inaktualitet Rutinkorrespondens rörande antagning, M365 AMN/AMF/VUX kortvarig betydelse ansökningar etc 7 8 3 Följa upp utbildning i kommunal vuxenutbildning Kan hanteras enligt 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet. Planera och följa upp läsår 7 8 4 Elevdokumentation i kommunal vuxenutbildning 7 8 4 1 Elevutveckling och lärande Betygsdokument: slutbetyg, examensbevis, Bevaras Kommunarkivet AMN/AMF/VUX komvuxbevis (ersätter gymnasiesärskolebevis), utdrag ur betygskatalog, intyg. # Betygskatalog. Betyg och intyg ska kunna Bevaras Kommunarkivet AMN/AMF/VUX sammanställas för varje enskild deltagare. Korrespondens med elev med uppgifter väsentliga för Bevaras Edlevo AMN/AMF/VUX elev eller skolan. Nationella prov i svenska och svenska som andraspråk, Gallras efter 5 år Närarkiv AMN/AMF/VUX elevlösningar, samtliga delar. Sammanställningar över resultat i nationella prov i Bevaras Närarkiv/kommun AMN/AMF/VUX svenska och svenska som andraspråk. arkivet Komvuxarbeten, sammanställning eller förteckning Bevaras Förteckning över AMN/AMF/VUX över arbeten och ämnen. Arbetet i sig kan gallras. arbete Edlevo om det blir en examen på elevens examen Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom Gallras efter 5 år Närarkiv AMN/AMF/VUX svenska och svenska som andraspråk Sammanställningar av resultat från nationella prov Gallras efter 5 år Närarkiv AMN/AMF/VUX utom svenska och svenska som andraspråk Kunskapsprofiler, kartläggningar, progressionsmallar. Gallras vid inaktualitet Haldor/Google/H AMN/AMF/VUX os läraren Diagnostiska prov, elevlösningar Gallras vid inaktualitet Haldor/Google/H AMN/AMF/VUX os läraren Skriftliga tester och prov, elevlösningar Gallras vid inaktualitet Hos läraren AMN/AMF/VUX Komvuxarbete (tidigare specialarbete/projektarbete) Gallras vid inaktualitet Gallras efter AMN/AMF/VUX betygsättning Handlingar från kartläggning vid validering Gallras vid inaktualitet Haldor/VOC/ETG AMN/AMF/VUX 7 8 4 2 Studieorganisation Disciplinära åtgärder, handlingar rörande varning, Bevaras Digitalt 23 kap. 2 § OSL AMN/AMF/VUX avstängning/utvisning av elev. kommunarkiv Avslut Bevaras Edlevo AMN/AMF/VUX Anmälan till prövning Gallras vid inaktualitet När prövning är genomförd. M365 AMN/AMF/VUX Överenskommelse om ex datorlån Gallras vid inaktualitet Då elev slutat skolan Edlevo/Pärm AMN/AMF/VUX Ledighetsansökningar Gallras vid inaktualitet M: AMN/AMF/VUX Närvaro- och frånvarouppgifter Gallras vid inaktualitet Edlevo AMN/AMF/VUX Prövning, resultat med anteckning om givet betyg Bevaras Edlevo AMN/AMF/VUX (betygskatalog). Utbildningskontrakt/avtal mellan skola och arbetsplats Bevaras Kopior lagras på M: så länge de är aktuella Registreras AMN/AMF/VUX och gallras vid inaktualitet. Riskbedömning arbetsplats Bevaras Kopior lagras på M: så länge de är aktuella Registreras AMN/AMF/VUX och gallras vid inaktualitet. 7 9 Särskild utbildning för vuxna 7 9 1 Anta och placera i särskild utbildning för vuxna Alfabetisk på Gallras efter att eleven person inom Ansökningshandlingar för antagna elever avslutat sin skolgång årskursen Ansökan om mottagande i särkild utbildning för vuxna: -psykologisk bedömning -pedagogisk bedömning - social bedömning -medicinsk bedömning Bevaras Registreras Alfabetisk på Gallras 1år efter avslutad person inom Ansökningshandlingar för ej antagna elever reservintagning årskursen Gallras efter avslutad Intagningslistor reservintagning Kronologisk Antagningsbekräftelser Gallras vid inaktualitet Kronologisk Överförda kursbetyg Gallras efter registerering Personnummer Överklagande med bilagor Bevaras Registreras Intagningsstatistik, uppgifter som ger en Kan hanteras enligt 1.5.2 Mätning av sammanfattning av intagningen. Bevaras verksamhetskvalitet 7 9 2 Planera utbildning i särskild utbildning för vuxna Planera kurser lokaler, Schemaläggning Kan hanteras enligt 1.5.3 Säkra och förbättra 7 9 3 Följa upp utbildning i särskild utbildning för vuxna verksamhetskvalitet. Planera och följa upp läsår 7 9 4 Närvaro i särskild utbildning för vuxna # 7 10 Särskilda utbildningsformer 7 10 1 Bidrag till internationell skolgång 7 10 2 Bidrag till svenska för invandrare vid folkhögskola Handlingar rörande bidrag till svenska för invandrare Egen bedömning. Gällande avtalet se 2.6.4 vid folkhögskola 7 10 3 Undervisning för elever som vistas på sjukhus m m eller i hemmet 7 10 4 Annat sätt att fullgöra skolplikt 7 11 Annan pedagogisk verksamhet 7 11 1 Öppen förskola 7 11 2 Öppen fritidsverksamhet 7 11 3 Omsorg när förskola eller fritidshem ej erbjuds Handlingar rörande behov av omsorg då förskola eller Bevaras fritidshem ej erbjuds Intern information# Klassificering Gallringsplan Informationshantering Arkivering Personuppgifter Informationssäkerhet (VerkSAM Diarium) (Beslutas av nämnd/styrelse) A B C D Verksamhetsområde Bevaras/gallras Kommentarer Förvaringsplats, Sekretess (§) Ansvar (nämnd, Hanteringsansvisningar Sortering (vid Till slutarkiv Innehåller Anmärkningar Konfidentialitet Riktighet Tillgänglighet Spårbarhet Processgrupp/huvudprocess registreras förvaltning/avdelning) analog personuppgifter Handlingstyp arkivering) (Ja/Nej) 8 VÅRD OCH OMSORG 8 1 Förebyggande vård och omsorg 8 1 1 Stöd för anhöriga Stöd till anhöriga oavsett verksamhet. 8 1 2 Uppsökande verksamhet 8 2 Hälso- och sjukvård Enligt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) 8 2 1 Samverka vid utskrivning Samverkan vid utskrivning är liksom sammanhållen journalföring ett område där olika sjukvårdshuvudmän ges åtkomst till varandras vårddokumentation. I ett delat system kan förutom landsting och kommun även privata utförare delta. Samverkan vid utskrivning regleras av lag 2017:612 om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Arkivering av informationen sker hos landsting/region. Inskrivningsmeddelande Gallras efter 5 år Sjukhusets meddelande till kommun och primärvård, om ansvarig sjukhusläkare bedömer att patienten efter utskrivning kommer att vara i behov av insatser från någon av dessa. Vissa kommuner kvitterar inskrivningsmeddelandet andra inte. Meddelandefunktion/extra meddelande/kommentarerGallras efter 5 år Här chattar man kring patienten. Kallelse till vårdplanering Gallras efter 5 år Kan även återkallas/makuleras och vidarbefordras Kvittenser och mottagningsbevis Gallras efter 5 år Avser meddelande (motsv.) som visar att avsedd mottagare i systemet öppnat informationen. Vårdplan Bevaras Vissa har information direkt i vårdplan andra inget. Ska bevaras i patientjournal Uppgift om beslut om att ej justera vårdplan Bevaras Vissa kommuner får notiser när t.ex. primärvård ej justerat vårdplan. Ska bevaras i patientjournal Meddelande om utskrivningsklar patient Gallras efter 5 år Vissa har även planerat hemgångsdatum i samma meddelande Meddelande om ändrad utskrivning Gallras efter 5 år Utskrivningsmeddelande/utskriven från sjukhus Gallras efter 10 år Vissa har inget specifikt meddelande men får en notis Avser meddelande om att ansvarig sjukhusläkare bedömer patienten som utskrivningsklar. Epikris och slutanteckningar Bevaras Utlåtande som beskriver ett sjukdomsfall med avseende på uppkomst, utveckling, förlopp och behandling. Avliden patient Gallras efter 5 år Kan ske när som helst i vårdplaneringsprocessen Uttag till patient Gallras efter 10 år I detta ingår vårdplan, utskrivningsmeddelande, läkemedelslista samt läkemedel för några dagar Intern information# 8 2 2 Hantera läkemedel Med läkemedelshantering avses ordination, iordningsställande, administration, rekvisition och förvaring av läkemedel. Även vaccinationsverksamhet ingår som en del i läkemedelshanteringen. Individuell förskrivning av läkemedel till patient dokumenteras i patientjournalen Dosrecept, individuellt Bevaras Dosrecept i patientjournal bevaras. Kopia Hanteras enligt 8.2.6 Dokumentera i patientjournal som förvaras hos patient gallras vid inaktualitet. Förbrukningsjournal över narkotika Gallras efter 10 år Avser journal för förrådsadministration av Journal över enskild patients förbrukning se 8.2.6 narkotika. Dokumentera i patientjournal Förteckning över narkotikaansvariga sjuksköterskor Gallras efter 3 år Efter återlämnandet Gallras 3 år efter inaktualitet Förteckningar över utlämnade kort och nycklar till Gallras efter 10 år Efter återlämnandet Hanteras enligt 5.5.1 Skydda byggnader och egendom läkemedelsförråd Instruktioner för läkemedelshantering Bevaras Kan registreras som 1.3.2 Organisera och fördela arbete och ansvar Fastställda organisationsövergripande direktiv för läkemedelshanteringen. Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från Gallras efter 3 år/bevarasProtkoll och utvärdering bevaras. Registreras Kan registreras som 1.5.3 Säkra och förbättra fortlöpande uppföljning av verksamheten Underlag gallras efter 3 år, dock först efter verksamhetskvalitet att nästföljande granskning genomförts. Läkemedelsjournal eller -lista för enskild patient Bevaras Hanteras enligt 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Ordinationer enligt generella direktiv Gallras efter 10 år Efter att de inte längre är giltiga. Rekvisitioner till apotek Gallras efter 10 år Avser rekvisitioner över läkemedel (inkl. narkotiska preparat) eller teknisk sprit till läkemedeslförråd Signeringslistor över administrerade läkemedel Gallras efter 10 år 8 2 3 Patientsäkerhet och avvikelser Den som bedriver hälso- och sjukvårdsverksamhet som omfattas av IVOs tillsyn ska enligt PSL anmäla detta till IVO. En anmälan ska även göras om väsentliga förändringar sker i verksamheten, som t.ex. flytt, eller om verksamheten läggs ned. IVO är nationell tillsynsmyndighet för hälso- och sjukvården samt för socialtjänsten och verksamhet enligt LSS. Anmälningar enligt bestämmelser om t.ex. Lex Maria i Bevaras Kan registrera som 1.5.5 Anmäla enligt Lag Patientsäkerhetslag Ansvar i patientsäkerhetsarbetet, dokumentation Bevaras Avvikelserapporter (enskilda) Gallras efter 10 Enskilda rapporterade händelser gallras Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. år/bevaras efter 10 år om de granskats i en händelse- eller riskanalys, där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat och som bevaras. Obs! att gallring av enskilda avvikelse-rapporter inte får ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev framtida utredningar i disciplin- eller patientskadeärenden. Checklistor för vårdenheternas egenkontroll (motsv.) Gallras efter 2 år/bevarasChecklistorna gallras efter 2 år om sammanfattning etc gjorts som bevaras, annars ska checklistorna bevaras. Sammanfattning, sammanställning, presentation etc bevaras. Hygienrond, dokumentation Gallras efter 2 år/bevarasSammanställning bevaras. Underlag Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. gallras efter 2 år om sammanställning Avser protokoll, checklista eller annan dokumentation gjorts som bevaras, annars ska från hygienrond. dokumentation från varje rond bevaras. Händelseanalyser Gallras efter 10 Händelseanalyser, checklistor och Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. år/bevaras handlingsplan för åtgärder gallras efter 10 år om det finns en slutrapport om händelseanalys som bevaras, annars ska händelseanalyserna bevaras. Inspektionen för vård och omsorg (IVO):s beslut Bevaras Kan registreras som 1.5.5 Anmälan enligt lag eller 1.8.2 Tillsyn från tillsynsmyndighet beroende på om det är ett beslut efter tillsyn på grund av anmälan i ett specifikt fall eller mer övergripande tillsynsverksamhet. Tidigare HSAN-beslut. Kontroller, dokumentation Bevaras Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. Avser dokumenterad kontroll av t.ex. steriliserings- och desinfektionsrutiner på avdelning. Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare Bevaras Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. och patientnämnd/förtroendenämnd Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare Bevaras Registreras och patient Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolags Bevaras Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. beslut som rör den egna vårdgivare Metodböcker, rutinbeskrivningar etc i sjukhushygien Gallras vid 1 arkivex av den egna organisationens Kan registreras som 1.3.2 Organisera och fördela inaktualitet/bevaras rekommendationer (motsv.) bevaras, arbete och ansvar. övriga gallras vid inaktualitet. Mål för kvalitets-och patientsäkerhetsarbetet Bevaras Kan registeras som 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Vårdgivarenivå och på verksamhetsnivå Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den Bevaras Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. Kan registreras som 1.5.5 Anmälningar enligt lag egna vårdgivaren Patientsäkerhetsberättelse Bevaras Registreras Enligt 3 kap 10 § PSL ska vårdgivaren senast 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Riskanalyser Bevaras Riskanalyser, checklistor och Hanteras enligt 1.5.2 Mätning av verksamhetskvalitet handlingsplaner för åtgärd gallras, om det finns en slutrapport som bevaras. I annat fall bevaras riskanalyserna. Rekommendationer (motsv.) om vårdhygien Bevaras 1 arkivexemplar av den egna Hanteras enligt 1.3.2 Organisera och fördela arbete organisationens rekommendationer och ansvar. (övriga gallras vid inaktualitet) Rådgivning, dokumenterad Bevaras Avser rådgivning vid särskilda tillfällen, t.ex vid hantering av vatten, mat, disk, avfall, tvätt etc. Rådgivning till enskild patient dokumenteras i den enskildes journal. Intern information# Sammanställningar, statistik etc. över vårdhygieniska Gallras vid Statistik av betydelse för den egna Kan registrera som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. mätdata resultat mfl. uppgifter inaktualitet/bevaras verksamheten bevaras, övrigt gallras när de inte längre behövs för verksamheten. Skadeståndsärenden vid patientskada Bevaras Registreras Statistik, allmän Gallras vid Statistik av betydelse för den egna Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. inaktualitet/bevaras verksamheten bevaras, övrigt gallras när de inte längre behövs för verksamheten. Uppföljningar av rutiner, dokumentation Bevaras Kan registreras som 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Utbildning i vårdhygieniska frågor, dokumentation Gallras vid Egenproducerat utbildningsmaterial Merparten av utbildningsmaterial inom vårdhygien inaktualitet/bevaras bevaras. Övrigt material gallras vid bygger på föreskrifter, rutiner och information från inaktualitet. vårdhandboken och är inte verksamhetsunik. Ej verksamhetsunik information som använts i utbildningen gallras vid inaktualitet. Information som är egenproducerad eller framtagen för myndighetens, vårdgivarens etc. räkning (bildspel, text etc.) bevaras. Powerpoint-bilder kan bevaras som utskrift eller digital fil, over-headbilder kan (i förekommande fall) överföras till papper eller bevaras som skannad fil. Åtgärdsplaner Bevaras Registreras Avser lokala planer. 