Servicenämnden — 19 mars 2025

§ 20 Fastställande av dagordning Beslut Servicenämnden godkänner dagordningen med tillägg av en övrig fråga om samarbete med landsbygdsnämnden i belysningsärendet.

§ 21 Månadsrapport efter februari 2025 Handlingar Månadsrapport efter februari 2025 Bakgrund Servicenämnden rapporterar per den siste februari en prognos enligt budget. Personalkostnader beräknas ge ett överskott på 3,0 miljoner kronor, varav 2,2 miljoner till följd av lägre personalomkostnadspålägg än budgeterat på förvaltningens intäktsfinansierade verksamheter. I och med det begränsade budgetutrymmet för livsmedelskostnaderna följer förvaltningen denna post nogsamt. Avvikelser från budget kan ses redan efter de första månaderna. För att motverka prisutvecklingens påverkan justeras matsedlar och recept kontinuerligt samtidigt som de ekologiska inköpen begränsas där prisnivån är för hög. Serviceförvaltningen prognostiserar att göra investeringar enligt budget. --- Föredragning av Sara Inga, ekonom Beslut Servicenämnden godkänner förvaltningens prognos efter februari 2025.

§ 22 Verksamhetsplan med internbudget 2025 - teknik och fastighetsnämnden Handlingar Verksamhetsplan med internbudget – teknik- och fastighetsnämnden 2025 Bakgrund Utifrån verksamhetsförändringen har förslag på ny verksamhetsplan och internbudget tagits fram. Bland annat har en ny målbild har tagits fram, textjusteringar genomförts, tillägg av mål, aktiviteter och indikatorer. Internbudget Från kommunledningskontoret (plan- och byggenheten) till teknik- och fastighetsförvaltningen: 7 402 000 kronor varav 2 042 000 kronor till fastighetsverksamheten, 4 573 000 kronor till tekniska verksamheten samt 787 000 kronor till centrala konton för framtida justering av påslaget för personalomkostnader. Från samhällsbyggnadskontoret (mobilitetsenheten) till teknik- och fastighetsförvaltningen: - 15 715 000 kronor (intäktskrav framför allt med anledning av parkeringsintäkter) varav 307 000 kronor avsätts på centrala konton för framtida justering av påslaget för personalomkostnader och - 16 022 000 kronor till tekniska verksamheten. Inga förändringar föreslås i den interna kontrollplanen och tas därmed inte upp för beslut ytterligare en gång. --- Beslut Servicenämnden fastställer verksamhetsplan med internbudget och internkontroll 2025 för teknik- och fastighetsnämnden och överlämnar den till kommunfullmäktige för kännedom.

§ 23 Delegationsordning teknik- och fastighetsnämnden Handlingar Delegationsordning teknik- och fastighetsförvaltningen Bakgrund Utifrån verksamhetsförändringen har förslag på ny delegationsordning tagits fram. De ändringar som föreslås är: • Delgivning om kontrollfrekvens och avgift för planerad livsmedelskontroll ska inte anmälas till nämnden. • Rättidsprövning av överklagande och svar av överklaganden. • Avskrivning/avvisning av ärenden. • Förtydlandende att upphandling finns i kommunstyrelsens delegationsordning. • Ny rubrik – trafik, med nio nya punkter samt grävtillstånd som funnits med tidigare. • Ny rubrik och punkt – flytt av fordon. • Ny rubrik – markupplåtelse och torghandel, med fyra punkter. • Ny rubrik – Plan och bygglagen med en punkt. • Ny rubrik – Lag (1998:814) med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning och Förordning (1998:929) om gaturenhållning och skyltning med en punkt. --- Beslut Servicenämnden antar redovisat förslag på delegationsordning för teknik- och fastighetsnämnden att börja gälla från och med 1 april 2025.

§ 24 Rätt att underteckna vissa handlingar 2025 - firmatecknare Handlingar Rätt att underteckna vissa handlingar 2025 – firmatecknare Bakgrund Utifrån verksamhetsförändringen har förslag på rätt att underteckna vissa handlingar 2025 - firmatecknare tagits fram. De ändringar som föreslås är: • Separera skrivningarna kring projektledare till tre nya rubriker. ekonomiska och andra uppgörelser enligt allmänna bestämmelser (AB, ABT och ABK) inom beslutad projektbudget - fastighetsprojekt ekonomiska och andra uppgörelser enligt allmänna bestämmelser (AB, ABT och ABK) inom beslutad projektbudget – infrastrukturprojekt ekonomiska och andra uppgörelser beslutad projektbudget - kustmiljö • Uppdatering av enheter och namn. --- Beslut Servicenämnden fastställer teknik- och fastighetsförvaltningens behöriga att underteckna vissa handlingar 2025 enligt dokumentet rätt att underteckna vissa handlingar 2025 - firmatecknare för teknik- och fastighetsnämnden att börja gälla från och med 1 april 2025.

