KOMMUNFULLMÄKTIGE — 27 maj 2026

Tekniska nämnden har vid sammanträde den 25 maj 2004, 8 47, lämnat förslag till nya riktlinjer för ekonomistyrningen för fastighetsförvaltningen i Karlskrona kommun. Samråd har skett med kommunens samtliga förvaltningar och med kommunledningsförvaltningens ekonomienhet. Kommunledningsförvaltningen har lagt till en attsats om ”att tekniska nämnden skall ansvara för kommunens lokalförsörjning och lokalsamordning på ett sådant sätt att kostnadseffektiva lokallösningar uppnås”. Allmänna utskottet har vid sammanträde den 2 augusti 2004 tillstyrkt förslaget med komplettering: Punkt 9 Kontrakt och kontraktsskrivning (sidan 8) tillägg andra stycket: Dock är vid uppsägning hyrande förvaltning kostnadsansvarig för återstoden av värdet av de investeringar som är hänförbara till de specifika behov verksamheten har initierat. Kommunstyrelsen har vid sammanträde den 10 augusti 2004, 8 107, föreslagit kommunfullmäktige besluta 1. att godkänna förslag till riktlinjer för fastighetsförvaltningen i Karlskrona kommun enligt bilaga A, med tillägg punkt 9 Kontrakt och kontraktsskrivning, sidan 8 andra stycket, Dock är vid uppsägning hyrande förvaltning kostnadsansvarig för återstoden av värdet av de investeringar som är hänförbara till de specifika behov verksamheten har initierat. 2. attinternhyreskontrakt för kommunägda lokaler tecknas med en uppsägnings- tid om ett år, 3. att varje fastighets kostnader och intäkter särredovisas, 4. att kapitalkostnadsberäkningen i hyresintäktskalkylen övergår från nu gällande | annuitetsmetod till rak nominell avskrivningsmetod med internräntekostnadsberäk- | ning. Detta innebär att nuvarande system att kompensera fastighetsförvaltningen med kommunbidrag för kalkyldifferensen upphör, 5, att i samband med årliga budgetarbetet och inom givna budgetdirektiv skall samtliga förvaltningar i samråd med fastighetsavdelningen på tekniska förvalt- ingen gå igenom vilka objekt som man under budgetperioden planerar bygga nytt eller bygga om, Sign SP/0

att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen rätt att fatta beslut om projek- teringstillstånd och investeringstillstånd förutsatt att investeringen innefattas i den driftskostnads- och investeringsram som fullmäktige årligen beslutar. Tillstånd beviljade av kommunstyrelsen anmäls till kommunfullmäktige, 7, att beslutade förändringar skall gälla från och med den 1 januari 2005, samt 8. atttekniska nämnden skall ansvara för kommunens lokalförsörjning och lokalsamordning på ett sådant sätt att kostnadseffektiva lokallösningar uppnås. Kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag.

Tekniska förvaltningens fastighetsavdelning har uppdraget att förse kommunens egna kärnverksamheter med lokaler. Lokaler för bostads- ändamål och kommersiella lokaler skall hanteras via de kommunala bolagen. En heltäckande beskrivning över de styrprinciper som bör gälla för fastighetshanteringen inom tekniska förvaltningen redovisas i bilaga. I lokalresursplaneringen är koncernnyttan en ledande princip där hänsyn skall tas till såväl kommunens som de kommunala bolagens lokaltillgång och lokalbehov. Kommunens lokalförsörjning skall samordnas inom en inrättad lokalförsörjningsgrupp med representanter från samtliga förvaltningar och fastighetsförvaltande kommunala bolag. Fastighetschefen på tekniska förvaltningen är sammankallande och har det övergripande ansvaret. Eventuella tvistiga ärenden skall lyftas till kommunstyrelsens fastighetsutskott för beslut. Sådana ärenden skall redovisa alternativa lösningar med tydligt beskrivna konsekvenser avseende verksamhets- och lokalförsörjningseffekter. Kostnaden för lokaler som kommunen bedriver egen verksamhet i skall interndebiteras verksamhetsansvarig förvaltning enligt självkostnads- principen. Marknadshyra skall tillämpas vid de undantagsfall då tekniska förvaltningen förvaltar och hyr ut lokaler till externa hyresgäster. För- valtningen av externt uthyrda lokaler redovisas separerat från kommunens lokaler för egen verksamhet för att tydliggöra självkostnadsprincipen.