8 2 4 Undersöka, vårda, behandla Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc. Gallras vid Bilder som utgör journalhandling bevaras. Analoga och elektroniska bilder samt teckningar. Bilder inaktualitet/bevaras Övriga bilder gallras vid inaktualitet. som ej utgör journalhandling (t.ex. som med patientens medgivande tas för undervisningssyfte) gallras vid inaktualitet. Bilder av betydelse för patientens vård och behandling, eller som används för information och dialog med patient ingår i patientjournal och bevaras där. Dokumentera i patientjournal. Checklistor till grund för uppföljning av kvalitet i Gallras vid inaktualitet Hanteras enligt 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. vårdprocessen Menyer och noteringar om val av mat Gallras vid inaktualitet När de inte längre behövs för Menyer bevaras av tillagningskök och gallras vid verksamheten. inaktualitet av varje enhet. Blankett eller notering om brukarens val av mat gallras vid inaktualitet Minnesanteckningar vid överrapportering Rensas vid inaktualitet Ej allmän handling. Rensas när de förts Avser personalens minnesanteckningar för tillfälligt över till verksamhetssystem. bruk rörande brukare vilket är arbetsmaterial och rensas bort vid inaktualitet. Förs normalt i verksamhetssystem Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Bevaras Avser listor med signatur och Finns den har i namnförtydliganden som identifierar varje akt?! Då ska personal som dokumenterar och signerar i den ligga på 8.2.6 patientjournal Signeringslistor Gallras efrer 10 år Bevaras i många kommuner men kan Hanteras enligt 8.2.6 Dokumentera i patientjournal gallras efter 10 år om man vill. Övervakningslistor och noteringar vid övervakning Bevaras Hanteras enligt 8.2.6 Dokumentera i patientjournal; listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc. 8 2 6 Dokumentera i patientjournal Avser patientjournal förd av samtliga journalföringspliktiga yrkesgrupper. Se uppräkning nedan av handlingstyper som kan ingå i patientjournal och företrädesvis arkiveras där. Kommunal patientjournal inom omsorg ADL-bedöming och ADL-träning, dokumentation Bevaras Akupunkturjournal Bevaras Analyser/bedömningar, generellt Bevaras Anamnes, omvårdnads Bevaras Avser patientens sjukdomshistoria Anmälan, rapportering etc. till andra myndigheter Bevaras Avser t.ex. anmälan till socialtjänsten Ansvarsövertagande vid läkemedelshantering, Bevaras dokumentation Arbetsterapeutens anteckningar i patientjournal Bevaras Avser arbetsterapeutens anteckningar grundade på arbetsterapi- och förskrivningsprocessen (inkl. bedömning och utprovning av medicintekniska produkter). Ingår i patientjournal och bevaras där. Avbildningar, skisser etc. som beskriver planerad Bevaras åtgärd eller resultat av åtgärd Apotektets återrapport om utbyte av generika för Bevaras Ingår i patientjournal och bevaras där om enskild patient möjligt Bastest inför blodtransfusion Bevaras Även korstest Beslut om vårdbegäran Bevaras Antecknas i patientjournalen Bilder av patientspecifika skador, åtgärder etc. Gallras vid Analoga och elektroniska bilder samt inaktualitet/bevaras teckningar. Bilder av betydelse för patientens vård och behandling, eller som används för information och dialog med patient ingår i patientjournal och bevaras där. Övriga bilder (t.ex. som med patientens medgivande tas för undervisningssyfte) gallras vid inaktualitet. Biometriuppgift Bevaras Blodgruppering Bevaras Blododling, resultat Bevaras Blodrekvistioner Bevaras Blodtransfusion, uppgift om Bevaras Blodtryckslista Bevaras Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc. generellt Blåsträningslista Bevaras Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc. generellt Blödningsschema Bevaras Brev eller meddelande till, från eller avseende patient Gallras vid Brev eller meddelande av betydelse för inaktualitet/bevaras vård och behandling bevaras i patientjournal. Brev som inte behövs för en god och säker vård av patienten diareförs i dokument- och ärendehanteringssystemet. Brev eller meddelande av tillfällig eller ringa karaktär gallras vid inaktualitet Cardiotocografkurvor (CTG) Bevaras Kurvor över hjärtfrekvens. Checklistor av betydelse för behandling, bedömning, Bevaras beslut och diagnos Checklistor av tillfällig eller ringa betydelse Gallras vid inaktualitet När de inte längre behövs för Avser checklistor som t.ex. "Checklista vid hemgång" verksamheten. o.dyl. Intern information# Commotio-observation, dokumentation Bevaras Listor över kontroll och mätning av patientens vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc. generellt Cystometri och flödesmätning, dokumentation Bevaras Tryckmätning i urinblåsan Daganteckningar rörande patienter Bevaras Kallas även rapportblad Diabetes, uppgifter om Bevaras Dietjournal Bevaras Kallas även kostlista Dokumentation i samband med utprovning och Bevaras Avser insats som bedöms vara en hälso- och rådgivning rörande hjälpmedel sjukvårdsinsats. Dosrecept, individuellt Bevaras Kopia som förvaras hos patient gallras vid Dokeumenteras i patientjournal. Dosrecept som inaktualitet. använts som underlag vid läkemedelsadministration blir per definition läkemedelslistor och ska arkiveras som sådana. Dödsbevis, dödsorsaksbevis Bevaras Egenvårdsbedömning Bevaras EKG-kurvor och utlåtanden Bevaras Mätningar av hjärtfunktionen. Epikris och slutanteckningar Bevaras Utlåtande som beskriver ett sjukdomsfall med avseende på uppkomst, utveckling, förlopp och behandling Epikris, omvårdnads Bevaras Filmsekvenser (elektroniska eller video) Gallras vid Film av betydelse för patientjournalens inaktualitet/bevaras syfte och innehåll bevaras. Ingår i patientjournal, men förvaras vid behov separat, för att inte skadas eller skada andra handlingar. I journalen görs notering om att film finns och var den förvaras. Film som saknar betydelse för patientjournalens syfte gallras vid inaktualitet t.ex. film som tagits i undervisningssyfte. Fotvård, notering av beslut och ansökan (remiss) Bevaras Funktionsmätning Bevaras Funktionsträning, dokumentation Bevaras Avser kognitiv, psykisk, social, sensomotorisk eller annan funktionsträning. Fysioterapeutens/sjukgymnastens anteckningar i Bevaras Avser fysioterapeutens/sjukgymnastens anteckningar patientjournalen grundade på fysioterapiprocessen (inkl. bedömning och utprovning av medicintekniska produkter). Förbrukningsjournal över narkotika, individuell Bevaras Habiliteringsplaner Bevaras Hembesök, dokumentation Bevaras Hemsjukvård, ansökningar och beslut Bevaras Hjälpmedelskonsulentens anteckningar i Bevaras patientjournal Hjälpmedelsordinationer Bevaras Originalet skickas till hjälpmedelscentral eller motsvarande. Ingår i patientjournal och bevaras där. Information given till patient eller anhörig, och Bevaras medgivande från denne, uppgift om Injektionslistor Bevaras Individuella vårdplaner (IVP) Bevaras OBS! Heter inte så i alla kommuner Intyg Bevaras Den som utfärdar intyget ska anteckna detta i journalen och även spara en kopia av intyget Journalkopior som beställs från annan vårdgivare Bevaras Förs till den egna patientjournalen Kostlista (dietjournal) Bevaras Laboratorieprovsvar, preliminära (generellt) Gallras efter 3 år/bevarasPreliminära svar som överensstämmer med definitivt svar gallras efter 3 år, preliminärt svar som avviker från definitivt svar bevaras. Ang. svar som bevaras se under definitiva svar nedan. Laboratorieprovsvar, definitiva svar (generellt) Bevaras Obs! att provsvar på papper som ska bevaras inte får gallras för att svaret skrivits av till patientjournal, utan endast efter ev. skanning utförd med samma godkända rutiner och kvalitetsgarantier som vid annan skanning av journalhandlingar. Elektroniska provsvar bevaras i elektronisk form. Listor över administrerade (intagna) läkemedel för Bevaras enskild patient Listor över intag av mat, vätska etc, generellt Gallras efter 10 Även anhöriga för sådana listor t.ex på år/Gallras efter 3 år kommunala boenden i livets slutskede. Dessa handlingar kan aktualiseras i ett anmälnings- eller försäkringsärende och bör betraktas som journalhandling och bör därför bevaras i 10 år. Är en utvärdering gjord och journalförd i verksamhetssystemet kan den dock gallras efter 3 år. Ansvarsärenden till IVO har en preskriptionstid på 2 år. Listor över utförsel av uppmätt urin avföring, kräkning Gallras efter 10 år Journalhandling. Kallas även miktionlista etc, generellt Listor över kontroll och mätning av patientens Bevaras Kallas också övervakningslistor vakenhet, puls, blodtryck, temperatur etc, generellt Ljudupptagningar Gallras vid Ljudupptagning av betydelse för inaktualitet/bevaras undersökning, vård och behandling bevaras som del av patientjournal. Övriga ljudupptagningar gallras vid inaktualitet Läkemedelsjournal Bevaras Läkemedelsbiverkningar, uppgift om Bevaras Läkemedelslistor, individuella Bevaras Kopia som förvaras hos patient gallras vid inaktualitet Medicinsk bedömning Bevaras Medgivande från patient eller anhörig Bevaras MMT-test, resultat av Bevaras Mini-Mental Test Ordinationer, generellt Bevaras Avser ordinationslistor, ordinationskort, noteringar om telefonrecept etc. Ordinationer av hjälpmedel Bevaras Planerad behandling eller annan åtgärd utifrån satta Bevaras mål, dokumentation Provsvar Se Laboratorieprovsvar Rehabiliteringsbedömning Bevaras Rehabiliteringsplan Bevaras Rekvisition av narkotiska preparat för enskild patient Bevaras Intern information# Remisser, utgående svar/utlåtanden (generellt) Bevaras Svar ska bevaras i sin helhet, oavsett om uppgifterna skrivits av eller förts över till journaltexten. Svar på papper bevaras på papper eller om inskannad fullständig och likalydande kopia skapad med betryggande metoder och rutiner (pappersoriginalet kan då gallras vid inaktualitet). Elektroniskt överförda svar integreras och bevaras i elektronisk form. Rättad uppgift i journal Bevaras Ev. rättelse ska göras på sådant sätt att ursprungstexten fortfarande är läsbar. Vid digital journalföring ska ändringar bevaras i systemets historik. Samtal med patient, dokumentation Gallras vid Avser även samtal före och efter inaktualitet/bevaras vårdtillfället. Antecknade samtal med patient av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal, övriga gallras vid inaktualitet. Signeringslistor vid läkemedelsadministration (att ge Gallras efter 10 år Bevaras i många kommuner men kan läkemedel) till enskild patient gallras efter 10 år om man vill. Signeringsförtydligandelistor (handstilsprov). Bevaras Avser listor med signatur och namnförtydliganden som identifierar personal som dokumenterar och signerar i patientjournal. Smittskydd, sjukvårdens anmälningar enligt Bevaras smittskyddslagen (2004:168) och smittskyddsförordningen (2004:255) Sondmatningsschema Bevaras Schemat gallras efter 3 år förutsatt att alla uppgifter om sondmatningen antecknats i patientjournalen Smittskyddsanmälningar Bevaras Avser anmälningar enligt smittskyddslagen (2004:168) och smittskyddsförordningen (2004:255) Status Bevaras Sårvårdsjournal Bevaras Telefonrådgivning Gallras vid Avser även samtal före och efter inaktualitet/bevaras vårdtillfället. Antecknade samtal med patient av betydelse för vård och behandling bevaras i patientjournal, övriga gallras vid inaktualitet. Testinstrument Gallras vid Självskattningsinstrument etc. av Observera den särskilda sekretessen för uppgifter i inaktualitet/bevaras betydelse för undersökning, bedömning, psykologiska prov i 17 kap 4 § OSL (Går även under beslut, diagnos eller uppföljning bevaras. benämningen instrumentsekretess). Självskattningsinstument etc. av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet Underlag för förskrivning (generellt) Bevaras Ingår i patientjournal och bevaras där. Avser underlag för t.ex. förskrivning av hjälpmedel. Utredningar Bevaras Vaccinationer, uppgifter om Bevaras Varning för ex överkänslighet Bevaras Vändschema Gallras efter 10 år Vändschemat gallras efter 10 år, om anteckning i journal att vändschema satts in och hur ofta vändning ska utföras har gjorts som bevaras. Vätskebalans, dokumentation Bevaras Överkänslighet, uppgift om Bevaras Elevhälsovårdsjournal Bevaras Hanteras enligt 7.1.5 Elevsocial verksamhet Personalhälsovårdsjournal Bevaras Hanteras enligt 2.7.5 Personalhälsa 8 3 Rehabilitera Rehablitering innebär insatser som syftar till att en patient med förvärvad funktionsnedsättning återvinner eller bibehåller bästa möjliga funktionstillstånd. Insatserna kan vara av arbetslivsinriktad, medicinsk, pedagogisk, psykologisk, social eller teknisk art. Verksamheten kan hanteras på olika sätt i olika regioner och kommuner 8 3 1 Erbjuda fysioterapi och arbetsterapi Arbetsterapeutens anteckningar i patientjournal Bevaras Hanteras enligt 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Beställning (remiss) av fysioterapi eller arbetsterapi Gallras efter 5 år/bevarasInkommen remiss gallras efter 5 år (men bevaras av utfärdaren). Intern information# Fysioterapeutens journalanteckningar Bevaras Hanteras enligt 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Tidsbokning för fysioterapi Gallras vid inaktualitet Kan avse löpande uppdateringar 8 3 2 Tillhandahålla hjälpmedel Beställning (remiss) av hjälpmedel och utprovning Gallras efter 5 år/bevarasInkommen remiss gallras efter 5 år (men bevaras av utfärdaren). Handlingar rörande behov av bostadsanpassning Bevaras Bevaras i patientjournal. Se även 8.10. Avser kopia av intyg eller andra handlingar som kompletterar ansökan. (Själva ansökan