§ 25 Beslutsattestanter teknik- och fastighetsförvaltningen 2025 Handlingar Beslutsattestanter teknik- och fastighetsförvaltningen 2025 Bakgrund Utifrån verksamhetsförändringen har förslag på beslutsattestanter för teknik- och fastighetsförvaltningen tagits fram. Ändringar som har gjorts är kopplade till den nya organisationsstrukturen och dess nya benämningar. --- Beslut Servicenämnden fastställer serviceförvaltningens förslag till beslutsattestanter för teknik- och fastighetsförvaltningen 2025 att börja gälla från och med 1 april 2025.

§ 26 Informationshanteringsplan Teknik- och fastighetsnämnden Handlingar Informationshanteringsplan – teknik- och fastighetsnämnden Bakgrund Utifrån verksamhetsförändringen har förslag på informationshanteringsplan tagits fram. Informationshanteringsplanen är ett tillägg till den koncerngemensamma informationshanteringsplanen med de delar som är verksamhetsspecifika för teknik- och fastighetsnämndens verksamheter. Genom att fastställa planen beslutas om förvaring av information, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av informationsmängder i teknik- och fastighetsnämndens verksamheter. De tillägg som gjorts är under rubrikerna: • Trafikplanering och trafiksäkerhet • Hantera trafikteknik • Hantera trafikärenden • Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser --- Beslut Servicenämnden fastställer förvaltningens förslag till informationshanteringsplan för teknik- och fastighetsnämnden att börja gälla från och med 1 april 2025.

§ 27 Arkivbeskrivning och beskrivning av myndighets allmänna handlingar - Servicenämnden - Teknik- och fastighetsnämnd Handlingar Arkivbeskrivning och beskrivning av myndighets allmänna handlingar – Servicenämnden och teknik- och fastighetsnämnden Bakgrund Enligt arkivlagen ska varje myndighet svara för vården av sitt arkiv. Förutom arkivlagens bestämmelser gäller Kalmar kommuns arkivreglemente. Kommunens arkivreglemente specificerar att respektive myndighet ska upprätta en arkivbeskrivning enligt gällande mall - Arkivbeskrivning och beskrivning av myndighets allmänna handlingar. Utifrån verksamhetsförändringen har förslag på ny arkivbeskrivning tagits fram. --- Beslut Servicenämnden antar arkivbeskrivning och beskrivning av myndighets allmänna handlingar – servicenämnden och teknik och fastighetsnämnden.

§ 28 Tillämpningsbeslut om hantering av diarieförda handlingar i samband med verksamhetsförändring Handlingar Bakgrund Vidare fattade kommunfullmäktige följande beslut den 24 februari 2025 § 8: Pågående ärenden och aktuella handlingar ska där så är lämpligt överföras till övertagande nämnd för att där registreras och arkiveras. Redan avslutade ärenden arkiveras i den nämnd där ärendet upprättats. I samråd mellan berörda förvaltningar och kommunarkivet föreslås följande arbetsgång för diarieförda handlingar i EDP Vision och Public 360: • Så många ärenden som möjligt avslutas hos avlämnande myndighet. • Kvarstående öppna ärenden avslutas hos avlämnande myndighet med en hänvisning på ärendet att fortsatt handläggning sker inom annan myndighet inklusive vilket ärendenummer det är. • Kopior på handlingar i ärenden inklusive metadata tas ut ur systemet. Originalhandlingarna är kvar och arkiveras hos den ursprungliga myndigheten. • Mottagande myndighet startar nya ärenden med hänvisning till den avlämnande myndighetens ärendenummer. • Kopia på handlingar samt sammanfattning av metadata till respektive ärende förs in i det nya ärendet under ett dokumentkort. Handlingarna förs om möjligt in som separata filer. Dessa handlingar kan sedan gallras vid inaktualitet eller senast när ärendet avslutas. • Lista på överlämnande/mottagna ärenden inklusive ärendenummer tas fram och diarieförs. Denna hantering bedöms leda till: • Tydlig spårbarhet och ansvarsfördelning. • Inga handlingar eller metadata riskerar att försvinna eller förvanskas vid överflytten. • Inte lika tidskrävande som om varje handling skulle föras in separat. • Kopia på handlingarna följer ärendet vilket minskar sårbarheten om handläggare byts ut. • Smidighet att handlingar inte behöver begäras/lämnas ut löpande. --- Beslut Servicenämnden godkänner redovisat förslag till hantering av diarieförda handlingar i och med verksamhetsförändring.