Internhyreskontrakt för kommunägda lokaler föreslås tecknas med en löpande uppsägningstid om 1 år jämfört med nu gällande 6 månader. Denna ändring stödjer ambitionen med en bättre framförhållning i lokalresursplaneringen. Vid inhyrning av externa lokaler skall fastighetsavdelningen alltid biträda övriga förvaltningar med stöd avseende teknik, juridik och ekonomi. Externa hyreskontrakt tecknas av fastighetsavdelningen som i sin tur upprättar internt hyreskontrakt med samma avtalsvillkor med hyrande förvaltning. Kostnaden för tomma kommunägda lokaler ska redovisas separerat från övriga lokaler i internredovisningen. Nuvarande påslag med 1 24 på internhyran som kompensation för denna kostnad bibehålls. Denna intäktsdel särredovisas på samma sätt som kostnaderna ovan. Kapitalkostnadsberäkningen i hyresintäktskalkylen föreslås övergå från nu gällande annuitetsmetod till rak nominell avskrivningsmetod med internräntekostnadsberäkning. Denna metod har en dämpande effekt på investeringsviljan och är tydlig så att alla aktörer enkelt kan förstå effekterna av en investering. Kapitalkostnadsutvecklingen följer redovisningen i anläggningsregistret. Avstämning av kostnadsförändringar till följd av ändrade driftförutsättningar sker varje år. Den över tiden minskande kapitalkostnaden utgör utrymme för att kompensera det samtidigt ökande underhållsbehovet. Hanteringen av detta styrs via hyrornas utveckling i en ekonomisk förvaltningsplan. Förändringar kan göras vid den årliga internhyresjusteringen. Avskrivningsmetoden i förhållande till anläggningsre gistret skall även fortsättningsvis förbli den raka nominella metoden. Avskrivningstiden följer även fortsättningsvis kommunförbundets rekommendationer. Internräntenivån fastställs med avsikt att gälla långsiktigt. Endast betydelsefulla trendmässiga förändringar av nivån skall föranleda förändrad internräntesats. Internräntan kan tills vidare fastställas till 5 26 och kan prövas årligen i budgetarbetet. Förändringen av avskrivningsmetod i hyresintäktskalkylen innebär att nuvarande system att kompensera fastighetsförvaltningen med kommunbidrag för kalkyldifferensen upphör. Kommunbidragen till hyrande förvaltningar kommer då i motsvarande grad att öka. (Kalkyldifferensen är den kapitalkostnadsskillnad som hitintills uppstått mellan hyresintäkts- kalkylens annuitetsmetod och kapitalkostnadsredovisningens nominella metod enligt anläggningsregistret.)

Samtliga förvaltningar skall i samband med det årliga budgetarbetet, i samråd med fastighetsavdelningen, gå igenom vilka objekt som man under budgetperioden planerar bygga nytt eller bygga om. Tekniska förvaltningen samordnar budgetförslaget för kommunens investeringsbehov i lokaler. De samlade anslagsäskandena för investeringar behandlas av kommunstyrelsens budgetberedning. Investeringsbudgeten beslutas av kommunfullmäktige. För att skapa ekonomisk återhållsamhet och tydliga riktlinjer vid beskrivning och kalkylering av investeringsprojekt bör ansvaret fördelas enligt följande: = — Iokalresursförutsättningarna klarläggs och redovisas av tekniska förvaltningen med bidrag från lokalresursgruppen, - — lokalplaneringens innehåll och kvalitetsnivå ansvarar verksamhets- ansvarig förvaltning för, - byggnadsteknisk kvalitetsnivå och övriga tekniska lösningar samt framtagning av kostnadskalkyler står tekniska förvaltningen för. I hela processen krävs nära samverkan mellan förvaltningarna för att minimera den slutliga och totala drift-, kapital-, och underhållskostnaden. Ansvaret för att hålla budgeterad investeringsnivå vilar slutligen på tekniska förvaltningen. Utöver kommunfullmäktiges anslagsbeslut krävs i de flesta fall både projekteringstillstånd och investeringstillstånd enligt beslutade principer för ekonomi- och verksamhetsstyrning (KF § 71/1998). Beslutsprocessen för investeringar som överstiger 1 000 tkr kan ta ca 3 månader för varje tillstånd. Förutom tidsförlust uppstår också en negativ påverkan på anbudspris, då anbudsgivare måste ta hänsyn till risken för resursbrist och prishöjningar om anbuden skall hållas öppna med långa giltighetstider. För att göra beslutshanteringen smidigare och samtidigt bibehålla en god ekonomisk effektivitet och styrning, föreslås att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen rätt att fatta beslut om proj ekteringstillstånd och investeringstillstånd förutsatt att Dn - investeringen innefattas i den driftskostnads- och investeringsram som fullmäktige årligen beslutar.

