Förbundsstyrelsen — 25 september 2026

§ 28 Godkännande av dagordningen Ordförande föreslår att lägga till en punkt på dagordningen för val av tillfällig ordförande. Ordförande frågar styrelsen om den kan godkänna val av tillfällig ordförande som punkt 4 på dagordningen och finner att styrelsen godkänner dagordningen med ändringen.

§ 29 Utseende av justeringsperson Henrik Nilsson Bokor (S), Torsås kommun, utses till justeringsperson.

§ 30 Val av tillfällig ordförande Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att Catharina Malmborg (M) väljs till tillfällig ordförande för § 35 Förändring av pensionsreglemente.

§ 31 Anmälan delegationsbeslut SARK/2026:282, SARK/2026:333, SARK/2023:318, SARK/2026:279, SARK/2026:280, SARK/2026:283 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbeslut och lägga den till handlingarna. Sammanfattning Beslut om begränsning enligt artikel 18 GDPR (SARK/2026:282) Beslut om anmälan av personuppgiftsincident till IMY (SARK/2026:333) Beslut om att utse Hanan Sabah Ryberg till dataskyddsombud för förbundsstyrelsen i kommunalförbundet Sydarkivera (SARK/2023:318) Beslut om att lämna ut allmänna handlingar och avslå begäran om att få ut efterfrågade handlingar i digitalt originalformat (SARK/2026:279) – Beslutet är överklagat Beslut om att lämna ut vissa uppgifter ur allmän handling men i övrigt sekretessbelägga uppgifter, samt avslå begäran om allmän handling (SARK/2026:280) – Beslutet är överklagat Beslut om att lämna ut fem handlingar och avslå begäran om att få ut efterfrågade handlingar i digitalt originalformat, samt avslå begäran om allmän handling på fyra punkter (SARK/2026:283) – Beslutet är överklagat

§ 32 Delårsrapport 2026 SARK/2024:248 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att överlämna delårsrapporten för 2025 till revisorerna för granskning inför förbundsfullmäktiges beslut. att föreslå att förbundsfullmäktige beslutar att fastställa delårsrapporten för perioden januari till augusti 2026. Sammanfattning Tjänstemannaorganisationen håller på att upprätta förslag på delårsrapport för perioden januari-augusti 2026. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslut ska skickas till Förbundsstyrelsen Förbundsfullmäktige Revisorerna

§ 33 Remiss differentierad medlemsavgift SARK/2024:280 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att godkänna sammanställningen. att uppdra till förbundschefen att ta fram ett förslag till ny medlemsavgift inför budgetbeslut i vår 2027.

§ 34 Sammanträdesdatum 2027 SARK/2026:288 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att under 2027 sammanträda följande datum: 19 februari 28 maj 24 september 10 december Förbundsfullmäktige beslutar att under 2027 sammanträda följande datum: 29 januari 12 mars 8 oktober Sammanfattning Datum för sammanträden under 2027 för förbundsstyrelsens arbetsutskott, förbundsstyrelsen och förbundsfullmäktige behöver beslutas under hösten 2026. Förbundsfullmäktige har ett konstituerande sammanträde och har därför tre sammanträden 2027. Förbundsstyrelsens sammanträden sker digitalt och börjar kl. 10.00. Med undantag för sammanträdena den 19 februari och den 24 september som sker på plats i Alvesta. Förbundsfullmäktiges sammanträden sker på plats i Alvesta med möjlighet till digitalt medverkande och börjar kl. 10.00. Med undantag för det konstituerande sammanträdet den 29 januari och sammanträdet den 12 mars som inte har möjlighet till digital närvaro. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Förslag till sammanträdeskalender Beslut ska skickas till Förbundsfullmäktige Förbundsstyrelsen Förbundsstyrelsens arbetsutskott Förbundsmedlemmar Förbundets ledningsgrupp