hanteras av den enhet som fattar beslut i frågan.) Dokumentation i samband med utprovning och Gallras vid Om insatsen bedöms vara en hälso- och rådgivning rörande hjälpmedel inaktualitet/bevaras sjukvårdsinsats ska den dokumenteras i patientjournal och bevaras där. Övriga uppgifter om utprovning och rådgivning gallras vid inaktualitet. Funktionsbedömningar Bevaras Kan ingå i utredning och rehabliteringsplan Försäljning av nya eller utarangerade hjälpmedel, Egen bedömning Hanteras i enlighet med handlingar rörande ekonomihandlingar i övrigt. Garantisedlar o.dyl. Gallras vid inaktualitet Garantisedlar som hanteras som vid hjälpmedelsenheten gallras efter att produkten sålts eller på annat sätt tagits ur bruk (garantisedlar som överlämnats av sjukvården till kund omfattas inte av gallringsbeslut i denna plan.) Hjälpmedelskonsulentens anteckningar i Bevaras Hanteras enligt 8.2.6 Dokumentera i patientjournal patientjournal Informationsblad etc. om hjälpmedel Gallras vid 1 arkivex bevaras. Av information som är inaktualitet/bevaras egenproducerad eller framtagen för vårdgivarens, enhetens etc. räkning bevaras, övriga gallras vid inaktualitet. Kunduppgifter i hjälpmedelscentralens (mots.) Gallras vid Observera att registret kan innehålla både kundregister inaktualitet/bevaras sekretessbelagda uppgifter (diagnoser m.m.) och räkenskapsinformation. Nya uppgifter får läggas till. Uppdatering av kontaktuppgifter (adress, telefon etc.) får genomföras löpande. Patientuppgifter i form av namn och personnummer bevaras, ev. ändringar ska bevaras i systemets historik. Alla övriga uppgifter med koppling till patient och vårdinsats bevaras, och ev. ändringar ska bevaras i historik. Lån av hjälpmedel, handlingar rörande Gallras efter 3 år Efter återlämnandet. Avser t.ex. låneförbindelser och kvitteringar vid återlämnande av lånade hjälpmedel. Ordination av hjälpmedel Bevaras Se 8.2.6 Dokumentera i patientjournal Planerade fortsatta insatser, dokumentation Bevaras Kan ingå i utredning och rehabiliteringsplan Rehabiliteringsinsatser, dokumentation Gallras vid Uppgifter av betydelse för inaktualitet/bevaras rehabiliteringens utformning och resultat bevaras, annars gallras vid inaktualitet Rehabiliteringsplan Bevaras Det ska finnas ett mål med insatsen, vilket dokumenteras i en plan som används för pågående insatser, och vid uppföljning och utvärdering av insatsen Rekvisition av hjälpmedel Gallras efter 5 år/Gallras Avser egen utgående rekvisition. efter 10 år Rekvisition som ej utgör räkenskapsinformation gallras efter 5 år. Rekvisition som utgör räkenskapsinformation gallras efter 10 år. Vid utlån av hjälpmedel sparas rekvisitionen tillsammans med andra ev. lånehandlingar och gallras vid inaktualitet efter att hjälpmedlet återlämnats. Om hjälpmedlet inte ska återlämnas gallras rekvisitionen vid inaktualitet, vanligen efter att hjälpmedlet levererats. (Notering i patientjournal om beställning bevaras där.) Tidsbokning vid hjälpmedelscentrum (motsv.) Gallras vid inaktualitet Kan avse löpande uppdateringar. Utredningar om hjälpbehov Bevaras Avser utredning med underlag 8 4 Logga händelser Loggning i nätverk eller i databassystem har flera syften. Loggar som dokumenterar tillgång till information, vilka sökningar som utförts, av vem och från vilken datorplats mfl. uppgifter kan underlätta revisioner, disciplin- och ansvarsärenden, samt undanröja misstankar om manipulation och förebygga missbruk. Vårdgivaren har enligt 5 kap 5 § PdL skyldighet att på begäran lämna ut loggningsuppgifter till patient. Uppgifterna ska enligt HSLF-FS 2016:40 kap 4 9§ istället vara så tydligt utformade att patienten kan bedöma om åtkomsten till journaluppgifterna varit befogad, och loggen ska innehålla uppgifter om vårdenhet och tidpunkt för när någon tagit del av journalinformationen. I den offentliga sjukvården kan patienten även begära att få ta del av namnet på dem som varit inloggade, vilket kan ske efter sekretessprövning enligt OSL. 8 4 1 Loggar Om uppgifter i logg leder till åtgärd ska uppgifterna bevaras tillsammans med det ärende som då bildas. Avser rutinmässiga loggar som dokumenterar loggar över åtkomst till patientjournaler (anropens ursprung och plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden etc.) Logguppgifter Gallras efter 10 år 8 5 Föra vårdrelaterade register 8 5 1 Lämna uppgifter till interna och externa register Intern information# HSA-katalogen Bevaras Avser lokala kataloguppgifter (t.ex. KIV, Katalog i Väst) länkade till det nationella Hälso- och sjukvårdens samlade adressregister (HSA-katalogen) med gemensam sökbild. Bevaras i versioner genom uttag av data 1 gång per år. Ev. ändringar och rättelser av katalogen får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik. Underlag för ändring och rättelse av personuppgifter i Gallras efter 10 Avser blankett (motsv.) med uppgifter om vilka lokala system år/bevaras personuppgifter som ska ändras/rättas, orsak, samt ev. kontroll. Underlaget gallras efter 10 år, om ändringar/rättelser bevaras i systemets historik. Intern information# Uppgifter i lokalt kvalitetsregister Bevaras Uppgifter får gallras enbart om registrerad patient motsätter sig att uppgifterna ska finnas med i registret. Ändringar och rättelse av felaktiga uppgifter får genomföras om dessa bevaras i systemets historik Uppgifter i lokalt patientadministrativt system Gallras vid Ny information får tillföras. inaktualitet/bevaras Kontaktuppgifter (adress, tel. etc.) får uppdateras löpande utan krav på historik. Personuppgifter (namn, personnummer etc.) bevaras. Alla övriga personanknutna uppgifter, t.ex. om vilken klinik som besökts, bevaras. Ev. ändringar och rättelser av felaktiga personuppgifter eller vårdrelaterade uppgifter får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik. Uppgifter i övriga lokala vårdrelaterade system Bevaras Ny information får tillföras. Kontaktuppgifter (adress, tel etc.) får uppdateras löpande utan krav på historik. Personuppgifter (namn, personnummer etc.) bevaras. Alla övriga personanknutna uppgifter t.ex. vilken klinik som besökts bevaras. Ev. ändringar och rättelser av felaktiga personuppgifter eller vårdrelaterade uppgifter får genomföras om ändringarna bevaras i systemets historik. Uppgifter till kommunala hälso- och sjukvårdsregistret Egen bedömning Hälso- och sjukvården har uppgiftsskyldighet till detta register. Beslutas och hanteras av Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Uppgifter som lämnats till externa system, generellt Egen bedömning Beslutas och hanteras av resp. mottagare (dvs. informationsägaren). 8 6 Hantera journaler, förfrågningar och Använd denna endast vid förfrågningar om överföring tillstånd av information mellan vårdgivare eller forskningsprojekt som bedrivs av vårdgivare. I övriga fall är det bättre att använda 1.7.2 Lämna ut handlingar framförallt vid frågor från privatpersoner till arkivmyndighet 8 6 1 Hantera journaler och förfrågningar Avtal rörande förvaring av journaler Bevaras Se 2.6.4 Förvalta avtal. Avtalen gäller journaler som fortfarande används av den dagliga verksamheten och ej överlämnats till arkivmyndighet. Avtal rörande skanning av journaler Bevaras Se 2.6.4 Förvalta avtal. Avtalen gäller journaler som fortfarande används av den dagliga verksamheten och ej överlämnats till arkivmyndighet. Intern information# Avtal rörande utlån av journaler Bevaras Se 2.6.4 Förvalta avtal. Avtalen gäller journaler som fortfarande används av den dagliga verksamheten och ej överlämnats till arkivmyndighet. Beställningar och rekvisitioner av journaler Bevaras Avser inkomna förfrågningar och egna utgående. Lånekvitton, påminnelser etc. gallras vid inaktualitet om uppgift om att journalen lånats ut, när och till vem bevaras på annat sätt (t.ex. i låneliggare eller uppgift som bifogats journal). Utlån av journal, uppgifter om Bevaras Se Beställningar och rekvistioner av journaler Fullmakt/Samtycke till utlämnande eller delning av Gallras tidigast efter 70 Anteckning om utlämnande ska göras i aktiva uppgifter i journal år journaler, inte i de som är överlämnande till arkivmyndighet. Förstörande av uppgifter i patientjournal på begäran Bevaras Registreras Avser t.ex. IVOs beslut om förstörande av uppgifter. av enskild person, handlingar rörande När beslut finns om att en hel journal ska förstöras får ingen mapp eller dokumentation finnas på journalens plats. Bevaras bland diarieförda handlingar Förteckning (motsv.) över patienter och journaler Bevaras Avser förteckningar (i förekommande fall), som dokumenterar förflyttningar av journaler mellan t.ex. BVC och skola, eller överlämnande av journaler till arkivmyndighet. Förteckningarna är användbara vid återsökning. Förteckning (motsv.) över inlånade, utlånade eller Bevaras Bevaras med tanke på ev. framtida begäran o kopierade journaler journalförstöring eller ändring. Gäller även kopior från mikrofilmade, skannade eller helt digitala journaler. Journalkopior inkomna från annan vårdgivare Bevaras Avser kopior som beställts för patient som man har en aktuell vårdrelation till. Papperskopior förs till den egenupprättade patientjournalen och bevaras där. Inkomna elektroniska uppgifter bifogas egen elektronisk journal. Journalkopior, Anteckning om utlämnade av Bevaras Begäran om journalkopior är i första hand en journalkopior beställning av en allmän handling som registreras (diarieföras). Vid utlämnande av journalkopior görs med fördel en notering i journalen om aktuellt diarienummer för att enkelt kunna spåra hela ärendet. Bevaras med tanke på ev. framtida begäran om journalförstöring eller ändring. Gäller även kopior från mikrofilmade, skannade eller helt digitala journaler. Journalnummerförteckningar (motsv.) Bevaras I förekommande fall Mikrofilmsregister Bevaras I förekommande fall Patientförteckningar upprättade i samband med Bevaras I förekommande fall förflyttning av journaler Reversal över överlämnade journaler Bevaras Upprättas vanligen vid överlämnande till arkivmyndighet. Samtycke till utlämnande eller delning av uppgifter i Gallras efter 70 år Avser skriftliga samtycken eller noteringar i journal i journal förekommande fall. Spärr samt hävande av spärr rörande tillgång till Bevaras Avser uppgifter i system för sammanhållen uppgifter i patientjournal, uppgift om journalföring 8 6 2 Handlägga forskningsansökningar Ansökan om att få forska i medicinsk dokumentation Bevaras Registreras Avser förfrågan med beskrivning av forskningen och annat underlag. Förbehåll vid forskning Bevaras Registreras Godkännande från etisk nämnd om forskning Bevaras Registreras Bevaras tillsammans med forskningsansökan Sekretessförbindelser Bevaras Registreras Tillstånd att bedriva forskning Bevaras Registreras 8 7 Stöd och omsorg Enligt Socialtjänstlagen SoL. 8 7 1 Administration av stöd och omsorg Rapport till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah Bevaras 27 kap. 2 § SoL Kan registreras som 1.5.5 Anmälningar enligt lag (2025:400) Anmälan enligt Lex Sarah till IVO Bevaras 27 kap. 6 § SoL Kan registreras som 1.5.5 Anmälan enligt lag (2025:400) Avtal med enskilda utförare Bevaras Registreras Protokoll från pensionärsråd, förtroenderåd och Bevaras Kan registreras som 1.5.6 Forum för samråd motsvarande organ Styr- och policydokument rörande verksamheten Bevaras Kan registreras som 1.3.1 Styrande dokument Dokumentatation från metod- och Bevaras Kan registreras som 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetsutveckling verksamhetskvalitet Dokumentation från kvalitetsarbete Bevaras Kan registreras som 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Årsstatistik över antal brukare i olika Bevaras Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet verksamhetsformer Sammanställning över brukarenkäter Bevaras Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Bevaras Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Korrespondens av vikt med enskilda utförare Bevaras Registreras Förteckningar över institutioner och Bevaras serviceinrättningar Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger Gallras efter 5 år Anmälningar enligt SoL gällande barn och Registreras Ska registreras tillsammans med beslut och underlag upphov till ärende unga leder alltid till ett ärende, se 9.2.2.1 för beslut i allmänna diariet. Anmälningar som resulterar i ett ärende Gallras efter 5 år/bevaras Registreras Notering görs om att ärendet överförts till verksamhetssystem i allmänna diariet. Beslut om att inte starta ett ärende Gallras efter 5 år Registreras Brukarenkäter Gallras efter 2 år Efter att sammanställningen är gjord. Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär Gallras efter 2 år Eftera att avtalet löpt ut. Kan registreras som 2.6.4 Förvalta avtal Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende Gallras efter 2 år och inte ger upphov till ärende Register över rapporter och meddelanden som inte gerGallras efter 2 år upphov till ärende 8 7 2 Dokumentera i personakt enligt SoL inom omsorg Personakter bevaras om personen är född den 5e, 15e, eller 25e dagen i en månad. Övriga personakter gallras efter 5 år. Handläggarfas Anmälningar som tillhör ärende eller som ger upphov Gallras efter 5 år/bevaras till ärende Kan gallras 5 år efter ärendets avslutande Ansökningar från enskild om bistånd eller service med Gallras efter 5 år/bevaras eventuella bilagor Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Gallras efter 5 år/bevaras Intern information# Avslag i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Gallras efter 5 år/bevaras Beslut/domar i förvaltningsdomstol Gallras efter 5 år/bevaras Dokumentation av planering som rör den enskild Gallras efter 5 år/bevarasT.ex. arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner. Fullmakter Gallras efter 5 år/bevaras Inkommande och utgående handlingar av betydelse i Gallras efter 5 år/bevarasEx. läkarintyg ärendet Registerkontroller som utgör underlag för beslut Gallras efter 5 år/bevaras Ska tillföras akten i läsbar form Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Gallras vid inaktualitet Avgiftsbeslut Gallras efter 5 år/bevaras Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Gallras efter 5 år/bevaras Ärendeblad, journalblad Gallras efter 5 år/bevaras Överklaganden, med bilagor Gallras efter 5 år/bevaras Underlag för fastställande av avgift Gallras efter 5 år Ex. inkomstförfrågan, tidrapport (timmar hos brukare), hyresavier, matdistribution, dagverksamhet, korttidsboende, frånvaro, matavdrag särskilt boende. OBS! Kan gallras efter 3 år men kan underlätta för verksamheten om man gallrar både pappershandlingar och i verksamhetssystemet efter 5 år för att slippa göra plockgallring (om underlaget skannas in kan pappershandlingarna gallras efter kontroll av läsbarhet). Kallelser (till möte med handläggare m.m.) Gallras vid inaktualitet Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Gallras vid inaktualitet Meddelanden om utskrivning, från sluten hälso- och Gallras vid inaktualitet sjukvård eller liknande Genomförandefas/verkställighet Anmälningar om missförhållande Gallras efter 5 år/bevaras Registreras Original i diariet och kopia i personakt Avtal om handhavande av annans medel Gallras efter 5 år/bevaras Genomförandeplaner (arbetsplaner, omsorgsplaner Gallras efter 5 år/bevaras Pappersversion finns i enskildas hem (gallras vid m.m.) inaktualitet) Social dokumentation, daganteckningar Gallras efter 5 år/bevaras Handlingar som rör avvikelsehantering Gallras efter 5 år Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten Signeringslista för hemtjänstinsats Gallras efter 5 år Mobilsignering, planering - bevis på insats 8 7 3 Boendeadministration Vård- och omsorgsboende, korttidsboende/växelboende. Boenden har kallats för olika saker under åren, till exempel ålderdomshem, servicebostad, gruppboende. Kallas numera särskilt boende för äldre Förteckningar över boende i de särskilda Gallras vid inaktualitet boendeformerna Boenderegister Gallras vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt. Under ständig bearbetning Brukarenkäter, enkäter till närstående Gallras efter 2 år/bevarasEfter att sammanställningen är gjord. Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Sammanställningen bevaras. Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys Gallras efter 2 år Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet m.m. enligt egenkontrollprogram Förteckning över aktiva i verkställighet Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning och visar brukare som är aktuella för omsorgen Hyresgästkort Gallras vid inaktualitet Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc för bostäder Gallras efter 2 år Efter att kontraktet upphört Efter det att kontraktet upphört att gälla, under som tillhandhålls av socialtjänsten förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Larmloggar Gallras efter 2 år Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Matsedlar Bevaras Se 2.14.1 Planera och förbereda måltider Månadsredovisning utförda timmar Gallras efter 2 år Månadsuppföljning till hemkommun Gallras efter 2 år Underlag för debitering Nyckelkvittenser, boendes nycklar Gallras efter 2 år Efter återlämnandet Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Nyckelkvittenser till brukares boenden Gallras efter 2 år Efter återlämnandet Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Nyckelkvittenser , personal, enhetens nycklar Gallras efter 2 år Efter återlämnandet Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Närvaro- och frånvarorapporter Gallras efter 2 år Underlag för debitering Planering av genomförande av insatser Gallras vid inaktualitet Protokoll/mötesanteckningar från boenderåd (eller Bevaras Kan registreras som 1.5.6 Forum för samråd motsvarande samråd med de boende/och eller deras närstående Protokoll/mötesanteckningar från möten med Bevaras Kan registreras som 1.3.3 Leda det interna arbetet föreståndare för de särskilda boendeformerna Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Gallras vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt. Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Vårdtyngdsmätningar, underlag Gallras vid inaktualitet När sammanställning gjorts Handlingar rörande de boende Kontaktmannaskap - bekräftelse från anställd och Gallras vid inaktualitet information till boende Redovisning av de boendes privata medel Gallras efter 10 år Gallringsfristen utgår från regler om preskription, preskriptionslagen (1981:130) Fickpengsredovisning Gallras efter 2 år Tillhörighetslistor Gallras vid inaktualitet Efter kvittens Färdtjänstkort Tillhör brukaren och är inte allmän handling. Vid inaktualitet åter till brukare/dödsbo 8 7 4 Aktiviteter/öppen verksamhet Till exempel dagverksamhet för personer med demenssjukdom Aktivitetsutbud, program i dagverksamhet Bevaras Avpersonifierad deltagarstatistik i dagverksamheten Bevaras Verksamhetsberättelser Bevaras Kan registreras som 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Deltagarlistor Gallras vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt. Närvarorapporter Gallras efter 2 år Underlag för debitering Intern information# 8 8 Insatser för personer med Insatser enligt Lagen om Stöd och Service, LSS funktionsnedsättning 8 8 1 Administration av insatser för personer med funktionsnedsättning Rapport till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah Bevaras 27 kap. 2 § SoL Kan registreras som 1.5.5 Anmäla enligt lag (2025:400) Anmälan enligt Lex Sarah till IVO Bevaras 27 kap. 6 § SoL Kan registreras som 1.5.5 Anmälan enligt lag (2025:400) Avtal med enskilda Bevaras Kan registreras som 2.6.4 Förvalta avtal Avtal med entreprenörer Bevaras Kan registreras som 2.6.4 Förvalta avtal Dokumentation av egenproducerade utbildningar och Bevaras informationsinsatser för personal, anhöriga etc Egenproducerat informationsmaterial om Bevaras Kan registreras som 3.4.1 Ge kommuninformation funktionshinder och stödformer Korrespondens med enskilda utförare Bevaras Protokoll och mötesanteckningar från samverkan med Bevaras Kan registreras som 1.5.6 Forum för samråd frivilligorganisationer Styr- och policydokument rörande verksamheten Bevaras Kan registreras som 1.3.1 Styrande dokument Kvalitetsdokument, process- och Bevaras Kan registreras som 1.5.3 Säkra och förbättra organisationsbeskrivningar verksamhetskvalitet Statistik över olika insatser Bevaras Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Verksamhetsberättelser Bevaras Kan registreras som 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet 8 8 2 Utreda insatser för personer med funktionsnedsättning 8 8 2 1 Personakt enligt Lagen om stöd och service (LSS), barnBevaras Personakter som upprättats i samband med insats och ungdom rörande boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar utanför familjehemmet ska bevaras. Det måste framgå av beslut och åtgärder/insatser vilken lag som använts, alltså SoL eller LSS. Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Handläggarfas Anmälan och beslut om ställföreträdare Bevaras Begäran/Ansökan om insats med eventuella bilagor Bevaras Begäran är det om det handlar om Bilagor kan vara läkarutlåtande, utredningar, insatser enligt LSS. Ansökan är det enligt försäkringskassan, arbetsförmedling, skola. SoL Anteckningar från personal inom verksamheten. Beslut om insats i enskilt ärende Bevaras T ex insatsbeslut, avskrivningsbeslut och beslut om förhandsbesked Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bevaras Individuell plan Bevaras LSS Samordnad individuell plan Bevaras Fullmakter Bevaras Inkommande och utgående handlingar av betydelse i Bevaras ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Bevaras Ärendeblad, journalblad, utredningar, utlåtanden Bevaras Överklaganden, med bilagor Bevaras Genomförandefas/verkställighet Anmälning enligt Lex Sarah Bevaras Registreras 27 kap. 6 § SoL Original i diariet (2025:400) Anteckningar från närståendesamtal Bevaras Endast vid samtal om brukaren Avtal om handhavande av annans medel Bevaras Genomförandeplanering (individuella planer m.m.) Bevaras Innehåller även dokumentation om dagliga rutiner Aktivitetsscheman Gallras vid inaktualitet Informationsblad (fakta, personuppgifter, sjukdomar, Bevaras Till exempel “faktablad”, om behandling av vanor m.m.) personuppgifter m.m. Levnadsberättelse Bevaras Dokumenteras normalt genom journalanteckning Korrespondens av vikt med Bevaras brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Samordnad individuell plan Bevaras Fickpengsredovisning 2 år Kopior av anteckningar från annan kommun eller Gallras vid inaktualitet Om relevanta noteringar gjorts i personakt region Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller Gallras vid inaktualitet liknande Observationslistor Gallras vid inaktualitet När noteringar gjorts i personakt 8 8 2 2 Personakt enligt Lagen om stöd och service (LSS), Handlingar enligt LSS. Personakterna sorteras i vuxna personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Fram till 2005 ska samtliga personakter inom LLS Bevaras. Det måste framgå av beslut och åtgärder/insatser vilken lag som använts, alltså SoL eller LSS. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. Handläggarfas Anmälan och beslut om ställföreträdare Gallras efter 5 år/bevaras Begäran om insats med eventuella bilagor Gallras efter 5 år/bevaras Bilagor kan vara läkarutlåtande, utredningar, försäkringskassan, arbetsförmedling, skola. Anteckningar från personal inom verksamheten. Beslut om insats i enskilt ärende Gallras efter 5 år/bevaras T ex insatsbeslut, avskrivningsbeslut och beslut om förhandsbesked Beslut/domar i förvaltningsdomstol Gallras efter 5 år/bevaras Individuell plan Gallras efter 5 år/bevaras Samordnad individuell plan Gallras efter 5 år/bevaras Fullmakter Gallras efter 5 år/bevaras Inkommande och utgående handlingar av betydelse i Gallras efter 5 år/bevaras ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Gallras efter 5 år/bevaras Ärendeblad/utredningsdokument social Gallras efter 5 år/bevaras Intern information# Överklaganden, med bilagor Gallras efter 5 år/bevaras Genomförandefas/verkställighet Gallras efter 5 år/bevaras Anmälning enligt Lex Sarah Gallras efter 5 år/bevaras Registreras 27 kap. 6 § SoL Original i diariet och ev. kopia i personakt (2025:400) Anteckningar från närståendesamtal Gallras efter 5 år/bevaras Endast vid samtal om brukaren Avtal om handhavande av annans medel Gallras efter 5 år/bevaras Genomförandeplanering (individuella planer m.m.) Gallras efter 5 år/bevaras Innehåller även dokumentation om dagliga rutiner Aktivitetsscheman Vid inaktualitet Levnadsberättelse Gallras efter 5 år/bevaras Dokumenteras normalt genom journalanteckning Korrespondens av vikt med Gallras efter 5 år/bevaras brukare/närstående/ställföreträdare/ombud Samordnad individuell plan Gallras efter 5 år/bevaras Fickpengsredovisning Gallaras efter 2 år Kopior av anteckningar från annan kommun eller Gallras vid inaktualitet Om relevanta noteringar gjorts i personakt region Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller Gallras vid inaktualitet liknande Observationslistor Gallras vid inaktualitet När noteringar gjorts i personakt 8 8 3 Personlig assistans, assistansredovisning Tidsredovisning SFB (socialförsäkringsbalken) till Gallras efter 2 år Debiteringsunderlag Försäkringskassan Utbetalningsbesked från Försäkringskassan Gallras efter 2 år Kopior på beslut från försäkringskassan, avtal, Gallras efter 2 år räkningar 8 8 4 Ledsagarservice 8 8 5 Utse kontaktperson/familjehem för personer med Personakterna sorteras i personnummerordning och funktionsnedsättning levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. Kontaktperson/kontaktfamilj Ansökan om att bli kontaktperson/kontaktfamilj Gallras efter 5 år/bevaras Ansvarsförbindelser Gallras efter 5 år/bevaras Avtal med t.ex. kontaktpersoner Gallras efter 5 år/bevaras Utredningar av kontaktfamilj/kontaktperson Gallras efter 5 år/bevaras Ekonomiska uppgifter om kontaktfamiljsersättning Gallras efter 7 år Separat akt i kontaktfamilj/kontaktpersonsakten Intervjuunderlag från kontaktfamilj/kontaktperson Gallras efter gjord sammanfattning Familjehem Avtal om ersättningar vid vårdnadsöverflyttningar Gallras efter 5 år/bevaras Beslut om vård/medgivande Gallras efter 5 år/bevaras Beslut om placering Gallras efter 5 år/bevaras Ärendeblad, journalblad Gallras efter 5 år/bevaras 8 8 9 Bostad med särskild service för barn och ungdomar Rapport till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah Bevaras 27 kap. 2 § SoL Kan registreras som 1.5.5 Anmälningar enligt lag (2025:400) Anmälan enligt Lex Sarah till IVO Bevaras 27 kap. 6 § SoL Kan registreras som 1.5.5 Anmälan enligt lag (2025:400) Dagböcker, meddelandeböcker Gallras vid inaktualitet Får inte innehålla uppgifter om enskilda Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys Gallras efter 2 år Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet m.m enligt egenkontrollprogram Fickpengsredovisning Gallras efter 2 år Förteckning över boende i bostäder med särskild Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning service Information enligt Dataskyddsförordningen till Gallras vid inaktualitet När boende utgår ur verksamheten. Se 1.12.3 boende/företrädare Larmloggar Gallras efter 2 år Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Larmrapporter med register Gallras efter 5 år Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Månadsuppföljning till hemkommun Gallras efter 2 år Underlag för debitering Närvaro- och frånvarorapporter Gallras efter 2 år Underlag för debitering Nyckelkvittenser, boendes nycklar Gallras efter 2 år Efter återlämnandet Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Planering av genomförande av insatser Gallras vid inaktualitet Redovisning av boendes privata medel Gallras efter 10 år Gallringsfristen utgår från regler om preskription preskriptionslagen (1981:130) Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Gallras vid inaktualitet Uppdateras löpande Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Utbetalning av habiliteringsersättning Gallras efter 2 år Vårddagsuppgifter Gallras efter 2 år 8 8 10 Bostad med särskild service för vuxna Rapport till ansvarig nämnd enligt Lex Sarah Bevaras 27 kap. 2 § SoL Kan registreras som 1.5.5 Anmälningar enligt lag (2025:400) Anmälan enligt Lex Sarah till IVO Bevaras 27 kap. 6 § SoL Kan registreras som 1.5.5 Anmälan enligt lag (2025:400) Boendeenkäter, enkäter till närstående Gallras vid inaktualitet När en sammanställning gjorts. Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Dagböcker, meddelandeböcker Gallras vid inaktualitet Får inte innehålla uppgifter om enskilda Egenkontroll livsmedelshygien, rapport om kyl, frys Gallras efter 1 2 år Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet m.m enligt egenkontrollprogram Fickpengsredovisning Gallras efter 2 år Förteckning över boende i bostäder med särskild Gallras vid inaktualitet Under ständig bearbetning service Information enligt personuppgiftslagen till Gallras vid inaktualitet När boende utgår ur verksamheten boende/företrädare Larmloggar Gallras efter 2 år Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Larmrapporter med register Gallras efter 5 år Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Månadsuppföljning till hemkommun Gallras efter 2 år Underlag för debitering Närvaro- och frånvarorapporter Gallras efter 2 år Underlag för debitering Nyckelkvittenser, boendes nycklar Gallras efter 2 år Efter återlämnandet Se 5.5.6 Säkerhet för brukare Planering av genomförande av insatser Gallras vid inaktualitet Intern information# Redovisning av boendes privata medel Gallras efter 10 år Gallringsfristen utgår från regler om preskription preskriptionslagen (1981:130) Register över innehavare av trygghetstelefon/-larm Gallras vid inaktualitet Uppdateras löpnande Se 5.5.6 Säkerhet för brukare 8 8 11 Daglig verksamhet för personer med funktionsnedsättning Aktivitetsutbud, program i daglig verksamhet Bevaras Avpersonifierad deltagarstatistik i den dagliga Bevaras verksamheten Verksamhetsberättelser Bevaras Kan registreras som 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Deltagarlistor Gallras vid inaktualitet Uppdateras löpnande Närvarorapporter Gallras efter 2 år Underlag för debitering Utbetalning av habiliteringsersättning Gallras efter 2 år 8 10 Bostadsanpassning Lagen om bostadsanpassningsbidrag (1992:1574). OBS! Akterna kan bevaras av forskningsskäl vilket Sydarkivera rekommenderar. 8 10 1 Ansöka om bostadsanpassningsbidrag Ansökan och beslut om bostadsanpassningsbidrag Gallras efter 10 år 10 år efter beslutets utgång. Registreras Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll. Om den sökande bor kvar i lägenheten kan gallringsfristen förlängas. Intyg sakkunnig Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Anbud/offerter Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Anbudsförfrågan Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Planritning Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Fotografier Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Fullmakt Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Tjänsteskisser Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Tjänsteanteckning Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Orderbekräftelse Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Faktura, kopia Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Kommer in från entreprenör, fastighetsägare etc. Delegationsbeslut bifall/avslag Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Bygglov för bygglovpliktiga åtgärder Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Kopia Protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag Bevaras Register över åtgärdade lägenheter och hus Bevaras Statistiska sammanställningar Gallras vid Statistik av betydelse bevaras. Övrig Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet inaktualitet/bevaras statistik gallras vid inaktualitet 8 10 2 Ansöka om återställningsbidrag/återanpassning Ansökan och beslut om återställningsbidrag Gallras efter 10 år 10 år efter beslutets utgång. Registreras Under förutsättning att beslutet finns i myndighetens protokoll. Om den sökande bor kvar i lägenheten kan gallringsfristen förlängas. Anbudsförfrågan Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Anbud/offerter Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Orderbekräftelse Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Tjänsteanteckning Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Protokoll över beslut om återställningsbidrag Bevaras Faktura, kopia Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras 8 10 3 Ansöka om reperationsbidrag, besiktning och underhåll Ansökan Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Intyg från sakkunnig Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Komplettering/Korrespondens Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Anbudsförfrågan Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Anbud/offerter/kostnadsberäkning Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Tjänsteanteckning Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Foton Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Fullmakt Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Besiktning eller åtgärd Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Delegationsbeslut bifall/avslag Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Tjänsteskrivelse Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Faktura, kopia Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Utanordning/Utbetalning Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Överklagan Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Dom/Beslut Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras Överprövning Gallras efter 10 år Efter beslut Registreras 8 11 Färdtjänst/Riksfärdtjänst Lagarna som reglerar området är lagen (1997:736) om färdtjänst och lagen (1997:735) om riksfärdtjänst. Huvudmannaskapet för färdtjänsten och riksfärdtjänsten kan överlåtas till den regionala kollektivtrafikmyndigheten i länet. Handlingar som bör bevaras -Årsstatistik -Riktlinjer för bedömning av rätt till tillstånd för färdtjänst 8 11 1 Ansöka om färdtjänst/riksfärdtjänst Ansökan Gallras efter 5 år Efter att personen inte längre är beviljad Registreras färdtjänst Utredning Gallras efter 5 år Efter att personen inte längre är beviljad Här ingår bl.a. läkarintyg, anteckningar, intyg av olika färdtjänst slag Beslut Gallras efter 5 år Efter att personen inte längre är beviljad Registreras färdtjänst Överklagande Gallras efter 5 år Efter att personen inte längre är beviljad Här ingår bl.a. yttrande färdtjänst Dom Gallras efter 5 år Efter att personen inte längre är beviljad Registreras färdtjänst Återkallelse av tillstånd Gallras efter 5 år Registreras 8 11 2 Följa upp färdtjänst Rapport kring antal giltiga färdtjänsttillstånd Bevaras Rapport kring utförandet av färdtjänsten Bevaras Register/förteckningar över färdtjänstberättigade Gallras efter 5 år Ajourhålles Statistikregister över färdtjänst Bevaras Årsstatistik Bevaras Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet 8 11 3 Utförande av färdtjänst Bokning av färdtjänst Gallras efter 2 år Efter 2 år ska personuppgifter försvinna men informationen om färdtjänsten finns kvar avpersonifierad för statistik ex. typ av resa Intyg om sjukresa Gallras vid inaktualitet Intyg om rullstol Gallras vid inaktualitet Beställningar för riksfärdtjänst Gallras efter 2 år Finns även hos AB Riksfärdtjänst Intern information# Intyg om RIAK-resa (Resa i annan kommun) Gallras efter 2 år "Resa i Annan Kommun", intyg för att en resenär får använda färdtjänst även vid besök på annan plats i landet. Intern information# Klassificering Gallringsplan Informationshantering Arkivering Personuppgifter Informationssäkerhet (VerkSAM Diarium) (Beslutas av nämnd/styrelse) A B C D Verksamhetsområde Bevaras/gallras Kommentarer Förvaringsplats, Sekretess (§) Ansvar (nämnd, Hanteringsansvisningar Sortering (vid Till slutarkiv Innehåller Anmärkningar Konfidentialitet Riktighet Tillgänglighet Spårbarhet Processgrupp/huvudprocess registreras förvaltning/avdelning) analog personuppgifter Handlingstyp arkivering) (Ja/Nej) 9 SOCIALT OCH EKONOMISKT STÖD 9 1 Uppdragstagare inom individ och familjeomsorg 9 1 1 Hem för vård och boende, stödboende och boende HVB m.fl. för nyanlända Anmälan om att bedriva hem för vård och boende Bevaras Registreras 26 kap. 2 § Socialtjänstlag (2025:400): En kommun eller en region som bedriver verksamhet som avses i 1 § 1-4 och 6 ska anmäla verksamheten till Inspektionen för vård och omsorg innan den påbörjas. Ansvarsförbindelser för kostnader Bevaras Registreras Avtal med enskilda utförare Bevaras Registreras Kan registreras som 2.6.4 Förvalta avtal. OBS! Se till att avtalet även reglerar att dokumentationen som rör brukare/klienter ska åter till kommunen vid upphörande av verksamhet eller om brukare/klient inte längre är aktuell hos den privata utföraren. Beslut om anvisning och mottagande av nyanlända för Gallras vid inaktualitet Lime Crm 36 kap. 1 § och 3 AMN/AMF Gäller från 2016. bosättning från Migrationsverket § OSL Avisering och bosättningsunderlag från Gallras efter 2 år Lime Crm 37 kap. 1 § och 3 AMN/AMF Gäller från 2016. Migrationsverket § OSL Avtal med Migrationsverket och kommunen om Bevaras Registreras AMN/AMF Kan registrera som 2.6.4 Förvalta avtal. mottagande av nyanlända Korrespondens med enskilda utförare Bevaras Registreras Tillsyn Bevaras Registreras Kan registreras som 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. Utredningar Bevaras Registreras Statsbidragsansökningar Gallras efter 7 år Registreras 34 kap. 1 § och 3 AMN/AMF § OSL Underlag till statsbidragsansökningar Gallras efter 2 år Registreras 35 kap. 1 § och 3 AMN/AMF § OSL Utbetalningslistor över statsbidrag Gallras efter 7 år Registreras 36 kap. 1 § och 3 AMN/AMF (schablonersättning) § OSL Register över flyktingar Gallras vid inaktualitet Lime Crm 37 kap. 1 § och 3 AMN/AMF Det går bra att ha register över flyktingar om § OSL kommunen har ett behov av detta. Det strider inte mot lagen enligt Socialstyrelsen. Underlag för återsökning av utgivet bistånd Gallras vid inaktualitet Lime Crm 37 kap. 1 § och 3 AMN/AMF § OSL Besiktningsprotokoll över boende Gallras efter 2 år Efter kontraktstidens utgång Registreras AMN/AMF Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Vid inaktualitet Lime Crm AMN/AMF Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller Vid inaktualitet Lime Crm AMN/AMF rutinmässig karaktär Hyreskontrakt, uthyrning och förhyrning av bostäder Gallras efter 2 år Efter kontraktstidens utgång, under Lime Crm 37 kap. 1 § och 3 AMN/AMF Kan registreras som 4.5.4 Uthyrning. för nyanlända förutsättning att hyresskuld ej kvarstår § OSL Inventarieförteckningar för uthyrda bostäder Gallras efter 2 år Efter kontraktstidens utgång. Lime Crm AMN/AMF Kan registreras som 4.5.4 Uthyrning. Register över boende i genomgångsbostäder Gallras vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt. Kan registreras som 4.5.4 Uthyrning. Uppsägning av bostadskontrakt Gallras efter 2 år Efter att ärendet har avslutats. Lime Crm AMN/AMF Kan registreras som 4.5.4 Uthyrning. Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevisGallras efter 2 år Efter att ärendet har avslutats. Lime Crm AMN/AMF Kan registreras som 4.5.4 Uthyrning. 9 1 2 Familjehem Bevaras Personakt för familjehem sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och Gallras efter 5 år/ Beslut om förbud mot enskild att ta emot Registreras Original i diariet. beslut bevaras barn bevaras tillsammans med utredningen Ansökan om att bli familjehem Gallras efter 5 år/ bevaras Ansvarsförbindelser Gallras efter 5 år/ bevaras Avtal om ersättningar vid vårdnadsöverflyttningar Gallras efter 5 år/ bevaras Avtal med familjehem Gallras efter 5 år/ bevaras Beslut om vård/medgivande Gallras efter 5 år/ bevaras Beslut om placering Gallras efter 5 år/ bevaras Handräckningsbegäran Gallras efter 5 år/ bevaras Registerutdrag Gallras efter 5 år/ bevaras Tillsyn över hur familjehemmet fungerar. (Kan utövas Gallras efter 5 år/ Registreras Registreras om misstanke om missförhållande. Original vid behov av kommunen, frivillig) bevaras i diariet. Utredningar av familjehem Gallras efter 5 år/ bevaras Beslutsunderlag, journalblad Gallras efter 5 år/ bevaras Ekonomiska uppgifter om familjehemsersättning Gallras efter 7 år Separat akt i familjehemsakten Intervjuunderlag från familjehemmet Gallras vid inaktualitet Gallras efter gjord sammanfattning Förteckningar över familjehem Gallras vid inaktualitet När ny förteckning upprättats Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller Gallras vid inaktualitet När ny förteckning upprättats annat enskilt boende Förteckningar över feriehem Bevaras Kan ingå i verksamhets-/årsberättelserna. Feriehem saknas i socialstyrelsens terminologibank. Feriehem är även kolloverksamhet och det har vissa kommuner Förteckningar över barn i respektive feriehem Bevaras Handlingar rörande enskilda feriebarn Gallras efter 2 år 9 1 3 Kontaktpersoner och kontaktfamiljer Personakt för kontaktperson/kontaktfamilj sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Anmälan mot kontaktpersoner/kontaktfamilj, resultat Bevaras Registreras Original i diariet. av utredning och beslut Anmälan mot kontaktpersoner/kontaktfamilj, resultat Gallras efter 5 år/ av utredning och beslut bevaras Intern information# Ansökan om att bli kontaktperson/kontaktfamilj Gallras efter 5 år/ bevaras Ansvarsförbindelser Gallras efter 5 år/ bevaras Avtal Gallras efter 5 år/ bevaras Utredningar av kontaktfamilj/kontaktperson Gallras efter 7 år Separat akt i kontaktfamilj/kontaktpersonsakten Ekonomiska uppgifter om kontaktfamiljsersättning Gallras vid inaktualitet Gallras efter gjord sammanfattning Intervjuunderlag från kontakt med Gallras vid inaktualitet När ny förteckning upprättats familj/kontaktperson Förteckningar över kontaktpersoner/kontaktfamiljer Intern information# 9 2 Barn och familj 9 2 1 Familjestöd Familjerådgiving. Familjecenter. Bevaras Kan registeras som 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Årsberättelser/verksamhetsberättelser Kan registreras som 1.5.2 Mätning av Bevaras verksamhetskvalitet Statistik Gallras vid inaktualitet Minnesanteckningar kring klient 9 2 2 Insatser barn och unga Anmälningar om in- och utskrivningar Gallras efter 2 år Ansökningar om plats, inte mottagna boende Gallras vid inaktualitet Förteckningar över inskrivna boende Gallras vid inaktualitet 9 2 2 1 Anmälan Orosanmälan Se kommentar Inkommen anmälan enligt 19 kap. SoL Registreras Kommer från skola/barnomsorg, annan socialtjänst, (2025:400) ska dokumenteras i en myndighet, enskilda. Polis, migrationsverket, personakt. Finns ingen personakt ska en tandläkare osv. Bekräftelse sker att anmälan tagits sådan skapas. Om utredning inleds utifrån emot. anmälan ska handlingen sparas till det berörda barnet fyller 30 år. 5 år gäller endast om anmälan inte leder till utredning. Se SoL 16 kap. 2a§ Skyddsbedömning Se kommentar Om utredning inleds utifrån anmälan ska Sker inom 24 timmar om akut insats måste göras handlingen sparas till det berörda barnet omedelbart. fyller 30 år. 5 år gäller endast om anmälan inte leder till utredning. Se SoL 16 kap. 2a§ Förhandsbedömning Se kommentar Om utredning inleds utifrån anmälan ska handlingen sparas till det berörda barnet fyller 30 år. 5 år gäller endast om anmälan inte leder till utredning. Se SoL 16 kap. 2a§ 9 2 2 2 Uppgifter/handlingar i personakt Avser bland annat placering i familjehem, jourhem och Hem för vård och boende (HVB). Inkl hälso- och sjukvård. Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Anmälan/Ansökan (SOL) Ansökan om anvisning samt ekonomiskt bistånd Gallras efter 5 år/ Vid ansökan från en enskild (klient, föräldrar, god man, bevaras särskilt förordnad vårdnadshavare) så görs ingen skyddsbedömning eller förhandsbedömning utan man går direkt till beslutet om att inleda utredning Orosanmälan Gallras efter 5 år/ Inkommen anmälan enligt 19 kap. SoL Registreras Kommer från skola/barnomsorg, annan socialtjänst, bevaras (2025:400) ska dokumenteras i en myndighet, enskilda. Polis, migrationsverket, personakt. Finns ingen personakt ska en tandläkare osv. Bekräftelse sker att anmälan tagits sådan skapas. Om utredning inleds utifrån emot. anmälan ska handlingen sparas till det berörda barnet fyller 30 år. 5 år gäller endast om anmälan inte leder till utredning. Se SoL 16 kap. 2a§ Skyddsbedömning Gallras efter 5 år/ Om utredning inleds utifrån anmälan ska Sker inom 24 timmar om akut insats måste göras bevaras handlingen sparas till det berörda barnet fyller omedelbart. 30 år. 5 år gäller endast om anmälan inte leder till utredning. Se SoL 16 kap. 2a§ Förhandsbedömning Gallras efter 5 år/ Om utredning inleds utifrån anmälan ska bevaras handlingen sparas till det berörda barnet fyller 30 år. 5 år gäller endast om anmälan inte leder till utredning. Se SoL 16 kap. 2a§ Beslut att inleda utredning utan insats Gallras efter 5 år/ Registreras Besked till enskild och även till barnomsorg/skola bevaras ibland. Sker via brev eller muntligt. Utredning utan insats Gallras efter 5 år/ Inhämtar information från skola, sjukvård, föräldrar bevaras osv. allt som behövs Utredning med insats-öppen vård Gallras efter 5 år/ bevaras Utredning med insats-placering Bevaras Vårdplan Gallras efter 5 år/ bevaras Genomförandeplan Gallras efter 5 år/ Uppdateras var 6:e månad ibland var 3:e månad bevaras Uppföljning/övervägande Gallras efter 5 år/ Uppdateras var 6:e månad bevaras Avslut Gallras efter 5 år/ bevaras Ansökan/Anmälan LVU (Lagen om vård av unga) Placeringsärenden barn, alla akter ska bevaras. Ansökan/Anmälan (om de lett till placering) Bevaras Skyddsbedömning Bevaras Sker inom 24 timmar om akut insats måste göras omedelbart. Förhandsbedömning Bevaras Utredning inleds Bevaras Från utredningen öppnas till utredningen är klar får det högst ta fyra veckor Omedelbart omhändertagande Bevaras Utredning Bevaras Placering Bevaras Vårdplan Bevaras Genomförandeplan Bevaras Uppdateras var 6:e månad ibland var 3:e månad Uppföljning/övervägande Bevaras Uppdateras var 6:e månad. T.ex. ompröva vården. Om upphörande av vården så inleds en ny utredning Övriga handlingar i akt Ansökningar om vård enligt LVU till förvaltningsrätt Bevaras med bilagor Avtal med föräldrar Bevaras T.ex. kring umgänge Beslut Bevaras Beslutsunderlag för placering Bevaras Domar Bevaras Dokumentation av planering rörande enskild Bevaras Ex. arbetsplaner, handlingsplaner, vårdplaner, överenskommelser. Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt Bevaras Journaler i hem för vård eller boende Bevaras Förs till personakt när de ej längre behövs i verksamheten. OBS! Vid enskilt bedriven verksamhet överlämnande efter avtal till kommunen. Korrespondens av betydelse i ärendet Bevaras Intern information# Meddelande från institution om utskrivning Bevaras Placeringsmeddelande från Statens institutionsstyrelseBevaras Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Bevaras Yttrande (om) enligt lagen om unga lagöverträdare Bevaras (LUL) Överklaganden Bevaras Kallelse till möte med handläggare m.m. Gallras vid inaktualitet Ensamkommande barn Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning Beslut i enskilt ärende Bevaras Inkomna och utgående handlingar av betydelse i Bevaras ärendet Utredningar i enskilt ärende Bevaras Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Bevaras Överenskommelser Bevaras Anmälan till hälsoundersökning Gallras vid inaktualitet Finns hos god man Beslut från Migrationsverket Gallras vid inaktualitet Underlag för återsökning av utgivet bistånd Gallras vid inaktualitet Finns hos återsökare, ekonom. Beslutet i diariet? 9 2 3 Kvinno- och mansjour Verksamhetshandlingar Bevaras Om av vikt diarieförs. 9 2 4 Hantera medling vid brott Avser ungdomspåföljder av olika slag 18 kap. 9 § Socialtjänstlagen (2025:400): Socialnämnden ansvarar för att medling enligt lagen (2002:445) om medling med anledning av brott kan erbjudas när brottet har begåtts av någon som är under 21 år. Medlingsuppdrag förfrågan från polis eller socialtjänst Gallras vid inaktualitet Dom gällande ungdomstjänst, ungdomskontrakt, Bevaras straffvarning från tingsrätt eller hovrätt. Kallelse till tingsrätt gällande förhandling Bevaras Arbetsplan gällande ungdomstjänst Se kommentar Personakter bevaras om personen är född den 5e, 15e, eller 25e dagen i en månad. Övriga personakter gallras Handlingar som rör medling Bevaras efter 5 år. 9 3 Vuxna Insatser både för kommuninvånare och asylsökande 9 3 1 Bistånd vuxna 9 3 1 1 Anmälan som resulterar i ärende Ex. El-avstängning, hyresskuld, orosanmälningar och LOB-anmälan. Kronologisk pärm kan användas eller kommunens allmänna diariesystem. Notering görs om att ärendet överförts till verksamhetssystem. OBS! Om man inleder utredning inom tre dagar behöver ärendena ej registreras. Anmälan Gallras efter 5 år Förhandsbesked om att inleda ärende Gallras efter 5 år 9 3 1 2 Anmälan som inte resulterar i ärende Ex. El-avstängning, hyresskuld, orosanmälningar och LOB-anmälan. Kronologisk pärm kan användas eller kommunens allmänna diariesystem. Notering görs om att ärendet överförts till verksamhetssystem. Obs personnummer får ej finnas i ärenden. Anmälan Gallras efter 5 år Registreras Underlag Gallras efter 5 år Registreras Ex. El-avstängning, hyresskuld orosanmälningar och LOB-anmälan. Kronologisk pärm kan användas. Beslut om att inte inleda utredning Gallras efter 5 år Vid el-avstängning och hyresskuld skickas erbjudande om hjälp eller erbjudande om att få en tid. Brev till den enskilde som berörs Gallras efter 5 år Kallelse skickas om möjligt vid LOB. Om ingen kontakt sker med den enskilde så avslutas ärendet Kallelse Gallras efter 5 år Motsvaras av kronpärm eller diariet Register över anmälningar, rapporter och Gallras efter 5 år meddelanden som inte ger upphov till ärende 9 3 1 3 Uppgifter/handlingar i personakt Urvalsbevarande. 5, 15 och 25 bevaras för Personakterna sorteras i personnummerordning och forskning. levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. Anmälan Gallras efter 5 år/ bevaras Ansökningar med bilagor Gallras efter 5 år/ bevaras Ansökningar till institutioner om vård Gallras efter 5 år/ Gäller endast LVM bevaras Ansökningar om vård enligt LVM, med bilagor Gallras efter 5 år/ Gäller LVM och begärs av polis bevaras Begäran om handräckning Gallras efter 5 år/ bevaras Beslut och domar i förvaltningsdomstol Gallras efter 5 år/ bevaras Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Gallras efter 5 år/ bevaras Beslutsunderlag Gallras efter 5 år/ bevaras Dokumentation av planering rörande enskild samt Gallras efter 5 år/ Ex. arbetsplaner, handlingsplaner, överenskommelser, överenskommelser bevaras vårdplan, genomförandeplan Droganalyser Gallras efter 5 år/ Svaret på analysen bevaras Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt Gallras efter 5 år/ bevaras Journaler med bilagor från HVB Gallras efter 5 år/ I LVM-utredning till polis ibland bevaras Registerkontroller som utgör underlag för beslut Gallras efter 5 år/ bevaras Samtycke Gallras efter 5 år/ Informationsutbyte t.ex. bevaras Intern information# Utredningar i enskilt ärende Gallras efter 5 år/ bevaras Överklaganden med bilagor, Yttrande Gallras efter 5 år/ bevaras Kallelser till möte med handläggare mm 5år/Bevaras Kallelse till rättegång Gallras när ärendet avslutas Anmälan till hälsoundersökning Gallras vid inaktualitet Meddelanden från hyresvärd Gallras vid inaktualitet Om meddelandet leder till ärende sparas det Meddelanden om utskrivning från HVB eller liknande Gallras vid inaktualitet Oplanerat- via telefon, mail, fax eller utskrivning Remisser Gallras vid inaktualitet Från sjukvården 9 3 2 Serviceinsatser vuxna Numer är alla insatser enligt nya SoL Råd och stöd kring bl.a. missbruk. dokumentationspliktiga, såvida inte nämnden fattar separata beslut om att undanta från dokumentationen Minnesanteckningar kring klienter Gallras vid inaktualitet Anhörigprogram Gallras vid inaktualitet 9 3 3 Begäran om registerutdrag Regelrätta registerutdrag som enbart har tillfällig betydelsen för den som frågar Begäran om registerutdrag från andra myndigheter Gallras vid inaktualitet Inkommer från ex. transportstyrelsen, försvarsmakten, kriminalvård, åklagare, tingsrätt och polis. Begäran om registerutdrag från företag Gallras vid inaktualitet Inkommer från ex. konsulter och familjehem Begäran om registerutdrag från enskilda Gallras vid inaktualitet 9 3 4 Begäran om yttrande Personakten och samtliga handlingar däri Yttranden är regelrätta utredningar gjorda för 5 år efter sista gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, myndigheter i olika ärenden ex. körkortsärenden, anteckning. 15, 25 undantas från gallring för vapenärenden och handräckning. Sorteras i forskningens behov. personnummerordning i personakt. Yttrande till Försvarsmakten/hemvärnet Gallras efter 5 år/ Registreras Ex. Försvarmaktens/Hemvärnets förfrågningar. bevaras Yttrandet är underlag för säkerhetsklassning inom Försvaret och gäller i 5 år hos dem innan ny säkerhetsklassning/förfrågan måste göras. Yttrande till polismyndighet Gallras efter 5 år/ Registreras Yttrandet är underlag för vapenlicens bevaras Yttrande till kriminalvård Gallras efter 5 år/ Registreras bevaras Yttrande till Transportstyrelsen Gallras efter 5 år/ Registreras Yttrandet är underlag för körkortsärenden bevaras 9 3 5 Hantera medling vid brott 18 kap. 9 § Socialtjänstlagen (2025:400): Socialnämnden ansvarar för att medling enligt lagen (2002:445) om medling med anledning av brott kan erbjudas när brottet har begåtts av någon som är under 21 år. Akt/dokumentation från medling Gallras vid inaktualitet Anteckningar i ärendet, kopior av polisrapporter m.m. 9 4 Familjerätt 9 4 1 Personakt rörande faderskap och föräldraskap Handlingar som kan förekomma i personakt rörande faderskap och föräldraskap. Personakterna sorteras i personnummerordning och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning 9 4 1 1 Utredning av faderskap och föräldraskap Utredning av faderskap, föräldraskap, ensamstående eller faderskap/moderskap om någon av föräldrarna ändrat könstillhörighet. Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn Bevaras Brev till modern med anledning av underrättelse om Bevaras Påminnelse går ut om hon ej hör av sig nyfött barn Ärendeblad/journalblad (jornalanteckningar) Bevaras U-protokoll Bevaras U-protokoll (U = Utredning) ersätter S- protokoll, MF-protokoll och FÖR-protokoll. Faderskaps-, föräldraskapserkännande/bekräftelser Bevaras Kopia av legitimationshandlingar Bevaras Handlingar om vårdnaden av barn Bevaras Intyg (ultraljudsundersökning, förlossning, utveckling Bevaras etc.) Samtycke till assiterad befruktning Bevaras Handlingar i rättsgenetiska undersökningar Bevaras Underlag och beslut rörande nedläggning av Bevaras faderskaps- föräldraskapsutredning Beslut/domar Bevaras Anmälan om gemensam vårdnad i samband med Bevaras bekräftelse Kallelser till förhandling vid domstol, möte med Gallras vid inaktualitet OBS Varje myndighet beslutar när en handläggare handling är inaktuell Begäran om biträde i faderskapsutredning av annan Gallras vid inaktualitet OBS Varje myndighet beslutar när en kommun handling är inaktuell Begäran om överflytt av faderskapsärende till annan Bevaras kommun Begäran om bistånd av utlandsmyndighet Gallras vid inaktualitet OBS Varje myndighet beslutar när en handling är inaktuell 9 4 2 Adoptioner Om adoptionen inte genomförts så ska Personakterna sorteras i personnummerordning 5 år efter sista handlingarna gallras efter fem år. anteckning Intyg om adoptionsutbildning Bevaras Ansökningar om medgivande, med bilagor Bevaras Ärendeblad, journalblad Bevaras Utdrag ur socialregister Bevaras Utdrag ur misstanke- och belastningsregister Bevaras Medgivande till socialnämnden att hämta uppgifter ur Gallras vid inaktualitet OBS Varje myndighet beslutar när en andra register, samtycke till att efterge sekretess handling är inaktuell Anmälan om förslag på barn Bevaras Samtycken med bilagor Bevaras Utredningar Bevaras Handlingar rörande barnets ursprung Bevaras Referenser Bevaras Yttranden från socialnämnd till tingsrätt Bevaras Yttranden från Myndigheten för familjerätt och Bevaras föräldrarskapsstöd Yttranden från Socialstyrelsens rättsliga råd Bevaras Intern information# Yttranden från behandlande läkare Bevaras Beslut, medgivande Bevaras Aktualiseringsintyg Bevaras Ansökan till tingsrätt om adoption Bevaras Tingsrättens dom (slutligt beslut) Bevaras Återkallelse av medgivande Bevaras Överklagande, med bilagor Bevaras Se process 1.5.7 Juridiska handlingar Beslut/domar i förvaltningsdomstol Bevaras Uppföljningsrapporter (anteckningar från hembesök Bevaras etc.) Kallelser till förhandling vid domstol, möte med Gallras vid inaktualitet OBS Varje myndighet beslutar när en handläggare m.m. handling är inaktuell 9 4 3 Vårdnads-, boende- och umgängesärenden (VBU- Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för Personakterna sorteras i personnummerordning 5 år efter sista ärenden) forskningens behov. anteckning Begäran om informationssamtal från förälder Gallras efter 5 år/bevaras 13 kap. 5 § Socialtjänstlag (2025:400): Socialnämnden ska erbjuda föräldrar som inte är överens i frågor om vårdnad, boende eller umgänge informationssamtal enligt lagen (2021:530) om informationssamtal. Samtalen ska ledas av en sakkunnig person. Samtalsintyg (om deltagande i informationssamtal) Gallras efter 5 år/bevaras Tingsrättens begäran om utredning Gallras efter 5 år/ bevaras Ärendeblad Gallras efter 5 år/ bevaras Utdrag ur socialregister Gallras efter 5 år/ bevaras Utdrag ur misstanke- och belastningsregister Gallras efter 5 år/bevaras Personbevis Gallras efter 5 år/ bevaras Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) Gallras efter 5 år/ bevaras Inkomna och upprättade handlingar av betydelse i Gallras efter 5 år/ T.ex. begäran från tingsrätten om upplysningar inför ärendet bevaras interimistiskt beslut och utredningar i vårdnads- boende- och umgängesärenden till tingsrätten. Remiss från tingsrätt, och remissvar till tingsrätt, om Gallras efter 5 år/bevaras samarbetssamtal Av socialnämnden godkända avtal om boende, Gallras efter 5 år/ OBS. Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 vårdnad, umgänge bevaras år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras enligt huvudregeln i 16 kap. SoL (2025:400) efter det att barnet fyllt 18 år, dvs. fem år efter det att senaste anteckningen gjordes i akten. Avtal som inte blivit godkända Gallras efter 5 år/ bevaras Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt Gallras efter 5 år/ avtal bevaras Domar från tingsrätt Gallras efter 5 år/ bevaras Uppdrag att utse person som ska medverka vid Gallras efter 5 år/ umgänge (umgängesstöd) bevaras Meddelande till Skatteverket, Centrala Gallras efter 5 år/ Studiestödsnämnden (CSN), Försäkringskassan om bevaras godkända avtal Äktenskapslicens Gallras efter 5 år/ bevaras Ansökan om person som ska medverka vid umgänge Gallras efter 5 år/ (umgängesstöd) bevaras Rapporter från person som socialnämnden utsett ska Gallras efter 5 år/ medverka vid umgänge bevaras Påtalande om god man till tingsrätt Gallras efter 5 år/ bevaras Anmälan till tingsrätten om behov av särskilt Gallras efter 5 år/bevaras förordnad vårdnadshavare Kallelser till förhandling vid domstol, möte med Gallras vid inaktualitet handläggare mm Begäran från domstol om genomförande av Gallras efter 5 år/ samarbetssamtal och/eller umgängesstöd i VBU- bevaras ärenden Handlingar som inkommit i samband med Gallras efter 5 år/ genomförande av umgängesstöd, t.ex. rapport från bevaras umgängesstödjande Kontrakt/avtal med kontaktperson Gallras efter 5 år/ bevaras Redovisning till domstolen om utfall av umgängesstöd Gallras efter 5 år/ bevaras Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Gallras efter 5 år/ Ex. utredning och andra upprättade handlingar i bevaras samband med upplysningar eller yttrande till domstolen, handlingar i samband med underrättelse om beslut/yttrande Anteckningar förda i samband med samarbetssamtal Gallras efter 5 år/ bevaras Brev till parterna inför och under samarbetssamtal Gallras när samtalen avslutats Meddelanden från domstol om äktenskapsskillnad Gallras efter 2 år m.m. beträffande personer som saknar personakt Skriftlig begäran om samarbetssamtal Gallras när samtalen Uppgifter om genomförda samtal avslutats överförts till avidentifierad statistik 9 4 4 Namnärenden Utredning och yttrande kring byte av barns efternamn Handlingar i namnärenden Bevaras Utredningar i namnärenden till tingsrätten Gallras när samtalen Uppgifter om genomförda samtal avslutats överförts till avidentifierad statistik 9 5 Ekonomiskt bistånd Personakten och samtliga handlingar däri Personakterna sorteras i personnummerordning 5 år efter sista gallras 5 år efter sista anteckning. Födda anteckning. 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov. 9 5 1 Försörjningsstöd Intern information# Ansökan från enskild om ekonomiskt bistånd Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF Blankett bevaras OSL Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF personakten bevaras OSL Bilagor till enskilds ansökan om bistånd Gallras efter 2 år Får gallras under förutsättning att Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF T.ex. uppgifter kostnader för arbetsresor, kopior på notering i personakten skett av uppgifter OSL hyresavi, hemförsäkring, lönespecifikation, om bilagan (typ av bilaga samt summa) kontoutdrag, kopior på räkningar, anställningsavtal, läkarintyg, "sökta jobb", inbetalningar till fackförening/a-kassa, redovisning av skulder, barns tillgångar. Ärendeblad, journalblad Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Utredningar i enskilt ärende Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Beslut i enskilt ärende om bistånd Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Överklaganden, med bilagor Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Beslut/domar i förvaltningsdomstol Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Återkravshandlingar Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Dokumentation av planering som rör den enskilde, Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF t.ex. överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplanerbevaras OSL Samtycke Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF+SFN/SFF bevaras OSL Registerkontroll som utgör underlag för beslut Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF Tillförs akten i läsbar form bevaras OSL Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Gallras vid inaktualitet Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF OSL Skriftlig information till och från andra enheter inom Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF socialtjänsten och andra myndigheter bevaras OSL Meddelanden från hyresvärd, elbolag, Gallras vid inaktualitet Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och OSL avhysning Kallelse till möte med handläggare Gallras vid inaktualitet Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF OSL Inkomna och utgående handlingar av betydelse i Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF ärendet (t.ex. läkarintyg etc.) bevaras OSL Upprättadehandlingar av betydelse i ärendet Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Inkomna och utgående handlingar av tillfällig Gallras vid inaktualitet Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF betydelse och/eller rutinmässig karaktär OSL Upprättadehandlingar av tillfällig betydelse och/eller Gallras vid inaktualitet Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF rutinmässig karaktär OSL Överklagan med bilagor Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Yttrande Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Dom Gallras efter 5 år/ Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF bevaras OSL Handlingar som inte tillhör ett ärende och inte ger Gallras efter 5 år Lifecare 26 kap. 1 § 1 st. AMN/AMF Pärm Återtagande av ansökan, Handlingar utan upphov till ärende (kronologisk pärm - kronpärm) OSL ansökan Underlag för återsökning av utgivet bistånd Gallras efter 7 år 9 5 2 Dödsboanmälaningar och boutredningar Kommunen har enligt ärvdabalken och begravningslagen (1990:1144) vissa skyldigheter i samband med dödsfall. Enligt ärvdabalken kan socialnämnden inge dödsboanmälan till Skatteverket om den avlidnes tillgångar inte räcker till begravningskostnader eller något annat än begravningskostnader och andra utgifter med anledning av dödsfallet. Om kommunen anlitar extern utredare bör kommunen förvara de handlingar som visar hur utredningen har genomförts. Kommunen ska enligt begravningslagen ombesörja begravningen om inte någon annan gör det. Ärenden rörande ekonomiskt bistånd till begravningskostnader redovisas under avsnittet Handlingar som kan förekomma i personakt rörande ekonomiskt bistånd. Dödsfallsintyg Gallras efter 5 år Utredningar (Släktutredningar, Boutredningar, Gallras efter 5 år ekonomiska utredningar) Protokoll över hembesök Gallras efter 5 år Fullmakter Gallras efter 5 år Korrespondens Gallras efter 5 år Kopior på fakturer Gallras efter 5 år Mottagnings-/utlämningskvitton på eventuellt Gallras efter 5 år omhändertagna kontanter, bankmedel och värdesaker Tillvaratagna patienttillhörigheter, boutredningar Gallras efter 5 år Kopior på dödsboanmälan Gallras efter 5 år Blir det ja så överförs ärendet till ekonomiskt bistånd. Om förutsättningarna för dödsboanmälan ej är uppfylllda hänvisas till bouppteckning. Själva dödsboanmälan inges till Skatteverket. Kopior på boutredning, bouppteckning Gallras efter 5 år Bouppteckningsintyg Gallras efter 5 år 9 5 3 Förmedlingsmedel Ansökan Gallras efter 5 år/ bevaras Avtal Gallras efter 5 år/ bevaras Fullmakt Gallras efter 5 år/ bevaras Fakturor Gallras efter 2 år Kan gallras under förutsättning att Pärm till revision. notering i personakten skett av uppgifter om bilagan (typ av bilaga samt summa) Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i Gallras efter 5 år/ personakten bevaras Intern information# Intern information# 9 6 Överförmyndare 9 6 1 Registrera i överförmyndarregister Register enligt 9 § i förmynderskapsförordningen. Bevaras OSL 32:4 Senast två år efter det att redovisningshandlingarna enligt 13 kap. 21 § eller 14 kap. 23 § FB ska ha återlämnats Journal-/dagboksblad för överförmyndarens löpande Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Registeras OSL 32:4 I akt eller separat förd register tjänsteanteckningar i ärendet 9 6 2 Rekrytera ställföreträdare Register över god man Gallras vid inaktualitet Uppdateras löpande Informationsbroschyr Gallras vid inaktualitet Ett exemplar bevaras kronologiskt Beskrivning av uppdrag Bevaras Registreras Intresseanmälan Gallras vid inaktualitet Behöver inte vara skriftlig utan kan även vara muntlig Lämplighetsintyg Gallras vid inaktualitet OSL 32:4 Utdrag ur register Gallras vid inaktualitet OSL 32:4 Ex. belastningsregister och kronofogden. Utdrag ur socialregister Gallras vid inaktualitet OSL 32:4 11 kap. 16 § Föräldrabalk (1949:381): Yttranden ska också, om det behövs, inhämtas från andra närstående samt från den eller de kommunala nämnder som fullgör uppgifter inom socialtjänsten och den eller de nämnder som utövar regionens ledning av omsorgsverksamheten. 9 6 3 Byta godman/förvaltare Gallras efter 3 år Begäran om entledigande (från god man/förvaltare) Gallras efter 3 år Pappershandling gallras efter inskanning OSL 32:4 Inkommande klagomål Gallras efter 3 år Pappershandling gallras efter inskanning Registreras OSL 32:4 Original i diariet och kopia i personakt. Beslut ska finnas i diariet också. Klagomål på ställföreträdare registerars i verksamhetssystemet. Klagomål på verksamheten se process 1.5.4 Ansökan (från huvudman) Gallras efter 3 år Pappershandling gallras efter inskanning OSL 32:4 Ex. om entledigande av god man, upphörande av godmanskap Yttrande med begärda handlingar Gallras efter 3 år Pappershandling gallras efter inskanning OSL 32:4 Ex. läkarintyg, personbevis, utredning, från anhörig Beslut god man Bevaras OSL 32:4 Beslut om byte, entledigande och ny god man 9 6 4 Upphörande, jämkning och entlediga ställföreträdare Ansökan Gallras efter 3 år Pappershandling gallras efter inskanning Ex. om entledigande av god man, upphörande av godmanskap Yttrande Gallras efter 3 år Pappershandling gallras efter inskanning Beslut tingsrätten Gallras efter 3 år Pappershandling gallras efter inskanning Förvaltarfrihetsbevis (bevis om att enskild ej står Gallras vid inaktualitet under förvaltare). 9 6 5 Intiera godmanskap och förvaltarskap Personakten däri gallras 3 år efter sista anteckning. Anmälan Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Remisser och remissvar Gallras efter 3 år Skrivelser Gallras efter 3 år PM Gallras efter 3 år Åtagande och samtycke från ställföreträdare Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Ansökan till tingsrätten Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Tingsrättens beslut (protokollsutdrag/motsvarande) Gallras efter 3 år Överklagande, med bilagor Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning Överförmyndarens beslut att inte ansöka om Bevaras ställföreträdarskap Samtliga handlingar ovan i ärenden där Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Ex. avskrivningsbeslut, förutsättningar för avskrivning ställföreträdare inte söks Papperhandling gallras efter inskanning Läkarintyg Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter akt avslutas Papperhandling gallras efter inskanning 9 6 6 Intiera förmynderskap Enligt Allmän initiering, Förmynderskapsförordningen (1995:379) bouppteckning/testamente/arvsavstående, Bilaga 2 försäkringsutbetalning 1.6 uppgifter om anledning till att den enskilde inte har kunnat yttra sig personligt i ärendet 1.7 anledning till att ställföreträdaren har entledigats 3.1 uppgifter som lämnats enligt 16 kap. 10§ föräldrabalken.Senast 2 år efter det att redovisningshandlingarna enligt 13 kap. 21 § eller 14 kap. 23 § FB ska ha Förteckning över egendom å Fö te rs rl ä ö m ve n r a t t il s l . huvudman eller dödsbo efter Till huvudman eller dödsbo efter ärendets avslutande. ärendet avslut. Kopia till ställföreträdare. Kopia åter till ställföreträdare efter granskning enligt 3 § förmyndarskapförordningen.