Tekniska förvaltningen föreslår tekniska nämnden besluta föreslå kormunstyrelsen hemställa hos kommunfullmäktige 1. att godkänna förslag till riktlinjer för fastighetsförvaltningen i Karlskrona kommun i enlighet med ovanstående redovisning, . att internhyreskontrakt för kommunägda lokaler tecknas med en uppsägningstid om 1 år, . att varje fastighets kostnader och intäkter särredovisas, . att kapitalkostnadsberäkningen i hyresintäktskalkylen övergår från nu gällande annuitetsmetod till rak nominell avskrivningsmetod med internräntekostnadsberäkning. Detta innebär att nuvarande system att kompensera fastighetsförvaltningen med kommunbidrag för kalkyldifferensen upphör, . att i samband med det årliga budgetarbetet och inom givna budget- direktiv skall samtliga förvaltningar i samråd med fastighetsavdelningen på tekniska förvaltningen gå igenom vilka objekt som man under budgetperioden planerar bygga nytt eller bygga om, . att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen rätt att fatta beslut om projekteringstillstånd och investeringstillstånd förutsatt att investeringen innefattas i den driftskostnads- och investeringsram som fullmäktige årligen beslutar. Tillstånd beviljade av kommunstyrelsen anmäls till kommunfullmäktige, att beslutade förändringar skall gälla fr om 2005-01-01.

Målsättningen för en kommunal fastighetsförvaltning är att tillhandahålla lokaler för de primära verksamheterna såsom ex vis skola, barnomsorg och äldreomsorg. Fastighetsförvaltning är en sekundär verksamhet, där uppdraget är att förvalta och vårda kommunägda byggnader, detta till så låga kostnader som möjligt, samtidigt som hyresgästerna är nöjda med fastighetsförvaltningen. Koncernnytta innebär att kommunens intresse sätts högre än någon enskild förvaltning eller bolags intresse. För att uppnå koncernnytta krävs ett stort engagemang, och man måste tia en långsiktig planering, där man kan överblicka samtliga konsekvenser av ibland svåra beslut. Därför är det av stor betydelse att en effektiv lokalförsörjningsgrupp med representanter för samtliga förvaltningar tar på sig uppgiften att fungera som samordnande och styrande församling vad det gäller lokalfrågor. Fastighetschefen på tekniska förvaltningen är sammankallande och har det övergripande ansvaret. Eventuella tvistiga ärenden skall lyftas till kommunstyrelsens | fastighetsutskott för beslut. Sådana ärenden skall redovisa alternativa lösningar med tydligt beskrivna konsekvenser avseende verksamhets- och lokalförsörjningseffekter.

Det finns två huvudalternativ att välja hyressättning efter; marknadshyra eller sj älvkostnadshyra. För de lokaler som Karlskrona kommun bedriver egen verksamhet i skall självkostnadsprincipen gälla fullt ut. Detta innebär att för varje fastighet skall klart framgå vilka kapitalkostnader och driftkostnader som belastar hyresobjektet. Budgetering och redovisning skall enkelt kunna följas av både fastighetsavdelning och hyresgäst så att full delaktighet och planeringspåverkan möjliggörs. För de lokaler som Karlskrona kommun inte bedriver egen verksamhet i skall principen med marknadshyra gälla. Dessa bägge lokaltyper skall ha helt skild budgetering, kontering och redovisning så att inte sammanblandning kan förekomma och självkostnadsprincipen sättas ifråga. - — självkostnadsprincipen skall gälla för de lokaler som Karlskrona kommun bedriver egen verksamhet i. - — marknadshyra ska gälla för de lokaler som Karlskrona kommun inte bedriver egen verksamhet i.