§ 29 Trafikförfattningar Från och med den 1 april kommer nämnde ha ett sammanhållet väghållaransvar. Det innebär bland annat: • att ansvara för hur gator, vägar, parker och övriga platser ska planeras och utformas. • att ansvara för kommunens trafikplanering samt för frågor om parkering och trafiksäkerhet. • att fullgöra de trafikuppgifter som avses i 1§ lagen om nämnder för vissa trafikfrågor. • att ansvara för kommunens uppgifter enligt lagen om flyttning av fordon. • att upplåta samt meddela kommunens villkor för tillstånd att ta i anspråk allmän platsmark och kommunal offentlig plats. Trafikförfattningar som är kopplade till detta presenteras. --- Föredragning av Anders Stridarv, Cecilia Hallgren och Robert Andersch, trafiktekniker Beslut

§ 30 Systematisk arbetsmiljö (SAM) samt arbetsskador och tillbud (KIA) Systematisk arbetsmiljö (SAM) Nytt i årets uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet är att chefer och fackliga representanter svarade på enkäten tillsammans. Har inte fackliga representanter funnits på enheten så har medarbetare uppmanats vara med. Serviceförvaltningen hade en svarsfrekvens på cirka 86 procent. Resultatet presenteras inom följande områden: • Roller och samverkan • Undersökningar, risker och riskbedömningar • Åtgärder och uppföljning • Kunskaper och fördelning Sammanfattningsvis finns det i förvaltningen goda kunskaper inom arbetsmiljöområdet, ett aktivt arbete med arbetsmiljöfrågor på arbetsplatsträffar och ett systematiskt arbete med riskbedömningar. Utvecklingsområden är kontakt med företagshälsovården och alla chefer och skyddsombud har inte gått den koncernövergripande SAM-utbildningen. Arbetsskador och tillbud (KIA) 2024 års resultat av antalet anmälda arbetsskador och tillbud presenteras utifrån: • riskobservation • tillbud • olycksfall • färdolycksfall • arbetssjukdom Totalt var det 108 anmälningar. Den typ av anmälan som förekommer mest frekvent är fall i samma nivå, 17 procent, följt av träffats av flygande eller fallande föremål, 10 procent. -- Föredragande: Jenny Daunéus, HR-specialist Beslut

§ 31 Årliga investeringsmedel Vad serviceförvaltningens årliga medel 2024 gått till redovisas under rubrikerna: • Beläggningsarbeten • Belysningsprojekt • Broar • Kajer • Dagvattenåtgärder • Tillgänglighetsanpassning • Skola och förskola • Kultur- och idrott • Övrigt Även planer för investeringar 2025 presenteras. --- Beslut

§ 32 Förvaltningschefen informerar Stort fokus har varit och är på verksamhetsförändringen den 1 april. Kalmar kommun söker en hyresgäst för att driva café och restaurang i stadsparksrestaurangen, tidigare känd som Byttan, Park Hermina och Park i parken. Eftersom restaurangen ligger precis i anslutning till Kalmar konstmuseum är önskemålet att den nya hyresgästen ska bidra till att utveckla och främja aktiviteter inom kulturområdet i samarbete med konstmuseet. --- Beslut

§ 33 Övriga frågor Vid nämnden i februari ställde Barbro Andersson (M) en fråga om hur låsning av skolor hanteras. Svar: Detta är en del i kommunens säkerhetsarbete som trygghet och säkerhet tillsammans med utbildning håller i. Daniel Abrahamsson (S) frågar om samarbete med landsbygdsnämnden och eventuella medborgardialoger i belysningsärendet. Nämnden diskuterar frågan och den kommer hanteras vidare av presidiet. Delegationsbeslut - Delegationsbeslut - anställda februari mars SFN 2025/0003 - Grävtillstånd Februari 2025 SFN 2025/0002 - Delegationsbeslut - övriga feb mars 2025 SFN 2025/0005 Anmälningsärenden - Ansökan om att äska medel från VMN SFN 2025/0013 UNDERSKRIFTSSIDA Detta dokument har undertecknats med avancerade elektroniska underskrifter: Sida 1/1Comfact Signature Referensnummer: 202664SE