Kommunrevision — 26 augusti 2026

§ 4 Val av justerare Revisorernas beslut att utse Thomas Nilsson (C) att justera protokollet. 1 9 8 b 9 8 8 c c 4 b c b- 3 8 b 7- 3 e 4 8- 0 8f d- 9 e 3 b b 1f e: c n e er ef e r ur at n Si

§ 5 Fastställande av dagordning Revisorernas beslut att fastställa dagordningen. 1 9 8 b 9 8 8 c c 4 b c b- 3 8 b 7- 3 e 4 8- 0 8f d- 9 e 3 b b 1f e: c n e er ef e r ur at n Si

§ 6 Revidering av gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse REV 2026/13 Revisorernas beslut att anta reviderad gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. Sammanfattning Revisorerna antog 2023-04-26 § 3 en gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse. Planen omfattar gallring av sådant i verksamheternas vardagliga kommunikation och arbetssätt som har en ringa betydelse för nämndernas arbete och allmänhetens möjlig- het till insyn. Handlingar som inte är av liten och kortvarig betydelse ska hanteras i enlighet med nämndens dokumenthanteringsplan. Behov av att revidera gallringsplanen har uppstått med anledning av att kommunen implementerar AI-verktyg i verksamheterna. Följande förändringar föreslås: • Titeln på punkt 6 justeras från ”Webbmöten, nätverk, forum och projektarbets- platser” till ”Digitala arbetsverktyg”. • Under punkt 6 läggs gallring av prompter, instruktioner, frågor med mera i integrerade AI-verktyg till. • Under punkt 6 läggs gallring av material, svar på frågor och andra svar på ”chatt” med mera som genererats av integrerade AI-verktyg till. Varje användare bör ansvara för att gallra sådan information som inte längre behövs och som är av liten och kortvarig betydelse kopplat till användande av generativa AI-verktyg. Därtill bör sådant rensas automatiskt genom en central inställning efter 18 månader. Handlingar som genererats genom generativ AI ska hanteras i enlighet med nämndens fastställda dokumenthanteringsplan. Beaktan av barnperspektivet Beslutet bedöms inte påverka barn, varken direkt eller indirekt i förhållande till vad barn- 1 9 konventionen föreskriver gällande barns rättigheter då gallringsplanen enbart ska om- 8 b 9 fatta sådan information som inte tillför nämndernas ärenden något av långvarig be- 8 8 c tydelse. Övriga handlingar ska även framgent hanteras i enlighet med nämndernas fast- c 4 b ställda dokumenthanteringsplan. c b- 3 8 b Beslutsunderlag 7- e 3 4 8- Utredare Anna Perssons tjänsteskrivelse, daterad 2026-06-24 0 8f Förslag till reviderad gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, daterad d- 9 2026-06-24 e 3 b b 1f e: c n e er ef e r ur at n Si Beslutet skickas till Intranätet Kanslichef Cecilia Bernhardsson Utredare Anna Persson Projektledare Andreas Persian 1 9 8 b 9 8 8 c c 4 b c b- 3 8 b 7- 3 e 4 8- 0 8f d- 9 e 3 b b 1f e: c n e er ef e r ur at n Si Det här dokumentet är elektroniskt undertecknat av nedan parter. Jan-Åke Berg Thomas Nilsson 1 9 8 b 9 8 8 c c 4 b c b- 3 8 b 7- 3 e 4 8- 0 8f d- 9 e 3 b b 1f e: c n e er ef e r ur at n g Si