§ 35 Förändring av pensionsreglemente SARK/2026:313 Följande ledamöter anmälde jäv i ärendet och deltog inte i handläggningen och beslutet: Johan Svahnberg (M), Höörs kommun Per Ribacke (S), Alvesta kommun Börje Dovstad (L), Karlskrona kommun Gustav Schyllert (M), Vellinge kommun Stefan Pettersson (M), Oskarshamns kommun Magnus Arvidsson (M), Karlshamns kommun Jäviga ledamöter placerades i ett väntrum i Zoom där de inte kunde se eller höra något från sammanträdet eller kommunicera med någon i sammanträdet. Beslut Förbundsstyrelsen föreslår att förbundsfullmäktige beslutar att; 1) Med start 2026-10-15 Anta bestämmelser om omställningsstöd, pension och familjeskydd för förtroendevalda (OPR KR 26) med följande lydelse (ändring): Kap 3 § 5: Förtroendevald tillgodoräknas pensionsavgift från kommunen, regionen eller kommunalförbundet endast om den för kalenderåret är högre än 20 procent av samma års inkomstbasbelopp. 2) Uppdra åt förbundsdirektören att innan årsskiftet 2026/2027 lösa de befintliga pensionsavsättningar som finns i förbundets balansräkning genom en direktutbetalning till berörda förtroendevalda. Sammanfattning I samband med att nytt förslag från SKR gällande bestämmelser om omställningsstöd, pension och familjeskydd (OPF KR 26) inkommit föreslår förvaltningsledningen fullmäktige att anta bifogat underlag från SKR. Förslaget föreslås antas med en specifik ändring. Sydarkivera har under perioden 2015-2019 gjort pensionsavsättningar i sin balansräkning med mindre belopp (<3% av inkomstbasbeloppet). Till följd av ändring i arvodesbestämmelserna 2019 slutade förbundet göra avsättningar för dessa småbelopp och har därmed minskat sin pensionsavsättning successivt sedan dess. 2025 uppgick den till totalt 101 tkr. I syfte att fortsätta arbetet med att hålla nere kostnaderna för den förbundsgemensamma administrationen och att i övrigt förenkla och förbättra hanteringen av pensionerna, föreslås att Sydarkivera fortsätter att gå ifrån modellen med pensionsavsättningar i balansräkningen genom att ändra gränsen för pensionsavsättning från 3 % (förslag enligt OPF-KR 26) till 20 % så att samtliga belopp direktutbetalas årligen. Beslutsunderlag Förslag till bestämmelser om omställningsstöd, pension och familjeskydd för förtroendevalda (OPF KR 26). Beslut ska skickas till Lönekontoret, Ronneby kommun

§ 36 Förändring av arvodesreglemente SARK/2026:318 Beslut Förbundsstyrelsen föreslår förbundsfullmäktige att revidera Arvodesreglemente för förtroendevalda daterad 2026-10-09 att ersätta tidigare handling daterad 2023-03-31. Sammanfattning Med anledning av att det föreligger annat ärende med förslag om antagande av bestämmelser om omställningsstöd, pension och familjeskydd för förtroendevalda behöver aktuellt arvodesreglemente harmonieras med detta. I aktuellt förslag till reviderad handling har lydelse i § 3 ändrats från OPF-KL till OPF-KR och i § 26 har lydelse ”Förtroendevalda enligt § 1 omfattas av Bestämmelser om omställningsstöd och pension för förtroendevalda (OPF-KL” ersatts med: Gällande omställningsstöd och pension för förtroendevalda finns särskilt reglemente (OPF-KR) antaget av förbundsfullmäktige. Beslutsunderlag Arvodesreglemente för förtroendevalda 2026-10-09. Beslut ska skickas till IT för anslag på förbundets hemsida

§ 37 Revidering av delegationsordning SARK/2023:192 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att anta reviderad delegationsordning för kommunalförbundet Sydarkivera. Sammanfattning Förbundets delegationsordning från 2024-05-31, 24 behöver revideras och uppdateras. Förvaltningen har arbetat med att ta fram ett reviderat förslag. Merparten av ändringarna föranleds av ny tjänstemannaorganisation inom förbundet. Förslag är också att ta in beslut enligt förvaltningslagen om att avvisa ärende, avskriva ärende och besluta i frågor om partsinsyn i delegationsordningen. Ärendet om delegationsordning har beretts inom förvaltningen och har även tagits upp i chefsgruppen för förankring. Beslutsunderlag Delegationsordning för förbundsstyrelsen antagen 2024-05-31 Förbundsstyrelsen beslut 2024-05-31, § 24 Förslag till reviderad delegationsordning för förbundsstyrelsen Beslut ska skickas till Anslagstavlan Chefsjurist

§ 38 Pilotprojekt digitisering av nationella prov SARK/2026:336 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att uppdra till förvaltningen att utreda digitsering för bevarande av nationella prov i svenska som anslutande tjänst och erbjuda kunskapsförvaltningen, Karlskrona att delta i pilotprojekt. Sammanfattning Förvaltningens bedömning är att digitisering av nationella prov för bevarande skulle kunna vara en anslutande tjänst för Sydarkiveras förbundsmedlemmar. Provsvar från nationella prov i svenska och svenska som andraspråk är ett av de mest utrymmeskrävande materialen i kommunarkiven. Det är dessutom svårtillgängligt för forskningen. Förslaget är att digitisera materialet för bevarande genom att skanna handlingarna på papper för att skapa digitala bilder och att hantera textfångst och generera metadata med hjälp av generativ AI/stora språkmodeller. Detta skulle minska kostnaderna jämfört med traditionella skanningsprojekt med manuell registrering av uppgifter för att möjliggöra sökning. Det bedrivs redan idag forskning som använder provsvaren från nationella prov. Bedömningen är att det digitiserade materialet skulle vara till stor nytta för forskningen men kan även vara till nytta för utredning och utveckling hos förbundsmedlemmarna. Sydarkiveras förvaltning har genomfört inledande laborationer som visar att det är tekniskt och praktiskt möjligt att genomföra arbetet. Förslaget är därför att erbjuda kunskapsförvaltningen att delta i ett pilotprojekt som ett led i att utreda ny anslutande tjänst och testa metodiken i större skala. Beslutsunderlag FSAU § 38 Information om gallring av nationella prov Karlskrona kommun, Kunskapsnämnden § 66, 2026-05-21 Förslag till erbjudande till kunskapsnämnden Karlskrona kommun avseende digitisering av nationella prov i svenska Beslut ska skickas till Kunskapsnämnden Karlskrona kommun Kommunarkivet, Karlskrona kommun Elevtextarkivet, Institutionen för nordiska språk, Uppsala universitet Arkivchef, Sydarkivera