Då kapitalkostnader normalt uppgår till knappt hälften av de totala hyreskostnaderna är det självklart av största betydelse hur dessa hanteras. Man kan genom att laborera med olika nivåer och beräkningsmetoder få kostnaderna att variera mellan 35 — 70 24 av hyreskostnaderna. Därför är det av största vikt att man hanterar synsättet på kapitalkostnader långsiktigt. Då det gäller avskrivningar finns det olika modeller; nominell, pro gressiv och degtessiv avskrivning. Det är av stor betydelse vilken modell man väljer, eftersom olika modeller ger olika signaler till förvaltningarna, och därigenom krav på förändringar inom fastigheterna.\n För Karlskrona kommuns verksamhetslokaler föreslås att den raka nominella metoden används, vilken har en dämpande effekt på investeringsviljan. Det är en klar och tydlig metod där alla aktörer enkelt kan förstå effekterna av en investering. Metoden ger inledningsvis högre kapitalkostnader, som över åren trappar ner och därmed successivt ger utrymme för ökande underhållsinsatser. Ett förfarande som väl speglar en fastighets utveckling mot ökande underhåll vid ökande ålder. Hanteringen av detta styrs via hyrornas utveckling i en ekonomisk förvaltningsplan. | Övergången från nuvarande internhyreskalkyl med annuitetsberäknade kapitalkostnader och kalkyldifferens till nominell metod kan genomföras generellt för både historiska och nya investeringar. Ändringen medför endast justeringar i interna transaktioner. Internräntans nivå bör långsiktigt bestämmas, så att onödiga justeringar i hyreskontrakten undviks. - vid kapitalkostnadsberäkning i hyreskalkylering föreslås en generell övergång till rak nominell avskrivningsmetod - — avskrivningstiderna följer de av Kommunförbundet rekommenderade - — internräntans nivå bestäms långsiktigt

Samtliga förvaltningar skall i samband med det årliga budgetarbetet, i samråd med fastighetsavdelningen, gå igenom vilka objekt som man under budgetperioden planerar bygga nytt eller bygga om. Tekniska förvaltningen samordnar budgetförslaget för kommunens investeringsbehov i lokaler. De samlade anslagsäskandena för investeringar behandlas av kommunstyrelsens budgetberedning. Investeringsbudgeten beslutas av kommunfullmäktige. För att skapa ekonomisk återhållsamhet och tydliga riktlinjer vid beskrivning och kalkylering av investeringsprojekt bör ansvaret fördelas enligt följande: - — lokalresursförutsättningarna klarläggs och redovisas av tekniska förvaltningen med bidrag från lokalresursgruppen, - — lokalplaneringens innehåll och kvalitetsnivå ansvarar verksamhets- ansvarig förvaltning för, - byggnadsteknisk kvalitetsnivå och övriga tekniska lösningar samt framtagning av kostnadskalkyler står tekniska förvaltningen för.\n” I hela processen krävs nära samverkan mellan förvaltningarna för att minimera den slutliga och totala drift-, kapital-, och underhållskostnaden. Ansvaret för att hålla budgeterad investeringsnivå vilar slutligen på tekniska förvaltningen.\n För att göra beslutshanteringen smidigare och samtidigt bibehålla en god ekonomisk effektivitet och styrning, föreslås att kommunfullmäktige ger kommunstyrelsen rätt att fatta beslut om projekteringstillstånd och investeringstillstånd förutsatt att | - | investeringen innefattas i den driftskostnads- och investeringsram som fullmäktige årligen beslutar. Flödesschema för planering och genomförande av fastighetsinvesteringar redovisas i bilaga 1. Det finns tre slag av investeringsarbeten för fastigheter: 1. — Stora om och nybyggnader Dessa initieras av verksamhetsansvariga förvaltningar och nämnder, ex vis nybyggnad av skola, och preciseras i den årliga investeringsbudgeten. Investeringsbeslut meddelas av fullmäktige och tekniska nämnden får i uppdrag att utföra investeringen. Efter färdigställandet slutredovisar den tekniska förvaltningen till tekniska nämnden och den beställande förvaltningen/nämnden samt till kommunstyrelse och fullmäktige. Se flödesschema bilaga 1. 2. - Ombyggnader för förändrade behov i verksamheterna under pågående verksamhetsår.\n Detta kan vara allt ifrån ombyggnader för handikappade elever till föreläggande av räddningstjänsten, d v s samtliga förändringar som verksamhet eller tillsynsmyndighet kräver.\n Dessa medel budgeteras i investeringsbudgeten av den tekniska förvaltningen, och benärnns ”ospecificerade investeringsanslag”. Fördelen med att ha ospecificerade investeringsanslag per förvaltning är att det ger varje förvaltning möjlighet att förutse kapitalkostnadseffekterna vid fullt utnyttjande av respektive anslag, och då budgetera för dessa i sin driftbudget.\n Storleken på dessa upprustningskonton är givetvis beroende på hur stora lokaler som finns, likaså på det förutsägbara ombyggnadsbehov som finns i verksamheten. Förvaltningschef för aktuell verksamhet ger klartecken till investeringsarbeten under 500 tkr, antingen på uppdrag av sin nämnd eller på delegation. I övrigt enligt flödesschema, se bilaga 2. 3. — Investeringar till följd av byggnadens ålder som är av karaktären förnyelse för byggnadens långsiktiga användning Dessa insatser benämns reinvestering och skall inte behöva uppkomma p g a bristande planerat underhåll. För närmare studie om reinvesteringar se gärna Kommunförbundets publikation ”Rätt. begrepp”. Till denna typ av investeringar räknas även de lönsamma åtgärder som behöver vidtagas för en bättre energihushållning. Hanteringen följer samma principer som för kategori 2. Samtliga investeringsarbeten skall slutredovisas och hyresbelastas. Den nya hyran börjar gälla så fort slutbesiktning skett och verksamheten kunnat ta i anspråk de iordningställda lokalerna. Till de externa kostnaderna (entreprenadkostnader) skall förutom kreditivkostnader även läggas de kostnader för tjänster som utförs inom fastighetsförvaltningen med anledning av investeringen.\n I de fall någon förvaltning önskar förändringar, vilkas totala kostnad understiger den nivå där det ; räknas som investering tas kostnaden ur respektive verksamhets driftanslag. - — investeringsplanering är en tidskrävande process som kräver god framförhållning och alla berörda förvaltningars aktiva medverkan - — ospecificerade investeringsanslag upprättas för varje förvaltning - den nya hyran, samt belastningen av kapitalkostnader, börjar gälla i samband med investeringsobjektets färdigställande - — kapitalkostnadsberäkning sker enligt de principer för redovisning av investeringar som beslutats av kommunfullmäktige § 149/2003.