§14a. Skolverkets mallar för kartläggning. Social kartläggning av nyanländ Bevaras Registreras Prioriterad timplan nyanlända, beslut om Bevaras Skolförordningen 9:4a, SFS2015:578 Beslut om placering i årskurs och undervisningsgrupp Bevaras Registreras Enligt skollagen (2010:800) kap 3 §12e nyanländ elev Beslut om undervisning i förberedelseklass Bevaras Registreras Enligt skollagen (2010:800) kap 3 §12f Extra anpassningar Se kommentarer Dessa ingår i individuella utvecklingsplaner Sekretess möjlig Utöver att finnas med i IUP finns inga krav på (IUP) de år IUP:er upprättas och kan enl. OSL 23:2 dokumentation av extra anpassningar, men det finns gallras med dem. inget som hindrar att en skola dokumenterar det. Utredningar om frånvaro Bevaras Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med Bevaras Registreras uppgifter väsentliga för elev eller skolan Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan med Gallras vid inaktualitet uppgifter av ringa betydelse för elev eller skolan Ärende om särskilda utbildningsinsatser, t.ex. särskild Bevaras Registreras undervisningsgrupp, enskild undervisning, distansundervisning eller anpassad studiegång (ansökan och beslut) Ansökan om stöd, tilläggsbelopp etc. Bevaras Registreras Kunskapsprofiler Gallras vid inaktualitet Gäller samtliga ämnen Ärenden rörande skadegörelse Bevaras Under förutsättning att vederbörlig Registreras Sekretess möjlig kontroll och redovisning skett. enl. OSL 23:2 Utredning som kan leda till skriftlig varning Bevaras Registreras Sekretess möjlig Obligatorisk enl. skollagen 5:11. enl. OSL 23:2 Skriftlig varning Bevaras Registreras Beslut om avstängning Bevaras Registreras Skollagen 5.24. Beslut om avstängning meddelas nämnd. # Handingar rörande tillfällig omplacering och tillfällig Bevaras Registreras placering i annan skola Handlingar rörande utvisning, kvarsittning, Bevaras Registreras Sekretess möjlig Obligatoriskt enl. skollagen 5:24. undersökning av väskor och andra föremål samt enl. OSL 23:2 omhändertagande av föremål Anmälan om kränkande behandling Bevaras Registreras Sekretess möjlig Rektor anmäler till huvudmannen enl. skollagen 6:10 enl. OSL 23:2 Utredningar om kränkande behandling och Bevaras Registreras Sekretess möjlig diskriminering enl. OSL 23:2 Uppföljningsdokumentation kränkande behandling Bevaras Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Anmälan till socialtjänst Bevaras Ex. anmälan, bekräftelse, protokoll Registreras Sekretess möjlig anmälningsmöte, besked efter enl. OSL 23:2 förhandsbedömning att utredning inte inleds eller att utredning inleds. Polisanmälan av elev Bevaras Kan hanteras enligt 5.5.7 Anmäla till polis SIP (samordnad individuell plan) Bevaras Registreras Samverkan mellan ex hälso-och sjukvård, socialtjänst, skola, polis och elev (invånare) leder fram till en SIP. SSPF- handlingar (samverkan skola, social, polis och Egen bedömning Ex Åtgärdsplaner, tidsplan, riktlinjer/policy/lathundar, fritid) ansvar, mötesanteckningar, (överenskommelse), samtycke (från ungdomen samt ev vårdnadshavaren). 7 1 5 2 Tillhandahålla samtalkontakt och andra stöd Skolpsykologs handlingar som endast rör konsultation Bevaras Registreras Sekretess möjlig och inte behandling enl. OSL 23:2 Anteckningar från kurators verksamhet, t.ex. Se kommentarer Tillfälliga minnesanteckningar rensas vid Registreras Sekretess möjlig kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar terminens slut eller senast när elev slutar enl. OSL 23:2 på skolan. Information som tillför sakuppgift till elevärende bevaras i ärendet. Handlingar rörande specialpedagogs verksamhet Bevaras Registreras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Ärende om särskild undervisning, t.ex. på sjukhus, Bevaras Registreras Sekretess möjlig T.ex. beslut om särskild undervisning i hemmet eller på specialpedagog m.m. (ansökan och beslut) enl. OSL 23:2 annan lämplig plats under en elevs längre tid av sjukdom (skollagen 24:20-21) eller liknande skäl för att kunna fullgöra skolplikten (skollagen 24:23-24). Övergångsdokument till gymnasieskolan - Bibass- Bevaras Registreras Sekretess möjlig Barn i behov av särskilt stöd-anmälning vid bl.a. anmälning enl. OSL 23:2 övergång från grundskola till gymnasium. Fylls i av pedagog, vårdnadshavare och elev inför ex. gymnasiestudier om eleven har behov av särskilt stöd. Anmälan om stödbehov går till rektor som ska till att en utredning görs som måste vara skriftlig. Baserat på den ska beslut fattas om ev. åtgärdsprogram och om särskilt stöd ska sättas in. Förvaras i elevakt 7 1 5 3 Elevhälsans Medicinska Insats (EMI-journal) Tidigare benämnd Sekretess möjlig Alla EMI-journaler ska bevaras utan undantag. EMI- elevhälsovårdsjournal.Elevhälsans digitala enl. OSL 25:1 journaler förs i verksamhetssystem. Det är tillåtet att akter gallras i PMO efter att digital skanna in handlingar i systemet och efter kontroll av överföring till Sydarkivera gjorts (enligt läsbarhet gallra pappershandlingar efter beslut fattats beslut 2026-01-29, Kunskapsnämnden) om detta i ansvarig nämnd. Anamnes Bevaras Avser patientens sjukdomshistoria Status Bevaras Åtgärder Bevaras Läkemedelsjournal/hantering Bevaras Vaccinationer, uppgifter om Bevaras # Lista från Mitt Vaccin Gallras, se kommentar Beslut om gallring taget av Kunskapsnämnden 2022-12-15. Skolhälsovården genomför som en del av sitt verksamhetsuppdrag vaccinationer av elever. Uppgifter om utförda vaccinationer dokumenteras av skolsköterskorna i verksamhetssystemet PMO. Via en funktion i PMO har vaccinationsuppgifterna även skickats till vaccinationsregistret Svevac, varifrån de sedan skickats vidare till det Nationella vaccinationsregistret. Svevac har nu avvecklats och informationen i registret överförts till ett nytt register, Mitt vaccin. Mitt vaccin är en digital lösning för hantering av vaccinationsuppgifter utvecklad av Cambio. I samband med att uppgifter från Svevac har förts över till Mitt vaccin har Skolhälsovården underrättats om att vissa vaccinationsuppgifter inte har kunnat överföras till det nya registret. Det gäller uppgifter tillhörande de elever som Medgivande av vaccination (Vid gemensam vårdnad Bevaras, se kommentar hPaapr ptiellrfsämlligead gpievarsnodnennu gmamllrears. efter Egen bedömning gällande hur de bör hanteras. ska medgivandet skrivas under av båda inskanning till digital journal. vårdnadshavarna) Tillväxt Bevaras Gäller längd, vikt, rygg och pubertet BMI-kurva Se kommentarer Kan gallras vid överföring till digitalt slutarkiv beroende på vilket systemstöd som används. Sitthöjdsprocent kurva Se kommentarer Kan gallras vid överföring till digitalt slutarkiv beroende på vilket systemstöd som används. Medicinlista Se kommentarer Kan gallras vid överföring till digitalt slutarkiv beroende på vilket systemstöd som används. Hörselkontroll Bevaras Synkontroll Bevaras Mätvärde Bevaras Gäller blodtryck, puls, temp och PEF Ärftlighet/risk Bevaras Olycksfall Bevaras Remisser Bevaras Checklistor Bevaras Hälsodeklaration Bevaras Journalkopior som beställs från/till annan vårdgivare Bevaras Förs till den egna elevhälsojournalen Kallelse Bevaras Egenvårdsbedömning Bevaras Reversal vid journalhantering Bevaras Inkomna brev, remisser mm från eller avseende eleven.Bevaras Rekvirerade journalkopior från behandlande läkare Se kommentar De på papper gallras efter inskanning till digital journal Meddelanden som legat till grund för Se kommentar Gallras efter det att all väsentlig ställningstaganden inom skolhälsovården (T.ex. enkla information överförts till digital journal åtgärder som borttagning av suturer) Meddelanden som legat till grund för Se kommentar Gallras efter inskanning till digital journal. ställningstaganden som avviker från praxis inom skolhälsovården (exempelvis om vårdnadshavare avsäger sig skolhälsovård) Specialistutlåtanden (t.ex psykologutlåtanden, Se kommentar Gallras efter inskanning till digital journal logopedutlåtanden) Remissvar Se kommentar Gallras efter inskanning till digital journal Remissavsändaren ansvarar för att inkomna svar bevaras i journalen Hälsouppgiftsblanketter Se kommentar Gallras efter inskanning till digital journal Blankett fylls i av vårdnadshavare respektive elev 7 1 5 4 Skolpsykologjournal Bevaras Sekretess möjlig Skolpsykologjournaler förs i verksamhetssystem. Det är enl. OSL 23:2 tillåtet att skanna in handlingar i systemet och efter kontroll av läsbarhet gallra pappershandlingar efter beslut i nämnd. Ej skanna WISC-testprotokoll se anmärkning nedan. Brev angående elev Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 # Brev till elev Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Fullmakt Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Intyg om föräldrars närvaro (med och utan Bevaras Sekretess möjlig personuppgifter) enl. OSL 23:2 Psykologremiss (med och utan personuppgifter) Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Psykologutlåtande (med och utan personuppgifter). Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Samtycke BUP Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Skolpsykologisk sammanställning (med och utan Bevaras Sekretess möjlig personuppgifter). enl. OSL 23:2 Remissbekräftelse Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Remissvar Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 WISC testprotokoll Bevaras Sekretess möjlig I pappersform, får ej skannas in i system. enl. OSL 23:2 WISC resultatredovisning Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 Skattningsformulär Bevaras Sekretess möjlig Ex. ABAS II, BECKS, Jag tycker jag är. enl. OSL 23:2 Psykologutredning Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 23:2 7 1 5 5 Logopedjournal Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 25:1 Anteckning Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 25:1 Remisser Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 25:1 Remissbekräftelse Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 25:1 Remissvar Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 25:1 Logopedutlåtande Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 25:1 Underlag för läs-och skrivutredning/språkstörning Bevaras Sekretess möjlig enl. OSL 25:1 7 1 5 6 Övriga handlingar rörande skolhälsovården Register/förteckningar över journaler/journaluppgifter Bevaras Om original överlämnats ska beslut om avhändande som har överlämnats till annan skola eller huvudman fattas av fullmäktige (arkivlagen SFS 1990:782 § 15) Flytthistorik Se kommentarer Kan gallras vid överföring till digitalt slutarkiv beroende på vilket systemstöd som används. Utlåtanden från grundskolan avseende hälsovård till Bevaras Förvaras i elevehälsojournalen. gymnasium Avvikelserapporter Se kommentarer Avvikelser gallras efter 3 år om de inte Kan Hanteras enligt 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet. behövs för lex Maria, lex Sarah eller försäkringsärende då gäller bevarande. # 7 1 6 Elevpedagogisk verksamhet Hemspråk/Modersmål. Ämnesprov, nationella prov. Utvecklingssamtal. Individuell utvecklingsplan. Ge särskilt stöd (se 7.1.5). Ge prov och sätta betyg. Validera. Elevakter kan finnas. De förvaras i så fall i personnummerordning och följer eleven under hela grundskolan. Skickas mellan skolorna vid byte av skola. I gymnasiet läggs en ny elevakt upp, ifall elevakter används. Kan vara analog eller digital. 7 1 6 1 Bedriva undervisning Handlingar rörande befrielse från visst Bevaras Registreras utbildningsinslag/undervisning Handlingar rörande utbytesstipendiater Bevaras Registreras Förteckning över elever som fått modersmåls- och Bevaras hemspråksundervisning och studiehandledning Dokumentera med hjälp av bild- och ljudupptagningar Bevaras Urval görs till arkivmyndighet Fotografier, filmer samt ljudupptagningar från den egna verksamheten Handlingar rörande indiviuella kurser och Bevaras projektarbeten Handlingar rörande olika aktiviteter; t ex studieresor, Bevaras Planering och redovisning av dessa skolresor, lägerskolor Handlingar rörande t ex friluftsdagar, utflykter eller Gallras vid inaktualitet kulturella aktiviteter Handlingar rörande undervisningsprojekt av särskild Bevaras Registreras och/eller lokal betydelse Rutinkorrespondens och andra handlingar med Gallras vid inaktualitet Kronologisk innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig befrielse från idrott Kvittenser, t.ex. elevers lån av dator Gallras när eleven slutat skolan Avtal/överenskommelse om t.ex. datoranvändning Gallras när eleven slutat skolan Anteckningar från utvecklingssamtal Se kommentarer Kan gallras efter att individuell utvecklingsplan har upprättats eller efter betygssättning (i årskurser som har betyg) under förutsättning att sakuppgifter som ingår i elevärende har förts till ärende. Förskolans anteckningar kan gallras när barnet slutar förskolan. Individuella utvecklingsplaner (IUP) med omdömen Gallras när eleven slutat skolan. 7 1 6 2 Prov och prövningar Elevsvar nationella prov i svenska, och svenska som Bevaras/Gallras efter 5 OBS! Gallringsbeslut gällande nationella andra språk samt nationella slutprov för sfi , elevsvar, år, se kommentar prov i svenska är uppe för beslut i samtliga delar. Samt sammanställningar över resultat nämnder i Karlskrona kommun. Förslaget är att gallra nationella prov i svenska efter 5 år. Se separata gallringsbeslut från kunskapsnämnden och arbetsmarknadsnämnden. Elevsvar nationella prov i övriga ämnen, samt Gallras efter 5 år sammanställningar över resultat. Elevsvar på övriga prov som görs under elevens skoltid Lämnas tillbaka till eleven eller gallras vid inaktualitet Underlag för betygssättning Gallras då betyg är satt Har man inte ordning på sin betygssättning Det underlag som läraren använder för att kunna sätta Kronologisk och då tiden för behöver man spara underlagen längre tid. betyg på en elev. omprövning av betyg löpt ut Sammanställningar över resultat från övriga prov Gallras efter 5 år Kronologisk Valideringshandlingar inkl fördjupad kartläggning och Gallring vid inaktualitet Gäller Kommunal vuxenskola från 1 jan 2023. För att bedömning kunna utfärda betyg (efter prövning) eller intyg. Anmälan om prövning, flyttningsprövning och Gallras efter prövningen fyllnadsprövning med bilagor slutförts Prövning vid lovskola Bevaras Handlingar rörande avgifter för prövning, ansökan om Gallras vid inaktualitet Registreras befrielse Gymnasiearbete respektive komvuxarbete Gallras vid inaktualitet Kronologisk Sammanställning/förteckning över gymnasiearbeten Bevaras och komvuxarbeten 7 1 6 3 Sätta betyg # Betygskatalog, betygssammanställningar Bevaras Obligatoriskt enl. skolförordningen (2011:185) kap 6 Årsvis efter klass