§ 39 Återredovisning av ny förbundsordning SARK/2022:235 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att ta del av informationen och lägga den till handlingarna. Sammanfattning Under 2025 skickades förslag till reviderad förbundsordning ut till medlemmarna. Beslut har mottagits från samtliga medlemmars fullmäktige och förbundsordningen har antagits av dessa. Förvaltningens bedömning är att förbundsordningen trädde ikraft den 1 mars 2026. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Ny förbundsordning Lista över beslut hos medlemmar om ny förbundsordning Beslut ska skickas till Förbundsmedlemmarna Förbundets ledning

§ 40 Information om organisationsförändring 2026 SARK/2026:315 Beslut Förbundsstyrelsen beslutar att ta del av informationen och lägga den till ärendet. Sammanfattning Förbundsdirektören har beslutat om ny organisation för Sydarkiveras förvaltning med start 2026-08-01. Med grund i den förändrade ansvarsfördelning som detta medför har undertecknad reviderat rutiner för inköp och attest med tillhörande attestförteckning. Arbetsutskottet informeras med detta om rubricerade förändringar. Beslutsunderlag Rutin för inköp och attest daterad 2026-08-01 Attestförteckning 2026-08-01

§ 41 Förbundschefen informerar Sammanfattning Förbundschefen informerar om följande: Information om nya medlemmar. Information om intressenter. Information om Sobonas branschråd. Revidering av arkivreglemente. Medlemskap i Sambruk. Information om personuppgiftsincident. Fråga om när ett ägarsamråd kan hållas.

§ 42 Sammanträdet avslutas Sammanträdet avslutas kl. 13:56. UNDERSKRIFTSSIDA Detta dokument har undertecknats med elektroniska underskrifter: NAMN: Sam Samuelsson TID: 2026-09-29 13:07:01 +02:00 IDENTIFIKATIONSTYP: E-post (sam.samuelsson@sydarkivera.se) IDENTIFIKATIONS-ID: 98eb56e056024c088ff7d59e09fc333f NAMN: Henrik Nilsson Bokor (S) TID: 2026-09-29 13:08:12 +02:00 IDENTIFIKATIONSTYP: E-post (henrik.nilsson@torsas.se) IDENTIFIKATIONS-ID: 7002bcedc20844d8934d123a24754e90 NAMN: Catharina Malmborg (M) TID: 2026-09-29 13:10:48 +02:00 IDENTIFIKATIONSTYP: E-post (catharina.malmborg@eslov.se) IDENTIFIKATIONS-ID: df1f01831aa04b66ab9f16d99412a1c7 Comfact Signature Referensnummer: 2030790 Sida 1/2 NAMN: Johan Svahnberg (M) TID: 2026-09-29 17:52:00 +02:00 IDENTIFIKATIONSTYP: E-post (johan.svahnberg@hoor.se) IDENTIFIKATIONS-ID: f7918617c1fe4fdc89eafba8df03b30a Certifierad av Comfact Signature Accepterad av alla undertecknare 2026-09-29 17:52:11 +02:00 Ref: 2030790 www.comfact.se Validera dokumentet | Användarvillkor Comfact Signature Referensnummer: 2030790 Sida 2/2 VARNING: Detta meddelande kommer utifrån och inte från någon inom Karlskrona kommun. Klicka inte på några länkar eller öppna några bifogade filer om du inte känner igen avsändaren eller vet att innehållet är säkert. Från: Sydarkivera[registrator@sydarkivera.se] Mottaget: 2026-09-30 11:08:42 Till: Mats Porsklev; M�rten Lindstrand; Emilia Bergvall Odhner; Therese Jigsved[mats.porsklev@sydarkivera.se; marten.lindstrand@sydarkivera.se; emilia.bergvall.odhner@sydarkivera.se; therese.jigsved@sydarkivera.se] Ämne: Sydarkivera - Protokoll från förbundsstyrelsens sammanträde 2026-09-25 Hej! Bifogat finner ni protokoll från Sydarkiveras förbundsstyrelsesammanträde 2026-09-25 för kännedom. Protokoll, samlingshandling och handlingar för samtliga möten för Sydarkiveras förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen uppdelade efter sammanträdesdatum finns på följande webbsida: https://www.sydarkivera.se/politik/kallelser-och-protokoll/ Med vänlig hälsning Sam Samuelsson Dataskyddshandläggare, juridiska enheten Kommunalförbundet Sydarkivera Telefon: 0472-39 01 54 E-post: sam.samuelsson@sydarkivera.se www.sydarkivera.se För att kommunalförbundet Sydarkivera ska kunna utföra sitt uppdrag och besvara ditt meddelande kommer vi att behandla dina personuppgifter. Läs mer om hur vi behandlar dina personuppgifter (Sydarkivera.se)