Med underhåll menas åtgärder som vidmakthåller ett objekts funktion och värde. Åtgärder som syftar till att höja den ursprungliga standarden och på så sätt närma sig nybyggnadsstandard, förbättra miljön, handikappsåtgärder inom befintlig byggnad, ändra verksamheten samt anpassa verksamheten till en skärpt lagstiftning är inte underhåll, utan ”standardhöjande åtgärder”, dvs. investeringar som skall belasta investeringskonto och periodiseras. Underhållsbegreppet omfattar: 1. Akut underhåll. Icke planerbara underhållsåtgärder för avhjälpande av fel/funktionsbrott. Med kostnader för avhjälpande underhåll menas kostnader för arbete, material, externa tjänster för åtgärder av akut karaktär. Till löpande/akut underhåll räknas även: - — försäkringsskador av karaktären plötsliga oförutsedda händelser med kostnader för skador som understiger självrisk, : - — skadegörelse som uppkommit genom avsiktligt vådande eller oaktsamhet. 2. Planerat underhåll. Kostnad för arbete, material, och externa tjänster som ingår i och budgeteras i en långtidsplan. Långtidsplanen baseras på resultat från fortlöpande inventeringar och erfarenhetsvärden, I dagsläget finns en detaljerad underhållsplan över de byggnadstekniska delarna. Underhållsplanen kommer successivt att utvecklas att även omfatta fastigheternas installationer, som också utgör en betydelsefull del av kostnaderna för planerat underhåll. Då en fastighets underhållsbehov varierar kraftigt under dess livscykel, varierar årliga kostnaderna också kraftigt. Detta medför att man måste se resultatet för det planerade underhållet i det samlade beståndet likväl som för varje enskilt objekt. i Man bör vara observant så att inte underhållsmedel används till mindre investeringsändamål vilket givetvis urholkar underhållsbudgeten. Det motsatta förhållandet kan också uppstå, då man åtgärdar eftersatt underhåll i en större investering. Det är därför viktigt att följa definitionerna och kontera kostnaderna under rätt aktivitet. All egen personal måste föra tid på både akut och planerat underhåll. underhållsmedlen skall endast används för underhållsarbeten konteringssystem utvecklas så att samtliga underhållskostnader kan konteras akut och planerat underhåll skall entydigt konteras och följas upp en heltäckande underhållsplan utvecklas för samtliga verksamhetslokaler.

Till fastigheternas driftskostnader räknas de rörliga kostnaderna såsom grönyteskötsel, snöskottning, fastighetsskötsel, daglig tillsyn, servicekontrakt, årligen återkommande besiktningar, förbrukningsmateriel (dock inte toalett och torkpapper samt kemikalier för lokalvård, vilka bör ligga under lokalvårdens kostnader) samt mediaförsörjning (värme, el, sop/va). Dessa kostnader ska ej förväxlas med verksamheternas driftskostnader Ansvaret för dessa konton bör ligga hos fastighetsförvaltningen, som har den samlade kompetensen för att följa upp och analysera dessa kostnader. Analysen måste ske i nära samarbete med berörd utförandeorganisation.\n Nivån på driftskostnaderna beror till stor del på den accept kostnaderna har ute i verksamheterna.